Công tác tổ chức đấu thầu tại UBND quận Hải An – Hải Phòng. Thực trạng và giải pháp

Trong tình hình nền kinh tế hiện nay, đất nước ta đang trong quá trình hội nhập và từng bước đi lên, việc quản lý các hoạt động đầu tư là một điều đáng quan tâm nhất là đối với các cơ quan nh

LỜI MỞ ĐẦU

Trong tình hình nền kinh tế hiện nay, đất nước ta đang trong quá trìnhhội nhập và từng bước đi lên, việc quản lý các hoạt động đầu tư là một điềuđáng quan tâm nhất là đối với các cơ quan nhà nước Đặc biệt khi nước ta đãgia nhập WTO thì việc quản lý tốt các hoạt động đầu tư lại càng có vai trò quantrọng, nó đảm bảo cho các dự án được thực hiện đúng tiến độ, chất lượng tốt vàđiều quan trọng là tiết kiệm được ngân sách của Nhà nước.

Hải An là quận mới thành lập của thành phố Hải Phòng có tiềm năngvề đất đai để phát triển kinh tế xã hội, xây dựng các cơ sở hạ tầng, có nguồnnhân lực dồi dào, vị trí địa lý thuận lợi Trong bối cảnh hiện tại, việc pháttriển kinh tế quận sẽ có vai trò quan trọng trong phát triển kinh tế của Thànhphố Hải Phòng trong tương lai UBND quận Hải An hàng năm cũng đầu tưmột khoản tiền ngân sách tương đối lớn cho hoạt động đầu tư Hoạt độngđấu thầu tuy mới chỉ xuất hiện ở nước ta nhưng UBND quận Hải An đãluôn ý thức được đấu thầu có một vai trò quan trọng trong giai đoạn thựchiện đầu tư, quyết định đến sự thành công của công cuộc đầu tư Vì vậytrong những năm qua, UBND quận đã tổ chức rất nhiều cuộc đấu thầu, chọnđược nhà thầu phù hợp và tiết kiệm được nguồn ngân sách đang còn hạn chếcủa quận

Chính vì vai trò quan trọng và sự cần thiết của công tác đấu thầu tronghoạt động đầu tư và trong quá trình thực tập tại phòng Kế hoạch – tài chínhUBND quận Hải An em đã chọn tên chuyên đề thực tập của mình là:

“Công tác tổ chức đấu thầu tại UBND quận Hải An – Hải Phòng Thựctrạng và giải pháp”.

Em xin chân thành cảm ơn cô giáo - Thạc sĩ Nguyễn Thị Ái Liên cùng cáccô chú, anh chị tại phòng Kế hoạch – tài chính UBND quận Hải An – HảiPhòng đã giúp đỡ em hoàn thành đề tài này.

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ UBND QUẬN HẢI AN – HẢI PHÒNG.1 Quá trình hình thành và phát triển của UBND quận Hải An – Hải

Quận Hải An được thành lập theo nghị định số 106/NĐ-CP ngày20/12/2002 của Chính Phủ trong điều kiện kinh tế xã hội, cơ sở vật chất, cơsở hạ tầng kỹ thuật đô thị và hạ tầng xã hội còn yếu và thiếu so với nhu cầuxây dựng và phát triển đô thị văn minh, hiện đại.

Về hành chính, quận gồm 6 phường khi thành lập, chỉ có phường CátBi (thuộc quận Ngô Quyền), vốn là phường yếu nhất của thành phố trướcđây, còn 5 phường mới thực chất là 5 xã thuộc huyện An Hải (cũ) nay đượcchuyển thành phường thuộc quận Hải An

UBND quận Hải An cũng ra đời cùng khi thành lập quận với chứcnăng, nhiệm vụ là cơ quan quản lý nhà nước của quận

Hải An là quận nằm ở phía Đông Nam thành phố Hải Phòng, là đầu mốigiao thông rất quan trọng của thành phố Phía bắc giáp huyện Thủy Nguyên,phía đông giáp huyện Cát Hải, phía nam giáp huyện Kiến Thụy, phía tâygiáp quận Ngô Quyền Diện tích của quận 10.040,87 ha, dân số của quậngần 7 vạn người trong đó 95% làm nông nghiệp Hải An phần nhiều nằmtrong vành đai đô thị được cấu trúc khu dân cư theo kiểu nông thôn Đặcđiểm xã hội là vùng đang được đô thị hóa nên mật độ dân cư nhiều nơi rấtcao, hoạt động kinh tế đa dạng với nhiều ngành nghề như: sản xuất nôngnghiệp, tiểu thủ công nghiệp, buôn bán nhỏ và các hoạt động dịch vụ khác.Nhìn chung thu nhập bình quân đầu người còn thấp do tính chất lao độngchủ yếu là lao động giản đơn, người lao động thiếu việc làm hoặc việc làmkhông ổn định Cơ sở hạ tầng phục vụ dân sinh còn nhiều bất cập so với nhucầu sử dụng Nhất là các công trình giao thông cấp nước, vệ sinh môi

trường, chiếu sáng công cộng

Ngay từ khi ra đời UBND quận Hải An đã ý thức được vai trò và tráchnhiệm nặng nề của mình nên đã có một cơ chế quản lý chặt chẽ, nghiêmngặt, từng bước xây dựng một quận Hải An mới phát triển về kinh tế cũngnhư xã hội Hiện nay giá trị sản xuất trên địa bàn quận Hải An tăng với tốcđộ rất cao 19,35%/năm Ngành xây dựng tăng nhanh nhất (30,09%), tiếp đếnlà công nghiệp (24,95%) rồi đến dịch vụ (14,16%) Tốc độ tăng GDP trênđịa bàn quận cũng cao 13,44%/năm Đó là những thành tích chung của cảmột tập thể nhân dân quận dưới sự lãnh đạo hiệu quả của UBND quận.UBND quận Hải An đang từng bước hoàn thiện, xây dựng một bộ máy ngàycàng vững mạnh, thực hiện đúng chủ trương chính sách của Đảng và nhànước đã đề ra.

2 Cơ cấu tổ chức của UBDN quận Hải An – Hải Phòng.2.1 Sơ đồ tổ chức UBND quận Hải An – Hải Phòng.

Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức UBND quận

Chủ tịch UBND quận Hải An

Phó chủ tịch phụ trách nội chính

Phòng Tư phápPhòng TC-KHPhòng TN-MT

Thanh traPhó chủ tịch phụ

Phó chủ tịch phụ trách văn xã

UBND quận Hải An làm việc theo chế độ thủ trưởng Chủ tịch UBNDquận là người đứng đầu UBND quận, chịu trách nhiệm trước UBND quận vàtrước pháp luật về thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBNDquận Chủ tịch UBND quận căn cứ các quy định của pháp luật và phân côngcủa UBND quận xây dựng quy chế làm việc, chế độ thông tin báo cáo củacơ quan và chỉ đạo, kiểm tra việc thực hiện quy chế đó Chủ tịch UBNDquận có trách nhiệm báo cáo với UBND quận về tổ chức, hoạt động của cơquan mình.

Phó chủ tịch UBND quận là người giúp chủ tịch UBND quận chỉ đạo mộtsố công tác và chịu trách nhiệm trước chủ tịch UBND quận về nhiệm vụđược phân công Khi chủ tịch UBND quận đi vắng, một phó chủ tịch đượcủy nhiệm điều hành các hoạt động của cơ quan.

Việc điều động, luân chuyển, khen thưởng, kỷ luật, miễn nhiệm cho từchức, thực hiện chế độ chính sách đối với thủ trưởng và phó thủ trưởng cơquan chuyên môn do chủ tịch UBND quận quyết định theo quy định củapháp luật.

Nguyên tắc tổ chức năng này đảm bảo:

- Tính gọn, hợp lý, hiệu lực, hiệu quả, đáp ứng yêu cầu quản lý của nhà nướctrên địa bàn cấp quận (huyện) và đảm bảo tính thống nhất quản lý ngành,lĩnh vực từ tỉnh đến cơ sở.

- Tổ chức quản lý đa ngành, đa lĩnh vực công tác trên địa bàn cấp quận.- Phù hợp với điều kiện tự nhiên, dân số, tình hình phát triển kinh tế - xã hộicủa quận và yêu cầu cải cách hành chính nhà nước.

- Thực hiện đúng thẩm quyền, trình tự, thủ tục thành lập cơ quan chuyênmôn được quy định tại các quy định của pháp luật.

2.2 Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban trong bộ máy tổ chứccủa UBND quận Hải An – Hải Phòng.

2.2.1 Phòng tổ chức - Lao động thương binh và xã hội: tham mưu,

giúp UBND quận thực hiện chức năng quản lý nhà nước về nội vụ, lao độngthương binh và xã hội.

2.2.2 Phòng Kế hoạch - tài chính: tham mưu giúp UBND quận thực

hiện chức năng quản lý nhà nước về mặt tài chính, kế hoạch, đầu tư và đăngký kinh doanh.

2.2.3 Phòng giáo dục: tham mưu giúp UBND quận thực hiện chức

năng quản lý nhà nước về giáo dục mầm non, tiểu học, trung học cơ sở, phổthông dân tộc bán trú, trung tâm giáo dục thường xuyên, trung tâm kỹ thuậttổng hợp – hướng nghiệp cấp quận.

2.2.4 Phòng Y tế: tham mưu, giúp UBND quận thực hiện chức năng

quản lý nhà nước về chăm sóc và bảo vệ sức khỏe nhân dân, gồm: y tế dựphòng, khám chữa bệnh, phục hồi chức năng, y học cổ truyền, thuốc phòngchữa bệnh cho con người, thẩm mỹ ảnh hưởng đến sức khỏe cho con người,an toàn vệ sinh thực phẩm và trang thiết bị y tế.

2.2.5 Phòng văn hóa thông tin thể thao: tham mưu giúp UBND quận

thực hiện chức năng quản lý nhà nước về văn hoa, thông tin, thể dục, thểthao, phát thanh, truyền hình.

2.2.6 Phòng tài nguyên và môi trường: tham mưu, giúp UBND quận

thực hiện chức năng quản lý nhà nước về tài nguyên đất, tài nguyên nước,tài nguyên khoáng sản, môi trường.

2.2.7 Phòng Tư pháp: tham mưu, giúp UBND quận thực hiện chức

năng quản lý nhà nước về công tác xây dựng văn bản quy phạm pháp luật,kiểm tra văn bản quy phạm pháp luật, phổ biến, giáo dục pháp luật thi hành

án dân sự, chứng thực, hộ tịch, trợ giúp pháp lý, hòa giải ở cơ sở và các côngtác tư pháp khác.

2.2.8 Phòng quản lý đô thị: tham mưu giúp UBND quận thực hiện

chức năng quản lý nhà nước về kiến trúc, quy hoạch, xây dựng nhà ở vàcông sở, vật liệu xây dựng, giao thông, bưu chính, viễn thông.

2.2.9 Phòng thanh tra: có trách nhiệm giúp UBND cùng cấp thực hiện

chức năng quản lý nhà nước về công tác thanh tra và thực hiện nhiệm vụ,quyền hạn thanh tra hành chính trong phạm vi quản lý nhà nước của UBNDquận.

2.2.10 Văn phòng Hội đồng nhân dân và UBND quận là cơ quan tham

mưu, tổng hợp giúp Hội đồng nhân dân và UBND quận như sau:

- Tổ chức phục vụ hoạt động của Hội đồng nhân dân, Thường trựcHội đồng nhân dân, các Ban của Hội đồng nhân dân, các đại biểu Hội đồngnhân dân và tham mưu một số công việc do Chủ tịch Hội đồng nhân dânquận giao.

- Tổ chức các hoạt động của UBND và Chủ tịch UBND trong chỉđạo, điều hành các hoạt động chung của bộ máy hành chính nhà nước, giúpChủ tịch UBND quận tổ chức việc điều hoà, phối hợp hoạt động của các cơquan chuyên môn cùng cấp, Hội đồng nhân dân và UBND cấp xã để thựchiện chương trình, kế hoạch công tác của UBND, Chủ tịch UBND cấphuyện, bảo đảm các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của Hội đồngnhân dân và UBND cấp huyện, tham mưu giúp UBND cấp huyện về côngtác ngoại vụ, thi đua khen thưởng.

- Ngoài ra, Văn phòng Hội đồng nhân dân và UBND quận còn đảmnhiệm chức năng tham mưu, giúp UBND, Chủ tịch UBND quận về lĩnh vựctôn giáo, dân tộc.

3 Chức năng, nhiệm vụ của phòng Kế hoạch – Tài chính UBND quậnHải An – Hải Phòng.

3.1 Khái quát về phòng Kế hoạch - tài chính.

Phòng Kế hoạch - tài chính là cơ quan thuộc UBND quận Hải An,chịu sự quản lý trực tiếp, toàn diện của UBND quận và chịu sự chỉ đạo vềchuyên môn nghiệp vụ của Sở Tài chính – vật giá, Sở Kế hoạch & Đầu tưthành phố Hải Phòng

Phòng Kế hoạch - tài chính làm việc theo chế độ thủ trưởng.

- Trưởng phòng chịu trách nhiệm trước quận ủy, HĐND, UBND quận vềtoàn bộ công việc của phòng.

- Phó trưởng phòng chịu trách nhiệm trước trưởng phòng về công việc đượcphân cồng phụ trách; được ủy quyền thay mặt trưởng phòng duy trì, điềuhành hoạt động của phòng khi trưởng phòng đi công tác vắng.

- Cán bộ, viên chức của phòng Kế hoạch - tài chính chịu trách nhiệm trướccá nhân trước trưởng phòng về thực hiện nhiệm vụ được phân công Trườnghợp nghỉ làm việc trong ngày, nghỉ đột xuất phải liên lạc báo cáo lãnh đạokịp thời.

- Cán bộ, viên chức phòng Kế hoạch - tài chính luôn đoàn kết thống nhất,giúp đỡ, tạo điều kiện thuận lợi cho nhau, cùng nhau hoàn thành nhiệm vụ - Phòng Kế hoạch - tài chính mỗi tháng họp một lần để đánh giá kết quả hoạtđộng trong tháng và giao ban công tác tháng sau Các bộ phận chủ động họpkhi thấy cần thiết để triển khai công việc.

3.2 Chức năng của phòng Kế hoạch - tài chính.

Phòng Kế hoạch - tài chính là cơ quan chuyên môn thuộc UBND quận,chịu sự quản lý trực tiếp và toàn diện của UBND quận và sự chỉ đạo vềchuyên môn nghiệp vụ của Sở tài chính – vật giá và sở Kế hoạch đầu tư HảiPhòng Tham mưu cho UBND quận quản lý nhà nước về các lĩnh vực: quy

hoạch, kế hoạch – đầu tư, đăng ký kinh doanh, quản lý tài chính– vật giá, xổsố kiến thiết trên địa bàn quận.

