Nghiên cứu áp dụng tiêu chuẩn ISO 15489 vào quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại các lưu trữ lịch sử hiện nay

Tổ chức tiêu chuẩn quốc tế ISO đã chính thức ban hành tiêu chuẩn quốc tế về công tác văn thư ISO 15489:2001, trong tiêu chuẩn này cũng đã đưa ra một chuẩn mực để các cơ quan, tổ chức có

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

-

NGUYỄN THỊ THÙY LINH

NGHIÊN CỨU ÁP DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 15489 VÀO QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ

TẠI CÁC LƯU TRỮ LỊCH SỬ

HIỆN NAY

LUẬN VĂN THẠC SĨ Chuyên ngành: Lưu trữ

Hà Nội – 2011

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

-

NGUYỄN THỊ THÙY LINH

NGHIÊN CỨU ÁP DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 15489 VÀO QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ TẠI CÁC

LƯU TRỮ LỊCH SỬ HIỆN NAY

Luận văn Thạc sĩ chuyên ngành Lưu trữ

Mã số: 60 32 24

Người hướng dẫn khoa học: TS Nguyễn Thị Liên Hương

Hà Nội - 2011

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ VÀ TIÊU

CHUẨN QUỐC TẾ ISO 15489:2001

15

1.2.5 Thực trạng quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại các Lưu trữ lịch sử ở

Việt Nam hiện nay

38

1.3 Tổng quan về tiêu chuẩn quốc tế ISO 15489:2001 50

1.3.3 Sự cần thiết của việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 15489 vào quản lý tài

liệu lưu trữ điện tử

56

1.3.4 Điều kiện áp dụng tiêu chuẩn ISO 15489 vào quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại các Lưu trữ lịch sử

58

CHƯƠNG 2: ÁP DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 15489 VÀO QUẢN LÝ

TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ TẠI CÁC LƯU TRỮ LỊCH SỬ Ở

NƯỚC TA HIỆN NAY

63

2.1 Áp dụng tiêu chuẩn ISO 15489 vào xây dựng quy trình nghiệp vụ lưu

trữ điện tử

64

2.1.1 Thiết kế hệ thống hồ sơ tài liệu 64

2.1.2 Áp dụng tiêu chuẩn ISO 15489 vào các nghiệp vụ lưu trữ đối với tài

liệu lưu trữ điện tử

75

2.2 Áp dụng tiêu chuẩn ISO 15489 vào xây dựng quy trình quản lý tài liệu

lưu trữ điện tử tại các Lưu trữ lịch sử

97

CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT CÁC GIẢI PHÁP ÁP DỤNG ISO 15489 VÀO

QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ

3.2 Hoàn thiện cơ sở lý luận về quản lý tài liệu điện tử 109

3.2.2 Đẩy mạnh hoạt động nghiên cứu khoa học về việc áp dụng ISO vào

ngành lưu trữ nói chung và ISO 15489 vào công tác quản lý tài liệu điện tử

3.5 Tuyên truyền, phổ biến áp dụng tiêu chuẩn ISO 15489 113

3.7 Xây dựng nguồn nhân lực đáp ứng được yêu cầu của công tác quản lý

tài liệu điện tử

BẢNG CHỮ VIẾT TẮT

ICA International Council of Archives

Hội đồng Lưu trữ Quốc tế

ISO International Standards Organization

LỜI NÓI ĐẦU

1 Lí do chọn đề tài

Ngày nay, sự phát triển không ngừng của khoa học công nghệ cùng sự bùng nổ của thông tin số đã đem lại những tác động không nhỏ tới mọi mặt đời sống xã hội Ngành lưu trữ cũng không nằm ngoài sự tác động đó, cũng phải tiếp nhận những yếu tố mới, với những yêu cầu mới, nhiệm vụ mới Hòa trong xu thế phát triển của kỷ nguyên khoa học hiện đại và xuất phát từ thực tế quá trình ứng dụng công nghệ thông tin trong các cơ quan, tổ chức, một loại hình tài liệu mới đã được hình thành, đó là tài liệu điện tử

Trong xã hội mới – xã hội thông tin, đôi khi lịch sử được ghi lại bằng phương thức điện tử, quá trình máy tính hoá đã làm thay đổi đáng kể hoạt động của các tổ chức nhà nước

và các tổ chức kinh doanh Trong hàng loạt các tổ chức hiện đại, thư tín, văn bản, giao dịch điện tử đã xuất hiện đồng thời và có tín hiệu thay thế dần thư tín, văn bản, giao dịch bằng giấy Khác với tài liệu truyền thống - thông tin được ghi trên giấy và con người có thể cầm đọc được trực tiếp, trong bất cứ hoàn cảnh nào thì đối với tài liệu điện tử, thông tin được ghi trên đĩa cứng, đĩa mềm, băng từ, đĩa CD, đĩa DVD, các thiết bị lưu trữ khác và chỉ có thể khai thác, sử dụng được thông qua máy tính có chứa phần mềm tương thích Có thể nói, tài liệu điện tử đã và đang được sản sinh với khối lượng lớn, các vấn đề nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cũng như vấn đề quản lý đối với tài liệu lưu trữ điện tử đang là cơ hội và thách thức đối với những người làm công tác lưu trữ, đòi hỏi phải được đầu tư nghiên cứu sâu rộng hơn nữa

Trên thế giới, các lưu trữ Anh, Mỹ, Úc, Nga, Trung Quốc… đã tiếp cận, nghiên cứu

về tài liệu điện tử từ những năm 70 của thế kỷ XX ở Việt Nam, những vấn đề xoay quanh tài liệu điện tử bước đầu được đặt ra để tìm hiểu, nghiên cứu, song kết quả thu được còn hạn chế Trong đó, việc quản lý và cung cấp thông tin tài liệu lưu trữ điện tử còn chứa đựng những rủi ro như: cơ sở dữ liệu bị xóa, thông tin bị chỉnh sửa… Chính vì vậy cần thiết kế một hệ thống lưu giữ tránh tình trạng xâm nhập trái phép, thực hiện chế độ quản lý tài liệu điện tử như là một bộ phận tổng thể các hồ sơ tài liệu, thông tin của cơ quan và cần có khuôn khổ chiến lược đối với tài liệu lưu trữ điện tử Theo khái niệm của các chuyên gia, hệ thống lưu giữ tài liệu điện tử là một quy trình khép kín giúp các tài liệu được an toàn và được quản

lý để tài liệu đó cùng với các thông tin, hoàn cảnh và cấu trúc của nó sẽ được giữ lại (Tính xác thực, độ tin cậy, tính an toàn, mối quan hệ với các đối tượng dữ liệu có liên quan, tính hữu dụng và khả năng tiếp cận) Tổ chức tiêu chuẩn quốc tế (ISO) đã chính thức ban hành tiêu chuẩn quốc tế về công tác văn thư ISO 15489:2001, trong tiêu chuẩn này cũng đã đưa ra một chuẩn mực để các cơ quan, tổ chức có thể sử dụng nhằm đánh giá thực tiễn và hệ thống lưu trữ tài liệu điện tử

Nghiên cứu về áp dụng tiêu chuẩn quốc tế vào quản lý tài liệu điện tử sẽ giúp chuẩn hóa và nâng cao hiệu quả hoạt động của các cơ quan, tổ chức; phát huy giá trị của loại hình tài liệu lưu trữ mới - tài liệu lưu trữ điện tử Với việc liên hệ tới công tác quản lý tài liệu điện

tử tại các kho lưu trữ trung ương, mà cụ thể ở đây là Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I, II, III,

IV và Kho Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng, đề tài sẽ trở nên thực tế, những lý thuyết được đưa ra không chỉ đơn thuần là lý luận suông, mà trái lại đã được nghiên cứu áp dụng và được minh chứng trong thực tiễn

Có một cái nhìn đúng đắn về tài liệu điện tử, đồng thời làm tốt công tác quản lý loại hình tài liệu lưu trữ điện tử không chỉ góp phần tối ưu hoá thành phần Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam mà còn góp phần vào sự nghiệp bảo tồn di sản văn hoá dân tộc, di sản văn hoá nhân loại trong thời đại mới

Trong quá trình nghiên cứu, chúng tôi có điều kiện để liên hệ giữa lý luận và thực tiễn, để so sánh giữa tài liệu điện tử với các loại hình tài liệu khác, để thấy được thuận lợi cũng như khó khăn trong công tác quản lý tài liệu điện tử, trong việc triển khai các nghiệp

vụ vưn thư, lưu trữ đối với loại hình tài liệu này… đó sẽ là những kiến thức bổ ích phục vụ cho công việc của chúng tôi sau này

Chính vì những lý do trên nên chúng tôi đã lựa chọn vấn đề “Nghiên cứu áp dụng

tiêu chuẩn ISO 15489 vào quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại các lưu trữ lịch sử hiện nay”

làm đề tài nghiên cứu luận văn thạc sỹ ngành Lưu trữ học

2 Mục tiêu của đề tài

Với lí do nêu trên, chúng tôi thực hiện đề tài này nhằm tới mục tiêu:

Một là, đưa ra quan điểm cả tác giả về các vấn đề xoay quanh tài liệu điện tử, quản lý tài liệu điện tử và tiêu chuẩn quốc tế ISO 15489

Hai là, phản ánh chân thực thực trạng quản lý tài liệu điện tử tại các lưu trữ lịch sử hiện nay

Ba là, trên cơ sở khảo sát thực tiễn, chúng tôi mong muốn đề xuất một số giải pháp áp dụng tiêu chuẩn quốc tế ISO 15489 vào quản lý tài liệu điện tử tại các lưu trữ lịch sử, từ đó góp phần nâng cao hiệu quả nói chung của ngành lưu trữ nước nhà trong thời đại mới

Văn Khảm, do Nhà Xuất bản chính trị quốc gia xuất bản tại Hà Nội, năm 1994 Nội dung của cuốn sách này chủ yếu đề cập đến vai trò của công nghệ thông tin và việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ mà quản lý văn bản là một nội dung nhỏ trong cuốn sách

Thứ hai là các công trình nghiên cứu khoa học, các báo cáo tham gia hội nghị, hội thảo liên quan tới tài liệu điện tử của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước

- Các báo cáo tại Hội nghị khoa học của Cục Lưu trữ Nhà nước trong “Kỷ yếu Hội nghị khoa học lưu trữ tài liệu điện tử, Hà Nội, tháng 12-1998”; “Kỷ yếu hội nghị SARBICA

về xác định giá trị và bảo quản tài liệu điện tử” năm 2004

- Đề tài khoa học cấp ban đảng của Vũ Hồng Mây: “Nghiên cứu, xây dựng quy trình quản lý, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư ở các ban tham mưu, giúp việc cấp ủy

từ Trung ương đến cấp tỉnh” năm 2010; Đề tài cấp Bộ của TS Lưu Kiếm Thanh về “Quản lý văn bản điện tử trong cơ quan nhà nước hiện nay” năm 2008; Đề tài khoa học cấp ngành của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước: “Nghiên cứu ứng dụng tin học trong việc phân loại, quản

lý tài liệu từ văn thư vào lưu trữ” do thạc sỹ Lê Văn Năng chủ trì Nội dung của đề tài chủ yếu mới tập trung vào việc giải quyết các vấn đề về mặt kỹ thuật tin học và hoạt động theo chế độ cục bộ; Đề tài “Nghiên cứu ứng dụng ISO 9000 vào công tác văn thư tại các cơ quan nhà nước” do ThS Nguyễn Trọng Biên làm chủ nhiệm: đề tài đã giới thiệu bộ tiêu chuẩn ISO 900 với các phiên bản đến năm 2000 và phân tích khả năng áp dụng của nó trong công tác văn thư của các cơ quan nhà nước

Thứ ba, nghiên cứu về tài liệu điện tử cũng đã được nhận được rất nhiều sự quan tâm, điều này được thể hiện qua các bài viết đăng trên tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam như bài viết của tác giả Cam Anh Tuấn: “Áp dụng tiêu chuẩn ISO trong công tác văn thư - một số kinh nghiệm thực tiễn”, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 6, 2009; Cảnh Đương - Đức Mạnh: “Bàn về khái niệm tài liệu điện tử”, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 8, 2008; Dương Mạnh Hùng: “Trao đổi về lập hồ sơ điện tử”, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số

6, 2008; Lê Thị Mùi: “Bàn về phương pháp bảo vệ cơ sở dữ liệu và các chiến lược bảo quản tài liệu điện tử”, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 5, 2007…

Thứ tư, các khoá luận tốt nghiệp của sinh viên ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng (được bảo quản tại tư liệu của Khoa) như: “Quản lý văn bản trong văn thư của một cơ quan” của sinh viên Phạm Thu Huyền; đề tài “Nội dung ứng dụng tin học để xây dựng cơ sở

dữ liệu trong văn thư của một cơ quan” của sinh viên Nguyễn Thu Huyền, “ ng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại Bộ Khoa học - Công nghệ” của sinh viên Nguyễn Thị út Trang; đề tài luận văn thạc sĩ khoa học: “ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản - một giải pháp để hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý của Bộ Khoa học và Công nghệ” của tác giả Lê Tuấn Hùng, năm 2004; đề tài “nghiên cứu áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO

9000 vào công tác khai thác, sử dụng tài liệu tại các TTLTQG” của ThS Nguyễn Thị Chinh

năm 2006, đề tài khóa luận tốt nghiệp “Những nghiên cứu về tài liệu điện tử tại Việt Nam “

của tác giả Đ Thu Hiền năm 2011…

Tuy nhiên, qua khảo sát, chúng tôi chưa thấy có đề tài khoa học nào tiếp cập trực tiếp tới vấn đề nghiên cứu, áp dụng tiêu chuẩn ISO 15489 vào quản lý tài liệu điện tử

4 Giới hạn và phạm vi nghiên cứu của đề tài

Trong khuôn khổ luận văn thạc sỹ, chúng tôi đã tiến hành nghiên cứu vấn đề chung nhất về tài liệu điện tử như thành phần tài liệu, giá trị tài liệu, thực trạng tài liệu và nghiên cứu về thực tiễn công tác thu thập, quản lý tài liệu điện tử tại các đơn vị sự nghiệp chính, đó

là các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia và Kho Lưu trữ văn phòng Trung ương Đảng

Song bên cạnh đó, chúng tôi cũng tìm hiểu, liên hệ tới các lưu trữ lịch sử tỉnh, các lưu trữ chuyên ngành khác nhằm khảo sát, liên hệ thực tế, giúp chúng tôi có được cái nhìn khách quan nhất về thực trạng quản lý loại hình tài liệu này

Qua đó, chúng tôi xin đề xuất một số giải pháp thiết thực nhằm góp phần nâng cao hiệu quả quản lý tài liệu điện tử, mà cụ thể hơn là tài liệu lưu trữ điện tử

5 Nguồn tư liệu tham khảo

Trong quá trình thực hiện đề tài, chúng tôi đã tham khảo các nguồn tài liệu chính như sau:

- Trước hết, để trang bị kiến thức lý luận chung về vấn đề nghiên cứu, chúng tôi đã tìm đọc các sách, giáo trình liên quan như: “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ”; các cuốn sách về tài liệu điện tử, quản lý tài liệu điện tử trong và ngoài nước…

- Các văn kiện của Đảng và Nhà nước về công văn giấy tờ và công tác lưu trữ từ 1945 đến nay; các văn bản pháp luật liên quan tới tài liệu điện tử như Luật Giao dịch điện tử; các

bộ tiêu chuẩn, tiêu chuẩn Việt Nam, tiêu chuẩn quốc tế liên quan tới tiêu chuẩn ISO 15489; các văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của 05 cơ quan được chọn để khảo sát trong quá trình làm luận văn… Đây là nguồn tư liệu quan trọng cung cấp cho chúng tôi những thông tin về chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước và các quy định của quốc

tế trong công tác xây dựng, tổ chức công tác lưu trữ - đây là những căn cứ để chúng tôi đưa

ra được những kiến nghị và giải pháp hợp lý cho việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 15489 vào quản lý tài liệu điện tử…

- Các công trình nghiên cứu khoa học, các Khóa luận tốt nghiệp, Luận văn Thạc sỹ; Luận án Tiến sỹ về các vấn đề có liên quan - được chúng tôi tham khảo từ Thư viện Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước và từ Tư liệu Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng

- Một số bài viết, bài nghiên cứu đăng trên các tạp chí: Tạp chí Văn thư - Lưu trữ Việt Nam, Tạp chí Cải cách hành chính, Tạp chí tổ chức nhà nước…

- Đồng thời, chúng tôi đã tham khảo, tiếp cận các nguồn thông tin trên internet (các book, bài báo điện tử, các website lưu trữ của Việt Nam và một số quốc gia trên thế giới như Singapore, Anh, Mỹ…);

e-Những nguồn tư liệu trên đã cung cấp cho chúng tôi những kiến thức hữu ích về lý luận và thực tiễn, giúp chúng tôi hoàn thiện được luận văn này

6 Phương pháp nghiên cứu

Để thực hiện đề tài nghiên cứu này, chúng tôi đã kết hợp sử dụng những phương pháp truyền thống và hiện đại Những phương pháp mà chúng tôi sử dụng trong đề tài này dựa trên cơ sở phương pháp luận của lưu trữ học thể hiện ở ba nguyên tắc: Nguyên tắc tính Đảng, nguyên tắc lịch sử và nguyên tắc toàn diện và tổng hợp Đồng thời trong quá trình nghiên cứu chúng tôi có sử dụng các phương pháp nghiên cứu khác như:

Phương pháp phân tích và tổng hợp: Đây là một phương pháp rất phù hợp với việc

nghiên cứu, tìm hiểu về một vấn đề mới mẻ, chưa có nhiều tài liệu liên quan

Trong quá trình nghiên cứu, chúng tôi tham khảo rất nhiều nguồn tài liệu từ cấc công

trình nghiên cứu trước Nhờ phương pháp sử liệu học, chúng tôi xác định độ tin cậy của

thông tin nên các kết quả mà chúng tôi sử dụng trong công trình nghiên cứu của mình được thẩm định lại độ chân thực

Để nghiên cứu sâu về thực tiễn quản lý tài liệu điện tử tại 05 cơ quan, chúng tôi đã áp dụng các phương pháp khác nhau:

Trước hết là phương pháp khảo sát tài liệu Chúng tôi đã tiến hành thu thập tài liệu

liên quan đến vấn đề trên thông qua các sách, báo, tạp chí, các công trình nghiên cứu khoa

học Kết hợp với phương pháp hệ thống, chúng tôi phân tài liệu thành các nhóm kiến thức

phục vụ trực tiếp cho từng nội dung của đề tài

Đồng thời, phương pháp khảo sát thực tế được chúng tôi áp dụng qua việc nghiên cứu

tài liệu ở 05 cơ quan và qua phỏng vấn trực tiếp các đối tượng: cán bộ của các Trung tâm,

đặc biệt là cán bộ liên quan trực tiếp tới iso, tài liệu điện tử; cán bộ có nhiều đề tài khoa học

về iso, tài liệu điện tử Trên cơ sở những thông tin thu thập được, chúng tôi phân tích, tổng hợp và so sánh để từ đó có cách nhìn đầy đủ hơn về vấn đề nghiên cứu

Chúng tôi cũng sử dụng phương pháp so sánh để tìm ra những điểm khác biệt giữa

tài liệu lưu trữ truyền thống và tài liệu lưu trữ điện tử cũng như sự khác nhau trong công tác quản lý hai loại hình tài liệu này Trên cơ sở so sánh các ý kiến, quan điểm, số liệu khác nhau về những vấn đề liên quan tới quản lý tài liệu lưu trữ; nhóm nghiên cứu đưa ra những nhận định khách quan, khoa học hơn

Ngoài ra, các phương pháp thống kê, phương pháp logic cũng được chúng tôi kết

hợp sử dụng trong quá trình nghiên cứu Các kết quả nghiên cứu được chúng tôi nhìn nhận dưới quan điểm phương pháp luận của chủ nghĩa Mác - Lênin và tư tưởng Hồ Chí Minh

Ở chương này, chúng tôi khái quát lại những vấn đề lý thuyết liên quan tới tài liệu điện tử (như định nghĩa, đặc điểm, giá trị tài liệu); quản lý tài liệu điện tử ; cấu trúc, nguyên tắc và yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 15489

Chương 2: Nghiên cứu áp dụng tiêu chuẩn ISO 15489 vào quản lý tài liệu điện tử tại các lưu trữ lịch sử ở Việt Nam hiện nay

Trên cơ sở nắm vững lý thuyết ở chương 1, chúng tôi tiến tới khảo sát, đánh giá tình hình quản lý tài liệu điện tử tại 05 cơ quan: TTLTQG I, II, III, IV và Kho Lưu trữ VPTW Đảng Trên cơ sở đó, chúng tôi thấy được sự cần thiết phải áp dụng ISO 15489 vào quản lý tài liệu điện tử và đưa ra các nội dung áp dụng tiêu chuẩn trong nghiệp vụ lưu trữ cũng như quản lý lưu trữ đối với tài liệu điện tử

Chương 3: Đề xuất các giải pháp áp dụng tiêu chuẩn ISO 15489 vào quản lý tài liệu điện tử

Từ thực tế khảo sát, chúng tôi đưa ra các bước tiến hành cũng như đề xuất những giải pháp thiết thực nhằm áp dụng tiêu chuẩn ISO 15489 vào công tác quản lý tài liệu điện tử

Những quan điểm, vấn đề được chúng tôi nêu ra trong luận văn này sẽ không tránh khỏi những thiếu sót Do đó chúng tôi rất mong nhận được sự góp ý chân thành của quý thày

cô cùng các bạn để làm cho những nhận thức về tài liệu điện tử trở nên đầy đủ và toàn diện hơn Trên cơ sở đó, nếu có thể, sẽ đưa ra được những giải pháp hiệu quả nhằm thu thập, bảo

vệ an toàn, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ điện tử nói chung

Trong quá trình triển khai đề tài, chúng tôi đã gặp phải nhiều khó khăn Nhưng được

sự quan tâm, giúp đỡ nhiệt tình từ phía các cán bộ của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia, Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng, Hội Lưu trữ Việt Nam, Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn, các thầy cô giáo của Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng và đặc biệt là sự hướng dẫn, chỉ bảo tận tình của TS Nguyễn Liên Hương, chúng tôi đã có thể hoàn thành được đề tài luận văn này Nhân đây, tôi xin bày

tỏ lòng cảm ơn chân thành về sự quan tâm, giúp đỡ quý báu đó

Hà Nội, ngày… tháng… năm 2011

Học viên

Nguyễn Thị Thuỳ Linh

CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ VÀ TIÊU CHUẨN QUỐC TẾ ISO

15489:2001

Trước khi tiến hành nghiên cứu, tìm hiểu bất cứ khía cạnh nào của một vấn cụ thể, người nghiên cứu đều cần phải làm rõ được các định nghĩa, khái niệm, đồng thời phải nắm hiểu được cốt lõi, bản chất của vấn đề nghiên cứu Quá trình này không chỉ dừng lại ở việc thống kê, tìm hiểu các quan điểm khác nhau, mà nó còn đòi hỏi người nghiên cứu phải đưa

ra quan điểm riêng của mình về đối tượng nghiên cứu, dù đó là quan điểm riêng, có tính sáng tạo hay là sự đồng tình, nhất trí với quan điểm đã được đưa ra trước đó

Trên cơ sở đó, chúng tôi sẽ lần lượt đưa ra những quan điểm về các vấn đề liên quan tới đối tượng nghiên cứu như nêu ra các định nghĩa, khái niệm; giới thiệu khái quát về các đối tượng nghiên cứu… Điều này không chỉ thể hiện cấu trúc logic của một công trình khoa học, mà chúng tôi còn lấy đó làm cơ sở lý luận cho việc triển khai những nghiên cứu về sau

1.1 Khái niệm Tài liệu điện tử

1.1.1 Khái niệm tài liệu (Document)

Tài liệu, văn bản là những khái niệm quan trọng nhất trong công tác văn thư, lưu trữ

và cũng là khái niệm cơ bản trong lĩnh vực công nghệ thông tin Theo nghĩa thông thường, tài liệu được hiểu là thông tin được ghi lại trên vật liệu nhất định Tài liệu có thể là văn bản,

có thể là phim, ảnh, băng hình, đĩa hình băng âm thanh, đĩa âm thanh hay các loại vật liệu mang tin khác

Dưới góc độ tiêu chuẩn, nhiều quan niệm về tài liệu đã được đưa ra Theo chuẩn quốc

gia Australia (Standards Australia, AS-ISO 15489, 2001, Part 1) : ''Tài liệu là thông tin được

ghi lại hoặc vật thể được xử lý như một đơn vị'' Theo Tiêu chuẩn thiết kế chuẩn cho phần

mềm ứng dụng quản lý hồ sơ điện tử DoD 5015.2 xuất bản năm 2007 của Bộ Quốc phòng

Mỹ : ''Tài liệu là thông tin ghi lại dưới bất kỳ hình thức thể chất hoặc đặc trưng nào Tài

liệu có thể hoặc không gắn với định nghĩa về hồ sơ” Theo tài liệu MoReq2 (Tiêu chuẩn

Châu Âu) xuất bản năm 2002 của Lưu trữ quốc gia Anh : ''Tài liệu là thông tin ghi chép, lưu

trữ trên một phương tiện vật chất, mà có thể được giải thích/hiểu trong một ngữ cảnh ứng dụng và được coi là một đơn vị”

Theo tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 7420:2004 áp dụng theo tiêu chuẩn quốc tế ISO

15489, ''Tài liệu (Document) là thông tin được ghi lại hoặc vật thể được xử lý như một đơn

vị" [54,tr.8] (“Document = Recorded information or object which can be treated as a unit'')

Trong môi trường hiện đại ngày nay, tài liệu được các cơ quan, tổ chức sản sinh ra trong quá trình hoạt động có thể là các tài liệu truyền thống, tức là các thông tin được ghi lại bằng kỹ thuật tương tự, như: văn bản viết tay hoặc đánh máy chữ, film, ảnh, băng ghi âm hoặc ghi hình bằng kỹ thuật tương tự (analog); và có thể là các tài liệu số, hay cũng thường gọi là tài liệu điện tử, tức là các thông tin được ghi lại bằng kỹ thuật số, như các tệp được tạo bởi các phần mềm tin học: phần phần soạn thảo văn bản, phần mềm bảng tính, phần mềm trình chiếu, phần mềm đồ hoạ, phầm mềm xử lý âm thanh và phầm mềm xử lý hình ảnh động Song, dù ở bất cứ hình thức nào, tài liệu vẫn phải đảm bảo có 2 đặc trưng: có thông tin và được xử lý như một đơn vị Vì vậy, trong khuôn khổ luận văn, chúng tôi sử dụng khái niệm của ISO 15489:2001, TCVN 7420:2004

1.1.2 Khái niệm tài liệu điện tử ( Electronic Document)

Do tính chất phức tạp liên quan tới yếu tố công nghệ, tài liệu điện tử nói chung cũng như khái niệm về tài liệu điện tử nói riêng hiện vẫn đang được đưa ra bàn luận trên các diễn đàn nghiên cứu trong và ngoài nước

Thuật ngữ “ Tài liệu điện tử” xuất hiện vào năm 1990, trong bộ môn Tài liệu học và được sử dụng nhiều vào cuối những năm 1990 Trước thời gian đó, trong các tư liệu trong nước và nước ngoài người ta chỉ sử dụng một cách rộng rãi các thuật ngữ như: “Tài liệu đọc bằng máy”, “Tài liệu trên vật mang từ tính”, “Tài liệu do máy định hướng” và thuật ngữ

“Sơ đồ, biểu đồ máy vẽ”… Trong Luật Giao dịch điện tử của Việt Nam thì văn bản điện

tử là văn bản được thể hiện dưới dạng thông tin được tạo ra, được gửi đi, được nhận và được lưu trữ bằng phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ tương tự…

Qua khảo sát, chúng tôi nhận thấy tại Việt Nam hiện nay xuất hiện nhiều quan điểm về khái niệm tài liệu điện tử, từ khái quát đến cụ thể Song, có thể tổng hợp thành hai cách hiểu nổi bật nhưng không thống nhất như sau:

Một là, “Tài liệu điện tử là khái niệm để chỉ tất cả các tài liệu số (digital document), bao

gồm cả các tài liệu được tạo ra ngay từ đầu đã là tài liệu số (born-digital) và các tài liệu số hóa (digitalised)” – Vũ Hồng Mây, “Nghiên cứu, xây dựng quy trình quản lý, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư ở các ban tham mưu giúp việc cấp ủy từ Trung ương đến cấp tỉnh”, Đề tài khoa học cấp Ban Đảng, năm 2010 [29, tr.26]

Hai là, “Mỗi khi bàn về thuật ngữ TLĐT cần phải lưu ý là tài liệu điện tử trước hết phải

là tài liệu đọc bằng máy, song không phải bất kỳ tài liệu đọc bằng máy nào cũng là tài liệu điện tử Sự phát triển công nghệ thông tin trong những năm 1990 đã làm cho thuật ngữ “tài liệu đọc bằng máy” với đặc tính cơ bản của nó là thuận lợi để đọc bằng máy trở nên không còn khả năng tồn tại Bởi vì, trong điều kiện hiện nay, thông tin từ tài liệu giấy có thể đọc được nhờ máy quét Cho nên, cần thiết phải có một khái niệm mới để thể hiện được những loại tài liệu hình thành trong môi trường điện tử Khái niệm đó phải bao quát được toàn bộ vòng đời của tài liệu dưới dạng điện tử - từ khi soạn thảo cho đến khi tiêu hủy.” - Cảnh

