ĐỀ XUẤT CÁC GIẢI PHÁP ÁP DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 15489 VÀO QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ
3.1.2. Xây dựng chính sách và xác định trách nhiệm
3.1.2.1.Chính sách quản lý hồ sơ
Các lưu trữ cần xác định và lập ra các chính sách quản lý hồ sơ bằng văn bản và phải đảm bảo việc áp dụng và duy trì các chính sách đó ở mọi cấp trong tổ chức.
Bản công bố về chính sách quản lý hồ sơ thường là một bản công bố về các dự thỏa kế hoạch. Bản công bố đưa ra những việc mà tổ chức cần làm và, đôi lúc, vạch ra chương trình và các thủ tục để đạt được các dự định đó. Tuy nhiên bản thân bản công bố này không đủ đảm bảo cho việc quản lý tốt hồ sơ mà điều quan trọng đối với sự thành công là sự chấp thuận và h trợ tích cực và cụ thể từ phía lãnh đạo cấp cao và sự phân bổ các nguồn lực cần thiết cho quá trình áp dụng
Bản công bố chính sách cần đề cập đến các chính sách khác có liên quan tới thông tin, ví dụ, như về chính sách hệ thống thông tin, quản lý tài sản hoặc bảo mật thông tin, nhưng không lặp lại chúng. Bản công bố này phải được h trợ bằng các thủ tục và hướng dẫn, công bố về chiến lược và kế hoạch, các quyền xác định giá trị hồ sơ và các tài liệu khác để hình thành một cơ chế quản lý hồ sơ.
Việc h trợ và ủng hộ chính sách này phải luôn được khuyến khích. Điều đặc biệt quan trọng là chính sách đó buộc các nhân viên phải tạo lập và duy trì hồ sơ theo đúng các quy định luật pháp, chế định, tài chính, hoạt động tác nghiệp và các yêu cầu lưu trữ của tổ chức. Việc giám sát sự tuân thủ chính sách đó cũng đóng vai trò rất quan trọng.