- Tự động hóa quản lý văn bản: Kỹ thuật thông tin hiện đại đã tạo thành một mạng lưới chu chuyển hoàn chỉnh trong việc đăng ký, giao nhận và lập hồ
2.2Các văn bản quy định về quản lý tài liệu điện tử tại Văn phòng Trung ương Đảng
tin các văn bản giúp cho tất cả các cán bộ, công chức có máy tính nối mạng đều có thể đăng nhập và nắm thông tin. Có bảng tin trên trang chủ (WEB) để công bố văn bản nội bộ: mỗi khi tạo một văn bản nội bộ trong chế độ công khai thì đều nhìn thấy ngay văn bản đó trong bản tin mà không phải đăng nhập vào hệ thống. Ngoài ra, giúp cho cán bộ có thể trao đổi và tìm kiếm và cập nhật thông tin trong một vùng thông tin chung của Văn phòng Trung ương Đảng.
2.2 Các văn bản quy định về quản lý tài liệu điện tử tại Văn phòng Trung ương Đảng Trung ương Đảng
* Theo Quy định số 2114-QĐ/VPTW, ngày 01/9/2008 của Văn phòng Trung ương Đảng quy định về quản lý, cập nhật, phát hành, sử dụng tài liệu trên mạng máy tính của Văn phòng Trung ương Đảng.
Quy định này xác định trách nhiệm quản lý, cập nhật, phát hành, thẩm quyền sử dụng tài liệu trên mạng máy tính của Văn phòng Trung ương Đảng để áp dụng thống nhất trong cơ quan.
Những tài liệu không được cập nhật trên mạng máy tính của Văn phòng Trung ương Đảng gồm:
- Toàn văn văn bản và những thông tin có nội dung tuyệt mật; các loại biên bản hội nghị Trung ương, Bộ Chính trị, Ban Bí thư; một số văn bản tối mật có nội dung liên quan đến công tác bảo vệ Đảng, quốc phòng, an ninh, đối ngoại, dân tộc, tôn giáo và công tác tổ chức, nhân sự.
- Những văn bản khác do Chánh Văn phòng Trung ương Đảng xác định. Những tài liệu được cập nhật trên mạng máy tính của cơ quan, bao gồm: Những loại văn bản dưới đây được cập nhật đầy đủ các dữ liệu cần thiết (trích ngang) và toàn văn nội dung vào các cơ sở dữ liệu trên mạng máy tính của cơ quan.
- Văn bản phát hành rộng rãi cần phổ biến tới các cấp uỷ, tổ chức đảng và toàn dân.
- Văn bản về chủ trương, chính sách phổ biến trong nội bộ Đảng nhưng không phổ biến rộng rãi.
- Văn bản về các vụ việc hoặc nhân sự cụ thể chỉ gửi cho một hoặc một số đối tượng có liên quan trực tiếp.
- Văn bản thẩm định các đề án trình Bộ Chính trị, Ban Bí thư có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Trung ương Đảng.
* Văn bản của Văn phòng Trung ương Đảng
- Văn bản phát hành định kỳ của Văn phòng Trung ương Đảng phục vụ lãnh đạo.
- Chương trình làm việc tuần của Bộ Chính trị, Ban Bí thư; chương trình các phiên họp của Bộ Chính trị, Ban Bí thư; thông tin về việc thực hiện chương trình làm việc của Bộ Chính trị, Ban Bí thư (tối mật).
- Báo cáo ngày (tối mật). - Báo cáo tuần (tối mật).
- Báo cáo đầu tháng, giữa tháng (mật). - Thông tin đối ngoại (tối mật).
- Thông tin chuyên đề (mật).
- Bản tin về hoạt động của các tỉnh uỷ, thành uỷ.
- Báo cáo điểm văn bản của các tỉnh uỷ, thành uỷ, các ban, ngành Trung ương gửi Bộ Chính trị, Ban Bí thư (mật).