Đương – Đức Mạnh, “Bàn về khái niệm tài liệu điện tử”, Tạp chí VTLT.VN, số 8/2008

[14, tr.9]

Những khái niệm ban đầu về tài liệu điện tử được đưa ra từ sớm ở một số nước phát triển trên thế giới là nguyên nhân dẫn tới sự bất đồng về quan điểm khi tài liệu điện tử được giới nghiên cứu Việt Nam bước đầu quan tâm tìm hiểu Do vậy, trong đề tài này, chúng tôi

sẽ căn cứ vào tiêu chuẩn ISO 15489 để đưa ra khái niệm về tài liệu điện tử Theo tiêu chuẩn,

tài liệu điện tử cũng là tài liệu và Tài liệu điện tử là khái niệm để chỉ tất cả các tài liệu số

(digital document), bao gồm cả các tài liệu được tạo ra ngay từ đầu đã là tài liệu số digital) và các tài liệu số hoá (digitalised)

(born-1.1.3 Khái niệm tài liệu lưu trữ điện tử

Toàn bộ lĩnh vực lưu trữ hiện nay được điều chỉnh bởi Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia ban hành từ năm 2001 Đến nay đã có nhiều văn bản quy phạm pháp luật được ban hành điều chỉnh những vấn đề liên quan đến lưu trữ, nhưng các văn bản đó chưa thật sự đồng bộ

và thống nhất với pháp luật lưu trữ Đồng thời, nhiều quan hệ xã hội mới hình thành mà khi ban hành Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia năm 2001 chưa thể dự liệu Việc ra đời của luật về lưu trữ là rất cần thiết Giữa tháng 11/2011, Luật Lưu trữ đã được Quốc hội thông qua trong kỳ họp thứ XIII và đã có những điều chỉnh nhất định về nội dung lưu trữ tì liệu điện tử Tuy nhiên, do Luật mới ban hành nên các văn bản dưới luật có vai trò hướng dẫn thực hiện Luật vẫn chưa được xây dựng, đồng thời hiệu lực của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia 2001 vẫn chưa chấm dứt Do vậy, có thể coi đây là thời điểm giao thời trong lĩnh vực lưu trữ nói chung và lưu trữ tài liệu điện tử nói riêng

Khái niệm Tài liệu lưu trữ điện tử là một khái niệm dựa trên cơ sở TLĐT kèm theo giá trị thông tin ở các mức độ khác nhau của tài liệu Cho tới thời điểm hiện tại – khi Luật Lưu trữ chưa được chính thức có hiệu lực thì TLLTĐT đã được định nghĩa một cách khái

quát như sau: “Tài liệu lưu trữ điện tử là tài liệu điện tử có giá trị ở các mức độ khác nhau

về chính trị, khoa học, kinh tế, xã hội và các lĩnh vực khác được lưu trữ trong môi trường điện tử thuộc sở hữu của nhà nước hoặc tư nhân.” – Vũ Thị Phụng - Nguyễn Thị Chinh,

“Một vài quan niệm về tài liệu điện tử” [5, tr.9]

Đây là khái niệm không có giới hạn về nơi bảo quản cũng như quyền sở hữu tài liệu Bất kỳ TLĐT thuộc quyền sở hữu của nhà nước hoặc tư nhân có giá trị về các mặt chính trị, văn hóa, xã hội, kinh tế, khoa học… ở các mức độ khác nhau đều là TLLTĐT

Ngoài ra, mọi tài liệu được bảo quản trong kho lưu trữ đều phải được lập thành hồ sơ Tài liệu lưu trũ điện tử cũng cần phải được lập thành các hồ sơ điện tử Theo ISO 15489-1,

ta có các khái niệm sau:

- Hồ sơ là thông tin do tổ chức hoặc cá nhân tạo lập, tiếp nhận và duy trì để làm bằng chứng và báo cáo theo trách nhiệm pháp lý hoặc trong các giao dịch công việc

- Lĩnh vực quản lý hồ sơ chịu trách nhiệm kiểm soát quá trình tạo lập, tiếp nhận, duy trì, sử dụng và xác định giá trị hồ sơ một cách có hiệu quả và hệ thống, bao gồm cả các quá trình thu nhận và duy trì bằng chứng thông tin về các hoạt động và giao dịch công việc dưới hình thức hồ sơ

- Hệ thống hồ sơ là hệ thống thông tin nhằm tạo lập, quản lý và đảm bảo sự tiếp cận

hồ sơ tài liệu theo thời gian

Các khái niệm này có thể áp dụng cho cả hệ thống hồ sơ tài liệu giấy cũng như hệ thống hồ sơ điện tử

Để nắm hiểu thuật ngữ phục vụ cho việc triển khai các vấn đề ở các nội dung phía sau của luận văn, chúng tôi xin đưa ra cách hiểu chung nhất về hồ sơ điện tử như sau : Hồ sơ điện tử là một hồ sơ tồn tại trên phương tiện lưu giữ điện tử, được tạo ra, được truyền đạt, được duy trì và/ hoặc được khai thác bởi các phương tiện điện tử

Do có những sự khác nhau giữa hồ sơ điện tử và hồ sơ giấy, việc nghiên cứu xác định

rõ cấu trúc của hồ sơ điện tử là một một vấn đề quan trọng Một hồ sơ điện tử cần phải là một hồ sơ có khả năng lưu trữ, có một định dạng sử dụng lâu dài, được đóng gói, bao gồm

cả siêu dữ liệu về hồ sơ, siêu dữ liệu về từng tài liệu đóng gói trong hồ sơ và các tệp nội dung tài liệu, phải được ký điện tử để xác nhận sự toàn vẹn

Qua khảo sát, một số hướng dẫn, tiêu chuẩn quốc tế về Quản lý hồ sơ theo tiêu chuẩn ISO 15489-1 xác định một cách đầy đủ hơn các đặc trưng (yêu cầu chung và 4 đặc trưng cụ thể) của hồ sơ (trong đó có hồ sơ điện tử) như sau:

* Tính xác thực

Hồ sơ được chứng minh là có tính xác thực khi hồ sơ đó:

- được lập đúng với mục đích đã định;

- được lập hoặc gửi đi bởi chính người được giao trách nhiệm đó;

- được lập hoặc gửi đi đúng thời hạn đã định

Để đảm bảo tính xác thực của hồ sơ, tổ chức cần thực hiện và lập văn bản về các chính sách và thủ tục kiểm soát đối với việc tạo lập, tiếp nhận, chuyển giao, duy trì và xác định giá trị hồ sơ, nhằm đảm bảo rằng những người lập hồ sơ là những người được xác nhận

có thẩm quyền và và các hồ sơ được bảo vệ, tránh việc bổ sung, xoá bỏ, thay đổi, sử dụng và che giấu không được phép

có hiểu biết trực tiếp về sự việc hoặc bằng những công cụ thường được sử dụng trong phạm

vi công việc để tiến hành giao dịch

* Tính toàn vẹn

Hồ sơ toàn vẹn là hồ sơ đã hoàn tất và không thay đổi

Hồ sơ cần được bảo vệ tránh sự thay đổi không được phép Các chính sách và thủ tục quản lý hồ sơ cần quy định rõ những bổ sung hoặc chú giải nào có thể được phép thêm vào

hồ sơ sau khi hồ sơ đã được lập, trong bối cảnh nào và ai là người được phép thực hiện Mọi chú giải, bổ sung hay xóa bỏ được phép đối với hồ sơ đều cần được chỉ rõ và dễ dàng nhận biết

* Tính khả dụng

Hồ sơ khả dụng là hồ sơ có thể định vị được, truy tìm được, trình bày được và giải thích được Hồ sơ phải có khả năng trình bày liên tục do được nối kết trực tiếp với các hoạt động tác nghiệp hoặc giao dịch đã tạo ra nó Những liên kết hồ sơ theo ngữ cảnh nên có thông tin cần thiết để hiểu được các giao dịch đã tạo ra và sử dụng những hồ sơ này Hồ sơ cũng phải có khả năng xác định được trong ngữ cảnh những hoạt động và chức năng công việc rộng hơn Các mối liên kết giữa các hồ sơ là các tài liệu phản ánh trình tự của các hoạt động cũng cần phải được duy trì

“Những hồ sơ có những đặc trưng này sẽ có đầy đủ nội dung, cơ cấu và bối cảnh để cung cấp một sự giải thích hoàn chỉnh về các hoạt động và các giao dịch mà các hồ sơ liên quan, và chúng sẽ phản ánh các quyết định, các hành động, và các trách nhiệm Nếu những

hồ sơ như thế được duy trì theo một cách bảo đảm có thể truy cập được, hiểu được và sử dụng được, thì những hồ sơ đósẽ có thể h trợ các nhu cầu hoạt động và sẽ được sử dụng cho các mục đích làm chứng lý theo thời gian” [54, tr.13]

1.1.4 Đặc điểm tài liệu điện tử

Trong quá trình nghiên cứ về tài liệu điện tử, chúng tôi nhận thấy, dưới m i góc độ khác nhau thì tài liệu điện tử sẽ bộc lộ những đặc điểm nổi trội khác nhau Ta lấy ví dụ nhỏ như sau: nếu so sánh giữa tài liệu điện tử và tài liệu giấy, thì đặc điểm nhận biết sự khác biệt đầu tiên của hai loại hình tài liệu chính là phương tiện mang tin và cách ghi tin: giấy – vật mang tin điện tử; chữ viết - ký tự số Nhưng nếu đứng ở góc độ công nghệ thì tài liệu điện tử

lại nổi lên những đặc điểm như: vòng đời tài liệu hoàn toàn nằm trong môi trường mạng; dễ

bị virus xâm nhập làm hư hỏng thông tin; chịu ảnh hưởng bởi tính l i thời của công nghệ…

Do vậy, để đưa ra những đặc điểm của tài liệu điện tử thì chúng tôi đã đi sâu tìm hiểu

và khái quát những đặc trưng cốt lõi, mang tính gốc rễ mà từ đây sẽ có thể suy luận ra rất nhiều đặc điểm hệ quả phát sinh khác của tài liệu điện tử Tài liệu điện tử là một loại tài liệu đặc biệt Tính đặc biệt của tài liệu điện tử được thể hiện ở các điểm sau:

Đầu tiên là đặc điểm về cách biểu diễn thông tin

Thông tin có thể được biểu diễn bằng nhiều cách khác nhau tùy theo mục đích và đối tượng Để máy tính xử lí thông tin thì thông tin lưu trữ trong máy tính phải được biểu diễn dưới dạng phù hợp Con người khi trao đổi thông tin với nhau thường dùng các con số trong

hệ số thập phân 0-9 và mẫu tự trong ngôn ngữ loài người là A-Z (a-z) Để có thể tiếp cận thông tin giữa người và máy tính, cần phải có một máy dịch từ hệ số thập phân sang hệ số nhị phân Khi một TLĐT được tạo ra và lưu lại, nó được chuyển giao và chuyển đổi từ một dạng thức người đọc sang đọc bằng máy Phiên bản đọc bằng máy đó chính là phần thông tin được ghi lại cấu thành tài liệu

Trong máy tính người ta sử dụng dãy bit (còn gọi là dãy nhị phân) để biểu diễn thông tin Dãy bit bao gồm hai ký hiệu : 0 và 1 Trong đó:

+ Kí hiệu số 1 ứng với trạng thái có tín hiệu

+ Kí hiệu số 0 ứng với trạng thái không có tín hiệu

Ví dụ : Số 10 được biểu diễn dưới dạng dãy bit là 00001010 ; Chữ A được biểu diễn

dưới dạng dãy bit là: 01000001

Thông tin đưa vào máy tính sẽ được biến đổi thành dãy bit và kết quả sau xử lí sẽ được biến đổi dưới dạng văn bản, âm thanh hoặc hình ảnh để con người có thể tiếp nhận được Thông tin được lưu giữ trong máy tính gọi là dữ liệu Trong hệ thống máy tính, "kích cỡ" của dữ liệu vô cùng nhỏ Vì vậy, một số lượng rất lớn dữ liệu lại có thể được quản lý không gian tương đối nhỏ so với các hình thức thông tin khác, chẳng hạn như các bản ghi trên giấy Trong khi tài giấy cần được bảo quản trong nhà kho cố định với diện tích rộng lớn thì số lượng tương đương với thông tin điện tử có thể chỉ cần được quản lý bởi một máy chủ máy tính có kích thước của một chiếc tủ lạnh Như vậy, kích thước nhỏ làm cho việc lưu trữ

dữ liệu điện tử trở nên tương đối "rẻ tiền" và dữ liệu điện tử sẽ được truy cập dễ dàng hơn bởi một số lượng lớn người sử dụng Điều này tồn tại trong nó cả hai mặt tích cực và hạn chế

Thứ hai là đặc điểm kết nối nội dung và phương tiện mang tin

Không chỉ các thao tác đối với tài liệu điện tử không thể tách rời yếu tố công nghệ, mà ngay ban thân nội dung, cấu trúc của tài liệu điện tử cũng không nằm ngoài sự tác động đó

Tài liệu điện tử chỉ được đọc và xử lý khi nó gắn với một vật mang tin điện tử (như thẻ nhớ, băng đĩa ) và vật mang tin này tương thích kỹ thuật với môi trường mạng hiện hành Tuy nhiên, thông tin tài liệu điện tử lại không hề gắn cố định với một vật mang tin cụ thể, mà trái lại, nó hoàn toàn có thể được chuyển đổi từ thiết bị này đến thiết bị khác Như vậy, cấu trúc vật lý của tài liệu điện tử là không bất biến

Vấn đề đặt ra ở đây là : khi cấu trúc vật lý của tài liệu thay đổi như vậy thì cần phải có yếu tố gì để đảm bảo cho tính nguyên vẹn thông tin của tài liệu? Đó chính là cấu trúc logic của tài liệu điện tử Cấu trúc logic như vậy của một TLĐT thường là cấu trúc mà người tạo lập văn bản tạo ra trên màn hình của mình Để có thể được coi là hoàn chỉnh và xác thực thì tài liệu phải giữ lại được cấu trúc đó và hệ thống máy tính phải tái tạo được cấu trúc ban đầu, khi chuyển đổi tài liệu trở lại dạng con người có thể đọc được Cấu trúc logic của một TLĐT được biểu diễn bởi và được lưu lại dưới dạng ký hiệu hay dữ liệu (ký tự thập phân)

Vì vậy, các đặc tính kỹ thuật của phương pháp mã hoá đó phải luôn sẵn sàng cho bất kỳ lần truy cập nào

Đặc điểm thứ ba là siêu dữ liệu của tài liệu điện tử (metadata)

