Quản lý tài liệu điện tử hiện hành tại Văn phòng Trung ương Đảng thực trạng và giải pháp.PDF

HÀNH TẠI VĂN PHÒNG TRUNG ƯƠNG ĐẢNG 3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của công tác quản lý tài liệu điện tử hiện hành tại Văn phòng Trung ương Đảng 77 3.2.1 Xây dựng các văn

MỤC LỤC _

Trang LỜI CẢM ƠN

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ, QUẢN LÝ TÀI LIỆU

ĐIỆN TỬ TẠI VĂN PHÒNG TRUNG ƯƠNG ĐẢNG

11

1.1 Giới thiệu về Văn phòng Trung ương Đảng và tài liệu

hình thành trong hoạt động của Văn phòng Trung ương Đảng

11

1.1.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy của Văn phòng Trung ương Đảng 13

1.1.4 Mối quan hệ của Văn phòng Trung ương Đảng với

các cơ quan Đảng và Nhà nước

14

1.1.5 Tài liệu hình thành trong hoạt động của Văn phòng Trung ương Đảng 15

1.2 Tổng quan về tài liệu điện tử và quản lý tài liệu điện tử 20

1.3 Nguồn tài liệu điện tử của Văn phòng Trung ương Đảng 24

1.4 So sánh tính ưu việt của tài liệu điện tử với tài liệu giấy 40

CHƯƠNG 2 : THỰC TRẠNG CỦA CÔNG TÁC QUẢN LÝ TÀI LIỆU

ĐIỆN TỬ HIỆN HÀNH TẠI VĂN PHÒNG TRUNG ƯƠNG ĐẢNG

42

2.1 Khái quát tình hình quản lý tài liệu điện tử tại Văn phòng Trung ương Đảng 42 2.2 Các văn bản quy định về quản lý tài liệu điện tử tại Văn phòng Trung ương Đảng

48

2.3 Quy trình và phương pháp quản lý tài liệu điện tử tại

Văn phòng Trung ương Đảng

59

CHƯƠNG 3: MỘT SỐ NHẬN XÉT VÀ CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO 69

HÀNH TẠI VĂN PHÒNG TRUNG ƯƠNG ĐẢNG

3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của công tác quản lý tài liệu

điện tử hiện hành tại Văn phòng Trung ương Đảng

77

3.2.1 Xây dựng các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về quản lý tài liệu điện tử 77

3.2.2 Xây dựng đề án quản lý tài liệu điện tử và triển khai thực hiện đề án

khi được duyệt

79

3.2.3 Đẩy mạnh việc đổi mới quy trình công tác và lề lối làm việc của

Văn phòng Trung ương Đảng

MỞ ĐẦU 1- Mục đích, ý nghĩa của đề tài

Từ một vài thập kỷ gần đây, với những tác động mạnh mẽ của các tiến

bộ khoa học và công nghệ, đặc biệt là công nghệ thông tin và truyền thông; thế giới đang biến chuyển tới một nền kinh tế và xã hội mới mà thông tin và tri thức được xem là nguồn lực chủ yếu Thông tin đang trở thành nguồn tài nguyên quan trọng của xã hội Tài liệu điện tử trở thành một phương tiện lưu trữ thông tin hữu hiệu và ngày càng phát triển nhanh chóng, có mặt hầu hết các ngành hoạt động kinh tế xã hội từ trung ương đến địa phương ở nước ta Trong một số cơ quan tài liệu điện tử thay thế dần dần tài liệu bằng giấy và đã trở thành tài sản rất có giá trị của quốc gia

Ở nước ta hiện nay, các cơ quan quản lý lưu trữ của Nhà nước bắt đầu tiếp cận nghiên cứu về tài liệu điện tử và quản lý tài liệu điện tử trong khi lưu trữ các nước như: Anh, Mỹ, Trung Quốc đều đã tiến hành nghiên cứu từ những năm 70 của thế kỷ trước… Tất cả các nội dung từ khái niệm, đặc điểm, tính chất tài liệu điện tử, đến các yêu cầu, nguyên tắc, giải pháp quản lý, về nội dung nghiệp vụ và giải pháp công nghệ đối với khoa học lưu trữ Việt Nam mới

ở giai đoạn khởi đầu

Đối với hệ thống tổ chức Đảng: Từ năm 2000 đến nay, trong quá trình hoạt động các cơ quan, tổ chức của Đảng, hệ thống văn bản điện tử đã bước đầu hình thành Theo Quy định của Văn phòng Trung ương Đảng số 01-QĐ/VPTW, ngày 07-4-2011 về việc gửi nhận văn bản trên mạng thông mạng thông tin diện rộng của đảng và Quy định về công tác văn thư của Văn phòng Trung ương Đảng số 2389-QĐ/VPTW, ngày 26-11-2008, cũng không quy định việc quản lý tài liệu điện tử Vấn đề đặt ra là cơ sở pháp lý tài liệu điện tử trong các cơ quan Đảng nói chung và Văn phòng Trung ương Đảng nói riêng chưa được quy định cụ thể; việc kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ về tài liệu điện tử, phương thức quản lý tài liệu điện tử của Văn phòng Trung ương Đảng gặp rất nhiều khó khăn; thiếu sự am hiểu, thiếu văn bản chỉ đạo, thiếu giải pháp quản lý

Văn phòng Trung ương Đảng là cơ quan tham mưu, giúp việc của Ban Chấp hành Trung ương, trực tiếp là Bộ Chính trị, Ban Bí thư trong tổ chức, điều hành công việc lãnh đạo của Đảng, phối hợp điều hòa hoạt động của các

cơ quan tham mưu của Trung ương Đảng; tham mưu về chủ trương và các

chính sách lớn thuộc lĩnh vực kinh tế - xã hội, nội chính; tham mưu về nguyên tắc và chế độ quản lý tài chính, tài sản Đảng, trực tiếp quản lý tài chính, tài sản của cơ quan Đảng Trung ương và bảo đảm hậu cần phục vụ hoạt động của Trung ương Đảng; đồng thời là một trung tâm thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo Vì vậy, tài liệu giấy và tài liệu điện tử được sản sinh

ra trong quá trình hoạt động có nội dung phong phú với khối lượng lớn, phản ánh toàn bộ quá trình hoạt động của Trung ương và Văn phòng Trung ương Đảng Việc quản lý tài liệu điện tử hiện hành hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan là một nội dung có ý nghĩa quan trọng và là một trong những công việc chủ yếu của công tác văn thư Việc quản lý tài liệu điện tử

ở Văn phòng Trung ương Đảng đã được quy định và hướng dẫn trong một số văn bản của Đảng, Nhà nước và của Văn phòng Trung ương Đảng Nhưng trên thực tế, công tác quản lý tài liệu điện tử hiện hành tại Văn phòng Trung ương vẫn còn nhiều hạn chế

Chính vì lý do trên, mà tôi đã chọn đề tài: “Quản lý tài liệu điện tử hiện hành tại Văn phòng Trung ương Đảng - Thực trạng và giải pháp”

làm luận văn tốt nghiệp thạc sĩ của mình, nhằm tìm hiểu thực trạng công tác quản lý tài liệu điện tử hiện hành tại Văn phòng Trung ương Đảng và đưa ra các giải pháp về quản lý tài liệu điện tử hiện hành để công tác này được thực hiện nề nếp hơn, giúp cho lãnh đạo Văn phòng Trung ương Đảng và các đơn

vị trực thuộc cũng như toàn thể cán bộ, nhân viên giải quyết công việc được thuận lợi, nhanh chóng, bảo đảm quản lý an toàn cơ sở dữ liệu tài liệu điện

tử của Trung ương Đảng và Văn phòng Trung ương Đảng Chúng tôi nghiên cứu vấn đề này nhằm áp dụng tại Văn phòng Trung ương Đảng, sau đó có thể nhân rộng phạm vi áp dụng đến các cơ quan Đảng và các tỉnh, thành ủy

2- Mục tiêu của đề tài

Đề tài được thực hiện với các mục tiêu chính sau:

- Nghiên cứu các nguồn tài liệu điện tử và hoạt động quản lý tài liệu điện

tử của Văn phòng Trung ương, qua đó chứng minh rằng ứng dụng công nghệ thông tin là một trong những giải pháp để quản lý tài liệu điện tử của Văn phòng Trung ương Đảng

- Khảo sát và đánh giá công tác quản lý tài liệu điện tử hiện hành ở Văn phòng Trung ương Đảng

- Đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác quản lý tài liệu điện tử hiện hành tại Văn phòng Trung ương Đảng

3- Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: đề tài sẽ tập trung nghiên cứu những vấn đề sau:

- Tổng quan tài liệu điện tử nói chung, quản lý tài liệu điện tử nói riêng

- Tài liệu điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan Văn phòng Trung ương Đảng; thực trạng công tác quản lý tài liệu điện tử hiện hành tại Văn phòng Trung ương Đảng, từ đó nêu lên những ưu điểm và hạn chế

- Nghiên cứu đề xuất một số giải pháp để tổ chức quản lý tài liệu điện tử hiện hành nhằm nâng cao hiệu quả của việc bảo quản khai thác và sử dụng tài liệu điện tử tại Văn phòng Trung ương Đảng

Phạm vi nghiên cứu:

Đề tài chỉ đi sâu nghiên cứu các loại hình tài liệu điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan Văn phòng Trung ương Đảng, đặc điểm và ý nghĩa của nó cũng như thực trạng công tác quản lý tài liệu điện tử hiện hành ở Vụ Hành chính Văn phòng Trung ương Đảng từ khi hợp nhất (năm 2007) đến nay

4- Nhiệm vụ nghiên cứu

Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài được xác định là:

- Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức và thành phần, nội dung tài liệu điện tử hình thành trong hoạt động của Văn phòng Trung ương Đảng

- Thực trạng, ưu điểm và hạn chế của công tác quản lý tài liệu điện tử tại Văn phòng Trung ương Đảng

- Các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác quản lý tài liệu điện tử tại Văn phòng Trung ương Đảng

Năm 1995, Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương chủ trì triển khai nghiên cứu đề tài khoa học “Nghiên cứu, thiết kế hệ thống thông tin và cơ sở

dữ liệu phục vụ việc quản lý và khai thác, sử dụng tài liệu thuộc Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam” - mã số KC04-VPTW, nghiệm thu năm 1996 Trên cơ sở kết quả nghiên cứu của đề tài, Cục Lưu trữ đã xây dựng phần mềm quản lý văn thư - lưu trữ trên nền hệ điều hành MSDOS và hệ quản trị

dữ liệu FOXPRO Phần mềm đã được triển khai áp dụng thí điểm tại một số văn phòng cấp ủy để quản lý công văn đi, công văn đến và công văn nội bộ (thay cho sổ đăng ký công văn đi, đến), trợ giúp cho việc tìm kiếm tài liệu, tạo lập hồ sơ và biên mục hồ sơ; đồng thời cho phép tạo lập, cập nhật và quản trị các cơ sở dữ liệu quản lý mục lục hồ sơ và quản lý tài liệu lưu trữ

- Các báo cáo tại Hội nghị khoa học của Cục Lưu trữ Nhà nước: “Kỷ yếu Hội nghị khoa học lưu trữ tài liệu điện tử, Hà Nội, tháng 12-1998” Nội dung các báo cáo chủ yếu đề cập về tài liệu lưu trữ điện tử ở các cơ quan nhà nước, tổ chức kinh tế - xã hội, các doanh nghiệp của Việt Nam hiện nay Qua

đó tìm ra những ưu điểm cần phát huy, khuyết điểm để khắc phục và tìm hiểu một số kinh nghiệm về lưu trữ tài liệu điện tử ở các cơ quan lưu trữ nước ngoài để từng bước học hỏi, nâng cao trình độ hiểu biết về lưu trữ tài liệu điện tử cho cán bộ lưu trữ Việt Nam và khuyến nghị với Nhà nước những giải pháp về lưu trữ tài liệu điện tử ở nước ta hiện nay

- Các báo cáo tại Hội nghị khoa học về “Công tác văn thư trong cải cách nền hành chính Nhà nước” của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước - Bộ Nội vụ tại Hà Nội, 9-10/11/2005 Nội dung các báo cáo đề cập đến thực trạng công tác văn thư của các cơ quan Đảng và nhà nước, các tổ chức và doanh nghiệp hiện nay và những ưu điểm và hạn chế cần khắc phục để đẩy mạnh cải cách hành nhằm nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý của bộ máy nhà nước

“Tài liệu điện tử và vai trò của ngành lưu trữ trong việc quản lý tài liệu điện tử” của KS Hoàng Quốc Tuấn, Trưởng Ban thư ký Ban Chỉ đạo công nghệ thông tin của cơ quan Đảng Nội dung bài viết đề cập đến khái niệm tài liệu điện tử và đề xuất một số vấn đề quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ trong việc quản lý tài liệu điện tử

“Một số giải pháp công nghệ để thực hiện quản lý tài liệu lưu trữ điện

tử ở Việt Nam hiện nay” của PGS, TS Vũ Duy Lợi Nội dung báo cáo trình bày khái quát thực trạng quản lý tài liệu điện tử của một số cơ quan, tổ chức

ở Việt Nam hiện nay; trình bày một số giải pháp công nghệ thực hiện quản

lý tài liệu lưu trữ điện tử trên thế giới và đề xuất việc lựa chọn công nghệ,

mô hình triển khai ứng dụng phù hợp trong quản lý tài liệu lưu trữ điện tử ở Việt Nam

“Những vấn đề thực tiễn trong giao dịch điện tử của các tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán tại ngân hàng đầu tư và phát triển Việt Nam” của bà Phạm Thị Chuyền Bài viết trình bày tóm tắt nội dung một số văn bản của Ngân hàng nhà nước về giao dịch thanh toán điện tử; các chương trình thanh toán liên ngân hàng, song phương với các ngân hàng bạn, thanh toán với khách hàng bằng chương trình Homebanking, rút tiền tự động Trên cơ sở phân tích những mặt ưu điểm và các khó khăn, vướng mắc trong giao dịch điện tử, tác giả đã đề xuất một số biện pháp nhằm nâng cao năng lực quản lý nhà nước về giao dịch điện tử

- Đề tài nghiên cứu khoa học cấp bộ “Quản lý văn bản điện tử trong cơ

quan nhà nước hiện nay” năm 2008 của Học viện Chính trị - Hành chính

Quốc gia Hồ Chí Minh, do TS Lưu Kiếm Thanh làm chủ nhiệm Đây là một

đề tài nghiên cứu có phạm vi đề cập một cách đầy đủ, toàn diện nhất từ trước đến nay tới các khía cạnh của vấn đề quản lý tài liệu điện tử trong các cơ quan nhà nước

- Nghiên cứu về tài liệu điện tử cũng đã được nhận được rất nhiều sự quan tâm, điều này được thể hiện qua các bài viết đăng trên tạp chí Văn thư - Lưu trữ Việt Nam như bài viết của tác giả Kiều Thị Ngọc Mai: Vài nét về ứng dụng công nghệ tin học vào việc quản lý hồ sơ vụ việc ở Văn phòng Chính phủ” hoặc bài viết của tác giả Huỳnh Diệu Mỹ: “Quản lý quá trình xử

lý văn bản hành chính bằng kỹ thuật tin học tại Văn phòng Chính phủ” Đề tài luận văn thạc sĩ khoa học: “Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản - một giải pháp để hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý của Bộ Khoa học và Công nghệ” của tác giả Lê Tuấn Hùng, năm 2004; Đề án cấp cơ

sở của tác giả Vũ Hồng Mây, công tác tại Cục Lưu trữ Văn phòng Trung

ương Đảng: “Nghiên cứu, xây dựng quy trình quản lý, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư ở các ban tham mưu, giúp việc cấp uỷ từ trung ương đến cấp tỉnh” mã số KHBĐ (2005)-2008, đề tài đã được nghiệm thu và các kết quả nghiên cứu đề tài đang trong giai đoạn triển khai

Hiện nay, việc nghiên cứu công tác quản lý tài liệu điện tử hiện hành tại Văn phòng Trung ương Đảng như một giải pháp quan trọng nhằm hoàn thiện

và nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan Văn phòng Trung ương Đảng là một vấn đề mang tính thời sự, một mặt sẽ góp phần nâng cao chất lượng và hiệu quả của hoạt động quản lý hành chính của Văn phòng Trung ương Đảng, mặt khác góp phần vào việc khẳng định khả năng xây dựng nền hành chính nhà nước Việt Nam theo hướng điện tử hoá

6- Phương pháp nghiên cứu

Luận văn sử dụng tổng hợp nhiều phương pháp nghiên cứu, trong đó chủ yếu là các phương pháp duy vật biện chứng và duy vật lịch sử, phương pháp tiếp cận và phân tích hệ thống để thực hiện mục tiêu của luận văn

Trong quá trình triển khai nghiên cứu, luận văn đã áp dụng các phương pháp nghiên cứu cụ thể như:

- Nghiên cứu và khảo sát thực tế, tổng kết, phân tích, đánh giá thực trạng công tác quản lý tài liệu điện tử hiện hành như việc tiếp nhận, đăng ký, quản lý và chuyển giao tài liệu điện tử tại Vụ Hành chính Văn phòng Trung ương Đảng

- Vận dụng các phương pháp hệ thống, phương pháp phân tích, mô tả chức năng, nhiệm vụ và nội dung của công tác quản lý tài liệu điện tử hiện hành

và đề xuất các giải pháp quản lý tài liệu điện tử tại cơ quan Văn phòng Trung ương Đảng

7- Nguồn tài liệu tham khảo

Trong quá trình nghiên cứu vấn đề, chúng tôi đã sử dụng nguồn tài liệu tham khảo sau:

- Luật Lưu trữ của các nước và tổ chức quốc tế, phần quy định về tài liệu điện tử

- Các văn bản của Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ; các văn bản

do Trung ương Đảng và Văn phòng Trung ương Đảng chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ, ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư lưu trữ đảng từ trung ương đến địa phương

- Nguồn tài liệu điện tử đi và đến được cập nhật trong cơ sở dữ liệu công văn đi, đến tại Văn phòng Trung ương Đảng

- Các bài viết, các công trình nghiên cứu liên quan đến tài liệu điện tử

và quản lý tài liệu điện tử; các bài viết liên quan tới tài liệu điện tử tại các Hội nghị khoa học và đăng trên Tạp chí Văn thư - Lưu trữ Việt Nam

- Các sách về tài liệu điện tử; các luận văn thạc sỹ liên quan tới tài liệu điện tử

8- Những đóng góp của luận văn

Kết quả nghiên cứu của luận văn có những đóng góp cơ bản như sau:

Thứ nhất, luận văn đã khái quát được các nguồn tài liệu điện tử hình

thành trong hoạt động của Trung ương, Văn phòng Trung ương Đảng và thực trạng công tác quản lý tài liệu điện tử Luận văn cũng đã có sự phân tích tổng quát về vai trò của công nghệ thông tin và ứng dụng công nghệ thông tin để quản lý tài liệu điện tử như là một công cụ giải pháp cơ bản góp phần hoàn thiện việc quản lý tài liệu điện tử tại Văn phòng Trung ương Đảng nói riêng và các cơ quan đảng nói chung

Thứ hai, luận văn cũng đã nghiên cứu thực trạng và đề xuất các giải

pháp để nâng cao hiệu quả của công tác quản lý tài liệu điện tử, qua đó góp phần nâng cao hiệu quả việc khai thác sử dụng thông tin của tài liệu điện tử phục vụ sự lãnh đạo chỉ đạo của Trung ương và Văn phòng Trung ương Đảng

9- Bố cục của luận văn

Ngoài phần mở đầu và kết luận, luận văn được cấu trúc thành 3 chương Phần mở đầu giới thiệu khái quát về luận văn, mục đích ý nghĩa của đề tài nghiên cứu, lịch sử nghiên cứu vấn đề, các nguồn tư liệu phục vụ cho việc nghiên cứu đề tài và phương pháp nghiên cứu, đồng thời giới thiệu về bố cục của luận văn

Chương 1: Tổng quan về tài liệu điện tử, quản lý tài liệu điện tử tại Văn phòng Trung ương Đảng

Đây là chương mở đầu làm nhiệm vụ dẫn luận cho nội dung chính của

đề tài Trong chương này, chúng tôi trình bày những vấn đề liên quan đến chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức và mối quan hệ của Văn phòng Trung ương Đảng với các cơ quan đảng và nhà nước Làm rõ các nguồn tài liệu giấy và tài liệu điện tử hình thành trong hoạt động của cơ quan Văn phòng Trung ương Đảng; và các phương pháp quản lý tài liệu điện tử tại Văn phòng Trung ương Đảng

Trong chương này, luận văn nêu tổng quan về khái niệm, đặc điểm của tài liệu điện tử, quản lý tài liệu điện tử Trình bày về tính ưu việt của tài liệu điện tử so với tài liệu giấy tại Văn phòng Trung ương Đảng Muốn quản lý tài liệu điện tử tại Văn phòng Trung ương Đảng được tốt phục vụ cho công tác lưu trữ đầy đủ và lâu dài thì một trong những giải pháp đã được lựa chọn

là ứng dụng công nghệ thông tin để quản lý tài liệu điện tử

Chương 2: Thực trạng của công tác quản lý tài liệu điện tử tại Văn phòng Trung ương Đảng

Trong chương này, luận văn đã trình bày và có sự phân tích về mục tiêu của công tác quản lý tài liệu điện tử tại Văn phòng Trung ương Đảng Trên cơ sở mục tiêu đã được xác định, luận văn mô tả và phân tích các chức năng của phần mềm ứng dụng để quản lý tài liệu điện tử đáp ứng yêu cầu của hoạt động khai thác sử dụng thông tin của tài liệu điện tử để phục vụ Trung ương và Văn phòng Trung ương Đảng Đồng thời trình bày cụ thể thực trạng, ưu điểm và hạn chế công tác quản lý tài liệu điện tử tại Văn phòng Trung ương Đảng

Chương 3: Một số nhận xét và các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác quản lý tài liệu điện tử tại Văn phòng Trung ương Đảng

Sau khi nghiên cứu về tình hình công tác quản lý tài liệu điện tử tại Văn phòng Trung ương Đảng, tại chương 3, luận văn đi sâu vào phân tích những kết quả đã đạt được và những tồn tại cần được khắc phục Luận văn cũng đã chỉ ra nguyên nhân của những tồn tại và giải pháp để khắc phục những tồn tại

Một phần cũng rất quan trọng mà luận văn đã thực hiện, đó là đề xuất các giải pháp trên cơ sở việc ban hành các văn bản pháp quy để quản lý tập trung thống nhất tài liệu điện tử, nhằm tăng cường hơn nữa hiệu quả của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý tài liệu điện tử Bên cạnh đó là nguồn lực con người và các trang thiết bị phục vụ cho việc quản

lý tài liệu điện tử

Phần kết luận nêu tóm tắt kết quả của luận văn trên cơ sở các nhiệm vụ đặt ra ở phần mở đầu Đồng thời chỉ ra những vấn đề đã được giải quyết và những hạn chế cần được tiếp tục thực hiện trong thời gian tới tại Văn phòng Trung ương Đảng trong công tác quản lý tài liệu điện tử hiện hành, góp phần phát huy vai trò của tài liệu lưu trữ Đảng trong công cuộc bảo vệ và xây dựng đất nước

Ngoài ra để minh họa thêm cho đề tài, luận văn của chúng tôi còn có thêm phần phụ lục gồm một số Luật liên quan đến tài liệu điện tử của trong nước; các văn bản quy định của Đảng, Nhà nước và Văn phòng Trung ương Đảng về công tác văn thư, lưu trữ

Cuối cùng, vì các nguyên nhân chủ quan và khách quan trong quá trình thực hiện đề tài nghiên cứu, nên chắc chắn luận văn không tránh khỏi những thiếu sót, hạn chế nhất định Chúng tôi rất mong nhận được những góp ý, chỉ giáo của các nhà khoa học và của người đọc

Trong quá trình thực hiện luận văn, ngoài sự cố gắng của bản thân, chúng tôi đã nhận được sự giúp đỡ của các thầy cô giáo Khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và nhân văn, của các cán bộ, nhân viên lưu trữ đang làm việc tại Cục Văn thư - Lưu trữ Nhà nước

và Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng, cán bộ nhân viên Trung tâm Công nghệ thông tin và Vụ Hành chính Văn phòng Trung ương Đảng Đặc biệt, là sự giúp đỡ, hướng dẫn tận tình chu đáo của Tiến sĩ Nguyễn Lệ Nhung, chúng tôi xin bày tỏ lòng cảm ơn sâu sắc

Một lần nữa xin chân thành cảm ơn tất cả sự giúp đỡ ấy

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ, QUẢN LÝ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ TẠI VĂN PHÒNG TRUNG ƯƠNG ĐẢNG 1.1 Giới thiệu về Văn phòng Trung ương Đảng và tài liệu hình thành trong hoạt động của Văn phòng Trung ương Đảng

1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển

Lịch sử Văn phòng Trung ương Đảng được gắn liền với quá trình ra đời và lãnh đạo của Đảng, luôn phục vụ đắc lực cho hoạt động lãnh đạo của Ban Chấp hành Trung ương, Bộ Chính trị, Ban Bí thư qua các thời kỳ cách mạng Qua mỗi chặng đường lịch sử khác nhau thì công tác văn phòng cũng như chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Trung ương Đảng có sự thay đổi phù hợp với yêu cầu thực tiễn đặt ra Đặc biệt là sau Đại hội X, thực hiện Nghị quyết Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ X của Đảng, Hội nghị lần thứ

tư Ban Chấp hành Trung ương khoá X đã ban hành nghị quyết về đổi mới,

kiện toàn tổ chức bộ máy các cơ quan Đảng, định hướng về đổi mới tổ chức

bộ máy Nhà nước, Mặt trận Tổ quốc và các đoàn thể chính trị - xã hội; Bộ Chính trị đã lần lượt ban hành: Quyết định số 45-QĐ/TW, ngày 11-4-2007

về việc hợp nhất Ban Kinh tế Trung ương, Ban Nội chính Trung ương, Ban Tài chính - Quản trị Trung ương, Văn phòng Trung ương thành Văn phòng Trung ương Đảng; Quyết định số 79-QĐ/TW, ngày 21-8-2007 về chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy của Văn phòng Trung ương Đảng Căn cứ vào các văn bản trên thì kể từ ngày 21-8-2007 Văn phòng Trung ương Đảng hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ mới với đầu mối các đơn vị trực thuộc tăng lên, chức năng và nhiệm vụ được mở rộng hơn, thành phần và nội dung tài liệu điện tử hình thành trong quá trình hoạt động sẽ đa dạng và phong phú hơn

1.1.2 Chức năng và nhiệm vụ

Căn cứ vào Quyết định số 79-QĐ/TW, ngày 21-8-2007 của Bộ Chính trị thì chức năng, nhiệm vụ và tổ chức bộ máy của Văn phòng Trung ương Đảng được quy định như sau:

Chức năng:

Văn phòng Trung ương Đảng là cơ quan tham mưu, giúp việc Ban Chấp hành Trung ương, trực tiếp là Bộ Chính trị, Ban Bí thư trong tổ chức, điều hành công việc lãnh đạo của Đảng, phối hợp, điều hoà hoạt động của các cơ quan tham mưu của Trung ương Đảng; tham mưu về chủ trương và các chính sách lớn thuộc lĩnh vực kinh tế - xã hội, nội chính; tham mưu về nguyên tắc và chế độ quản lí tài chính, tài sản của Đảng, trực tiếp quản lí tài chính, tài sản của các cơ quan đảng Trung ương và bảo đảm hậu cần phục vụ hoạt động của Trung ương Đảng; đồng thời là một trung tâm thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo

Nhiệm vụ:

- Giúp Ban Chấp hành Trung ương, Bộ Chính trị, Ban Bí thư xây dựng, tổ chức thực hiện Quy chế làm việc và chương trình công tác, sơ kết, tổng kết và sửa đổi, bổ sung Quy chế nếu thấy cần thiết

Là đầu mối phối hợp, điều hoà chương trình công tác của đồng chí Tổng Bí thư, đồng chí Thường trực Ban Bí thư và một số hoạt động của các đồng chí Uỷ viên Bộ Chính trị, Ban Bí thư để thực hiện Quy chế làm việc và chương trình công tác của Bộ Chính trị, Ban Bí thư

Tham gia tổ chức phục vụ Đại hội đại biểu toàn quốc của Đảng, các hội nghị Ban Chấp hành Trung ương, Bộ Chính trị, Ban Bí thư, hội nghị do

Bộ Chính trị, Ban Bí thư triệu tập; các cuộc làm việc của đồng chí Tổng Bí thư, đồng chí Thường trực Ban Bí thư

Giúp Thường trực Ban Bí thư xử lí công việc hằng ngày của Đảng

- Tham mưu, tổng hợp và đề xuất ý kiến trong một số lĩnh vực công tác:

về lĩnh vực kinh tế - xã hội, nội chính, tiếp nhận, phát hành và quản lí các tài liệu, văn kiện của Trung ương; thực hiện và kiểm tra việc thực hiện chế độ bảo vệ bí mật của Đảng và Nhà nước trong hệ thống văn phòng cấp uỷ

- Quản lí tập trung, thống nhất Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam; trực tiếp quản lí Kho Lưu trữ của Trung ương Đảng; chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ trong các cơ quan đảng và

tổ chức chính trị - xã hội Tổ chức quản lí, khai thác, bảo vệ mạng thông tin diện rộng của Đảng; triển khai ứng dụng công nghệ thông tin ở Văn phòng Trung ương Đảng; hướng dẫn việc ứng dụng công nghệ thông tin ở các văn phòng tỉnh uỷ, thành uỷ, đảng uỷ trực thuộc Trung ương Hướng dẫn, bồi dưỡng nghiệp vụ công tác văn phòng cấp uỷ, công tác tài chính, tài sản của Đảng ở văn phòng tỉnh uỷ, thành uỷ, các cơ quan đảng ở Trung ương Phối hợp với Ban Tổ chức Trung ương hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy

và biên chế của văn phòng cấp uỷ địa phương

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Bộ Chính trị, Ban Bí thư giao [38]

1.1.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy của Văn phòng Trung ương Đảng

Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Trung ương Đảng bao gồm lãnh đạo Văn phòng và các đơn vị trực thuộc sau: Vụ Tổng hợp, Vụ Thư ký, Vụ Kinh

tế, Vụ Xã hội, Vụ Nội chính, Vụ Pháp luật và cải cách tư pháp, Vụ Địa phương I (tại Hà Nội), Vụ Địa phương II (tại thành phố Hồ Chí Minh), Vụ Địa phương III (tại Đà Nẵng), Vụ Hành chính, Vụ Thư từ - Tiếp dân, Vụ Tổ chức - Cán bộ, Vụ Tài chính, Vụ Quản lý đầu tư và xây dựng, Cục Quản trị

A, Cục Quản trị T78 (tại Thành phố Hồ Chí Minh), Cục Quản trị T26 (tại Đà Nẵng), Cục Quản trị - Tài vụ, Cục Lưu trữ, Trung tâm Công nghệ thông tin, Tạp chí Văn phòng cấp uỷ

Ngoài 21 đơn vị trên, trong cơ cấu tổ chức của Văn phòng Trung ương Đảng còn có Ban Quản lí dự án các công trình của Đảng ở Trung ương đang tiếp tục quản lí một số dự án đang triển khai và sẽ giải thể khi dự án hoàn thành

Bên cạnh đó, Văn phòng Trung ương Đảng còn có 3 doanh nghiệp trực thuộc là Công ty An Phú, Công ty Hồ Tây, Công ty In Tiến Bộ hoạt động

theo luật doanh nghiệp và một số tổ chức đoàn thể như: Đảng uỷ, Công đoàn, Đoàn Thanh niên, Hội Cựu chiến binh cơ quan

Trong các đơn vị trực thuộc Văn phòng Trung ương Đảng có một số đơn vị đủ tư cách pháp nhân là một đơn vị hoạt động độc lập như: Cục Quản trị A, Cục Quản trị T.78, Cục Quản trị T.26, Cục Quản trị - Tài vụ, Cục Lưu trữ là các đơn vị dự toán cấp II, có con dấu riêng, được mở tài khoản tại Kho bạc Nhà nước để hoạt động theo quy định của pháp luật Ngoài ra, Tạp chí Văn phòng cấp uỷ trực thuộc Văn phòng Trung ương Đảng là một đơn vị sự nghiệp có thu, có con dấu riêng, hoạt động theo Luật Báo chí

Việc hợp nhất Ban Kinh tế Trung ương, Ban Nội chính Trung ương, Ban Tài chính - Quản trị Trung ương và Văn phòng Trung ương Đảng thành Văn phòng Trung ương Đảng đã làm thay đổi căn bản về cơ cấu tổ chức cũng như chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Trung ương Đảng so với trước, đầu mối các đơn vị trực thuộc tăng lên nhiều, các lĩnh vực hoạt động cũng đa dạng và phức tạp hơn

Trong các đơn vị trực thuộc trên, có thể phân thành 3 nhóm căn cứ vào các đặc trưng cơ bản về chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị như sau:

Nhóm các đơn vị có chức năng tham mưu, nghiên cứu (giúp lãnh đạo

Văn phòng Trung ương Đảng theo chức năng, nhiệm vụ được giao, làm việc theo chế độ thủ trưởng kết hợp với chế độ chuyên viên hoặc chuyên viên kết hợp thủ trưởng), bao gồm: Vụ Tổng hợp, Vụ Kinh tế, Vụ Xã hội, Vụ Nội chính, Vụ Thư từ - Tiếp dân, Vụ Địa phương I, Vụ Địa phương II và Vụ Địa phương III Các đơn vị trên hàng ngày sẽ sản sinh ra các tài liệu điện tử có nội dung tham mưu và nghiên cứu

Nhóm các đơn vị có chức năng tham mưu, giúp việc (giúp lãnh đạo

Văn phòng Trung ương Đảng tham mưu, đề xuất và tổ chức thực hiện theo chức năng, nhiệm vụ được giao Nhóm này làm việc theo chế độ thủ trưởng bao gồm: Vụ Thư ký, Vụ Hành chính, Vụ Tổ chức - Cán bộ, Vụ Tài chính, Trung tâm Công nghệ thông tin, Cục Lưu trữ Các đơn vị trên hàng ngày sẽ sản sinh ra các tài liệu điện tử có nội dung tham mưu và phục vụ

Nhóm các đơn vị có chức năng về quản lý tài chính, tài sản và bảo đảm hậu cần (giúp lãnh đạo Văn phòng Trung ương Đảng trực tiếp quản lý

và triển khai thực hiện nhiệm vụ theo chức năng, nhiệm vụ được giao, nhóm này làm việc theo chế độ thủ trưởng), bao gồm: Vụ Tài chính, Cục Quản trị

A, Cục Quản trị T.26, Cục Quản trị T.78, Cục Quản trị - Tài vụ, Vụ Quản lý đầu tư và xây dựng, Ban Quản lý dự án các công trình xây dựng của Đảng ở Trung ương Các đơn vị trên trong quá trình hoạt động, hình thành nên các tài liệu điện tử có nội dung về quản lý tài chính, tài sản và bảo đảm hậu cần

Ngoài ra còn có Tạp chí Văn phòng cấp uỷ là cơ quan tuyên truyền của Văn phòng Trung ương Đảng, phản ánh tình hình hoạt động của Văn phòng Trung ương Đảng và văn phòng cấp uỷ các cấp cũng sản sinh ra các tài liệu điện tử

1.1.4 Mối quan hệ của Văn phòng Trung ương Đảng với các cơ quan Đảng và Nhà nước

Văn phòng Trung ương Đảng có mối quan hệ công tác với các ban Trung ương Đảng, ban cán sự đảng, đảng đoàn, đảng uỷ trực thuộc Trung ương và các tỉnh uỷ, thành uỷ trực thuộc Trung ương

Văn phòng Trung ương Đảng là cơ quan tham mưu, giúp việc Ban Chấp hành Trung ương, trực tiếp là Bộ Chính trị, Ban Bí thư trong tổ chức, điều hành công việc lãnh đạo của Đảng, phối hợp, điều hoà hoạt động của các cơ quan tham mưu của Trung ương Đảng; tham mưu về chủ trương và các chính sách lớn thuộc lĩnh vực kinh tế - xã hội, nội chính; tham mưu về nguyên tắc

và chế độ quản lí tài chính, tài sản của Đảng, trực tiếp quản lí tài chính, tài sản của các cơ quan đảng Trung ương và bảo đảm hậu cần phục vụ hoạt động của Trung ương Đảng; đồng thời là một trung tâm thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo Mặt khác Văn phòng Trung ương Đảng là nơi tiếp nhận, phát hành

và quản lí các tài liệu, văn kiện của Trung ương; thực hiện và kiểm tra việc thực hiện chế độ bảo vệ bí mật của Đảng và Nhà nước trong hệ thống văn phòng cấp uỷ Quản lí tập trung, thống nhất Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam; trực tiếp quản lí Kho Lưu trữ của Trung ương Đảng; chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ trong các cơ quan đảng và tổ chức chính trị - xã hội Tổ chức quản lí, khai thác, bảo vệ mạng thông tin diện rộng của Đảng; triển khai ứng dụng công nghệ thông tin ở Văn phòng Trung ương Đảng; hướng dẫn việc ứng dụng công nghệ thông tin ở các văn phòng tỉnh uỷ, thành uỷ, đảng uỷ trực thuộc Trung ương

1.1.5 Tài liệu hình thành trong hoạt động của Văn phòng Trung ương Đảng

Một trong những phương tiện thực hiện chức năng quản lý Nhà nước

là các văn bản hình thành trong hoạt động quản lý của Văn phòng Trung ương Đảng Hàng ngày, Văn phòng Trung ương Đảng tiếp nhận các văn bản của các cơ quan gửi đến cũng như phát hành một số lượng rất lớn các văn bản chỉ đạo của Bộ Chính trị, Ban Bí thư, Tổng Bí thư, Thường trực Ban Bí thư và của Văn phòng Trung ương Đảng trả lời ý kiến của các cấp, các

ngành gửi xin ý kiến và trao đổi công việc, có thể chia thành 3 loại như sau: Văn bản đi, văn bản đến và văn bản lưu hành nội bộ

Văn bản do Văn phòng Trung ương Đảng nhận được từ các nơi khác gửi đến được gọi tắt là công văn "đến" Văn bản do cơ quan Văn phòng Trung ương Đảng gửi cho nơi khác, được đăng ký tại bộ phận Vụ Hành chính được gọi tắt là công văn "đi" Tất cả các công văn “đến” và công văn “đi” của Văn phòng Trung ương Đảng đều phải đăng ký thống nhất ở Phòng Văn thư và Phòng Hành chính thuộc Vụ Hành chính Vụ Hành chính chỉ trình lãnh đạo Văn phòng Trung ương Đảng những văn bản đã đăng ký và chịu trách nhiệm với những công văn "đến" và "đi" đã đăng ký tại Vụ Hành chính

Ngoài ra, để phục vụ cho mục đích điều hành và quản lý công tác nội bộ của Văn phòng Trung ương Đảng đã ban hành những văn bản mang tính chất hướng dẫn, chỉ đạo về mặt nghiệp vụ, chuyên môn và thông báo ý kiến của lãnh đạo Văn phòng Trung ương Đảng đối với những đơn vị trực thuộc để biết và thực hiện các công việc nội bộ cơ quan hoặc để báo cáo đề nghị lên lãnh đạo Văn phòng Trung ương Đảng hoặc để trao đổi công việc với các đơn vị khác trong Văn phòng Trung ương Đảng theo đúng chức năng, nhiệm vụ được lãnh đạo Văn phòng Trung ương Đảng giao Hoạt động này đã hình thành nên một nguồn văn bản được lưu hành trong nội bộ Văn phòng Trung ương Đảng

Khi có văn bản gửi đến Văn phòng Trung ương Đảng, cán bộ văn thư

có nhiệm vụ kiểm tra về số lượng, thể loại, số và ký hiệu văn bản tiếp nhận, đối chiếu bì của công văn và ký nhận vào sổ giao nhận công văn Nếu thấy

có sự sai sót thì cán bộ văn thư gửi trả lại cho bưu điện hoặc người chuyển giao văn bản Trong trường hợp nghi ngờ văn bản bị tiết lộ bí mật thì cán bộ văn thư lập biên bản báo cáo với Trưởng phòng Văn thư để quy trách nhiệm

và trả lại công văn cho nơi gửi

Sau khi làm thủ tục nhận văn bản, cán bộ văn thư có nhiệm vụ bóc bì công văn (ưu tiên những văn bản đóng dấu khẩn) Đối với đơn thư khiếu tố nặc danh… người có trách nhiệm bóc bì chuyển cho Vụ Thư từ -Tiếp dân để

xử lý Văn bản sau khi được bóc bì sẽ được đóng dấu đến, ghi số đến cho công văn và đăng ký vào cơ sở dữ liệu công văn đến trên mạng Số đến của công văn được đánh số liên tục theo thứ tự từ 01 của văn bản đến đầu tiên trong năm và kết thúc là số cuối cùng của văn bản được gửi đến cuối cùng của ngày làm việc cuối cùng trong năm

Như đã nêu ở trên, văn bản đến được hiểu là những văn bản do các cơ quan bên ngoài gửi đến Trong hoạt động của mình, Văn phòng Trung ương Đảng thường xuyên nhận được rất nhiều các văn bản do các cơ quan bên ngoài gửi đến với mục đích cung cấp thông tin để biết, để thực hiện, để báo cáo, để hướng dẫn hoặc để xin ý kiến chỉ đạo Trên cơ sở thực tế nguồn văn bản đến và được đăng ký tại bộ phận Văn thư và bộ phân Hành chính thuộc Vụ Hành chính, có thể phân tách các văn bản đến thành những loại văn bản sau:

- Văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên, bao gồm những văn bản liên quan tới quản lý Nhà nước nói chung và những văn bản liên quan trực tiếp tới lĩnh vực do Văn phòng Trung ương Đảng phụ trách Cụ thể như:

+ Luật của Quốc hội: Luật tổ chức Chính phủ; Luật tổ chức Quốc hội; Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật; Luật dân sự

+ Pháp lệnh của Uỷ ban Thường vụ Quốc hội: Pháp lệnh cán bộ công chức; Pháp lệnh khiếu nại, tố cáo; Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia

+ Nghị định, nghị quyết của Chính phủ; Quyết định, Chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ

+ Ngoài những văn bản quy phạm pháp luật nêu trên, Văn phòng Trung ương Đảng cũng nhận được các văn bản hành chính thông thường khác của Quốc hội, Uỷ ban Thường vụ Quốc hội; văn bản của các cơ quan khác thuộc Quốc hội gửi tới như văn bản của Văn phòng Quốc hội; Văn phòng Chủ tịch nước các văn bản hành chính thông thường khác của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Văn phòng Chính phủ

- Văn bản của các cơ quan ngang cấp như các ban, ban cán sự đảng, đảng đoàn, đảng uỷ trực thuộc Trung ương, bộ, ngành, đoàn thể, các tổ chức chính trị, xã hội và các cơ quan Trung ương khác Cụ thể như:

Các quyết định, chỉ thị, thông tư, báo cáo, tờ trình, hướng dẫn, kế hoạch, thông báo, công văn, thư mời, … những văn bản này phản ánh rõ nét

mối quan hệ của Văn phòng Trung ương Đảng với các cơ quan nhà nước khác thông qua các vấn đề như : chỉ đạo thực hiện, báo cáo tình hình, đề nghị phối hợp giải quyết công việc, giải quyết công việc, thông báo

Văn bản của các cơ quan, đơn vị trực thuộc Văn phòng Trung ương Đảng như các cục, vụ, trung tâm, công ty Những văn bản này được hình thành trong quá trình các cơ quan, đơn vị đó thực hiện các nhiệm vụ được Văn phòng Trung ương Đảng giao Những văn bản đó bao gồm các loại như quyết định, tờ trình, công văn, kế hoạch, báo cáo, thông báo nội dung chủ yếu là để thông báo kế hoạch công tác, báo cáo tình hình công tác, báo cáo

về tiến độ thực hiện công việc được giao, xin ý kiến chỉ đạo, xin kinh phí triển khai kế hoạch, xin điều chỉnh kế hoạch

- Văn bản của các tỉnh uỷ, thành uỷ, văn phòng các tỉnh uỷ, thành uỷ trực thuộc Trung ương Trong quá trình hoạt động, các tỉnh uỷ, thành uỷ, văn phòng các tỉnh uỷ, thành uỷ thường xuyên báo cáo về các mặt hoạt động nghiệp vụ của mình với Bộ Chính trị, Ban Bí thư, Văn phòng Trung ương Đảng Bên cạnh văn bản của các tỉnh uỷ, thành uỷ, văn phòng các tỉnh uỷ, thành uỷ, Văn phòng Trung ương Đảng còn nhận được các văn bản của UBND các tỉnh và thành phố trực thuộc Trung ương Nội dung chủ yếu của các văn bản này là báo cáo tình hình thực hiện công tác quản lý của địa phương về lĩnh vực do Văn phòng Trung ương Đảng phụ trách và xin ý kiến chỉ đạo giải quyết của Bộ Chính trị, Ban Bí thư Hình thức văn bản này rất đa dạng, bao gồm các quyết định, chỉ thị, báo cáo, công văn tờ trình, kế hoạch

- Văn bản của các ban cán sự đảng, đảng đoàn, đảng uỷ, các tập đoàn

và Tổng Công ty, Trường Đại học, Trung tâm, Tổng Cục, Cục, Viện, các tổ chức khác và các cá nhân gửi đến Nội dung của các văn bản này chủ yếu tập trung vào việc xin ý kiến về hướng dẫn chế độ, chính sách về các lĩnh vực hoạt động do Văn phòng Trung ương Đảng đảm nhiệm Hình thức của các văn bản này cũng khá đa dạng, bao gồm các quyết định, tờ trình, công văn hành chính, báo cáo, kế hoạch

* Tài liệu đi

Để thực hiện chức năng và nhiệm vụ của Trung ương Đảng, Văn phòng Trung ương Đảng được quyền ban hành các loại văn bản Theo quy

định thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản của Đảng, Trung ương Đảng

và Văn phòng Trung ương Đảng ban hành các thể loại văn bản sau:

+ Ban Chấp hành Trung ương Đảng ban hành: Nghị quyết, Chỉ thị, Quyết định, Thông báo, Báo cáo, Công văn, Chương trình…

+ Văn phòng Trung ương Đảng ban hành: Biên bản, Báo cáo, Công văn, Kế hoạch, Tờ trình, Thông báo, Kết luận, Hướng dẫn …

Những văn bản này được sử dụng vào mục đích ban hành các chủ trương, chính sách, các biện pháp về quản lý, chỉ đạo, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các chỉ thị, nghị quyết, các mặt công tác đối với các cơ quan đơn vị cấp dưới

Giải thích, hướng dẫn thi hành văn bản của các cơ quan nhà nước cấp trên, hướng dẫn các cơ quan, đơn vị, tổ chức cấp dưới và các cơ quan khác thực hiện những quy định về quản lý ngành, lĩnh vực do Văn phòng Trung ương Đảng phụ trách

Ngoài những văn bản được ban hành theo thẩm quyền, để phục vụ hoạt động quản lý của mình, Văn phòng Trung ương Đảng còn sử dụng các loại văn bản hành chính thông thường khác như: công văn hành chính, kế hoạch, điều lệ, quy chế, tờ trình, báo cáo, thông báo

Nội dung của các văn bản này tập trung chủ yếu vào việc xây dựng các

kế hoạch hoạt động của Văn phòng Trung ương Đảng liên quan tới các hoạt động của Văn phòng Trung ương Đảng; quyết định các vấn đề liên quan tới công tác tổ chức, cán bộ, đề ra các kế hoạch thực hiện, báo cáo công tác của Văn phòng Trung ương Đảng với các cơ quan quản lý cấp trên, các cơ quan làm nhiệm vụ giám sát, các cơ quan, đơn vị hữu quan

Quy trình ban hành văn bản này như sau: Văn bản có nội dung liên quan tới đơn vị nào thì đơn vị đó chịu trách nhiệm chủ trì soạn thảo Văn bản được dự thảo xong sẽ được đưa ra lấy ý kiến của những người có trách nhiệm và chỉnh sửa Văn bản đã soạn thảo xong sẽ được lãnh đạo đơn vị xem xét và chuyển cho lãnh đạo Văn phòng xem xét ký phát hành Trường hợp các văn bản của Trung ương thì đồng chí lãnh đạo được phân công phụ trách ngành, lĩnh vực sẽ thẩm định và trình đồng chí Thường trực Ban Bí thư hoặc đồng chí Tổng Bí thư ký ban hành

* Tài liệu lưu hành nội bộ

Bên cạnh nguồn tài liệu đi và đến, để đảm bảo cho hoạt động của cơ quan Văn phòng Trung ương Đảng được thông suốt, trong hệ thống văn bản của Văn phòng Trung ương Đảng phát sinh một nguồn văn bản nữa được gọi

là văn bản nội bộ Văn bản nội bộ bao gồm một số loại sau: quyết định, công văn, báo cáo, thông báo, nội quy, quy chế, tờ trình Nguồn văn bản này được hình thành trong nội bộ cơ quan Văn phòng Trung ương Đảng, từ các đơn vị trực thuộc Văn phòng Trung ương Đảng và không ban hành ra bên ngoài Quy trình ban hành loại văn bản này cũng tương tự như đối với văn bản đi nhưng thay vì ban hành ra ngoài văn bản này sẽ được công bố trong nội bộ

cơ quan hoặc gửi cho các đơn vị trong cơ quan mà không qua bộ phận văn thư của Vụ Hành chính để đăng ký và lấy dấu

