Tổ chức khoa học tài liệu ghi âm tại kho lưu trữ trung ương đảng thực trạng và giải pháp

Thứ hai, luận văn hoàn thành có thể giúp cho Cục Lưu trữ có hướng giải quyết, khắc phục được một số tồn tại trong nghiệp vụ lưu trữ liên quan đến tổ chức khoa học tài liệu ghi âm tại Kh

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

***************************

NGUYỄN ĐỨC THẮNG

TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU GHI ÂM

TẠI KHO LƯU TRỮ TRUNG ƯƠNG ĐẢNG

THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP Luận văn Thạc sĩ chuyên ngành Lưu trữ học

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

***************************

NGUYỄN ĐỨC THẮNG

TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU GHI ÂM

TẠI KHO LƯU TRỮ TRUNG ƯƠNG ĐẢNG

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài……… 4

2 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài……… 5

3 Nhiệm vụ nghiên cứu……… 5

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu……… 6

5 Lịch sử nghiên cứu vấn đề……… 6

6 Nguồn tư liệu tham khảo………. 7

7 Phương pháp nghiên cứu……… 8

8 Đóng góp của đề tài……… 8

9 Bố cục của luận văn……… 9

Chương 1: Tổng quan về Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương và khối tài liệu ghi âm đang quản lý

1.1 Khát quát chung về Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng 10

1.1.1 Sự hình thành và phát triển của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng

10

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng

11

1.2 Tổng quan về Kho Lưu trữ Trung ương Đảng 15 1.3 Giới thiệu các khối tài liệu ghi âm tại Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng

18

1.3.1 Cơ sở xác định các khối tài liệu ghi âm tại Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng

19

1.3.2 Thành phần và nội dung tài liệu lưu trữ ghi âm tại Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng

21

1.3.3 Ý nghĩa của tài liệu ghi âm 22

1.3.4 Đặc điểm của tài liệu ghi âm 26

1.3.5.Khảo sát công tác lưu trữ tài liệu ghi âm ở một số cơ quan đơn vị 29

Chương 2: Thực trạng tổ chức tài liệu ghi âm tại Kho Lưu trữ Trung ương Đảng

2.2 Tầm quan trọng của việc tổ chức khoa học tài liệu ghi âm 40

2.2.1 Tổ chức khoa học tài liệu ghi âm giúp cho việc quản lý tài liệu ghi âm tại Kho Lưu trữ

2.2.2 Tổ chức khoa học tài liệu ghi âm giúp phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ

2.3.2 Xác định giá trị tài liệu ghi âm và bổ sung tài liệu ghi âm 55

2.3.3.Tổ chức công cụ tra cứu tài liệu ghi âm 61

Chương 3: Một số giải pháp tổ chức khoa học tài liệu ghi âm tại Kho Lưu trữ Trung ương Đảng

3.1.Nhóm giải pháp chính để tổ chức khoa học tài liệu ghi âm 65

3.1.1 Công tác phân loại khoa học tài liệu lưu trữ ghi âm 65

3.1.2 Công tác xác định giá trị tài liệu ghi âm và bổ sung tài liệu ghi 79

âm vào Kho Lưu trữ Trung ương Đảng

3.1.3 Xây dựng công cụ tra cứu tài liệu ghi âm 84 3.2 Nhóm giải pháp hỗ trợ để tổ chức khoa học tài liệu ghi âm 96

3.2.1 Các văn bản hướng dẫn chỉ đạo về công tác lưu trữ tài liệu ghi

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Tài liệu Phông L-u trữ Đảng Cộng sản Việt Nam là một bộ phận quan trọng trong toàn bộ tài liệu l-u trữ Quốc gia, là di sản văn hoá vô cùng quý báu của Đảng và của dân tộc [3,tr1] Khối di sản quý báu này hiện

đang đ-ợc bảo quản tại Kho L-u trữ Trung -ơng Đảng (thuộc Cục L-u Văn phòng Trung -ơng Đảng) theo Quy định số 210-QĐ/TW ngày 06-3-

trữ-2009 của Ban Bớ thư về Phụng Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam Phông L-u trữ Đảng Cộng sản Việt Nam là toàn bộ tài liệu l-u trữ có ý nghĩa chính trị, khoa học và thực tiễn đ-ợc hình thành trong quá trình hoạt động của các cấp uỷ, cơ quan, tổ chức Đảng và Đoàn Thanh niên các cấp, toàn bộ tài liệu về thân thế, sự nghiệp và hoạt động của Chủ tịch Hồ Chí Minh và các đồng chí lãnh đạo chủ chốt ở cấp uỷ Đảng và cỏc tổ chức chớnh trị - xó hội Tài liệu l-u trữ đang đ-ợc bảo quản tại Kho L-u trữ Trung -ơng Đảng không chỉ có tài liệu giấy mà bao gồm cả phim ảnh, phim điện ảnh,

Microfilm, băng ghi âm, ghi hình

Nhận thức sõu sắc về vai trũ của tài liệu lưu trữ, đặc biệt là loại hỡnh tài liệu ghi õm trong cụng cuộc xõy dựng và bảo vệ tổ quốc, Đảng và Nhà nước ta rất quan tõm đến việc phỏt huy giỏ trị khối tài liệu này

Khẳng định tài liệu lưu trữ ghi õm là một trong những nguồn tư liệu chớnh cú giỏ trị phỏp lý, độ chớnh xỏc cao, được nhà nước thống nhất quản lý tương đối độc lập tại cỏc Kho Lưu trữ Đảng và Nhà nước Vỡ vậy để loại hỡnh tài liệu ghi õm được đưa ra khai thỏc và sử dụng cú hiệu quả việc tổ chức khoa học tài liệu ghi õm trong Kho Lưu trữ Trung ương Đảng đang là vấn đề

quan tõm cấp thiết

Ngoài những lý do trên, xuất phát từ công việc mà người viết được giao

đang trực tiếp quản lý, tổ chức bảo quản tại Kho Lưu trữ Trung ương Để thực hiện tốt công việc đó, bắt buộc phải nghiên cứu để đưa ra các giải pháp về việc

tổ chức khoa học khối tài liệu ghi âm nêu trên

Trên đây là những lý do cơ bản để chúng tôi chọn đề tài: “Tổ chức khoa học tài liệu ghi âm tại Kho Lưu trữ Trung ương Đảng” làm luận văn thạc sĩ

của mình

2 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài

Thực hiện đề tài này, tác giả hướng tới một số mục tiêu sau đây:

- Một là: Giới thiệu, phân tích, đánh giá thực trạng về tổ chức khoa

học khối tài liệu ghi âm trong Kho Lưu trữ Trung ương Đảng Qua việc phân tích, đánh giá thực trạng đó thấy được sự cần thiết phải nghiên cứu đề xuất những giải pháp tổ chức khoa học tài liệu ghi âm tại Kho Lưu trữ Trung ương Đảng để bảo quản an toàn và phát huy hiệu quả tài liệu ghi âm

- Hai là: Đề xuất một số giải pháp cụ thể nhằm nâng cao chất lượng

tổ chức khoa học tài liệu ghi âm Đồng thời qua đó đưa ra một số kiến nghị nhằm tổ chức khoa học tài liệu ghi âm cho các đơn vị cơ sở để Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ tài liệu ghi âm cho hệ thống lưu trữ của Đảng

3 Nhiệm vụ nghiên cứu

Để đạt được mục tiêu nghiên cứu của luận văn, tác giả đưa ra những nhiệm vụ nghiên cứu sau:

- Nghiên cứu nội dung, thành phần, ý nghĩa, đặc điểm tài liệu ghi âm được hình thành trong hoạt động của các cơ quan và tổ chức Đảng

- Nghiên cứu thực trạng công tác lưu trữ tài liệu ghi âm tại Kho Lưu trữ Trung ương Đảng để đưa ra một số giải pháp nhằm tổ chức khoa học tài liệu ghi âm tại Kho Lưu trữ Trung ương Đảng được tốt hơn

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu

+ Đề tài tập trung nghiên cứu các khối tài liệu ghi âm đang quản lý tại

Kho Lưu trữ Trung ương Đảng

+ Loại hình tài liệu mà luận văn tập trung nghiên cứu là tài liệu ghi

trên Tạp chí Văn thư - Lưu trữ Việt Nam như: “Lưu trữ tài liệu nghe nhìn

của các nước trên thế giới- Lịch sử và tổ chức” của tác giả Đào Xuân Chúc

- Tạp chí lưu trữ Việt Nam, số 1/2003; bài “Hơn nửa thế kỷ bảo tồn và

phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ nghe nhìn ở Việt Nam” của tác giả Đào