Hiểu một cách đơn giản thì siêu dữ liệu (metadata) là dữ liệu để mô tả dữ liệu Khi dữ liệu được cung cấp cho người sử dụng, thông tin metadata sẽ cung cấp những thông tin cho phép họ hiểu rõ hơn bản chất về dữ liệu mà họ đang có Những thông tin này sẽ giúp cho người dùng có được những quyết định sử dụng đúng đắn và phù hợp về dữ liệu mà họ có Tuỳ thuộc vào từng mục đích sử dụng khác nhau, từng loại dữ liệu khác nhau mà cấu trúc và nội dung dữ liệu metadata có thể có những sự khác biệt Song, nhìn chung sẽ bao gồm một

số loại thông tin cơ bản sau:

 Thông tin mô tả về bản thân siêu dữ liệu

 Thông tin về dữ liệu mà siêu dữ liệu mô tả

 Thông tin về cá nhân, tổ chức liên quan đến siêu dữ liệu và dữ liệu

Trên thế giới, thuật ngữ "siêu dữ liệu" đã được nghiên cứu nền tảng và chuẩn hóa trong các tiêu chuẩn như : tiêu chuẩn quốc gia Nga GOST 7.70-2003, tiêu chuẩn quốc tế ISO – 23081, tiêu chuẩn quốc tế ISO 15489 Trong đó, tiêu chuẩn quốc tế ISO 15489 định nghĩa siêu dữ liệu như các dữ liệu mô tả ngữ cảnh, nội dung, cấu trúc và quản lý tài liệu theo thời gian Xây dựng siêu dữ liệu là điều cần thiết cho việc bảo quản và sử dụng hồ sơ điện

tử, bởi nó cung cấp các thông tin cơ bản cần thiết về cách thức và thời gian dữ liệu được tạo

ra, được thu nhận và được định dạng

Đối với tài liệu lưu trữ thì : sách chỉ dẫn các phông lưu trữ; mục lục hồ sơ; ấn phẩm thông tin giới thiệu tài liệu lưu trữ là một dạng siêu dữ liệu của tài liệu lưu trữ và như

vậy các cơ sở dữ liệu tương ứng là một dạng siêu dữ liệu của cơ sở dữ liệu thông tin cấp 1 của tài liệu lưu trữ

Thực ra trong hoạt động thông tin lưu trữ truyền thống, từ lâu đã có những khái niệm liên quan đến siêu dữ liệu Các bản thư mục chứa các dữ liệu mô tả đối tượng như bộ thẻ phông, các bộ thẻ về hồ sơ theo chuyên đề, theo tác giả, cũng được coi như là một dạng siêu dữ liệu Với việc tự động hóa công tác biên mục, các bộ thẻ được thay thế bằng biểu ghi thư mục Như vậy thành phần siêu dữ liệu còn có thể được trình bày trong biểu ghi, vì vậy biểu ghi này được coi là biểu ghi siêu dữ liệu (metadata record) của đối tượng được cơ sở dữ liệu quản lý Với tài nguyên truyền thống trên giấy, thông tin mô tả được bố trí nằm ngoài đối tượng mà nó mô tả (Ví dụ, trên phiếu nhập tin trong biểu ghi của CSDL) Nhờ những yếu tố mô tả như vậy, người ta có thể xác định và tìm kiếm lại được tài liệu một cách chính xác theo một vài yếu tố

Ngoài những đặc điểm bản chất của tài liệu điện tử nêu trên, ta có thể dễ dàng nhận thấy những đặc điểm hệ quả khác như : bản chất "phù du" và sự l i thời của kỹ thuật, tính bất ổn và sự toàn vẹn thông tin của TLĐT, tính đa truy cập và khả năng cho phép nhiều người sử dụng cùng một tài liệu trong cùng một thời điểm

Trên cơ sở đó, những đặc điểm sau đây được coi là quan trọng để xác định tài liệu điện tử:

 Tồn tại một cách hoàn chỉnh và không bị sửa đổi như khi nó được tạo ra và lưu giữ lúc ban đầu;

 Có mối liên kết rõ ràng với các tài liệu khác ở bên trong hoặc bên ngoài hệ thống số thông qua một mã số phân loại hoặc các chỉ số nhận dạng riêng khác dựa trên nguyên tắc phân loại;

 Có ngữ cảnh hành chính, có thể nhận dạng được;

 Có tác giả, địa chỉ và người tạo ra;

 Phản ánh một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có một số đặc điểm chung

Mặc dù tài liệu điện tử có tính đặc biệt như vậy, song nó cũng thực hiện chính các chức năng và có ý nghĩa như các tài liệu truyền thống Ngày nay, nhiều người vẫn còn cho rằng tài liệu điện tử được coi là nằm ngoài phạm vi điều chỉnh của luật pháp lưu trữ, lý do là tài liệu điện tử trong các hệ thống thông tin có thể dễ dàng bị chỉnh sửa mà không hề để lại bất kỳ một dấu vết nào Chính vì lẽ đó mà giá trị của chúng như là bằng chứng pháp lý nhìn chung là yếu, nếu không muốn nói là chúng không được thừa nhận Tiến bộ liên quan tới sự thừa nhận tài liệu điện tử trong các thủ tục tố tụng pháp lý chỉ có thể đạt được nếu các hệ thống thông tin được thiết kế để giữ lại những bằng chứng tin cậy và an toàn về tất cả các hoạt động tác nghiệp

của các cơ quan, tổ chức Các phương pháp đặc biệt phải được thực hiện và các quy định quốc

tế được thiết lập, nhằm bảo đảm tính xác thực của những thông tin được chuyển tải thông qua các mạng công cộng như Internet

1.2 Quản lý tài liệu điện tử

1.2.1 Quan niệm về quản lý tài liệu điện tử

Quản lý, theo nghĩa hẹp được hiểu là “trông coi, giữ gìn và theo dõi việc gì” như quản lý

hồ sơ, tài liệu… (Đại Từ điển Tiếng Việt – Nguyễn Như Ý chủ biên)[65, tr.1363] Hiểu theo

nghĩa rộng, thì quản lý là một hoạt động thiết yếu của con người nhằm thiết kế và duy trì một môi trường làm việc bên trong và bên ngoài của tổ chức, sao cho nó bảo đảm sự phối hợp những n lực của các cá nhân, các bộ phận để hoàn thành các nhiệm vụ và mục tiêu đã định, trên cơ sở sử dụng tốt nhất các nguồn tài nguyên (bao gồm nhân lực, tài chính, công nghệ và thiên nhiên) Quá trình quản lý được xác định như một chu i các hoạt động định hướng theo mục tiêu, trong đó các hành động cơ bản là: xây dựng kế hoạch, tổ chức, chỉ huy, phối hợp và kiểm soát Việc thực hành quản lý cũng đòi hỏi cách tiếp cận theo tình huống, nghĩa là nhà quản lý phải xét tới thực tại của một tình huống cụ thể khi họ áp dụng các lý thuyết, các nguyên tắc hoặc kỹ thuật

Thuật ngữ quản lý tài liệu (Record management) được định nghĩa trong tiêu chuẩn ISO 15489 như là một trong những lĩnh vực quản lý có chức năng kiểm tra thường xuyên và hiệu quả đối với việc lập, tiếp nhận, bảo quản, sử dụng và phổ biến tài liệu, trong đó có các quá trình tập hợp (thu thập) và bảo quản các bằng chứng có tính chất tài liệu và thông tin được tài liệu hoá về hoạt động quản lý và những thao tác quản lý riêng biệt Nói cách khác,

“quản lý tài liệu” đó là chức năng tổ chức của sự quản lý tài liệu nhằm mục đích đảm bảo nhu cầu cấp bách của hoạt động kinh doanh, đảm bảo các yêu cầu của các cơ quan quyền lực

và những kỳ vọng của xã hội Một số quốc gia quan niệm rằng quản lý hệ thống tài liệu được xem là một giai đoạn cao hơn trong sự phát triển của những khái niệm như: “công tác văn thư”, “đảm bảo tài liệu cho quản lý” Nếu như “công tác văn thư” có vai trò thực hiện chức năng kỹ thuật của quản lý, còn “đảm bảo tài liệu cho quản lý” là chức năng bổ trợ, thì trong điều kiện xã hội thông tin hiện đại, quản lý hệ thống tài liệu trong tổ chức đóng vai trò chức năng cơ bản của quản lý

Trong đề tài này, chúng tôi nghiên cứu việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 15489 vào quản lý tài liệu lưu trữ điện tử, có nghĩa là nghiên cứu việc áp dụng tiêu chuẩn vào các công việc như xây dựng kế hoạch áp dụng, triển khai thực hiện, đánh giá chất lượng, đào tạo nhân lực… chứ không đơn thuần chỉ là xây dựng một hệ thống tin học để quản lý tài liệu điện tử Đây là cách

mà chúng tôi hiểu thuật ngữ “quản lý” theo nghĩa rộng Tuy nhiên, trong quá trình triển khai, chúng tôi cũng sử dụng nghĩa hẹp của thuật ngữ quản lý, đó là khi đề cập tới việc tổ chức, lưu

giữ tài liệu điện tử trong một hệ thống điện tử cụ thể Việc phân biệt rõ hai cách hiểu về thuật ngữ “quản lý” giúp cho những lập luận mà chúng tôi đưa ra được thống nhất và logic trong toàn bộ công trình nghiên cứu

1.2.2 Nội dung của quản lý tài liệu điện tử

Một trong những mục đích quan trọng của việc nghiên cứu vấn đề quản lý tài liệu điện tử đó là tìm ra được một tổ hợp các biện pháp để đảm bảo độ tin cậy, tính đầy đủ, khả năng tiếp cận, tính vẹn toàn, hiệu lực pháp lý của những tài liệu đó (tức là những tính chất giống như tài liệu giấy, phục vụ, trước hết, như một chứng cứ) Tiêu chuẩn ISO 15489 liệt

kê các công việc dưới đây thuộc phạm vi quản lý hệ thống tài liệu của các khuôn dạng:

a) Ban hành chính sách và các tiêu chuẩn trong lĩnh vực quản lý tài liệu của tổ chức; b) Phân định chức trách và quyền hạn quản lý tài liệu trong tổ chức;

c) Quy định và triển khai các thủ tục và các hướng dẫn chỉ đạo;

d) Đảm bảo hàng loạt các dịch vụ liên quan đến quản lý và sử dụng tài liệu (nhằm các mục đích đáp ứng các nhu cầu và bảo vệ lợi ích của tổ chức);

e) Thiết kế, áp dụng và quản trị các hệ thống chuyên môn hoá để quản lý tài liệu; h) Tích hợp quản lý tài liệu vào hệ thống quản lý và quy trình quản lý

Tiêu chuẩn 15489 khẳng định rằng, phương pháp hệ thống đối với quản lý tài liệu cho phép các tổ chức và xã hội bảo quản được tài liệu như là bảo quản bằng chứng Kết quả quản lý đúng đắn tài liệu sẽ tạo nên nguồn thông tin về hoạt động mà nguồn thông tin đó cho phép đảm bảo sự phát triển của tổ chức và chế độ báo cáo đối với những người liên quan

Trở lại với vấn đề quản lý tài liệu điện tử, một nội dung cũng thường bị nhầm lẫn đó là: quản lý tài liệu điện tử nói chung khác với việc quản lý thông tin văn bản giấy Hiện nay, hầu hết các cơ quan, tổ chức đều ứng dụng phần mềm quản lý văn bản và trong đó lưu giữ những bản scan hoặc bản đánh máy của văn bản kèm theo các yếu tố nhận dạng văn bản như: tên loại, trích yếu nội dung, tác giả, ngày tháng ban hành… phục vụ cho việc tra tìm và khai thác sử dụng tài liệu Còn trong thực tế, văn bản được đưa vào lưu trữ lâu dài hay vĩnh viễn vẫn là văn bản giấy, có chữ ký và con dấu đỏ Đối với tài liệu điện tử lại hoàn toàn khác Việc tạo lập, quản lý và lưu trữ văn bản hoàn toàn được diễn ra trong môi trường mạng Đặc thù này xuất phát từ lý thuyết vòng đời của tài liệu điện tử Nội dung khái niệm vòng đời tài liệu là tài liệu phải được quản lý từ thời điểm nó được tạo lập cho đến khi được lưu trữ hoặc loại hủy để đảm bảo không bị mất thông tin giá trị và hòa nhập vào một hệ thống chung và phù hợp với

hồ sơ điện tử Trong vòng đời đó, các thao tác nghiệp vụ sẽ diễn ra tuần tự mà về căn bản, cũng có các khâu nghiệp vụ như tài liệu truyền thống Ví dụ như:

- Xác định giá trị tài liệu điện tử: Cần được thực hiện trong giai đoạn thiết lập và vận hành hệ thống công nghệ thông tin để nắm giữ được những tài liệu này Phải xác định: bối cảnh điều kiện kỹ thuật và nội dung tài liệu; Các nguyên tắc , tiêu chuẩn cốt lõi xác định giá trị tài liệu điện tử

- Thu thập, chuyển giao tài liệu điện tử: Các định dạng đảm bảo việc tiếp cận lâu dài Việc bảo quản với tiếp cận: phục vụ các mục đích khác nhau, đáp ứng các tiêu chuẩn quốc

tế Cơ sở để quyết định định dạng bảo quản: đảm bảo tính tin cậy và độ xác thực, hạn chế tối

đa nguy cơ mất dữ liệu, chống lại việc sửa chữa hoặc làm giả mại tài liệu Quan tâm đến khả năng sử dụng trong tương lai…

Hình 1.1 – Mô hình hóa thuyết vòng đời của tài liệu

Hội đồng lưu trữ quốc tế (ICA) khuyến nghị, khi thiết kế các hệ thống thông tin đòi hỏi phải tính tới các yêu cầu của công tác lưu trữ, phải kiểm soát tỉ mỉ tài liệu (bao gồm cả tài liệu điện tử trong toàn bộ vòng đời của nó), phải xác định rõ vai trò của lưu trữ trong mối quan hệ với các nhà chuyên môn trong lĩnh vực công nghệ thông tin, các luật gia và các nhà chuyên môn khác, mà họ quan tâm tới việc lập và lưu giữ các chứng cứ dưới dạng tài liệu ICA cũng nhấn mạnh rằng các lưu trữ, những cơ quan không có thẩm quyền trong lĩnh vực làm việc với tài liệu tích cực cũng bị hạn chế về khả năng làm việc với tài liệu điện tử Để tiếp tục thực hiện chức năng của mình cả trong môi trường số, những người làm công tác lưu trữ cần phải nghiên cứu nhiều vấn đề liên quan tới quản lý hệ thống tài liệu, bởi vì, vấn đề quản lý lưu trữ liên quan chặt chẽ tới việc thiết kế các hệ thống, tới việc áp dụng chính sách thông tin

1.2.3 Tổ chức lưu trữ ở Việt Nam hiện nay

Theo Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia 2001 thì “Lưu trữ quốc gia đặt dưới sự lãnh đạo

của Đảng và sự quản lý thống nhất của Nhà nước” và “Lưu trữ lịch sử là tổ chức lưu trữ công có nhiệm vụ thu thập, bảo quản và phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ được tiếp nhận từ lưu trữ cơ quan và từ các nguồn tài liệu khác” [42, tr.2]

Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 được Quốc hội nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam khoá XIII, kỳ họp thứ 2 thông qua ngày 11 tháng 11 năm 2011 quy định:

“Điều 3 Nguyên tắc quản lý lưu trữ

1 Nhà nước thống nhất quản lý tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam

2 Hoạt động lưu trữ được thực hiện thống nhất theo quy định của pháp luật

3 Tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam được Nhà nước thống kê” [26,tr.2]

Như vậy để quản lý tập trung thống nhất tài liệu lưu trữ, cần phải thiết lập một hệ thống các cơ quan lưu trữ từ trung ương tới địa phương bao gồm: các cơ quan quản lý ngành lưu trữ

và mạng lưới các kho, các trung tâm lưu trữ

Theo Quyết định số 89/2009/QĐ-TTg ngày 24 tháng 6 năm 2009 của Thủ tướng Chính phủ thì Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước trực thuộc Bộ Nội vụ thực hiện chức năng tham mưu, giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ trong phạm vi cả nước; quản lý tài liệu lưu trữ quốc gia và thực hiện các dịch vụ công theo quy định của pháp luật

Tài liệu Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam có hệ thống các cơ quan quản lý riêng và hệ thống các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ riêng của Đảng Cộng sản Việt Nam song cũng được tổ chức và thực hiện thống nhất từ trung ương đến địa phương Theo Quyết định 19-QĐ/VPTW năm 1992 về chức năng, nhiệm vụ và tổ chức của Cục lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng do Văn phòng Ban Chấp hành Trung ương ban hành thì Cục có nhiệm vụ trực tiếp quản lý kho tài liệu lưu trữ của Ban Chấp hành Trung ương Đảng; Giúp Chánh văn phòng soạn thảo các văn bản của Trung ương và Văn phòng Trung ương về nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ của Đảng và Trung ương Đoàn thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh; kiểm tra việc thực hiện quyết định đó; Quản lý toàn bộ mục lục hồ sơ tài liệu lưu trữ vĩnh viễn của các kho lưu trữ cấp uỷ tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và Kho Lưu trữ Trung ương Đoàn thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh

Hệ thống lưu trữ lịch sử ở Việt Nam hiện nay bao gồm:

- Lưu trữ lịch sử thuộc Văn phòng Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam

- Trung tâm Lưu trữ Quốc gia thuộc cơ quan lưu trữ trung ương Bộ Nội vụ

- Trung tâm Lưu trữ tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (gọi chung là Trung tâm Lưu trữ tỉnh)

- Lưu trữ lịch sử thuộc Bộ Công an, Bộ Quốc phòng, Bộ Ngoại giao

Có thể nói hệ thống các cơ quan quản lý nhà nước về công tác văn thư - lưu trữ cũng như hệ thống các kho, trung tâm để bảo quản tài liệu lưu trữ đã được tổ chức thống nhất trong cả nước

1.2.4 Các văn bản pháp lý hiện hành liên quan tới tài liệu điện tử

Trong thời gian qua, nhiều văn bản pháp luật quan trọng đã được ban hành, tạo cơ sở

pháp lý cho quản lý TLĐT như:

* Các văn bản Luật:

- Luật Công nghệ thông tin số 67/2006/QH11 ngày 29/6/2006;

Điểm đáng chú ý trong Luật này đó là khi thiết lập trang thông tin điện tử, chủ sở hữu trang tin chỉ cần thông báo một số nội dung cơ bản và có thể gửi bằng thư điện tử hoặc bằng cách khác đến Bộ Bưu chính Viễn thông nhằm giúp cho việc thống kê và quản lý được thuận lợi Việc thông báo này chỉ cần thực hiện một lần lúc đăng ký và thông báo lại nếu có thay đổi các thông tin cơ bản đã đăng ký Tổ chức, cá nhân không được che giấu tên của mình hoặc giả mạo tên của người khác khi gửi thông tin trên môi trường mạng Khi gửi thông tin quảng cáo trên môi trường mạng phải đảm bảo cho người tiêu dùng khả năng từ chối nhận thông tin quảng cáo

- Luật giao dịch điện tử số 51/2005/QH11 do Quốc Hội thông qua ngày 29/11/2005 về giao dịch điện tử trong hoạt động của các cơ quan nhà nước; trong lĩnh vực dân sự, kinh doanh, thương mại và các lĩnh vực khác do pháp luật quy định

Luật đã quy định: “Giao dịch điện tử là giao dịch có sử dụng thông điệp dữ liệu được

thực hiện bằng phương tiện điện tử” và giao dịch này được thể hiện dưới dạng thông điệp

dữ liệu “là thông tin được tạo ra, được gửi đi, được nhận và được lưu trữ bằng phương tiện

điện tử” Pháp luật cũng đã thừa nhận giá trị pháp lý của thông điệp dữ liệu Điều 11 và 12

của Luật ghi rõ: “Thông tin trong thông điệp dữ liệu không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì

thông tin đó được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu” và “Thông điệp dữ liệu có giá trị như văn bản Trường hợp pháp luật yêu cầu thông tin phải được thể hiện bằng văn bản thì thông điệp dữ liệu đó được xem là đáp ứng yêu cầu này nếu thông tin chứa trong thông điệp

dữ liệu đó có thể truy cập và sử dụng được để tham chiếu khi cần thiết” Thông điệp dữ liệu

được pháp luật đảm bảo về độ tin cậy của nó Điều 13 có ghi: “Thông điệp dữ liệu có giá trị

như bản gốc” hay trong Điều 14 cũng đã coi “Thông điệp dữ liệu có giá trị làm chứng cứ…Giá trị chứng cứ của thông điệp dữ liệu được xác định căn cứ vào độ tin cậy của cách thức khởi tạo, lưu trữ hoặc truyền gửi thông điệp dữ liệu; cách thức bảo đảm và duy trì tính toàn vẹn của thông điệp dữ liệu; cách thức xác định người khởi tạo và các yếu tố phù hợp khác” Cùng với việc công nhận giá trị pháp lý của thông điệp dữ liệu là việc ghi nhận giá trị

pháp lý của tài liệu lưu trữ điện tử: “Trường hợp pháp luật yêu cầu chứng từ, hồ sơ hoặc

thông tin phải được lưu trữ thì những chứng từ, hồ sơ hoặc thông tin đó cũng có thể được lưu trữ dưới dạng thông điệp dữ liệu” (Điều 15)

Yếu tố thể hiện giá trị pháp lý, độ tin cậy và việc bảo mật của TLĐT là chữ ký điện

tử Điều 21 trong Luật có ghi: “Chữ ký điện tử được tạo lập dưới dạng từ, chữ, số, ký hiệu,

âm thanh hoặc các hình thức khác bằng phương tiện điện tử, gắn liền hoặc kết hợp một cách logic với thông điệp dữ liệu, có khả năng xác nhận người ký thông điệp dữ liệu và xác nhận

sự chấp thuận của người đó đối với nội dung thông điệp dữ liệu được ký” Như vậy, chữ ký

điện tử chính là dấu hiệu để nhận biết tính pháp lý của thông điệp dữ liệu, xác nhận trách nhiệm của người ký cũng như của cơ quan ban hành Căn cứ vào đó sẽ đảm bảo tính chính xác của thông tin và là cơ sở để tiến hành các biện pháp giải quyết khi có vấn đề xảy ra

Điều 24 của Luật khẳng định: “Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần có chữ ký

thì yêu cầu đó đối với một thông điệp dữ liệu được coi là đáp ứng nếu chữ ký điện tử được

sử dụng để ký thông điệp dữ liệu” hay “Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần được đóng dấu của tổ chức thì yêu cầu đó đối với một thông điệp dữ liệu được coi là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bởi chữ ký điện tử của tổ chức đáp ứng các điều kiện quy định tại Điều 24 của Luật này và chữ ký điện tử được chứng thực.” [23, tr.7]

- Luật Kế toán do Quốc hội thông qua ngày 17/6/2003 quy định về chứng từ điện tử

- Đặc biệt là sự ra đời của Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 được Quốc hội nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam khoá XIII, kỳ họp thứ 2 thông qua ngày 11 tháng 11 năm

2011 Đây là cơ sở pháp lý cao nhất cho ngành lưu trữ nước nhà nói chung và cho công tác lưu trữ tài liệu điện tử nói riêng

* Bên cạnh đó là các văn bản hướng dẫn dưới Luật như:

- Nghị định của Chính phủ số 26/2007/NĐ-CP ngày 15/2/2007 quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số;

- Nghị định số 27/2007/NĐ-CP ngày 23-02-2007 về giao dịch điện tử trong hoạt động tài chính

- Nghị định số 35/2007/NĐ-CP ngày 08-3-2007 về giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng

- Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của Chính phủ về ứng dụng CNTT và truyền thông Việt Nam đến năm 2010 và định hướng đến năm 2020;

- Quyết định số 246/2005/QĐ-TTg ngày 06/10/2005 về việc phê duyệt chiến lược phát triển CNTT và truyền thông Việt Nam đến năm 2010 và định hướng đến năm 2020

* Ngoài các văn bản quy phạm pháp luật, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước cũng đã ban hành một số văn bản hướng dẫn nghiệp vụ liên quan đến tài liệu điện tử như:

- Công văn số 139/VTLTNN-TTTH ngày 04/3/2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng

- Quyết định số 244/QĐ-VTLTNN ngày 24/5/2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc ban hành Quy chế tổ chức, quản lý và khai thác mạng tin học lưu trữ của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước;

- Quyết định số 53 QĐ/LTNN-NVTW ngày 28/4/2000 của Cục Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành mẫu phiếu tin, bản hướng dẫn biên mục phiếu tin và phần mềm ứng dụng Visual Basic để lập cơ sở dữ liệu quản lý tài liệu lưu trữ;

- Văn bản số 608/LTNN-TTNC ngày 19/11/1999 của Cục Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn ứng dụng công nghệ thông tin trong văn thư, lưu trữ;

Những nghiên cứu về tài liệu điện tử được thực hiện tại các thời điểm khác nhau và bắt đầu xuất hiện từ cách đây hơn một thập kỷ Sự khác nhau về tính pháp lý của TLĐT thể hiện khá rõ ràng khi xem xét đến thời điểm các văn bản quy phạm pháp luật được ban hành hay chưa

* Đối với hệ thống tổ chức của Đảng:

Từ năm 2000 đến nay, trong quá trình hoạt động các cơ quan, tổ chức của Đảng, hệ thống văn bản điện tử đã bước đầu hình thành Trên thực tế, theo văn bản chỉ đạo của Văn phòng Trung ương Đảng (Công văn số 5407-CV/VPTW, ngày 14-5-2004 và Công văn số 827-CV/VPTW/nb, ngày 26-9-2008 của Văn phòng Trung ương Đảng về việc gửi nhận văn bản trên mạng thông tin diện rộng của Đảng) các cơ quan, tổ chức Đảng đã thực hiện gửi một số loại văn bản thông thường, không mật, qua mạng (không gửi tài liệu giấy)

Hệ thống văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư trong thời gian qua

đã được Trung ương Đảng, Văn phòng Trung ương Đảng xây dựng, ban hành như Chỉ thị số

187, ngày 04-01-1971 của Ban Bí thư về tài liệu văn kiện; Quyết định số 22-QĐ/TW, ngày 23-9-1987 của Ban Bí thư (khóa VI) về một số điểm về công tác văn kiện và quản lý văn kiện của Ban Chấp hành Trung ương Đảng; Qui định số 403 của Văn phòng Trung ương về chế độ công tác văn thư ở các cơ quan Đảng cấp tỉnh; Qui định số 667 của Văn phòng Trung ương về chế độ công tác văn thư ở các cơ quan Đảng và Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh cấp Trung ương… Tuy nhiên, những văn bản trên đây đều tập trung chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư truyền thống (tài liệu giấy) nhưng lại bộc lộ nhiều bất cập đối với công tác quản lý tài liệu điện tử

1.2.5 Thực trạng quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại các Lưu trữ lịch sử ở Việt Nam hiện nay

1.2.5.1 Thực trạng tại Cục Lưu trữ VPTW Đảng

Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng có chức năng giúp Chánh Văn phòng Trung ương tham mưu cho Trung ương Đảng quản lý Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam; nghiên cứu, soạn thảo các văn bản chỉ đảo của Trung ương Đảng về công tác văn thư

và lưu trữ; kiểm tra việc thực hiện các văn bản chỉ đạo của Trung ương; trực tiếp quản lý Kho Lưu trữ Trung ương Đảng; chỉ đạo, hướng dẫn thống nhất khoa học nghiệp vụ văn thư

và lưu trữ đối với các cơ quan, tổ chức Đảng và các tổ chức chính trị - xã hội ở cấp Trung ương; tài liệu của các đồng chí ủy viên Bộ Chính trị, Ban Bí thư, các đảng viên tiêu biểu của Đảng, tài liệu của các nhân vật lịch sử tiêu biểu của Đảng, đồng thời là cán bộ lãnh đạo chủ chốt của Nhà nước, của các tổ chức chính trị - xã hội

Tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức của Đảng Cộng sản Việt Nam và của các tổ chức chính trị - xã hội được thu thập, bảo quản và khai thác sử dụng tại các kho lưu trữ của Đảng, gồm Kho Lưu trữ Trung ương Đảng, các kho lưu trữ tỉnh, thành ủy và các kho lưu trữ quận, huyện, thị ủy

Kho lưu trữ Trung ương Đảng hiện đang bảo quản hơn 100 phông và sưu tập lưu trữ, tổng số tài liệu hiện có khoảng 30 nghìn cặp/hộp tài liệu, tương đương với 3 km giá Các kho lưu trữ của Đảng ở các địa phương hiên bảo quản khoảng 30 km giá tài liệu Tài liệu lưu trữ ở đây chủ yếu là tài liệu giấy, có một số tài liệu phim, ảnh, ghi âm, ghi hình và một số cơ

sở dữ liệu

Thực hiện chỉ thị số 58-CT/TW ngày 17/10/2000 của Bộ Chính trị Ban Chấp hành

Trung ương Đảng về đẩy mạnh ứng dụng khoa học công nghệ thông tin phục vụ sự nghiệp

công nghiệp hóa, hiện đại hóa, đặc biệt là thông qua việc triển khai các đề án tin học hóa

hoạt động của các cơ quan Đảng do Ban Bí thư Trung ương Đảng ban hành giai đoạn

2001-2005 (khuôn khổ Đề án 47) và giai đoạn 2006-2011(khuôn khổ Đề án 06), Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương và các cơ quan lưu trữ của Đảng Cộng sản Việt Nam đã có được những kinh nghiệm nhất định nhưng hiện cũng đang đối mặt với một số vấn đề trong việc quản lý

và khai thác tài liệu số

Trong những năm 90 của thế kỷ XX, Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng bắt đầu triển khai ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý và phục vụ khai thác tài liệu lưu trữ, thể hiện ở các điểm:

- Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng sử dụng phần mềm Quản lý tài liệu thư

viện CDS/ISIS do UNESCO khuyến cáo, chạy trên môi trường hệ điều hành DOS, để thí

điểm cập nhật và quản lý siêu dữ liệu về các biên bản hội nghị Về sau, phần mềm này được thiết kế và phát triển và trên nền hệ điều hành MS DOS và hệ quản trị MS FOXPRO Từ năm 1997, phần mềm này đã được triển khai, áp dụng thí điểm tại Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng và một số văn phòng cấp ủy để quản lý siêu dữ liệu và công văn đến và công văn nội bộ (thay cho sổ đăng ký công văn); trợ giúp cho việc tìm kiếm tài liệu, lập hồ

sơ và biên mục hồ sơ tài liệu, nộp lưu vào lưu trữ; đồng thời, cho phép tạo lập, cập nhật và

quản trị các cơ sở dữ liệu quản lý mục lục hồ sơ lưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữ, các cơ sở

dữ liệu, quản lý công tác khai thác tài liệu lưu trữ

- Năm 1998, Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương đã phối hợp với Viện Công nghệ thông tin thuộc Trung tâm Khoa học kỹ thuật và Công nghệ quân sự - Bộ Quốc phòng

nghiên cứu và phát triển các phần mềm thư điện tử, gửi nhận văn bản, xử lý công văn, quản

lý văn kiện Đảng, quản lý mục lục hồ sơ lưu trữ trên môi trường phần mềm truyền thông

Lotus Notes 4.6, hệ điều hành MS Windows Các phần mềm này được thiết kế để có thể trao đổi và xử lý thông tin (công văn, thưu điện tử, tài liệu và các dữ liệu) trên mạng, bao gồm các mạng cục bộ (LAN) và mạng diện rộng (WAN)

Đây là những phần mềm có các chức năng cần thiết của hệ thống thông tin quản lý tài liệu điện tử (EDMS), hệ thống thông tin quản lý hồ sơ điện tử (ERMS) và hệ thống quản lý lưu trình xử lý văn bản (WFMS) Các cơ quan, tổ chức của Đảng Cộng sản Việt Nam thống nhất áp dụng các phần mềm này từ năm 1999 đến nay Để soạn thảo văn bản và tài liệu, các

cơ quan, tổ chức Đảng sử dụng cá bộ phần mềm văn phòng MS Office và Open Office

Trên cơ sở Đề án 47 và Đề án 06 của Đảng Cộng sản Việt Nam, áp dụng các phần

mềm thư điện tử, gửi nhận văn bản, xử lý công văn để trao đổi, và xử lý thông tin trên mạng

tin học nội bộ của các cơ quan Đảng, ở nhiều cơ quan và tổ chức Đảng, tài liệu văn thư (công văn đi, công văn đến, công văn nội bộ) đã được đăng ký và cập nhật kịp thời, quản lý chặt chẽ, dễ dàng tim fkiếm phục vụ cho nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu số của cán bộ lãnh đạo, chuyên viên Bên cạnh các ứng dụng về quản lý văn bản, còn có các ứng dụng khác như các trang thông tin điện tử (website), hệ thống thông tin quản lý đảng viên, các phần mềm quản lý tài chính Tuy nhiên, các nguồn tài liệu số từ các ứng dụng lưu trên hiện vẫn do các cơ quan Đảng quản lý và khai thác sử dụng Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương hiện nay chưa có hướng dẫn cụ thể về việc thu thập và giao nộp các nguồn tài liệu số này vào cơ quan lưu trữ Đảng

Bên cạnh đó trong khuôn khổ của Đề án 47 và Đề án 06 của Đảng Cộng sản Việt Nam, Cục lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng đặt ưu tiên số một cho việc xây dựng cơ sở

dữ liệu (CSDL) Văn kiện Đảng và CSDL Mục lục hồ sơ lưu trữ Cục đã hướng dẫn triển khai tại các cơ quan lưu trữ Đảng và về cơ bản hoàn thành việc xây dựng các CSDL: CSDL Văn kiện Đảng và CSDL Mục lục hồ sơ lưu trữ của từng cấp ủy Đảng Trong các CSDL Văn kiện Đảng, ngoài các siêu dữ liệu, đã lưu các tệp toàn văn nội dung của các văn kiện, được cập nhật bằng cách đánh máy lại hoặc scan và nhận dạng các tài liệu Các CSDL mục lục hồ sơ lưu trữ quản lý các siêu dữ liệu về các hồ sơ và đơn vị bảo quản của các phông và sưu tập lưu trữ đã được chỉnh lý Việc xây dựng các CSDL Văn kiện Dảng và CSDL Mục lục hồ sơ lưu trữ đã tạo điều kiện thuận lợi cho việc tổ chức phục vụ khai thác tài liệu lưu trữ của các cơ quan lưu trữ Đảng; đáp ứng đúng nhu cầu và các yêu cầu thường xuyên của lãnh đạo về khai thác sử dụng các văn kiện Đảng

Thực hiện Đề án 06 của Ban Bí thư Trung ương Đảng, theo kế hoạch của Ban Chỉ đạo Công nghệ thông tin của cơ quan Đảng và của Văn phòng Trung ương Đảng, hiện nay, Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương đang xúc tiến xây dựng Dự án Kho dữ liệu điện tử của Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam giai đoạn 2009 – 2011

Theo thống kê của Cục Lưu trữ năm 2007, số lượng tài liệu của các văn phòng tỉnh

ủy, thành ủy gửi đến Văn phòng Trung ương Đảng (qua mạng) chiếm gần 20%; tài liệu của các cơ quan, tổ chức Đảng trong tỉnh gửi đến văn phòng tỉnh ủy (qua mạng) chiếm gần 30% Nhưng một vấn đề đặt ra là cơ sở pháp lý tài liệu điện tử trong các cơ quan Đảng chưa được quy định; việc kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ về tài liệu điện tử, phương thức quản lý, xử lý tài liệu điện tử của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng gặp rất nhiều khó khăn: thiếu

sự am hiểu, thiếu văn bản chỉ đạo, thiếu giải pháp quản lý

Tuy những kết quả trên đã chứng tỏ n lực lớn của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng trong việc tiếp cận mô hình luu trữ điện tử, song một số mục tiêu, nhiệm vụ quan trọng vẫn chưa được thực hiện do nhiều nguyên nhân khách quan Chẳng hạn như:

- Dự án bảo hiểm tài liệu lưu trữ bằng microfilm: Cục đang trình Lãnh đạo Văn phòng duyệt chủ trương đầu tư giai đoạn 2011 – 2020

- Các dự án thuộc Đề án 06: chưa triển khai dự án Kho lưu trữ điện tử; 02 dự án hoàn thiện các cơ sở dữ liệu đang triển khai thực hiện

1.2.5.2 Thực trạng tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia

Hiện nay ở nước ta có 04 Trung tâm Lưu trữ Quốc gia: I, II, III và IV

Đó là các đơn vị sự nghiệp trực thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được pháp định cụ thể, rõ ràng

Hiện nay, các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia đã xây dựng hệ thống mạng LAN kết nối giữa phòng Tin học và công cụ tra cứu với phòng Tổ chức sử dụng, Ban giám đốc, một số

bộ phận khác có liên quan; tại Trung tâm Tin học đã có đường leased line tốc độ 256 Kb/s với các hệ thống firewall:

- Firewall thứ nhất (Internet Firewall) thực hiện bảo vệ hệ thống mạng LAN Firewall này cũng thực hiện kiểm soát truy nhập vào ra hệ thống mạng thông qua gateway internet

- Firewall thứ hai (Internal Firewall) dùng bảo vệ trong nội bộ hệ thống mạng Internal firewall chia hệ thống LAN thành hai phần: public LAN dùng cho người dùng LAN thông thường và Internal LAN là vùng chứa các máy chủ và dữ liệu quan trọng Với việc sử dụng Internal Firewall, thiết kế tăng được khả năng bảo vệ các dữ liệu quan trọng khỏi sự tấn công hoặc phá hoại vô tình của người dùng trong mạng LAN

Về hệ thống lưu trữ, các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia cùng sử dụng tủ đĩa lưu trữ

Reo1000 kết nối trực tiếp với các máy chủ database để lưu trữ dữ liệu M i tủ đĩa có khả năng lưu trữ lớn và có thể mở rộng dung lượng lưu trữ theo yêu cầu sử dụng

Bên cạnh việc dùng tủ đĩa cứng làm thiết bị lưu trữ chính, tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia và Trung tâm Tin học cũng đã sử dụng tape storage để backup các dữ liệu với dung lượng lớn Các dữ liệu lưu trên tape có nhược điểm là tốc độ truy cập chậm hơn so với trên ổ đĩa cứng nhưng bù lại, có thể lưu trữ được dung lượng lớn dữ liệu với chi phí rẻ, cho phép bảo quản lâu dài Ngoài các giải pháp lưu trữ nói trên, giải pháp lưu trữ khác phổ biến

ở Việt Nam là thực hiện lưu trữ trên các đĩa CD, DVD cũng được lựa chọn tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia

Về hệ thống server, m i trung tâm lưu trữ Quốc gia đã có ít nhất một database server dùng lưu trữ dữ liệu và ít nhất một application server cho các chương trình ứng dụng

Trên cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin được trang bị như vậy, các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia đã tiến hành số hóa tài liệu lưu trữ và lưu trữ những CSDL những tài liệu được số hóa đó Các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia có thể phục vụ nhu cầu khai thác sử dụng tại phòng đọc Thủ tục cho phép đọc, in thông tin cấp 1, thông tin cấp 2 tài liệu lưu trữ đã số hoá được quản lý như thủ tục cho phép đọc, sao chụp tài liệu lưu trữ chưa được số hoá… Tuy nhiên, đây chỉ là một phần nhỏ trong công tác “lưu trữ điện tử”, bởi lẽ quá trình liên thông tiếp nhận văn bản, tài liệu điện tử từ giai đoạn văn thư đến giai đoạn lưu trữ cũng như từ các lưu trữ cơ quan, đơn vị đến các lưu trữ lịch sử vẫn chưa được thiết lập, nên các tài liệu điện tử có giá trị được hình thành và giải quyết chỉ trong môi trường mạng chưa hề được đưa vào lưu trữ lịch sử Những tài liệu điện tử vẫn tồn tại song song với tài liệu giấy, và được các doanh nghệp, cơ quan, tổ chức chủ động lưu giữ tại các hệ thống lưu trữ điện tử riêng của họ

Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin, số hóa tài liệu và lưu trữ tài liệu số được các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia tiến hành cụ thể như sau:

* Tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I

Để bảo vệ, bảo quản an toàn và phát huy giá trị tài liệu Châu bản, Mộc bản, năm 1993 Cục Lưu trữ Nhà nước( nay là Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước) đã lập và trình Thủ tướng Chính phủ cho phép thực hiện Đề án cấp cứu Châu bản, Mộc bản một trong những nội dung chính của Đề án này là xây dựng hệ thống thông tin quản lý, tra tìm tài liệu Châu bản, Mộc bản Việc thực hiện nội dung này của Đề án tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia vào năm

1996 đánh dấu sự khởi đầu của việc số hóa tài liệu lưu trữ ở Việt Nam Mục đích củ việc số hóa này là nhằm nâng cao khả năng tiếp cận thông tin tài liệu và bảo vệ, bảo quản an toàn bản gốc tài liệu Châu bản, Mộc bản đang ngày càng xuống cấp

Do nhiều nguyên nhân như trang thiết bị kỹ thuật, trình độ chuyên môn về tin học của đội ngũ cán bộ còn hạn chế nên ban đầu Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã hợp tác với Trung tâm Công nghệ thông tin du lịch thuộc Tổng cục Du lịch Việt Nam và Bộ Khoa học công nghệ - Môi trường tiến hành thử nghiệm việc số hóa tìa liệu Châu bản Khi kết quả thử nghiệm thành công, các TTLTQG đã tiếp nhận công nghệ và tự tổ chức triển khai thực hiện việc số hóa tài liệu Châu bản, Mộc bản Kết quả cụ thể như sau:

Đến hết năm 2001, TTLTQG I đã số hóa được trên 360.000 trang tài liệu Châu bản; 1,2 triệu trang tài liệu của các phông Châu bản triều Nguyễn, Địa bạ triều Nguyễn, Nha huyện Thọ Xương, Nha Kinh lược Bắc Kỳ, Toàn quyền Đông Dương; 100.000 trang tài liệu của một số phông lưu trữ theo Đề án Bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia trong năm 2011

Việc số hóa tài liệu Châu bản được thực hiện bằng các loại máy quét tĩnh (Flatbed scanner) và sử dụng hai dạng phần mềm: phần mềm quét ảnh đi kèm với phần mềm xử lý hình ảnh Adobe Photoshop Việc ghi dữ liệu được thực hiện như sau: dữ liệu ảnh số hóa (thông tin cấp 1) được ghép nối với CSDL (thông tin cấp 2) và ghi sang CD-Rom (2 bản)

M i ROM tương ứng với một tập tài liệu Châu bản Hiện nay, ngoài việc ghi trên ROM, dữ liệu số hóa tài liệu Châu bản còn được ghi sang băng từ và lưu trữ trong máy chủ Tài liệu Châu bản được tổ chức lưu trữ trên CD-ROM theo từng tập Châu bản, thao hai cấp độ: Thông tin cấp 1 (toàn văn tài liệu được số hóa và lưu trữ dưới dạng jpeg) và Thông tin cấp 2 (thông tin mô tả về nội dung và địa chỉ lưu trữ của tài liệu Châu bản)

CD-Năm 2002, TTLTQG I tiến hành tích hợp các dữ liệu ghi trên các đĩa CD-ROM thành một tập hợp dữ liệu chung cho toàn bộ khối tài liệu Châu bản Chương trình quản lý tài liệu Châu bản sử dụng phần mềm quản lý CSDL MySQL server and client Chương trình này được truy cập bằng trình duyệt Web như Internet Explorer và gồm 03 chức năng: chuyển đổi

dữ liệu, quản trị hệ thống và tra cứu

* Tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II

Tính đến thời điểm này, TTLTQG II đã và đang từng bước ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư và lưu trữ Điều này thể hiện ở các kết quả như:

- Kiểm tra các CSDL thông tin cấp 2 các phông đã chỉnh lý và CSDL cấp 1 của tài liệu Ghi âm và Mộc bản;

- Backup dữ liệu đảm bảo an toàn cho CSDL;

- Kiểm tra bản lưu dự phòng các CSDL;

- Kiểm tra, sửa chữa, bảo trì hệ thống mạng Lan đảm bảo hoạt động thông suốt

Tuy vậy, đáng chú ý nhất là việc số hóa tài liệu Mộc bản tại Trung tâm II Năm 1960, toàn bộ mộc bản (gồm 34.555 tấm) được chính quyền Việt Nam Cộng hòa chuyển từ Huế về Chi nhánh Văn khố Đà Lạt Năm 1975, Cục Lưu trữ Nhà nước tiếp quản khối Mộc bản và giao cho TTLTQG II tại thành phố Hồ Chí Minh trực tiếp quản lý đến năm 2006.(Từ tháng 10/2006, Mộc bản được giao cho TTLTQG IV quản lý trực tiếp)

Mộc bản được in dập ra giấy dó M i mặt khắc tấm Mộc bản được in dập thành một

tờ và được sắp xếp, đánh số tờ theo từng quyển của từng bộ sách Sau khi kết thúc Đề án, TTLTQG II đã số hóa được khoảng 55.000 tờ bản dập Mộc bản Dữ liệu số hóa tài liệu Mộc bản tuy cũng ghi trên CD-ROM nhưng trên CD-ROM, Mộc bản chỉ lưu ảnh số bản dập Mộc bản (thông tin cấp 1) Mặt khác, do dung lượng của CD-ROM có hạn nên dữ liệu số hóa của một quyển sách có thể được lưu ở nhiều CD-ROM Hiện toàn bộ dữ liệu số hóa bản dập Mộc bản được ghi trên 184 CD-ROM, sao lưu thành 03 bản

Chương trình phần mềm quản lý và tra tìm thông tin bản dập Mộc bản được xây dựng

từ năm 2000 được viết bằng ngôn ngữ Delphi, phần mềm quản lý CSDL Access với các chức năng chính là: cập nhật và lưu trữ dữ liệu; tra cứu thông tin cấp 2 xuyên suốt toàn bộ khối mộc bản theo các tiêu chí như: tác giả, tác phẩm, thời gian, chủ đề, ngôn ngữ…; báo cáo dữ liệu tìm được và in tài liệu gốc từ file ảnh số; bảo mật thông tin (chỉ những người đã đăng ký tài khoản và được cấp phép mới được truy nhập và khai thác CSDL)

Qua tìm hiểu, chúng tôi được biết TTLTQG II đã số hóa 55.000 tờ bản dập của Mộc bản (theo Đề án cấp cứu tài liệu Mộc bản); 600.000 trang tài liệu của một số phông lưu trữ theo Đề án Bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia; ngoài ra còn số hóa khối tài liệu ghi âm vào năm 2001, số hóa khối tài liệu đĩa hát vào năm 2009…

* Tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III

TTLTQG III đã đạt được nhiều thành quả trong việc ứng dụng tin học và xây dựng công cụ tra cứu Điều này thể hiện ở các mặt:

Trước hết, Trung tâm đã hoàn thiện CSDL và mục lục các phông thu về năm 2009 với tổng số là 29.379 biểu ghi, trong đó bao gồm:

- Phông Quốc hội: 3.050 biểu ghi

- Phông Chủ tịch nước: 13.468 biểu ghi

- Phông Bộ Tài chính: 2.075 biểu ghi

- Phông Bộ Thương mại: 3.200 biểu ghi

- Phông Bộ Văn hóa: 1.789 biểu ghi

- Phông Tồng cục Du lịch: 95 biểu ghi

- Phông Tổng công ty Thuốc lá: 283 biểu ghi

- Phông Ủy ban Dân tộc Miền núi: 1.180 biểu ghi

- Phông Tòa án Nân dân Tối cao: 599 biểu ghi

- Phông Trung tâm hội nghị Quốc gia: 159 biểu ghi

- Phông Bộ Khoa học Công nghệ (Chương trình KC 06): 1.013 biểu ghi

- Phông Bộ Giao thông Vận tải: 2.450 biểu ghi

Bên cạnh đó, Trung tâm cũng xây dựng và triển khai đưa thông tin, chương trình phần mềm tra cứu tự động “hồ sơ, kỷ vật cán bộ đi B” lên website của cục Văn thư và Lưu trữ nhà

nước; Scan, in 2.651 trang tài liệu phục vụ độc giả và các cuộc trưng bày, triển lãm; Xây dựng phần mềm cung cấp thông tin cho độc giả chạy trên máy cảm ứng

Ngoài ra, TTLTQG III còn bảo đảm ổn định mạng LAN trong phạm vi Trung tâm; quản trị CSDL được tốt để phục vụ độc giả khai thác tài liệu; thường xuyên theo dõi, bảo dưỡng, suy tu và sửa chữa các thiết bị công nghệ thông tin của các đơn vị trong Trung tâm, bảo đảm việc kết nối, lưu thông, trao đổi dữ liệu…

Về tình hình số hóa tài liệu, TTLTQG III đã số hóa hơn 50.000 trang tài liệu phông Phủ thủ tướng vào năm 2005; đang tiến hành số hóa 600.000 trang tài liệu một số phông tài liệu theo Đề án Bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc trong năm 2011…

* Tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia IV

Tuy mới được thành lập 5 năm, song TTLTQG IV cũng đã đạt được những kết quả tích cực trong công tác tin học và công cụ tra cứu như:

- Lập danh mục, sắp xếp và quản lý tài liệu ảnh của cơ quan;

- Kiểm tra CSDL tài liệu Mộc bản: 55.324 ảnh;

- Lắp đặt hệ thống máy tính, mạng LAN cho lớp tập huấn sử dụng phần mềm quản

lý và khai thác tài liệu do Cục tổ chức

- Kiểm tra, theo dõi và khắc phục những sự cố với hệ thống máy tính và mạng LAN tại Trung tâm

* Tại Trung tâm Bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia

Trung tâm Bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia là tổ chức sự nghiệp thuộc Cục Văn thư

và Lưu trữ Nhà nước, có chức năng bảo hiểm tài liệu lưu trữ của các Trung tâm Lưu trữ quốc gia và của các cơ quan, tổ chức lưu trữ, cá nhân khác có nhu cầu Một số nhiệm vụ chính của Trung tâm bảo hiểm đó là:

- Hướng dẫn, kiểm tra các Trung tâm Lưu trữ quốc gia trong việc lập bản sao bảo hiểm theo đúng tiêu chuẩn quy trình nghiệp vụ kỹ thuật và quy định khác của Cục Văn thư

và Lưu trữ Nhà nước

- Tổ chức tiếp nhận lưu trữ bản sao bảo hiểm, bản sao sử dụng các loại hình tài liệu của các cơ quan, tổ chức lưu trữ khác có nhu cầu

- Bảo quản bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ an toàn và theo đúng tiêu chuẩn kỹ thuật

- Hiện đại hóa công tác bảo hiểm; nghiên cứu, ứng dụng các tiến bộ về khoa học và công nghệ mới, phù hợp trong công tác bảo hiểm tài liệu lưu trữ; chuyển giao kỹ thuật, thực hiện dịch vụ công về bảo hiểm tài liệu lưu trữ cho các cá nhân, cơ quan, tổ chức có yêu cầu

Tính đến nay, Trung tâm đã tiến hành số hóa được các phông tài liệu như sau:

- Tài liệu phông Phủ Thủ tướng: hơn 200.000 trang tài liệu

- Tài liệu phông Ủy ban Kháng chiến Hành chính Nam bộ: hơn 43.000 trang tài liệu

- Tài liệu Hệ thống Công trình tải điện 500KV Bắc Nam: hơn 100.000 trang tài liệu

- Tài liệu phông Bộ Nội vụ: chưa hỏi được số lượng bao nhiêu

- Tài liệu phông Ủy ban Kháng chiến Hành chính Miền nam Trung bộ: chưa hỏi được

số liệu bao nhiêu

- Tài liệu phông Bộ Nông lâm: hơn 170.000 trang tài liệu

- Tài liệu phông Quốc hội: hơn 32.000 trang tài liệu

- Năm 2011: 600.000 trang tài liệu

Nhìn chung, tuy các TTLTQG đã đạt được những kết quả tích cực trong lĩnh vực ứng dụng công nghệ thông tin, song không có nghĩa là công tác lưu trữ tài liệu điện tử đã được định hình Điểm khả quan nhất trong việc “lưu trữ điện tử” mà các Trung tâm gây dựng được, tính đến thời điểm này, đó là việc xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu (cấp 1 và cấp 2) và

số hóa tài liệu Châu bản, Mộc bản và tài liệu của một số phông lưu trữ Các tài liệu điện tử này được lưu giữ và bảo quản tại những phòng kho, hệ thống lưu giữ chuyên dụng Việc số hóa tài liệu này chứng tỏ lưu trữ Việt Nam đã bước đầu nắm bắt và làm chủ công nghệ mới ứng dụng trong lưu trữ, tạo động lực cho việc số hóa TLLT và xây dựng CSDL TLLT nói chung Song, chặng đường tiến tới xây dựng và hoàn thiện lưu trữ điện tử còn rất dài và cũng là thách thức đặt ra cho công tác lưu trữ ở Việt Nam hiện nay

1.3 Tổng quan về tiêu chuẩn quốc tế ISO 15489:2001

1.3.1 Giới thiệu về tổ chức ISO

Hình 1.2 – Logo của tổ chức ISO

ISO là tên viết tắt của Tổ chức Quốc tế về tiêu chuẩn hoá (International Organization for Standardization), được thành lập vào năm 1946 và chính thức hoạt động vào ngày 23/2/1947, nhằm mục đích xây dựng các tiêu chuẩn về sản xuất, thương mại và thông tin ISO có trụ sở ở Geneva (Thuỵ sĩ) và là một tổ chức Quốc tế chuyên ngành có các thành viên là các cơ quan tiêu chuẩn Quốc gia của 111 nước Tuỳ theo từng nước, mức độ tham gia xây dựng các tiêu chuẩn ISO có khác nhau ở một số nước, tổ chức tiêu chuẩn hoá

là các cơ quan chính thức hay bán chính thức của Chính phủ Tại Việt Nam, tổ chức tiêu chuẩn hoá là Tổng cục Tiêu chuẩn-Đo lường-Chất lượng, thuộc Bộ Khoa học và Công nghệ

Mục đích của các tiêu chuẩn ISO là tạo điều kiện cho các hoạt động trao đổi hàng hoá

và dịch vụ trên toàn cầu trở nên dễ dàng, tiện dụng hơn và đạt được hiệu quả Tất cả các tiêu chuẩn do ISO đặt ra đều có tính chất tự nguyện Tuy nhiên, thường các nước chấp nhận tiêu chuẩn ISO và thậm chí còn coi nó có tính chất bắt buộc

ISO có khoảng 180 Uỷ ban kỹ thuật (TC) chuyên dự thảo các tiêu chuẩn trong từng lĩnh vực ISO lập ra các tiêu chuẩn trong mọi ngành trừ công nghiệp chế tạo điện và điện tử Các nước thành viên của ISO lập ra các nhóm tư vấn kỹ thuật nhằm cung cấp tư liệu đầu vào cho các Uỷ ban kỹ thuật và đó là một phần của quá trình xây dựng tiêu chuẩn ISO tiếp nhận

tư liệu của đầu vào từ các Chính phủ các ngành và các bên liên quan trước khi ban hành một tiêu chuẩn Sau khi tiêu chuẩn dự thảo được các nước thành viên chấp thuận, nó được công

bố là Tiêu chuẩn Quốc tế Sau đó m i nước lại có thể chấp nhận một phiên bản của tiêu chuẩn đó làm Tiêu chuẩn quốc gia của mình

Ngoài ra, trên thế giới còn có các tổ chức tiêu chuẩn khác như:

- Viện Tiêu Chuẩn và Công Nghệ Quốc Gia (National Institute of Standards and Technology – NIST)– một cơ quan không chính quy của Bộ Thương mại Hoa Kỳ

- Viện Tiêu Chuẩn Quốc Gia Mỹ (ANSI)

- Viện Kỹ Sư Điện và Điện Tử (IEEE)

- Ban Tiêu Chuẩn Hóa Viễn Thông (ITU-T)

- Diễn Đần Bảo Mật Thông Tin (ISF)

- Tiêu chuẩn Hoạt động Thực tiễn tốt (SoGP)

- Viện Tiêu chuẩn Anh (BSI)

- Trung tâm Đánh giá và Chứng nhận Việc kiểm tra Tính bảo mật Thông tin Quốc gia Của Trung Quốc (CNISTECC)…

1.3.2 Khái niệm và cấu trúc tiêu chuẩn ISO 15489

Ở nước ta, Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn kỹ thuật Việt Nam, số 68/2006/QH11, ban hành ngày 29/06/2006, gồm 7 chương và 71 điều Nội dung của Luật điều chỉnh việc xây dựng, công bố, ban hành, áp dụng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật và đánh giá sự phù hợp với tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật Nội dung cơ bản của Luật thể hiện yêu cầu đổi mới toàn diện tổ chức, nội dung, phương thức hoạt động tiêu chuẩn và quy chuẩn kỹ thuật theo hướng thống nhất đầu mối quản lý, giản lược các tiêu chuẩn, áp dụng linh hoạt các chế độ tiêu chuẩn tự nguyện áp dụng và quy chuẩn kỹ thuật bắt buộc áp dụng Trong Luật này, hệ thống tiêu chuẩn được đơn giản hoá còn hai cấp gồm tiêu chuẩn quốc gia (viết tắt là TCVN) và TCCS, đồng thời hình thành hệ thống quy chuẩn kỹ thuật bắt buộc áp dụng cũng gồm hai cấp là quy chuẩn kỹ thuật quốc gia và quy chuẩn kỹ thuật địa phương Thẩm quyền công bố TCVN và cơ quan quản lý Nhà nước về tiêu chuẩn được thống nhất về Bộ KH&CN; Riêng

thẩm quyền ban hành quy chuẩn kỹ thuật quốc gia được giao cho các Bộ (cơ quan ngang

Bộ) quản lý chuyên ngành

Ngày 14 tháng 7 năm 2004, Tổng cục trưởng Tổng cục Tiêu chuẩn-Đo lường-Chất lượng ra Quyết định số 414/TĐC-QĐ về việc thành lập Ban Kỹ thuật tiêu chuẩn TCVN/TC 46: Thông tin Tư liệu Ban Kỹ thuật tiêu chuẩn TCVN/TC 46 ra đời góp phần đẩy mạnh hoạt động tiêu chuẩn hóa trong lĩnh vực thông tin, thư viện, lưu trữ và xuất bản theo mô hình

và phương hướng của Tổ chức Tiêu chuẩn hoá quốc tế (ISO) Một trong những Tiêu chuẩn