3.3 Nhiệm vụ của phòng Kế hoạch - tài chính.a Công tác quy hoạch.

- Chủ trì, phối hợp với các cơ quan có liên quan xây dựng quy hoạch pháttriển kinh tế - xã hội toàn quận, báo cáo UBND quận trước khi trình UBNDthành phố phê duyệt.

- Phối hợp với các ngành chức năng trong việc xây dựng quy hoạch pháttriển ngành trên địa bàn quận.

- Tổ chức thực hiện quy hoạch sau khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt.

b Công tác quản lý đầu tư và xây dựng.

- Tổng hợp nhu cầu xây dựng cơ bản trên địa bàn quận, đề xuất bố trí vốncho các dự án đầu tư, trình HĐND quận thông qua, báo cáo UBND thànhphố và các Sở chuyên ngành phê duyệt.

- Đối với các dự án do UBND thành phố giao cho UBND quận làm chủ đầutư: phòng Kế hoạch - tài chính thực hiện chức năng đầu mối trong việc thẩmđịnh dự án đầu tư, công tác xét thầu, hồ sơ quyết toán, báo cáo UBND quậntrước khi trình UBND thành phố phê duyệt.

- Đối với các dự án thuộc thẩm quyền quyết định đầu tư của UBND quận:+ Phòng chủ trì thẩm định các dự án đầu tư (hoặc báo cáo đầu tư) trìnhUBND quận quyết định.

+ Tham mưu cho UBND quận trong việc xét thầu, hướng dẫn các chủ đầu tưtrong việc tổ chức đấu thầu (hoặc chỉ định thầu), thẩm định hồ sơ mời thầu,kế hoạch đấu thầu, kết quả đấu thầu, trình UBND quận quyết định.

+ Chủ trì thẩm định quyết toán các công trình báo cáo UBND quận quyếtđịnh.

+ Triển khai các văn bản quy định của Nhà nước, của địa phương về công

tác quản lý đầu tư và xây dựng trên địa bàn quận.

c Công tác tài chính, vật giá, đăng ký kinh doanh, xổ số kiến thiết.

- Tổ chức thực hiện kế hoạch thu, dự toán chi ngân sách theo Luật ngân sáchnhà nước.

- Lập báo cáo quyết toán thu, chi ngân sách báo cáo UBND quận, trìnhUBND thành phố và sở tài chính – vật giá.

- Triển khai thực hiện các văn bản hướng dẫn thực hiện Luật ngân sách trênđịa bàn quận.

* Công tác vật giá.

Thẩm định giá các loại hàng hoá theo phân cấp (với cấp quận đượcthẩm định những lô hàng hoặc hàng hóa đơn chiếc có giá trị dưới 50 triệuđồng) Thực hiện chức năng đầu mối thẩm định giá các loại hàng hóa có giátrị trên 50 triệu đồng, báo cáo UBND quận trước khi trình UBND thành phố,sở tài chính – vật giá phê duyệt.

* Công tác đăng ký kinh doanh.

Tham mưu cho UBND quận quản lý, tổ chức thực hiện việc cấp giấychứng nhận đăng ký kinh doanh đối với đơn vị kinh tế tập thể và hộ kinhdoanh cá thể trên địa bàn quận.

* Công tác hoạt động xổ số kiến thiết.

Tham mưu cho UBND quận chỉ đạo phòng đại diện xổ số kiến thiếtvề chủ trương, biện pháp thực hiện phát hành xổ số kiến thiết trên địa bàn,nhằm không ngừng tăng nguồn thu cho ngân sách, xây dựng các công trìnhphúc lợi công cộng trên địa bàn quận Phối hợp cùng các ngành chức năngtham gia thực hiện các biện pháp chống tệ nạn số đề trên địa bàn quận.

3.4 Phân công nhiệm vụ của các cán bộ viên chức trong phòng.

a Trưởng phòng.

Phụ trách chung, lãnh đạo, điều hành giải quyết toàn bộ các công việccủa phòng Chịu trách nhiệm cá nhân về thực hiện nhiệm vụ và báo cáo kếtquả công tác trước HĐND, UBND và các cơ quan chuyên môn cấp trên vềtoàn bộ hoạt động của phòng.

Trực tiếp phụ trách công tác quy hoạch, kế hoạch, đầu tư xây dựngcác chính sách và cơ chế quản lý tài chính, công tác tổ chức cán bộ củaphòng.

Ký toàn bộ các văn bản đề xuất với UBND quận về lĩnh vực chuyênmôn của phòng và các khoản chi ngân sách.

b Phó trưởng phòng.

- Tham mưu giúp trưởng phòng xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triểnkinh tế - xã hội của quận.

- Phụ trách ngân sách UBND phường.

- Phụ trách công tác đăng ký kinh doanh, được uỷ quyền ký đề xuất vớiUBND quận cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.

- Theo dõi, đôn đốc thực hiện kế hoạch hoạt động xổ số kiến thiết.- Phụ trách công tác xây dựng dự toán ngân sách chung của quận.- Thực hiện các nhiệm vụ khác do trưởng phòng phân công.

c Kế toán chi 1.

- Thực hiện công tác giao dịch với kho bạc nhà nước quận, theo dõi các quỹ

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do trưởng phòng phân công.

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do trưởng phòng phân công.

f Theo dõi, quản lý công tác đầu tư xây dựng cơ bản.

- Đối với các dự án do UBND thành phố giao UBND quận làm chủ đầu tư.Tham mưu cho phòng thực hiện chức năng đầu mối thẩm định dự án đầu tư,

công tác xét duyệt thầu, hồ sơ quyết toán báo cáo UBND quận trước khitrình UBND thành phố phê duyệt.

- Đối với các dự án thuộc thẩm quyền quyết định đầu tư của UBDN quận:+ Tham mưu cho phòng trong việc thẩm định dự án đầu tư, báo cáo UBNDquận phê duyệt.

+ Tham mưu cho phòng trong việc xét thầu, hướng dẫn các chủ đầu tư tổchức đấu thầu (hoặc chỉ định thầu đối với các gói thầu được chỉ định thầu),thẩm định hồ sơ mời thầu, kế hoạch đấu thầu, kết quả đấu thầu, trình UBNDquận quyết định.

+ Thẩm định giá trị quyết toán các công trình, báo cáo lãnh đạo phòng trìnhUBND quận phê duyệt.

+ Làm nhiệm vụ kế toán phòng Kế hoạch - tài chính.

+ Thực hiện các nhiệm vụ khác do trưởng phòng phân công.

g Quản lý ngân sách phường.

- Hướng dẫn, quản lý thu, chi ngân sách phường.

- Kiểm tra trình tự thủ tục xây dựng cơ bản, tham gia nghiệm thu các côngtrình đầu tư tại phường được phân công phụ trách.

- Lập tờ trình chi trợ cấp ngân sách, chi đầu tư phát triển báo cáo lãnh đạophòng.

- Kiểm tra, đôn đốc tiến độ thu xổ số và các nguồn thu khác tại các nguồnthu khác tại các phường được phân công phụ trách.

- Tham gia hội đồng kiểm kê, đền bù thuộc địa bàn phường được phân côngphụ trách.

- Tham gia hội đồng kiểm kê, đền bù thuộc địa bàn phường được phâncông phụ trách.

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC ĐẤU THẦUTẠI UBND QUẬN HẢI AN- HẢI PHÒNG.

1.Thực trạng công tác đấu thầu tại UBND quận Hải An –Hải Phòng.

Trong phạm vi một nền kinh tế, để thực hiện hoạt động mua sắm(hàng hoá, dịch vụ hay công trình) thì người mua có thể tiến hành theo haicách khác nhau đó là người mua tự do trao đổi với người bán về nhu cầumua sắm và cách thứ hai là người mua tiến hành lựa chọn người bán theomột trình tự nhất định Cách mua sắm thứ hai này người ta gọi là đấu thầu.Khoản tiền dùng cho các hoạt động mua sắm (hay nói chung là đầu tư) đượchuy động từ hai nguồn, đó là nguồn tiền của tư nhân và nguồn tiền do nhànước quản lý Việc sử dụng khoản tiền từ nguồn thứ hai bắt buộc phải tuânthủ theo những quy định về mua sắm do Nhà nước đề ra nhằm đảm bảomang lại hiệu quả cao.

Như vậy đấu thầu có thể được hiểu là một cách thức mua sắm (hànghóa, công trình hoặc dịch vụ) mà trong đó người mua và người bán phải tuânthủ theo các quy định do người quản lý nguồn vốn sử dụng cho việc muasắm này đề ra Đấu thầu là bắt buộc đối với hoạt động mua sắm sử dụng vốndo Nhà nước quản lý.

UBND quận Hải An – Hải Phòng là một cơ quan nhà nước, nguồnvốn chủ yếu là vốn ngân sách Nhà nước chính vì thế mà các dự án củaUBND quận đều thực hiện đấu thầu đảm bảo tính công bằng và hiệu quả.

1.1 Các quy định về hoạt động đấu thầu của UBND quận.

UBND quận Hải An khi tham gia công tác đấu thầu chỉ làm bên A tứclà bên tổ chức đấu thầu các dự án của quận chứ không làm bên B (tham giađấu thầu) Theo như cách hiểu trên thì hoạt động đấu thầu là một cách thứcmua sắm hàng hóa trong đó người mua và người bán phải tuân thủ theo các

quy định do người quản lý nguồn vốn sử dụng cho việc mua sắm này đề ra.Khi tham gia công tác đấu thầu UBND quận Hải An cũng thực hiện đầy đủcác quy định của cơ quan quản lý Nhà nước về đấu thầu:

- Luật đấu thầu số 61/2005/QH11 của Quốc hội khóa 11, kỳ họp thứ 8 cóhiệu lực từ ngày 01/04/2006 và Nghị định số 111/2006/NĐ-CP ngày29/9/2006 của Chính Phủ về hướng dẫn thi hành Luật đấu thầu và lựa chọnnhà thầu xây dựng

- Ngoài ra còn các Nghị định và văn bản hướng dẫn thực hiện quy chế đấuthầu và đầu tư xây dựng:

+ Nghị định số 88/1999/NĐ-CP ngày 01/09/1999.+ Văn bản số 2364/BKH/TĐ&GSĐT ngày 12/4/2005.

+ Nghị định số 66/2003/NĐ-CP ngày 12/06/2003 của Chính Phủ.

Ngay sau khi Luật đấu thầu và Nghị định 111 có hiệu lực, UBND quận HảiAn đã cử các cán bộ, chuyên viên chuyên làm công tác đầu tư và quản lýđấu thầu tham gia các lớp tập huấn về nghiệp vụ đấu thầu đồng thời hướngdẫn, phổ biến đến các đơn vị chủ đầu tư để triển khai các dự án trên cơ sởhướng dẫn của Bộ Kế hoạch và Đầu tư.

1.2 Đặc điểm của các dự án, các gói thầu mà UBND quận Hải An đã vàđang tham gia tổ chức đấu thầu.

Hải An là một quận mới thành lập nên nguồn vốn chủ yếu là nguồnNgân sách Nhà nước và nguồn do dân đóng góp, các dự án của quận chủyếu dành cho đầu tư phát triển cơ sở hạ tầng trợ giúp các chương trìnhchuyển dịch cơ cấu sản xuất và ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật mới vàosản xuất Các dự án mà UBND quận tổ chức đấu thầu mang những đặcđiểm sau:

- Quy mô của các dự án, các gói thầu: Như đã phân tích ở trên cácdự án của UBND quận có tổng mức đầu tư tương đối lớn chủ yếu là các dự

án xây dựng các trường học, các dự án Chương trình nuôi trồng thủy sản…Các dự án được chia thành nhiều gói thầu nhỏ theo tính chất kỹ thuật hoặctheo trình tự thực hiện dự án, có quy mô hợp lý và bảo đảm tính đồng bộ củadự án.

- Yêu cầu về thời gian và chất lượng các gói thầu: Do quy mô của cácgói thầu lớn, thành quả của các gói thầu có giá trị sử dụng lâu dài nhất là cácdự án xây dựng cơ sở hạ tầng nên yêu cầu về thời gian và chất lượng thựchiện các gói thầu càng cao và chặt chẽ Chính vì thế các nhà thầu tham giaphải đưa ra các biện pháp kỹ thuật, chất lượng tốt nhất và thời gian hoànthành dự án nhanh nhất để đáp ứng được yêu cầu của UBND quận.

- Các dự án mà quận tổ chức đấu thầu mang ý nghĩa xã hội cao:UBND quận Hải An là cơ quan nhà nước dưới sự chỉ đạo của UBND thànhphố và sự giúp đỡ của các ngành UBND quận đã tích cực triển khai các dựán đầu tư Các dự án mà quận đầu tư chủ yếu là các dự án xây dựng cơ sở hạtầng phục vụ cho các hoạt động xã hội của quận như dự án xây dựng trườnghọc, xây dựng đường, dự án xây dựng khu trung tâm hành chính quận…Chính vì vậy mà thành quả của các dự án này có giá trị sử dụng lâu dài, đemlại lợi ích lớn cho người dân nhưng không có thể thu hồi vốn như các dự ánkinh tế Để các dự án được thực hiện tốt và mang lại hiệu quả cao, đóng gópcho sự phát triển của quận cũng như của Thành phố và của đất nước thì cầnchuẩn bị về mọi mặt, dự đoán trước tất cả các tình huống có thể xảy ra.

1.3 Thực trạng công tác đấu thầu tại UBND quận Hải An – Hải Phòng.1.3.1 Quy trình tổ chức đấu thầu.

Sơ đồ 1.3: Quy trình tổ chức đấu thầu tại UBND quận Hải An

Kế hoạch đấu thầu

Lập KH thực hiện góithầu, DS chuyên gia xét thầu, DS nhà thầu tham gia

Lập HSMT

Phát hành HSMT

Tiếp nhận HSDT, mời thầu

Xét thầu

Phê duyệt KQ đấu thầu

Thông báo trúng thầu

Thương thảo và ký kết hợp đồng

Duyệt

UBND quận Hải An là một cơ quan nhà nước nên mọi hoạt động củaUBND quận đều được sự giám sát chặt chẽ của cơ quan chức năng nhằmđảm bảo cho UBND quận hoạt động đúng pháp luật và nguồn vốn của Nhànước được sử dụng đúng mục đích và đạt hiệu quả cao Việc xây dựng mộtquy trình thực hiện đấu thầu theo đúng pháp luật và phù hợp với tình hìnhquận không chỉ đảm bảo cho nguồn vốn của Nhà nước được giám sát chặtchẽ mà còn giảm thiểu khả năng thất thoát, lãng phí Các bước trong quátrình tổ chức đấu thầu được quy định cụ thể trong Luật đấu thầu tuy nhiênmỗi cơ quan, tổ chức sẽ có những quy trình khác nhau Quy trình tổ chứcđấu thầu ở UBND quận Hải An, được thực hiện đúng quy định của luật đấuthầu Việt Nam 2005 (có hiệu lực từ ngày 1/4/2006) Chúng ta có thể hìnhdung quy trình tổ chức đấu thầu của UBND quận như sau:

