- Đối với các văn bản chỉ gửi tệp tin điện tử trên mạng diện rộng, không gửi văn bản giấy, văn thư cơ quan nhận phải kiểm tra tính hợp thức của văn
2.4Khai thác sử dụng tài liệu điện tử
Việc tìm kiếm khai thác tài liệu điện tử ở Văn phòng được thực hiện một cách thường xuyên theo yêu cầu của lãnh đạo. Việc khai thác tài liệu điện tử dựa vào các tiêu chí để tìm kiếm như: số, ký hiệu của văn bản, nội
dung trích yếu của văn bản, thời gian… trên cơ sở dữ liệu công văn đi, công văn đến.
Đối với tài liệu điện tử đến việc tìm kiếm các tài liệu điện tử chủ yếu là tìm kiếm trích yếu nội dung của văn bản và số, ký hiệu của văn bản thông qua cơ sở dữ liệu công văn đến, kết quả tìm kiếm văn bản đến chỉ cho ra được các thông tin như ban đầu nhập công văn đến vào cơ sở dữ liệu công văn đến mà không có nội dung của văn bản, bởi vì các thông tin trong cơ sở dữ liệu chỉ có trích yếu nội dung không có các tệp ảnh và file nội dung đính kèm nên thông tin tìm kiếm được chỉ biết được địa chỉ người nhận xử lý văn bản mà không nắm được nội dung văn bản.
Đối với tài liệu điện tử đi việc tìm kiếm và khai thác các tài liệu điện tử đi chủ yếu là tìm kiếm trích yếu nội dung của văn bản, số, ký hiệu của văn bản thông qua cơ sở dữ liệu công văn đi, kết quả tìm kiếm văn bản đi cho ra kết quả như ban đầu đối với việc nhập công văn đi vào cơ sở dữ liệu công văn đi, không có văn bản chính thức được quét và số hóa mà chỉ có bản file không có chữ ký và dấu, việc khai thác các văn bản đi này chỉ có tính chất để tham khảo nội dung văn bản mà không có giá trị pháp lý.
- Chương trình “xử lý công văn đi”, “công văn đến” đã được triển khai thực hiện ở Văn phòng Trung ương Đảng. Văn thư cơ quan đã làm khá tốt việc cập nhật thông tin vào các trường trong chương trình. Cụ thể:
+ Chương trình “xử lý công văn đến”: đã nhập thông tin vào các trường mã đăng ký, độ mật, độ khẩn, số và ký hiệu văn bản, số trang, số bản, ngày văn bản, ngày đăng ký, người ký, thể loại văn bản, tóm tắt nội dung văn bản.
+ Chương trình “xử lý công văn đi”: đã nhập thông tin vào các trường mã đăng ký, độ mật, độ khẩn, số và ký hiệu văn bản, ngày văn bản, ngày đăng ký, người ký, thể loại văn bản, loại văn bản, cơ quan ban hành văn bản, nơi nhận, tóm tắt nội dung văn bản, toàn văn nội dung văn bản (lưu bản Word tệp tin văn bản).
Thực tế kết quả thực hiện các chương trình “xử lý công văn đến” “xử lý công văn đi” trong việc quản lý văn bản đi, đến ở Văn phòng Trung ương Đảng còn một số hạn chế, hiện nay việc quản lý văn bản đi, đến mới chỉ dừng ở bước đăng ký, quản lý công văn đi, công văn đến thay sổ đăng ký văn bản đi, đến thủ công viết tay. Cụ thể:
- Tại Văn phòng Trung ương Đảng, việc cập nhật dữ liệu, siêu dữ liệu vào các cơ sở dữ liệu “xử lý công văn đi”, “xử lý công văn đến” đã được văn
thư cơ quan làm khá tốt nhưng chưa thực hiện được việc xử lý công việc theo qui trình xử lý văn bản khép kín trên mạng của chương trình phần mềm; việc luân chuyển và xử lý văn bản đi, văn bản đến ở Văn phòng Trung ương Đảng chủ yếu làm theo văn bản giấy truyền thống. Nguyên nhân, do lãnh đạo, chuyên viên chưa có thói quen xử lý văn bản và làm việc trên mạng, kỹ năng sử dụng máy tính còn hạn chế.