Chuẩn bị đấu thầu bao gồm các công việc mà bên mời thầu cần thiết phải thực hiện trước khi tổ chức đấu thầu chính thức. Gồm: chuẩn bị nhân sự cho đấu thầu, sơ tuyển nhà thầu đối với những gói thầu bắt buộc phải sơ tuyển, chuẩn bị danh sách ngắn đối với các gói thầu cạnh tranh hạn chế, chuẩn bị HSMT và tiêu chí đánh giá HSDT.
+ Chuẩn bị nhân sự cho đấu thầu:
Nhân sự của bên mời thầu rất quan trọng, họ phải là những người rất am hiểu về các quy định đấu thầu đồng thời phải có kiến thức chuyên môn trong lĩnh vực của gói thầu.
Công tác đấu thầu của UBND quận do phòng Kế hoạch – tài chính thực hiện. Sau khi Chủ tịch UBND quận ra quyết định phê duyệt dự án đầu tư và kế hoạch đấu thầu của dự án, phòng Kế hoạch – tài chính sẽ lập danh sách các chuyên gia xét thầu cho mỗi gói thầu hoặc cho cả dự án. Các chuyên gia xét thầu bao giờ cũng là các cán bộ có năng lực, kinh nghiệm trong lĩnh vực đấu thầu và các cán bộ có liên quan thuộc Ban quản lý dự án. Các chuyên gia có trách nhiệm: chuẩn bị các tài liệu pháp lý và soạn thảo hồ sơ mời thầu; tiếp nhận và quản lý hồ sơ dự thầu; phân tích, đánh giá, so sánh và xếp hạng các hồ sơ dự thầu theo tiêu chuẩn đã nêu trong HSMT, có trách nhiệm bảo mật các thông tin, không được cộng tác với bất cứ nhà thầu dưới bất cứ hình thức nào.
+ Sơ tuyển nhà thầu.
Đối với những gói thầu có quy mô lớn hoặc có yêu cầu tính chất kỹ thuật phức tạp, bên mời thầu tiến hành sơ tuyển nhà thầu để lựa chọn những nhà thầu có năng lực phù hợp để tham gia đấu thầu chính thức. Trình tự thực hiện sơ tuyển bao gồm lập hồ sơ mời sơ tuyển; tiếp nhận và quản lý hồ sơ dự sơ tuyển; đánh giá hồ sơ dự sơ tuyển; trình và phê duyệt kết quả sơ tuyển; thông báo kết quả sơ tuyển. Hồ sơ mời sơ tuyển nội dung thống nhất do
Chính Phủ quy định bao gồm tiêu chuẩn về năng lực kỹ thuật, năng lực tài chính và kinh nghiệm. Thực tế tại UBND quận Hải An có rất ít các gói thầu tiến hành sơ tuyển nhà thầu.
+ Chuẩn bị hồ sơ mời thầu và tiêu chí đánh giá hồ sơ mời thầu.
Hồ sơ mời thầu được lập theo mẫu của Chính Phủ bao gồm các nội dung như điều 32 của Luật đấu thầu.
Yêu cầu về mặt kỹ thuật: Đối với gói thầu cung cấp dịch vụ tư vấn, bao gồm các yêu cầu về kiến thức và kinh nghiệm chuyên môn đối với chuyên gia (điều khoản tham chiếu). Đối với gói thầu mua sắm hàng hóa, bao gồm yêu cầu về phạm vi cung cấp, số lượng, chất lượng hàng hóa được xác định thông qua đặc tính, thông số kỹ thuật, tiêu chuẩn công nghệ, tiêu chuẩn sản xuất, thời gian bảo hành, yêu cầu về môi trường và các yêu cầu cần thiết khác. Đối với gói thầu xây lắp, bao gồm yêu cầu theo hồ sơ thiết kế kỹ thuật kèm theo bảng tiên lượng. chỉ dẫn kỹ thuật và các yêu cầu cần thiết khác.
Yêu cầu về mặt tài chính, thương mại: bao gồm các chi phí để thực hiện gói thầu, giá chào thầu và biểu giá chi tiết, điều kiện giao hàng, phương thức và điều kiện thanh toán, nguồn tài chính, đồng tiền dự thầu và các điều khoản nêu trong điều kiện chung và điều kiện cụ thể của hợp đồng.
Hồ sơ mời thầu là một tài liệu rất quan trọng, nó có vai trò quyết định đến kết quả của quá trình đấu thầu. Hồ sơ mời thầu có thể do Phòng Kế hoạch – tài chính phối hợp với các chuyên gia lập cũng có thể do UBND quận thuê các tổ chức, cá nhân có đủ năng lực, trình độ chuyên môn về gói thầu, am hiểu về đấu thầu. Các dự án và các gói thầu UBND quận tổ chức đấu thầu đều là trong nước nên HSMT được lập bằng tiếng Việt theo mẫu quy định chung của Nhà nước
Trong hồ sơ mời thầu có phần tiêu chuẩn đánh giá hồ sơ dự thầu. Đây là căn cứ để bên mời thầu so sánh, đánh giá các hồ sơ dự thầu của các nhà thầu. Tiêu chuẩn này gồm: kỹ thuật chất lượng, kinh nghiệm và năng lực của nhà thầu, tài chính và giá cả, tiến độ thi công. Các tiêu chuẩn này đưa ra càng phù hợp với đặc điểm của từng gói thầu thì việc lựa chọn nhà thầu thích hợp sẽ dễ dàng hơn.
1.4.2. Giai đoạn 2: Thực hiện đấu thầu.
Giai đoạn này được tính từ thời điểm thông báo mời thầu chính thức đến khi thông báo kết quả lựa chọn nhà thầu. Gồm những công việc: thông báo mời thầu, nhận HSDT, mở thầu, đánh giá HSDT và thông báo kết quả lựa chọn nhà thầu.
Thông báo mời thầu: là việc bên mời thầu đăng tải các thông tin liên quan đến vấn đề tổ chức đấu thầu cho một gói thầu cũng như nội dung khái quát của gói thầu này trên các phương tiện thông tin phù hợp với hình thức lựa chọn nhà thầu được áp dụng. Dựa trên thông báo mời thầu mà các nhà thầu sẽ đăng ký dự thầu và mua hồ sơ mời thầu.
Trên cơ sở HSMT đã được thông qua, phòng Kế hoạch tài chính tiến hành tổ chức phát hành HSMT. Phòng sẽ đăng báo và gửi thông tin lên mạng, hoặc gửi thư mời thầu trước khi bán hồ sơ mời thầu theo đúng Luật đấu thầu. HSMT được bán cho các nhà thầu trong thời gian quy định trong thông báo mời thầu.
Nhận HSDT: Đấu thầu giống như một cuộc thi nhằm tìm ra một nhà thầu tốt nhất đáp ứng các yêu cầu của bên mời thầu, thì HSDT giống như bài thi của các nhà thầu đó sau khi đã tìm hiểu HSMT do bên mời thầu đưa ra và chuẩn bị theo các yêu cầu đó. HSDT bao gồm đề xuất kỹ thuật và đề xuất tài chính của nhà thầu. Cách thức nộp hồ sơ dự thầu của gói thầu phụ thuộc vào phương thức đấu thầu mà gói thầu áp dụng. Việc nhận và bảo quản HSDT
phải được bên mời thầu thực hiện nghiêm túc nhằm đảm bảo tính chính xác về số lượng tài liệu và bí mật về thông tin dự thầu trước khi mở thầu.
Tại UBND quận Hải An mọi trường hợp liên quan đến việc kiểm tra, thuyết minh, đánh giá và so sánh các HSDT và các đề nghị giao hợp đồng không được tiết lộ cho các nhà thầu hay bất cứ người nào khác không liên quan chính thức đến quá trình này cho tới khi công bố kết quả đấu thầu. Mọi nỗ lực nào của nhà thầu nhằm gây ảnh hưởng tới việc xét thầu của bên mời thầu có thể dẫn tới việc loại bỏ HSDT của nhà thầu đó. HSDT sau khi nộp cho bên mời thầu, bên mời thầu sẽ chịu trách nhiệm bảo mật theo quy định về bảo mật hồ sơ. Tất cả các hồ sơ dự thầu sẽ được niêm phong cùng một chỗ.