- Kế hoạch đấu thầu sẽ do phòng Kế hoạch – tài chính đảm nhiệm,sau đó chuyển lên UBND quận phê duyệt để cấp vốn thực hiện Phòng Kếhoạch- tài chính sẽ lập kế hoạch thực hiện gói thầu, danh sách nhà thầu thamgia chào thầu giá cạnh tranh hoặc đấu thầu hạn chế Kế hoạch đấu thầu củaUBND quận được lập ra nhằm đảm bảo việc sử dụng nguồn vốn đầu tư đúngtiến độ kế hoạch và đảm bảo hiệu quả việc sử dụng vốn Kế hoạch đấu thầucác dự án của UBND quận được lập theo Điều 6 Luật đấu thầu Việt Nam2005 Thông thường để đáp ứng yêu cầu về chất lượng và thời gian, cũngnhư sự đồng bộ của các hạng mục công trình, các dự án lớn thường đượcchia thành nhiều gói thầu nhỏ Kế hoạch đấu thầu của một dự án được lậpngay khi tiến hành lập dự án đầu tư vì thế mà khi dự án đầu tư được phêduyệt thì kê hoạc đấu thầu cũng được phê duyệt Quy trình lập kế hoạch đấuthầu và nội dung kế hoạch đấu thầu bao gồm:

1- Tên gói thầu.

2- Xác định giá gói thầu.

3- Hình thức lựa chọn nhà thầu; phương thức đấu thầu.4- Thời gian tổ chức đấu thầu cho từng gói thầu.

5- Hình thức hợp đồng cho từng gói thầu.6- Thời gian thực hiện hợp đồng.

- Kế hoạch tổ chức đấu thầu gói thầu sau khi được lập lại đượcchuyển lên UBND quận phê duyệt lần nữa trước khi bắt tay vào thực hiện.

- Việc lập hồ sơ mời thầu (HSMT) được trưởng phòng Kế hoạch –tài chính quận xem xét và chuyển lên UBND quận phê duyệt.

Hồ sơ mời thầu được lập theo mẫu Chính phủ quy định theo Khoản 2điều 32 Luật Đấu thầu, dựa vào nhu cầu của từng gói thầu HSMT baogồm các nội dung sau:

1- Thư mời thầu;2- Mẫu đơn dự thầu;

3- Mẫu bảng danh mục số lượng và giá;4- Các hướng dẫn cho nhà thầu;

5- Tiêu chuẩn kỹ thuật của gói thầu;6- Tiêu chuẩn đánh giá HSDT;7- Các điều kiện của hợp đồng;8- Mẫu hợp đồng;

9- Mẫu bảo đảm dự thầu;

10- Mẫu bảo đảm thực hiện hợp đồng;11- Mẫu bảo đảm bảo hành (nếu cần);12- Các phụ lục.

- Sau khi được UBND quận phê duyệt Hồ sơ mời thầu, phòng Kếhoạch – tài chính thông báo mời thầu trên các phương tiện thông tin đạichúng theo đúng Khoản 3 Điều 32 Luật đấu thầu và phát hành hồ sơ mờithầu Phòng Kế hoạch- tài chính tiếp nhận hồ sơ mời thầu, và quản lý theo

chế độ “mật”, các HSDT nộp sau thời điểm đóng thầu sẽ bị loại Phòng Kếhoạch – tài chính là nơi lưu trữ quản lý các HSDT của các nhà thầu, đảm bảothông tin đựoc giữ bí mật cho đến thời điểm mở thầu Phòng phối hợp với tổchuyên gia tiến hành mở thầu Tại UBND quận việc mở thầu phải được tiếnhành công khai, nghiêm túc theo quy định ngay sau thời điểm đóng thầu đốivới các hồ sơ dự thầu được nộp theo yêu cầu của HSMT Thông tin chínhnêu trong HSDT của từng nhà thầu được công bố trong buổi mở thầu, đượcghi lại trong biên bản mở thầu có chữ ký xác nhận của đại diện bên mờithầu, đại diện nhà thầu và đại diện cơ quan liên quan tham dự Mỗi nhà thầuđược nhận một biên bản mở thầu (gồm: giá dự thầu, các giấy tờ và các thôngtin khác).

Công việc xét thầu là khâu quan trọng nhất của một gói thầu, tạiUBND quận công việc này do các chuyên gia đảm nhiệm Trình tự đánh giáHSMT gồm các bước sau:

B1: Đánh giá sơ bộ HSDT để loại bỏ các HSDT không hợp lệ, không

đảm bảo yêu cầu quan trọng của HSMT.

B2: Đánh giá chi tiết về phương diện năng lực, kinh nghiệm Ở đây tiêu

chí đánh giá đối với nội dung này là: “Đạt/Không đạt”.

B3: Đánh giá về mặt kỹ thuật để xác định xem HSDT có đáp ứng cơ

bản yêu cầu của HSMT hay không? Tiêu chí để đánh giá về phương diện kỹthuật của UBND quận là phương pháp tính điểm, thông thường số điểm tốitiểu đạt yêu cầu là 70 điểm; chỉ các HSDT đáp ứng được yêu cầu kỹ thuậtmới được xét tiếp về phương diện tài chính.

B4: Đánh giá về phương diện tài chính.

Mục đích của bước này là tìm xem nhà thầu nào có giá đánh giá thấpnhất và có giá đề nghị trúng thầu không vượt quá giá gói thầu được duyệt sẽđược xếp thứ nhất

Nhà thầu được đề nghị trúng thầu khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện:+ Có HSDT hợp lệ.

+ Đáp ứng yêu cầu về năng lực và kinh nghiệm.

+ Có đề xuất kỹ thuật được đánh giá là đáp ứng yêu cầu theo tiêu chí“Đạt”.

+ Có giá đánh giá thấp nhất.

+ Có giá đề nghị trúng thầu không vượt quá giá gói thầu được duyệt.- Công tác trình duyệt kết quả đấu thầu tại UBND quận Hải An đượctiến hành theo đúng các trình tự và nội dung quy định tại các điều 39 và 40của Luật đấu thầu.

- Kết quả đấu thầu được chuyển lên UBND quận phê duyệt, sau đóphòng Kế hoạch – tài chính sẽ thông báo cho nhà thầu trúng thầu được biếtđể tiến hành thương thảo kí hợp đồng (Thông báo được gửi tới tất cả cácnhà thầu, trong đó nêu rõ tên nhà thầu trúng thầu và tên các nhà thầu khôngtrúng thầu, các nhà thầu không trúng thầu nhận lại bão lãnh dự thầu, đối vớicác nhà thầu trúng thầu thì kèm theo đề nghị thương thảo và ký kết hợpđồng.) Nếu thương thảo không đạt thì phòng sẽ báo cáo lại với chủ tịchUBND quận có biện pháp giải quyết hoặc tổ chức thương thảo lại Kết quảthương thảo là cơ sở để 2 bên ký kết hợp đồng Công tác này được quy địnhrõ tại điều 42 Luật Đấu thầu.

