- Đối với các văn bản chỉ gửi tệp tin điện tử trên mạng diện rộng, không gửi văn bản giấy, văn thư cơ quan nhận phải kiểm tra tính hợp thức của văn
2.3 Quy trình và phương pháp quản lý tài liệu điện tử hiện hành tại Văn phòng Trung ương Đảng
tại Văn phòng Trung ương Đảng
Tài liệu điện tử có nhiều ưu điểm hơn hẳn các vật mang tin truyền thống như: giấy, phim, ảnh, ghi âm… chúng đang được sản sinh ra và sử dụng ngày càng nhiều do áp dụng ngày càng rộng rãi công nghệ thông tin vào các lĩnh vực hoạt động khác nhau của các cơ quan Đảng, Nhà nước cũng như các doanh nghiệp ở nước ta hiện nay. Trong số các thể loại tài liệu điện tử, hiện nay đã có một số thể loại được luật pháp nước ta công nhận có giá trị như bản gốc và được sử dụng làm căn cứ pháp lý để xử lý, giải quyết công việc như đăng ký kê khai hải quan điện tử. Xu hướng tài liệu điện tử dần dần thay thế tài liệu trên giấy thông thường và được coi có giá trị làm bằng chứng cho hoạt động của các pháp nhân là một xu hướng tất yếu của xã hội thông tin và nền kinh tế tri thức toàn cầu hóa. Do đó tài liệu điện tử đã, đang và sẽ trở thành một nguồn sử liệu quý giá để nghiên cứu lịch sử hiện đại cũng như
làm căn cứ pháp lý để giải quyết các vấn đề thực tiễn của quản lý, sản xuất và kinh doanh…
Như vậy đứng về phương diện thông tin tra cứu tham khảo cũng như từ phương diện làm bằng chứng pháp lý, tài liệu điện tử là một trong những loại tài liệu có giá trị thực tiễn cũng như có giá trị lịch sử cần được lựa chọn để bảo quản ở lưu trữ cơ quan (lưu trữ hiện hành) và trên cơ sở đó tiến hành lựa chọn để bảo quản nhà nước. Và trong thực tiễn công tác lưu trữ ở nước ta hiện nay tài liệu điện tử đang được bảo quản ngày càng nhiều. Song việc bảo quản đó mới chỉ dừng ở trình độ lưu trữ tác nghiệp, xét từ phương diện mục đích cơ bản của công tác đó. Những tổ chức lưu trữ, từ lưu trữ cơ quan đến lưu trữ Nhà nước chưa coi tài liệu điện tử là những tài liệu cần được thống kê về mặt nhà nước và cần bảo quản như một di sản văn hóa có giá trị lịch sử.
Qua thực tế khảo sát đối với một số cơ quan nhà nước và cơ quan Đảng cho thấy các khâu nghiệp vụ lưu trữ đối với tài liệu điện tử hiện hành còn mang tính tự phát, được tiến hành nhằm mục đích cơ bản là phục vụ cho các hoạt động có tính tác nghiệp hàng ngày. Xuất phát từ mục đích như vậy cho nên các khâu nghiệp vụ: từ thu thập xác định giá trị, tổ chức khoa học (phân loại, biên mục, sắp xếp…), bảo quản, lập các công cụ tra cứu đến công tác tổ chức sử dụng đều được tiến hành tùy thuộc vào trình độ hiểu biết của cán bộ thừa hành và trình độ nhận thức cũng như mối quan tâm của cán bộ lãnh đạo ở từng cơ quan. Nói một cách khái quát là công tác lưu trữ tài liệu điện tử hiện hành ở nước ta nói chung và tại Văn phòng Trung ương Đảng nói riêng còn hạn chế, chưa có sự chỉ đạo thống nhất về mặt nghiệp vụ cũng như về mặt tổ chức. Các mối quan hệ giữa lưu trữ văn bản giấy hành chính với lưu trữ tài liệu điện tử chưa được xác lập một cách chính thức. Trong thực tế hiện nay song song tồn tại hai hệ thống lưu trữ: hệ thống lưu trữ tài liệu giấy và hệ thống lưu trữ tài liệu điện tử hoạt động độc lập nhau.
Hiện nay, Văn phòng Trung ương Đảng đang sử dụng chương trình “xử lý công văn đi”, “xử lý công văn đến”, “gửi nhận văn bản” trên nền phần mềm Lotus Notes (phiên bản Notes 8.5) để quản lý, xử lý văn bản đi, đến.
Chương trình “xử lý công văn đi”, “xử lý công văn đến”, “gửi nhận văn bản” được xây dựng dựa theo giải pháp của hệ thống quản lý tài liệu điện tử EDMS để quản lý tài liệu với mục đích:
- Tạo lập một hệ thống quản lý “công văn đi - đến” theo mô hình đơn giản cho quản lý công văn trong một cơ quan với những đặc tính cơ bản: là cơ sở dữ liệu dùng chung thống nhất trong hoạt động “quản lý, lưu trữ và
khai thác”; Thiết lập và kiểm soát các chức năng hoạt động nghiệp vụ cho quản lý công văn gồm: tiếp nhận (văn bản đến), tạo lập (văn bản đi, văn bản nội bộ), đăng ký, luân chuyển, xử lý, tra tìm, lưu hồ sơ đối với văn bản đi, văn bản đến, văn bản nội bộ.
- Hệ thống đã xây dựng các quy trình công việc (workflow) gọi là “Quy trình văn bản” cho việc hỗ trợ các hoạt động nghiệp vụ quản lý công văn trong một cơ quan với các quy trình xử lý công việc như: quy trình xử lý công văn đến, quy trình xử lý công văn phát hành, quy trình xử lý công văn nội bộ.
- Các biểu mẫu và trường thông tin trong hệ thống đã đáp ứng các yêu cầu cập nhật, quản lý và tra tìm thông tin, cụ thể: hỗ trợ nhân viên văn thư đăng ký, quản lý và lưu trữ các công văn đi và đến; hỗ trợ lãnh đạo, chuyên viên thực hiện các bước “xử lý công văn” khi giải quyết công việc; hỗ trợ lãnh đạo, chuyên viên tìm kiếm, khai thác sử dụng các công văn phục vụ cho công tác chuyên môn; hỗ trợ lãnh đạo nắm được tình hình xử lý công văn của các chuyên viên trong đơn vị, thống kê, báo cáo số lượng, nội dung, tình hình xử lý các văn bản trong cơ quan, cho phép gửi và nhận văn bản hoàn toàn tự động giữa các cơ quan Đảng trên mạng thông tin diện rộng của Đảng.
- Phần mềm Lotus Notes đã hỗ trợ việc kết nối với các công nghệ phần cứng và phần mềm khác và đã hỗ trợ các công cụ tin học thuận lợi cho các hoạt động của người sử dụng như: xuất hoặc nhập dữ liệu từ các phần mềm ứng dụng của Microsoft Office (Word, Excel, Access); liên kết các ứng dụng phần mềm trong việc đọc các định dạng tài liệu; truy xuất dữ liệu ra các máy in và máy ghi đĩa quang CD-ROM, DVD…