Lãnh đạo xem xét và nếu đạt yêu cầu thì ký duyệt cho phép phát hành
Lãnh đạo chung, Lãnh đạo văn phòng, Lãnh đạo vụ
4 Vào sổ phát hành Văn thư
5 Phát hành công văn Văn thư
Theo quy định của Văn phòng Trung ương Đảng, tất cả các văn bản của Trung ương và Văn phòng Trung ương Đảng ban hành đều phải được làm thủ tục đăng ký tại bộ phận văn thư thuộc Vụ Hành chính. Cán bộ văn thư có trách nhiệm quản lý, theo dõi văn bản đi phải thực hiện các nghiệp vụ như kiểm tra về thể thức, nội dung và thẩm quyền ký văn bản, sau đó mới đóng dấu ban hành. Tất cả các văn bản ban hành (gọi chung là văn bản đi) đều được đăng ký vào cơ sở dữ liệu công văn đi hoàn toàn không sử dụng sổ giấy.
- Theo quy định của Văn phòng Trung ương Đảng thì các văn bản phải được cập nhật đầy đủ trên cơ sở dữ liệu công văn đi gồm các trường sau :
Mã đăng ký
Phân loại cơ quan Độ mật Độ khẩn Số ký hiệu Ngày đăng ký Ngày văn bản Thể loại văn bản
Người ký Loại văn bản Số bản Loại bản Số trang Tác giả văn bản Từ khóa Chuyên đề Nơi nhận Trích yếu
Toàn văn nội dung văn bản Chủ trì xử lý
Phối hợp xử lý Hạn giải quyết xong Hạn thu hồi
Nội dung yêu cầu xử lý.
Giao diện các trường đăng ký công văn đi khi chưa nhập nội dung được mô tả như sau:
Sau khi nhập nội dung giao diện các trường đăng ký công văn đi được mô tả như hình dưới đây:
Một số trường trong giao diện như “Từ khóa”, “Chuyên đề”, “Loại văn bản” không được cập nhật vào cơ sở dữ liệu do Văn phòng Trung ương chưa có hướng dẫn cụ thể.
1.3.3 Tài liệu điện tử nội bộ
Trong hệ thống thông tin của Văn phòng Trung ương Đảng, văn bản lưu hành nội bộ là những văn bản do các đơn vị trực thuộc Văn phòng Trung ương Đảng ban hành. Văn bản do đơn vị nào ban hành sẽ lấy số và được đăng ký hệ thống số công văn đi của đơn vị đó và các đơn vị nhận văn bản sẽ đăng ký vào cơ sở dữ liệu công văn đến của đơn vị mình. Văn bản lưu hành nội bộ có thể là văn bản được in ra giấy và được chuyển giao theo cách thức truyền thống, nhưng cũng có thể được hình thành và chuyển giao trên mạng nội bộ. Tuy nhiên, hình thức quản lý và chuyển giao văn bản trên mạng nội bộ hiện nay tại Văn phòng Trung ương Đảng vẫn chưa phải là hình thức phổ biến mà chủ yếu là các thông tin đưa lên mạng nội bộ phục vụ cho việc nắm thông tin chung của cơ quan.
Quy trình công văn nội bộ
Xử lý công việc
Hình 3: Lưu trình xử lý công văn nội bộ
Như trên hình vẽ ta thấy, lưu trình xử lý công văn nội bộ tương tự như lưu trình xử lý công văn đi tuy nhiên vì các công văn nội bộ là các công văn chỉ lưu hành trong nội bộ cơ quan nên nó khác lưu trình xử lý công văn đi ở các điểm sau đây:
- Vì không phát hành ra ngoài nên bản dự thảo công văn nội bộ không được chuyển tới văn thư của đơn vị.
- Sau khi đồng chí lãnh đạo đã ký duyệt cho phép phát hành công văn nội bộ thì công văn sẽ được cấp số phát hành ngay và phát hành trong cơ quan.
Bảng 3: Qui trình xử lý công văn nội bộ
Bước Nội dung công việc Người thực hiện / người phối hợp 1 Tạo dự thảo công văn nội bộ Chuyên viên, Lãnh đạo vụ, Lãnh đạo
văn phòng, Lãnh đạo chung
2 Chuyển xin ý kiến hoặc xử lý của các chuyên viên khác chuyên viên khác
Chuyển bản dự thảo tới lãnh đạo ký duyệt.
Chuyên viên, Lãnh đạo vụ, Lãnh đạo văn phòng, Lãnh đạo chung
Dự thảo công văn nội bộ Chuyển xin ý kiến và xử lý tới (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
các chuyên viên khác là người ký công văn ? Cấp số phát hành và ghi sổ lưu Phát hành Đọc và xử lý công văn
Cho ý kiến giải quyết Xem các ý kiến đã có Kết thúc Lưu trữ Duyệt cho phép phát hành ? Chuyển xử lý ? Có Không Đúng Sai Duyệt Chưa duyệt