ĐỀ XUẤT CÁC GIẢI PHÁP ÁP DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 15489 VÀO QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ
3.1.2.2. Trách nhiệm quản lý hồ sơ tài liệu
Mục đích quan trọng nhất của việc xác định trách nhiệm, quyền hạn và các mối quan hệ qua lại là để thiết lập và duy trì cơ chế quản lý hồ sơ nhằm thỏa mãn nhu cầu của các bên có liên quan trong nội bộ cũng như bên ngoài cơ quan lưu trữ. Cụ thể hơn, việc xác định trách nhiệm, quyền hạn và các mối quan hệ qua lại cần quy định trong các nội quy làm việc hoặc tiêu chuẩn thực hành nhằm:
- Yêu cầu các nhân viên phải tạo lập hồ sơ theo nhu cầu công việc và quá trình công việc, trong đó ghi đầy đủ các hoạt động tác nghiệp mà họ tham gia ;
- Đảm bảo hệ thống thông tin và xử lý h trợ hoạt động tác nghiệp tạo ra các hồ sơ phù hợp để phục vụ cho các hoạt động đó;
- Đảm bảo tính minh bạch của các quá trình xử lý hồ sơ và tính xác thực của hệ thống hồ sơ trong suốt quá trình sử dụng hồ sơ;
- Đảm bảo rằng các hồ sơ được duy trì, lưu giữ trong khoảng thồi gian hữu ích để phục vụ cho tổ chức, và nếu thích hợp, cho các đối tượng bên ngoài như tổ chức lưu trữ, các nhà nghiên cứu, các chuyên gia đánh giá;
- Đảm bảo rằng chỉ được xác định giá trị hồ sơ phù hợp với quá trình đã được phê duyệt.
Cơ quan lưu trữ cần xác định quyền hạn và trách nhiệm của mọi nhân viên liên quan đến việc quản lý hồ sơ. Trách nhiệm và quyền hạn được phân loại như sau:
- Lãnh đạo cấp cao phải chịu mức trách nhiệm cao nhất dể đảm bảo một chương trình quản lý hồ sơ hiệu quả. Sự h trợ của lãnh đạo cấp cao thể hiện ở việc phân bổ các nguồn
lực ở cấp thấp hơn. Điều này sẽ thúc đẩy sự tuân thủ các thủ tục quản lý hồ sơ trong toàn bộ tổ chức.
- Các chuyên gia quản lý hồ sơ chịu trách nhiệm chính trong việc áp dụng TCVN- 7420-1 (ISO-15489-1). Cụ thể là, các chuyên gia phải thiết lập các chính sách, thủ tục và tiêu chuẩn quản lý hồ sơ tổng thể cho tổ chức và áp dụng quá trình nêu trong Điều 4 của TCVN-7420-1 (ISO-15489-1)
Đối với giai đoạn tiền lưu trữ thì các trách nhiệm được xác định cụ thể như sau:
- Người phụ trách của các nhóm công tác hoặc đơn vị có trách nhiệm đảm bảo rằng nhân viên của họ tạo lập và lưu giữ hồ sơ như một bộ phận hợp thành trong công việc của mình và phù hợp với các chính sách, thủ tục và tiêu chuẩn đã được thiết lập. Người phụ trách cung cấp các nguồn lực cần thiết để quản lý hồ sơ và cộng tác với các chuyên gia quản lý hồ sơ trên mọi khía cạnh
- Mọi người khác trong tổ chức có các nhiệm vụ riêng liên quan đến hồ sơ. Cụ thể là nhân viên an ninh, nhân viên thiết kế và áp dụng hệ thống công nghệ thông tin và truyền thông và nhân viên chịu trách nhiệm về sự phù hợp.
- Tất cả nhân viên đều cần tạo lập, thu nhận và lưu giữ hồ sơ như là một công việc hàng ngày, và cần áp dụng những việc này theo đúng các chính sách, thủ tục và tiêu chuẩn đã được thiết lập. Điều này bao gồm cả việc xác định giá trị hồ sơ bằng các phương tiện xác định giá trị quy định.
Bất cứ đối tượng nào áp dụng chương trình quản lý hồ sơ của tổ chức lưu trữ thì điều quan trọng là phải đảm bảo đáp ứng được các tiêu chuẩn đã đặt ra trong chính sách của lưu trữ đó (bản chất là sự tương thích giữa các hệ thống hồ sơ điện tử ở văn thư và lưu trữ, hoặc sự đồng bộ trong quy trình quản lý hồ sơ đối với trường hợp xây dựng được hệ thống hồ sơ điện tử liên thông).