Loại văn bản này được sử dụng vào các mục đích như thông báo ý kiến của lãnh đạo Văn phòng, đề nghị phối hợp xử lý công việc Đơn vị ban hành văn bản sẽ làm nhiệm vụ giữ bản lưu của văn bản

1.2 Tổng quan về tài liệu điện tử và quản lý tài liệu điện tử

1.2.1 Khái niệm tài liệu điện tử

Theo ISO 15489, tài liệu điện tử cũng là tài liệu Trong đề tài này, tài liệu điện tử là khái niệm để chỉ tất cả các tài liệu số (digital document), bao gồm cả các tài liệu được tạo ra ngay từ đầu đã là tài liệu số (born-digital) và các tài liệu số hoá (digitalised)

Trước khi đi vào khảo sát về quản lý tài liệu điện tử hiện hành tại Văn phòng Trung ương Đảng, chúng tôi muốn có được cách hiểu thống nhất về những thuật ngữ đề cập trong luận văn:

Siêu dữ liệu (metadata): là dữ liệu về dữ liệu (mô tả bối cảnh, nội

dung, cơ cấu hồ sơ và việc quản lý các hồ sơ theo thời gian)

Cơ sở dữ liệu: là tập hợp các dữ liệu được sắp xếp, tổ chức để truy cập,

khai thác, quản lý và cập nhật thông qua phương tiện điện tử [ 2 ];

Văn bản điện tử: là tài liệu thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu [ 2 ]; Thông điệp dữ liệu: là thông tin được tạo ra, được gửi đi, được nhận và được

lưu trữ bằng phương tiện điện tử [ 2 ];

Phương tiện điện tử: là phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện,

điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ tương tự [ 2 ];

Số hóa: là việc biến đổi các loại hình thông tin sang thông tin số [ 15 ]; Thông tin số: là thông tin được tạo lập bằng phương pháp dùng tín hiệu

số [ 15 ];

Tài liệu: là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của

cơ quan, tổ chức, cá nhân [ 18 ]

Hồ sơ: là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự

việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của

cơ quan, tổ chức, cá nhân [ 18 ];

Tài liệu điện tử: là khái niệm để chỉ tất cả các tài liệu số, bao gồm cả các

tài liệu được tạo ra ngay từ đầu đã là tài liệu số và các tài liệu số hoá [ 43 ];

Tệp gắn kèm: tệp tin điện tử gắn kèm với bản ghi mô tả tài liệu (văn

bản) [ 44 ];

1.2.2 Đặc điểm của tài liệu điện tử

- Hình thức thông tin điện tử: Cũng giống như tài liệu giấy, tài liệu

điện tử chứa đựng thông tin rất đa dạng về hoạt động nghiên cứu, sản xuất, kinh doanh, quản lý của các cơ quan, tổ chức nhà nước Tuy nhiên, khi sử dụng tài liệu giấy truyền thống, con người có thể trực tiếp ghi dấu sự nhận biết như trực tiếp viết và đọc thông tin bằng mắt thường; song khi sử dụng tài liệu điện tử, con người không thể ghi nhớ những dấu hiệu - mã số điện tử; với tài liệu điện tử, thông tin được ghi trên ổ cứng, đĩa mềm, băng từ, đĩa

CD, thiết bị lưu trữ do vậy, con người chỉ có thể khai thác, sử dụng được tài liệu điện tử thông qua hệ thống máy tính có chứa phần mềm tương thích

- Tính có thể tách rời giữa thông tin và vật mang tin: Đối với tài liệu

giấy, nội dung thông tin và hình thức thông tin có sự liên kết cố định trên một vật mang tin, do đó rất dễ nhận biết việc thay đổi hình thức thông tin

Nhưng đối với tài liệu điện tử không có sự cố định về hình dạng vật lý, có thể thay đổi các vật mang tin, thậm chí có thể lưu giữ trên các vật mang tin

khác nhau nhưng nội dung thông tin hoàn toàn không bị thay đổi Như vậy,

có thể thấy thông tin của tài liệu điện tử là lưu động, có tính độc lập tương đối với vật mang tin và ở trạng thái động

- Kết cấu vật lý và tính phức tạp của kết cấu đối với độ tin cậy của bối

cảnh thông tin và dữ liệu: Kết cấu vật lý là chỉ vị trí, trạng thái và tình trạng phân bổ thông tin lưu giữ trên vật mang tin Đối với tài liệu giấy, kết cấu vật

lý thông tin và kết cấu lôgic là một nhưng là kết cấu trực quan Khi kết cấu vật lý bị phá vỡ thì kết cấu lôgic cũng bị phá vỡ Nhưng đối với tài liệu điện

tử, kết cấu vật lý của thông tin với kết cấu lôgic không phải là một Các phần tiêu đề, nội dung, phụ lục sắp xếp trong cùng một tài liệu điện tử có thể lại không liên tục trên cùng một vật mang tin Trong quá trình xử lý, thông tin trong tài liệu điện tử có thể có những thay đổi, có thể đưa những bộ phận khác nhau của tài liệu điện tử lưu giữ trên những vật mang tin khác nhau nhưng kết cấu lôgic có thể giữ nguyên không thay đổi

- Tính dễ sửa chữa, dễ phục chế: Ngoài những đặc điểm mang tính tích

cực nêu trên, tài liệu điện tử cũng có những đặc điểm không mong muốn, đó là tính an toàn thông tin dễ bị vi phạm do việc sao chụp thông tin từ các tài liệu điện tử rất dễ dàng, nhanh chóng Thông tin trên mạng cũng dễ bị làm sai lệch

thậm chí bị huỷ hoại do những vi phạm vô tình hay cố ý của người sử dụng

Ngoài ra, tính ổn định của thông tin trong nguồn tin điện tử thường không đồng nhất, có tài liệu thì rất ổn định, tồn tại lâu dài như các tài liệu ghi trên CD-ROM, DVD-ROM, nhưng lại có những tài liệu có đời sống rất ngắn, như một số bài báo xuất bản trên mạng Internet

- Tính đa truy cập và khả năng cho phép nhiều người sử dụng cùng

một tài liệu trong cùng một thời điểm: Tài liệu điện tử có khả năng cho phép

người sử dụng có thể tra tìm tài liệu đồng thời theo nhiều dấu hiệu khác

nhau, như tìm theo các yếu tố mô tả thư mục thông thường với các toán tử

tìm được xây dựng theo đại số BOOL, các toán tử tìm thu gọn, tìm theo các liên kết tới các nguồn tham khảo, trích dẫn Điều này cho phép người dùng tin có thể mở rộng hay thu hẹp phạm vi tìm kiếm, rút ngắn thời gian tra tìm

Tài liệu điện tử cho người đọc khả năng liên hệ, tiếp cận với các tác giả, tạo ra một kênh phản hồi thông tin giữa người dùng tin và người tạo lập

ra thông tin Bằng việc tạo ra các kết nối tới địa chỉ của tác giả, tới các bài viết của cùng tác giả, tới các bài viết về cùng vấn đề của các tác giả khác ngay trong tài liệu, hay cho phép liên kết tới các nguồn thông tin khác ngoài văn bản hiện thời, như liên kết tới các nguồn tham khảo, liên kết tới các tác giả Nguồn tin điện tử có thể giúp người đọc dễ dàng theo dõi được quá trình phát triển của vấn đề và dễ dàng liên hệ với các tác giả qua thư điện tử, hay tham gia vào các diễn đàn trao đổi thông tin với những người đọc khác

Nguồn tin điện tử cũng cho khả năng truy cập từ xa trong mọi điều kiện không gian, thời gian Trong môi trường thông tin điện tử, về nguyên tắc, người dùng tin có thể tiếp cận tới nguồn tin từ mọi lúc, mọi nơi trên thế giới thông qua mạng máy tính Người dùng tin có thể ngồi tại nhà, tại phòng làm việc, thay vì phải đến thư viện, vẫn có thể đọc được các cuốn sách, tạp chí hay truy nhập vào các cơ sở dữ liệu của các thư viện, các cơ quan thông tin lớn trên khắp thế giới

Một đặc điểm khác nữa của nguồn tin điện tử là khả năng cho phép nhiều người sử dụng cùng một tài liệu trong cùng một thời điểm Điều này cho phép các cơ quan thông tin - thư viện có thể tổ chức phục vụ một số lượng người dùng tin nhiều hơn so với trong trường hợp phục vụ bằng nguồn tin truyền thống

Tài liệu điện tử được cập nhật rất nhanh chóng, thông tin trên các

nguồn tin điện tử có thể được đổi mới hằng ngày, thậm chí hằng giờ Đây là

điều không thể có được đối với các nguồn tin truyền thống

Tài liệu điện tử có đặc điểm quan trọng là chúng được tạo ra, bảo trì, truyền dẫn, khai thác bằng phương tiện điện tử, do vậy yêu cầu trong việc quản lý tài liệu điện tử phải đầu tư thiết bị điện tử tốn kém kinh phí

1.2.3 Quản lý tài liệu điện tử

Quản lý tài liệu điện tử là sự tác động có mục đích của cơ quan quản lý đến các đối tượng bị quản lý, bằng một hệ thống các quy chế, quy định nhằm mục tiêu quản lý được đầy đủ khối tài liệu điện tử của cơ quan sản sinh ra nhằm mục đích phục vụ cho việc bảo quản và khai thác tài liệu điện tử một cách nhanh chóng và thuận tiện

Quản lý tài liệu điện tử như một hoạt động vật chất thực hiện được là nhờ vào tài liệu điện tử Kết quả phân tích sự phát triển của các định nghĩa

khái niệm tài liệu điện tử để nêu bật lên tính liên kết của vật mang vật chất

và thông tin được cố định trên vật mang tin đó

Về công tác quản lý tài liệu: Sự tồn tại đồng thời hai loại hình tài liệu giấy và tài liệu điện tử trong công tác văn thư ở Văn phòng Trung ương Đảng trong đó tài liệu giấy vẫn là tài liệu chính thức đã gây ra những khó khăn nhất định trong việc quản lý tài liệu Cụ thể:

Các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ về tài liệu điện tử và quản lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, lưu trữ của Đảng chưa được Văn phòng Trung ương Đảng nghiên cứu, xây dựng, ban hành Ngay cả những văn bản hướng dẫn cụ thể về các nội dung nghiệp vụ, cách nhập thông tin vào các trường trong cơ sở dữ liệu “xử lý công văn đi, đến” đang thực hiện cũng chưa

có Một số nội dung trong qui trình “xử lý công văn đi, đến” không thực hiện được do thiếu công cụ hướng dẫn nghiệp vụ cụ thể

Quản lý tài liệu điện tử còn có những bất cập; các văn bản của Đảng đều được soạn thảo bằng các phần mềm ứng dụng phổ biến, các phiên bản

dự thảo (từ dự thảo bản đầu đến bản cuối) được phân bố rải rác tại các máy trạm của người sử dụng, việc quản lý tài liệu chỉ tập trung vào văn bản tài liệu chính thức in ra giấy, các phiên bản dự thảo văn bản điện tử không được tập trung quản lý nên rất khó kiểm soát (về lưu giữ toàn bộ, lập hồ sơ, bảo mật thông tin…)

1.3 Nguồn tài liệu điện tử của Văn phòng Trung ương Đảng

Nguồn tài liệu điện tử của Văn phòng Trung ương Đảng chủ yếu là tài liệu điện tử hình thành từ khi khởi tạo chúng với các thông điệp dữ liệu và tài liệu khi hình thành là tài liệu truyền thống, sau đó trở thành tài liệu điện

tử trong quá trình số hóa gồm có:

Công văn đến: bao gồm các tài liệu của các cơ quan, đơn vị, cá nhân gửi đến Văn phòng Trung ương Đảng được cập nhật đăng ký vào cơ sở dữ liệu công văn đến của Văn phòng Trung ương Đảng

Công văn đi: Bao gồm các tài liệu do Văn phòng Trung ương Đảng phát hành (văn bản của Trung ương và Văn phòng Trung ương Đảng) được cập nhật vào cơ sở dữ liệu công văn đi của Trung ương Đảng và Văn phòng Trung ương Đảng

Tài liệu nội bộ của Văn phòng Trung ương Đảng gồm: Văn bản của các đơn vị trực thuộc Văn phòng Trung ương Đảng gửi trong nội bộ cơ quan

1.3.1 Tài liệu điện tử đến

Văn phòng Trung ương Đảng đăng ký cập nhật công văn đến và quản

lý bằng máy vi tính có nối mạng LAN của cơ quan với các đơn vị trực thuộc, cán bộ, chuyên viên của cơ quan khi tiếp nhận văn bản để giải quyết phải có trách nhiệm quản lý văn bản theo quy định của cơ quan

Tài liệu điện tử đến được hiểu là văn bản do các cơ quan bên ngoài gửi đến Văn phòng Trung ương Đảng qua đường mạng và được tiếp nhận tại bộ phận văn thư Khi có công văn gửi từ các cơ quan bên ngoài tới, nhân viên văn thư thuộc Vụ Hành chính phải đăng ký vào máy tính, cập nhật trích yếu nội dung vào cơ sở dữ liệu công văn đến Đối với các văn bản chuyển qua đường mạng có

ký hiệu riêng chữ “M” và gửi cho các đồng chí lãnh đạo và chuyên viên của các đơn vị theo thẩm quyền được phân công để giải quyết hoặc cho ý kiến

Quy trình công văn đến

Văn thư

Công văn đến (đường mạng)

Công văn đến (giấy tờ)

Người xử lý

Chuyển xử lý

Là chủ trì xử

lý hoặc lãnh đạo ?

Hình 1 : Lưu trình xử lý công văn đến

Công văn đến có thể đi theo 2 con đường: công văn đến trên giấy tờ và công văn đến nhận được từ mạng Công văn đến trên giấy tờ là các công văn được gửi theo đường bưu điện từ các cơ quan khác gửi đến Văn phòng Công văn đến nhận từ mạng là các công văn từ các cơ quan khác được gửi theo đường mạng thông tin mà mạng của Văn phòng Trung ương Đảng đã kết nối với các cơ quan Các công văn đến từ cả 2 đường sẽ được nhận tại văn thư Văn thư có nhiệm vụ sau:

Vào sổ các công văn đến Việc vào sổ bao gồm cấp số đến cho công văn, nhập trích yếu của công văn

Chuyển xin ý kiến hoặc chuyển xử lý tới các lãnh đạo hoặc chuyên viên trong văn phòng

- Đối với công văn đến theo đường giấy tờ, văn thư phải nhập đầy đủ trích yếu Đối với công văn đến theo đường mạng, toàn bộ trích yếu và nội dung toàn văn đã được tự động đưa vào nên không phải nhập Với công văn chuyển - nhận theo mạng, văn thư chỉ phải nhập thêm số đến của công văn và chuyển xử

lý Đây là phương án hoạt động mong muốn của hệ thống tổ chức gửi - nhận công văn sau này

- Sau khi văn thư đã nhập xong công văn đến, công văn sẽ tự động chuyển tới những người xử lý liên quan Nếu công văn được mở ra bởi người chủ trì xử lý hoặc bởi lãnh đạo văn phòng hay lãnh đạo chung thì người chủ trì xử lý có nhiệm vụ sau:

+ Xử lý công văn bằng cách đọc và đưa ra các ý kiến giải quyết

+ Có thể chuyển công văn cho chuyên viên khác xử lý

+ Được quyền đánh dấu công văn đó có hoặc không có ý kiến của cấp uỷ

- Được quyền đánh dấu “kết thúc xử lý” Việc đánh dấu “kết thúc xử lý”

sẽ tạo ra trạng thái “kết thúc xử lý” của công văn Công văn sẽ được lưu lại

và sau đó không ai được quyền sửa nội dung hoặc thêm ý kiến Khi đó người

Chuyển xử

lý ?

Có

chủ trì xử lý phải chịu toàn bộ trách nhiệm về ý kiến giải quyết của mình

- Nếu công văn được người phối hợp xử lý mở ra và không nằm ở

trạng thái “kết thúc xử lý” thì người phối hợp xử lý có nhiệm vụ sau:

+ Xử lý công văn bằng cách đọc và đưa ra các ý kiến giải quyết

+ Có thể chuyển công văn cho chuyên viên khác xử lý

Các công văn đến có thể nằm ở 1 trong 3 trạng thái xử lý Các trạng thái này thể hiện qui trình xử lý công văn của các chuyên viên và giúp cho lãnh đạo theo dõi được tình trạng xử lý trong cơ quan:

+ Đang xử lý

+ Kết thúc xử lý

+ Không cần xử lý

Trạng thái “kết thúc xử lý” và “không cần xử lý” tương tự như nhau và

chỉ ra rằng công văn đó đã được giải quyết xong Khi đó công văn sẽ được lưu lại để tham khảo và hệ thống không cho phép thay đổi nội dung của công văn

kể cả việc sửa đổi hoặc thêm bớt các ý kiến giải quyết Các thông tin trạng thái

xử lý của công văn và thời hạn giải quyết sẽ tạo ra báo cáo các công văn quá hạn xử lý

Bảng 1 : Qui trình xử lý công văn đến

Bước Nội dung công việc Người thực hiện / người phối hợp

2 Chọn chuyên viên chủ trì xử lý Văn thư

3 Chọn chuyên viên phối hợp xử lý Văn thư, Lãnh đạo chung, Lãnh đạo

văn phòng, Lãnh đạo vụ, Chuyên viên

4 Nhập yêu cầu xử lý, thời hạn xử lý và thời hạn

thu hồi công văn

Văn thư

5 Xử lý đầu tiên của chuyên viên

 Hàng ngày xem có văn bản nào chuyển

đến yêu cầu mình xử lý không ?

 Nếu có, đưa ra ý kiến xử lý hoặc đề xuất

của bản thân

Chuyên viên xử lý

6 Xử lý tiếp theo của chuyên viên

 Chuyển xử lý cho các chuyên viên khác

nếu có nhu cầu

Xử lý của Lãnh đạo chung, Lãnh đạo văn phòng

 Tạo các văn bản đôn đốc và chuyển cho

7 Kết thúc xử lý của chuyên viên chủ trì xử lý

công văn

 Có thể tạo dự thảo công văn phát hành

 Chuyển dự thảo công văn phát hành (bản

sao) cho lãnh đạo duyệt và ký

 Thiết lập công văn đến sang trạng thái

“kết thúc xử lý” Khi đó công văn được đóng lại và coi như đã kết thúc

để đưa vào kho lưu trữ

Như vậy công văn điện tử đến của Văn phòng Trung ương Đảng bao gồm toàn bộ trích yếu nội dung của công văn giấy đến và các công văn điện

tử đến của các cơ quan gửi qua đường mạng

Thông tin được cập nhật vào cơ sở dữ liệu của công văn đến bao gồm các trường sau:

Mã đăng ký

Phân loại cơ quan

Công văn đến qua mạng (giấy)

Xin ý kiến cấp ủy

Nội dung yêu cầu xử lý

Tài liệu gửi qua đường mạng có thêm trường toàn văn nội dung văn bản, trong đó có tệp (file) đính kèm

Các trường đăng ký công văn đến trước khi nhập nội dung có giao diện như sau:

Sau khi nhập nội dung giao diện các trường đăng ký công văn đến được mô tả như hình dưới đây:

Có thể thấy, giao diện của cơ sở dữ liệu công văn đến của phần mềm thân thiện với người sử dụng, thuận tiện, dễ cập nhật vào các trường trong cơ

- Tài liệu đi của Văn phòng Trung ương Đảng gồm có 2 loại: Công văn

đi của Trung ương và công văn đi của Văn phòng Trung ương Đảng : các văn bản đi này đều được cập nhật và gắn tệp file văn bản đầy đủ 100% trên cơ sở

dữ liệu công văn đi, sau khi phát hành chính thức các văn bản này được cập nhật đầy đủ toàn văn nội dung công văn vào cơ sở dữ liệu và tuỳ theo mức độ mật của văn bản mà được chuyển qua đường mạng đối với các cơ quan, đơn vị được nhận văn bản

Quy trình quản lý, xử lý công văn đi

Hình 2: Lưu trình xử lý công văn đi

Duyệt

Duyệt dự thảo văn bản

là người ký văn bản?

Cấp số văn bản

Đăng ký sổ và phát hành

Lưu trữ

cơ quan

Đọc văn bản yêu cầu xử lý

Ghi ý kiến giải quyết Xem các ý kiến xử lý đã có

Duyệt cho phép phát hành ?

Chuyển xử

lý ?

Có Không

Ký văn bản

(Chữ ký điện tử)

Dự thảo văn bản

Trong quá trình giải quyết công việc (xuất phát từ yêu cầu của công văn đến nào đó) hoặc do yêu cầu thực tiễn, nảy sinh yêu cầu soạn thảo công văn đi nhằm trả lời hoặc trình hoặc yêu cầu một việc gì đó Khi này, thông thường chuyên viên sẽ phải viết một bản dự thảo công văn đi Chuyên viên viết bản dự thảo này có nhiệm vụ:

- Tạo bản dự thảo công văn đi theo yêu cầu nhiệm vụ Bản dự thảo bao gồm cả nội dung tóm tắt, chỉ trừ phần số kí hiệu của công văn sẽ được nhập sau (bởi văn thư) và toàn văn công văn (toàn văn có thể được soạn thảo trên một hệ soạn thảo văn bản nào đó như WINWORD sau đó ghép vào bản dự thảo)

- Quyết định lãnh đạo sẽ chịu trách nhiệm ký duyệt cho phép phát hành công văn này

- Có thể chuyển tới các chuyên viên khác để cho ý kiến nhằm bổ sung hoặc chỉnh lý sửa đổi bản dự thảo

Các chuyên viên khác trong cơ quan nhận được bản dự thảo công văn

đi chuyển tới có nhiệm vụ:

- Xử lý công văn đi bằng cách đọc bản dự thảo, xem xét ý kiến của các chuyên viên khác đã đề xuất và đưa ra các ý kiến bổ sung hoặc chỉnh lý của mình

- Có thể chuyển tiếp bản dự thảo công văn tới các chuyên viên khác để tiếp tục xử lý

Sau đó, bản dự thảo công văn đi được trình lên lãnh đạo để ký duyệt và cho phép phát hành Đây là người lãnh đạo đã được xác định trước bởi chuyên viên chịu trách nhiệm soạn dự thảo công văn đi Lãnh đạo ký duyệt cho phép phát hành có nhiệm vụ:

- Đọc, duyệt bản dự thảo và có thể bổ sung chỉnh lý thêm

- Quyết định cho phép phát hành công văn này bằng cách đánh dấu “cho

phép phát hành”

Sau khi lãnh đạo đã ký duyệt cho phép phát hành công văn đi này, bản

dự thảo công văn đi sẽ được chuyển tới văn thư của đơn vị Văn thư có nhiệm vụ:

- Cấp số phát hành và ghi sổ lưu công văn đi Văn thư sẽ nhập các giá trị

số kí hiệu và ngày phát hành của công văn vào cơ sở dữ liệu công văn đi

- Phát hành công văn đi ra cơ quan bên ngoài theo đường công văn bình thường hoặc theo đường mạng thông tin (giả định trong tương lai) Sau này khi mạng thông tin diện rộng đã phát triển đầy đủ, khi đó đa số các công văn

đi sẽ được chuyển theo đường mạng tới các cơ quan bên ngoài

Các công văn đi đã được phát hành sẽ được coi như đã kết thúc xử lý và xếp vào kho lưu trữ Không ai được phép sửa đổi hoặc thêm các ý kiến vào các công văn đó

Bảng 2: Qui trình xử lý công văn đi

Bước Nội dung công việc Người thực hiện / người phối hợp

1 Tạo dự thảo công văn phát hành Chuyên viên, Lãnh đạo vụ, Lãnh đạo

văn phòng, Lãnh đạo chung

2 Chuyển xin ý kiến hoặc xử lý của các chuyên

viên khác

Chuyên viên, Lãnh đạo vụ, Lãnh đạo văn phòng, Lãnh đạo chung

3 Chuyển bản dự thảo tới lãnh đạo ký duyệt

Lãnh đạo xem xét và nếu đạt yêu cầu thì ký

duyệt cho phép phát hành

Lãnh đạo chung, Lãnh đạo văn phòng, Lãnh đạo vụ

Theo quy định của Văn phòng Trung ương Đảng, tất cả các văn bản của

Trung ương và Văn phòng Trung ương Đảng ban hành đều phải được làm thủ tục đăng ký tại bộ phận văn thư thuộc Vụ Hành chính Cán bộ văn thư có trách nhiệm quản lý, theo dõi văn bản đi phải thực hiện các nghiệp vụ như kiểm tra về thể thức, nội dung và thẩm quyền ký văn bản, sau đó mới đóng dấu ban hành Tất cả các văn bản ban hành (gọi chung là văn bản đi) đều được đăng ký vào cơ sở dữ liệu công văn đi hoàn toàn không sử dụng sổ giấy

- Theo quy định của Văn phòng Trung ương Đảng thì các văn bản phải được cập nhật đầy đủ trên cơ sở dữ liệu công văn đi gồm các trường sau :

Nội dung yêu cầu xử lý

Giao diện các trường đăng ký công văn đi khi chưa nhập nội dung được mô tả như sau:

Sau khi nhập nội dung giao diện các trường đăng ký công văn đi được

mô tả như hình dưới đây:

Một số trường trong giao diện như “Từ khóa”, “Chuyên đề”, “Loại văn bản” không được cập nhật vào cơ sở dữ liệu do Văn phòng Trung ương chưa

có hướng dẫn cụ thể

1.3.3 Tài liệu điện tử nội bộ

Trong hệ thống thông tin của Văn phòng Trung ương Đảng, văn bản lưu hành nội bộ là những văn bản do các đơn vị trực thuộc Văn phòng Trung ương Đảng ban hành Văn bản do đơn vị nào ban hành sẽ lấy số và được đăng ký hệ thống số công văn đi của đơn vị đó và các đơn vị nhận văn bản sẽ đăng ký vào cơ sở dữ liệu công văn đến của đơn vị mình Văn bản lưu hành nội bộ có thể là văn bản được in ra giấy và được chuyển giao theo cách thức truyền thống, nhưng cũng có thể được hình thành và chuyển giao trên mạng nội bộ Tuy nhiên, hình thức quản lý và chuyển giao văn bản trên mạng nội

bộ hiện nay tại Văn phòng Trung ương Đảng vẫn chưa phải là hình thức phổ biến mà chủ yếu là các thông tin đưa lên mạng nội bộ phục vụ cho việc nắm thông tin chung của cơ quan

Quy trình công văn nội bộ

Xử lý công việc

Hình 3: Lưu trình xử lý công văn nội bộ

Như trên hình vẽ ta thấy, lưu trình xử lý công văn nội bộ tương tự như lưu trình xử lý công văn đi tuy nhiên vì các công văn nội bộ là các công văn chỉ lưu hành trong nội bộ cơ quan nên nó khác lưu trình xử lý công văn đi ở các điểm sau đây:

- Vì không phát hành ra ngoài nên bản dự thảo công văn nội bộ không được chuyển tới văn thư của đơn vị

- Sau khi đồng chí lãnh đạo đã ký duyệt cho phép phát hành công văn nội

bộ thì công văn sẽ được cấp số phát hành ngay và phát hành trong cơ quan

Bảng 3: Qui trình xử lý công văn nội bộ Bước Nội dung công việc Người thực hiện / người phối hợp

1 Tạo dự thảo công văn nội bộ Chuyên viên, Lãnh đạo vụ, Lãnh đạo

văn phòng, Lãnh đạo chung

2 Chuyển xin ý kiến hoặc xử lý của các

chuyên viên khác

Chuyển bản dự thảo tới lãnh đạo ký duyệt

Chuyên viên, Lãnh đạo vụ, Lãnh đạo văn phòng, Lãnh đạo chung

Dự thảo công văn nội bộ

Chuyển xin ý kiến và xử lý tới các chuyên viên khác

là người ký công văn ?

Duyệt cho phép phát hành ?

Chuyển xử

lý ?

Có Không

Đúng

Sai Duyệt

Chưa duyệt

3 Lãnh đạo xem xét và nếu hợp lệ thì ký duyệt

Các trường đăng ký nhập công văn nội bộ đi trước khi nhập nội dung

có giao diện như sau:

Sau khi nhập nội dung giao diện các trường đăng ký nhập công văn nội

bộ đi được mô tả như hình dưới đây:

Một số trường trong giao diện như “Từ khóa”, “Chuyên đề”, “Loại văn bản” không được cập nhật vào cơ sở dữ liệu do Văn phòng Trung ương chưa có hướng dẫn cụ thể

- Tài liệu điện tử nói chung, hay tài liệu đọc bằng máy gồm các tệp dữ liệu hoặc cơ sở dữ liệu, mục lục, biểu bảng, thư điện tử, các thông tin văn bản hoặc số liệu Như vậy ở Văn phòng Trung ương Đảng thì tài liệu điện tử bao gồm: các file dữ liệu, các cơ sở dữ liệu, các file xử lý ngôn ngữ, thư điện

tử, điện tín điện tử, ở dạng văn bản hoặc dạng số hóa Tài liệu điện tử được lưu trữ trong các vật mang tin: đĩa cứng, đĩa mềm, đĩa quang, băng từ, được biểu diễn dưới dạng số hóa là cơ bản, khi đọc phải dùng hệ thống máy móc với các phần mềm phù hợp

Tài liệu điện tử có đặc điểm khác với tài liệu giấy về cách biểu diễn thông tin; về đặc thù về vật mang tin với những tính chất lý hóa khác nhau; đặc điểm tạo khả năng xử lý, truyền, tra cứu và cung cấp thông tin nhanh