ÁP DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 15489 VÀO QUẢN LÝ
2.1.2.3. Phân loại hồ sơ tài liệu
ISO 15489-2 đã quan niệm khâu phân loại tài liệu điện tử bao gồm hai nội dung là phân loại hoạt động tác nghiệp của cơ quan tổ chức và phân loại hồ sơ điện tử trong hệ thống
Quá trình sử dụng các hệ thống phân loại dựa trên các hoạt động tác nghiệp bao gồm các bước sau:
- Xác định nhiệm vụ, công việc, hoạt động tác nghiệp được lập hồ sơ.
- Xác định vị trí công việc hoặc hoạt động trong hệ thống phân loại của tổ chức.
- Kiểm tra các quy định chỉ đạo, hướng dẫn đối với với các hoạt động giao dịch hoặc công việc để đảm bảo rằng việc xác định phân loại là phù hợp.
- Kiểm tra việc phân loại các hoạt động dựa trên chức năng nhiệm vụ, cơ cấu của tổ chức để đảm bảo rằng việc phân loại đó thích hợp với đơn vị quản lý hồ sơ.
- Phân loại hồ sơ đã được xác định theo các cấp thích hợp với yêu cầu của tổ chức. Số lượng các cấp phân loại và điểm bắt đầu của quá trình phân loại (ở cấp giao dịch hoặc cấp cao hơn) phụ thuộc và các yêu tố sau:
- Quyền hạn, trách nhiệm của cơ quan, tổ chức - Bản chất của công việc
- Quy mô của cơ quan, tổ chức - Tính phức tạp trong cơ cấu tổ chức
- Đánh giá rủi ro về sự cấp thiết đối với độ chính xác và sự nhanh chóng trong việc kiểm soát và tra tìm hồ sơ
- Công nghệ kỹ thuật sử dụng
Quá trình phân loại tài liệu điện tử cần tới sự trợ giúp của các công cụ khác nhau: - Công cụ kiểm soát từ vựng, chẳng hạn như danh mục các tiêu đề hoặc từ điển từ chuẩn. Yêu cầu về kiểm soát việc ghi nhan đề và mô tả phụ thuộc vào quy mô của cơ quan, tổ chức và hệ thống hồ sơ cụ thể.
- Đánh chỉ số: Việc sắp xếp hợp lý các thuật ngữ tra cứu sẽ mở rộng khả năng tra tìm hồ sơ thông qua phân loại, loại hình và và vật mang tin. Việc đánh chỉ số có thể áp dụng bằng tay hoặc tự động tạo ra đối với dữ liệu điện tử hoặc văn bản tài liệu điện tử. Trước đây, việc đánh chỉ số được thực hiện bằng phương pháp thủ công nhưng ngày nay việc này được áp dụng với sự trợ giúp của máy tính. Hệ thống tra tìm văn bản dạng tự do (tra tìm toàn bộ
văn bản) định vị hồ sơ dựa trên việc tìm kiếm theo nội dung hồ sơ. Một công cụ truy tìm tài liệu khác tìm kiếm dựa trên dữ liệu của người sử dụng, sơ lược về tài liệu và đề tài, nội dung tài liệu và sử dụng các yếu tố trí tuệ.
Các công cụ đánh chỉ số phức tạp phù hợp với từng loại hồ sơ cụ thể, bản chất của hoạt động và nguồn lực cần thiết trong quá trình áp dụng và vận hành chúng.
Việc ấn định các thuật ngữ chỉ mục có thể bị hạn chế ở các thuật ngữ được thiết lập trong sơ đồ phân loại hoặc các công cụ kiểm soát từ vựng khác. Các thuật ngữ chỉ mục thường bắt nguồn từ:
- Dạng thức và bản chất của hồ sơ - Nhan đề hoặc đề mục chính của hồ sơ
- Nội dung chủ đề của hồ sơ, thường phù hợp với hoạt động tác nghiệp - Tóm tắt về hồ sơ
- Ngày tháng liên quan tới giao dịch được ghi trong hồ sơ - Tên của các khách hàng của tổ chức
- Các yêu cầu vận dụng hoặc sử dụng cụ thể
- Tài liệu kèm theo nếu không được xác định, hoặc - Mục đích của hồ sơ
Có thể những hướng dẫn đưa ra trong ISO 15489 còn chưa thực sự rõ ràng, cụ thể và phù hợp với thực tiễn lưu trữ ở Việt Nam hiện nay, song ta có thể đơn giản hóa vấn đề phân loại hồ sơ điện tử như sau: Cũng như tài liệu giấy, tài liệu lưu trữ điện tử cũng được sản sinh ra trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức; cũng chứa đựng những giá trị cao thấp nhất định. Do đó, việc áp dụng các phương án phân loại truyền thống đối với quá trình phân loại tài liệu điện tử vẫn tỏ ra phù hợp. Có chăng nét khác biệt chỉ là các thao tác liên quan tới công nghệ, kỹ thuật thực hiện. Ba gia đoạn phân loại vẫn là: Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam mạng lưới các kho lưu trữ; Phân loại tài liệu trong các kho lưu trữ thành các phông lưu trữ và phân loại tài liệu trong từng phông lưu trữ thành các hồ sơ, đơn vị bảo quản. Các đặc trưng, phương án phân loại trong m i giai đoạn cũng vẫn áp dụng cho việc phân loại tài liệu điện tử. Khi hệ thống lưu trữ điện tử được thiết lập thì tác giả tin rằng khâu nghiệp vụ phân loại tài liệu điện tử sẽ được thực hiện tốt, và không gặp nhiều trở ngại về nghiệp vụ chuyên môn.
Khi hình thành nên một hệ thống quản lý hồ sơ điện tử thì trong đó đã có sẵn các công cụ phân loại theo những tiêu chí khác nhau như: thời gian, địa điểm, tác giả, nội dung vấn đề… Việc mà các nhân viên vận hành hệ thống phải làm đó là thao tác để đưa hồ sơ tài liệu đó vào nơi mà bản chất riêng biệt của tài liệu được thể hiện rõ nhất. Ví dụ: trong phần mềm Lotus Note được sử dụng nhiều tại các cơ quan trung ương hiện nay, các văn bản sau khi giải quyết xong sẽ được chuyên viên chuyển xuống phần “hồ sơ công việc”, và sau khi đã giải quyết xong toàn bộ công việc thì tài liệu đó sẽ chuyển vào phần “hồ sơ lưu trữ”. Nếu
các tài liệu đó chưa được chuyển đến nơi cần thiết thì nó vẫn còn nằm trong phần đã giải quyết xong và chưa lập hồ sơ, và bất cứ chuyên viên nào cũng có thể hoàn thành nốt giai đoạn cuối cùng của công việc đó là gửi tài liệu xuống phần lưu trữ đã được thiết kế sẵn trong hệ thống.