- Việc cập nhật thông tin vào các trường thường chưa đầy đủ, chưa thống nhất hoặc thiếu chính xác Cụ thể:
3.2.2Xây dựng đề án quản lý tài liệu điện tử và triển khai thực hiện đề án khi được duyệt
đề án khi được duyệt
Để quản lý tài liệu điện tử của Văn phòng Trung ương Đảng được đầy đủ, Văn phòng Trung ương Đảng sớm giao cho Cục Lưu trữ phối hợp với Trung tâm Công nghệ thông tin và Vụ Hành chính nghiên cứu, xây dựng đề án quản lý tài liệu điện tử của Đảng; trên cơ sở các tiêu chuẩn quốc tế, cần xây dựng các quy định về các chuẩn thông tin và các chuẩn công nghệ phục
vụ cho việc quản lý và triển khai các hệ thống thông tin điện tử của Đảng. Đề án ứng dụng công nghệ thông tin để quản lý tài liệu điện tử cần được ứng dụng rộng rãi, hiệu quả trong các cơ quan Đảng và văn phòng cấp ủy giúp tăng cường năng lực quản lý, nâng cao năng suất, chất lượng, hiệu quả, khả năng cạnh tranh, đáp ứng quá trình hoàn thiện các chính sách hỗ trợ ứng dụng công nghệ thông tin và triển khai hiệu quả các đề án lớn về ứng dụng công nghệ thông tin trong hệ thống văn phòng cấp ủy.
3.2.2.1 Xây dựng chương trình phần mềm tối ưu phục vụ hoạt động quản lý tài liệu điện tử
Chúng ta đều biết rằng ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý tài liệu điện tử để hoàn thiện và góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác lưu trữ tài liệu điện tử thực chất là việc phân tích các yếu tố đầu vào, các yêu cầu đầu ra, đối tượng tài liệu điện tử cần quản lý để từ đó lựa chọn và xây dựng một phần mềm quản lý thích hợp đáp ứng được yêu cầu của hoạt động quản lý tài liệu điện tử. Trong thực tế, hiện nay tại Văn phòng Trung ương Đảng với phần mềm quản lý văn bản Lotus Notes đã được xây dựng về cơ bản đã đáp ứng được yêu cầu của hoạt động quản lý văn bản đi, văn bản đến phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo trong thời điểm hiện tại. Tuy nhiên, với sự phát triển ngày càng nhanh của xã hội, chỉ trong thời gian không lâu nữa, nếu không có sự đầu tư nâng cấp và mở rộng chương trình, phần mềm này sẽ sớm trở nên lạc hậu. Để giải quyết những tồn tại nêu trên, trên cơ sở những kết quả đạt được của chương trình phần mềm đang sử dụng, Văn phòng Trung ương Đảng cần tiếp tục đầu tư nghiên cứu và hoàn chỉnh phần mềm theo hướng đơn giản và thuận tiện với người sử dụng, có tính mở và có khả năng liên kết với các phần mềm quản lý khác được xây dựng trong cơ quan Văn phòng Trung ương Đảng. Phần mềm ứng dụng được hoàn chỉnh phải thoả mãn được một số yêu cầu sau:
Phần mềm quản lý tài liệu điện tử phải dễ sử dụng. Có thể coi đây là một trong những yêu cầu tiên quyết của phần mềm ứng dụng nói chung và phần mềm quản lý tài liệu điện tử nói riêng. Dễ sử dụng là nhân tố giúp cho phầm mềm trở nên thân thiện với người dùng. Dễ sử dụng thể hiện ở giao diện màn hình đẹp, các trường và các thuật ngữ dễ hiểu. Điều này là cần thiết bởi người sử dụng phần mềm của hệ thống những là cán bộ làm việc ở nhiều
vị trí khác nhau trong cơ quan Văn phòng Trung ương Đảng, do đó trình độ khác nhau và khi sử dụng chương trình họ phải hiểu được các chức năng một cách thống nhất. Dễ sử dụng còn làm tăng khả năng và số lượng người khai thác, sử dụng chương trình phần mềm. Yêu cầu về dễ sử dụng còn được hiểu là có tài liệu hướng dẫn sử dụng dễ đọc và rõ ràng, có sự trợ giúp trực tuyến.
Phần mềm quản lý văn bản phải có khả năng tương thích với các phần mềm khác. Đây là một yêu cầu nhất thiết phải được quan tâm khi lựa chọn xây dựng chương trình ứng dụng bởi trong hệ thống quản lý tài liệu điện tử, có rất nhiều phân hệ con được xây dựng bởi nhiều chương trình phần mềm khác nhau mà chương trình phần mềm quản lý văn bản là một phân hệ con. Các phần mềm này kết nối và giao tiếp với nhau tạo thành một tổng thể hệ thống thông tin quản lý hoàn chỉnh. Vì lẽ đó mà giữa các phần mềm có sự không tương thích sẽ dẫn đến việc mỗi lần thay đổi hoặc bổ sung một phần mềm nào đó trong hệ thống sẽ phải thay đổi toàn bộ các phần mềm khác, điều này là không khả thi hoặc sẽ rất tốn kém. Trong tương lai không xa, khi mà nền hành chính được vận hành theo hướng điện tử hoá, khả năng tương thích của các phần mềm ứng dụng sẽ là yếu tố tiên quyết để các nhà đầu tư lựa chọn và sử dụng. Khả năng tương thích còn bao gồm tương thích ngang và tương thích dọc. Tương thích ngang có nghĩa là tập hợp các phần mềm chạy trên một máy (phần cứng) có thể tương thích với nhau được. Tương thích dọc có nghĩa là phần mềm đó có thể sử dụng được ở nhiều máy (phần cứng) khác nhau.
Phần mềm quản lý tài liệu điện tử phải có khả năng mở rộng và nâng cấp nhằm đáp ứng yêu cầu của lưu trữ tài liệu điện tử. Theo thời gian, hoạt động quản lý tài liệu điện tử của mỗi một cơ quan sẽ có sự thay đổi cho phù hợp với thực tiễn của sự phát triển, từ đó sẽ dẫn đến tình thức quản lý, phương pháp quản lý thay đổi, yêu cầu thông tin đáp ứng cho hoạt động quản lý cũng thay đổi theo và tất nhiên, chức năng của phần mềm quản lý tài liệu điện tử cũng phải được mở rộng, được nâng cấp và thay đổi cho phù hợp.
Thí dụ: Phần mềm quản lý tài liệu điện tử phải có khả năng tự động tạo lập được hồ sơ trên cơ sở các biểu ghi tài liệu đã cập nhật nhờ sự trợ giúp của
trường “Từ khóa”, “Trích yếu nội dung”, “Chuyên đề” chẳng hạn. Hoặc phần mềm phải thỏa mãn yêu cầu biên mục toàn bộ tài liệu. Phần mềm sử dụng chuẩn biên mục nào và có thể đóng gói biểu ghi tài liệu để tạo lập siêu dữ liệu.
3.2.2.2 Tiếp tục nghiên cứu, bổ sung, nâng cấp, hoàn thiện các phần mềm đang sử dụng trong các cơ quan Đảng
- Lãnh đạo Văn phòng Trung ương Đảng chỉ đạo Cục Lưu trữ phối hợp với Trung tâm Công nghệ thông tin, Vụ Hành chính tiến hành tổng kết, đánh giá chính xác kết quả và những tồn tại, hạn chế trong việc thực hiện chương trình “xử lý công văn đi”, “xử lý công văn đến”, “xử lý công văn nội bộ:”, “gửi nhận văn bản” để từ đó rút kinh nghiệm và đề ra các biện pháp chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện trong thời gian tới.
- Cục Lưu trữ sớm bổ sung, hoàn thiện, chính thức hóa các qui trình nghiệp vụ đáp ứng đầy đủ chức năng xử lý tài liệu điện tử và quản lý vòng đời tài liệu điện tử từ khi tạo lập đến khi lưu trữ, bảo quản, khai thác sử dụng hoặc huỷ tài liệu điện tử. Đồng thời, ban hành các văn bản hướng dẫn triển khai áp dụng các qui trình nghiệp vụ trong hệ thống các cơ quan của Đảng; chuẩn hoá các biểu mẫu, các trường thông tin, thống nhất cách nhập dữ liệu mô tả, thống kê thông tin vào từng trường trong cơ sở dữ liệu.
- Ban Chỉ đạo Công nghệ thông tin các cơ quan Đảng, Văn phòng Trung ương Đảng chỉ đạo Trung tâm Công nghệ thông tin phối hợp với các cơ quan hữu quan khi nâng cấp phần mềm Lotus Notes 4.6 sang Lotus Notes 8.5 hiện tại cần đáp ứng được các yêu cầu chung về tiêu chuẩn công nghệ cho một hệ thống quản lý tài liệu điện tử. Cụ thể: hoàn thiện thêm các tính năng đã có gồm công nghệ hỗ trợ quy trình công việc, gửi nhận tài liệu giữa các cơ quan và cá nhân trên mạng diện rộng, an ninh bảo mật…; bổ sung tính năng tích hợp với các công nghệ khác để thuận tiện cho sử dụng chung các chức năng kỹ thuật về giao diện, phông chữ, số hoá, nhận dạng, phương tiện lưu trữ, truy xuất và truy nhập dữ liệu, chữ ký điện tử, công nghệ đảm bảo độ tin cậy của tài liệu lưu trữ …
Các công nghệ khác nhau sử dụng trong một hệ thống quản lý tài liệu điện tử có thể được sử dụng độc lập hoặc kết hợp. Tuy nhiên, cơ quan nên đầu tư thời gian và kinh phí cho thực hiện một hệ thống quản lý tài liệu điện tử EDMS toàn diện. Một hệ thống quản lý tài liệu điện tử (EDMS) toàn diện
nên cung cấp gồm các module chức năng với tất cả công nghệ phần mềm và phần cứng được tích hợp trong một hệ thống phần mềm, các module chức năng gồm: quản lý tài liệu, số hoá tài liệu, giao địch điện tử, quản lý hồ sơ điện tử, quy trình, khả năng chuyển đổi dữ liệu ra phương tiện lưu trữ đĩa laser. Hiện tại, Ban Chỉ đạo Công nghệ thông tin các cơ quan Đảng đang nâng cấp phiên bản phần mềm Lotus Notes 4.6 lên Lotus Notes 8.5. Qua nghiên cứu cho thấy phiên bản phần mềm Lotus Notes 8.5 đã cung cấp rất nhiều công nghệ rất phù hợp cho xây dựng một hệ thống quản lý tài liệu và quản lý hồ sơ điện tử đầy đủ với việc nâng cấp các công nghệ đã có và tích hợp thêm các công nghệ của các nhà cung cấp khác. Điều này sẽ mở ra hướng phát triển toàn diện cho triển khai các hệ thống quản lý tài liệu điện tử.
3.2.2.3 Xây dựng các yêu cầu cụ thể đối với việc thực hiện các giao dịch hành chính qua mạng điện tử
Văn phòng Trung ương Đảng cần ban hành những quy định cụ thể nhằm hướng dẫn và yêu cầu mọi chuyên viên khi thực hiện các nhiệm vụ được giao đều phải coi máy tính như là một phương tiện đắc lực và thường xuyên tham gia vào quy trình xử lý trên máy. Muốn thực hiện được, đầu tiên phải là từ các đồng chí lãnh đạo Văn phòng Trung ương Đảng cần phải tiến hành chỉ đạo công việc ban hành các ý kiến xử lý công việc thông qua hệ thống mạng nội bộ của cơ quan. Bởi vì, nếu lãnh đạo chỉ đạo công việc qua mạng, thì một tất yếu đặt ra là các chuyên viên có liên quan bắt buộc phải sử dụng hệ thống mạng để tiếp nhận ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo. Thực hiện được điều này cũng là việc lãnh đạo đã nêu gương cho các cán bộ dưới quyền noi theo, qua đó tạo nên thói quen sử dụng máy tính và điều hành các hoạt động thông qua mạng, mặt khác sẽ góp phần tiết kiệm thời gian của lãnh đạo Văn phòng Trung ương Đảng, cũng như của chuyên viên, góp phần nâng cao hiệu quả công việc. Điều này sẽ thúc đẩy toàn bộ cán bộ trong cơ quan thường xuyên phải truy cập vào hệ thống mạng của cơ quan để theo dõi công việc của mình, cũng như những kế hoạch, công việc của cơ quan và nắm bắt được tình hình hoạt động chung của cơ quan góp phần giải quyết công việc được giao một cách thuận lợi hơn. Việc xử lý công việc trên mạng còn góp phần thông suốt hoạt động của cơ quan khi lãnh đạo Văn phòng
Trung ương Đảng, hoặc các chuyên viên có liên quan đến quá trình giải quyết công việc đi công tác xa. Quản lý tài liệu điện tử hiện hành đầy đủ ngay từ ban đầu sẽ góp phần nâng cao hiệu quả của hoạt động quản lý của