Đối với tài liệu điện tử nội bộ

- Đối với các văn bản chỉ gửi tệp tin điện tử trên mạng diện rộng, không gửi văn bản giấy, văn thư cơ quan nhận phải kiểm tra tính hợp thức của văn

2.3.3Đối với tài liệu điện tử nội bộ

Đối với công văn nội bộ : quy trình xây dựng tương tự như công văn đi (không phát hành ra ngoài cơ quan mà chỉ phát hành trong nội bộ cơ quan).

Việc phân quyền thực hiện công việc cho từng nhóm người (lãnh đạo cơ quan, lãnh đạo đơn vị, chuyên viên, văn thư) trong lưu trình được cài đặt trước và được phân chia theo các nhóm chức năng.

Hiện nay các tài liệu điện tử nội bộ nằm rải rác ở các máy tính của các cá nhân và các đơn vị trực thuộc Văn phòng Trung ương, không được quản lý tập trung thống nhất vì sau khi các cá nhân đó soạn thảo văn bản gửi cho các đơn vị trong cơ quan để trao đổi và gửi văn bản qua đường mạng, có văn bản lại gửi giấy qua văn thư. Việc tập trung quản lý thống nhất các tài liệu điện tử nội bộ không có quy định phải làm đầy đủ các quy trình như đối với tài liệu phát hành do vậy mỗi đơn vị làm theo một cách khác nhau. Có đơn vị gửi văn bản cho các đơn vị trong nội bộ cơ quan thì gắn tệp, có đơn vị chỉ gửi trích yếu nội dung không gắn tệp. Các tài liệu điện tử nội bộ đều không được quét và số hóa văn bản. Hiện nay chỉ có một số đơn vị thường xuyên sử dụng mạng nội bộ để trao đổi công việc như: Trung tâm công nghệ thông tin, Cục Quản trị - Tài vụ, Vụ Hành chính, còn các đơn vị khác rất ít sử dụng mạng nội bộ để trao đổi công việc hàng ngày.

Từ thực tế trên, việc quản lý tài liệu điện tử nội bộ của Văn phòng Trung ương Đảng là hầu như chưa thực hiện được vì thực tế chưa có một văn bản nào quy định về việc quản lý tài liệu điện tử nội bộ và những tài liệu nào cần phải đăng ký cập nhật đầy đủ để phục vụ cho công tác lưu trữ sau này.