Xuân Chúc - Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 12/2008; bài “Gi¶i

ph¸p c«ng nghÖ trong viÖc l-u gi÷ vµ qu¶n lý tµi liÖu ghi ©m t¹i trung t©m L-u tr÷ Quèc gia III” của tác giả Lª V¨n N¨ng-Vò Xu©n Th¾ng - T¹p chÝ

L-u tr÷ ViÖt Nam, sè 1/2003…

Ngoài ra, vấn đề tổ chức khoa học tài liệu cũng đã có một vài công trình nghiên cứu đề cập tới, nhưng ở các khía cạnh khác nhau, ví dụ: LuËn

v¨n Th¹c sÜ của Lª V¨n N¨ng “X©y dùng hÖ thèng l-u tr÷ vµ t×m kiÕm th«ng

tin tµi liÖu v¨n th l-u tr÷”, Luận văn Thạc sĩ của Nguyễn Thúy Bình

“Công tác lưu trữ tài liệu nghe nhìn ở các Đài Truyền hình - Thực trạng và

giải pháp; §Ò tµi khoa häc KX- 03/VPTW của Chu ThÞ Hậu “X©y dùng khung ph©n lo¹i th«ng tin tµi liÖu Kho L-u tr÷ Trung -¬ng §¶ng Céng s¶n ViÖt Nam”

Theo tác giả khảo sát, cho đến nay chưa có công trình khoa học nghiên cứu nào đề cập đến vấn đề công tác tổ chức khoa học tài liệu ghi âm tại Kho Lưu trữ Trung ương như tên đề tài luận văn đã lựa chọn

6 Nguồn tài liệu tham khảo

Trong quá trình thực hiện luận văn, tác giả đã sử dụng một số nguồn tư liệu tham khảo sau:

- Các tài liệu liên quan đến cơ sở lý luận chung về tổ chức khoa học tài liệu ghi âm: đó là các giáo trình, các báo cáo khoa học, tham luận trong các kỷ yếu hội nghị, bài viết đăng tải trên các tạp chí chuyên ngành, các luận văn thạc sĩ liên quan đến đề tài

- Các văn bản mang tính chỉ đạo của Đảng và pháp quy Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ, đặc biệt là một số văn bản quan trọng như: Luật Lưu trữ năm 2011, Quyết định 210-QĐ/TW ngày 06-3-2009 của Ban Bí thư về Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam Các tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ nói chung và công tác tổ chức khoa học tài liệu ghi âm

- Các sách, tài liệu tham khảo trong và ngoài nước, đặc biệt những

7 Phương pháp nghiên cứu

Để thực hiện luận văn này, tác giả đã sử dụng phương pháp nhận thức khoa học của chủ nghĩa Mác-Lê nin kết hợp với các phương pháp nghiên cứu như logíc, so sánh, tổng hợp, phân tích, phỏng vấn, khảo sát thực tế, mô tả,…Các phương pháp này được sử dụng linh hoạt trong việc thực hiện từng nhiệm vụ cụ thể của luận văn

* Về mặt thực tiễn

Thứ nhất, đưa ra được một lộ trình khi tiến hành tổ chức khoa học tài

liệu ghi âm trong trong một cơ quan Bên cạnh việc cung cấp các nghiệp vụ cụ thể về tổ chức khoa học, luận văn còn đề xuất các công cụ phục vụ đắc lực không thể thiếu khi tiến hành tổ chức khoa học khối tài liệu ghi âm

Thứ hai, luận văn hoàn thành có thể giúp cho Cục Lưu trữ có hướng

giải quyết, khắc phục được một số tồn tại trong nghiệp vụ lưu trữ liên quan đến tổ chức khoa học tài liệu ghi âm tại Kho Lưu trữ Trung ương Đảng

Thứ ba, kết quả nghiên cứu của đề tài còn là tài liệu tham khảo rất bổ

ích cho các nhà quản lý, nhà nghiên cứu, nhà khoa học, học viên cao học, sinh viên trong các trường đại học, cao đẳng, trung cấp về nội dung, thành phần, đặc điểm, ý nghĩa tài liệu ghi âm của Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt

Nam cũng như các nghiệp vụ cụ thể về việc tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ của Đảng

9 Bố cục của luận văn

Ngoài phần mở đầu, phần kết luận và một số phụ lục kèm theo, luận văn bao gồm 3 chương chính như sau:

Chương 1: Tổng quan về Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương và khối tài liệu ghi âm đang quản lý

Chương 2: Thực trạng tổ chức khoa học tài liệu ghi âm tại Kho Lưu

trữ Trung ương Đảng

Chương 3: Một số giải pháp tổ chức khoa học tài liệu ghi âm tại Kho

Lưu trữ Trung ương Đảng

Mặc dù đã rất cố gắng nhưng vì những lý do khác nhau nên chắc chắn trong luận văn vẫn còn những hạn chế, thiếu sót Rất mong nhận được

sự góp ý của quý thầy cô và các đồng nghiệp để luận văn của chúng tôi được hoàn thiện hơn

Trong quá trình thực hiện luận văn, tôi đã nhận được sự động viên, giúp đỡ của các đồng chí lãnh đạo Cục, lãnh đạo Phòng và các đồng nghiệp tại Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng - nơi tôi đang công tác Đặc biệt, tôi luôn nhận được sự chỉ bảo, góp ý, giúp đỡ, động viên chân thành của PGS.TS Đào Xuân Chúc - người đã hướng dẫn tôi hoàn thành đề tài nghiên cứu này

Nhân đây, tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất tới thầy giáo hướng dẫn và tất cả cán bộ, lãnh đạo và các bạn đồng nghiệp - những người đã giúp đỡ tôi trong thời gian qua để tôi hoàn thành bản luận văn này

Hà Nội, ngày 12 tháng 01 năm 2015

Học viên

Nguyễn Đức Thắng

Chương 1

TỔNG QUAN VỀ CỤC LƯU TRỮ VĂN PHÒNG TRUNG ƯƠNG

VÀ KHỐI TÀI LIỆU GHI ÂM ĐANG QUẢN LÝ

1.1 Khái quát chung về Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng

1.1.1 Sự hình thành và phát triển của Cục Lưu trữ - Văn phòng Trung ương Đảng

Năm 1959, Phòng Lưu trữ trực thuộc Văn phòng Trung ương Đảng được thành lập với nhiệm vụ giúp Văn phòng Trung ương Đảng trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ của Trung ương Đảng và hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ các cơ quan trong toàn quốc

Ngày 04-01-1971, Ban Bí thư đã ra Chỉ thị số 187-CT/TW về việc tập trung quản lý những tài liệu văn kiện, tư liệu và hiện vật về lịch sử của Đảng

và lịch sử cách mạng nước ta Để giúp Ban Bí thư Trung ương Đảng quản lý tập trung thống nhất Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam và tăng cường chỉ đạo công tác lưu trữ tài liệu, văn kiện của Đảng và Đoàn thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh, ngày 23-9-1987 Ban Bí thư Trung ương Đảng đã ban hành Quyết định số 20-QĐ/TW về Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam Quyết

định nêu rõ: “Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam do Cục Lưu trữ Trung

ương Đảng trực thuộc Ban Bí thư (nay là Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng) thống nhất quản lý và được bảo quản trong các kho lưu trữ của Đảng

ở các cấp từ trung ương đến địa phương và Kho Lưu trữ Trung ương Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh”

Đồng thời, ngày 23-9-1987, Ban Bí thư cũng đã ban hành Quyết định

số 21-QĐ/TW về việc thành lập Cục Lưu trữ Trung ương Đảng trên cơ sở sáp nhập Cục Lưu trữ trực thuộc Viện Mác Lênin và Vụ Lưu trữ Văn phòng

Trung ương Cục Lưu trữ Trung ương Đảng có nhiệm vụ: Trực tiếp quản lý Kho Lưu trữ Trung ương Đảng; sưu tầm, thu thập, sắp xếp một cách khoa học

và bảo quản tuyệt đối an toàn tài liệu, văn kiện của Đảng; phục vụ công tác nghiên cứu khoa học và hoạt động thực tiễn của các cơ quan Đảng, Nhà nước

và đoàn thể quần chúng theo chế độ và quy định của Ban Bí thư

Ngày 10-4-2013, Bộ Chính trị ban hành Quyết định số 189-QĐ/TW về chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy của Văn phòng Trung ương Đảng, trong đó nhiệm vụ thứ 9 là Quản lý tập trung, thống nhất Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam; trực tiếp quản lý Kho Lưu trữ của Trung ương Đảng; chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ trong các

cơ quan đảng và tổ chức chính trị - xã hội

Có thể khẳng định, việc quản lý tài liệu Phông lưu trữ Chủ tịch Hồ Chí Minh và các lãnh tụ tiền bối khác thuộc trách nhiệm của Cục Lưu trữ Văn

phòng Trung ương Đảng Vì theo Luật Lưu trữ năm 2011, thì “Phông lưu trữ

Đảng Cộng sản Việt Nam là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của các tổ chức của Đảng Cộng sản Việt Nam, tổ chức tiền thân của Đảng, các tổ chức chính trị - xã hội; các nhân vật lịch sử, tiêu biểu của Đảng, tổ chức tiền thân của Đảng và của tổ chức chính trị - xã hội”[38,tr3]

Điều này cũng đã được chỉ rõ trong Quy định số 210-QĐ/TW, ngày 6-3-2009 của Ban Bí thư Trung ương về Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt

Nam: “Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam là toàn bộ tài liệu lưu trữ

được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức của Đảng Cộng sản Việt Nam, tổ chức tiền thân của Đảng, tổ chức chính trị -

xã hội; tài liệu về thân thế, sự nghiệp và hoạt động của Chủ tịch Hồ Chí

Minh, của các nhân vật lịch sử, tiêu biểu của Đảng, đồng thời là cán bộ lãnh đạo chủ chốt của Nhà nước, của các tổ chức chính trị - xã hội”

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng

- Chức năng

Cục Lưu trữ có chức năng giúp Chánh Văn phòng Trung ương Đảng tham mưu cho Trung ương Đảng quản lý Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam; trực tiếp quản lý Kho Lưu trữ Trung ương Đảng; nghiên cứu, soạn thảo các văn bản chỉ đạo của Trung ương Đảng về công tác văn thư và lưu trữ; kiểm tra việc thực hiện các văn bản chỉ đạo của Trung ương; chỉ đạo, hướng dẫn thống nhất khoa học nghiệp vụ văn thư và lưu trữ đối với các cơ quan, tổ chức đảng và các tổ chức chính trị - xã hội

- Nhiệm vụ

1- Trực tiếp quản lý Kho Lưu trữ Trung ương Đảng

a) Sưu tầm, thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, bổ sung tài liệu lưu trữ của Trung ương Đảng, các cơ quan trực thuộc Trung ương Đảng, các tổ chức chính trị - xã hội ở Trung ương, tài liệu lưu trữ của các

cá nhân theo đúng thẩm quyền đã được quy định

b) Hướng dẫn, kiểm tra các cơ quan, tổ chức đảng và các tổ chức chính trị

- xã hội ở Trung ương tiến hành giải mật tài liệu trước khi giao nộp tài liệu lưu trữ vào Kho Lưu trữ Trung ương Đảng; hằng năm, tổ chức giải mật tài liệu lưu trữ được bảo quản tại Kho Lưu trữ Trung ương Đảng theo quy định của Ban Bí thư và hướng dẫn của Văn phòng Trung ương Đảng

c) Bảo quản, bảo vệ tuyệt đối an toàn, thống kê, tu bổ, phục chế, bảo hiểm tài liệu lưu trữ của Kho Lưu trữ Trung ương Đảng

d) Tổ chức phục vụ các yêu cầu khai thác, sử dụng, công bố tài liệu lưu trữ của Kho Lưu trữ Trung ương Đảng đúng quy định của Trung ương

và Văn phòng Trung ương Đảng

2- Trực tiếp quản lý lưu trữ hiện hành của Trung ương Đảng và Văn phòng Trung ương Đảng

3- Tham mưu giúp Chánh Văn phòng Trung ương Đảng

a) Nghiên cứu, soạn thảo và trình Trung ương ban hành các văn bản chỉ đạo của Trung ương Đảng về công tác văn thư và công tác lưu trữ, về quản lý Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam

b) Ban hành các văn bản hướng dẫn thực hiện các văn bản của Trung ương về công tác văn thư và công tác lưu trữ; ban hành các văn bản chỉ đạo

về khoa học nghiệp vụ công tác văn thư và công tác lưu trữ trong hệ thống tổ chức của Đảng và các tổ chức chính trị - xã hội

c) Tổ chức thực hiện và kiểm tra việc thực hiện các văn bản chỉ đạo của Trung ương, các văn bản của Văn phòng Trung ương Đảng về công tác văn thư và công tác lưu trữ

4- Chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về khoa học nghiệp vụ theo quy định

và phân cấp quản lý của Chánh Văn phòng Trung ương Đảng:

a) Ban hành các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư và công tác lưu trữ đối với các cơ quan, tổ chức đảng và các tổ chức chính trị -

xã hội

b) Kiểm tra, hướng dẫn thống nhất và tổ chức việc bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, tổ chức đảng và các tổ chức chính trị - xã hội ở Trung ương, các văn phòng tỉnh uỷ, thành uỷ

c) Thực hiện thống nhất công tác thống kê tài liệu lưu trữ thuộc Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam

5- Nghiên cứu khoa học, phát triển ứng dụng và chuyển giao công nghệ, đặc biệt là công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ; triển khai số hoá các hồ sơ tài liệu lưu trữ truyền thống, tổ chức và trực tiếp quản lý Kho Lưu trữ điện tử của Trung ương Đảng

6- Thực hiện quản lý nội bộ và tổ chức hoạt động đối ngoại của Cục Lưu trữ theo quy định và phân cấp của Chánh Văn phòng Trung ương Đảng

a) Tổ chức quản lý bộ máy, cán bộ, công chức, người lao động và sử dụng biên chế được duyệt theo quy định; thực hiện chế độ về tiền lương và các chế độ, chính sách đối với cán bộ, công chức, người lao động thuộc thẩm quyền quản lý của Cục

b) Quản lý tài chính, tài sản được giao và tổ chức thực hiện ngân sách được phân bổ theo quy định của pháp luật và của Văn phòng Trung ương Đảng

c) Đề xuất và tổ chức thực hiện kế hoạch hợp tác trong nước và quốc

tế để thực hiện chức năng và các nhiệm vụ của Cục

7- Thực hiện một số nhiệm vụ khác do lãnh đạo Văn phòng Trung ương Đảng giao

- Tổ chức bộ máy

1- Cục Lưu trữ là đơn vị dự toán cấp II, có con dấu riêng; được mở tài khoản tại Kho bạc Nhà nước để hoạt động theo quy định của pháp luật

2- Tổ chức bộ máy

Lãnh đạo Cục Lưu trữ gồm Cục trưởng, một số Phó Cục trưởng Cục Lưu trữ có 6 đơn vị trực thuộc sau đây:

+ Phòng Bảo quản

+ Phòng Khoa học - Nghiệp vụ + Phòng Thu thập - Chỉnh lý + Phòng Lưu trữ hiện hành + Phòng Khai thác

+ Phòng Hành chính - Quản trị

1.2.Tổng quan về Kho Lưu trữ Trung ương Đảng

Kho Lưu trữ Trung ương Đảng hiện đang quản lý trên 150 phông và sưu tập tài liệu lưu trữ với gần 30.000 cặp tài liệu, tương đương gần 3.000 mét giá Kho Lưu trữ Trung ương Đảng đang lưu giữ những tài liệu rất có giá trị trong hệ thống các kho lưu trữ của Đảng ở các cấp ủy, với thành phần tài liệu được bảo quản gồm: tài liệu của các tổ chức tiền thân của Đảng; tài liệu các Đại hội, hội nghị toàn quốc của Đảng, tài liệu của Ban Chấp hành Trung ương, Ban Thường vụ, Bộ Chính trị, Ban Bí thư Trung ương Đảng từ khi thành lập Đảng đến nay; tài liệu của Trung ương Cục Miền Nam, các Xứ uỷ, Liên khu uỷ, Khu uỷ; tài liệu của các Ban, các Đảng

uỷ trực thuộc Trung ương Đảng; tài liệu của Chủ tịch Hồ Chí Minh, các đồng chí lãnh đạo Đảng và Nhà nước Do tính chất là kho lưu trữ lịch sử, nên tài liệu trong kho đã được chỉnh lý hoàn chỉnh hoặc chỉnh lý sơ bộ theo từng phông, từng sưu tập lưu trữ

