- Việc cập nhật thông tin vào các trường thường chưa đầy đủ, chưa thống nhất hoặc thiếu chính xác Cụ thể:
3.2.3Đẩy mạnh việc đổi mới quy trình công tác và lề lối làm việc của Văn phòng Trung ương Đảng
được thực hiện một cách nhanh nhất và có hiệu quả nhất công việc không bị trì trệ, ngắt quãng vì thiếu người chỉ đạo. Mọi công việc của Văn phòng Trung ương Đảng sẽ đạt hiệu quả cao hơn và nguồn tài liệu điện tử của Văn phòng Trung ương Đảng khi nộp lưu vào Kho lưu trữ tài liệu điện tử sẽ đầy đủ, tiết kiệm thời gian, công sức cho việc khôi phục sau này và đảm bảo khai thác được nhanh chóng thuận tiện.
3.2.2.4 Đầu tư kinh phí
Trong đề án quản lý tài liệu điện tử chi phí cho việc ứng dụng công nghệ thông tin cũng là vấn đề cần phải quan tâm. Chi phí này sẽ bao gồm các khoản như chi phí cố định (còn gọi là chi phí chuyển đổi) và chi phí biến động (còn gọi là chi phí vận hành). Việc dự trù các chi phí cụ thể cho chương trình ứng dụng là do cơ quan tiến hành tuỳ theo tình hình thực tế. Tuy nhiên, ở mức độ khái quát, có thể đưa ra một số các mục chi cần thiết như sau: Chi phí cố định bao gồm các khoản mục sau:
- Chi phí về nâng cấp phần mềm để quản lý tài liệu điện tử. Chi phí này được sử dụng cho việc phân tích các yêu cầu của việc quản lý tài liệu điện tử để xây dựng chương trình ứng dụng cho phù hợp với thực tiễn để quản lý tài liệu điện tử hiện hành được đầy đủ và chính xác.
- Chi phí về cơ sở vật chất và trang thiết bị kỹ thuật. Chi phí này bao gồm việc mua các thiết bị phần cứng như: Máy vi tính; Các thiết bị phụ trợ đi kèm.
- Chi phí cài đặt chương trình ứng dụng cho tất cả các máy trạm của hệ thống thông tin.
- Chi phí cho việc xây dựng các công cụ trợ giúp như: ngôn ngữ; tài liệu hướng dẫn, quy trình phân loại, quy trình định dạng dữ liệu; danh mục từ khoá...
3.2.3 Đẩy mạnh việc đổi mới quy trình công tác và lề lối làm việc của Văn phòng Trung ương Đảng Văn phòng Trung ương Đảng
Để biến tiềm năng của công nghệ thông tin có thể đem lại cho Văn phòng Trung ương Đảng thành hiện thực trong việc quản lý tài liệu điện tử,
lãnh đạo Văn phòng Trung ương Đảng cần coi trọng việc ứng dụng công nghệ thông tin có vị trí đặc biệt và cách tiếp cận sáng tạo không ngừng thúc đẩy việc nâng cao ý thức trách nhiệm của các cán bộ, công chức trong việc quản lý tài liệu điện tử một cách đầy đủ.
Trên cơ sở triển khai các hệ thống thông tin điện tử của Đảng. Trước mắt, lãnh đạo Văn phòng và các đơn vị trực thuộc cần nhận thức đầy đủ và có những biện pháp chỉ đạo cương quyết cán bộ, chuyên viên, lãnh đạo các đơn vị chức năng trong cơ quan thực hiện xử lý công việc theo quy trình khép kín trên mạng để giảm bớt sự lãng phí trong việc đầu tư, giảm khối lượng công việc và nguồn nhân lực trong công tác văn thư.