- Báo cáo tình hình xử lý văn bản trong tuần (mật).
- Báo cáo tóm tắt nội dung các văn bản phát hành trong tuần (mật). - Bản kê công văn chính đến hàng ngày (mật).
- Các văn bản về quy chế làm việc, chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác, quyết định về nhân sự, thông báo công việc của Văn phòng Trung ương Đảng.
- Chương trình công tác hàng tuần, tháng, quý, năm của Văn phòng Trung ương Đảng.
- Báo cáo công tác tháng, quý, sáu tháng, năm của Văn phòng Trung ương Đảng.
- Quy định, quy chế công tác, văn bản hướng dẫn nghiệp vụ của Văn phòng Trung ương Đảng thuộc thẩm quyền lãnh đạo Văn phòng ký ban hành để thực hiện trong Văn phòng Trung ương Đảng hoặc thực hiện chung trong hệ thống văn phòng cấp uỷ.
- Văn bản của cơ quan thông báo hoặc thông tin chung cho cán bộ, nhân viên và các đơn vị trực thuộc.
- Các văn bản khác (về các vụ việc hoặc nhân sự cụ thể chỉ gửi cho một hoặc một số đối tượng có liên quan trực tiếp).
- Văn bản, đơn, thư gửi đến Trung ương và Văn phòng Trung ương Đảng. - Văn bản đến.
- Đơn, thư.
- Thông tin nội dung tài liệu lưu trữ (bao gồm cơ sở dữ liệu Văn kiện Đảng và cơ sở dữ liệu Mục lục hồ sơ) thuộc Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam.
- Thông tin cấp 1 là thông tin toàn văn của tài liệu lưu trữ dưới dạng tệp điện tử và được phân loại theo cấp độ mật của tài liệu: không mật, mật và tối mật. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Thông tin cấp 2 là thông tin về trích yếu nội dung tài liệu (không kèm theo thông tin toàn văn dưới dạng tệp điện tử) và hồ sơ.
* Văn bản chính thức của các đơn vị trực thuộc Văn phòng Trung ương Đảng
- Chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác, nội quy, quy chế của đơn vị. - Tờ trình và đề án trình xin ý kiến lãnh đạo Văn phòng.
- Các báo cáo đột xuất, báo cáo chuyên đề, báo cáo của lãnh đạo, cán bộ, chuyên viên đi công tác hoặc đi nghiên cứu thực tế ở trong và ngoài nước.
- Thông tin nội dung Tạp chí Văn phòng cấp uỷ
Các bài viết đăng trên Tạp chí Văn phòng cấp uỷ (bao gồm trích yếu và nội dung toàn văn).
- Thông tin về đề tài nghiên cứu khoa học.
Toàn bộ các bản đăng ký, thuyết minh, báo cáo tóm tắt, báo cáo đầy đủ và biên bản nghiệm thu kết quả nghiên cứu của các đề tài, đề án, chuyên đề nghiên cứu khoa học (từ cấp cục, vụ trở lên).
- Văn bản của đảng uỷ và đoàn thể ở Văn phòng Trung ương Đảng. Toàn bộ văn bản chính thức của đảng uỷ và các đoàn thể ở Văn phòng Trung ương Đảng (chương trình, kế hoạch, báo cáo định kỳ, báo cáo đột xuất, quyết định, nghị quyết...).
- Trang thông tin điện tử nội bộ của Văn phòng Trung ương Đảng. - Thông tin chung về Văn phòng Trung ương Đảng và các đơn vị trực thuộc. - Tin tức, sự kiện chọn lọc trong nước và quốc tế.
- Thông tin của các đơn vị trực thuộc:
+ Giới thiệu về đơn vị (tổ chức bộ máy, chức năng, nhiệm vụ).
+ Các hoạt động chính của đơn vị (ngoài những thông tin chính thức đã được cập nhật ở những mục tin khác).