Mở thầu: Mở thầu là việc bên mời thầu thông báo công khai các điều kiện dự thầu của từng nhà thầu tham gia đấu thầu trước khi tiến hành đánh giá các hồ sơ dự thầu. Bên mời thầu sẽ mở các hồ sơ dự thầu, kể cả các bổ sung hồ sơ dự thầu với sự có mặt của các cơ quan liên quan, các thành viên trong tổ chuyên gia xét thầu và của đại diện các nhà thầu. Đại diện của nhà thầu có mặt ký tên vào biên bản mở thầu chứng minh sự tham gia của mình. Theo điều 33 Luật đấu thầu thì việc mở thầu được tiến hành công khai ngay sau thời điểm đóng thầu. Bên mời thầu sẽ lập biên bản mở thầu bao gồm các thông tin: tên gói thầu; ngày, giờ địa điểm mở thầu; tên, địa chỉ các nhà thầu tham dự mở thâu; giá dự thầu, bảo lãnh dự thầu và tiến độ thực hiện; các khoản giảm giá, các nội dung liên quan khác; đại diện các nhà thầu, bên mời thầu cùng ký vào biên bản mở thầu. Sau lễ mở thầu các HSDT sẽ được niêm phong lại theo chế độ bảo mật và chuyển tới tổ chuyên gia xét thầu.
Đánh giá HSDT: là việc bên mời thầu xem xét các hồ sơ dự thầu trên cơ sở các yêu cầu được đặt ra trong hồ sơ mời thầu của bên mời thầu. Mục đích của công việc này là nhằm đánh giá, xem xét, so sánh giữa các nhà thầu
với nhau để chọn lựa nhà thầu tốt nhất. Phương thức đánh giá HSDT phụ thuộc vào đặc điểm của từng gói thầu. Đánh giá hồ sơ dự thầu gồm: đánh giá sơ bộ và đánh giá chi tiết HSDT.
Đánh giá sơ bộ để tìm ra các hồ sơ dự thầu hợp lệ và không hợp lệ. Đây là
bảng đánh giá sơ bộ hồ sơ dự thầu của UBND quận.
Bảng tổng hợp đánh giá sơ bộ hồ sơ dự thầu.
STT Nội dung HSDT 1 HSDT 2 HSDT 3 HSDT n I. các điều kiện tiên quyết để loại bỏ HSDT
1 Nhà thầu có trong DS đăng ký tham dự và mua HSDT
2 Nhà thầu bảo đảm tư cách hợp lệ theo điều 7 Luật đấu thầu
3 Nhà thầu có bảo đảm dự thầu(hợp lệ)
4 Nhà thầu có bản gốc HSDT 5 Đơn dự thầu (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
6 Hiệu lực của HSDT bảo đảm yêu cầu theo quy định trong HSMT 7 HSDT có giá dự thầu ổn định,
chào thầu theo nhiều giá hoặc có giá kèm điều kiện
8 Nhà thầu có tên trong 2 hoặc nhiều hồ sơ dự thầu với tư cách là nhà thầu
năng lực và kinh nghiệm
10 Hồ sơ dự thầu nộp đúng địa điểm và thời hạn quy định trong HSDT
II. Kiểm tra tính hợp lệ của HSDT và xem xét đáp ứng cơ bản của HSDT 1 Giấy đký kinh doanh
2 Số lượng bản chính, bản chụp của HSDT
3 Đơn dự thầu được điền đầy đủ chữ ký hợp lệ của nhà thầu
4 Sự hợp lệ của bảo đảm dự thầu 5 Biểu giá chào, biểu phân tích một
số đơn giá chính
6 Năng lực và kinh nghiệm nhà thầu
7 Các phụ lục tài liệu kèm theo yêu cầu của HSDT
8 Kết luận
(nguồn: Phòng Kế hoạch – tài chính)
Sau bước kiểm tra sơ bộ này bên mời thầu sẽ xác định được nhà thầu nào được đánh giá chi tiết về mặt kỹ thuật và tài chính, thương mại.
Đánh giá chi tiết: Các nhà thầu được chọn sau bước đánh giá sơ bộ, ở bước
này bên mời thầu sẽ đánh giá chi tiết về các phương diện kỹ thuật, tài chính và thương mại để xác định giá đánh giá của các nhà thầu.
