Nghiên cứu áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 vào công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ tại trường cao đẳng nội vụ hà nội

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN ========☼☼☼======= TRỊNH THỊ KIM OANH NGHIÊN CỨU ÁP DỤNG BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9000 VÀO CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH VÀ NỘP HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ TẠI TRƯỜNG CAO ĐẲNG NỘI VỤ HÀ NỘI LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC CHUYÊN NGÀNH LƯU TRỮ NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS.TS NGUYỄN MINH PHƯƠNG Hà Nội - 2008 MỤC LỤC BẢNG CÁC CHỮ VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU PHẦN NỘI DUNG CHƢƠNG 1: LỢI ÍCH CỦA VIỆC ÁP DỤNG BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9000 VÀO CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH VÀ NỘP HỒ SƠ VÀO LƢU TRỮ TẠI TRƢỜNG CAO ĐẲNG NỘI VỤ HÀ NỘI 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức Trƣờng Cao đẳng Nội vụ Hà Nội đơn vị cấu thành 1.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức Trường 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức đơn vị cấu thành 1.2 Lợi ích việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9000 vào công tác lập hồ sơ hành nộp hồ sơ vào lƣu trữ Trƣờng Cao đẳng Nội vụ Hà Nội 1.2.1 Khái quát tiêu chuẩn ISO 9000 1.2.2 Các nguyên tắc quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000 1.2.3 Lợi ích việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9000 vào công tác lập hồ sơ hành nộp hồ sơ vào lưu trữ Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH VÀ NỘP HỒ SƠ VÀO LƢU TRỮ TẠI TRƢỜNG CAO ĐẲNG NỘI VỤ HÀ NỘI 2.1 Thành phần, nội dung tài liệu chủ yếu hình thành hoạt động Trƣờng Cao đẳng Nội vụ Hà Nội 2.1.1 Thành phần 2.1.2 Nội dung 2.2 Thực trạng công tác lập hồ sơ hành nộp hồ sơ vào lƣu trữ Trƣờng Cao đẳng Nội vụ Hà Nội 2.2.1 Quy định công tác lập hồ sơ hành nộp hồ sơ vào lưu trữ áp dụng Trường 2.2.2 Đội ngũ cán đảm nhiệm công tác lập hồ sơ hành nộp hồ sơ vào lưu trữ Trường 2.2.3 Thực trạng công tác lập danh mục hồ sơ 2.2.4 Thực trạng công tác lập hồ sơ hành 2.2.5 Thực trạng công tác nộp hồ sơ vào lưu trữ 2.3 Nhận xét chung thực trạng công tác lập hồ sơ hành nộp hồ sơ vào lƣu trữ Trƣờng Cao đẳng Nội vụ Hà Nội 2.3.1 Kết đạt 2.3.2 Tồn nguyên nhân CHƢƠNG 3: XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƢỢNG CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH VÀ NỘP HỒ SƠ VÀO LƢU TRỮ TẠI TRƢỜNG CAO ĐẲNG NỘI VỤ HÀ NỘI 3.1 Các yêu cầu hệ thống quản lý chất lƣợng công tác lập hồ sơ hành nộp hồ sơ vào lƣu trữ Trƣờng Cao đẳng Nội vụ Hà Nội 3.1.1 Đối với trách nhiệm quản lý lãnh đạo Trường 3.1.2 Đối với nguồn lực tham gia công tác lập hồ sơ hành nộp hồ sơ vào lưu trữ 3.1.3 Đối với quy trình nghiệp vụ lập hồ sơ hành nộp