- Đối với các văn bản chỉ gửi tệp tin điện tử trên mạng diện rộng, không gửi văn bản giấy, văn thư cơ quan nhận phải kiểm tra tính hợp thức của văn
2.3.2Đối với tài liệu điện tử đ
- Đối với công văn đi:
+ Tạo lập dự thảo (do chuyên viên thực hiện);
+ Chuyên viên xử lý công văn đi bằng cách đọc dự thảo, xem xét ý kiến góp ý của các chuyên viên khác để đưa ra ý kiến xử lý của mình hoặc hoàn chỉnh lại dự thảo;
+ Chuyển lãnh đạo cơ quan ký duyệt và cho phép phát hành. Lãnh đạo cơ quan được phép đọc và duyệt dự thảo (có thể bổ sung chỉnh sửa thêm); quyết định cho phép phát hành công văn;
+ Công văn đi được chuyển tới văn thư để cho số công văn đi và làm thủ tục phát hành. Khi công văn đi đã phát hành là kết thúc quá trình xử lý.
Trong quá trình hoạt động của cơ quan Văn phòng Trung ương Đảng đã hình thành một khối lượng lớn các văn bản đi. Thực tế hiện nay các văn bản đi mới chỉ được đăng ký trích yếu và các trường trên máy sau đó gắn tệp (file) vào nội dung của tất cả văn bản nhưng chưa tiến hành quét các văn bản đã đóng dấu phát hành, do vậy việc khai thác sử dụng cơ sở dữ liệu công văn đi vẫn chưa đáp ứng được yêu cầu vì các văn bản chỉ có bản file không có chữ ký và dấu.
Việc cập nhập cơ sở dữ liệu công văn đi với các trường như: Phân loại cơ quan
Độ mật Số ký hiệu Ngày đăng ký Ngày văn bản Thể loại văn bản Người ký Loại văn bản Số bản Loại bản Số trang Tác giả văn bản Nơi nhận Trích yếu
Gắp tệp toàn văn nội dung văn bản Chủ trì xử lý
Việc đăng ký cập nhật các thông tin vào cơ sở dữ liệu công văn đi giúp cho việc quản lý các văn bản đi được thống nhất và phục vụ việc khai thác được thuận tiện nhanh chóng, nhưng trên thực tế giá trị pháp lý của các file gắn kèm không có dấu, không có chữ ký, do vậy chỉ có tính chất để tham khảo, khi cần văn bản có giá trị pháp lý vẫn phải sử dụng văn bản giấy có đầy đủ chữ ký và dấu.