1.3.2 Các hình thức đấu thầu.

1.3.2.1.Các hình thức đấu thầu hiện nay.

Hiện nay có 6 hình thức lựa chọn nhà thầu chủ yếu, việc các bên mờithầu áp dụng hình thức lựa chọn nào tùy thuộc vào đặc điểm của dự án đó.Số lượng các nhà thầu tham gia đấu thầu một gói thầu có thể rất nhiều haychỉ là một số lượng hạn chế trước hoặtc thậm chí chỉ có một nhà thầu Phụthuộc vào số lượng nhà thầu tham gia trong điều kiện cụ thể của gói thầu mà

bên mời thầu lựa chọn một trong 6 hình thức sau đây:

- Cạnh tranh rộng rãi (competitive bidding) – khi áp dụng hình thứcnày bên mời thầu không hạn chế số lượng nhà thầu tham gia Đây là hình tứclựa chọn nhà thầu có tính cạnh tranh cao nhất Hình thức này được lựa chọnđối với những gói thầu có tính chất kỹ thuật không phức tạp, giá trị khônglớn và điều kiện thực hiện không có gì đặc biệt, nhiều nhà thầu có khả năngđáp ứng yêu cầu của gói thầu.

- Chào hành cạnh tranh (shopping) – đây là một dạng của hình thứccạnh tranh rộng rãi Hình thức này được lựa chọn đối với những gói thầu cótính chất kỹ thuật đơn giản với giá trị nhỏ Bên mời thầu có thể tổ chức đấuthầu rất đơn giản để tiết kiệm thời gian và chi phí.

- Cạnh tranh hạn chế (limited competitive bidding) – bên mời thầuchỉ lựa chọn một số nhà thầu nhất định để tham gia dự thầu, những nhà thầunày đáp ứng một số yêu cầu của gói thầu như tính chất kỹ thuật, quy mô vàđiện kiện thực hiện.

- Chỉ định thầu (single bidder) – bên mời thầu lựa chọn một nhà thầuđể thực hiện gói thầu có những đặc điểm sau:

+ Phải đảm bảo tính bí mật của công việc (an ninh quốc gia).+ Phải thực hiện công việc ngay (khắc phục sự cố).

+ Giá trị công việc nhỏ, yêu cầu kỹ thuật rất đơn giản.+ Công việc có tính thử nghiệm nên rủi ro cao.

+ Quy định của nguồn vốn.

- Mua sắm trực tiếp (direct contrating) – khi bên mời thầu muốnthực hiện một công việc có nội dung giống gói thầu đã được tiến hành đấuthầu và hợp đồng thực hiện gói thầu này được ký vào thời điểm trước đókhông quá lâu (thường là 6 tháng).

- Tự thực hiện (force account) – áp dụng cho các loại hình đấu thầu,

bên mời thầu có khả năng sử dụng nhân công và phương tiện làm việc củamình để thực hiện công việc khi:

+ Khối lượng công việc không xác định trước được.

+ Công việc có giá trị nhỏ và có tính đặc thù nên không có nhà thầuquan tâm.

+ Công việc có tính gián đoạn.+ Công việc có tính rủi ro cao.+ Phải khắc phục ngay sự cố.

1.3.2.2 Các hình thức đấu thầu mà UBND quận sử dụng hiệnnay.

Các hình thức đấu thầu mà UBND quận sử dụng hiện nay tùy thuộc vàogiá trị các gói thầu

- Đối với các gói thầu có giá trị < 1 tỷ đồng: theo điều 20 Luật đấuthầu thì hình thức đấu thầu là chỉ định thầu.

- Đối với các gói thầu có giá trị lớn hơn thì hình thức đấu thầu làcạnh tranh hạn chế hoặc đấu thầu rộng rãi trong nước.

Hình thức đấu thầu cạnh tranh rộng rãi đảm bảo tính cạnh tranh và côngbằng trong việc lựa chọn nhà thầu, thực tế cũng cho thấy tỷ lệ tiết kiệm chiphí qua hình thức này là khá cao.

1.3.3 Phương thức đấu thầu và hợp đồng sử dụng.

- Có 4 phương thức thực hiện đấu thầu nhưng ở Việt Nam cũng như UBNDquận Hải An sử dụng 3 phương thức sau:

+ Phương thức đấu thầu một túi hồ sơ được áp dụng đối với hình thứcđấu thầu rộng rãi và đấu thầu hạn chế cho gói thầu mua sắm hàng hóa, xâylắp, gói thầu EPC Nhà thầu nộp hồ sơ dự thầu gồm đề xuất về kỹ thuật vàđề xuất về tài chính theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu Việc mở thầu đượctiến hành một lần.

+ Phương thức đấu thầu hai túi hồ sơ được áp dụng đối với đấu thầurộng rãi và đấu thầu hạn chế trong đấu thầu cung cấp dịch vụ tư vấn Nhàthầu nộp đề xuất kỹ thuật và đề xuất tài chính riêng biệt theo yêu cầu của hồsơ mời thầu Việc mở thầu được tiến hành hai lần; trong đó đề xuất kỹ thuậtsẽ được mở trước để đánh giá, đề xuất tài chính của tất cả các nhà thầu có đềxuất kỹ thuật được đánh giá là đáp ứng yêu cầu được mở sau để đánh giátổng hợp Trường hợp gói thầu có yêu cầu kỹ thuật cao thì đề xuất về tàichính của nhà thầu đạt số điểm kỹ thuật cao nhất sẽ được mở để xem xét,thương thảo.

+ Phương thức đấu thầu hai giai đoạn được áp dụng đối với hình thứcđấu thầu rộng rãi, đấu thầu hạn chế cho gói thầu mua sắm hàng hóa, xây lắp,gói thầu EPC có kỹ thuật, công nghệ mới, phức tạp, đa dạng và được thựchiện theo trình tự sau:

Trong giai đoạn một, theo hồ sơ mời thầu giai đoạn một, các nhà thầunộp đề xuất kỹ thuật, phương án tài chính nhưng chưa có giá dự thầu, trên cơsở trao đổi với từng nhà thầu tham gia giai đoạn này sẽ xác định hồ sơ mờithầu giai đoạn hai;

Trong giai đoạn hai, theo hồ sơ mời thầu giai đoạn hai, các nhà thầuđã tham gia giai đoạn một được mời nộp hồ sơ dự thầu giai đoạn hai baogồm: đề xuất kỹ thuật và đề xuất tài chính trong đó có giá dự thầu, biện phápbảo đảm dự thầu.

Tại UBND quận Hải An các dự án mà quận tổ chức đấu thầu đều là cácdự án có mức đầu tư vừa, nhỏ, chủ yếu là các dự án đầu tư xây dựng cơ bảncó kỹ thuật không quá phức tạp Theo điều 26 Luật đấu thầu đối với phươngthức đấu thầu thứ hai áp dụng cho đấu thầu cung cấp dịch vụ tư vấn, và vớiphương thức đấu thầu thứ ba thường áp dụng cho các gói thầu có giá trị lớn

và tính chất kỹ thuật phức tạp, chính vì lẽ đó mà UBND quận Hải Anthường áp dụng phương thức một túi hồ sơ là phù hợp nhất.

