ĐỀ XUẤT CÁC GIẢI PHÁP ÁP DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 15489 VÀO QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ
3.3.Hoàn thiện cơ sở pháp lý cho công tác quản lý tài liệu điện tử
Như đã phân tích ở trên, Luật Lưu trữ vừa được ban hành vào tháng 11/2011. Tuy chưa có những văn bản hướng dẫn thi hành Luật, thời gian có hiệu lực của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia 2001 vẫn còn hiệu lực…, song đây là tín hiệu tích cực, là cơ sở pháp lý cao nhất của ngành lưu trữ nói chung và của công tác lưu trữ tài liệu điện tử nói riêng.
Luật Lưu trữ của nước ngoài hầu hết không quy định riêng về tài liệu lưu trữ điện tử, vì tài liệu lưu trữ điện tử là một trong các đối tượng điều chỉnh của Luật nên cũng được áp dụng những nguyên tắc như đối với tài liệu lưu trữ giấy. Luật lưu trữ các nước chỉ yêu cầu các cơ quan nhà nước phải quản lý tài liệu lưu trữ điện tử trong thời gian mà chúng chưa được chuyển sang lưu trữ theo quy định, phải bảo quản chúng dưới dạng có thể tiếp cận được. Việc quản lý tài liệu điện tử đã được nêu rõ trong Điều 13 của Luật:
“Điều 13. Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử
1. Tài liệu lưu trữ điện tử là tài liệu được tạo lập ở dạng thông điệp dữ liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân được lựa chọn để lưu trữ hoặc được số hóa từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác.
2. Tài liệu lưu trữ điện tử phải đáp ứng các tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào, bảo đảm tính kế thừa, tính thống nhất, độ xác thực, an toàn và khả năng truy cập; được bảo quản và sử dụng theo phương pháp chuyên môn, nghiệp vụ riêng biệt.
3. Tài liệu được số hóa từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác không có giá trị thay thế tài liệu đã được số hóa.
4. Chính phủ quy định chi tiết việc quản lý tài liệu lưu trữ điện tử.”[32]
“Điều 5. Quản lý tài liệu của cá nhân, gia đình, dòng họ
1. Những tài liệu sau đây của cá nhân, gia đình, dòng họ (sau đây gọi chung là cá nhân) có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử đối với quốc gia, xã hội được đăng ký thuộc Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam:
a) Gia phả, tộc phả, bằng, sắc phong, tài liệu về tiểu sử;
b) Bản thảo viết tay, bản in có bút tích, công trình nghiên cứu khoa học, sáng tác, thư từ trao đổi;