Văn phòng Trung ương Đảng đăng ký cập nhật công văn đến và quản lý bằng máy vi tính có nối mạng LAN của cơ quan với các đơn vị trực thuộc, cán bộ, chuyên viên của cơ quan khi tiếp nhận văn bản để giải quyết phải có trách nhiệm quản lý văn bản theo quy định của cơ quan.
Tài liệu điện tử đến được hiểu là văn bản do các cơ quan bên ngoài gửi đến Văn phòng Trung ương Đảng qua đường mạng và được tiếp nhận tại bộ phận văn thư. Khi có công văn gửi từ các cơ quan bên ngoài tới, nhân viên văn thư thuộc Vụ Hành chính phải đăng ký vào máy tính, cập nhật trích yếu nội dung vào cơ sở dữ liệu công văn đến. Đối với các văn bản chuyển qua đường mạng có ký hiệu riêng chữ “M” và gửi cho các đồng chí lãnh đạo và chuyên viên của các đơn vị theo thẩm quyền được phân công để giải quyết hoặc cho ý kiến.
Quy trình công văn đến
Văn thư Công văn đến (đường mạng) Công văn đến (giấy tờ) Người xử lý Chuyển xử lý Là chủ trì xử lý hoặc lãnh đạo ? Kết thúc xử lý ? Đọc và xử lý công văn Kết thúc Đúng Sai Có Không
Cho ý kiến giải quyết
Không
Xem các ý kiến đã có
Hình 1 : Lưu trình xử lý công văn đến
Công văn đến có thể đi theo 2 con đường: công văn đến trên giấy tờ và công văn đến nhận được từ mạng. Công văn đến trên giấy tờ là các công văn được gửi theo đường bưu điện từ các cơ quan khác gửi đến Văn phòng. Công văn đến nhận từ mạng là các công văn từ các cơ quan khác được gửi theo đường mạng thông tin mà mạng của Văn phòng Trung ương Đảng đã kết nối với các cơ quan. Các công văn đến từ cả 2 đường sẽ được nhận tại văn thư. Văn thư có nhiệm vụ sau:
Vào sổ các công văn đến. Việc vào sổ bao gồm cấp số đến cho công văn, nhập trích yếu của công văn.
Chuyển xin ý kiến hoặc chuyển xử lý tới các lãnh đạo hoặc chuyên viên trong văn phòng.
- Đối với công văn đến theo đường giấy tờ, văn thư phải nhập đầy đủ trích yếu. Đối với công văn đến theo đường mạng, toàn bộ trích yếu và nội dung toàn văn đã được tự động đưa vào nên không phải nhập. Với công văn chuyển - nhận theo mạng, văn thư chỉ phải nhập thêm số đến của công văn và chuyển xử lý. Đây là phương án hoạt động mong muốn của hệ thống tổ chức gửi - nhận công văn sau này.
- Sau khi văn thư đã nhập xong công văn đến, công văn sẽ tự động chuyển tới những người xử lý liên quan. Nếu công văn được mở ra bởi người chủ trì xử lý hoặc bởi lãnh đạo văn phòng hay lãnh đạo chung thì người chủ trì xử lý có nhiệm vụ sau:
+ Xử lý công văn bằng cách đọc và đưa ra các ý kiến giải quyết. + Có thể chuyển công văn cho chuyên viên khác xử lý.
+ Được quyền đánh dấu công văn đó có hoặc không có ý kiến của cấp uỷ. - Được quyền đánh dấu “kết thúc xử lý”. Việc đánh dấu “kết thúc xử lý” sẽ tạo ra trạng thái “kết thúc xử lý” của công văn. Công văn sẽ được lưu lại và sau đó không ai được quyền sửa nội dung hoặc thêm ý kiến. Khi đó người
Chuyển xử lý ? Có
chủ trì xử lý phải chịu toàn bộ trách nhiệm về ý kiến giải quyết của mình. - Nếu công văn được người phối hợp xử lý mở ra và không nằm ở trạng thái “kết thúc xử lý” thì người phối hợp xử lý có nhiệm vụ sau:
+ Xử lý công văn bằng cách đọc và đưa ra các ý kiến giải quyết. + Có thể chuyển công văn cho chuyên viên khác xử lý.
Các công văn đến có thể nằm ở 1 trong 3 trạng thái xử lý. Các trạng thái này thể hiện qui trình xử lý công văn của các chuyên viên và giúp cho lãnh đạo theo dõi được tình trạng xử lý trong cơ quan:
+ Đang xử lý
+ Kết thúc xử lý + Không cần xử lý
Trạng thái “kết thúc xử lý” và “không cần xử lý” tương tự như nhau và chỉ ra rằng công văn đó đã được giải quyết xong. Khi đó công văn sẽ được lưu lại để tham khảo và hệ thống không cho phép thay đổi nội dung của công văn kể cả việc sửa đổi hoặc thêm bớt các ý kiến giải quyết. Các thông tin trạng thái xử lý của công văn và thời hạn giải quyết sẽ tạo ra báo cáo các công văn quá hạn xử lý.
Bảng 1 : Qui trình xử lý công văn đến
Bước Nội dung công việc Người thực hiện / người phối hợp
1 Nhập mới công văn đến Văn thư