Để tổ chức khoa học tài liệu trong Kho Lưu trữ Trung ương Đảng, nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý và phục vụ khai thác tài liệu trong kho, việc tổ chức hệ thống hoá các phông, sưu tập trong kho lưu trữ đóng vai trò rất quan trọng Hiện nay, tài liệu được bảo quản tại Kho Lưu trữ Trung ương gồm 4 tầng kho, mỗi tầng kho có diện tích 600m2, trong đó:

- Kho tài liệu nghe nhìn được bố trí tại tầng 1 quản lý tài liệu ảnh, tài liệu ghi âm, ghi hình, microfilm cụ thể:

+ Tài liệu ghi âm đang quản lý khoảng gần 16.000 băng ghi âm gồm băng ghi âm các kỳ Đại hội đại biểu toàn quốc của Đảng, Hội nghị Ban Chấp hành Trung ương, Hội nghị Bộ Chính trị, Hội nghị Ban Bí thư, Hội nghị Cán bộ, các cuộc hội đàm, các bài nói chuyện của đồng chí Lê Duẩn, báo cáo công tác chống phá bình định, báo cáo điển hình chống Mỹ, bài nói chuyện của các đồng chí Thường vụ Trung ương Cục, Hội nghị Ban chấp hành Trung ương Neo Lào Hắc Sạt, Trường Đảng Nguyễn Ái Quốc ……

+ Tài liệu ảnh đang quản lý khoảng gần 20.000 ảnh gồm ảnh Đại hội đại biểu toàn quốc của Đảng; Hội nghị Ban Chấp hành Trung ương; khối tài liệu ảnh các ban tham mưu giúp việc Trung ương, các Khu uỷ, Liên khu

uỷ đã giải thể và Trung ương Cục miền Nam; tài liệu ảnh về Hồ Chủ tịch

và cá nhân các đồng chí lãnh đạo

Ngoài ra, kho tài liệu nghe nhìn còn bảo quản tài liệu phim điện ảnh, băng ghi hình, đĩa CD của các kỳ Đại hội Đảng, microfilm và một số hiện vật của các đồng chí lãnh đạo Đảng như Tổng Bí thư Lê Duẩn, Tổng Bí thư Nguyễn Văn Linh

- Kho tài liệu giấy được bố trí tại tầng 02, 03, 04, số lượng tài liệu của các cơ quan giao nộp vào kho tăng nhanh trong 10 năm (2001-2010) có hơn 20.000 cặp tài liệu được giao nộp vào Kho Lưu trữ Trung ương Mặt khác, theo tinh thần của Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia năm 2001 và Luật Lưu trữ năm 2011, thành phần Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam nói chung, và phạm vi quản lý của Kho Lưu trữ Trung ương Đảng nói riêng được mở rộng hơn trước, bao gồm toàn bộ tài liệu của 06 tổ chức chính trị-

xã hội (Trung ương Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh; Uỷ ban

Trung ương Mặt trận tổ quốc Việt Nam; Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam; Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam; Trung ương Hội Nông dân Việt Nam; Trung ương Hội Cựu chiến binh Việt Nam) và tài liệu cá nhân của các nhân vật lịch sử tiêu biểu của Đảng đồng thời là lãnh đạo chủ chốt của Nhà nước, của các tổ chức chính trị - xã hội

Kho Lưu trữ Trung ương Đảng hiện bảo quản trên 150 phông và sưu tập lưu trữ, gồm các thành phần tài liệu chủ yếu sau:

- Tài liệu của các tổ chức tiền thân của Đảng: Hội Việt Nam cách mạng Thanh niên, Đông Dương Cộng sản Đảng, An Nam Cộng sản Đảng, Tân Việt Cách mạng Đảng: 03 sưu tập sách, báo, truyền đơn của Đảng với

- Tài liệu các đảng uỷ, các đảng đoàn, ban cán sự trực thuộc Trung ương: gồm khoảng 600 cặp tài liệu

- Tài liệu về thân thế, sự nghiệp và hoạt động của Chủ tịch Hồ Chí Minh và của một số đồng chí Uỷ viên Bộ Chính trị, Ban Bí thư các khoá gồm trên 5000 cặp tài liệu

- Tài liệu của chính quyền thực dân Pháp, mật thám Pháp theo dõi hoạt động của phong trào yêu nước và của Đảng ta thời kỳ 1920-1945 gồm trên 450 cặp tài liệu

-Tài liệu lý lịch cán bộ thuộc diện Ban Tổ chức Trung ương quản lý trên

400 cặp

Toàn bộ tài liệu trong kho đều đã được phân loại thành các phông, sưu tập tài liệu; hầu hết các phông, sưu tập tài liệu đã được phân loại, chỉnh

lý hoàn chỉnh hoặc chỉnh lý sơ bộ

Theo Quyết định 210-QĐ/TW ngày 06 tháng 3 năm 2009 về Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam, trong đó quy định về phạm vi quản lý tài liệu của Kho Lưu trữ Trung ương Đảng vẫn còn thiếu các khối tài liệu

1.3.Giới thiệu các khối tài liệu ghi âm tại Cục Lưu trữ-Văn phòng Trung ương Đảng

1.3.1 Cơ sở xác định khối tài liệu ghi âm tại Cục Lưu trữ-Văn phòng Trung ương Đảng

* Cơ sở lý luận

Tài liệu ghi âm có đặc điểm khác với các loại tài liệu khác, việc bảo quản cũng phải có chế độ riêng do vậy phải tách tài liệu ghi âm ra khối riêng để bảo quản nhưng vẫn giữ được mối liên hệ lịch sử giữa các khối tài liệu ghi âm với thành phần tài liệu khác của phông lưu trữ

* Cơ sở thực tiễn

Có nhiều cơ sở, căn cứ thực tiễn để quyết định thành lập một khối tài liệu ghi âm như: căn cứ vào tình hình thực tế tài liệu ghi âm của cơ quan hình thành với số lượng nhiều hay ít; vị trí, tầm quan trọng của cơ quan; các nhu cầu về khai thác sử dụng tài liệu ghi âm và đặc điểm chế tác mà lập nên các khối tài liệu ghi âm

Tài liệu ghi âm hiện đang được quản lý tại Kho Lưu trữ Trung ương, qua đối chiếu đã có đầy đủ điều kiện về cơ sở lý luận và đồng thời đáp ứng những yêu cầu của thực tiễn, do vậy tài liệu ghi âm hình thành trong hoạt động của các cơ quan phải tổ chức theo từng khối để đảm bảo mối liên hệ lịch sử giữa khối tài liệu ghi âm và các thành phần tài liệu của Phông lưu trữ trong Kho Lưu trữ Trung ương

* Giới hạn thời gian của khối tài liệu ghi âm

Thời gian của 1 phông được tính ngày bắt đầu là ngày sớm nhất có trong tài liệu và ngày kết thúc phông là ngày muộn nhất có trong tài liệu Thời gian của 1 khối tài liệu ghi âm cũng được xác định như vậy vì tài liệu ghi âm gắn liền với tài liệu giấy: thời gian bắt đầu là thời gian sớm nhất trong tài liệu ghi âm ghi lại và thời gian kết thúc là thời gian muộn nhất được ghi lại trong khối tài liệu ghi âm đó

BẢNG THỐNG KÊ TÊN KHỐI TÀI LIỆU GHI ÂM, GIỚI HẠN THỜI GIAN CỦA CÁC KHỐI ĐANG HOẠT ĐỘNG

tài liệu

1 Đại hội Đảng toàn quốc lần thứ III –IX Bắt đầu: /1960

Kết thúc:

