Công tác lập hồ sơ hiện hành ở văn phòng trung ương đảng thực trạng và giải pháp

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN ========☼☼☼======= NGUYỄN VĂN TÂM CƠNG TÁC LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH Ở VĂN PHỊNG TRUNG ƯƠNG ĐẢNG - THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP Chuyên ngành : LƯU TRỮ Mã số : 60 32 24 LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC CHUYÊN NGÀNH LƯU TRỮ NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC : HÀ NỘI – 2008 PGS VƯƠNG ĐÌNH QUYỀN MỤC LỤC MỞ ĐẦU CHƢƠNG 1- LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH - MỘT NỘI DUNG QUAN TRỌNG TRONG CƠNG TÁC VĂN THƢ CỦA VĂN PHỊNG TRUNG ƢƠNG ĐẢNG 1.1 Chức năng, nhiệm vụ tổ chức máy Văn phòng Trung ƣơng Đảng 1.1.1 Chức năng, nhiệm vụ 1.1.2 Tổ chức máy 1.2 Thành phần, nội dung, khối lƣợng tài liệu hình thành q trình hoạt động Văn phịng Trung ƣơng Đảng 1.3 Vai trò, ý nghĩa lập hồ sơ hành Văn phòng Trung ƣơng Đảng CHƢƠNG 2- THỰC TRẠNG LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH Ở VĂN PHÒNG TRUNG ƢƠNG ĐẢNG 2.1 Xây dựng, ban hành văn quy định hƣớng dẫn lập hồ sơ hành 2.1.1 Cơ sở pháp lý để ban hành văn 2.1.2 Nội dung văn đạo, hướng dẫn 2.2 Thực tiễn công tác lập hồ sơ hành Văn phòng Trung ƣơng Đảng 2.2.1 Lập danh mục hồ sơ Văn phịng Trung ương Đảng 2.2.2 Tình hình lập hồ sơ hành đơn vị trực thuộc Văn phòng Trung ương 2.2.3 Nhận xét chung CHƢƠNG 3- GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH Ở VĂN PHÒNG TRUNG ƢƠNG ĐẢNG 3.1 Nâng cao nhận thức công tác văn thƣ nói chung việc lập hồ sơ hành nói riêng lãnh đạo, cán bộ, chuyên viên Văn phòng Trung ƣơng Đảng 3.2 Xây dựng ban hành văn quy định công tác lập hồ sơ hành 3.3 Xây dựng danh mục hồ sơ Văn phòng Trung ƣơng Đảng 3.4 Tăng cƣờng hƣớng dẫn, bồi dƣỡng nghiệp vụ kiểm tra việc lập hồ sơ hành 3.5 Thực tốt công tác khen thƣởng - kỷ luật việc lập hồ sơ hành KẾT LUẬN DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO TÀI LIỆU PHỤ LỤC Luận văn thạc sĩ Tâm Mục đích, ý nghĩa đề tài Văn phịng Trung ương Đảng quan tham mưu, giúp việc Ban Chấp hành Trung ương, trực tiếp Bộ Chính trị, Ban Bí thư tổ chức, điều hành cơng việc lãnh đạo Đảng, phối hợp, điều hồ hoạt động quan tham mưu Trung ương Đảng; tham mưu chủ trương sách lớn thuộc lĩnh vực kinh tế - xã hội, nội chính; tham mưu nguyên tắc chế độ quản lý tài chính, tài sản Đảng, trực tiếp quản lý tài chính, tài sản quan Đảng Trung ương bảo đảm hậu cần phục vụ hoạt động Trung ương Đảng; đồng thời trung tâm thơng tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo Vì vậy, tài liệu sản sinh trình hoạt động có nội dung đa dạng phong phú với khối lượng lớn, phản ánh toàn trình hoạt động Trung ương Văn phịng Trung ương Đảng Việc lập quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành hoạt động quan (lập hồ sơ hành) nội dung có ý nghĩa quan trọng công việc chủ yếu công tác văn thư Việc lập hồ sơ hành Văn phòng Trung ương Đảng quy định hướng dẫn số văn Đảng, Nhà nước Văn phòng Trung ương Nhưng thực tế, công tác lập quản lý hồ sơ Văn phòng Trung ương nhiều hạn chế Theo quy định Văn phòng Trung ương hết năm, sau giải xong công việc, văn thư quan đơn vị trực thuộc cán bộ, nhân viên phải lập hồ sơ hành để nộp vào lưu trữ Tuy nhiên, thực tế cho thấy nhiều bất cập cần phải điều chỉnh, thơng thường đến cuối năm đơn vị cán bộ, nhân viên lập hồ sơ hành nhiều lý khách quan chủ quan như: thời gian không đảm bảo, khối lượng tài liệu lớn, chuyên môn nghiệp vụ công tác văn thư không đáp ứng u cầu… Từ dẫn đến tình trạng thất lạc tài liệu, q trình giải cơng Luận văn thạc sĩ Tâm việc cần tra tìm gặp nhiều khó khăn, ảnh hưởng đến chất lượng hiệu công việc, quản lý văn không chặt chẽ, gây khó khăn cho cơng tác lưu trữ Vì vậy, tơi chọn đề tài “Công tác lập hồ sơ hành Văn phòng Trung ương Đảng - Thực trạng giải pháp” làm luận văn thạc sĩ mình, nhằm tìm hiểu thực trạng lập hồ sơ hành Văn phòng Trung ương Đảng đưa giải pháp lập hồ sơ hành để công tác thực nề nếp hơn, giúp cho lãnh đạo đơn vị trực thuộc toàn thể cán bộ, nhân viên giải công việc thuận lợi, nhanh chóng, chất lượng hiệu quả, đồng thời giúp cho công tác lưu trữ thuận lợi việc thu thập, bổ sung chỉnh lý tài liệu lưu trữ Chúng nghiên cứu vấn đề trước mắt nhằm áp dụng Văn phòng Trung ương Đảng, sau nhân rộng phạm vi áp dụng đến cấp uỷ Trung ương địa phương Mục tiêu đề tài Đề tài thực với mục tiêu sau: - Nêu thực trạng, nhận xét, đánh giá ưu điểm mặt hạn chế lập hồ sơ hành Văn phòng Trung ương Đảng - Đề xuất giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác lập hồ sơ hành Văn phòng Trung ương Đảng - Trên sở xây dựng danh mục hồ sơ đơn vị để đơn vị trực thuộc Văn phòng Trung ương tham khảo dựa vào tiến hành lập danh mục hồ sơ đơn vị khác thuộc Văn phòng (đưa vào phụ lục) Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu * Đối tượng nghiên cứu : - Thành phần, nội dung tài liệu sản sinh trình hoạt động Văn phòng Trung ương Đảng Luận văn thạc sĩ Tâm - Tình hình lập hồ sơ hành chất lượng hồ sơ lập Văn phòng Trung ương Đảng - Các giải pháp để khắc phục tồn tại, nâng cao chất lượng hồ sơ lập Ngồi đối tượng nghiên cứu trên, việc tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ tổ chức máy Văn phòng Trung ương Đảng đơn vị trực thuộc dựa văn quy định đối tượng tiếp cận để nghiên cứu đề tài * Phạm vi nghiên cứu : Phạm vi nghiên cứu đề tài xác định sau: - Nghiên cứu thực trạng lập hồ sơ hành Văn phòng Trung ương Đảng đưa giải pháp lập hồ sơ hành tài liệu hành hình thành hoạt động quản lý phục vụ công tác tham mưu, giúp việc Ban Chấp hành Trung ương, Bộ Chính trị, Ban Bí thư Văn phòng Trung ương Đảng - Nghiên cứu lập hồ sơ hành Văn phòng Trung ương Đảng thời gian gần (trước sau hợp Ban Kinh tế Trung ương, Ban Nội Trung ương, Ban Tài - Quản trị Trung ương, Văn phịng Trung ương thành Văn phòng Trung ương Đảng) sở chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức Văn phòng Trung ương Đảng Mục tiêu nghiên cứu nhằm áp dụng cho thời gian tới, quan hợp nên việc nghiên cứu đơn vị cũ (với chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức giữ nguyên chưa hợp nhất), trình nghiên cứu đề tài chúng tơi cịn tìm hiểu lập hồ sơ hành đơn vị thành lập sáp nhập Như vậy, việc lựa chọn phạm vi nghiên cứu đề tài nói giúp cho tác giả bảo đảm điều kiện thời gian tiến độ nghiên cứu, đồng thời phản ánh mặt tồn hạn chế giải pháp cần Luận văn thạc sĩ Tâm phải thực việc lập hồ sơ hành đơn vị nói riêng Văn phịng Trung ương Đảng nói chung vào nề nếp có chất lượng, hiệu Nhiệm vụ nghiên cứu Nhiệm vụ nghiên cứu đề tài xác định - Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức thành phần, nội dung tài liệu hình thành hoạt động Văn phòng Trung ương Đảng - Thực trạng, ưu điểm hạn chế công tác lập hồ sơ hành Văn phòng Trung ương Đảng - Các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác lập hồ sơ hành Văn phòng Trung ương Đảng - Lập danh mục hồ sơ hành đơn vị trực thuộc Lịch sử nghiên cứu Việc lập hồ sơ nói chung quy định từ năm 1963 Điều lệ công tác công văn, giấy tờ công tác lưu trữ ban hành Nghị định số 142/CP, ngày 28/9/1963 Hội đồng Chính phủ, tiền đề lịch sử nghiên cứu lý luận thực tiễn công tác Vấn đề lập hồ sơ hành thực tế có nhiều nhà nghiên cứu, nhà khoa học hành chính, văn thư - lưu trữ sinh viên, học viên cao học Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học xã hội nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội đề cập đến có cơng trình khoa học mang tính lý luận thực tiễn như: giáo trình, giảng; viết đăng báo, tạp chí; báo cáo tốt nghiệp luận văn sinh viên, học viên cao học… Luận văn thạc sĩ Tâm Các giáo trình, giảng công tác văn thư - lưu trữ sử dụng làm tài liệu học tập Khoa Lưu trữ học Quản trị Văn phòng, Trường Đại học Khoa học xã hội nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội; Trường Cao đẳng Nội vụ (trước Trường Trung cấp Văn thư - Lưu trữ Trung ương I) hay lớp bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư - lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng Cục Văn thư - Lưu trữ Nhà nước có đề cập đến vấn đề lập hồ sơ hành như: Lý luận phương pháp công tác văn thư tác giả Vương Đình Quyền xuất năm 2005 Cuốn sách dành toàn Chương XIII để trình bày lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ; Nghiệp vụ công tác văn thư, Trường Trung học Lưu trữ Nghiệp vụ Văn phòng I, xuất năm 2001 Tập giảng công tác văn thư - lưu trữ Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng ban hành tháng năm 2008, có chun đề trình bày nội dung lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ hành quan… Trên Tập san Lưu trữ hồ sơ giai đoạn 1969-1972, Tập san văn thư Lưu trữ giai đoạn 1973-1990, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam giai đoạn 19902003 Tạp chí Văn thư lưu trữ Việt Nam có nhiều chuyên luận, viết số tác giả như: Bàn công tác lập danh mục hồ sơ (Tập san Lưu trữ hồ sơ, số 1/1970) tác giả Nguyễn Xuân Nung, Mấy ý kiến nhỏ chung quanh vấn đề lập danh mục hồ sơ (Tập san Lưu trữ hồ sơ, số 1/1970) tác giả Võ Chiến Thắng, Mấy ý kiến trao đổi việc giải tình trạng để công văn tài liệu linh tinh, lộn xộn cặp, bó (Tập san Lưu trữ hồ sơ, số 3/1972) tác giả Đỗ Ngọc Phác, Bản hướng dẫn công tác lập hồ sơ hành quan (Tập san Lưu trữ hồ sơ số 4/1977), Những yêu cầu việc lập hồ sơ (Tập san Lưu trữ hồ sơ số 4/1978) tác giả Nguyễn Xuân Nung, Về việc lập hồ sơ hành nộp hồ sơ vào lưu trữ quan Nguyễn Thị Thuỷ, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 1-1999, Bác Hồ với công tác lưu trữ hồ sơ tài liệu Vũ Dương Hoan, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 4-2000, Vài ý kiến công tác quản lý tài liệu lập hồ sơ quan quản lý hành Nhà nước Kiều Thị Ngọc Mai, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 6-2000, Một vài suy nghĩ Luận văn thạc sĩ Tâm việc lập hồ sơ vấn đề Uỷ ban Kiểm tra Trung ương Tơ Duy Nghĩa, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 2-2002, Giới thiệu vài nét danh mục hồ sơ Văn phòng Trung ương Nguyễn Thu Huyền, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 5-2002… Vấn đề lập hồ sơ hành đề tài làm luận văn học viên cao học sinh viên Khoa Lưu trữ học Quản trị Văn phòng, Trường Đại học Khoa học xã hội nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội như: Vấn đề lập hồ sơ hành nộp lưu hồ sơ tài liệu vào lưu trữ quan Bộ - Thực trạng giải pháp (Luận văn thạc sĩ Nguyễn Xuân Trung, Hà Nội, 2005), Lập hồ sơ hành ban Đảng trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương - Thực trạng giải pháp (Luận văn thạc sĩ Trịnh Thị Hà, Hà Nội, 2006)… Có thể nói, giáo trình, giảng đưa vấn đề lý luận cơng tác văn thư nói chung cơng tác lập hồ sơ hành nói riêng như: Khái niệm hồ sơ, khái niệm lập hồ sơ, tài liệu mục đích, ý nghĩa yêu cầu, phương pháp lập hồ sơ hành Các viết báo, tạp chí ngành đề cập đến vấn đề mục đích, ý nghĩa; yêu cầu nguyên tắc, phương pháp lập hồ sơ, thực tiễn lập hồ sơ, chỉnh lý tài liệu sơ bộ, nộp lưu tài liệu vào lưu trữ số quan Tuy nhiên thời gian gần đây, viết đăng báo, tạp chí cho thấy vấn đề lập hồ sơ hành chưa quan tâm mức Các luận văn thạc sĩ nghiên cứu vấn đề sâu nghiên cứu tình hình lập hồ sơ hành quan Đảng (các ban Đảng Trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương Đảng), quan Nhà nước (các bộ) đưa giải pháp nhằm khắc phục đổi công tác Song, công trình nghiên cứu tập trung vào nghiên cứu chung công tác văn thư hay việc lập hồ sơ hành quan cấp ban Đảng, cập mà chưa có cơng trình nghiên cứu chi tiết, cụ thể đưa giải pháp nhằm làm cho công tác lập quản lý hồ sơ, tài liệu trình hoạt động quan cụ thể triệt để sâu rộng tới đơn vị, cán bộ, nhân viên quan Luận văn thạc sĩ Tâm Qua viết cho thấy tình hình chung việc lập hồ sơ hành chưa thực tốt, tài liệu nộp vào lưu trữ cịn tình trạng chưa phân loại sơ mà bó gói, chất đống… Thực trạng nhiều nguyên nhân như: nhận thức vấn đề giá trị tài liệu lưu trữ hạn chế ý thức trách nhiệm cán chưa đề cao Bên cạnh đó, giáo trình, giảng chuyên đề văn thư HC10-02 HC10-03 HC10-04 11 HC11 12 HC12 13 HC13-01 HC13-02 14 HC14 15 HC15 16 HC16 17 HC17 18 HC18 HC18-01 HC18-02 19 HC19 20 HC20 21 HC21 22 HC22 23 HC23 24 HC24 25 HC25 26 HC26 27 HC27 28 HC28 29 HC29 30 HC30 31 HC31 32 HC32 HC32-01 HC32-02 33 HC33 34 HC34 35 HC35-01 HC35-02 HC35-03 HC35-04 36 HC36 37 HC37 38 HC38 39 HC39 40 HC40 41 HC41 42 HC42 43 HC43 44 HC44 45 HC45 46 HC46 47 HC47 10 48 HC48 HC48-01 HC48-02 HC48-03 HC48-04 HC48-05 HC48-06 49 HC49 11 HC49-01 HC49-02 HC49-03 HC49-04 50 HC50 51 HC51 52 HC52 53 HC53 54 HC54 55 HC55 ... trạng công tác lập hồ sơ hành Văn phòng Trung ương Đảng Chương 3- Giải pháp nâng cao chất lượng công tác lập hồ sơ hành Văn phòng Trung ương Đảng Làm để công tác lập hồ sơ hành Văn phòng Trung ương. .. “Cơng tác lập hồ sơ hành Văn phòng Trung ương Đảng - Thực trạng giải pháp? ?? làm luận văn thạc sĩ mình, nhằm tìm hiểu thực trạng lập hồ sơ hành Văn phòng Trung ương Đảng đưa giải pháp lập hồ sơ hành. .. mặt hạn chế lập hồ sơ hành Văn phòng Trung ương Đảng - Đề xuất giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác lập hồ sơ hành Văn phòng Trung ương Đảng - Trên sở xây dựng danh mục hồ sơ đơn vị để