Đề xuất kỹ thuật là bản mô tả năng lực kỹ thuật của nhà thầu và biện pháp kỹ thuật cụ thể để thực hiện gói thầu. Đối với nhà thầu xây lắp, ngoài kinh nghiệm chuyên môn của đội ngũ nhân sự thì năng lực kỹ thuật còn được thể hiện thông qua số lượng và chất lượng các loại máy móc, thiết bị thi công xây dựng. Để đánh giá biện pháp kỹ thuật thực hiện gói thầu của các nhà thầu UBND quận Hải An trong thực tế đã sử dụng các tiêu chí đánh giá được nêu trong HSMT bằng cách cho điểm hoặc dùng cách trả lời
đạt/không đạt. Các gói thầu xây lắp khác nhau về quy mô và về yêu cầu kỹ thuật được đánh giá theo những tiêu chí khác nhau như: tính hợp lý và khả thi của các giải pháp kỹ thuật, biện pháp tổ chức thi công và biện pháp đảm bảo kỹ thuật; mức độ đáp ứng về các yêu cầu kỹ thuật, chất lượng vật tư; mức độ đáp ứng về thiết bị thi công; các biện pháp đảm bảo an toàn, vệ sinh môi trường, phòng cháy chữa cháy… Sau khi đánh giá đề xuất kỹ thuật bên mời thầu bỏ những đề xuất kỹ thuật không đáp ứng yêu cầu và tiến hành xem xét đề xuất tài chính của những HSDT còn lại. Điểm đánh giá là điểm trung bình cộng các điểm của các chuyên gia trong tổ chuyên gia xét thầu đánh giá. Mỗi chuyên gia có một nhận xét, đánh giá riêng đối với từng nhà thầu với từng tiêu chí xếp loại trước khi cho điểm. Thường thì nhà thầu có điểm kỹ thuật từ 70 điểm trở lên sẽ được chọn vào danh sách đánh giá tài chính thương mại.
Đánh giá về mặt tài chính – thương mại. Trong đấu thầu thì giá chào thầu của các nhà thầu không phải là cơ sở duy nhất để lựa chọn nhà thầu vì giá chào thầu có thể được các nhà thầu xây dựng theo những điều kiện thực hiện khác nhau. Vì vậy để đánh giá được chính xác đề xuất về giá của các nhà thầu, bên mời thầu cần xây dựng lại giá chào thầu trên cơ sở các điều kiện thực hiện gói thầu như nhau hay còn gọi là mặt bằng so sánh chung. Giá chào thầu được bên mời thầu xác định lại trên cơ sở mặt bằng đánh giá chung gọi là giá đánh giá (evaluated price). Giá đánh giá dùng để so sánh các HSDT và lựa chọn nhà thầu.
Giá đánh giá được xác định theo trình tự sau:
- Sửa lỗi số học: đây là việc sửa chữa những sai sót gồm cả lỗi số học, lỗi đánh máy, lỗi nhầm đơn vị. Nhà thầu nào không chấp nhận sửa lỗi thì HSDT sẽ bị loại bỏ. Nếu tổng giá trị tuyệt đối của các lỗi số học vượt quá 10% giá dự thầu thì HSDT sẽ bị loại bỏ.
- Hiệu chỉnh các sai lệch: các chuyên gia sẽ xem xét và điều chỉnh các nội dung thừa hoặc thiếu so với yêu cầu của HSMT. Phần chào thầu thừa sẽ được trừ đi và phần chào thiếu sẽ được cộng thêm vào. Nếu là sai lệch giữa viết bằng số và viết bằng chữ thì phần viết bằng chữ sẽ được công nhận. Hiệu chỉnh các sai giữa HST và HSMT, HSDT có sự sai lệch vượt quá 10% so với giá chào thầu sẽ bị loại.
- Đưa về cùng một mặt bằng so sánh: mặt bằng so sánh chung bao gồm các yếu tố như đồng tiền chung, tiến độ, kỹ thuật...nhằm đảm bảo tính công bằng giữa các nhà thầu.
- Xác định giá đánh giá của các nhà thầu: giá đánh giá là giá chào thầu của các nhà thầu được bên mời thầu xác định lại trên cơ sở mặt bằng đánh giá chung. Nhà thầu có HSDT với giá đánh giá thấp nhất sẽ được đánh giá tốt nhất và được lựa chọn để hoàn thiện và ký kết hợp đồng.
Sau khi đánh giá các HSDT tổ chuyên gia sẽ thống nhất nhà thầu nào trúng thầu. Phòng Kế hoạch – tài chính sẽ lập tờ trình gửi chủ tịch UBND quận phê duyệt kết quả đấu thầu. Sau khi được phê duyệt kết quả đấu thầu sẽ được thông báo đến các nhà thầu và các bên liên quan.