ĐỀ XUẤT CÁC GIẢI PHÁP ÁP DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 15489 VÀO QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ
3.1.3.Xây dựng kế hoạch
- Lãnh đạo các cơ quan lưu trữ lịch sử tìm hiểu và cam kết áp dụng có hiệu quả những nội dung khả thi trong ISO 15489 về quản lý tài liệu điện tử; đồng thời lãnh đạo có trách nhiệm truyền đạt chủ trương chỉ đạo tới cán bộ, nhân viên cấp dưới (trong cơ quan và các đơn vị trực thuộc).
- Thành lập Ban chỉ đạo về xây dựng và thực hiện các chính sách dựa trên tiêu chuẩn ISO 15489 trong việc quản lý tài liệu điện tử. Thành phần ban chỉ đạo phải có đại diện lãnh đạo ngành (Cục trưởng – Cục phó), lãnh đạo cơ quan lưu trữ áp dụng (Giám đốc các TTLTQG). Các thành viên còn lại có thể là người đứng đầu các đơn vị, bộ phận, phòng ban trong cơ quan. Ngoài ra, phải thành lập nhóm thư ký có nhiệm vụ biên soạn tài liệu. Đôn đốc và h trợ Ban chỉ đạo trong quá trình biên soạn tài liệu và áp dụng.
- Chọn chuyên gia tư vấn. Đối với một quốc gia chưa có nhiều kinh nghiệm triển khai hệ thống hồ sơ điện tử như Việt Nam thì việc học hỏi kinh nghiệm nước ngoài, đồng thời
hợp tác với các chuyên gia có kinh nghiệm là hết sức cần thiết. Việc lựa chọn chuyên gia cũng là một nội dung cần được cấp trên chỉ đạo bằng văn bản pháp quy, tuy nhiên, trong phạm vi luận văn, chúng tôi cho rằng những người được chọn làm chuyên gia tư vấn phải được đào tạo về lĩnh vực tiêu chuẩn, áp dụng tiêu chuẩn; có kiến thức chuyên môn về quản lý hành chính, văn lưu trữ cũng như có kiến thức về công nghệ thông tin. Đây là một đồi hỏi khá cao đối với trình độ chuyên gia tư vấn. Nước ta cũng như nước ngoài không phải không có những cá nhân như vậy, song số lượng không nhiều. Do vậy, thay vì chọn một vài chuyên gia, chúng tôi thiết nghĩ nên lập hẳn một bộ phận tư vấn, trong đó gồm các chuyên gia của nhiều lĩnh vực liên quan tới việc thiết kế hệ thống hồ sơ, trong nước cũng như nước ngoài.
- Đánh giá thực trạng quản lý tài liệu điện tử ở các lưu tữ lịch sử ở nước ta hiện nay là một bước cần thiết trong kế hoạch. Và kết quả khảo sát cần được thể hiện bằng văn bản, dưới dạng các báo cáo. Căn cứ vào các báo cáo đó, Ban chỉ đạo sẽ cân nhắc, đối chiếu giữa điều kiện thực tế với các yêu cầu của tiêu chuẩn, từ đó tìm ra những hạn chế, tồn tại cần khắc phục trước và trong quá trình triển khai áp dụng. Điều này mang lại tính chủ động cho việc chỉ đạo áp dụng tiêu chuẩn.
- Lựa chọn nội dung áp dụng. Điều này là cần thiết khi các lưu trữ lịch sử áp dụng ISO 15489 vào quản lý tài liệu điện tử. Bởi lẽ, phạm vi của ISO 15489 không chỉ tập trung vào việc hướng dẫn quản lý tài liệu điện tử trong lưu trữ, mà trái lại, áp dụng cho quản lý hồ sơ nói chung. Do đó, trong khuôn khổ luận văn, chúng tôi cũng lựa chọn những nội dung có liên quan để tiến hành nghiên cứu, áp dụng và đề xuất quy trình nghiệp vụ đối với việc quản lý tài liệu điện tử. Đó chỉ là một phần của công tác lưu trữ điện tử. mà chúng tôi mong muốn việt Nam sớm xây dựng.
- Dự kiến thời gian thực hiện. Đây là trách nhiệm của Ban chỉ đạo ISO. Cần lưu ý là trong m i khaongr thời gian cụ thể, Ban chỉ đạo cần xác lập những ục tiêu cụ thể, nhằm đảm bảo các hoạt động triển khai diễn ra đúng hướng và đảm bảo tiến độ.