- Đối với hợp đồng sử dụng thì UBND quận Hải An sử dụng tronghoạt động đấu thầu là loại hợp đồng trọn gói Hình thức trọn gói được ápdụng cho những phần công việc được xác định rõ ràng về số lượng, khốilượng Giá hợp đồng không thay đổi trong suốt thời gian thực hiện hợp đồng(thường là thời gian thực hiện dưới 12 tháng) Các gói thầu mà UBND quậntổ chức chủ yếu đều có kỹ thuật không quá phức tạp, thời gian thực hiệnnhanh, không chịu sự biến động về giá trong quá trình thực hiện hợp đồng,chính vì lý do đó mà loại hợp đồng trọn gói được UBND quận sử dụng chủyếu.

1.4 Công tác tổ chức đấu thầu tại UBND quận Hải An.

Công tác tổ chức đấu thầu được tiến hành theo 3 bước: chuẩn bị đấuthầu, thực hiện đấu thầu, ký kết và thực hiện hợp đồng Trong từng bước,đối với những trường hợp cụ thể của gói thầu lại có thể bao gồm nhiềucông việc Cụ thể từng bước:

1.4.1 Giai đoạn 1: Chuẩn bị đấu thầu.

Chuẩn bị đấu thầu bao gồm các công việc mà bên mời thầu cần thiếtphải thực hiện trước khi tổ chức đấu thầu chính thức Gồm: chuẩn bị nhân sựcho đấu thầu, sơ tuyển nhà thầu đối với những gói thầu bắt buộc phải sơtuyển, chuẩn bị danh sách ngắn đối với các gói thầu cạnh tranh hạn chế,chuẩn bị HSMT và tiêu chí đánh giá HSDT.

+ Chuẩn bị nhân sự cho đấu thầu:

Nhân sự của bên mời thầu rất quan trọng, họ phải là những người rấtam hiểu về các quy định đấu thầu đồng thời phải có kiến thức chuyên môntrong lĩnh vực của gói thầu

Công tác đấu thầu của UBND quận do phòng Kế hoạch – tài chínhthực hiện Sau khi Chủ tịch UBND quận ra quyết định phê duyệt dự án đầutư và kế hoạch đấu thầu của dự án, phòng Kế hoạch – tài chính sẽ lập danhsách các chuyên gia xét thầu cho mỗi gói thầu hoặc cho cả dự án Cácchuyên gia xét thầu bao giờ cũng là các cán bộ có năng lực, kinh nghiệmtrong lĩnh vực đấu thầu và các cán bộ có liên quan thuộc Ban quản lý dự án.Các chuyên gia có trách nhiệm: chuẩn bị các tài liệu pháp lý và soạn thảo hồsơ mời thầu; tiếp nhận và quản lý hồ sơ dự thầu; phân tích, đánh giá, so sánhvà xếp hạng các hồ sơ dự thầu theo tiêu chuẩn đã nêu trong HSMT, có tráchnhiệm bảo mật các thông tin, không được cộng tác với bất cứ nhà thầu dướibất cứ hình thức nào

+ Sơ tuyển nhà thầu.

Đối với những gói thầu có quy mô lớn hoặc có yêu cầu tính chất kỹthuật phức tạp, bên mời thầu tiến hành sơ tuyển nhà thầu để lựa chọn nhữngnhà thầu có năng lực phù hợp để tham gia đấu thầu chính thức Trình tự thựchiện sơ tuyển bao gồm lập hồ sơ mời sơ tuyển; tiếp nhận và quản lý hồ sơ dựsơ tuyển; đánh giá hồ sơ dự sơ tuyển; trình và phê duyệt kết quả sơ tuyển;thông báo kết quả sơ tuyển Hồ sơ mời sơ tuyển nội dung thống nhất doChính Phủ quy định bao gồm tiêu chuẩn về năng lực kỹ thuật, năng lực tàichính và kinh nghiệm Thực tế tại UBND quận Hải An có rất ít các gói thầutiến hành sơ tuyển nhà thầu.

+ Chuẩn bị hồ sơ mời thầu và tiêu chí đánh giá hồ sơ mời thầu.

Hồ sơ mời thầu được lập theo mẫu của Chính Phủ bao gồm các nội dungnhư điều 32 của Luật đấu thầu

Yêu cầu về mặt kỹ thuật: Đối với gói thầu cung cấp dịch vụ tư vấn,

bao gồm các yêu cầu về kiến thức và kinh nghiệm chuyên môn đối vớichuyên gia (điều khoản tham chiếu) Đối với gói thầu mua sắm hàng hóa,

bao gồm yêu cầu về phạm vi cung cấp, số lượng, chất lượng hàng hóa đượcxác định thông qua đặc tính, thông số kỹ thuật, tiêu chuẩn công nghệ, tiêuchuẩn sản xuất, thời gian bảo hành, yêu cầu về môi trường và các yêu cầucần thiết khác Đối với gói thầu xây lắp, bao gồm yêu cầu theo hồ sơ thiết kếkỹ thuật kèm theo bảng tiên lượng chỉ dẫn kỹ thuật và các yêu cầu cần thiếtkhác.

Yêu cầu về mặt tài chính, thương mại: bao gồm các chi phí để thực

hiện gói thầu, giá chào thầu và biểu giá chi tiết, điều kiện giao hàng, phươngthức và điều kiện thanh toán, nguồn tài chính, đồng tiền dự thầu và các điềukhoản nêu trong điều kiện chung và điều kiện cụ thể của hợp đồng.

Hồ sơ mời thầu là một tài liệu rất quan trọng, nó có vai trò quyết địnhđến kết quả của quá trình đấu thầu Hồ sơ mời thầu có thể do Phòng Kếhoạch – tài chính phối hợp với các chuyên gia lập cũng có thể do UBNDquận thuê các tổ chức, cá nhân có đủ năng lực, trình độ chuyên môn về góithầu, am hiểu về đấu thầu Các dự án và các gói thầu UBND quận tổ chứcđấu thầu đều là trong nước nên HSMT được lập bằng tiếng Việt theo mẫuquy định chung của Nhà nước

Trong hồ sơ mời thầu có phần tiêu chuẩn đánh giá hồ sơ dự thầu Đâylà căn cứ để bên mời thầu so sánh, đánh giá các hồ sơ dự thầu của các nhàthầu Tiêu chuẩn này gồm: kỹ thuật chất lượng, kinh nghiệm và năng lực củanhà thầu, tài chính và giá cả, tiến độ thi công Các tiêu chuẩn này đưa racàng phù hợp với đặc điểm của từng gói thầu thì việc lựa chọn nhà thầuthích hợp sẽ dễ dàng hơn.

1.4.2 Giai đoạn 2: Thực hiện đấu thầu.

Giai đoạn này được tính từ thời điểm thông báo mời thầu chính thứcđến khi thông báo kết quả lựa chọn nhà thầu Gồm những công việc: thông

báo mời thầu, nhận HSDT, mở thầu, đánh giá HSDT và thông báo kết quảlựa chọn nhà thầu.

Thông báo mời thầu: là việc bên mời thầu đăng tải các thông tin liên

quan đến vấn đề tổ chức đấu thầu cho một gói thầu cũng như nội dung kháiquát của gói thầu này trên các phương tiện thông tin phù hợp với hình thứclựa chọn nhà thầu được áp dụng Dựa trên thông báo mời thầu mà các nhàthầu sẽ đăng ký dự thầu và mua hồ sơ mời thầu.

