4 Vào sổ phát hành công văn nội bộ Lãnh đạo chung, Lãnh đạo văn phòng, Lãnh đạo vụ phòng, Lãnh đạo vụ
5 Phát hành công văn nội bộ Lãnh đạo chung, Lãnh đạo văn phòng, Lãnh đạo vụ phòng, Lãnh đạo vụ
Các trường đăng ký nhập công văn nội bộ đi trước khi nhập nội dung có giao diện như sau:
Sau khi nhập nội dung giao diện các trường đăng ký nhập công văn nội bộ đi được mô tả như hình dưới đây:
Một số trường trong giao diện như “Từ khóa”, “Chuyên đề”, “Loại văn bản” không được cập nhật vào cơ sở dữ liệu do Văn phòng Trung ương chưa có hướng dẫn cụ thể.
- Tài liệu điện tử nói chung, hay tài liệu đọc bằng máy gồm các tệp dữ liệu hoặc cơ sở dữ liệu, mục lục, biểu bảng, thư điện tử, các thông tin văn bản hoặc số liệu. Như vậy ở Văn phòng Trung ương Đảng thì tài liệu điện tử bao gồm: các file dữ liệu, các cơ sở dữ liệu, các file xử lý ngôn ngữ, thư điện tử, điện tín điện tử, ở dạng văn bản hoặc dạng số hóa. Tài liệu điện tử được lưu trữ trong các vật mang tin: đĩa cứng, đĩa mềm, đĩa quang, băng từ, được biểu diễn dưới dạng số hóa là cơ bản, khi đọc phải dùng hệ thống máy móc với các phần mềm phù hợp.
Tài liệu điện tử có đặc điểm khác với tài liệu giấy về cách biểu diễn thông tin; về đặc thù về vật mang tin với những tính chất lý hóa khác nhau; đặc điểm tạo khả năng xử lý, truyền, tra cứu và cung cấp thông tin nhanh
chóng, đa diện, đầy đủ và chính xác với nhiều hình thức biểu đạt khác nhau; đặc điểm bị virus xâm nhập, phá hoại, có thể bị đánh cắp thông tin, bị sửa đổi thông tin nếu không có những kỹ thuật phòng ngừa kèm theo một chế độ bảo vệ, bảo mật nghiêm ngặt; đặc điểm liên quan đến nguồn gốc xuất xứ; hiệu lực pháp lý của tài liệu. Toàn bộ tài liệu điện tử được ghi lại trên vật mang tin đặc thù, được biểu diễn dưới dạng các số nhị phân, có thể xử lý, truyền, đọc và hiểu nhờ vào máy tính hoặc một công nghệ tương tự theo một chương trình hệ thống cũng như chương trình ứng dụng nhất định.
Việc quản lý tài liệu điện tử theo mô hình vòng đời tài liệu cũng cơ bản giống như quản lý tài liệu giấy, theo đó tài liệu được xử lý qua các giai đoạn: sản sinh tài liệu - phân phối sử dụng - bảo quản bán hiện hành - bảo quản hiện hành - tài liệu lưu trữ - tiêu hủy. Sự phức tạp bởi dữ liệu (hay vật chất) không phải là mảnh giấy hữu hình mà là các byte thông tin được liên tục chỉnh sửa, thay đổi và cập nhật từ nhiều người và nhiều nguồn khác nhau. Ngoài ra, việc quản lý, cung cấp thông tin tài liệu điện tử cũng chứa đựng những rủi ro như: Cơ sở dữ liệu bị xóa, thông tin bị chỉnh sửa… Để đảm bảo độ tin cậy của tài liệu điện tử cần phải áp dụng các quy trình quản lý chặt chẽ tài liệu điện tử; đồng thời phải bảo đảm sự an toàn, bảo mật, hạn chế rủi ro đối với tài liệu điện tử (ví dụ các biện pháp như: mã hóa tài liệu, chống hủy tài liệu, giới hạn truy cập, theo dõi và kiểm soát truy cập…).
Theo quy định của Văn phòng Trung ương Đảng thì các văn bản chính thức của các đơn vị trực thuộc Văn phòng Trung ương Đảng cần được cập nhật đầy đủ trên mạng nội bộ của cơ quan và sử dụng thư điện tử để trao đổi thông tin liên quan đến việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ và phối hợp công tác trong đơn vị, giữa các đơn vị trong và ngoài cơ quan, bao gồm:
- Chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác, nội quy, quy chế của đơn vị. - Tờ trình và đề án trình xin ý kiến lãnh đạo Văn phòng.
- Các báo cáo đột xuất, báo cáo chuyên đề, báo cáo của lãnh đạo, cán bộ, chuyên viên đi công tác hoặc đi nghiên cứu thực tế ở trong và ngoài nước.
Tài liệu hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ. Thông tin nội dung Tạp chí Văn phòng cấp ủy.
Các bài viết đăng trên Tạp chí Văn phòng cấp ủy (bao gồm trích yếu và nội dung toàn văn).
- Thông tin về đề tài nghiên cứu khoa học.
Toàn bộ các bản đăng ký, thuyết minh, báo cáo tóm tắt, báo cáo tóm tắt, báo cáo đầy đủ và biên bản nghiệm thu kết quả nghiên cứu các đề tài, đề án, chuyên đề nghiên cứu khoa học (từ cấp cục, vụ trở lên).
- Văn bản của đảng ủy và đoàn thể ở Văn phòng Trung ương Đảng. Toàn bộ văn bản chính thức của đảng uỷ và các đoàn thể ở Văn phòng Trung ương Đảng (chương trình, kế hoạch, báo cáo định kỳ, báo cáo đột xuất, quyết định, nghị quyết…).
Ngoài các văn bản trên Văn phòng Trung ương Đảng có Trang thông tin điện tử nội bộ của Văn phòng Trung ương Đảng:
- Thông tin chung về Văn phòng Trung ương Đảng và các đơn vị trực thuộc. - Tin tức, sự kiện chọn lọc trong nước và quốc tế.
- Thông tin của các đơn vị trực thuộc:
+ Giới thiệu về đơn vị (tổ chức bộ máy, chức năng, nhiệm vụ).
+ Các hoạt động chính của đơn vị (ngoài những thông tin chính thức đã được cập nhật ở những mục tin khác).
+ Tài liệu kỹ thuật, nghiệp vụ, thông tin tham khảo. + Thông tin nội bộ.
- Thư điện tử
1.4 So sánh tính ưu việt của tài liệu điện tử với tài liệu giấy
- Nhất thể hóa thông tin tổng hợp: Một trong những ưu điểm nổi trội của tài liệu điện tử là cho phép lưu trữ thông tin dưới mọi dạng khác nhau, như văn bản, âm thanh, hình ảnh, biểu đồ, thông tin tĩnh và động trong cùng một tài liệu. Người ta cũng có thể nén thông tin, nâng cao mật độ và tốc độ di chuyển của thông tin. Dựa vào nhiều biện pháp kỹ thuật khác nhau, có thể tìm thông tin từ xa, xử lý văn kiện trên mạng, tạo điều kiện thuận lợi trong việc thay đổi phương tiện lưu giữ thông tin.
- Mật độ lưu giữ thông tin cao, không gian lưu giữ nhỏ, thống nhất trong quản lý: Mật độ lưu giữ thông tin của tài liệu điện tử cao hơn nhiều so với mật độ lưu giữ thông tin truyền thống. Do tiến bộ gần đây trong công nghệ thông tin, đặc biệt là công nghệ nén và lưu trữ dữ liệu trên các vật mang tin từ tính, quang học, mật độ ghi thông tin trên các vật mang tin này rất cao, và do vậy, dung lượng thông tin lưu trữ trên chúng cũng rất lớn. Có thể thấy rõ điều này qua thí dụ so sánh 2 phiên bản trên giấy in và trên đĩa CD-ROM
của Văn phòng Trung ương Đảng. Mỗi năm tài liệu của Trung ương Đảng và Văn phòng Trung ương Đảng phát hành khoảng trên 7000 số văn bản đi với số lượng khoảng trên 24.000 trang, nhưng nếu lưu dưới dạng điện tử thì mỗi năm Văn phòng Trung ương Đảng chỉ cần một số đĩa CD-ROM.