2 Hội nghị Ban Chấp hành Trung ương, Bộ Chính trị, Ban Bí

thư và các cuộc hội đàm khóa III-IX

Stt Tên khèi tµi liệu ghi ©m Thời gian tài liệu

1 Trung ương Cục miền Nam Bắt đầu: 8/1969

Kết thúc : 23/6/1976

2 Hội nghị Ban Chấp hành Trung ương Neo Lào

Hắc Sạt

Bắt đầu: 11/19971 Kết thúc : 02/1972

3 Trường Đảng Nguyễn Ái Quốc từ khoá II đến

khoá VI

Bắt đầu: 1980 Kết thúc : 1985

4 Tiểu ban tổng kết xây dựng Đảng Bắt đầu: 1992

Kết thúc : 1996

1.3.2 Thành phần và nội dung tài liệu lưu trữ ghi âm tại Cục Lưu trữ-Văn phòng Trung ương Đảng

Hiện nay, Kho Lưu trữ Trung ương Đảng đang quản lý khoảng gần 16.000 băng, những băng ghi âm này được thu thập từ Vụ Thư ký - Văn phòng Trung ương, Ban miền Nam giải thể, Trung ương Cục miền Nam, Phòng Lưu trữ Hiện hành và một số cơ quan nộp tài liệu ghi âm vào Kho Lưu trữ Trung ương Đảng Tài liệu ghi âm được sản sinh trong quá trình hoạt động của các kỳ Đại hội đại biểu toàn quốc của Đảng, Hội nghị Ban Chấp hành Trung ương, Hội nghị Bộ Chính trị, Hội nghị Ban Bí thư, Hội nghị Cán bộ, các cuộc hội đàm, các đồng chí lãnh đạo Đảng và Nhà nước, một số cơ quan, tổ chức và cá nhân khác gồm các thành phần và nội dung sau:

- Băng ghi âm từ Đại hội Đảng toàn quốc lần thứ III đến lần thứ IX phản ánh đầy đủ quá trình tiến hành Đại hội từ lúc khai mạc Đại hội đến khi bế mạc Đại hội

- Băng ghi âm Hội nghị Ban chấp hành Trung ương, Bộ Chính trị, Ban Bí thư, Hội nghị Cán bộ, các cuộc hội đàm là những băng ghi bài khai mạc, bế mạc hội nghị, bài báo cáo, tham luận, các bài phổ biến nghị quyết Trung ương của các đồng chí lãnh đạo của Đảng và các đồng chí phụ trách ngành, ý kiến thảo luận tổ…

- Băng ghi âm bài nói chuyện của các đồng chí lãnh đạo Đảng ở một

số hội nghị các tổ chức quần chúng, các trường, các địa phương

- Băng ghi âm của Trung ương Cục miền Nam từ năm 1969-1971 là các bài nói chuyện của đồng chí Lê Duẩn, báo cáo công tác chống phá bình định, báo cáo điển hình chống Mỹ, bài nói chuyện của các đồng chí Thường vụ Trung ương Cục

- Băng ghi âm Hội nghị Ban Chấp hành Trung ương Neo Lào Hắc Sạt

- Băng ghi âm Trường Nguyễn Ái Quốc từ khóa II đến khóa VI

- Băng ghi âm các đồng chí lãnh đạo Đoàn chuyên gia giúp Campuchia

- Băng ghi âm các đồng chí lãnh đạoVăn phòng Trung ương và Cục Lưu trữ (nói chuyện của lãnh đạo tại một số Đại hội Đảng bộ, hội nghị…)

- Băng ghi âm các đồng chí lãnh đạo Tiểu ban tổng kết xây dựng Đảng giai đoạn từ 8/11/1992 đến 11/7/1996 về tình hình xây dựng Đảng

- Băng ghi âm các nhà khoa học tại các cuộc hội thảo về lịch sử nhà

1.3.3 Ý nghĩa của tài liệu ghi âm

Tài liệu ghi âm có một ý nghĩa vô cùng quan trọng trong cuộc sống hàng ngày cũng như việc khai thác, sử dụng chúng vào những mục đích khác nhau phục vụ công việc, cuộc sống

Đây là loại tài liệu đặc biệt cả về hình thức và nội dung mang tin là một loại hình tài liệu mang tính đặc thù riêng biệt, tài liệu ghi âm khác biệt với tài liệu giấy bởi vì tài liệu ghi âm phản ánh một sự kiện một cách chân thực, chính xác, sống động Chúng có khả năng ghi và làm tái hiện lại các hoạt động của xã hội và tự nhiên bằng âm thanh đúng như sự việc đã xảy ra Vì thế, loại tài liệu này ngày càng được phát triển nhanh chóng và ảnh hưởng tới hầu hết các lĩnh vực hoạt động của đời sống xã hội

Tài liệu ghi âm giúp cho người nghe thấy được không khí của các cuộc hội nghị, cuộc họp thông qua âm thanh trung thực về diễn biến của hội nghị, cuộc họp lúc bấy giờ Đặc biệt là những tài liệu ghi âm phản ánh những cuộc họp quan trọng của Ban Chấp hành Trung ương, Bộ Chính trị, Ban Bí thư

1.3.3.1 Ý nghĩa chính trị

Tài liệu ghi âm đang quản lý tại Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương

có ý nghĩa chính trị và tính chất giai cấp rõ rệt Lịch sử đã chứng minh ở bất kỳ thời đại nào, các giai cấp thống trị đều sử dụng tài liệu lưu trữ để bảo vệ quyền lợi giai cấp của mình Ở nước ta, sau khi giành được chính quyền, Đảng và Nhà nước đã tiến hành tập trung tài liệu lưu trữ và triệt để

sử dụng tài liệu lưu trữ nhằm phục vụ cho sự nghiệp xây dựng và phát triển kinh tế, văn hoá, củng cố quốc phòng, an ninh, bảo vệ đất nước

Thành phần và nội dung tài liệu ghi âm phản ánh chức năng, nhiệm

vụ của các cơ quan, tổ chức Đảng được Trung ương giao cho; góp phần giúp các cơ quan trong quá trình hoạt động của mình phát huy vai trò hạt nhân chính trị, hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao đúng với đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước; lãnh đạo, chỉ đạo thực hiện nghị quyết, chỉ thị của Trung ương; tuyên truyền, bồi dưỡng nâng cao trình độ kiến thức, năng lực hoạt động thực tiễn cho cán bộ, đảng viên; lãnh đạo đảng bộ thực hiện công tác kiểm tra, giữ gìn kỷ luật đảng, phát hiện cán bộ, đảng viên vi phạm, ngăn chặn kịp thời những biểu hiện về tư tưởng và việc làm trái với đường lối, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước Cho nên tài liệu ghi âm mang ý nghĩa chính trị sâu sắc, nó bảo

vệ cho quyền lợi và lợi ích của Đảng

1.3.3.2 Ý nghĩa lịch sử

Tài liệu ghi âm đang quản lý tại Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương

Điều này cho thấy tài liệu ghi âm cũng như tài liệu giấy cũng gắn liền với lịch sử hình thành và phát triển của Đảng, điều đó được thể hiện qua ý nghĩa lịch sử to lớn chứa đựng thông tin của Đảng Dưới những khía cạnh khác nhau, ý nghĩa đó càng được thể hiện rõ ràng hơn:

- Thứ nhất, nội dung tài liệu ghi âm chứa đựng những thông tin quá

khứ, phản ánh lịch sử hình thành và phát triển của từng cơ quan, là cơ sở quan trọng để nghiên cứu lịch sử

Tài liệu ghi âm đã giúp tái hiện chính xác hoàn cảnh ra đời, quá trình phát triển và kết thúc của một sự kiện, hiện tượng Quá trình hình thành phát triển và những sự điều chỉnh về tổ chức hoạt động của một cơ quan được mô

tả một cách chính xác và rõ ràng nhất trong các tài liệu ghi âm được lưu trữ

Do đó, những tài liệu ghi âm của Trung ương như ý kiến kết luận về một nghị quyết, quyết định, quy định, thông báo của Trung ương Đảng về an ninh, quốc phòng, ngoại giao, chiến lược phát triển kinh tế-xã hội, chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức, thay đổi tổ chức, thành lập, sáp nhập, giải thể của các cơ quan là những tài liệu ghi âm có ý nghĩa hết sức quan trọng Ngoài ra, với việc nghiên cứu các tài liệu ghi âm, độc giả, người nghiên cứu sẽ nghe rõ hơn, hiểu rõ hơn về những kết luận bằng lời nói của các đồng chí lãnh đạo cao nhất của Đảng qua từng thời kỳ, từng giai đoạn

cụ thể

Ví dụ: ĐH VI/3: Bài phát biểu của đồng chí Nguyễn Văn Linh, Uỷ viên Bộ Chính trị, Bí thư thành ủy thành phố Hồ Chính Minh khai mạc Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ VI, ngày 15-12-1986

