ÁP DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 15489 VÀO QUẢN LÝ
2.1.1.2. Bước B: Phân tích đặc trưng hoạt động
Mục đích của bước này là xác định nội dung và cách thức hoạt động của cơ quan, tổ chức. Bước này cho thấy mối liên quan giữa hồ sơ với quá trình hoạt động của cơ quan. Bước B sẽ giúp đưa ra quyết định trong những bước tiếp theo về tạo lập, thu nhận, kiểm soát, lưu giữ và xác định giá trị hồ sơ và về cách tiếp cận hồ sơ. Điều này đặc biệt quan trọng đối với môi trường điện tử nơi mà hồ sơ thích hợp không được thu thu nhận và lưu giữ nếu hệ thống không được thiết kế hợp lý. Bước này cung cấp công cụ để triển khai và lập tài liệu phân tích công việc một cách hệ thống và giúp tận dụng tối đa các kết quả phân tích.
Việc phân tích hoạt động của tổ chức sẽ giúp hiểu rõ quan hệ giữa công việc và hồ sơ của cơ quan.
Sản phẩm của bước này có thể bao gồm:
- Tài liệu mô tả công việc và quá trình hoạt động của cơ quan;
- Khung phân loại hoạt động tác nghiệp thể hiện các chức năng hoạt động và giao dịch của tổ chức theo quan hệ phân cấp;
- Sơ đồ các quá trình công việc của cơ quan, nêu rõ những điểm tại đó hồ sơ được tạo lập hoặc thu nhận với tư cách là một sản phẩm của hoạt động tác nghiệp
Việc phân tích này cung cấp cơ sở để phát triển các công cụ quản lý hồ sơ, bao gồm: - Từ điển từ chuẩn để kiểm soát ngôn ngữ dùng cho việc định nhan đề và đánh chỉ số hồ sơ trong ngữ cảnh công việc cụ thể;
- Quyền xác định giá trị trong đó xác định thời hạn lưu giữ và kết quả của nghiệp vụ xác định giá trị hồ sơ
Phân tích hoạt động của tổ chức còn giúp xác định và áp dụng chiến lược siêu dữ liệu thích hợp và phân công trách nhiệm chính thức trong việc lưu giữ hồ sơ.