hồ sơ vào lưu trữ quan 3.1.4 Đối với cơng tác phân tích, đánh giá, cải tiến 3.2 Các bƣớc xây dựng hệ thống quản lý chất lƣợng công tác theo tiêu chuẩn ISO 9000 3.2.1 Xây dựng kế hoạch áp dụng 3.2.2 Biên soạn, phổ biến tài liệu 3.2.3 Áp dụng tài liệu hệ thống quản lý chất lượng 3.2.4 Đánh giá chất lượng nội 3.2.5 Chứng nhận HTQLCL PHẦN KẾT LUẬN DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC BẢNG CÁC CHỮ VIẾT TẮT BGH Ban Giám hiệu CĐNVHN Cao đẳng Nội vụ Hà Nội CBVC Cán viên chức DMHS Danh mục hồ sơ ĐVBQ Đơn vị bảo quản HCTC Hành Tổ chức HTQLCL Hệ thống quản lý chất lƣợng HSSV Học sinh, sinh viên KH Khoa học LTNN Lƣu trữ Nhà nƣớc TLLT Tài liệu lƣu trữ VB Văn VP Văn phòng VTLT Văn thƣ Lƣu trữ PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Có thể nói, cơng tác lập hồ sơ hành nộp hồ sơ vào lƣu trữ quan có vị trí quan trọng công tác chuyên môn hàng ngày quan, tổ chức có ảnh hƣởng trực tiếp đến chất lƣợng, hiệu công việc cá nhân cán bộ, viên chức (CBVC) Mỗi ngƣời muốn làm tốt cơng việc khơng thể khơng tham khảo tài liệu, quan trọng để giải công việc hàng ngày Và điều có ý nghĩa đặc biệt quan trọng Trƣờng Cao đẳng Nội vụ Hà Nội (CĐNVHN) Là trƣờng nằm hệ thống giáo dục quốc dân, Trƣờng CĐNVHN có chức đào tạo, bồi dƣỡng nguồn nhân lực làm công tác văn thƣ lƣu trữ (VTLT) nghiệp vụ văn phòng, góp phần cho phát triển khơng ngừng ngành nói riêng đất nƣớc nói chung Trong q trình thực chức năng, nhiệm vụ mình, Trƣờng sản sinh khối tài liệu tƣơng đối lớn, phản ánh chân thực, khách quan hoạt động nhà trƣờng nói riêng nghiệp đào tạo, bồi dƣỡng nguồn nhân lực làm cơng tác VTLT cho nƣớc nhà nói chung Công tác lập hồ sơ hành nộp hồ sơ vào lƣu trữ đƣợc tổ chức thực nhiều năm qua Trƣờng mang lại kết đáng kể nhƣ việc cung cấp thông tin sát thực cho lãnh đạo nhà trƣờng nên công tác tuyển sinh, đào tạo; tuyển dụng cán viên chức; cơng tác kiểm tốn; khen thƣởng, kỷ luật cán bộ, viên chức; công tác chứng thực tốt nghiệp cho học sinh, sinh, sinh viên Trƣờng…đã đạt hiệu cao Việc lập hồ sơ hành nộp hồ sơ vào lƣu trữ Trƣờng đƣợc thực dựa sở pháp lý nhƣ: Thông đạt số 1C/CP ngày 03/01/1946; Nghị định số 142/CP ban hành Điều lệ Công tác công văn giấy tờ Công tác lƣu trữ; Công văn số 261/NV ngày 12/10/1977 Cục Lƣu trữ Phủ Thủ tƣớng việc Hƣớng dẫn công tác lập hồ sơ hành quan; Đặc biệt, Pháp lệnh Lƣu trữ Quốc gia năm 2001 đƣợc ban hành khẳng định: “Cơ quan, tổ chức, cá nhân trình xây dựng, ban hành văn sử dụng tài liệu văn thư phải lập thành hồ sơ bảo vệ an toàn Tài liệu văn thư có giá trị lưu trữ quan, tổ chức phải giao nộp vào lưu trữ hành quan, tổ chức theo thời hạn quy định” [30;4] Để cụ thể hóa Pháp lệnh Lƣu trữ Quốc gia đƣợc Ủy ban Thƣờng vụ Quốc hội thơng qua năm 2001, ngày 08/4/2004, Chính phủ ban hành Nghị định số 110/2004/NĐ-CP Công tác Văn thƣ Trong Nghị định này, trách nhiệm Thủ trƣởng quan, Chánh Văn