Trên cơ sở HSMT đã được thông qua, phòng Kế hoạch tài chính tiếnhành tổ chức phát hành HSMT Phòng sẽ đăng báo và gửi thông tin lênmạng, hoặc gửi thư mời thầu trước khi bán hồ sơ mời thầu theo đúng Luậtđấu thầu HSMT được bán cho các nhà thầu trong thời gian quy định trongthông báo mời thầu

Nhận HSDT: Đấu thầu giống như một cuộc thi nhằm tìm ra một nhà

thầu tốt nhất đáp ứng các yêu cầu của bên mời thầu, thì HSDT giống như bàithi của các nhà thầu đó sau khi đã tìm hiểu HSMT do bên mời thầu đưa ra vàchuẩn bị theo các yêu cầu đó HSDT bao gồm đề xuất kỹ thuật và đề xuất tàichính của nhà thầu Cách thức nộp hồ sơ dự thầu của gói thầu phụ thuộc vàophương thức đấu thầu mà gói thầu áp dụng Việc nhận và bảo quản HSDTphải được bên mời thầu thực hiện nghiêm túc nhằm đảm bảo tính chính xácvề số lượng tài liệu và bí mật về thông tin dự thầu trước khi mở thầu

Tại UBND quận Hải An mọi trường hợp liên quan đến việc kiểm tra,thuyết minh, đánh giá và so sánh các HSDT và các đề nghị giao hợp đồngkhông được tiết lộ cho các nhà thầu hay bất cứ người nào khác không liênquan chính thức đến quá trình này cho tới khi công bố kết quả đấu thầu Mọinỗ lực nào của nhà thầu nhằm gây ảnh hưởng tới việc xét thầu của bên mờithầu có thể dẫn tới việc loại bỏ HSDT của nhà thầu đó HSDT sau khi nộpcho bên mời thầu, bên mời thầu sẽ chịu trách nhiệm bảo mật theo quy định

về bảo mật hồ sơ Tất cả các hồ sơ dự thầu sẽ được niêm phong cùng mộtchỗ

Mở thầu: Mở thầu là việc bên mời thầu thông báo công khai các điều

kiện dự thầu của từng nhà thầu tham gia đấu thầu trước khi tiến hành đánhgiá các hồ sơ dự thầu Bên mời thầu sẽ mở các hồ sơ dự thầu, kể cả các bổsung hồ sơ dự thầu với sự có mặt của các cơ quan liên quan, các thành viêntrong tổ chuyên gia xét thầu và của đại diện các nhà thầu Đại diện của nhàthầu có mặt ký tên vào biên bản mở thầu chứng minh sự tham gia của mình.Theo điều 33 Luật đấu thầu thì việc mở thầu được tiến hành công khai ngaysau thời điểm đóng thầu Bên mời thầu sẽ lập biên bản mở thầu bao gồm cácthông tin: tên gói thầu; ngày, giờ địa điểm mở thầu; tên, địa chỉ các nhà thầutham dự mở thâu; giá dự thầu, bảo lãnh dự thầu và tiến độ thực hiện; cáckhoản giảm giá, các nội dung liên quan khác; đại diện các nhà thầu, bên mờithầu cùng ký vào biên bản mở thầu Sau lễ mở thầu các HSDT sẽ được niêmphong lại theo chế độ bảo mật và chuyển tới tổ chuyên gia xét thầu.

Đánh giá HSDT: là việc bên mời thầu xem xét các hồ sơ dự thầu trên

cơ sở các yêu cầu được đặt ra trong hồ sơ mời thầu của bên mời thầu Mụcđích của công việc này là nhằm đánh giá, xem xét, so sánh giữa các nhà thầuvới nhau để chọn lựa nhà thầu tốt nhất Phương thức đánh giá HSDT phụthuộc vào đặc điểm của từng gói thầu Đánh giá hồ sơ dự thầu gồm: đánh giásơ bộ và đánh giá chi tiết HSDT.

Đánh giá sơ bộ để tìm ra các hồ sơ dự thầu hợp lệ và không hợp lệ Đây là

bảng đánh giá sơ bộ hồ sơ dự thầu của UBND quận.

Bảng tổng hợp đánh giá sơ bộ hồ sơ dự thầu.

HSDTnI các điều kiện tiên quyết để loại bỏ HSDT

1 Nhà thầu có trong DS đăng kýtham dự và mua HSDT

2 Nhà thầu bảo đảm tư cách hợp lệtheo điều 7 Luật đấu thầu

3 Nhà thầu có bảo đảm dựthầu(hợp lệ)

4 Nhà thầu có bản gốc HSDT5 Đơn dự thầu

6 Hiệu lực của HSDT bảo đảm yêucầu theo quy định trong HSMT7 HSDT có giá dự thầu ổn định,

chào thầu theo nhiều giá hoặc cógiá kèm điều kiện

8 Nhà thầu có tên trong 2 hoặcnhiều hồ sơ dự thầu với tư cách lànhà thầu

9 Nhà thầu đáp ứng yêu cầu vềnăng lực và kinh nghiệm

10 Hồ sơ dự thầu nộp đúng địa điểmvà thời hạn quy định trong HSDT

II Kiểm tra tính hợp lệ của HSDT và xem xét đáp ứng cơ bản của HSDT1 Giấy đký kinh doanh

2 Số lượng bản chính, bản chụp củaHSDT

3 Đơn dự thầu được điền đầy đủchữ ký hợp lệ của nhà thầu

4 Sự hợp lệ của bảo đảm dự thầu5 Biểu giá chào, biểu phân tích một

(nguồn: Phòng Kế hoạch – tài chính)

Sau bước kiểm tra sơ bộ này bên mời thầu sẽ xác định được nhà thầunào được đánh giá chi tiết về mặt kỹ thuật và tài chính, thương mại.

Đánh giá chi tiết: Các nhà thầu được chọn sau bước đánh giá sơ bộ, ở bước

này bên mời thầu sẽ đánh giá chi tiết về các phương diện kỹ thuật, tài chínhvà thương mại để xác định giá đánh giá của các nhà thầu.

Đề xuất kỹ thuật là bản mô tả năng lực kỹ thuật của nhà thầu và biệnpháp kỹ thuật cụ thể để thực hiện gói thầu Đối với nhà thầu xây lắp, ngoàikinh nghiệm chuyên môn của đội ngũ nhân sự thì năng lực kỹ thuật cònđược thể hiện thông qua số lượng và chất lượng các loại máy móc, thiết bịthi công xây dựng Để đánh giá biện pháp kỹ thuật thực hiện gói thầu củacác nhà thầu UBND quận Hải An trong thực tế đã sử dụng các tiêu chí đánhgiá được nêu trong HSMT bằng cách cho điểm hoặc dùng cách trả lờiđạt/không đạt Các gói thầu xây lắp khác nhau về quy mô và về yêu cầu kỹthuật được đánh giá theo những tiêu chí khác nhau như: tính hợp lý và khảthi của các giải pháp kỹ thuật, biện pháp tổ chức thi công và biện pháp đảmbảo kỹ thuật; mức độ đáp ứng về các yêu cầu kỹ thuật, chất lượng vật tư;mức độ đáp ứng về thiết bị thi công; các biện pháp đảm bảo an toàn, vệ sinhmôi trường, phòng cháy chữa cháy… Sau khi đánh giá đề xuất kỹ thuật bênmời thầu bỏ những đề xuất kỹ thuật không đáp ứng yêu cầu và tiến hànhxem xét đề xuất tài chính của những HSDT còn lại Điểm đánh giá là điểmtrung bình cộng các điểm của các chuyên gia trong tổ chuyên gia xét thầu