- Việc cập nhật thông tin vào các trường thường chưa đầy đủ, chưa thống nhất hoặc thiếu chính xác Cụ thể:
3.1.1Những kết quả đạt được
Để hoàn thiện và nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan Văn phòng Trung ương Đảng đã chú trọng việc quản lý tốt nhất nguồn văn bản hình thành trong hoạt động của mình. Qua khảo sát của đề tài, việc quản lý tài liệu điện tử hiện hành tại Văn phòng Trung ương đã đạt được một số kết quả nhất định sau:
- Quản lý tài liệu điện tử hiện hành trên cơ sở dữ liệu công văn đi, đến và văn bản lưu hành nội bộ giúp cho việc đăng ký, quản lý, thống kê và tra tìm văn bản một cách nhanh nhất, đáp ứng có hiệu quả các yêu cầu của hoạt động quản lý hiện nay tại Văn phòng Trung ương Đảng. So với biện pháp quản lý văn bản bằng các phương tiện thủ công như: sổ đăng ký công văn đi, công văn đến, công văn lưu hành nội bộ thì rõ ràng việc quản lý văn bản điện tử bằng công nghệ thông tin mang lại nhiều ưu thế rõ nét. Chương trình ứng dụng cho phép đăng ký văn bản và sửa chữa (nếu có sai sót) những thông tin đã được cập nhật vào cơ sở dữ liệu mà không ảnh hưởng đến thẩm mỹ cũng như trật tự sắp xếp của văn bản trong cơ sở dữ liệu. Việc thống kê văn bản cũng trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn rất nhiều mà không có sai sót xảy ra. Thay bằng việc giở từng trang sổ đăng ký để tra tìm văn bản, người sử dụng chỉ bằng những câu lệnh đơn giản (như đã trình bày ở trên) đưa vào máy tính, chương trình tự động tìm kiếm và gần như ngay lập tức cung cấp kết quả tìm kiếm trên màn hình. Thống kê và tra tìm văn bản trong cơ sở dữ liệu này rất thuận lợi và được thực hiện tại tất cả các máy trạm của hệ thống, không cần người sử dụng phải có mặt ở bộ phận văn thư.
- Quản lý tài liệu điện tử giúp cung cấp thông tin cho lãnh đạo xử lý văn bản và theo dõi chặt chẽ quá trình xử lý văn bản của cán bộ chuyên viên. Các chức năng này đã góp phần thúc đẩy tiến trình xử lý công việc nhanh hơn, chính xác hơn, tạo điều kiện thuận lợi trong việc phối hợp giữa các đơn vị trong cơ quan Văn phòng Trung ương, từ đó phát huy được trí tuệ tập thể trong giải quyết công việc. Qua đó đã làm giảm đáng kể tình trạng "ách tắc" văn bản tại các bộ phận khi thực hiện nhiệm vụ, góp phần nâng cao năng suất lao động của các chuyên viên, các đơn vị trong cơ quan Văn phòng Trung ương Đảng. Có thể khẳng định tính ưu việt của chương trình ứng dụng công nghệ thông tin tại Văn phòng Trung ương Đảng nhằm đăng ký, quản lý, tra tìm và chuyển giao văn bản qua mạng. Cơ sở dữ liệu tài liệu điện tử được thiết kế có khả năng lưu trữ một lượng thông tin rất lớn và đáp ứng đầy đủ các nhu cầu về quản lý, tra tìm thông tin văn bản của người sử dụng.
Với những tính năng như vậy, chương trình quản lý công văn trên mạng đã hỗ trợ đắc lực cho công tác văn thư của Văn phòng Trung ương Đảng, góp phần đáng kể vào việc nâng cao năng suất lao động của các cán bộ, chuyên viên trong cơ quan Văn phòng Trung ương Đảng, qua đó đã góp phần vào việc nâng cao hiệu quả công tác quản lý nhà nước của Văn phòng
Trung ương Đảng. Bên cạnh đó, chương trình ứng dụng này đã góp phần trực tiếp vào việc nâng cao hiệu suất làm việc và chất lượng của công tác văn thư tại Vụ Hành chính Văn phòng Trung ương Đảng.
Có được những kết quả như trên là vì Văn phòng Trung ương Đảng là trung tâm thông tin tổng hợp phục vụ sự lãnh đạo của Bộ Chính trị, Ban Bí thư thường xuyên có điều kiện tiếp xúc với những thành tựu mới của khoa học và công nghệ trong nước cũng như trên thế giới, luôn có điều kiện để ứng dụng những thành tựu mới này vào hoạt động quản lý của mình. Có thể khẳng định rằng, trong các cơ quan đảng ở Trung ương, Văn phòng Trung ương Đảng là một trong những cơ quan đi đầu trong việc triển khai ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ mà cụ thể là hoạt động quản lý văn bản. Ưu tiên ứng dụng công nghệ thông tin trong lĩnh vực quản lý văn bản bởi cơ quan Văn phòng Trung ương Đảng nhận thức được rằng, tài liệu điện tử là một nguồn thông tin và phương tiện vô cùng quan trọng trong hoạt động quản lý, là thành phần cơ bản tạo nên nguồn tài liệu điện tử. Do đó, Văn phòng Trung ương Đảng không những chú trọng đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin để quản lý văn bản điện tử đi, văn bản đến, văn bản lưu hành nội bộ mà còn rất quan tâm cả trong lĩnh vực quản lý tài liệu lưu trữ. Nhờ triển khai từ rất sớm việc ứng dụng công nghệ thông tin để quản lý văn bản nên cho đến nay, cơ quan Văn phòng Trung ương Đảng đã có khá nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực này và đó là nền tảng cho việc nâng cấp chương trình ứng dụng nhằm đưa công nghệ thông tin phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo điều hành của Trung ương và Văn phòng Trung ương Đảng trong hoạt động quản lý văn bản nói riêng và của hệ thống thông tin quản lý toàn cơ quan Văn phòng Trung ương Đảng nói chung.
Mặt khác, do chức năng, nhiệm vụ được Trung ương giao, Văn phòng Trung ương phải trang bị một hệ thống thông tin nhạy bén, có khả năng nắm bắt kịp thời về sự phát triển của các công nghệ nói chung và công nghệ thông tin nói riêng. Bên cạnh đó, trong khi nhiều cơ quan đảng khác khi triển khai các đề án tin học hoá quản lý hành chính thường xảy ra tình trạng thiếu cán bộ chuyên môn về khoa học - kỹ thuật, thì với Văn phòng Trung ương Đảng, phần đông cán bộ, công chức của Văn phòng Trung ương Đảng là cán bộ khoa học, kỹ thuật có trình độ cao nên có thể nói, cơ quan Văn phòng Trung ương Đảng có ưu thế hơn hẳn về nhân lực để triển khai việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động quản lý văn bản điện tử.
Thêm nữa, thực hiện Chỉ thị số 58 -CT/TW của Bộ Chính trị (khóa VIII) về đẩy mạnh ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin phục vụ sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước, triển khai thực hiện đề án 47 và đề án 06 về ứng dụng công nghệ thông tin các cơ quan Đảng, Văn phòng Trung ương Đảng là một cơ quan đi đầu trong việc triển khai việc đăng ký cập nhật cơ sở dữ liệu tài liệu điện tử nên lãnh đạo Văn phòng Trung ương Đảng cũng như các cán bộ trong cơ quan đều có nhận thức sâu sắc về vai trò của công nghệ thông tin và sự cần thiết phải ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ hoạt động quản lý.