phịng, Trƣởng phịng Hành chính, cán VTLT cá nhân công chức, viên chức công tác lập hồ sơ tài liệu vào lƣu trữ hành quan, đơn vị đƣợc quy định cụ thể Ngoài ra, cơng tác cịn đƣợc thực theo Quyết định số 643/QĐTI ngày 04/8/2003 Hiệu trƣởng Trƣờng Trung học Lƣu trữ Nghiệp vụ Văn phòng I (nay Trƣờng CĐNVHN) việc ban hành Quy chế làm việc Trƣờng Tuy nhiên, nay, công tác lập hồ sơ hành nộp hồ sơ vào lƣu trữ Trƣờng CĐNVHN nhiều hạn chế nhƣ: việc lập nộp lƣu hồ sơ cịn mang tính tính tự phát, chƣa đƣợc chun mơn hố, hồ sơ tài liệu đƣợc lập đơn vị theo nhiều cách khác Trƣờng chƣa có danh mục hồ sơ hàng năm Mặt khác, văn thƣ quan khơng có đủ thời gian tinh thần trách nhiệm nên giải xong phần công việc hàng ngày mình, chủ yếu đăng ký phân phối cơng văn đóng dấu mà chƣa quan tâm nhiều đến đƣờng văn đƣa vào lập hồ sơ Việc hƣớng dẫn lập hồ sơ kiểm tra chất lƣợng hồ sơ không đƣợc thực Còn chuyên viên khác trực tiếp giải công việc văn nhƣng chƣa ý thức đƣợc nghĩa tầm quan trọng việc lập hồ sơ, nhiều hồ sơ đƣợc lập nhƣng chất lƣợng chƣa cao, việc giao nộp hồ sơ tài liệu vào kho lƣu trữ Trƣờng chƣa định kỳ… điều gây nhiều cản trở cho việc việc tra tìm hồ sơ, tài liệu phục vụ hoạt động đơn vị nói riêng nhà trƣờng nói chung Lập hồ sơ hành nộp hồ sơ vào lƣu trữ nội dung nghiệp vụ thuộc chƣơng trình đào tạo nhà trƣờng, hoạt động nghiệp vụ có tác động trực tiếp tới cơng cải cách hành chính, nâng cao hiệu cơng tác Trƣờng, song lại tiềm ẩn nguy cản trở trình cải cách công tác giáo dục, đào tạo Trƣờng Một giải pháp đƣợc nhắc đến nhiều thời gian gần quan áp dụng tiêu chuẩn ISO 9000 Với việc tích lũy kinh nghiệm quản lý tiên tiến, việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9000 vào công tác lập hồ sơ hành nộp hồ sơ vào lƣu trữ Trƣờng đem lại nhiều lợi ích thiết thực Một mặt góp phần giải đƣợc tồn nâng cao chất lƣợng công tác Trƣờng Mặt khác, cách thức hữu hiệu để quảng bá, nâng cao uy tín, danh tiếng cho Trƣờng - tiêu chí quan trọng mơi trƣờng cạnh tranh giáo dục diễn Việt Nam thực cam kết hội nhập quốc tế Chính lý trên, định chọn đề tài: “Nghiên cứu áp dụng tiêu chuẩn ISO 9000 vào công tác lập hồ sơ hành nộp hồ sơ vào lưu trữ trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội” làm luận văn cao học Mục tiêu đề tài Đề tài đƣợc thực nhằm giải ba mục tiêu sau: - Khẳng định phù hợp giải pháp áp dụng tiêu chuẩn ISO 9000 việc nâng cao chất lƣợng công tác lập hồ sơ hành nộp lƣu hồ sơ vào lƣu trữ; - Xây dựng HTQLCL công tác lập hồ sơ hành nộp hồ sơ vào lƣu trữ Trƣờng CĐNVHN theo tiêu chuẩn ISO 9000; - Xây dựng bƣớc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9000 vào công tác lập hồ sơ hành nộp hồ sơ vào lƣu trữ Trƣờng CĐNVHN Đối tƣợng nghiên cứu đề tài Để thực đề tài, tập trung nghiên cứu đối tƣợng sau: - Thực trạng công tác lập hồ sơ hành nộp hồ sơ vào lƣu trữ Trƣờng CĐNVHN; - Nghiên cứu khả ứng dụng ISO 9000:2000 vào công tác lập hồ sơ hành nộp hồ sơ vào lƣu trữ Trƣờng CĐNVHN; - Nghiên cứu kinh nghiệm số quan ứng dụng ISO 9000:2000 vào công tác văn phịng, cơng tác văn thƣ, lƣu trữ; - Hệ thống văn (VB) Nhà nƣớc quy định, hƣớng dẫn vấn đề liên quan đến lập hồ sơ, nộp hồ sơ tài liệu vào lƣu trữ quan; VB quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Trƣờng CĐNVHN đơn vị cấu thành; - Ngoài ra, để xây dựng HTQLCL công tác lập hồ sơ hành nộp hồ sơ vào lƣu trữ Trƣờng CĐNVHN theo tiêu chuẩn ISO 9000, tiến hành khảo sát trực tiếp hồ sơ, tài liệu hình thành hoạt động Trƣờng, tình hình sở vật chất; trang thiết bị phục vụ công tác đội ngũ CBVC làm việc đơn vị thuộc Trƣờng Phạm vi nghiên cứu đề tài Do hạn chế khả nghiên cứu điều kiện thời gian nên luận văn dừng mức thực trạng nghiên cứu áp dụng tiêu chuẩn ISO 9000:2000 vào công tác lập hồ sơ hành nộp hồ sơ vào lƣu trữ Trƣờng CĐNVHN mà chƣa thể mở rộng phạm vi nghiên áp dụng vào toàn hoạt động trƣờng hay áp dụng cho hệ thống trƣờng cao đẳng nƣớc Nhiệm vụ đề tài Để đạt đƣợc ba mục tiêu nêu trên, tập trung giải nhiệm vụ sau : - Phân tích lợi ích khả áp dụng ISO 9000:2000 vào công tác lập hồ sơ hành nộp hồ sơ vào lƣu trữ Trƣờng CĐNVHN; - Nghiên cứu xây dựng quy trình nghiệp vụ cơng tác lập hồ sơ hành nộp hồ sơ vào lƣu trữ; - Nghiên cứu biện pháp tổ chức thực tiêu chuẩn ISO 9000:2000 vào công tác lập hồ sơ hành nộp hồ sơ vào lƣu trữ Trƣờng CĐNVHN Lịch sử nghiên cứu vấn đề * Về việc lập hồ sơ hành nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ Về vấn đề này, năm qua, có nhiều ngƣời quan tâm nghiên cứu, đặc biệt kể từ Hội đồng Chính phủ ban hành Điều lệ Công tác công văn giấy tờ Công tác lƣu trữ kèm theo Nghị định số 142/CP ngày 28/9/1963 Nhiều chuyên luận, báo cáo chuyên đề, giáo trình đại học, cao đẳng, trung học công tác văn thƣ đề cập đến vấn đề dƣới góc độ lý luận thực tiễn Trƣớc hết phải kể đến viết đăng Tài liệu nghiên cứu Công tác lƣu trữ Cục Lƣu trữ Phủ Thủ tƣớng giai đoạn từ 1966 đến 1968; tập san Lƣu trữ hồ sơ giai đoạn 1969-1972; tập san VTLT giai đoạn 1973-1990; tạp chí Lƣu trữ Việt Nam giai đoạn 1990 đến năm 2003 đến tạp chí VTLT Việt Nam cầu khách hàng; phù hợp mục tiêu, sách chất lƣợng; trách nhiệm lãnh đạo việc trì hệ thống quản lý chất lƣợng quan - Yêu cầu quản lý nguồn nhân lực: Tổ chức áp dụng ISO 9000 cần đảm bảo cung cấp đầy đủ số lƣợng chất lƣợng cán để thực trì hệ thống quản lý chất lƣợng quan - Yêu cầu việc tạo sản phẩm: Trong trình tạo sản phẩm, tổ chức áp dụng ISO 9000 cần đảm bảo yêu cầu nhƣ: xác định trình liên quan đến khách hàng; đảm bảo yêu cầu thiết kế phát triển; đảm bảo trình kiểm tra xác nhận mua hàng; tổ chức phải lập kế hoạch, tiến hành sản xuất cung cấp dịnh vụ điều kiện đƣợc kiểm soát - Thực yêu cầu đo lường, phân tích cải tiến: bao gồm theo dõi đo lƣờng thoả mãn khách hàng trình tạo sản phẩm; đánh giá nội bộ; kiểm