- Thứ hai, tài liệu ghi âm phản ánh được sự thay đổi, tính linh hoạt

sáng suốt của Đảng ta trong việc đề ra quan điểm, đường lối, chính sách mỗi thời kỳ sao cho phù hợp với hoàn cảnh thực tế của đất nước và hoàn cảnh quốc tế

Ví dụ: BCHTW VI-2/1: Bài phát biểu của Tổng Bí thư Nguyễn Văn Linh về bế mạc Hội nghị Trung ương lần 2 bàn về vấn đề phân phối lưu thông, ngày 10-4-1987

1.3.3.3 Ý nghĩa thực tiễn

Tài liệu ghi âm một mặt phục vụ đắc lực cho việc thực hiện chủ trương, chính sách, kế hoạch phát triển của Đảng ngắn và dài hạn nói chung, ngoài ra, nó còn phục vụ thiết thực cho công tác nghiên cứu và giải quyết các công việc của các đồng chí lãnh đạo Đảng, Nhà nước và nhân dân

Đối với khối tài liệu ghi âm từ Đại hội Đảng toàn quốc lần thứ III đến lần thứ IX, Hội nghị Ban Chấp hành Trung ương, Bộ Chính trị, Ban Bí thư và các cuộc hội đàm.…là những khối tài liệu được khai thác, sử dụng thường xuyên

Ví dụ: Bài diễn văn khai mạc, bế mạc, góp ý kiến vào bản dự thảo báo cáo tại Đại hội Đảng toàn quốc, Hội nghị Ban Chấp hành Trung ương

- Đối với khối tài liệu ghi âm của các Ban trực thuộc Trung ương về việc tổ chức các Hội nghị theo lĩnh vực mình quản lý thì các bài phát biểu của các đồng chí lãnh đạo các cơ quan trực thuộc Trung ương là những băng ghi âm quan trọng Vì những băng ghi âm này phản ánh một cách rõ nét nhất quá trình hình thành nên tài liệu giấy,…Nó quan trọng bởi vì liên quan đến việc quyết định sự đề bạt, bổ nhiệm hoặc bãi nhiệm các chức vụ trong Đảng, đặc biệt là các chức vụ lãnh đạo cao cấp, các uỷ viên Trung ương,…Chính vì vậy, tài liệu ghi âm của các cơ quan trực thuộc Trung ương bên cạnh những ý nghĩa chính trị, lịch sử nó còn mang một ý nghĩa thực tiễn trong việc phục vụ các yêu cầu khai thác, sử dụng đột xuất cũng như thường xuyên của chính các cơ quan Trung ương

1.3.4 Đặc điểm của tài liệu ghi âm

Cùng với sự phát triển của khoa học kỹ thuật, tài liệu ghi âm xuất hiện từ cuối thể kỷ XIX đầu thế kỷ XX, đây là một loại hình tài liệu mang tính đặc thù do vậy tài liệu ghi âm có một số đặc điểm cụ thể như sau:

- Tài liệu ghi âm là tài liệu ghi lại thông tin bằng ký hiệu âm thanh được lưu giữ trên đĩa, phim cảm quang, từ tính và các phương pháp ghi âm

cơ học, quang học, từ tính… Hiện nay, tại Kho Lưu trữ Trung ương Đảng, các tài liệu ghi âm có các thông tin âm thanh chủ yếu được ghi âm trên các loại băng cối, băng cassette, đĩa minidisk

- Tài liệu ghi âm ghi lại lời nói của một người hoặc nhiều người ngay tại các cuộc họp hoặc khi các đồng chí lãnh đạo Đảng phát biểu trong các cuộc họp, các sự kiện đặc biệt

- Về tính xác thực, tài liệu ghi âm có độ tin cậy không cao do việc ghi âm có thể dựng lại để làm thay đổi nội dung với mục đích khác nhau Tuy nhiên, tài liệu ghi âm ở Văn phòng Trung ương Đảng lại có tính xác thực và độ tin cậy cao Sở dĩ nói như vậy là vì, việc ghi âm tại Văn phòng Trung ương Đảng được thực hiện theo một quy định riêng rất chặt chẽ để phục vụ các kỳ Đại hội Đảng toàn quốc, các cuộc họp của Ban Chấp hành Trung ương, Hội nghị Bộ Chính trị, Hội nghị Ban Bí thư Quy trình này

được cụ thể như sau:

+ Chuẩn bị phương tiện kỹ thuật trước hội nghị

Khi có chương trình cuộc họp hoặc họp đột xuất, Bộ phận ghi âm của

Vụ Thư ký chuẩn bị và kiểm tra các thiết bị âm thanh, thiết bị phục vụ trình chiếu dữ liệu và máy ghi âm Để phục vụ cuộc họp được tốt, các cán bộ làm nhiệm vụ ghi âm cần nắm danh sách các đại biểu dự họp, chương trình nghị

sự phiên họp, kế hoạch truyền tín hiệu cho các phòng có đại biểu và chuyên

viên dự thính Việc chuẩn bị các băng ghi âm trước khi sử dụng đều phải kiểm tra và tua đi, tua lại cho trơn tru, có thể ghi thử để kiểm tra mức ghi

+ Ghi âm trong hội nghị

Vụ Thư ký - Văn phòng Trung ương chịu trách nhiệm việc ghi âm trong các cuộc họp Căn cứ chương trình tuần và chương trình phiên họp, đồng chí Trưởng phòng, phụ trách bộ phận ghi âm phân công một đến hai đồng chí chuyên viên kỹ thuật thực hiện việc ghi âm trên phòng kỹ thuật Ngoài ra, có thể cấp hoặc ngừng cấp tín hiệu sang phòng dự thính cho đại biểu và chuyên viên theo dõi theo sự chỉ đạo của Lãnh đạo Văn phòng

Cán bộ, chuyên viên kỹ thuật cần chuẩn bị và kiểm tra các trang thiết bị

và mức tín hiệu để bảo đảm âm thanh trong cuộc họp được ghi lại; nắm rõ các thành phần tham gia cuộc họp để ghi danh sách người phát biểu trong cuộc họp vào nhãn băng và các thông số, ký hiệu trên phiếu đăng ký băng theo thứ

tự các cuộc họp theo Mẫu Danh mục băng ghi âm và Mẫu Phiếu đăng ký băng ghi âm hội nghị

+ Sau mỗi cuộc họp cán bộ Vụ Thư ký tiến hành lập hồ sơ của mỗi hội nghị và quản lý các băng ghi âm đó Các băng ghi âm của mỗi hội nghị được đánh số ký hiệu lần lượt và được sắp xếp hệ thống hoá theo trình tự mỗi cuộc họp Tùy theo số lượng các băng ghi âm trong một cuộc họp mà

có thể lập và hệ thống hóa mỗi cuộc họp được lập thành 1 hồ sơ, sau đó mỗi băng ghi âm được đánh tập trong hồ sơ đó, ví dụ:

Hồ sơ Hội nghị Ban Chấp hành Trung ương lần thứ 3 khóa V (mở rộng) từ ngày 03 đến 10/12/1982 bàn về nhiệm vụ kế hoạch Nhà nước năm

1983 và năm 1983 - 1985, một số vấn đề phân phối lưu thông, phân cấp quản

lý kinh tế, xây dựng và tăng cường cấp huyện

Tập 1: Băng ghi âm bài phát biểu khai mạc, nội dung, chương trình làm việc của Hội nghị,…

Tập 2: Băng ghi âm các ý kiến phát biểu của các đồng chí: Võ Văn Kiệt, Tố Hữu,…

Tập 3: Băng ghi âm các ý kiến thảo luận, trao đổi ,…

Nếu một cuộc họp chỉ có 1 băng ghi âm thì 1 băng ghi âm đó là 1 hồ

sơ, ví dụ: Hồ sơ Hội nghị Ban Bí thư ngày 29/6/1982 cho ý kiến về nâng cao chất lượng giáo dục (Băng ghi âm toàn bộ Hội nghị)

- Sau 10 năm hết thời gian lưu trữ hiện hành thì Vụ Thư ký bàn giao cho Phòng Lưu trữ Hiện hành của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Khi giao nhận có biên bản giao nhận tài liệu và có ký, đóng dấu của lãnh đạo đơn vị

- Khác với tài liệu giấy, tài liệu ghi âm còn có một đặc điểm cơ bản khác biệt rõ ràng đó là đặc điểm vật liệu chế tác, vật mang tin (từ tính, số hóa ) và loại hình đa dạng như băng cối, băng cassette, minidisk Do vậy, tài liệu ghi âm hiện đang quản lý trong Kho Lưu trữ Trung ương Đảng được bảo quản một kho riêng với điều kiện bảo quản về nhiệt độ, độ ẩm phù hợp để bảo quản lâu dài khối tài liệu này