+ Tài liệu kỹ thuật, nghiệp vụ, thông tin tham khảo. + Thông tin nội bộ.
- Thư điện tử.
Lãnh đạo và cán bộ, nhân viên Văn phòng Trung ương Đảng sử dụng thư điện tử để trao đổi thông tin liên quan đến việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ và phối hợp công tác trong đơn vị, giữa các đơn vị trong và ngoài cơ quan.
* Trách nhiệm quản lý, cập nhật và phát hành tài liệu trên mạng máy tính của cơ quan.
Trách nhiệm cập nhật và phát hành tài liệu.
- Cập nhật vào cơ sở dữ liệu kịp thời, đầy đủ, chính xác văn bản được chính thức phát hành đối với toàn bộ các văn bản quy định (trừ những văn bản do Vụ Tổ chức - Cán bộ trực tiếp cập nhật).
- Thực hiện việc phát hành văn bản qua mạng thông tin diện rộng của Đảng theo đúng hướng dẫn hiện hành của Văn phòng Trung ương Đảng.
- Cập nhật các cơ sở dữ liệu để quản lý, theo dõi xử lý văn bản đến đối với toàn bộ văn bản đến hàng ngày.
- Vụ Tổ chức - Cán bộ có trách nhiệm cập nhật kịp thời, đầy đủ, chính xác các văn bản về chương trình công tác và thông báo của Văn phòng Trung ương Đảng do Vụ được uỷ quyền thông báo tới các đơn vị.
- Vụ Thư từ - Tiếp dân có trách nhiệm cập nhật kịp thời, đầy đủ thông tin về đăng ký, theo dõi xử lý đơn, thư khiếu nại, tố cáo vào cơ sở dữ liệu quản lý đơn, thư.
- Cục Lưu trữ có trách nhiệm cập nhật đầy đủ thông tin về tài liệu lưu trữ vào các cơ sở dữ liệu quản lý tài liệu lưu trữ.
- Các đơn vị, văn phòng đảng uỷ và các đoàn thể có trách nhiệm cập nhật kịp thời, đầy đủ, chính xác các văn bản chính thức của mình theo quy định này.
Trách nhiệm quản lý.
- Trung tâm Công nghệ thông tin có trách nhiệm:
- Chủ trì việc tổ chức, phối hợp với các đơn vị để phân tích, thiết kế các phần mềm ứng dụng và cơ sở dữ liệu; thực hiện cài đặt, đăng ký đơn vị, người sử dụng, phân quyền cập nhật, sử dụng và hướng dẫn các đơn vị trong Văn phòng Trung ương Đảng sử dụng các phần mềm ứng dụng và cập nhật tài liệu vào cơ sở dữ liệu phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của từng đơn vị.
- Bảo đảm kỹ thuật cho việc quản lý, cập nhật, phát hành và sử dụng tài liệu trên mạng máy tính của Văn phòng Trung ương Đảng được liên tục, an toàn, bí mật, đúng đối tượng.
- Khai thác các nguồn thông tin trên Internet (trước hết là thông tin từ mạng thông tin của các cơ quan tổng hợp của Nhà nước, các ban đảng, Thông tấn xã Việt Nam, Báo Nhân dân) và tổ chức việc cung cấp những thông tin này vào mạng máy tính cơ quan để sử dụng chung. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Các đơn vị, cá nhân thực hiện việc cập nhật và chịu trách nhiệm về nội dung tài liệu được cập nhật vào mạng máy tính của cơ quan.
Vụ Hành chính chỉ gửi văn bản bằng giấy do Văn phòng Trung ương Đảng phát hành tới các đồng chí liên quan trực tiếp tới xử lý văn bản và các bộ phận có trách nhiệm lập và nộp lưu hồ sơ. Những cán bộ, chuyên viên khác chỉ sử dụng văn bản đã được cập nhật vào các cơ sở dữ liệu theo quy định. Trường hợp phải gửi văn bản bằng giấy do lãnh đạo Văn phòng Trung ương Đảng quyết định.
