ĐỀ XUẤT CÁC GIẢI PHÁP ÁP DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 15489 VÀO QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ
3.1.5. Kiểm tra, đánh giá
Kiểm tra, đánh giá là hoạt động không thể thiếu đối với việc áp dụng tiêu chuẩn. Hoạt động này cần phải được diễn ra thường xuyên, liên tục và có kế hoạch để nhằm điều chỉnh kịp thời những sai sót, từ đó có sự khắc phục kịp thời. Đồng thời cũng là cách thức đảm bảo cho tiến độ áp dụng ISO được đảm bảo. Hoạt động kiểm tra, đánh giá được áp dụng trong quá trình triển khai áp dụng, cũng như áp dụng sau khi các công đoạn đã hoàn tất, tức là kiểm tra, đánh giá thông qua kết quả quản lý tài liệu điện tử: hệ thống hồ sơ điện tử thiết lập có đảm bảo tính hiệu quả nhưu mong muốn không? Quá trình vận hành hệ thống của các chuyên viên có gặp khó khăn gì không?...
3.1.6. Đào tạo
Nguồn nhân lực là yếu tố then chốt, quyết định tới sự thành công của bất cứ hoạt động tác nghiệp nào, không chỉ riêng hoạt động quản lý tài liệu điện tử. Do đó, triển khai đào tạo cũng là một trong các bước tổ chức thực hiện áp dụng ISO.
* Yêu cầu chung
Theo ISO 15489, nhiều tổ chức lưu trữ cần tuyển những nhân viên có trình độ chuyên môn về quản lý hoặc lưu trữ hồ sơ để quản lý hồ sơ của tổ chức và áp dụng những công việc đòi hỏi chuyên môn như phân loại hồ sơ, chuẩn bị các công việc xác định giá trị hồ sơ và thiết kế hệ thống. Các kỹ năng chuyên môn có liên quan tới tài liệu điện tử đòi hỏi người cán bộ phải có kiến thức về lĩnh vực hoạt động của hệ thống điện tử. Như vậy, cán bộ, nhân viên tham gia công tác quản lý tài liệu điện tử cần phải có đồng thời kiến thức chuyên môn về lưu trữ và kiến thức về công nghệ thông tin. Tuy nhiên, tùy theo vị trí tác nghiệp thì cơ quan lưu trữ sẽ yêu cầu trình độ chuyên môn này ở mức độ cao hay trung bình.
Các cơ quan lưu trữ có thể chọn các nhân viên đã qua đào tạo hoặc chọn các nhân viên khác đã tham dự những chương trình đào tạo bên ngoài, hoặc có thể hợp tác với các chuyên gia tư vấn đã qua đào tạo và có kinh nghiệm. Có thể thấy đây là một hướng dẫn về công tác đào tạo cán bộ , nhân viên có tính linh hoạt cao của ISO 15489.
* Phương pháp đào tạo
Các phương pháp đào tạo về quản lý hồ sơ gồm có:
- Kết hợp trong hệ thống tài liệu và các chương trình định hướng cho nhân viên;
- Đào tạo trên lớp cho những nhân viên chưa làm quen với trách nhiệm cụ thể hoặc trong trường hợp có sự thay đổi hệ thống;
- Đào tạo tại chức và bồi dưỡng, nâng cao trình độ chuyên môn, được tiến hành bởi những người phụ trách hoặc các đồng nghiệp có kinh nghiệm và kiến thức;
- Các buổi giảng hoặc thảo luận về những vấn đề có liên quan tới quản lý tài liệu điện tử;
- Các tờ rơi và sách hướng dẫn mô tả các khía cạnh chính sách hoặc thực tiễn công tác lưu trữ hồ sơ điện tửc trong các lưu trữ;
- Các bài giảng với sự trợ giúp của máy tính, được truyền trên mạng hoặc qua các vật mang tin trung gian ( đĩa mềm…);
- Các tài liệu h trợ trên hệ thống máy tính;
- Các khóa đào tạo của các tổ chức giáo dục, tổ chức chuyên nghiệp đáp ứng nhu cầu cụ thể của tổ chức.
* Đánh giá và xem xét việc đào tạo
Chương trình đào tạo được đánh giá dựa trên kết quả hoạt động của hệ thống hồ sơ. Điều này đòi hỏi phải đo lường mức độ tiến hành đào tạo và đánh giá hoạt động của hệ thống hồ sơ trong một đơn vị, tổ chức. Tính hiệu quả của chương trình đào tạo sẽ được nâng lên nếu đơn vị tổ chức thường xuyên xem xét chương trình và gửi báo cáo tới lãnh đạo, để từ đó có những điều chỉnh cần thiết cho các chương trình đào tạo cũng như cung cấp thông tin cập nhật cho những đối tượng được đào tạo.
Ngoài ra còn cần đánh giá các sai phạm về trách nhiệm đào tạo để phát hiện và chấn chỉnh kịp thời những sai phạm, giúp đảm bảo cũng như nâng cao chất lượng đầu ra.