Quản lý tài liệu điện tử hiện hành tại Văn phòng Trung ương Đảng thực trạng và giải pháp.PDF

MỤC LỤC _ Trang LỜI CẢM ƠN MỞ ĐẦU CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ, QUẢN LÝ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ TẠI VĂN PHÒNG TRUNG ƯƠNG ĐẢNG 11 1.1 Giới thiệu Văn phòng Trung ương Đảng tài liệu hình thành hoạt động Văn phòng Trung ương Đảng 11 1.1.1 Quá trình hình thành phát triển 11 1.1.2 Chức nhiệm vụ 11 1.1.3 Cơ cấu tổ chức máy Văn phòng Trung ương Đảng 13 1.1.4 Mối quan hệ Văn phòng Trung ương Đảng với quan Đảng Nhà nước 14 1.1.5 Tài liệu hình thành hoạt động Văn phịng Trung ương Đảng 15 1.2 Tổng quan tài liệu điện tử quản lý tài liệu điện tử 20 1.2.1 Khái niệm tài liệu điện tử 20 1.2.2 Đặc điểm tài liệu điện tử 21 1.2.3 Quản lý tài liệu điện tử 23 1.3 Nguồn tài liệu điện tử Văn phòng Trung ương Đảng 24 1.3.1 Tài liệu điện tử đến 24 1.3.2 Tài liệu điện tử 30 1.3.3 Tài liệu điện tử nội 35 1.4 So sánh tính ưu việt tài liệu điện tử với tài liệu giấy 40 CHƯƠNG : THỰC TRẠNG CỦA CÔNG TÁC QUẢN LÝ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ HIỆN HÀNH TẠI VĂN PHÒNG TRUNG ƯƠNG ĐẢNG 42 2.1 Khái quát tình hình quản lý tài liệu điện tử Văn phòng Trung ương Đảng 42 2.2 Các văn quy định quản lý tài liệu điện tử Văn phịng Trung ương Đảng 48 2.3 Quy trình phương pháp quản lý tài liệu điện tử Văn phòng Trung ương Đảng 59 2.3.1 Đối với tài liệu điện tử đến 61 2.3.2 Đối với tài liệu điện tử 64 2.3.3 Đối với tài liệu điện tử nội 65 2.4 Khai thác sử dụng tài liệu điện tử 66 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ NHẬN XÉT VÀ CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CỦA CÔNG TÁC QUẢN LÝ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ HIỆN 69 HÀNH TẠI VĂN PHÒNG TRUNG ƯƠNG ĐẢNG 3.1 Nhận xét 69 3.1.1 Những kết đạt 69 3.1.2 Một số hạn chế 71 3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác quản lý tài liệu điện tử hành Văn phòng Trung ương Đảng 77 3.2.1 Xây dựng văn hướng dẫn nghiệp vụ quản lý tài liệu điện tử 77 3.2.2 Xây dựng đề án quản lý tài liệu điện tử triển khai thực đề án duyệt 79 3.2.3 Đẩy mạnh việc đổi quy trình cơng tác lề lối làm việc 84 Văn phòng Trung ương Đảng 3.2.4 Đào tạo bồi dưỡng nhân lực 85 KẾT LUẬN 88 TÀI LIỆU THAM KHẢO 91 PHỤ LỤC 95 MỞ ĐẦU 1- Mục đích, ý nghĩa đề tài Từ vài thập kỷ gần đây, với tác động mạnh mẽ tiến khoa học công nghệ, đặc biệt công nghệ thông tin truyền thông; giới biến chuyển tới kinh tế xã hội mà thông tin tri thức xem nguồn lực chủ yếu Thông tin trở thành nguồn tài nguyên quan trọng xã hội Tài liệu điện tử trở thành phương tiện lưu trữ thông tin hữu hiệu ngày phát triển nhanh chóng, có mặt hầu hết ngành hoạt động kinh tế xã hội từ trung ương đến địa phương nước ta Trong số quan tài liệu điện tử thay tài liệu giấy trở thành tài sản có giá trị quốc gia Ở nước ta nay, quan quản lý lưu trữ Nhà nước bắt đầu tiếp cận nghiên cứu tài liệu điện tử quản lý tài liệu điện tử lưu trữ nước như: Anh, Mỹ, Trung Quốc tiến hành nghiên cứu từ năm 70 kỷ trước… Tất nội dung từ khái niệm, đặc điểm, tính chất tài liệu điện tử, đến yêu cầu, nguyên tắc, giải pháp quản lý, nội dung nghiệp vụ giải pháp công nghệ khoa học lưu trữ Việt Nam giai đoạn khởi đầu Đối với hệ thống tổ chức Đảng: Từ năm 2000 đến nay, trình hoạt động quan, tổ chức Đảng, hệ thống văn điện tử bước đầu hình thành Theo Quy định Văn phòng Trung ương Đảng số 01QĐ/VPTW, ngày 07-4-2011 việc gửi nhận văn mạng thông mạng thông tin diện rộng đảng Quy định cơng tác văn thư Văn phịng Trung ương Đảng số 2389-QĐ/VPTW, ngày 26-11-2008, không quy định việc quản lý tài liệu điện tử Vấn đề đặt sở pháp lý tài liệu điện tử quan Đảng nói chung Văn phịng Trung ương Đảng nói riêng chưa quy định cụ thể; việc kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ tài liệu điện tử, phương thức quản lý tài liệu điện tử Văn phòng Trung ương Đảng gặp nhiều khó khăn; thiếu am hiểu, thiếu văn đạo, thiếu giải pháp quản lý Văn phòng Trung ương Đảng quan tham mưu, giúp việc Ban Chấp hành Trung ương, trực tiếp Bộ Chính trị, Ban Bí thư tổ chức, điều hành cơng việc lãnh đạo Đảng, phối hợp điều hòa hoạt động quan tham mưu Trung ương Đảng; tham mưu chủ trương sách lớn thuộc lĩnh vực kinh tế - xã hội, nội chính; tham mưu nguyên tắc chế độ quản lý tài chính, tài sản Đảng, trực tiếp quản lý tài chính, tài sản quan Đảng Trung ương bảo đảm hậu cần phục vụ hoạt động Trung ương Đảng; đồng thời trung tâm thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo Vì vậy, tài liệu giấy tài liệu điện tử sản sinh q trình hoạt động có nội dung phong phú với khối lượng lớn, phản ánh tồn q trình hoạt động Trung ương Văn phòng Trung ương Đảng Việc quản lý tài liệu điện tử hành hình thành trình hoạt động quan nội dung có ý nghĩa quan trọng công việc chủ yếu công tác văn thư Việc quản lý tài liệu điện tử Văn phòng Trung ương Đảng quy định hướng dẫn số văn Đảng, Nhà nước Văn phòng Trung ương Đảng Nhưng thực tế, công tác quản lý tài liệu điện tử hành Văn phòng Trung ương nhiều hạn chế Chính lý trên, mà tơi chọn đề tài: “Quản lý tài liệu điện tử hành Văn phòng Trung ương Đảng - Thực trạng giải pháp” làm luận văn tốt nghiệp thạc sĩ mình, nhằm tìm hiểu thực trạng cơng tác quản lý tài liệu điện tử hành Văn phòng Trung ương Đảng đưa giải pháp quản lý tài liệu điện tử hành để công tác thực nề nếp hơn, giúp cho lãnh đạo Văn phòng Trung ương Đảng đơn vị trực thuộc toàn thể cán bộ, nhân viên giải công việc thuận lợi, nhanh chóng, bảo đảm quản lý an tồn sở liệu tài liệu điện tử Trung ương Đảng Văn phịng Trung ương Đảng Chúng tơi nghiên cứu vấn đề nhằm áp dụng Văn phòng Trung ương Đảng, sau nhân rộng phạm vi áp dụng đến quan Đảng tỉnh, thành ủy 2- Mục tiêu đề tài Đề tài thực với mục tiêu sau: - Nghiên cứu nguồn tài liệu điện tử hoạt động quản lý tài liệu điện tử Văn phòng Trung ương, qua chứng minh ứng dụng cơng nghệ thông tin giải pháp để quản lý tài liệu điện tử Văn phòng Trung ương Đảng - Khảo sát đánh giá công tác quản lý tài liệu điện tử hành Văn phòng Trung ương Đảng - Đề xuất giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác quản lý tài liệu điện tử hành Văn phòng Trung ương Đảng 3- Đối tượng phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: đề tài tập trung nghiên cứu vấn đề sau: - Tổng quan tài liệu điện tử nói chung, quản lý tài liệu điện tử nói riêng - Tài liệu điện tử hình thành trình hoạt động quan Văn phịng Trung ương Đảng; thực trạng công tác quản lý tài liệu điện tử hành Văn phòng Trung ương Đảng, từ nêu lên ưu điểm hạn chế - Nghiên cứu đề xuất số giải pháp để tổ chức quản lý tài liệu điện tử hành nhằm nâng cao hiệu việc bảo quản khai thác sử dụng tài liệu điện tử Văn phòng Trung ương Đảng Phạm vi nghiên cứu: Đề tài sâu nghiên cứu loại hình tài liệu điện tử hình thành trình hoạt động quan Văn phòng Trung ương Đảng, đặc điểm ý nghĩa thực trạng cơng tác quản lý tài liệu điện tử hành Vụ Hành Văn phịng Trung ương Đảng từ hợp (năm 2007) đến 4- Nhiệm vụ nghiên cứu Nhiệm vụ nghiên cứu đề tài xác định là: - Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức thành phần, nội dung tài liệu điện tử hình thành hoạt động Văn phịng Trung ương Đảng - Thực trạng, ưu điểm hạn chế công tác quản lý tài liệu điện tử Văn phòng Trung ương Đảng - Các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác quản lý tài liệu điện tử Văn phòng Trung ương Đảng 5- Lịch sử nghiên cứu vấn đề Quản lý tài liệu điện tử hành hướng nghiên cứu nhiều độc giả quan tâm Các nghiên cứu thức công bố quản lý tài liệu điện tử Việt Nam khơng có nhiều quản lý tài liệu điện tử vấn đề khó, phức tạp quan, tổ chức Đảng nói chung quan quản lý lưu trữ Đảng nói riêng Một số viết như: Năm 1995, Cục Lưu trữ Văn phịng Trung ương chủ trì triển khai nghiên cứu đề tài khoa học “Nghiên cứu, thiết kế hệ thống thông tin sở liệu phục vụ việc quản lý khai thác, sử dụng tài liệu thuộc Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam” - mã số KC04-VPTW, nghiệm thu năm 1996 Trên sở kết nghiên cứu đề tài, Cục Lưu trữ xây dựng phần mềm quản lý văn thư - lưu trữ hệ điều hành MSDOS hệ quản trị liệu FOXPRO Phần mềm triển khai áp dụng thí điểm số văn phịng cấp ủy để quản lý công văn đi, công văn đến công văn nội (thay cho sổ đăng ký cơng văn đi, đến), trợ giúp cho việc tìm kiếm tài liệu, tạo lập hồ sơ biên mục hồ sơ; đồng thời cho phép tạo lập, cập nhật quản trị sở liệu quản lý mục lục hồ sơ quản lý tài liệu lưu trữ - Các báo cáo Hội nghị khoa học Cục Lưu trữ Nhà nước: “Kỷ yếu Hội nghị khoa học lưu trữ tài liệu điện tử, Hà Nội, tháng 12-1998” Nội dung báo cáo chủ yếu đề cập tài liệu lưu trữ điện tử quan nhà nước, tổ chức kinh tế - xã hội, doanh nghiệp Việt Nam Qua tìm ưu điểm cần phát huy, khuyết điểm để khắc phục tìm hiểu số kinh nghiệm lưu trữ tài liệu điện tử quan lưu trữ nước để bước học hỏi, nâng cao trình độ hiểu biết lưu trữ tài liệu điện tử cho cán lưu trữ Việt Nam khuyến nghị với Nhà nước giải pháp lưu trữ tài liệu điện tử nước ta - Các báo cáo Hội nghị khoa học “Công tác văn thư cải cách hành Nhà nước” Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước - Bộ Nội vụ Hà Nội, 9-10/11/2005 Nội dung báo cáo đề cập đến thực trạng công tác văn thư quan Đảng nhà nước, tổ chức doanh nghiệp ưu điểm hạn chế cần khắc phục để đẩy mạnh cải cách hành nhằm nâng cao hiệu lực, hiệu quản lý máy nhà nước “Tài liệu điện tử vai trò ngành lưu trữ việc quản lý tài liệu điện tử” KS Hoàng Quốc Tuấn, Trưởng Ban thư ký Ban Chỉ đạo công nghệ thông tin quan Đảng Nội dung viết đề cập đến khái niệm tài liệu điện tử đề xuất số vấn đề quản lý nhà nước công tác văn thư, lưu trữ việc quản lý tài liệu điện tử “Một số giải pháp công nghệ để thực quản lý tài liệu lưu trữ điện tử Việt Nam nay” PGS, TS Vũ Duy Lợi Nội dung báo cáo trình bày khái quát thực trạng quản lý tài liệu điện tử số quan, tổ chức Việt Nam nay; trình bày số giải pháp công nghệ thực quản lý tài liệu lưu trữ điện tử giới đề xuất việc lựa chọn cơng nghệ, mơ hình triển khai ứng dụng phù hợp quản lý tài liệu lưu trữ điện tử Việt Nam “Những vấn đề thực tiễn giao dịch điện tử tổ chức cung ứng dịch vụ toán ngân hàng đầu tư phát triển Việt Nam” bà Phạm Thị Chuyền Bài viết trình bày tóm tắt nội dung số văn Ngân hàng nhà nước giao dịch tốn điện tử; chương trình tốn liên ngân hàng, song phương với ngân hàng bạn, tốn với khách hàng chương trình Homebanking, rút tiền tự động Trên sở phân tích mặt ưu điểm khó khăn, vướng mắc giao dịch điện tử, tác giả đề xuất số biện pháp nhằm nâng cao lực quản lý nhà nước giao dịch điện tử - Đề tài nghiên cứu khoa học cấp “Quản lý văn điện tử quan nhà nước nay” năm 2008 Học viện Chính trị - Hành Quốc gia Hồ Chí Minh, TS Lưu Kiếm Thanh làm chủ nhiệm Đây đề tài nghiên cứu có phạm vi đề cập cách đầy đủ, toàn diện từ trước đến tới khía cạnh vấn đề quản lý tài liệu điện tử quan nhà nước - Nghiên cứu tài liệu điện tử nhận nhiều quan tâm, điều thể qua viết đăng tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam viết tác giả Kiều Thị Ngọc Mai: Vài nét ứng dụng công nghệ tin học vào việc quản lý hồ sơ vụ việc Văn phịng Chính phủ” viết tác giả Huỳnh Diệu Mỹ: “Quản lý q trình xử lý văn hành kỹ thuật tin học Văn phịng Chính phủ” Đề tài luận văn thạc sĩ khoa học: “Ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn - giải pháp để hồn thiện hệ thống thơng tin quản lý Bộ Khoa học Công nghệ” tác giả Lê Tuấn Hùng, năm 2004; Đề án cấp sở tác giả Vũ Hồng Mây, công tác Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng: “Nghiên cứu, xây dựng quy trình quản lý, xử lý tài liệu điện tử công tác văn thư ban tham mưu, giúp việc cấp uỷ từ trung ương đến cấp tỉnh” mã số KHBĐ (2005)-2008, đề tài nghiệm thu kết nghiên cứu đề tài giai đoạn triển khai Hiện nay, việc nghiên cứu công tác quản lý tài liệu điện tử hành Văn phòng Trung ương Đảng giải pháp quan trọng nhằm hoàn thiện nâng cao hiệu hoạt động quan Văn phòng Trung ương Đảng vấn đề mang tính thời sự, mặt góp phần nâng cao chất lượng hiệu hoạt động quản lý hành Văn phịng Trung ương Đảng, mặt khác góp phần vào việc khẳng định khả xây dựng hành nhà nước Việt Nam theo hướng điện tử hố 6- Phương pháp nghiên cứu Luận văn sử dụng tổng hợp nhiều phương pháp nghiên cứu, chủ yếu phương pháp vật biện chứng vật lịch sử, phương pháp tiếp cận phân tích hệ thống để thực mục tiêu luận văn Trong trình triển khai nghiên cứu, luận văn áp dụng phương pháp nghiên cứu cụ thể như: - Nghiên cứu khảo sát thực tế, tổng kết, phân tích, đánh giá thực trạng cơng tác quản lý tài liệu điện tử hành việc tiếp nhận, đăng ký, quản lý chuyển giao tài liệu điện tử Vụ Hành Văn phịng Trung ương Đảng - Vận dụng phương pháp hệ thống, phương pháp phân tích, mơ tả chức năng, nhiệm vụ nội dung công tác quản lý tài liệu điện tử hành đề xuất giải pháp quản lý tài liệu điện tử quan Văn phòng Trung ương Đảng 7- Nguồn tài liệu tham khảo Trong trình nghiên cứu vấn đề, chúng tơi sử dụng nguồn tài liệu tham khảo sau: - Luật Lưu trữ nước tổ chức quốc tế, phần quy định tài liệu điện tử - Các văn Nhà nước công tác văn thư, lưu trữ; văn Trung ương Đảng Văn phòng Trung ương Đảng đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ, ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư lưu trữ đảng từ trung ương đến địa phương - Nguồn tài liệu điện tử đến cập nhật sở liệu công văn đi, đến Văn phịng Trung ương Đảng - Các viết, cơng trình nghiên cứu liên quan đến tài liệu điện tử quản lý tài liệu điện tử; viết liên quan tới tài liệu điện tử Hội nghị khoa học đăng Tạp chí Văn thư - Lưu trữ Việt Nam - Các sách tài liệu điện tử; luận văn thạc sỹ liên quan tới tài liệu điện tử 8- Những đóng góp luận văn Kết nghiên cứu luận văn có đóng góp sau: Thứ nhất, luận văn khái quát nguồn tài liệu điện tử hình thành hoạt động Trung ương, Văn phịng Trung ương Đảng thực trạng cơng tác quản lý tài liệu điện tử Luận văn có phân tích tổng qt vai trị cơng nghệ thông tin ứng dụng công nghệ thông tin để quản lý tài liệu điện tử cơng cụ giải pháp góp phần hồn thiện việc quản lý tài liệu điện tử Văn phòng Trung ương Đảng nói riêng quan đảng nói chung Thứ hai, luận văn nghiên cứu thực trạng đề xuất giải pháp để nâng cao hiệu công tác quản lý tài liệu điện tử, qua góp phần nâng cao hiệu việc khai thác sử dụng thông tin tài liệu điện tử phục vụ lãnh đạo đạo Trung ương Văn phòng Trung ương Đảng 9- Bố cục luận văn Ngoài phần mở đầu kết luận, luận văn cấu trúc thành chương Phần mở đầu giới thiệu khái quát luận văn, mục đích ý nghĩa đề tài nghiên cứu, lịch sử nghiên cứu vấn đề, nguồn tư liệu phục vụ cho việc nghiên cứu đề tài phương pháp nghiên cứu, đồng thời giới thiệu bố cục luận văn Chương 1: Tổng quan tài liệu điện tử, quản lý tài liệu điện tử Văn phòng Trung ương Đảng Đây chương mở đầu làm nhiệm vụ dẫn luận cho nội dung đề tài Trong chương này, chúng tơi trình bày vấn đề liên quan đến chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức mối quan hệ Văn phòng Trung ương Đảng với quan đảng nhà nước Làm rõ nguồn tài liệu giấy tài liệu điện tử hình thành hoạt động quan Văn phòng Trung ương Đảng; phương pháp quản lý tài liệu điện tử Văn phòng Trung ương Đảng Trong chương này, luận văn nêu tổng quan khái niệm, đặc điểm tài liệu điện tử, quản lý tài liệu điện tử Trình bày tính ưu việt tài liệu điện tử so với tài liệu giấy Văn phòng Trung ương Đảng Muốn quản lý tài liệu điện tử Văn phòng Trung ương Đảng tốt phục vụ cho công tác lưu trữ đầy đủ lâu dài giải pháp lựa chọn ứng dụng công nghệ thông tin để quản lý tài liệu điện tử Chương 2: Thực trạng công tác quản lý tài liệu điện tử Văn phòng Trung ương Đảng Trong chương này, luận văn trình bày có phân tích mục tiêu công tác quản lý tài liệu điện tử Văn phòng Trung ương Đảng Trên sở mục tiêu xác định, luận văn mô tả phân tích chức phần mềm ứng dụng để quản lý tài liệu điện tử đáp ứng yêu cầu hoạt động khai thác sử dụng thông tin tài liệu điện tử để phục vụ Trung ương Văn phịng Trung ương Đảng Đồng thời trình bày cụ thể thực trạng, ưu điểm hạn chế công tác quản lý tài liệu điện tử Văn phòng Trung ương Đảng Chương 3: Một số nhận xét giải pháp nâng cao hiệu công tác quản lý tài liệu điện tử Văn phòng Trung ương Đảng Sau nghiên cứu tình hình cơng tác quản lý tài liệu điện tử Văn phòng Trung ương Đảng, chương 3, luận văn sâu vào phân tích kết đạt tồn cần khắc phục Luận văn nguyên nhân tồn giải pháp để khắc phục tồn vị trí khác quan Văn phịng Trung ương Đảng, trình độ khác sử dụng chương trình họ phải hiểu chức cách thống Dễ sử dụng làm tăng khả số lượng người khai thác, sử dụng chương trình phần mềm Yêu cầu dễ sử dụng cịn hiểu có tài liệu hướng dẫn sử dụng dễ đọc rõ ràng, có trợ giúp trực tuyến Phần mềm quản lý văn phải có khả tương thích với phần mềm khác Đây yêu cầu thiết phải quan tâm lựa chọn xây dựng chương trình ứng dụng hệ thống quản lý tài liệu điện tử, có nhiều phân hệ xây dựng nhiều chương trình phần mềm khác mà chương trình phần mềm quản lý văn phân hệ Các phần mềm kết nối giao tiếp với tạo thành tổng thể hệ thống thông tin quản lý hồn chỉnh Vì lẽ mà phần mềm có khơng tương thích dẫn đến việc lần thay đổi bổ sung phần mềm hệ thống phải thay đổi tồn phần mềm khác, điều khơng khả thi tốn Trong tương lai khơng xa, mà hành vận hành theo hướng điện tử hố, khả tương thích phần mềm ứng dụng yếu tố tiên để nhà đầu tư lựa chọn sử dụng Khả tương thích cịn bao gồm tương thích ngang tương thích dọc Tương thích ngang có nghĩa tập hợp phần mềm chạy máy (phần cứng) tương thích với Tương thích dọc có nghĩa phần mềm sử dụng nhiều máy (phần cứng) khác Phần mềm quản lý tài liệu điện tử phải có khả mở rộng nâng cấp nhằm đáp ứng yêu cầu lưu trữ tài liệu điện tử Theo thời gian, hoạt động quản lý tài liệu điện tử quan có thay đổi cho phù hợp với thực tiễn phát triển, từ dẫn đến tình thức quản lý, phương pháp quản lý thay đổi, yêu cầu thông tin đáp ứng cho hoạt động quản lý thay đổi theo tất nhiên, chức phần mềm quản lý tài liệu điện tử phải mở rộng, nâng cấp thay đổi cho phù hợp Thí dụ: Phần mềm quản lý tài liệu điện tử phải có khả tự động tạo lập hồ sơ sở biểu ghi tài liệu cập nhật nhờ trợ giúp 80 trường “Từ khóa”, “Trích yếu nội dung”, “Chuyên đề” chẳng hạn Hoặc phần mềm phải thỏa mãn yêu cầu biên mục toàn tài liệu Phần mềm sử dụng chuẩn biên mục đóng gói biểu ghi tài liệu để tạo lập siêu liệu 3.2.2.2 Tiếp tục nghiên cứu, bổ sung, nâng cấp, hoàn thiện phần mềm sử dụng quan Đảng - Lãnh đạo Văn phòng Trung ương Đảng đạo Cục Lưu trữ phối hợp với Trung tâm Công nghệ thông tin, Vụ Hành tiến hành tổng kết, đánh giá xác kết tồn tại, hạn chế việc thực chương trình “xử lý cơng văn đi”, “xử lý công văn đến”, “xử lý công văn nội bộ:”, “gửi nhận văn bản” để từ rút kinh nghiệm đề biện pháp đạo, hướng dẫn thực thời gian tới - Cục Lưu trữ sớm bổ sung, hồn thiện, thức hóa qui trình nghiệp vụ đáp ứng đầy đủ chức xử lý tài liệu điện tử quản lý vòng đời tài liệu điện tử từ tạo lập đến lưu trữ, bảo quản, khai thác sử dụng huỷ tài liệu điện tử Đồng thời, ban hành văn hướng dẫn triển khai áp dụng qui trình nghiệp vụ hệ thống quan Đảng; chuẩn hố biểu mẫu, trường thơng tin, thống cách nhập liệu mô tả, thống kê thông tin vào trường sở liệu - Ban Chỉ đạo Công nghệ thông tin quan Đảng, Văn phịng Trung ương Đảng đạo Trung tâm Cơng nghệ thông tin phối hợp với quan hữu quan nâng cấp phần mềm Lotus Notes 4.6 sang Lotus Notes 8.5 cần đáp ứng yêu cầu chung tiêu chuẩn công nghệ cho hệ thống quản lý tài liệu điện tử Cụ thể: hồn thiện thêm tính có gồm cơng nghệ hỗ trợ quy trình cơng việc, gửi nhận tài liệu quan cá nhân mạng diện rộng, an ninh bảo mật…; bổ sung tính tích hợp với cơng nghệ khác để thuận tiện cho sử dụng chung chức kỹ thuật giao diện, phơng chữ, số hố, nhận dạng, phương tiện lưu trữ, truy xuất truy nhập liệu, chữ ký điện tử, công nghệ đảm bảo độ tin cậy tài liệu lưu trữ … Các công nghệ khác sử dụng hệ thống quản lý tài liệu điện tử sử dụng độc lập kết hợp Tuy nhiên, quan nên đầu tư thời gian kinh phí cho thực hệ thống quản lý tài liệu điện tử EDMS toàn diện Một hệ thống quản lý tài liệu điện tử (EDMS) toàn diện 81 nên cung cấp gồm module chức với tất công nghệ phần mềm phần cứng tích hợp hệ thống phần mềm, module chức gồm: quản lý tài liệu, số hoá tài liệu, giao địch điện tử, quản lý hồ sơ điện tử, quy trình, khả chuyển đổi liệu phương tiện lưu trữ đĩa laser Hiện tại, Ban Chỉ đạo Công nghệ thông tin quan Đảng nâng cấp phiên phần mềm Lotus Notes 4.6 lên Lotus Notes 8.5 Qua nghiên cứu cho thấy phiên phần mềm Lotus Notes 8.5 cung cấp nhiều công nghệ phù hợp cho xây dựng hệ thống quản lý tài liệu quản lý hồ sơ điện tử đầy đủ với việc nâng cấp cơng nghệ có tích hợp thêm công nghệ nhà cung cấp khác Điều mở hướng phát triển toàn diện cho triển khai hệ thống quản lý tài liệu điện tử 3.2.2.3 Xây dựng yêu cầu cụ thể việc thực giao dịch hành qua mạng điện tử Văn phòng Trung ương Đảng cần ban hành quy định cụ thể nhằm hướng dẫn yêu cầu chuyên viên thực nhiệm vụ giao phải coi máy tính phương tiện đắc lực thường xuyên tham gia vào quy trình xử lý máy Muốn thực được, phải từ đồng chí lãnh đạo Văn phòng Trung ương Đảng cần phải tiến hành đạo công việc ban hành ý kiến xử lý công việc thông qua hệ thống mạng nội quan Bởi vì, lãnh đạo đạo cơng việc qua mạng, tất yếu đặt chuyên viên có liên quan bắt buộc phải sử dụng hệ thống mạng để tiếp nhận ý kiến đạo lãnh đạo Thực điều việc lãnh đạo nêu gương cho cán quyền noi theo, qua tạo nên thói quen sử dụng máy tính điều hành hoạt động thơng qua mạng, mặt khác góp phần tiết kiệm thời gian lãnh đạo Văn phòng Trung ương Đảng, chuyên viên, góp phần nâng cao hiệu cơng việc Điều thúc đẩy tồn cán quan thường xuyên phải truy cập vào hệ thống mạng quan để theo dõi cơng việc mình, kế hoạch, cơng việc quan nắm bắt tình hình hoạt động chung quan góp phần giải công việc giao cách thuận lợi Việc xử lý cơng việc mạng cịn góp phần thông suốt hoạt động quan lãnh đạo Văn phòng 82 Trung ương Đảng, chuyên viên có liên quan đến q trình giải cơng việc công tác xa Quản lý tài liệu điện tử hành đầy đủ từ ban đầu góp phần nâng cao hiệu hoạt động quản lý Văn phòng Trung ương Đảng, đồng thời thúc đẩy công việc quan thực cách nhanh có hiệu cơng việc khơng bị trì trệ, ngắt quãng thiếu người đạo Mọi cơng việc Văn phịng Trung ương Đảng đạt hiệu cao nguồn tài liệu điện tử Văn phòng Trung ương Đảng nộp lưu vào Kho lưu trữ tài liệu điện tử đầy đủ, tiết kiệm thời gian, công sức cho việc khôi phục sau đảm bảo khai thác nhanh chóng thuận tiện 3.2.2.4 Đầu tư kinh phí Trong đề án quản lý tài liệu điện tử chi phí cho việc ứng dụng công nghệ thông tin vấn đề cần phải quan tâm Chi phí bao gồm khoản chi phí cố định (cịn gọi chi phí chuyển đổi) chi phí biến động (cịn gọi chi phí vận hành) Việc dự trù chi phí cụ thể cho chương trình ứng dụng quan tiến hành tuỳ theo tình hình thực tế Tuy nhiên, mức độ khái quát, đưa số mục chi cần thiết sau: Chi phí cố định bao gồm khoản mục sau: - Chi phí nâng cấp phần mềm để quản lý tài liệu điện tử Chi phí sử dụng cho việc phân tích yêu cầu việc quản lý tài liệu điện tử để xây dựng chương trình ứng dụng cho phù hợp với thực tiễn để quản lý tài liệu điện tử hành đầy đủ xác - Chi phí sở vật chất trang thiết bị kỹ thuật Chi phí bao gồm việc mua thiết bị phần cứng như: Máy vi tính; Các thiết bị phụ trợ kèm - Chi phí cài đặt chương trình ứng dụng cho tất máy trạm hệ thống thơng tin - Chi phí cho việc xây dựng công cụ trợ giúp như: ngôn ngữ; tài liệu hướng dẫn, quy trình phân loại, quy trình định dạng liệu; danh mục từ khoá 3.2.3 Đẩy mạnh việc đổi quy trình cơng tác lề lối làm việc Văn phòng Trung ương Đảng Để biến tiềm cơng nghệ thơng tin đem lại cho Văn phòng Trung ương Đảng thành thực việc quản lý tài liệu điện tử, 83 lãnh đạo Văn phòng Trung ương Đảng cần coi trọng việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin có vị trí đặc biệt cách tiếp cận sáng tạo không ngừng thúc đẩy việc nâng cao ý thức trách nhiệm cán bộ, công chức việc quản lý tài liệu điện tử cách đầy đủ Trên sở triển khai hệ thống thông tin điện tử Đảng Trước mắt, lãnh đạo Văn phòng đơn vị trực thuộc cần nhận thức đầy đủ có biện pháp đạo cương cán bộ, chuyên viên, lãnh đạo đơn vị chức quan thực xử lý cơng việc theo quy trình khép kín mạng để giảm bớt lãng phí việc đầu tư, giảm khối lượng công việc nguồn nhân lực công tác văn thư 3.2.4 Đào tạo bồi dưỡng nhân lực Để quản lý tài liệu điện tử, trước hết, cán văn thư lưu trữ quan Đảng cần nắm vững lý luận nội dung nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ có hiểu biết sâu sắc chức năng, nhiệm vụ, chế hoạt động quan Đồng thời phải hiểu cơng nghệ có tác dụng việc lưu giữ tài liệu xác định công việc cần làm để quản lý tài liệu điện tử Để thực mục đích đề quản lý đầy đủ tài liệu điện tử Văn phòng Trung ương sản sinh từ ban đầu nguồn nhân lực giữ vai trò định Chúng ta cần phải thấy quản lý tài liệu điện tử quản lý tài liệu mạng máy tính có sẵn chương trình thiết kế chương trình tự động hoá, người thiết kế người sử dụng vận hành chương trình cần phải đào tạo vấn đề tự động hoá công tác văn thư, lưu trữ Mặt khác, có nối mạng quan nhà nước cách thống việc cán am hiểu cơng nghệ thơng tin u cầu mang tính cần thiết Do vậy, việc phát triển nguồn nhân lực công nghệ thông tin trở thành vấn đề mang tính quốc gia, yếu tố định thành cơng tin học hóa Bộ Chính trị khóa VIII có Chỉ thị số 58-CT/TW, ngày 17/10/2000 đẩy mạnh ứng dụng phát triển công nghệ thông tin phục vụ nghiệp công nghiệp hóa, đại hóa đất nước Chính phủ văn hóa chủ trương Đảng quản lý nhà nước Quyết định số 81/2001/QĐ/TTg ngày 24/5/2001 Thủ tướng Chính phủ việc phê duyệt 84 chương trình hành động triển khai Chỉ thị 58-CT/TW Thực yêu cầu, chủ trương Chỉ thị đó, mặt khác nhằm nâng cao khả sử dụng công nghệ thông tin vào công việc chuyên môn hàng ngày, thời gian tới, Văn phòng Trung ương Đảng cần quan tâm đến vấn đề đào tạo bồi dưỡng cán nhằm nâng cao trình độ lực cán bộ, công chức quan công nghệ thông tin nắm vững quy định quản lý tài liệu điện tử khai thác sử dụng tài liệu điện tử Các hình thức đào tạo, bồi dưỡng bố trí cho cán theo học lớp tập trung ngắn hạn đào tạo công nghệ thông tin phù hợp với cơng việc chun mơn cán đó; mở lớp đào tạo tập trung theo chương trình cụ thể quan Văn phòng Trung ương Đảng biên soạn; tổ chức buổi tập huấn, hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm đưa vào ứng dụng Các chương trình đạo tạo, bồi dưỡng tập huấn không nên dài ngày để đảm bảo cho cán tham gia đầy đủ Nói chung, việc đào tạo công nghệ thông tin kỹ quản lý tài liệu điện tử cho cán bộ, công chức Văn phịng Trung ương Đảng nói riêng quan Đảng nói chung nhằm đến đối tượng chủ yếu, là: người sử dụng cán bộ, công chức làm công tác chuyên mơn hệ thống thơng tin có sử dụng máy tính điện tử; chuyên viên tin học; cán làm công tác lãnh đạo quản lý Đối với loại đối tượng cụ thể, việc đào tạo công nghệ thông tin phải đạt mục tiêu định Để thực mục tiêu này, quan Văn phòng Trung ương Đảng phải tổ chức cho cán bộ, cơng chức học theo chương trình đào tạo hàng năm Ban Chỉ đạo công nghệ thông tin quan Đảng; Đào tạo tập huấn cán sử dụng chương trình tin học ứng dụng Văn phòng Trung ương Đảng xây dựng cung cấp chương trình mang tính chun ngành quan Đảng Ngồi ra, tạo điều kiện cho cán đào tạo, thăm quan, khảo sát học hỏi kinh nghiệm nước nước ngoài, đặc biệt nước có trình độ phát triển cao cơng nghệ thơng tin công tác lưu trữ tài liệu điện tử Tiểu kết chương Trong điều kiện nay, hành nhà nước ta 85 tiến hành cải cách mang tính quy mơ đồng bộ, ứng dụng công nghệ thông tin việc quản lý tài liệu điện tử giải pháp Lãnh đạo Đảng Nhà nước đặc biệt quan tâm Tại Văn phòng Trung ương Đảng, quan giữ vị trí quan trọng tổ chức máy Đảng, vấn đề ứng dụng công nghệ thông tin việc quản lý tài liệu điện tử cấp lãnh đạo trọng từ sớm có biện pháp cụ thể tích cực nhằm đưa công nghệ thông tin trở thành động lực quan trọng cho phát triển Đảng Qua góp phần khơng nhỏ vào cơng cơng nghiệp hoá, đại hoá đất nước cải cách hành Nhà nước, tạo tiền đề để hướng tới Chính phủ điện tử Ngồi kết đạt Văn phòng Trung ương Đảng việc quản lý tài liệu điện tử hành nói chung ứng dụng công nghệ thông tin công tác quản lý văn nói riêng, chúng tơi trình bày số hạn chế hướng khắc phục hạn chế Cũng phải nói rằng, hạn chế khơng Văn phịng Trung ương Đảng mà tất quan Đảng quan quản lý hành Nhà nước khác tiến hành tin học hố hoạt động Bên cạnh đó, chương này, chúng tơi tập trung vào việc đề xuất biện pháp để nâng cao hiệu hoạt động ứng dụng công nghệ thông để quản lý tài liệu điện tử Triển khai có hiệu việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác quản lý tài liệu điện tử giải pháp để hồn thiện cơng tác lưu trữ tài liệu điện tử, mặt khác góp phần vào việc nâng cao hiệu hoạt động Văn phòng Trung ương Đảng nhằm bước thực việc cải cách thành thủ tục hành Đảng 86 KẾT LUẬN Tài liệu điện tử sản sinh ngày nhiều theo phát triển xã hội đại - xã hội thông tin kinh tế tri thức tồn cầu hố Nhu cầu lưu trữ loại tài liệu điện tử phục vụ cho tra cứu hàng ngày lâu dài nhu cầu tất yếu khách quan Các nước giới có nhiều kinh nghiệm cơng tác lưu trữ với loại tài liệu Nước ta nay, quan Nhà nước quan Đảng, công tác lưu trữ, quản lý tài liệu điện tử bước đầu quan tâm tới đạt kết định Những kết quả, kinh nghiệm ban đầu đáng trân trọng cần tiếp tục nghiên cứu cách toàn diện để đưa sách nhằm tổ chức quản lý thực công tác lưu trữ tài liệu điện tử thời gian tới Với đời phát triển nhanh chóng cơng nghệ thông tin thời đại ngày mà cốt lõi công cụ, phương tiện tin học hệ thống viễn thông sở vững trình quản lý tài liệu điện tử, qua đưa thông tin tài liệu điện tử trở thành nguồn lực phát triển quốc gia Đề tài luận văn thạc sĩ khoa học ngành Lưu trữ học Quản trị văn phòng “Quản lý tài liệu điện tử hành Văn phòng Trung ương Đảng - Thực trạng giải pháp” cố gắng trình bày khả lợi ích việc quản lý tài liệu điện tử phục vụ công tác tham mưu, tổng hợp phục vụ Trung ương Văn phòng Trung ương Đảng với kết sau: Luận văn nghiên cứu hệ thống tài liệu điện tử hình thành hoạt động quản lý Văn phòng Trung ương Đảng thực tiễn hoạt động quản lý nguồn tài liệu Kết nghiên cứu luận văn tồn hạn chế việc khai thác sử dụng tài liệu giấy tính ưu việt tài liệu điện tử để qua thấy cần thiết phải quản lý tài liệu điện tử quan Văn phòng Trung ương Đảng Trên sở nghiên cứu, luận văn đưa mục tiêu việc quản lý tài liệu điện tử nhằm hoàn thiện nâng cao hiệu hoạt động việc cung cấp thơng tin Văn phịng Trung ương Đảng như: xây dựng thực điều hành văn điện tử thơng qua mạng máy tính; xây dựng 87 sở liệu điện tử phục vụ khai thác thơng tin cho cán bộ, nhân viên Văn phịng Trung ương Đảng qua cần có quy định quản lý tài liệu điện tử để đáp ứng cho nhu cầu quản lý cách có hiệu tồn tài liệu điện tử hình thành q trình hoạt động Trung ương Văn phịng Trung ương Đảng Luận văn mô tả phân tích cách chi tiết việc quản lý tài liệu điện tử hành Văn phòng Trung ương Đảng: chương trình quản lý cơng văn đi, đến; tra tìm khai thác tài liệu điện tử… hoạt động thường xun Văn phịng Trung ương Đảng nói riêng quan, tổ chức Đảng nói chung Qua phân tích nêu cho thấy việc quản lý tài liệu điện tử hành giải pháp quan trọng để hồn thiện cơng tác lưu trữ tài liệu điện tử Văn phòng Trung ương Đảng Luận văn phân tích ưu điểm, hạn chế việc quản lý tài liệu điện tử khó khăn thuận lợi việc triển khai ứng dụng công nghệ thông tin công tác quản lý tài liệu điện tử so với tài liệu giấy Văn phòng Trung ương Đảng Bên cạnh đó, luận văn đề xuất giải pháp nhằm đẩy mạnh hồn thiện cơng tác quản lý tài liệu điện tử Văn phòng Trung ương Đảng Từ kết trên, luận văn góp phần luận chứng sở khoa học việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác quản lý tài liệu điện tử hành Văn phòng Trung ương Đảng Việc xây dựng tiếp tục quản lý tốt tài liệu điện tử vấn đề lãnh đạo Văn phòng Trung ương Đảng quan tâm đạo Việc quản lý tài liệu điện tử hành tốt góp phần cung cấp thơng tin xác, nhanh chóng, kịp thời, an tồn phục vụ cho hoạt động lãnh đạo đạo Trung ương Văn phòng Trung ương Đảng Mặt khác, việc quản lý tài liệu điện tử hành tốt giúp cho công tác lưu trữ tài liệu điện tử thống nhất, tiết kiệm nhiều chi phí khơng cần thiết Để đạt mục tiêu đó, quan Văn phòng Trung ương Đảng cần lựa chọn giải pháp tối ưu để quản lý tốt nguồn tài liệu điện tử Với vấn đề đạt trình bày luận văn, hi vọng đưa nhìn rõ nét tài liệu điện tử đặc điểm vai trò tài liệu điện tử việc hoàn thiện nâng cao hiệu tham mưu 88 phục vụ lãnh đạo Có thể nói quan tổ chức nào, nguồn tài liệu điện tử ln giữ vai trị quan trọng việc phục vụ khai thác sử dụng nhanh chóng, kịp thời quan tổ chức Để góp phần nâng cao hiệu hoạt động tham mưu phục vụ lãnh đạo Đảng việc phải nâng cao hiệu công tác quản lý tài liệu điện tử Muốn vậy, Văn phòng Trung ương Đảng cần có chế tài, nguồn nhân lực, nghiệp vụ trang thiết bị phù hợp Đây giải pháp trình bày phân tích chương luận văn như: Xây dựng ban hành văn quy định hướng dẫn nghiệp vụ quản lý tài liệu điện tử; xây dựng triển khai thực đề án quản lý tài liệu điện tử, trọng đến lựa chọn phần mềm quản lý phù hợp quy trình vận hành phần mềm Một giải pháp đề xuất bao gồm việc đẩy mạnh đổi quy trình cơng tác lề lối làm việc quan Văn phòng Trung ương Đảng đào tạo bồi dưỡng nguồn nhân lực phù hợp với yêu cầu đổi Đảng giai đoạn Chúng hiểu rằng, vấn đề đặt luận văn nhiều điều chưa giải thấu đáo phải tiếp tục nghiên cứu cặn kẽ Mong luận văn, sau nhà khoa học, bạn đồng nghiệp người đọc giáo sở cho sâu nghiên cứu lĩnh vực thời gian tới 89 TÀI LIỆU THAM KHẢO _ Công văn số 5407-CV/VPTW, ngày 14-5-2004 Văn phòng Trung ương Đảng việc gửi nhận văn mạng diện rộng Đảng Cục Văn thư - Lưu trữ Nhà nước: Công văn số 139-CV/LTNN, ngày 14-3-2009 hướng dẫn quản lý công văn đi, đến lập hồ sơ môi trường mạng Cục Lưu trữ Nhà nước: Từ điển lưu trữ Việt Nam, H-1992 Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng: Tài liệu tập huấn lớp tin học ứng dụng vào công tác văn thư - lưu trữ Đảng, năm 2002 Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng: Tập giảng công tác văn thư - lưu trữ Đảng tổ chức trị - xã hội, năm 2007 Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm: Lý luận thực tiễn công tác lưu trữ, NXB Đại học Giáo dục chuyên nghiệp, Hà Nội, 1990 Hội đồng lưu trữ quốc tế: Những yêu cầu nguyên tắc chức cho hồ sơ, tài liệu môi trường văn phòng điện tử, phần I, phần II, phần III, công bố website www.inca.org ( dịch tài liệu gốc tiếng Anh lưu tư liệu Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng) Hội nghị Ban Chấp hành SARBICA 17 lần thứ hai Hội thảo khoa học: Số hóa tài liệu lưu trữ - chia sẻ kinh nghiệm, Hà Nội tháng 10-2009 Hướng dẫn số 11- HD/VPTW, ngày 28-5-2004 Văn phòng Trung ương Đảng thể thức văn Đảng 10 Dương Văn Khảm: Tin học đổi công tác văn thư, Nhà Xuất Chính trị quốc gia, Hà Nội, 1994 11 Khái luận lưu trữ học - Tư liệu nghiên cứu (lưu thư viện Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước, Hà Nội năm 2001) 12 Nguyễn Văn Lanh, Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng đề tài “Nghiên cứu, thiết kế hệ thống thông tin sở liệu phục vụ việc quản lý khai thác, sử dụng tài liệu thuộc Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam” 13 PGS, TS Vũ Duy Lợi, Giám đốc Trung tâm Công nghệ thông tin Văn phòng Trung ương Đảng: “Một số giải pháp công nghệ để thực quản lý tài liệu lưu trữ điện tử Việt Nam nay” Báo cáo Hội nghị khoa học Cục Lưu trữ Nhà nước - Bộ Nội vụ Hà Nội, 9-10/11 năm 2005 90 14 Luật ban hành văn qui phạm pháp luật (Quốc hội nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam thơng qua ngày 03-6-2008 có hiệu lực thi hành từ ngày 01-01-2009) 15 Luật Công nghệ thơng tin; Nhà Xuất Chính trị quốc gia, Hà Nội, 2006 16 Luật giao dịch điện tử; Nhà Xuất Chính trị quốc gia, Hà Nội, 2006 17 Luật lệ Lưu trữ nước tổ chức quốc tế 1981-1994 (Các nước giới gồm: Lítva, Malayxia, Mơ dăm bích, Ni giê, Na uy, Pakixtan, Philippin, Ba lan, Ru ma ni, A rập xê út, Singgapoer, Thụy Điển, Thụy sĩ, Xy ri, Tuy ni di, Đức, Nga, Mỹ, Anh; Các tổ chức quốc tế gồm: Liên hợp quốc, Tổ chức khí tượng giới), Trung tâm Nghiên cứu khoa học lưu trữ, Cục Văn thư - Lưu trữ Nhà nước, Hà Nội, 1999 18 Luật Lưu trữ (Quốc hội nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Khóa XIII, kỳ họp thứ thơng qua ngày 11-11-2011 có hiệu lực thi hành từ ngày 01-07-2012) 19 Vũ Hồng Mây, Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng chủ nhiệm đề tài: “Nghiên cứu, xây dựng quy trình quản lý, xử lý tài liệu điện tử công tác văn thư ban tham mưu, giúp việc cấp uỷ từ trung ương đến cấp tỉnh” năm 2010 20 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08-04-2004 Chính phủ ban hành cơng tác văn thư 21 Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08-04-2004 Chính phủ ban hành việc quy định thi hành số điều Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia 22 Nghị định số 26/2007/NĐ-CP ngày 15-02-2007 Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật giao dịch điện tử chữ ký số chứng thực chữ ký số 23 Nghị định số 27/2007/NĐ-CP ngày 23-02-2007 Chính phủ giao dịch điện tử hoạt động tài 24 Nghị định số 35/2007/NĐ-CP ngày 08-3-2007 Chính phủ giao dịch điện tử hoạt động ngân hàng 25 Pháp lệnh bảo vệ bí mật Nhà nước, NXB Chính trị quốc gia, Hà Nội, 2001 26 Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia, Nhà Xuất Chính trị quốc gia, Hà Nội, 2001 27 Lý Trạch Phong: Xây dựng quản lý kho lưu trữ số, Nhà Xuất Trung Quốc, 2005 (Bản dịch lưu Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng) 28 Quy định số 108-QĐ/TW, ngày 2-5-1996, Ban Bí thư số điểm bảo vệ bí mật Bộ Chính trị, Ban Bí thư 91 29 Quy định số 210-QĐ/TW, ngày 06-3-2009 Ban Bí thư (khố X) “Phơng Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam” 30 Quy định số 212-QĐ/TW, ngày 16-3-2009 Ban Bí thư (khố X) giải mật tài liệu quan, tổ chức trước nộp lưu vào Kho Lưu trữ Trung ương Đảng tài liệu Kho Lưu trữ Trung ương Đảng 31 Quy định số 2389-QĐ/VPTW, ngày 26-11-2008 công tác văn thư Văn phòng Trung ương Đảng 32 Quy định số 605-QĐ/VPTW ngày 12-9-2000, Văn phòng Trung ương Đảng quy định việc phát hành văn mạng thơng tin diện rộng Đảng 33 PGS Vương Đình Quyền, Lý luận phương pháp công tác văn thư, NXB Đại học quốc gia, Hà Nội, 2005 34 Quyết định số 22-QĐ/TW, ngày 23-9-1987 Ban Bí thư (Khóa VI) số điểm công tác văn kiện quản lý văn kiện Ban Chấp hành Trung ương Đảng 35 Quyết định số 31-QĐ/TW, ngày 01-10-1997 Bộ Chính trị ( khóa VIII) ban hành quy định thể loại, thẩm quyền ban hành thể thức văn Đảng 36 Quyết định số 45-QĐ/TW ngày 11-4-2007 Bộ Chính trị (khố X) việc hợp Ban Kinh tế Trung ương, Ban Nội Trung ương, Ban Tài - Quản trị Trung ương, Văn phòng Trung ương Đảng thành Văn phòng Trung ương Đảng 37 Quyết định số 648-QĐ/VPTW ngày 10-9-2007 Văn phòng Trung ương ban hành Quy chế làm việc Văn phòng Trung ương Đảng 38 Quyết định số 79-QĐ/TW ngày 25-8-2007 Bộ Chính trị (khố X) chức năng, nhiệm vụ, tổ chức máy Văn phòng Trung ương Đảng 39 Quyết định số 91-QĐ/TW, ngày 28-4-2004 Ban Bí thư (Khóa IX) bổ sung, sửa đổi số điểm Quyết định số 31 Bộ Chính trị thể loại, thẩm quyền ban hành thể thức văn Đảng 40 Quyết định số 991-QĐ/VPTW, ngày 25-10-2007 Văn phòng Trung ương Đảng ban hành Quy định nơi nhận tài liệu Trung ương văn phát hành định kỳ Văn phòng Trung ương Đảng 92 41 Trần Ngọc Sơn, Văn phòng Trung ương Đảng chủ nhiệm Đề án KHVP01-2005: “Nghiên cứu hợp lý hóa quy trình xử lý văn giấy trình xin ý kiến lãnh đạo Văn phòng Trung ương Đảng” 42 Trần Ngọc Sơn, Văn phòng Trung ương Đảng chủ nhiệm Đề án KHVP06-2009: “Xây dựng mẫu văn Trung ương Đảng Văn phòng Trung ương Đảng” 43 Tiêu chuẩn Quốc tế ISO 15489-1:2001 1549-2:2001 thông tin tư liệu - quản lý hồ sơ, Hà Nội năm 2005 44 Tiêu chuẩn Việt Nam 7420-1:2004 7420-2:2004 thông tin tư liệu - quản lý hồ sơ, phần 1: Yêu cầu chung phần 2: Hướng dẫn, Hà Nội năm 2005 45 Đỗ Hoàng Toàn: Lý thuyết quản lý, Đại học Kinh tế Quốc dân, Hà Nội, 1998 46 Hồng Quốc Tuấn, Ban Thư ký Ban Chỉ đạo cơng nghệ thông tin quan Đảng: “Tài liệu điện tử vai trò ngành lưu trữ việc quản lý tài liệu điện tử” Báo cáo Hội nghị khoa học Cục Lưu trữ Nhà nước - Bộ Nội vụ Hà Nội, 9-10/11 năm 2005 47 TS Lưu Kiếm Thanh, Học viện Chính trị - Hành Quốc gia Hồ Chí Minh: “Quản lý văn điện tử quan nhà nước nay” năm 2008 48 Ủy ban Tài liệu điện tử Hội đồng Lưu trữ quốc tế: Cẩm nang quản lý tài liệu điện tử nhìn từ góc độ lưu trữ (đã bổ sung, sửa đổi), tháng -2005 (bản dịch tài liệu gốc tiếng Anh, lưu Tư liệu Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng) 49 Văn phòng Trung ương Đảng: Báo cáo số 66-BC/VPTW/nb, ngày 15-3-2010 Văn phịng Trung ương Đảng tổng kết cơng tác văn thư, lưu trữ Đảng tổ chức trị - xã hội năm 2008-2009 số nhiệm vụ trọng tâm đến 2011 93 MỤC LỤC PHỤ LỤC Số trang Phụ lục Luật Giao dịch điện tử, số 51/2005/QH11, ngày 29/11/2005 Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ số nghĩa Việt Nam Phục lục Quy định số 2389-QĐ/VPTW, ngày 26/11/2008, Văn phịng Trung ương Đảng cơng tác văn thư số Văn phòng Trung ương Đảng Phụ lục Quy định số 01-QĐ/VPTW, ngày 07/4/2011 Văn phòng Trung ương Đảng việc gửi, nhận văn số mạng thông tin diện rộng Đảng 94 96 116 129 ... hành (văn Trung ương Văn phòng Trung ương Đảng) cập nhật vào sở liệu công văn Trung ương Đảng Văn phòng Trung ương Đảng Tài liệu nội Văn phòng Trung ương Đảng gồm: Văn đơn vị trực thuộc Văn phòng. .. TỔNG QUAN VỀ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ, QUẢN LÝ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ TẠI VĂN PHÒNG TRUNG ƯƠNG ĐẢNG 1.1 Giới thiệu Văn phịng Trung ương Đảng tài liệu hình thành hoạt động Văn phòng Trung ương Đảng 1.1.1 Quá... nước Văn phòng Trung ương Đảng Nhưng thực tế, công tác quản lý tài liệu điện tử hành Văn phòng Trung ương cịn nhiều hạn chế Chính lý trên, mà chọn đề tài: ? ?Quản lý tài liệu điện tử hành Văn phòng