ÁP DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 15489 VÀO QUẢN LÝ
2.1.2. Áp dụng tiêu chuẩn ISO 15489 vào các nghiệp vụ lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ điện tử
lưu trữ điện tử
Một trong những nội dung quan trọng của công tác lưu trữ tài liệu truyền thống là việc thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ như:
- Thu thập, bổ sung tài liệu; - Phân loại tài liệu;
- Xác định giá trị tài liệu; - Bảo quản tài liệu;
- Thống kê lưu trữ;
- Xây dựng công cụ tra cứu khoa học tài liệu; - Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu;
- ng dụng công nghệ thông tin trong lưu trữ.
- Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000 trong công tác lưu trữ.
Việc thực hiện thống nhất các nghiệp vụ lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức đã được quy định trong các văn bản quy phạm pháp luật và những văn bản hướng dẫn về công tác lưu trữ.
Đối với công tác lưu trữ tài liệu điện tử, về cơ bản, quy trình nghiệp vụ không có nhiều khác biệt so với công tác lưu trữ tài liệu giấy, ghi âm - ghi hình. Tuy nhiên, do những đặc thù riêng, khác biệt liên quan tới yếu tố công nghệ của loại hình tài liệu điện tử mà công tác lưu trữ điện tử tất yếu phải có những điều chỉnh, thay đổi trong quy trình nghiệp vụ sao cho phù hợp.
Theo ISO 15489-2 thì các quá trình dưới đây cần dược mô tả theo một trình tự nhưng phải hiểu rằng trong nhiều hệ thống hồ sơ, đặc biệt là hệ thống hồ sơ điện tử, các quá trình này có thể diễn ra đồng thời hoặc theo trình tự khác với trình tự được mô tả. Tất cả các quá trình đó tạo ra siêu dữ liệu được kết nối với hồ sơ (các thông tin mô tả chi tiết). Số lượng siêu dữ liệu về hồ sơ và các quá trình quản lý hồ sơ phụ thuộc vào quá trình xây dựng hệ thống hồ sơ, và ngược lại, hệ thống hồ sơ phụ thuộc vào các yêu cầu về công việc và trách nhiệm của cơ quan, tổ chức. Các quá trình nghiệp vụ đó là:
- Thu nhận - Đăng ký - Phân loại
- Phân loại bảo mật và tiếp cận - Xác định giá trị hồ sơ
- Bảo quản
- Sử dụng và theo dõi