ÁP DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 15489 VÀO QUẢN LÝ
2.1.1. Thiết kế hệ thống hồ sơ tài liệu điện tử
Về cơ bản ta có thể hiểu hệ thống tài liệu điện tử là toàn bộ thành phần hợp thành hệ thống thông tin điện tử, gồm phương tiện điện tử, nguồn tài liệu, thông tin đầu ra, phần mềm ứng dụng, chương trình, dữ liệu. Một số quốc gia trên thế giới như Australia, Mỹ, Malaisia Singapore… quan niệm rằng thực chất hệ thống tài liệu điện tử chính là hệ thống hồ sơ điện tử. Điều này tỏ ra khá hợp lý, bởi lẽ: Văn bản, tài liệu điện tử trong giai đoạn văn thư, nhưng sau khi giải quyết xong vẫn cần phải được lập thành hồ sơ để theo dõi hoặc đưa vào lưu trữ hiện hành; Bên cạnh đó, khi nhắc tới tài liệu lưu trữ, dù ở dạng truyền thống hay điện tử thì đều phải tồn tại dưới hình thức hồ sơ lưu trữ.
Một trong những yếu tố then chốt của chương trình quản lý tài liệu điện tử chính là việc thiết kế được một hệ thống hồ sơ điện tử khoa học, chặt chẽ và phù hợp với đặc điểm, tình hình của m i quốc gia.
Theo ISO 15489, việc thiết kế, xây dựng hệ thống hồ sơ điện tử phải được thực hiện theo chiến lược phù hợp, với các nội dung:
- Thiết kế hệ thống hồ sơ
- Đào tạo nhân lực tác nghiệp với hệ thống (nhân viên trực tiếp xử lý hồ sơ, nhân viên phụ trách kỹ thuật…)
- Chuyển đổi hồ sơ sang các hệ thống, dạng thức và phương thức kiểm soát mới, tương thích với hệ thống hồ sơ điện tử được xây dựng.
- Thiết lập tiêu chuẩn, đo lường sự phù hợp giữa tiêu chuẩn và kết quả đạt được.
- Xác định thời hạn lưu giữ hồ sơ và đưa ra quyết định về những hồ sơ còn có giá trị phù hợp với môi trường chế định.
Để dễ hình dung, ISO 15489-2 đã xây dựng mô hình triển khai hệ thống hồ sơ điện tử như sau:
Chú giải:
Sơ bộ Phản hồi
Hình 2.1 – Sơ đồ thiết kế và áp dụng hệ thống hồ sơ
Trong đó: