- Đối với các văn bản chỉ gửi tệp tin điện tử trên mạng diện rộng, không gửi văn bản giấy, văn thư cơ quan nhận phải kiểm tra tính hợp thức của văn
2.3.1Đối với tài liệu điện tử đến
- Quy trình xử lý văn bản trong chương trình “xử lý công văn” được xây dựng như sau:
- Đối với công văn đến:
+ Văn thư tiếp nhận và đăng ký (cho số đến; nhập siêu dữ liệu);
+ Chuyển xin ý kiến hoặc chuyển xử lý tới các lãnh đạo hoặc chuyên viên trong cơ quan;
+ Lãnh đạo, chuyên viên xử lý công văn (đọc và đưa ra các ý kiến giải quyết);
+ Chuyển công văn cho các chuyên viên khác xử lý (nếu cần); + Chuyển lãnh đạo kết thúc xử lý.
Trong hoạt động quản lý nhà nước, việc quản lý tài liệu điện tử là một nội dung quan trọng không những có tác động trực tiếp đến hiệu quả công việc của cơ quan còn ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng và hoạt động của công tác lưu trữ. Thực tế hiện nay, lưu trữ tài liệu điện tử hiện hành còn là một vấn đề chưa được thực hiện tại nhiều các cơ quan, tổ chức mà Văn phòng Trung ương Đảng là một trong số đó, thực tế này xuất phát từ nhiều lý do, cả về khách quan và chủ quan. Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý tài liệu điện tử hiện hành phần nào đã khắc phục được vấn đề trên. Tất cả các văn bản đi và đến đều được quản lý tại một cơ sở dữ liệu. Việc quản lý chúng sẽ dựa trên các tiêu chí được xây dựng theo yêu cầu của người sử dụng. Trong chương trình phần mềm quản lý tài liệu điện tử tại Văn phòng Trung ương Đảng, việc ứng dụng đối với chức năng lập hồ sơ hiện hành là một yêu cầu nhằm nâng cao hơn nữa khả năng sử dụng của chương trình. Mỗi một văn bản khi được cập nhật vào cơ sở dữ liệu đều được quản lý theo các tiêu chí chung như tên loại văn bản, ngày tháng của văn bản, trích yếu nội dung văn bản... đây cũng là những tiêu chí cơ bản giúp cho việc lập hồ sơ điện tử được thực hiện một cách thuận lợi. Thực tế hiện nay Văn phòng Trung ương Đảng chưa tiến hành quét văn bản đến và số hóa văn bản đến. Đặc điểm của các dữ liệu về văn bản được quản lý trong hệ thống là cấu trúc phân cấp, toàn bộ hệ thống văn bản gửi đến cơ quan Văn phòng Trung ương Đảng được phân chia thành các cấp độ khác nhau.
Các dữ liệu văn bản đến được quản lý trong hệ thống có giao diện như sau:
Khi mở giao diện phía bên trái màn hình sẽ hiện 1 cột các thanh trình đơn (Menu) của cơ sở dữ liệu công văn đến. Thí dụ khi kích chuột vào cơ sở dữ liệu công văn đến và vào cơ quan ban hành sẽ xuất hiện các cơ quan gửi văn bản đến Văn phòng Trung ương, sau đó kích chuột và từng cơ quan sẽ xuất hiện từng thể loại văn bản và trích yếu nội dung của từng văn bản.
* Theo tính chất của văn bản có: Văn bản đến của Trung ương, Văn bản đến của Văn phòng Trung ương, Văn bản của nội bộ Văn phòng Trung ương.
* Theo tên loại cơ quan ban hành văn bản được sắp xếp theo vần an pha bê có: Ban Chỉ đạo Công nghệ thông tin, các bộ, ban, ngành Trung ương các tỉnh, thành ủy và các cơ quan khác.
* Theo tên loại văn bản được sắp xếp theo vần an pha bê có: Báo cáo, Biên bản, Chỉ thị, Công văn, Chương trình, Dự toán, Hướng dẫn, Kế hoạch, Kết luận, Nghị quyết, Quy chế, Quyết định, Quyết toán, Tờ trình, Thông báo, …
Dựa vào các yếu tố phân loại này cùng với việc xây dựng một bảng từ khoá chuẩn phản ánh chính xác nội dung chủ đề của các văn bản quản lý hình thành trong quá trình hoạt động của Văn phòng Trung ương Đảng, các kỹ sư công nghệ thông tin sẽ làm nhiệm vụ liên kết chúng trong cơ sở dữ liệu theo yêu cầu của người sử dụng. Các văn bản có thể được liên kết với nhau trong cơ sở dữ liệu dưới một tiêu đề chung (tiêu đề hồ sơ) theo các tiêu chí cơ bản kết hợp với các tiêu chí khác nhau như: tên loại văn bản, cơ quan ban hành văn bản, nội dung của văn bản.... Để tạo thuận lợi cho công tác này, Văn phòng Trung ương Đảng cần tiến hành nghiên cứu và xây dựng bảng Danh mục hồ sơ tài liệu điện tử hàng năm cho Văn phòng Trung ương Đảng, bảng Danh mục này sẽ được cập nhật vào hệ thống và các cán bộ, chuyên viên sẽ lập hồ sơ theo danh mục hồ sơ đã được mở trong hệ thống.
Ngoại trừ những hồ sơ không được phép công bố rộng rãi, quyền xem các hồ sơ còn lại có thể được cấp đối với tất cả các thành viên tham gia vào hệ thống này. Cần phải nhấn mạnh là chỉ cấp quyền xem hồ sơ mà không cấp quyền sửa chữa, thay đổi hồ sơ (quyền này giới hạn ở những người có thẩm quyền). Từ những hồ sơ hiện hành đã được lập, hệ thống phải có sự liên kết đối với chương trình ứng dụng công nghệ thông tin của bộ phận lưu trữ qua hệ thống mạng nội bộ. Liên kết này cho phép bộ phận lưu trữ quản lý được những hồ sơ thuộc nguồn nộp lưu tài liệu điện tử vào lưu trữ. Sau khi những hồ sơ công việc hết thời hạn hiện hành, người sử dụng chỉ cần sử dụng chức năng chuyển lưu trữ, toàn bộ những hồ sơ đó sẽ được chuyển vào cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ. Cán bộ lưu trữ làm nhiệm vụ kiểm tra giữa hồ sơ thực được nộp vào và hồ sơ trên mạng điện tử, qua đó tránh mất mát, thất lạc tài liệu và tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ.