- Việc cập nhật thông tin vào các trường thường chưa đầy đủ, chưa thống nhất hoặc thiếu chính xác Cụ thể:
3.2.4Đào tạo và bồi dưỡng nhân lực
Để có thể quản lý được tài liệu điện tử, trước hết, cán bộ văn thư lưu trữ cơ quan Đảng cần nắm vững lý luận và các nội dung nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ và có hiểu biết sâu sắc về chức năng, nhiệm vụ, cơ chế hoạt động của cơ quan. Đồng thời phải hiểu được công nghệ có tác dụng như thế nào trong việc lưu giữ tài liệu và xác định được những công việc cần làm để quản lý tài liệu điện tử.
Để thực hiện được mục đích đã đề ra là quản lý đầy đủ tài liệu điện tử do Văn phòng Trung ương sản sinh ra ngay từ ban đầu thì nguồn nhân lực giữ một vai trò quyết định. Chúng ta cần phải thấy rằng quản lý tài liệu điện tử là quản lý các tài liệu trên mạng máy tính có sẵn chương trình được thiết kế là chương trình tự động hoá, do vậy người thiết kế và người sử dụng hoặc vận hành chương trình cần phải được đào tạo cơ bản về những vấn đề tự động hoá trong công tác văn thư, lưu trữ. Mặt khác, khi đã có sự nối mạng giữa các cơ quan nhà nước một cách thống nhất thì việc cán bộ am hiểu công nghệ thông tin là một yêu cầu mang tính cơ bản và cần thiết.
Do vậy, việc phát triển nguồn nhân lực về công nghệ thông tin đã trở thành một vấn đề mang tính quốc gia, là yếu tố quyết định sự thành công của tin học hóa. Bộ Chính trị khóa VIII đã có Chỉ thị số 58-CT/TW, ngày 17/10/2000 về đẩy mạnh ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin phục vụ sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước. Chính phủ đã văn bản hóa chủ trương của Đảng trong quản lý nhà nước bằng Quyết định số 81/2001/QĐ/TTg ngày 24/5/2001 của Thủ tướng Chính phủ về việc phê duyệt
chương trình hành động triển khai Chỉ thị 58-CT/TW.
Thực hiện những yêu cầu, chủ trương của Chỉ thị đó, mặt khác nhằm nâng cao khả năng sử dụng công nghệ thông tin vào các công việc chuyên môn hàng ngày, trong thời gian tới, Văn phòng Trung ương Đảng cần quan tâm đến vấn đề đào tạo bồi dưỡng cán bộ nhằm nâng cao trình độ và năng lực của cán bộ, công chức trong cơ quan về công nghệ thông tin và nắm vững quy định về quản lý tài liệu điện tử và khai thác sử dụng các tài liệu điện tử. Các hình thức đào tạo, bồi dưỡng này có thể là lần lượt bố trí cho cán bộ theo học các lớp tập trung ngắn hạn về đào tạo công nghệ thông tin phù hợp với công việc chuyên môn của cán bộ đó; mở các lớp đào tạo tập trung theo chương trình cụ thể do cơ quan Văn phòng Trung ương Đảng biên soạn; tổ chức các buổi tập huấn, hướng dẫn sử dụng các chương trình phần mềm mới đưa vào ứng dụng. Các chương trình đạo tạo, bồi dưỡng và tập huấn không nên quá dài ngày để đảm bảo cho cán bộ có thể tham gia đầy đủ.
Nói chung, việc đào tạo về công nghệ thông tin và kỹ năng quản lý tài liệu điện tử cho cán bộ, công chức của Văn phòng Trung ương Đảng nói riêng và của các cơ quan Đảng nói chung đều nhằm đến 3 đối tượng chủ yếu, đó là: người sử dụng là các cán bộ, công chức làm công tác chuyên môn trong hệ thống thông tin có sử dụng máy tính điện tử; các chuyên viên tin học; các cán bộ làm công tác lãnh đạo quản lý. Đối với mỗi một loại đối tượng cụ thể, việc đào tạo về công nghệ thông tin phải đạt được những mục tiêu nhất định.
Để thực hiện được mục tiêu này, cơ quan Văn phòng Trung ương Đảng phải tổ chức cho cán bộ, công chức đi học theo chương trình đào tạo hàng năm của Ban Chỉ đạo công nghệ thông tin các cơ quan Đảng; Đào tạo tập huấn cán bộ sử dụng các chương trình tin học ứng dụng do Văn phòng Trung ương Đảng xây dựng và cung cấp hoặc các chương trình mang tính chuyên ngành của các cơ quan Đảng. Ngoài ra, có thể tạo điều kiện cho cán bộ được đi đào tạo, thăm quan, khảo sát và học hỏi kinh nghiệm ở trong nước và ở nước ngoài, đặc biệt là những nước có trình độ phát triển cao về công nghệ thông tin và công tác lưu trữ tài liệu điện tử.
