ĐỀ XUẤT CÁC GIẢI PHÁP ÁP DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 15489 VÀO QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ
3.5. Tuyên truyền, phổ biến áp dụng tiêu chuẩn ISO 1
Tuyên truyền là biện pháp cần thiết để các lưu trữ lịch sử chuẩn bị cho việc thực hiện chủ trương, chính sách tiêu chuẩn hóa. Việc tuyên truyền về áp dụng ISO 15489 trong quản lý tài liệu điện tử phải được tuyên truyền, phổ biến trước hết cho toàn thể cán bộ, nhân viên trong các lưu trữ lịch sử đang chuẩn bị triển khai áp dụng. Sau đó thì các tài liệu tuyên truyền mới được phổ biến ra toàn ngành, xuống các cấp và tới các cơ quan hành chính nhà nước cũng như các cơ quan là nguồn nộp lưu tài liệu lưu trữ điện tử vào lưu trữ lịch sử. Phạm vi tuyên truyền, phổ biến kiến thức về ISO 15489 càng mạnh thì quá trình triển khai áp dụng tiêu chuẩn càng thuận lợi.
Các hình thức tuyên truyền gồm có:
- Tuyên truyền qua các phương tiện thông tin đại chúng: các bài viết trên tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, trên website của cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước và các báo cáo, tạp chí khác. Qua đó, Ban chỉ đạo sẽ thu được ý kiến phản hồi của độc giả.
- Tổ chức các buổi nói chuyện, hội thảo chuyên đề về việc nghiên cứu áp dụng ISO 15489 vào quản lý tài liệu lưu trữ điện tử. Các ý kiến đóng góp có giá trị của các chuyên gia sẽ được thu nhận tại những buổi gặp mặt này.
- Thông báo bằng văn bản tới các phòng ban, đơn vị; các cơ quan liên quan tới việc áp dụng tiêu chuẩn hóa.
- Ngoài ra còn có các biện pháp khác như phát tờ rơi, dán quảng cáo, cử chuyên gia tới tận nơi cần tuyên truyền…