- Việc khai thác, sử dụng tài liệu ghi âm tại Kho Lưu trữ Trung ương Đảng phải thông qua các trang thiết bị ghi âm như máy ghi âm chuyên dụng ghi trên băng từ cassette loại TASCAM 302, 322 của hãng TOA (Nhật Bản) Các máy ghi âm này được trang bị kèm với hệ thống âm thanh và camera phục vụ các hội trường và phòng họp Đối với các máy nghe gỡ băng chuyên dụng, có 01 máy SONY hoặc SANYO của Nhật Bản

Như vậy, tài liệu ghi âm đang được bảo quản ở Kho Lưu trữ Trung ương Đảng có những điểm chung và có nhiều điểm khác với tài liệu lưu trữ

giấy Bởi vì đây là những băng ghi âm ghi lại những sự kiện lịch sử của Đảng Cộng sản Việt Nam gần 85 năm qua với sự trưởng thành, lớn mạnh của Đảng qua từng giai đoạn lịch sử, sự lãnh đạo tài tình, phương thức lãnh đạo của Đảng đối với hệ thống chính trị đều được thể hiện trong từng kỳ Đại hội Đảng toàn quốc, các Hội nghị Ban Chấp hành Trung ương, Bộ Chính trị, Ban Bí thư Điều đó khẳng định khối băng ghi âm tại Kho Lưu trữ Trung ương Đảng có độ tin cậy cao vì được tạo ra, quản lý theo một quy định, quy trình chặt chẽ Ngoài ra, tài liệu ghi âm đang được quản lý tại Kho Lưu trữ Trung ương có một số đặc điểm khác với loại hình tài liệu giấy và các loại băng ghi âm ở các cơ quan khác đó là chứa đựng những thông tin bằng âm thanh có giá trị lịch sử của Đảng và là di sản quý báu của dân tộc Việt Nam

1.3.5.Khảo sát công tác lưu trữ tài liệu ghi âm ở một số cơ quan đơn

vị

*Tại Văn phòng Chính phủ

Việc ghi âm, gỡ băng, đánh máy biên bản và tổng hợp nội dung các bài phát biểu tại các kỳ họp Chính phủ được Văn phòng Chính phủ giao cho nhiều đơn vị đảm nhiệm Có một số phòng họp nhưng việc ghi âm lại do một

số đơn vị khác nhau thực hiện Ví dụ: phòng họp trực tuyến do Ban quản lý Cổng điện tử Chính phủ phụ trách, còn phòng họp lớn của Chính phủ do Phòng Phục vụ hội trường quản lý, một số phòng họp lại do Cục Quản trị quản lý riêng Việc đặt các yêu cầu ghi âm và việc lưu giữ băng, gỡ băng làm biên bản đều do Vụ Tổng hợp chủ trì

- Số lượng cán bộ ở Vụ Tổng hợp có 8 người, làm kiêm nhiệm luôn cả

gỡ băng và làm biên bản, tổng hợp ý kiến, dự thảo nghị quyết, kết luận của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ v.v… có sự phối hợp với các đơn vị khác để

phục vụ hội trường và ghi trên băng từ hoặc ổ USB trên máy tính, sau đó gỡ băng Nếu có đi làm việc ở cơ sở nào thì cũng nhờ cơ sở đó ghi băng hoặc đĩa, USB rồi mang về giao cho Vụ Tổng hợp xử lý

- Phần mềm soạn thảo văn bản và xử lý đang sử dụng ở Văn phòng Chính phủ, kể cả ở Cổng Thông tin điện tử của Chính phủ là các phần mềm miễn phí tải về trên Internet Việc quản lý băng đĩa, khai thác và giao nộp lưu trữ đã có quy chế, nhưng chưa tiến hành xây dựng cơ sở dữ liệu điện tử riêng

về biên bản các phiên họp Chính phủ mà chỉ đưa một số biên bản lên mạng nội bộ

Nhận xét: Công nghệ ghi âm được sử dụng ở Văn phòng Chính phủ

có cả công nghệ cũ kiểu tương tự ghi trên băng từ cassette, cả công nghệ mới kỹ thuật số, có thể ghi âm trên máy ghi âm kỹ thuật số kiểu cầm tay hoặc ghi âm trên máy vi tính, thông thường do cán bộ tự sử dụng các phần mềm miễn phí được tải về từ Internet Để phục vụ làm biên bản có thể gỡ băng bằng máy cassette cầm tay Walkman hoặc gỡ trực tiếp nghe từ máy tính rồi tự đánh máy Sau khi làm biên bản có thể chuyển ghi ra đĩa quang

- Quy trình gỡ băng cũng do người nghe lại băng và tự đánh máy Vụ Tổng hợp có 8 người làm kiêm nhiệm luôn cả gỡ băng và làm biên bản, tổng hợp, kết luận

- Phần mềm trợ giúp việc soạn thảo văn bản cũng không có gì đặc biệt, về phần mềm nhận dạng tiếng nói hiện nay cũng chưa có đơn vị nào đáp ứng được Trung tâm Hội nghị quốc gia Mỹ Đình đã trang bị một số máy móc, song là đơn vị sự nghiệp tự hạch toán trực thuộc Văn phòng Chính phủ, chưa chú trọng đến việc ghi âm, ghi hình, cũng tương tự các phòng họp khác của Văn phòng Chính phủ

- Văn phòng Chính phủ đã có quy chế về việc ghi âm, quản lý băng đĩa và giao nộp lưu trữ Các đơn vị có nhu cầu khai thác cũng phải theo quy chế, nếu đưa vào cơ sở dữ liệu điện tử riêng trên mạng thì phải phân quyền rõ ràng, quản lý và bảo mật cũng phức tạp hơn

- Hệ thống trang thiết bị ghi âm của Văn phòng Chính phủ cũng cần phải hoàn thiện, bổ sung, nhưng qua hoạt động của Website Chính phủ cho thấy nếu cán bộ, chuyên viên làm biên bản hoặc phục vụ họp trực tuyến có trình độ và tay nghề cao sẽ nhanh và bảo đảm chất lượng, điều quan trọng nhất vẫn là con người (khi Thủ tướng tiếp xúc online với nhân dân, Website Chính phủ có người đánh chữ thể hiện chuyển từ tiếng nói sang văn bản gần như tức thời)

- Việc lưu trữ băng từ chỉ là lưu giữ dự phòng sau khi gỡ băng, không chuyển âm thanh sang kỹ thuật số Lưu trữ các tệp âm thanh đã ghi theo kỹ thuật số bằng máy tính cũng không thành cơ sở dữ liệu và cũng chưa chuyển được sang đĩa quang đầy đủ, chủ yếu vẫn là lưu một số biên bản text và lưu biên bản giấy

- Việc tổ chức họp trực tuyến và tổ chức cho các bộ trưởng hoặc Thủ tướng Chính phủ trả lời trên mạng đã được tổ chức tốt, bảo đảm chất lượng, nhanh chóng và đỡ tốn kém thời gian và tiền bạc rất nhiều

Qua quá trình khảo sát thực tế công nghệ ghi âm và Phòng Lưu trữ của

Vụ Hành chính-Văn phòng Chính phủ thì tài liệu ghi âm của Văn phòng Chính phủ đang được bảo quản chung cùng tài liệu giấy trong một phòng kho, khối lượng băng ghi âm khoảng 10.000 băng casstes Những băng ghi âm được bảo quản tại đây chủ yếu do Vụ Tổng hợp bàn giao để Phòng Lưu trữ bảo quản Về loại hình tài liệu ghi âm tại Văn phòng Chính phủ chủ yếu băng casstes, môi trường bảo quản tài liệu ghi âm là hệ thống điều hòa, máy hút ẩm

và được bảo quản trong phòng kho tài liệu giấy chưa đúng theo tiêu chuẩn của tài liệu ghi âm Về thành phần nội dung băng ghi âm chủ yếu là nội dung các cuộc họp thường kỳ của Chính phủ, những cuộc họp do Thủ tướng, Phó Thủ tướng chủ trì Việc tổ chức khoa học tài liệu ghi âm tại đây từ các khâu nghiệp vụ về phân loại tài liệu ghi âm, xác định giá trị tài liệu ghi âm và xây dựng công cụ tra cứu tài liệu ghi âm chưa được quan tâm, tài liệu ghi âm sau khi nhận về được để trong các thùng tôn

* Tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III thuộc Cục Văn thư-Lưu trữ Nhà nước

Qua quá trình khảo sát thực tế tại Phòng Tài liệu nghe nhìn thuộc Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đang lưu trữ tài liệu ghi âm trong một phòng kho với diện tích khoảng 30m2 và bảo quản khoảng 10.000 giờ băng Những băng ghi

âm được bảo quản tại đây chủ yếu được thu thập tại Văn phòng Quốc hội, Đài

Bá Âm (Đài Tiếng nói Viê ̣t Nam trước đây)…

Môi trường bảo quản tài liệu ghi âm là hệ thống điều hòa, máy hút ẩm

và được bảo quản ở nhiệt độ 10-120C, độ ẩm 35-40oC theo tiêu chuẩn của tài liệu ghi âm

- Công tác Phân loa ̣i tài liê ̣u ghi âm :

+ Phân loại theo loại hình , vật mang tin: Về loại hình tài liệu ghi âm

tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III có những loại hình tài liệu ghi âm như băng cối, băng catsxet, đĩa CD…

+ Phân loại theo cơ quan: VPQH, Đài Bá Âm (giai đoa ̣n từ năm….đến

năm….), Đài Tiếng nói Viê ̣t Nam (từ năm …đến năm….),…

Trong từng cơ quan sẽ phân ra theo từng vấn đề:

Căn cứ vào chức năng, nhiê ̣m vu ̣ chính của Quốc hội để tóm các vấn đề chính hoặc là căn cứ vào cơ cấu tổ chức để xây dựng Khung phân loại thông tin tài liê ̣u ghi âm

- Các bước phân loại tài liê ̣u ghi âm của một cơ quan

Hiện nay, tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đang thực hiện việc phân loại tài liệu ghi âm theo một số bước sau:

Ví dụ: Viê ̣c phân loa ̣i tài liê ̣u ghi âm tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III

- Xây dựng kế hoạch phân loại tài liệu ghi âm

- Khảo sát tài liệu ghi âm

- Biên soạn các văn bản hướng dẫn phân loại

- Giao, nhận tài liệu ghi âm

- Tiến hành phân loại và kiểm tra chất lượng tài liệu ghi âm theo mẫu khung phân loại

Khung phân loa ̣i tài liê ̣u ghi âm gồm những nô ̣i dung chính sau:

+45.Phông, sưu tập tài liệu lưu trữ cá nhân

- Biên mục và hệ thống hóa phiếu tin

- Hệ thống hóa và hoàn thiện mục lục thống kê

- Sắp xếp và bàn giao tài liệu

Ngoài việc sử dụng công cụ tra cứu trên mục lục hồ sơ giấy thì việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác tra cứu tài liệu ghi âm trên mạng rất được chú trọng Do làm tốt viê ̣c tổ chức khoa học tài liệu ghi âm cho nên việc ứng dụng công nghệ thông tin trong việc số hóa tài liệu âm thanh bằng một số trang thiết bị kỹ thuật và phần mềm , như sử du ̣ng phần mềm Efile được Phòng Tài liệu nghe nhìn thực hiện thường xuyên liên tục

Trong quá trình nhập dữ liệu mục lục thống kê tài liệu ghi âm, dữ liệu được truyền đến máy chủ và cập nhật việc tra tìm thông tin trên phần mềm Efile một cách hiệu quả, thuận tiện Độc giả đến khai thác sau khi tìm kiếm

thông tin có thể trực tiếp nghe lại những bài khai mạc, bế mạc, kết luận về một vấn đề có liên quan…

Việc nghiên cứu, khảo sát công tác lưu trữ tài liệu ghi âm ở các cơ quan đơn vị tác giả có một số nhận xét:

*Tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III: Việc tổ chức khoa học tài liệu ghi

âm tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III nhìn chung là tốt , được quan tâm, các mảng nghiệp vụ, kỹ thuật được chú ý đến vì tại đây có một phòng nghiệp vụ chuyên nghiên cứu về tài liê ̣u ghi âm cho nên việc phân loại tài liệu ghi âm , xác định giá trị tài liệu ghi âm và xây dựng công cụ tra cứu tài liệu ghi âm cũng được quan tâm

Các khâu nghiệp vụ cụ thể tại Trung tâm Lưu trữ Quố c gia III được tổ chức khoa ho ̣c theo đúng nghiê ̣p vu ̣ chuyên môn Phòng Tài liệu nghe nhìn đã áp dụng khung phân loại trong việc chỉnh lý tài liệu ghi âm Ngoài

ra, Phòng Tài liệu nghe nhìn đã nghiên cứu ứng dụng công nghệ thông tin trong viê ̣c áp dụ ng số hóa bảo hiểm tài liệu ghi âm để đưa lên mạng nội bộ phục vụ yêu cầu khai thác , sử du ̣ng ngày càng nhiều của đô ̣c giả , khán thính giả

*Tại Văn phòng Chính phủ: việc tổ chức khoa học tài liệu ghi âm chưa được quan tâm, sau khi tiếp nhận băng ghi âm về Phòng Lưu trữ một

số tài liệu ghi âm được để lên giá và một số vẫn để nguyên trong thùng tôn

Sau khi nghiên cứu, khảo sát nghiệp vụ tổ chức khoa học tài liệu ghi

âm của các cơ quan lưu trữ tác giả rút ra một số kinh nghiệm:

- Để tổ chức khoa học tài liệu ghi âm tại Kho Lưu trữ Trung ương Đảng có hiệu quả thì công việc đầu tiên là xây dựng văn bản hướng dẫn về việc phân loại tài liệu ghi âm, xác định giá trị tài liệu ghi âm và tổ chức công cụ tra cứu tài liệu

ghi âm để từ đó áp dụng theo đúng văn bản hướng dẫn nghiệp vụ đã được xây dựng

- Cần hiện đại hóa công tác ghi âm bằng công nghệ kỹ thuật số ngay

từ khi ở lưu trữ hiện hành để tránh tình trạng khi tài liệu ghi âm chuyển vào kho lưu trữ lịch sử mới tiến hành số hóa tài liệu ghi âm

Tiểu kết chương 1:

Tổ chức khoa học tài liệu ghi âm là một trong những nhiệm vụ quan trọng trong Kho Lưu trữ Trung ương Đảng Việc áp dụng tổ chức khoa học tài liệu ghi âm không ngoài mục đích cho các nhà quản lý nắm được thành phần, nội dung, ý nghĩa, đặc điểm của tài liệu ghi âm trong kho Muốn làm tốt công tác này, trước hết các nhà lưu trữ phải hiểu đầy đủ ý nghĩa, phạm vi, đối tượng của tài liệu ghi âm

Trên cơ sở lý luận chung của công tác lưu trữ, tổ chức khoa học tài liệu ghi âm cũng phải dựa vào các nguyên tắc và phương pháp của công tác lưu trữ, cùng với nguyên tắc có tính đặc thù của tài liệu ghi âm Trong các nguyên tắc đó, phải đặc biệt lưu ý đến nguyên tắc tập trung, thống nhất và nguyên tắc bảo mật thông tin của tài liệu ghi âm Trong quá trình quản lý tài liệu ghi âm, muốn nắm được số liệu, thành phần, nội dung của các khối tài liệu ghi âm thì phải tổ chức khoa học tài liệu ghi âm

Tổ chức khoa học tài liệu ghi âm từ lâu vẫn luôn bị đánh giá là một trong những công việc còn yếu và chưa được quan tâm tại các kho lưu trữ, kể

cả ở cấp Trung ương Sự yếu kém của việc tổ chức khoa học tài liệu ghi âm biểu hiện rõ rệt trình độ cán bộ lưu trữ chưa am hiểu về tài liệu ghi âm nên chưa có những đề xuất, kiến nghị về nghiệp vụ đối với khối tài liệu này

Do vậy, vấn đề nghiên cứu hoàn chỉnh việc tổ chức khoa học tài liệu ghi âm tại Kho Lưu trữ Trung ương càng trở nên cần thiết Đây cũng chính

là cơ sở quan trọng, là nguồn tài nguyên phong phú trong nghiên cứu khoa học của các nhà lưu trữ Việt Nam nói chung và những người làm công tác lưu trữ Đảng nói riêng-những người có tâm huyết với nghề nghiệp của mình