Tiểu kết chương 3
tiến hành những cải cách mang tính quy mô và đồng bộ, ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý tài liệu điện tử là một giải pháp được Lãnh đạo Đảng và Nhà nước đặc biệt quan tâm. Tại Văn phòng Trung ương Đảng, một cơ quan giữ vị trí quan trọng trong tổ chức bộ máy của Đảng, vấn đề ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý tài liệu điện tử đã được các cấp lãnh đạo chú trọng từ rất sớm và đã có những biện pháp cụ thể và tích cực nhằm đưa công nghệ thông tin trở thành một động lực quan trọng cho sự phát triển của Đảng. Qua đó đã góp phần không nhỏ vào công cuộc công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước và cải cách hành chính của Nhà nước, tạo tiền đề để hướng tới Chính phủ điện tử.
Ngoài những kết quả đã đạt được của Văn phòng Trung ương Đảng trong việc quản lý tài liệu điện tử hiện hành nói chung và ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý văn bản nói riêng, chúng tôi cũng đã trình bày một số hạn chế và hướng khắc phục những hạn chế đó. Cũng phải nói rằng, những hạn chế đó của không chỉ Văn phòng Trung ương Đảng mà của tất cả các cơ quan Đảng và các cơ quan quản lý hành chính Nhà nước khác khi tiến hành tin học hoá hoạt động của mình. Bên cạnh đó, trong chương này, chúng tôi cũng tập trung vào việc đề xuất các biện pháp để nâng cao hiệu quả hoạt động ứng dụng công nghệ thông để quản lý tài liệu điện tử. Triển khai có hiệu quả việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý tài liệu điện tử là một giải pháp để hoàn thiện công tác lưu trữ tài liệu điện tử, mặt khác cũng chính là góp phần vào việc nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Trung ương Đảng nhằm từng bước thực hiện việc cải cách thành chính và thủ tục hành chính trong Đảng.
KẾT LUẬN
Tài liệu điện tử đang được sản sinh ra ngày một nhiều theo sự phát triển của xã hội hiện đại - xã hội thông tin và nền kinh tế tri thức toàn cầu hoá. Nhu cầu lưu trữ các loại tài liệu điện tử phục vụ cho tra cứu hàng ngày và về lâu dài là nhu cầu tất yếu khách quan. Các nước trên thế giới đã có nhiều kinh nghiệm trong công tác lưu trữ với loại tài liệu này. Nước ta hiện nay, trong các cơ quan Nhà nước cũng như các cơ quan Đảng, công tác lưu trữ, quản lý tài liệu điện tử đã bước đầu được quan tâm tới và đạt được những kết quả nhất định. Những kết quả, những kinh nghiệm ban đầu đó đáng được trân trọng và cần được tiếp tục nghiên cứu một cách toàn diện hơn nữa để đưa ra những chính sách nhằm tổ chức quản lý và thực hiện công tác lưu trữ tài liệu điện tử trong thời gian tới.
Với sự ra đời và phát triển nhanh chóng của công nghệ thông tin trong thời đại ngày nay mà cốt lõi là các công cụ, phương tiện tin học và hệ thống viễn thông là cơ sở vững chắc của quá trình quản lý tài liệu điện tử, qua đó đưa thông tin tài liệu điện tử trở thành một nguồn lực phát triển quốc gia.
Đề tài luận văn thạc sĩ khoa học ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng “Quản lý tài liệu điện tử hiện hành tại Văn phòng Trung ương Đảng - Thực trạng và giải pháp” đã cố gắng trình bày khả năng và lợi ích của việc quản lý tài liệu điện tử phục vụ công tác tham mưu, tổng hợp phục vụ Trung ương và Văn phòng Trung ương Đảng với kết quả như sau:
1. Luận văn đã nghiên cứu về hệ thống tài liệu điện tử hình thành trong hoạt động quản lý của Văn phòng Trung ương Đảng và thực tiễn hoạt động quản lý nguồn tài liệu này. Kết quả nghiên cứu của luận văn đã chỉ ra những tồn tại và hạn chế của việc khai thác sử dụng tài liệu giấy và tính ưu việt của tài liệu điện tử để qua đó thấy được sự cần thiết phải quản lý tài liệu điện tử của cơ quan Văn phòng Trung ương Đảng.
2. Trên cơ sở nghiên cứu, luận văn đã đưa ra mục tiêu của việc quản lý tài liệu điện tử nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả hoạt động của việc cung cấp thông tin của Văn phòng Trung ương Đảng như: xây dựng và thực hiện điều hành bằng văn bản điện tử thông qua mạng máy tính; xây dựng cơ
sở dữ liệu điện tử phục vụ khai thác thông tin cho cán bộ, nhân viên Văn phòng Trung ương Đảng và qua đó cần có quy định quản lý tài liệu điện tử để đáp ứng cho nhu cầu quản lý một cách có hiệu quả nhất toàn bộ tài liệu điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của Trung ương và Văn phòng Trung ương Đảng.
3. Luận văn đã mô tả và phân tích một cách chi tiết việc quản lý tài liệu điện tử hiện hành của Văn phòng Trung ương Đảng: chương trình quản lý công văn đi, đến; tra tìm khai thác tài liệu điện tử… là những hoạt động thường xuyên của Văn phòng Trung ương Đảng nói riêng cũng như của các cơ quan, tổ chức Đảng nói chung. Qua những phân tích nêu trên đã cho thấy việc quản lý tài liệu điện tử hiện hành như một giải pháp quan trọng để hoàn thiện công tác lưu trữ tài liệu điện tử tại Văn phòng Trung ương Đảng.
4. Luận văn cũng đã phân tích được những ưu điểm, hạn chế của việc quản lý tài liệu điện tử cũng như những khó khăn và thuận lợi của việc triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý tài liệu điện tử so với tài liệu giấy của Văn phòng Trung ương Đảng. Bên cạnh đó, luận văn đề xuất các giải pháp nhằm đẩy mạnh và hoàn thiện công tác quản lý tài liệu điện tử tại Văn phòng Trung ương Đảng.
Từ những kết quả trên, luận văn đã góp phần luận chứng được cơ sở khoa học của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý tài liệu điện tử hiện hành tại Văn phòng Trung ương Đảng. Việc xây dựng và tiếp tục quản lý tốt tài liệu điện tử là vấn đề đang được lãnh đạo Văn phòng Trung ương Đảng quan tâm chỉ đạo. Việc quản lý tài liệu điện tử hiện hành tốt sẽ góp phần cung cấp thông tin chính xác, nhanh chóng, kịp thời, an toàn phục vụ cho hoạt động lãnh đạo và chỉ đạo của Trung ương và Văn phòng Trung ương Đảng. Mặt khác, việc quản lý tài liệu điện tử hiện hành tốt sẽ giúp cho công tác lưu trữ tài liệu điện tử được thống nhất, tiết kiệm được nhiều chi phí không cần thiết. Để đạt được mục tiêu đó, cơ quan Văn phòng Trung ương Đảng cần lựa chọn giải pháp tối ưu nhất để quản lý tốt nguồn tài liệu điện tử.
Với những vấn đề đã đạt được trình bày trong luận văn, chúng tôi hi vọng đưa ra được một cái nhìn rõ nét hơn về tài liệu điện tử và đặc điểm vai trò của tài liệu điện tử trong việc hoàn thiện và nâng cao hiệu quả tham mưu
phục vụ lãnh đạo. Có thể nói ở bất kỳ một cơ quan tổ chức nào, nguồn tài liệu điện tử luôn giữ một vai trò quan trọng trong việc phục vụ khai thác sử dụng nhanh chóng, kịp thời của cơ quan tổ chức đó. Để góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động tham mưu phục vụ lãnh đạo Đảng thì việc đầu tiên là phải nâng cao hiệu quả của công tác quản lý tài liệu điện tử. Muốn vậy, Văn phòng Trung ương Đảng cần có các chế tài, nguồn nhân lực, nghiệp vụ và trang thiết bị phù hợp. Đây cũng là các giải pháp được trình bày và phân tích ở chương 3 luận văn này như: Xây dựng và ban hành các văn bản quy định và hướng dẫn nghiệp vụ quản lý tài liệu điện tử; xây dựng và triển khai thực hiện đề án quản lý tài liệu điện tử, trong đó chú trọng đến lựa chọn phần mềm quản lý phù hợp và quy trình vận hành phần mềm đó. Một trong các giải pháp được đề xuất cũng bao gồm việc đẩy mạnh đổi mới quy trình công tác và lề lối làm việc của cơ quan Văn phòng Trung ương Đảng cũng như đào tạo bồi dưỡng nguồn nhân lực phù hợp với yêu cầu đổi mới của Đảng trong giai đoạn hiện nay.
Chúng tôi hiểu rằng, những vấn đề đặt ra trong luận văn này cũng còn nhiều điều chưa được giải quyết thấu đáo hoặc phải tiếp tục nghiên cứu cặn kẽ hơn. Mong rằng luận văn, sau khi được các nhà khoa học, các bạn đồng nghiệp và người đọc chỉ giáo sẽ là cơ sở cho chúng tôi đi sâu nghiên cứu về lĩnh vực này trong thời gian sắp tới.