sốt sản phẩm khơng phù hợp; phân tích liệu cải tiến Ngoài ra, tổ chức cần phải xác định, cung cấp trì sở hạ tầng cần thiết để đạt đƣợc phù hợp yêu cầu sản phẩm nhƣ: nhà cửa, không gian làm việc phƣơng tiện kèm theo; trang thiết bị, dịch vụ hỗ trợ, xác định quản lý môi trƣờng làm việc cần thiết để đạt đƣợc phù hợp yêu cầu sản phẩm Có thể nói, tiêu chuẩn ISO 9000 đƣợc nhiều quốc gia khẳng định phƣơng pháp quản lý công cụ khoa học giúp tổ chức thực ý đồ cải tiến, nâng cao chất lƣợng hoạt động nhờ đặc điểm ƣu sau: - ISO 9000 tiêu chuẩn HTQLCL đại bậc giới; - ISO 9000 đƣa nguyên tắc quản lý: muốn có sản phẩm tốt phải có hệ thống quản lý tốt; - Tập trung vào việc phòng ngừa, cải tiến: làm từ đầu không ngừng cải tiến; 115 - Hệ thống văn bản, tài liệu kiểm soát vấn đề sản phẩm, đảm bảo sản phẩm thoả mãn yêu cầu đề ra; - Đƣa nguyên tắc, yêu cầu HTQLCL cần đáp ứng… _ Tại lại nghiên cứu áp dụng ISO vào công tác lập hồ sơ hành nộp hồ sơ tài liệu vào lƣu trữ trƣờng : - tất nhiên, hoạt động nhà trƣờng đƣợc diễn nhiều lĩnh vực, nhiều nghiệp vụ, có lập hồ sơ hành nộp hồ sơ vào lƣu trữ Sở dĩ chọn nghiệp vụ để áp dụng ISO : - số lƣợng văn đến hàng ngày trƣờng lớn (số liệu cụ thể) - công tác đƣợc tiến hành đơn vị thuộc trƣờng nhƣng chƣa thống nhất, chất lƣợng hồ sơ lập chƣa cao => ảnh hƣởng trực tiếp đến việc thực chức năng, nhiệm vụ trƣờng nói chung đơn vị thuộc trƣờng nói riêng - trƣờng sở có uy tín việc đào tạo cán văn phịng, có đào tạo nghiệp vụ lập hồ sơ hành và….vì vậy, nội dung nghiệp vụ cần đƣợc chuẩn hóa trƣớc, điều kiện cho việc tiếp tục chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ khác - Khách hàng sản phẩm hồ sơ lớn : toàn thể lãnh đạo, cán công chức , học sinh sinh viên trƣờng - ứng dụng vào nghiệp vụ địi hỏi quy trình trƣớc phải chuẩn nhƣ ban hành văn bản, tiếp nhận giải văn đến…và điều kiện để thực tốt nghiệp vụ lƣu trữ - Khắc phục đƣợc tình trạng chán nản khơng u nghề khơng học sinh, sinh viên chuyên ngành lƣu trữ cán công chức lƣu trữ 116 quan - Để lãnh đạo quan kiểm sốt đƣợc cơng việc cán phần hành cách xác (xƣa nay, văn pháp luật quy định : cán làm cơng tác có liên quan đến giấy tờ…phải lập hồ sơ công việc nhƣng nhiều quan, cá nhân không làm, ảnh hƣởng không nhỏ đến hiệu hoạt động quan dƣ luận xã hội ngành VTLT song họ không chịu trách nhiệm trƣớc quan) - Khi áp dụng ISO vào cơng tác xóa nhịa ranh giới văn thƣ lƣu trữ - Công tác VTLT lĩnh vực cần áp dụng ISO - Lập hồ sơ hành nội dung bản, phức tạp công tác văn thƣ, tiền đề công tác lƣu trữ - Hồ sơ chứng khách quan, phản ánh chân thực đầy đủ hoạt động nhà trƣờng - Vì vậy, trƣờng khơng thể khơng áp dụng ISO vào công tác “” theo quy định Pháp lệnh Lƣu trữ quốc giaViệc áp dụng tiêu chuẩn vào hoạt động Trƣờng bƣớc phát triển tất yếu cơng tác chuẩn hóa trƣờng hệ thống giáo dục quốc dân nói chung Trƣờng cao đẳng Nội vụ Hà Nội nói riêng Có thể nói, việc áp dụng tiêu chuẩn vào hầu hết hoạt động Trƣờng việc làm khơng đơn giản, cần phải có q trình trải nghiệm lâu dài Trong đó, việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9000 vào hoạt động cụ thể- lập hồ sơ hành nộp hồ sơ vào lƣu trữ đơn giản Kinh nghiệm việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9000 vào công tác lập hồ sơ hành nộp hồ sơ vào lƣu trữ đƣợc 117 đúc rút sử dụng hiệu việc áp dụng tiêu chuẩn vào hoạt động khác 3.1.3 Đối với quy trình nghiệp vụ lập hồ sơ hành nộp hồ sơ vào lưu trữ quan * Quy trình xây dựng danh mục hồ sơ * Quy trình lập hồ sơ hành - Hồ sơ nguyên tắc: - Hồ sơ cá nhân: + Hồ sơ cán bộ, công chức: đƣợc lập phịng Hành Tổ chức + Hồ sơ đảng viên: đƣợc lập phận Văn phòng Đảng ủy (đặt phịng Hành Tổ chức) + Hồ sơ đồn viên: đƣợc lập phận Văn phịng Đồn Thanh niên (đặt phịng Hành Tổ chức) + Hồ sơ việc * Hồ sơ học sinh, sinh viên: đƣợc lập Phịng Cơng tác học sinh, sinh viên Quy trình giao nộp hồ sơ vào lƣu trữ 3.1.4 Đối với cơng tác phân tích, đánh giá, cải tiến 3.2 Các bƣớc xây dựng hệ thống quản lý chất lƣợng công tác theo tiêu chuẩn ISO 9000 3.2.1 Giai đoạn chuẩn bị 3.2.2 Giai đoạn xây dựng hệ thống văn 3.2.3 Giai đoạn áp dụng tài liệu hệ thống quản lý chất lượng 3.2.4 Giai đoạn đánh giá chất lượng nội 118 3.2.5 Giai đoạn chứng nhận 3.3 Một số khuyến nghị PHẦN KẾT LUẬN Danh mục tài liệu tham khảo Phụ lục _ TRƢỜNG CAO ĐẲNG NỘI VỤ HÀ NỘI TRƢỜNG CAO ĐẲNG NỘI VỤ HÀ NỘI biểu mẫu 01 DANH MỤC HỒ SƠ NĂM…… Số ký Thời hạn bảoNgƣời lậpGhi hiệu hồ sơ quản 119 Hà Nội, ngày…tháng…năm… HIỆU TRƢỞNG (Ký tên) Lần ban hành TRƢỜNG CAO ĐẲNG NỘI VỤ HÀ NỘI biểu mẫu 02 TRƢỜNG CAO ĐẲNG NỘI VỤ HÀ NỘI ĐƠN VỊ …………………………… HỒ SƠ NGUYÊN TẮC Số…………./VT 120 Tiêu đề hồ sơ ……… ………………………………………………… ………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………… Ngày mở hồ sơ: …………… ………………………………………… Ngƣời lập hồ sơ ……………………………………………………… Thời hạn bảo quản ………………………………………………… Lần ban hành TRƢỜNG CAO ĐẲNG NỘI VỤ HÀ NỘI biểu mẫu 03 MỤC LỤC VĂN BẢN 121 STT Số, ký hiệu VB - Hồ sơ (hoặc đơn vị bảo quản) có……… tờ (viết chữ…………….) - Mục lục văn có…………….tờ - Đặc điểm trạng thái văn hồ sơ (tính đầy đủ, giá trị pháp lý, tình trạng vật lý):………………………………… Hà Nội, ngày……tháng… năm 200… Ngƣòi lập hồ sơ (Ký ghi rõ họ tên) Lần ban hành TRƢỜNG CAO ĐẲNG NỘI VỤ HÀ NỘI 122 biểu mẫu 04 TRƢỜNG CAO ĐẲNG NỘI VỤ HÀ NỘI ĐƠN VỊ …………………………… HỒ SƠ CÔNG VIỆC Số…………./VT Tiêu đề hồ sơ ……… ………………………………………………… ………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………… Ngày mở hồ sơ: …………… ………………………………………… Ngƣời lập hồ sơ ……………………………………………………… Thời hạn bảo quản ………………………………………………… 123 Lần ban hành biểu số bì túi hồ sơ nhân mẫu bìa ĐVBQ hồ sơ cán bộ1: gồm sơ yếu lý lịch, giấy khai sinh giấy tờ khác; ĐVBQ 2: gồm văn bằng, chứng chỉ; ĐVBQ 3: gồm văn tuyển dụng, nâng lƣơng, bổ nhiệm, chuyển công tác MỤC LỤC HỒ SƠ CÁN BỘ Stt Trích yếu nội Số lƣợng Ghi dung _ Biểu số 09 mẫu mục lục hồ sơ tài liệu nộp lƣu 124 TRƢỜNG CAO ĐẲNG NỘI VỤ HÀ NỘI TRƢỜNG CAO ĐẲNG NỘI VỤ HÀ NỘI ĐƠN VỊ, BỘ PHẬN Hà Nội, ngày…tháng…năm 200 MỤC LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƢU Năm……… Stt Số ký hiệu hồ sơ 125 Tổng cộng mục lục có… hồ sơ, có…… hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, …… hồ sơ có thời hạn bảo quản cụ thể PHỤ TRÁCH LƢU TRỮ (bên tiếp nhận hồ sơ nộp lƣu) HỒ SƠ CÁN BỘ sơ yếu lý lịch, giấy khai sinh giấy tờ khác; Họ tên :… Ngày tháng năm sinh :… Quê quán :… 126 PHỤ LỤC Sơ đồ cấu tổ chức máy Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội Quyết định số 108/2005/QĐ-BNV ngày 17/10/2005 Bộ Nội vụ Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I Quyết định số 25/QĐ-CĐVTLT ngày 06/02/2006 Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ TWI việc thành lập Phịng Hành Tổ chức thuộc Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ TWI Quyết định số 26/QĐ-CĐVTLT ngày 06/02/2006 Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ TWI việc thành lập Phòng Đào tạo thuộc Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ TWI Quyết định số 27/QĐ-CĐVTLT ngày 06/02/2006 Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ TWI việc thành lập Phòng Quản lý khoa học Hợp tác quốc tế thuộc Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ TWI Quyết định số 28/QĐ-CĐVTLT ngày 06/02/2006 Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ TWI việc thành lập Phòng Quản lý học sinh, sinh viên thuộc Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ TWI Quyết định số 29/QĐ-CĐVTLT ngày 06/02/2006 Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ TWI việc thành lập Phịng Tài Kế tốn thuộc Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ TWI Quyết định số 30/QĐ-CĐVTLT ngày 06/02/2006 Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ TWI việc thành lập Phòng Quản trị -Đời sống thuộc Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ TWI Quyết định số 31/QĐ-CĐVTLT ngày 06/02/2006 Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ TWI việc thành lập Trung tâm Tin học thuộc Trường Cao đẳng 10 Quyết định số 32/QĐ-CĐVTLT ngày 06/02/2006 Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ TWI việc thành lập Trung tâm đào tạo Nghề thuộc Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ TWI 11 Quyết định số 33/QĐ-CĐVTLT ngày 06/02/2006 Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ TWI việc thành lập Khoa Giáo dục thường xuyên thuộc Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ TWI 12 Quyết định số 34/QĐ-CĐVTLT ngày 06/02/2006 Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ TWI việc thành lập Khoa Giáo dục đại cương thuộc Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ TWI 13 Quyết định số 35/QĐ-CĐVTLT ngày 06/02/2006 Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ TWI việc thành lập Khoa Văn thư thuộc Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ TWI 14 Quyết định số 36/QĐ-CĐVTLT ngày 06/02/2006 Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ TWI việc thành lập Khoa Thư ký Quản trị Văn phòng thuộc Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ TWI 15 Quyết định số 37/QĐ-CĐVTLT ngày 06/02/2006 Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ TWI việc thành lập Khoa Hành Văn phịng Thơng tin Thư viện thuộc Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ TWI 16 Quyết định số 38/QĐ-CĐVTLT ngày 06/02/2006 Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ TWI việc thành lập Khoa Lưu trữ thuộc Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ TWI 17 Quyết định số 290/QĐ-CĐVTLT ngày 07/6/2006 Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ TWI việc thành lập Văn phòng Đào tạo thành phố Đà Nẵng 18 Quyết định số 2275/QĐ-BGDĐT ngày 21/4/2008 Bộ Giáo dục Đào tạo việc đổi tên Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I thành Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội 19 Quyết định số 59/QĐ-CĐVTLT ngày 19/01/2007 Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ TWI việc giao kế hoạch công tác năm 2007 cho đơn vị thuộc Trường 20 Quyết định số 289/QĐ-CĐNV ngày 10/9/2008 Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội việc phân công công tác cho Hiệu trưởng Phó Hiệu trưởng Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội 21 Thông báo số 94/TB-HCTC ngày 27/10/2008 phịng Hành Tổ chức việc phân công công tác cho lãnh đạo cán bộ, viên chức thuộc phịng Hành Tổ chức 22 Biểu mẫu số 01- Danh mục hồ sơ Trường 23 Biểu mẫu số 02 - Bìa túi đựng hồ sơ cán 24 Biểu mẫu số 03 - Bìa đơn vị bảo quản hồ sơ cán 25 Biểu mẫu số 04 - Bìa đơn vị bảo quản hồ sơ cán 26 Biểu mẫu số 05 - Bìa đơn vị bảo quản hồ sơ cán 27 Biểu mẫu số 06 - Mục lục tài liệu hồ sơ cán 28 Biểu mẫu số 07 - Phiếu kiểm soát hồ sơ cán 29 Biểu mẫu số 08 - Bìa hồ sơ nguyên tắc 30 Biểu mẫu số - Mục lục văn hồ sơ nguyên tắc 31 Biểu mẫu số 10 - Bìa hồ sơ cơng việc 32 Biểu mẫu số 11 - Mục lục văn hồ sơ công việc 33 Biểu mẫu số 12 - Mục lục hồ sơ tài liệu nộp lưu 34 Biểu mẫu số 13 - Biên giao nhận tài liệu ... việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9000 vào công tác lập hồ sơ hành nộp hồ sơ vào lưu trữ Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH VÀ NỘP HỒ SƠ VÀO LƢU TRỮ TẠI... hồ sơ vào lƣu trữ Trƣờng Cao đẳng Nội vụ Hà Nội 2.2.1 Quy định công tác lập hồ sơ hành nộp hồ sơ vào lưu trữ áp dụng Trường 2.2.2 Đội ngũ cán đảm nhiệm công tác lập hồ sơ hành nộp hồ sơ vào lưu. .. sát công tác lập hồ sơ hành nộp hồ sơ vào lƣu trữ Trƣờng 17 PHẦN NỘI DUNG CHƢƠNG LỢI ÍCH CỦA VIỆC ÁP DỤNG BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9000 VÀO CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH VÀ NỘP HỒ SƠ VÀO LƢU TRỮ TẠI