công văn.
Có thể tạo dự thảo công văn phát hành.
Chuyển dự thảo công văn phát hành (bản sao) cho lãnh đạo duyệt và ký.
Thiết lập công văn đến sang trạng thái “kết thúc xử lý”. Khi đó công văn được đóng lại và coi như đã kết thúc để đưa vào kho lưu trữ.
Như vậy công văn điện tử đến của Văn phòng Trung ương Đảng bao gồm toàn bộ trích yếu nội dung của công văn giấy đến và các công văn điện tử đến của các cơ quan gửi qua đường mạng.
Thông tin được cập nhật vào cơ sở dữ liệu của công văn đến bao gồm các trường sau:
Mã đăng ký
Phân loại cơ quan
Công văn đến qua mạng (giấy) Xin ý kiến cấp ủy
Tình trạng xử lý Độ mật Độ khẩn Số ký hiệu Ngày đăng ký Ngày văn bản Thể loại văn bản Người ký Loại văn bản Số bản Loại bản Số trang Tác giải văn bản Từ khóa Chuyên đề Ngày sao
Người duyệt sao Số bản sao
Trích yếu Chủ trì xử lý Phối hợp xử lý Hạn giải quyết xong Hạn thu hồi
Nội dung yêu cầu xử lý.
Tài liệu gửi qua đường mạng có thêm trường toàn văn nội dung văn bản, trong đó có tệp (file) đính kèm.
Các trường đăng ký công văn đến trước khi nhập nội dung có giao diện như sau:
Sau khi nhập nội dung giao diện các trường đăng ký công văn đến được mô tả như hình dưới đây:
Có thể thấy, giao diện của cơ sở dữ liệu công văn đến của phần mềm thân thiện với người sử dụng, thuận tiện, dễ cập nhật vào các trường trong cơ sở dữ liệu.
Một số trường trong giao diện như “Người ký”, “Từ khóa”, “Chuyên đề” không được cập nhật vào cơ sở dữ liệu do Văn phòng Trung ương chưa có hướng dẫn cụ thể.
- Tài liệu đi của Văn phòng Trung ương Đảng gồm có 2 loại: Công văn đi của Trung ương và công văn đi của Văn phòng Trung ương Đảng : các văn bản đi này đều được cập nhật và gắn tệp file văn bản đầy đủ 100% trên cơ sở dữ liệu công văn đi, sau khi phát hành chính thức các văn bản này được cập nhật đầy đủ toàn văn nội dung công văn vào cơ sở dữ liệu và tuỳ theo mức độ mật của văn bản mà được chuyển qua đường mạng đối với các cơ quan, đơn vị được nhận văn bản.
Quy trình quản lý, xử lý công văn đi
Hình 2: Lưu trình xử lý công văn đi
Duyệt
Duyệt dự thảo văn bản
là người ký văn bản? Cấp số văn bản Đăng ký sổ và phát hành Lưu trữ cơ quan
Đọc văn bản yêu cầu xử lý
Ghi ý kiến giải quyết Xem các ý kiến xử lý đã có Duyệt cho phép phát hành ? Chuyển xử lý ? Có Không Đúng Sai Chưa duyệt Chuyển tới văn thư Lưu hồ sơ (HS công việc) Ký văn bản (Chữ ký điện tử) Dự thảo văn bản
Trong quá trình giải quyết công việc (xuất phát từ yêu cầu của công văn đến nào đó) hoặc do yêu cầu thực tiễn, nảy sinh yêu cầu soạn thảo công văn đi nhằm trả lời hoặc trình hoặc yêu cầu một việc gì đó. Khi này, thông thường chuyên viên sẽ phải viết một bản dự thảo công văn đi. Chuyên viên viết bản dự thảo này có nhiệm vụ:
- Tạo bản dự thảo công văn đi theo yêu cầu nhiệm vụ. Bản dự thảo bao gồm cả nội dung tóm tắt, chỉ trừ phần số kí hiệu của công văn sẽ được nhập sau (bởi văn thư) và toàn văn công văn (toàn văn có thể được soạn thảo trên một hệ soạn thảo văn bản nào đó như WINWORD sau đó ghép vào bản dự thảo).
- Quyết định lãnh đạo sẽ chịu trách nhiệm ký duyệt cho phép phát hành công văn này.
- Có thể chuyển tới các chuyên viên khác để cho ý kiến nhằm bổ sung hoặc chỉnh lý sửa đổi bản dự thảo.
Các chuyên viên khác trong cơ quan nhận được bản dự thảo công văn đi chuyển tới có nhiệm vụ: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Xử lý công văn đi bằng cách đọc bản dự thảo, xem xét ý kiến của các chuyên viên khác đã đề xuất và đưa ra các ý kiến bổ sung hoặc chỉnh lý của mình.
- Có thể chuyển tiếp bản dự thảo công văn tới các chuyên viên khác để tiếp tục xử lý.
Sau đó, bản dự thảo công văn đi được trình lên lãnh đạo để ký duyệt và cho phép phát hành. Đây là người lãnh đạo đã được xác định trước bởi chuyên viên chịu trách nhiệm soạn dự thảo công văn đi. Lãnh đạo ký duyệt cho phép phát hành có nhiệm vụ:
- Đọc, duyệt bản dự thảo và có thể bổ sung chỉnh lý thêm.
- Quyết định cho phép phát hành công văn này bằng cách đánh dấu “cho phép phát hành”.
Sau khi lãnh đạo đã ký duyệt cho phép phát hành công văn đi này, bản dự thảo công văn đi sẽ được chuyển tới văn thư của đơn vị. Văn thư có nhiệm vụ:
- Cấp số phát hành và ghi sổ lưu công văn đi. Văn thư sẽ nhập các giá trị số kí hiệu và ngày phát hành của công văn vào cơ sở dữ liệu công văn đi.
- Phát hành công văn đi ra cơ quan bên ngoài theo đường công văn bình thường hoặc theo đường mạng thông tin (giả định trong tương lai). Sau này khi mạng thông tin diện rộng đã phát triển đầy đủ, khi đó đa số các công văn đi sẽ được chuyển theo đường mạng tới các cơ quan bên ngoài.
Các công văn đi đã được phát hành sẽ được coi như đã kết thúc xử lý và xếp vào kho lưu trữ. Không ai được phép sửa đổi hoặc thêm các ý kiến vào các công văn đó.
Bảng 2: Qui trình xử lý công văn đi
Bước Nội dung công việc Người thực hiện / người phối hợp 1 Tạo dự thảo công văn phát hành Chuyên viên, Lãnh đạo vụ, Lãnh đạo
văn phòng, Lãnh đạo chung