- Tự động hóa quản lý văn bản: Kỹ thuật thông tin hiện đại đã tạo thành một mạng lưới chu chuyển hoàn chỉnh trong việc đăng ký, giao nhận và lập hồ
2.1Khái quát tình hình quản lý tài liệu điện tử tại Văn phòng Trung ương Đảng
Quản lý văn bản đi, văn bản đến và văn bản nội bộ và xử lý văn bản qua mạng trên phần mềm Lotus Notes tại Văn phòng Trung ương Đảng thực chất là quản lý toàn bộ các tài liệu điện tử trên cơ sở dữ liệu công văn đi, công văn đến và văn bản nội bộ trên mạng máy tính giúp cho việc lưu trữ tài liệu điện tử được đầy đủ nhằm phục vụ khai thác được nhanh chóng thuận tiện.
Mục tiêu của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý và điều hành bằng văn bản qua mạng nhằm góp phần kiểm soát thông tin kịp thời, loại trừ sự chậm trễ trong giải quyết công việc và từ đó nâng cao hiệu suất làm việc. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý tài liệu còn được coi là một giải pháp nhằm quản lý tập trung thống nhất Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam.
Chương trình quản lý công văn đi và công văn đến trên mạng được thiết kế dựa trên mô hình tổ chức của công tác văn thư. Tất cả các công văn đi, công văn đến đều được cập nhật trên cơ sở dữ liệu công văn đi, công văn đến và lưu trữ trên máy chủ và gửi đến các đơn vị trực thuộc cũng như cá nhân trên mạng nội bộ của Văn phòng Trung ương. Điều này đã làm thay đổi phương thức làm việc cũng như quản lý và điều hành công việc trong cơ quan Văn phòng Trung ương Đảng. Xét về mặt lý thuyết, mô hình quản lý hành chính của Văn phòng Trung ương Đảng bao gồm các mối tác động và quan hệ giữa lãnh đạo Văn phòng với các đơn vị trực thuộc thông qua đầu
mối là Vụ Hành chính. Vụ Hành chính đóng vai trò như là đầu mối thay mặt cơ quan Văn phòng Trung ương giao tiếp với bên ngoài (thông qua hệ thống văn bản đi - đến). Mọi văn bản chính thức từ bên ngoài gửi đến Trung ương và Văn phòng Trung ương đều phải qua Vụ Hành chính đăng ký và chuyển giao cho các cá nhân và các đơn vị giải quyết. Tương tự như vậy, các văn bản được hình thành từ các đơn vị chức năng của cơ quan Văn phòng Trung ương khi phát ra sẽ phải qua Vụ Hành chính làm các thủ tục đăng ký và phát hành theo quy định.
Với chức năng tham mưu cho Trung ương Đảng về quản lý Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam và trực tiếp quản lý Kho Lưu trữ Trung ương Đảng, thì Văn phòng Trung ương Đảng cần đặt ra yêu cầu đối với việc quản lý tài liệu điện tử như:
- Chủ trì xây dựng các chính sách phát triển nguồn tài liệu điện tử. - Đề xuất xây dựng các dự án, các tiêu chuẩn và các giải pháp công nghệ về tạo lập, thu nộp, quản lý và lưu trữ thống nhất các nguồn tài liệu điện tử đang hình thành trong hệ thống các cơ quan đảng để có cơ sở cho các cơ quan này xây dựng các chương trình quản lý hiện hành, lập hồ sơ và nộp lưu các tài liệu điện tử.
- Xây dựng quy chế về quản lý, bảo mật an toàn tài liệu trong đơn vị, kết hợp với việc thực thi chính sách, đào tạo để nâng cao ý thức và trách nhiệm của cá nhân trong việc sử dụng, bảo mật và bảo vệ các nguồn tài liệu điện tử.
Việc quản lý tài liệu điện tử là hoàn toàn phù hợp với xu thế chung của các cơ quan Đảng. Văn phòng Trung ương Đảng cần quản lý chặt chẽ tài liệu lưu trữ điện tử của Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam; đáp ứng yêu cầu khai thác, sử dụng các tài liệu lưu trữ trên mạng thông tin diện rộng của Đảng. Để quản lý tài liệu điện tử cần có sự chỉ đạo thống nhất, sự nỗ lực và ý thức trách nhiệm của từng cán bộ công chức nhằm từng bước quản lý nguồn tài liệu điện tử để nộp lưu vào Kho Lưu trữ Trung ương Đảng. Nghiên cứu, xây dựng một phần mềm quản lý tài liệu điện tử thích hợp để thu thập, bảo quản lâu dài, quản lý chặt chẽ và phục vụ khai thác kịp thời hồ sơ tài liệu điện tử thuộc thẩm quyền thu thập và quản lý của Văn phòng Trung ương Đảng liên quan đến tài liệu lưu trữ hiện hành, đảm bảo tính toàn vẹn, tính
xác thực, tính tin cậy, tính khả dụng của hồ sơ tài liệu điện tử được lưu trữ, mà không bị phụ thuộc vào bất cứ phần cứng hoặc phần mềm đặc thù nào.
- Ngoài ra cần xây dựng các quy định, các tài liệu hướng dẫn cho việc cài đặt, cấu hình, vận hành, bảo trì hệ thống và cho việc triển khai cụ thể các quy trình thu thập, bổ sung, lưu giữ, quản lý dữ liệu, khai thác sử dụng, quản trị hệ thống và lập kế hoạch cho việc bảo quản lâu dài các hồ sơ điện tử, tài liệu điện tử có thời hạn bảo quản vĩnh viễn của Kho Lưu trữ Trung ương Đảng.
- Bước đầu thu thập, bảo quản, khai thác sử dụng các hồ sơ tài liệu lưu trữ điện tử bằng phần mềm hiện có: a) Tiến hành số hoá và cập nhật dữ liệu của các tài liệu hiện hành; b) Chuyển đổi và tiếp nhận dữ liệu của các CSDL xử lý công văn của Trung ương và Văn phòng Trung ương, các cơ sở dữ liệu Văn kiện đảng và mục lục hồ sơ lưu trữ hiện có.
Đầu tiên là quản lý các chủ thể tham gia ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý tài liệu điện tử.
Tại cơ quan Văn phòng Trung ương Đảng khi xem xét và phân tích sự tương tác của các chủ thể tham gia ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý tài liệu điện tử chúng ta thấy nổi bật 2 loại chủ thể, đó là:
- Loại chủ thể cá nhân hay đại diện:
+ Chủ thể cá nhân: Mỗi cán bộ, công chức trong cơ quan Văn phòng Trung ương Đảng nếu được cấp quyền làm việc với chương trình quản lý công văn đi, công văn đến đều được coi là một chủ thể cá nhân.
+ Chủ thể đại diện: Là lãnh đạo Văn phòng Trung ương và cục, vụ trưởng của các đơn vị trực thuộc Văn phòng Trung ương.
- Loại chủ thể nhóm: có thể là một đơn vị cấp phòng hoặc một đơn vị cấp cục, vụ... Giả thiết nếu có văn bản đến hoặc văn bản đi sau khi cán bộ văn thư đăng ký vào cơ sở dữ liệu công văn đến, công văn đi sẽ chuyển cho người chủ trì xử lý hay một đơn vị phối hợp xử lý văn bản phần mềm ứng dụng sẽ chuyển đến các thành viên tham gia xử lý văn bản.
dụng, việc xác định quyền hạn và nghĩa vụ của các chủ thể này cũng là điều cần thiết. Trên cơ sở chức năng và nhiệm vụ cũng như quyền hạn của mỗi một vị trí công tác mà các chủ thể sử dụng chương trình có những quyền khác nhau đối với văn bản, việc phân quyền này do Trung tâm Công nghệ thông tin phối hợp với Vụ Hành chính để xác định quyền khai thác, cập nhật cơ sở dữ liệu của cơ quan trình lãnh đạo Văn phòng ban hành. Cụ thể là:
- Quyền chuyên viên: Các chuyên viên có trách nhiệm xử lý các vụ việc có liên quan theo yêu cầu của công việc có thể đề xuất các vụ việc, dự thảo văn bản gửi đi hay văn bản lưu hành nội bộ, xem nội dung các văn bản lưu trữ mà chuyên viên đó được cấp, huỷ bỏ các tài liệu riêng, có thể sử dụng các công cụ hỗ trợ như soạn thảo văn bản, đăng ký và xem chương trình làm việc, xem nội dung các văn bản của nội bộ cơ quan....
- Quyền quản trị văn thư: Quyền này thuộc về trưởng, phó các phòng Văn thư và Hành chính thuộc Vụ Hành chính hoặc cao hơn là Vụ trưởng, Phó Vụ trưởng Vụ Hành chính và cao hơn nữa là Chánh và các Phó Chánh Văn phòng. Ngoài quyền của các chuyên viên như đã phân tích ở trên, những chức danh này có toàn quyền về mặt nghiệp vụ liên quan đến văn bản như: đăng ký các văn bản vào cơ sở dữ liệu công văn đến và công văn đi, gửi nhận văn bản; loại văn bản ra khỏi hệ thống; duyệt nội dung văn bản; phân luồng văn bản đến; cấp quyền đọc văn bản cho người sử dụng; cấp quyền sử dụng cho nhân viên; phân nhóm làm việc...
- Quyền ghi nhận văn bản: Quyền này được hiểu là việc đăng ký văn bản vào hệ thống. Ngoài quyền chuyên viên ra thì Trung tâm công nghệ thông tin được cấp quyền này, kể cả ghi nhận nội dung của văn bản.
- Quyền quản trị kỹ thuật: Quyền này được giao cho các chuyên viên về công nghệ thông tin nhằm đảm bảo kỹ thuật và chương trình cho hệ thống hoạt động ổn định trong môi trường tin học.
* Thứ hai là quản lý tài liệu điện tử đi, đến và các văn bản nội bộ là một trong những chức năng chính của chương trình quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu điện tử công văn đi, công văn đến và công văn nội bộ của Văn phòng
Trung ương Đảng.
Đăng ký và quản lý các văn bản đi, đến và văn bản lưu hành nội bộ trên cơ sở dữ liệu công văn đi, công văn đến và văn bản lưu hành nội bộ nhằm mục đích quản lý tập trung và thống nhất, đầy đủ các tài liệu điện tử đến và tài liệu điện tử đi, tài liệu điện tử nội bộ của cơ quan để khi cần thiết có thể tra tìm, khai thác dễ dàng nhanh chóng, thuận tiện.
Khi có công văn từ các cơ quan ngoài gửi đến Bộ Chính trị, Ban Bí thư, Văn phòng Trung ương Đảng nhân viên văn thư làm nhiệm vụ tiếp nhận sau đó đăng ký phân luồng xử lý và đăng ký vào cơ sở dữ liệu công văn đến và gửi tới lãnh đạo Vụ Hành chính để xin ý kiến xử lý. Lãnh đạo Vụ Hành chính kiểm tra lại và gửi trả văn thư. Cán bộ văn thư làm nhiệm vụ phân loại văn bản theo ý kiến giải quyết của lãnh đạo Vụ Hành chính và sau đó gửi văn bản đến các đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm giải quyết.
Đối với các văn bản của Trung ương phát hành, chuyên viên trong cơ quan Văn phòng Trung ương Đảng có trách nhiệm soạn thảo, sau đó trình xin ý kiến lãnh đạo Văn phòng hoặc Tổng Bí thư, Thường trực Ban Bí thư để hoàn chỉnh. Sau khi được các lãnh đạo xem xét và ký duyệt, nhân viên văn thư sẽ đăng ký vào cơ sở dữ liệu công văn đi và gắn tệp toàn văn nội dung văn bản vào cơ sở dữ liệu, lưu bản chính trước khi gửi đi.
- Quản lý các văn bản nội bộ theo chu trình: bộ phận chức năng có trách nhiệm khởi thảo xin ý kiến lãnh đạo đơn vị và gửi cho các đơn vị có liên quan.
Như vậy có thể thấy rằng việc quản lý văn bản điện tử đi và đến tại Văn phòng Trung ương Đảng dựa trên phần mềm Lotus Notes giúp cho việc lưu giữ được đầy đủ trích yếu nội dung các văn bản đến và lưu đầy đủ trích yếu nội dung các văn bản đi có đính kèm theo các tệp điện tử bảo đảm cho việc quản lý tài liệu điện tử được đầy đủ giúp cho việc xử lý, khai thác tài liệu của lãnh đạo Văn phòng được thuận tiện nhanh chóng và chính xác.
Thông qua chương trình quản lý văn bản đi, đến và văn nội bộ được nhập trên cơ sở dữ liệu giúp các lãnh đạo kiểm soát tiến độ và kết quả xử lý vụ việc nội bộ thông qua luồng xử lý của chương trình ứng dụng cơ sở dữ
liệu công văn đi, đến trên mạng. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Sau khi các văn bản được đăng ký trên mạng đã giúp cho lãnh đạo nắm được các công việc của các cơ quan xin ý kiến và các công việc của cán bộ chuyên viên được phân công xử lý trong thời gian nhất định để có cơ sở nhắc việc và theo dõi quá trình xử lý văn bản và các cá nhân và đơn vị có trách nhiệm liên quan cùng tham gia phối hợp xử lý.
* Thứ ba là kiểm soát công việc có yếu tố bên ngoài tham gia và theo dõi hồi báo:
Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, có những công việc đòi hỏi cơ quan Văn phòng Trung ương Đảng phải kết hợp với các cơ quan bên ngoài. Đối với các công việc như vậy thông thường sẽ rất khó kiểm soát cụ thể tiến độ thực hiện. Trước đây, việc kiểm soát này chỉ có thể thực hiện được qua những văn bản trao đổi với bên ngoài có liên quan đến công việc (bao gồm cả công văn đi và công văn đến) - đây chính là việc theo dõi hồi báo. Công nghệ thông tin có thể cung cấp giải pháp cho vấn đề này qua việc: cán bộ thừa hành mỗi khi nhận hoặc gửi một văn bản qua mạng chỉ cần mở ra xem nội dung và đánh dấu (V) vào trường đã xem và giải quyết là xong. Cán bộ quản lý muốn theo dõi công việc nào chỉ cần chọn mục chỉ công việc đó, trên màn ảnh sẽ xuất hiện 2 cột: cột văn bản đi và cột văn bản đến liên quan đến công việc đó. Các văn bản này sẽ được sắp xếp theo trình tự thời gian để người có trách nhiệm giải quyết dễ dàng theo dõi tiến trình của công việc. Thực chất của chức năng này chính là lập hồ sơ công việc.
Quản lý văn bản là trách nhiệm của tất cả cá nhân trong cơ quan khi tham gia vào công việc có liên quan đến văn bản. Tuy nhiên, trách nhiệm quản lý văn bản cũng được giao cho các chủ thể lãnh đạo. Cán bộ văn thư sử dụng văn bản để không những hỗ trợ cho quá trình ra quyết định và điều hành công việc thông qua văn bản mà còn phải quản lý được bản gốc của văn bản. Phần mềm ứng dụng này cũng cho phép họ quản lý văn bản gốc thông qua mạng máy tính. Khi cần sử dụng văn bản gốc, phần mềm này sẽ cung cấp cho họ thông tin về văn bản đó đang ở đâu.
còn cung cấp thêm các chức năng hỗ trợ như:
Cung cấp các thông tin nội bộ của cơ quan Văn phòng Trung ương