Việt Nam mà TCVN/TC 46 chủ trương biên soạn dựa trên ISO đó là TCVN 7420-1: 2004

(Yêu cầu chung) và TCVN 7420-2: 2004 (hướng dẫn) về Thông tin và Tư liệu – Quản lý hồ

sơ Hai tiêu chuẩn này hoàn toàn tương đương hai tiêu chuẩn ISO 15489-1:2001 và ISO 15489-2:2001

Tiêu chuẩn quốc tế ISO 15489:2001 – “Thông tin và tài liệu” được xây dựng trên cơ

sở sử dụng các Tiêu chuẩn Quốc gia Úc AS 4390 về quản lý hồ sơ ISO 15489 được thiết kế

để đáp ứng nhu cầu chung của việc lưu trữ hồ sơ, và được sử dụng trong chính phủ và các tổ chức phi chính phủ của nhiều quốc gia trên thế giới ISO 15489 đã cung cấp những chính sách và thủ tục nhằm đảm bảo cho tất cả các hồ sơ đều được lưu tâm và bảo quản; đồng thời, các bằng chứng và thông tin chứa đựng trong hồ sơ sẽ được sử dụng hiệu quả, hợp lý theo quy trình, thủ tục cụ thể

Tiêu chuẩn này có hai phần:

* ISO 15489-1: Yêu cầu chung

Phần 1 của tiêu chuẩn đã đưa ra một khung quy định bậc cao cho việc lưu trữ hồ sơ

và giải thích các lợi ích của việc quản lý tốt hồ sơ; chỉ ra đánh giá mức tác động của các quy định tới quá trình vận dụng thực tế và chỉ ra tầm quan trọng của việc phân trách nhiệm trong lưu trữ hồ sơ, tài liệu Phần này cũng bàn luận về yêu cầu quản lý hồ sơ tài liệu ở bậc cao và thiết kế các hệ thống lưu trữ hồ sơ cùng quy trình thực tế liên quan đến quản lý hồ sơ tài liệu, chẳng hạn như sao chụp, lưu giữ, lưu trữ, truy cập ISO 15489 - 1 kết thúc với nội dung về kiểm tra giám sát và đào tạo nhân lực Cấu trúc cụ thể bao gồm:

 7 Yêu cầu quản lý hồ sơ

 8 Thiết kế và thực hiện hệ thống hồ sơ

 9 Các quá trình quản lý hồ sơ và biện pháp kiểm soát

 10 Giám sát và đánh giá

 11 Đào tạo

* ISO 15489-2: Hướng dẫn

Phần này đưa ra những hướng dẫn để thực hiện các khuyến nghị ở phần 1 vào thực

tế Chẳng hạn như tiêu chuẩn này cung cấp một cách chi tiết, cụ thể các chính sách phát triển quản lý tài liệu , xác định trách nhiệm và chỉ rõ phương pháp DIRKS1

trong việc phát triển

hệ thống lưu giữ tài liệu Bên cạnh đó, các nội dung khác cũng đượcphần 2 hướng dẫn cụ thể, đó là: việc phát triển các quy trình hồ sơ và kiểm soát như quyền xử lý, an ninh, phân loại và truy cập; cách thức sử dụng các công cụ để quản lý (bao gồm cả thu thập, đăng ký, phân loại và lưu trữ) hồ sơ, tài liệu vào hệ thống; thiết lập giám sát, kiểm tra đánh giá và các chương trình đào tạo Cấu trúc cụ thể bao gồm:

 1 Phạm vi áp dụng

 2 Chính sách và trách nhiệm

 3 Chiến lược, thiết kế và thực hiện

 4 Quá trình xử lý hồ sơ và biện pháp kiểm soát

Theo đánh giá của các chuyên gia trong nhóm soạn thảo nên tiêu chuẩn này thì ISO

15489 cho phép các lưu trữ đưa ra các chính sách, chiến lược và các chương trình đảm bảo được rằng các nguồn thông tin sẽ có các đặc tính chính là chính xác, đồng bộ và đáng tin cậy Nó chứng tỏ rằng các quy phạm thực hành quản lý tốt các biểu ghi là yếu tố căn bản để tạo lập, thu thập và sử dụng các thông tin không thể thiếu được cho tổ chức để hoàn thành các nghĩa vụ cuả mình và đáp ứng được mong đợi của các bên có liên quan Tiêu chuẩn mới

1

DIRKS (Developing and implementing a record keeping system) là một phương pháp không còn xa lạ trên thế giới

Thực chất phương pháp này là quá trình thiết kế và triển khai thực hiện hệ thống lưu giữ tài liệu dựa trên những nguyên tắc truyền thống Phương pháp này được phân tích chi tiết trong tiêu chuẩn Úc AS 4390-1996

xác định các yếu tố then chốt để bảo quản thông tin, cách sắp xếp khoa học, đáng tin cậy và đảm bảo an toàn khi cần thiết

ISO 15489 dành cho những ai chịu trách nhiệm về lập chính sách, các tiêu chuẩn và các hướng dẫn để quản lý thông tin trong các tổ chức, bao gồm các lĩnh vực văn thư, lưu trữ, thư viện, các chuyên viên quản lý kiến thức, các nhà quản trị cơ sở dữ liệu và tất cả những ai chịu trách nhiệm giám sát các quy phạm thực hành về lưu giữ hồ sơ, tài liệu…

Tóm lại, cho đến thời điểm này, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước và Cục Lưu trữ

Văn phòng Trung ương Đảng đều chưa ban hành các quy định hoặc hướng dẫn về quản lý

hồ sơ điện tử trong công tác văn thư của các cơ quan Nhà nước và của cơ quan của Đảng tương thích theo ISO 15489 hay TCVN 7420; mô hình kho lưu trữ điện tử cũng chưa được triển khai Tuy vậy, Việt Nam đã thừa nhận Tiêu chuẩn ISO 15489 về quản lý hồ sơ; đã có Luật giao dịch điện tử và Luật công nghệ thông tin, cho phép vận dụng các tiêu chuẩn quốc

tế nếu trong nước chưa xây dựng được các chuẩn tương tự Đó là những căn cứ pháp lý rất quan trọng cho việc giải quyết các vấn đề hiện đang được đặt ra trong việc quản lý tài liệu điện tử, quản lý hồ sơ điện tử hình thành trong công tác văn thư của các cơ quan đảng và nhà nước, để tử đó tạo tiền đề cho công tác lưu trữ điện tử về sau, góp phần đưa công tác lưu trữ lên một tầm cao mới

1.3.3 Sự cần thiết của việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 15489 vào quản lý tài liệu lưu trữ điện tử

Thứ nhất, áp dụng tiêu chuẩn ISO 15489 vào quản lý tài liệu điện tử là đòi hỏi khách quan, tất yếu

Những thành tựu của cuộc cách mạng khoa học công nghệ trong nửa cuối thế kỷ XX, trong đó có sự phát triển mang tính bùng nổ của công nghệ thông tin, những tiến bộ của công nghệ sinh học, sự chuyển dịch kinh tế sang nền kinh tế tri thức, xu hướng toàn cầu hoá,

sự ra đời của nền kinh tế điện tử, sự có mặt của máy tính cá nhân và Internet ở khắp mọi nơi, đang tác động và làm thay đổi mạnh mẽ mọi lĩnh vực hoạt động của con người, trong đó

có hoạt động văn thư - lưu trữ Trên cơ sở đó, tất yếu hình thành nên lượng thông tin điện tử khổng lồ, đòi hỏi cần phải được tổ chức, duy trì và lưu giữ một cách khoa học, hiện đại Và

để làm tốt việc lưu trữ thông tin, tài liệu, hệ thống lý thuyết về lưu trữ điện tử cần nhanh chóng hoàn thiện và đi trước dẫn đường cho thực tiễn

Nhận thức được tầm quan trọng của công tác lưu trữ tài liệu điện tử, nhiều tổ chức, quốc gia trên thế giới, trong đó có tổ chức ISO đã tiến hành xây dựng các bộ tiêu chuẩn liên quan tới thông tin, tài liệu, công nghệ kỹ thuật… nhằm tạo cơ sở cho những lý thuyết về lưu trữ điện tử có khả năng áp dụng trong thực tiễn Có thể nói, ISO 15489 được xây dựng và

triển khai áp dụng đã đáp ứng được đòi hỏi khách quan của thực tiễn, tạo tiền đề cho việc lưu trữ tài liệu lưu trữ điện tử vốn đang dần định hình ở nhiều quốc gia trên thế giới, trong

đó có Việt Nam

Thứ hai, áp dụng tiêu chuẩn ISO 15489 vào quản lý tài liệu điện tử giúp định hướng chuẩn ngay từ đầu cho công tác lưu trữ điện tử vốn chứa nhiều thách thức về mặt công

nghệ

Trên thế giới, có một số quan điểm cho rằng bản thân sự tồn tại của tiêu chuẩn ISO

15489 có ý nghĩa quan trọng hơn là nội dung tiêu chuẩn Bởi lẽ, việc một đơn vị, tổ chức áp dụng tiêu chuẩn uy tín này vào việc quản ý hồ sơ, tài liệu của họ sẽ làm thay đổi cái nhìn của những ai có chút ít kinh nghiệm hoặc hoàn toàn không biết gì về vấn đề này Dù sao thì cách nhìn dưới góc hẹp như vậy cũng đã coi trọng sự tồn tại của ISO trong quản lý hồ sơ, tài liệu Điều này cũng có thể xếp vào vấn đề nhận thức của cơ quan, tổ chức hay cá nhân (lãnh đạo) trong việc quyết định áp dụng ISO 15489 hay không Lựa chọn, nghiên cứu và triển khai áp dụng một tiêu chuẩn quốc tế uy tín vào công tác văn thư, lưu trữ nói chung và công tác lưu trữ điện tử nói riêng có thể nói là bước khởi đầu tốt đẹp

ISO 15489 được thiết kế để đáp ứng nhu cầu chung đang diễn ra cho việc lưu trữ hồ

sơ tương thích với nhiều môi trường khác nhau (truyền thống - điện tử; quốc tế - quốc gia -

tổ chức…) Vì thế nên tiêu chuẩn này đã xây dựng được một khung chuẩn chung cho công tác lưu giữ hồ sơ, tài liệu: Cụ thể là tập trung vào những gì cần thiết cho việc quản lý tốt hồ

sơ, thiết kế hệ thống lưu trữ hồ sơ, quy trình quản lý hồ sơ, kiểm toán, đào tạo Và nếu nghiên cứu và đủ điều kiện áp dụng tiêu chuẩn ISO 15489 vào quản lý tài liệu điện tử ngay

từ đầu, khi công tác này còn mới manh nha thì việc triển khai lưu trữ điện tử sẽ diễn ra đúng hướng, thuận lợi và dễ giải quyết các phát sinh (do có sự lường trước) Đây là một lợi ích dễ dàng được nhận thấy khi nghiên cứu áp dụng ISO 15489

Thứ ba, áp dụng tiêu chuẩn ISO 15489 vào quản lý tài liệu điện tử góp phần đưa

công tác lưu trữ hiện đại hội nhập quốc tế, phù hợp với xu thế chung của toàn cầu

ISO 15489 xuất phát từ tiêu chuẩn AS 4390 của Úc, và đã được nhiều quốc gia, tổ chức trên thế giới kế thừa và áp dụng Chẳng hạn như:

+ Đối với các tài liệu “Hướng dẫn”, “Cẩm nang” của Hội đồng Lưu trữ Quốc tế ICA

về quản lý tài liệu điện tử thì nguồn gốc các thuật ngữ và định nghĩa chủ yếu xuất phát từ từ ISO 15489-1;

+ Sau khi Liên Xô tan rã, bộ chuẩn chung về công tác văn thư – lưu trữ đã không còn được áp dụng, mà thay vào đó, Nga đã sử dụng tiêu chuẩn ISO 15489;

+ Bộ tiêu chuẩn Moreq1 được Liên minh Châu Âu công bố năm 2002 và Moreq2 là bản cập nhật và bổ sung được công bố năm 2008 Moreq được biên dịch sang 12 thứ tiếng

và là tài liệu đề xuất các yêu cầu chức năng cho các hệ thống máy tính quản lý tài liệu điện

tử và hồ sơ điện tử Bộ chuẩn này được xây dựng trên cơ sở kế thừa nhiều điểm tích cực của

nhiều bộ chuẩn, nhiều tài liệu hướng dẫn khác nhau trên thế giới, trong đó có tiêu chuẩn ISO 15489…

Như vậy, việc Việt Nam ban hành tiêu chuẩn quốc gia tương thích TCVN 7420 và việc ngành lưu trữ nước ta nghiên cứu áp dụng tiêu chuẩn này vào công tác lưu trữ điện tử là phù hợp với xu thế chung, tạo điều kiện dễ dàng học hỏi, trao đổi cũng như chia sẻ kinh nghiệm trong quá trình nghiên cứu, triển khai ứng dụng tiêu chuẩn trong tương lai gần

1.3.4 Điều kiện áp dụng tiêu chuẩn ISO 15489 vào quản lý tài liệu lưu trữ điện

- Các tiêu chuẩn thực hành bắt buộc áp dụng;

- Các quy phạm thực hành tốt nhất tự nguyện áp dụng;

- Các quy tắc hành xử và đạo đức tự nguyện áp dụng;

- Các mong đợi xác định của cộng đồng về hành vi có thể chấp nhận được đối với lĩnh vực cụ thể hoặc tổ chức cụ thể

Như tác giả đã khái quát ở chương 1, hệ thống pháp luật liên quan tới công tác văn thư, lưu trữ mà ở đây, cụ thể là công tác lưu trữ tài liệu điện tử cũng đã được hình thành và đang trong quá trình nâng cao chất lượng nhằm đảm bảo tính định hướng và phù hợp với thực tiễn

Luật công nghệ thông tin, Luật Giao dịch điện tử, các Nghị định, các văn bản hướng dẫn của Chính Phủ, Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà Nước… khá đa dạng và đáp ứng được đòi hỏi thực tế công tác văn thư, lưu trữ, song bộ luật liên quan trực tiếp tới công tác này thì hiện vẫn đang được đưa ra bàn luận và chưa được chính thức ban Hy vọng rằng, trong tương lai gần, với sự ra đời của hành Luật Lưu trữ, công tác lưu trữ nói chung và lưu trữ điện tử nói riêng sẽ sớm có được “ch dựa pháp lý” vững chắc để có được những hành động đúng đắn nhất đối với kho di sản vô giá của dân tộc

*Cơ sở vật chất

Nhắc tới tài liệu điện tử, lưu trữ điện tử, số hóa tài liệu là chúng ta nghĩ ngay tới hạ tầng công nghệ thông tin – một đòi hỏi tất yếu đối với m i kho lưu trữ tài liệu thời đại công nghệ