* Quy định số 2115-QĐ/VPTW, ngày 01/9/2008 của Văn phòng Trung ương Đảng Quy định về quản lý, sử dụng và bảo vệ mạng máy tính của Văn phòng Trung ương Đảng đã xác định trách nhiệm, nội dung quản lý, sử dụng và bảo vệ mạng máy tính của Văn phòng Trung ương Đảng để áp dụng thống nhất trong cơ quan.
Mạng máy tính của Văn phòng Trung ương Đảng phục vụ lãnh đạo, cán bộ, nhân viên của Văn phòng Trung ương Đảng thu thập, trao đổi, xử lý và lưu giữ thông tin trên mạng máy tính của cơ quan và trên mạng thông tin diện rộng của Đảng được nhanh chóng, kịp thời, chính xác, an toàn; góp phần nâng cao chất lượng công tác quản lý và điều hành của cơ quan.
Mạng máy tính của Văn phòng Trung ương Đảng trong Quy định này bao gồm: máy chủ; máy tính cá nhân; các thiết bị ngoại vi (máy in, các loại thiết bị lưu trữ ngoài, máy quét ảnh, máy ghi hình số, máy ghi âm số, máy ảnh số); các thiết bị kết nối mạng; các thiết bị bảo vệ, kiểm soát an toàn, an ninh mạng; các thiết bị mã mật; các chứng chỉ số; các trang thiết bị phụ trợ khác (lưu điện, phát hiện và báo cháy, nổ); các phần mềm hệ thống, phần mềm giám sát, phần mềm quản trị mạng và ứng dụng, phần mềm mã mật, phần mềm tiện ích và phần mềm ứng dụng; dữ liệu hệ thống và dữ liệu ứng dụng.
- Mạng máy tính của Phòng Nhân sao - Chế bản là mạng máy tính dùng riêng, được thiết lập phục vụ chức năng, nhiệm vụ của Phòng Nhân sao - Chế bản và do Vụ Hành chính trực tiếp quản lý. Việc quản lý, sử dụng và bảo vệ mạng máy tính của Phòng Nhân sao - Chế bản tuân thủ Quy định này, trừ một số yêu cầu, nội dung đặc thù được Vụ Hành chính quy định riêng.
- Việc kết nối mạng máy tính của Văn phòng Trung ương Đảng với mạng thông tin diện rộng của Đảng, mạng máy tính của Trụ sở Trung ương Đảng, mạng máy tính của Văn phòng Chính phủ, Văn phòng Chủ tịch nước và Văn phòng Quốc hội thực hiện theo quy định riêng.
- Việc kết nối Internet được thực hiện tập trung để phục vụ khai thác thông tin của cán bộ, nhân viên trong cơ quan; bảo đảm các yêu cầu quản lý, giám sát về kỹ thuật; tuân thủ các quy định hiện hành.
Chánh Văn phòng Trung ương Đảng quyết định việc xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch đầu tư, thiết lập, mở rộng, nâng cấp, sửa chữa, bảo trì, bảo hành, bảo vệ mạng máy tính của cơ quan.
- Bảo đảm an toàn, nhất quán các cơ sở dữ liệu, dữ liệu ứng dụng và dữ liệu hệ thống trên các máy chủ; tổ chức, hướng dẫn việc sao lưu dữ liệu của các máy tính cá nhân trên các máy chủ; thiết lập chế độ định kỳ sao lưu dữ liệu trên các máy chủ ra các thiết bị lưu trữ để bảo vệ; thường xuyên kiểm tra các thiết bị, dữ liệu lưu trữ để phát hiện và xử lý các sự cố kỹ thuật có thể xảy ra.
* Quy định số 01-QĐ/VPTW, ngày 07/4/2011 của Văn phòng Trung ương Đảng về việc gửi, nhận văn bản trên mạng thông tin diện rộng của Đảng quy định như sau: