- Việc cập nhật thông tin vào các trường thường chưa đầy đủ, chưa thống nhất hoặc thiếu chính xác Cụ thể:
3.2.1 Xây dựng các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về quản lý tài liệu điện tử
pháp nhằm nâng cao hơn nữa việc quản lý tài liệu điện tử tại Văn phòng Trung ương Đảng nói riêng và của các cơ quan, tổ chức đảng khác nói chung như sau:
3.2.1 Xây dựng các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về quản lý tài liệu điện tử điện tử
Văn phòng Trung ương Đảng cần phát huy vai trò đầu tầu trong việc hoàn thiện thể chế, đi đầu trong việc ứng dụng công nghệ thông tin, thúc đẩy nghiên cứu và phát triển và không ngừng nâng cấp cơ sở hạ tầng thông tin làm nền cho sự phát triển tất cả hoạt động cũng như sự phát triển nguồn nhân lực con người. Công nghệ thông tin là lĩnh vực có thay đổi sáng tạo nhanh chóng và liên tục. Do đó Văn phòng Trung ương Đảng cần có các chính sách đối với công nghệ thông tin cũng cần linh hoạt, nhanh nhạy và táo bạo.
Ngày 29-11-2005, Quốc hội khóa XI, kỳ họp thứ 8 đã thông qua “Luật giao dịch điện tử” (Luật số 51/2005/QH11) và Chủ tịch nước đã ký Lệnh số 23/2005/L-CTN công bố Luật vào ngày 09-12-2005. Để triển khai thực hiện Luật giao dịch điện tử, ngày 15-02-2007, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 26/2007/NĐ-CP về “Quy định chi tiết thi hành Luật giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số”. Theo Nghị định (khoản 4, điều 6) đã giao cho ban Cơ yếu Chính phủ thành lập và duy trì hoạt động của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng phục vụ các cơ quan thuộc hệ thống chính trị. Tuy nhiên, đối với các cơ quan của Đảng, cho đến nay vẫn chưa có một văn bản nào quy định về tài liệu điện tử và giá trị pháp lý của tài liệu điện tử trong hoạt động của cơ quan, tổ chức Đảng. Vì vậy, để có cơ sở pháp lý về tài liệu điện tử và quản lý tài liệu điện tử đối với cơ quan của Đảng, Văn phòng Trung ương Đảng cần phải sớm nghiên cứu, xây dựng và trình Ban Bí thư ban hành “Quy định về giao dịch điện tử, chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số trong hoạt động của hệ thống các cơ quan Đảng”.
Văn phòng Trung ương Đảng cần nhanh chóng xây dựng cơ chế hợp tác với các cơ quan chuyên ngành về công nghệ thông tin để cùng tham gia vào các hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin tại Văn phòng Trung ương Đảng góp phần vào sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa trên nền tảng công nghệ thông tin.
Văn phòng Trung ương Đảng cần phối hợp với các hiệp hội và doanh nghiệp chuyên về công nghệ thông tin thường xuyên có đối thoại chính sách, lôi cuốn các hiệp hội và doanh nghiệp vào việc xây dựng chính sách với sự tham gia của các chuyên gia trong ngành công nghệ thông tin và các chuyên gia trong các ngành khác liên quan đến phát triển công tác văn phòng cấp ủy. Là một cơ quan chịu trách nhiệm chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ của Đảng, trong những năm vừa qua, Văn phòng Trung ương đã cơ bản làm tốt chức năng tham mưu cho Trung ương Đảng ban hành một số văn bản chỉ đạo công tác văn thư như Chỉ thị số 47, Quyết định số 20, Quyết định số 22, Quy định số 210,.... Đồng thời, Văn phòng Trung ương Đảng và Cục Lưu trữ đã ban hành theo thẩm quyền một số văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư như Quy định số 403, Quy định số 667, Hướng dẫn số 22,... Tuy nhiên, các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ đã nêu trên đây đều tập trung vào đối tượng quản lý là tài liệu giấy. Riêng tài liệu điện tử đến thời điểm hiện tại vẫn chưa có một văn bản nào. Do vậy, Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng - cơ quan tham mưu cho Văn phòng Trung ương Đảng về công tác văn thư, lưu trữ cần sớm tổ chức nghiên cứu, xây dựng và trình lãnh đạo Văn phòng Trung ương Đảng ban hành một số văn bản sau đây:
- Quy định của Văn phòng Trung ương Đảng về thủ tục và các quy trình nghiệp vụ quản lý, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư của Đảng.
- Quy định của Văn phòng Trung ương Đảng về lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ tài liệu điện tử vào lưu trữ hiện hành trong các cơ quan Đảng.
- Hướng dẫn của Cục Lưu trữ về yêu cầu, tiêu chuẩn, thủ tục nghiệp vụ đối với việc giao nộp hồ sơ tài liệu điện tử vào các kho lưu trữ điện tử của Đảng.
- Hướng dẫn của Cục Lưu trữ về xác định giá trị tài liệu điện tử của Đảng.