ĐỀ XUẤT CÁC GIẢI PHÁP ÁP DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 15489 VÀO QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ
3.9. Học hỏi, trao đổi kinh nghiệm với nước ngoà
Ở nước ta hiện nay, chưa có cơ quan lưu trữ nào áp dụng tiêu chuẩn vào hoạt động quản lý hồ sơ điện tử, do đó việc học hỏi lẫn nhau đương nhiên sẽ không thực hiện được. Tuy vậy, khi ngành lưu trữ và một số doanh nghiệp, ngân hàng đã manh nha lưu trữ văn bản điện tử trong quá trình hoạt động thì việc các bên gặp gỡ, cùng chia sẻ, bàn bạc những gì đã làm được và đưa ra định hướng sẽ rất hiệu quả.
Trên thế giới, sau khi tiêu chuẩn ISO 15489 được ban hành thì nhiều quốc gia đã áp dụng tiêu chuẩn hoặc trên cơ sở đó tự xây dựng những tiêu chuẩn riêng về quản lý tài liệu, trong đó có tài liệu điện tử. Chẳng hạn như:
- Bộ Nội vụ Hà Lan đã chủ động dịch bản tiêu chuẩn 15489 sang tiếng Hà Lan và xuất bản nó với tư cách là tiêu chuẩn quốc gia (ISO NEN 15489-2001).
- Đồng thời các tiêu chuẩn về khía cạnh riêng biệt trong quản lý tài liệu cũng được ứng dụng. Ví dụ, ở Úc có các tiêu chuẩn quốc gia được ứng dụng để phân tích quá trình công việc khi làm việc với tài liệu, với các siêu dữ liệu văn thư.
- Ở Pháp đã ban hành tiêu chuẩn quốc gia NFZ42-013 nhằm mục đích đảm bảo tính toàn vẹn của tài liệu điện tử trong các hệ thống máy tính có sử dụng đĩa quang không cho phép sao chép (WORM). Tiêu chuẩn đã quy định những yêu cầu về quy trình công việc và quy trình kỹ thuật. Điều đáng nói là tiêu chuẩn trên đã được sử dụng rộng rãi hơn trong khu vực ngoài nhà nước.
- Liên minh Châu Âu đã biên soạn và xây dựng được tiêu chuẩn MoReq – những yêu cầu hiện đại để quản lý tài liệu điện tử vào năm 2001. Tiêu chuẩn này được cung cấp cho không chỉ những người quản lý tài liệu lưu trữ mà cho tất cả các công chức, viên chức kỹ thuật của văn phòng trực thuộc các tổ chức nhà nước và thương mại, các tổ chức giáo dục và các công chức – những người khởi thảo, cung cấp và sử dụng hệ thống tài liệu điện tử. MoReq đã được thực tiễn Châu Âu chấp nhận, và được sử dụng ở một số nước khác trên thế giới.
- Mỹ cũng sử dụng tiêu chuẩn DoD 55015.2 do Bộ Quốc phòng Mỹ xây dựng vào việc quản lý tài liệu điện tử…
Quá trình học hỏi kinh nghiệm cũng như việc nghiên cứu kết quả thực hiện ISO trong công tác lưu trữ điện tử từ các nước bạn đòi hỏi phải tiến hành trên nhiều mặt: nghiên cứu lý luận, phương pháp, cách thức áp dụng, các quy trình ứng dụng cụ thể, sự kiểm tra, dánh giá, đầu tư nguồn lực thích hợp… Trên cơ sở đó, phân tích thấu đáo khả năng và điều kiện áp dụng tại Việt Nam, tạo tiền đề cho các bước triển khai ứng dụng cụ thể.
Việc học hỏi từ những kinh nghiệm quý giá của các nước bạn sẽ khiến cho công tác lưu trữ điện tử ở Việt Nam đi tắt đón đầu, tiết kiệm được nhiều chi phí cho giai đoạn “tìm đường”; đồng thời cũng rút ra được những bài học kinh nghiệm và có được những ý tưởng triển khai riêng, khả thi và phù hợp với điều kiện lưu trữ nước nhà.
*
Những giải pháp mà tác giả đề xuất trên đây chỉ là kết quả nghiên cứu bước đầu, căn cứ trên thực trạng và điều kiện thực tế của ngành lưu trữ ở nước ta hiện nay. Thiết nghĩ đó là những giải pháp thiết yếu cần có trong kế hoạch chuẩn hóa công tác lưu trữ nói chung và công tác lưu trữ tài liệu điện tử nói riêng. Tuy nhiên, ta cũng cần lưu ý rằng, để thực hiện đồng bộ các giải pháp áp dụng ISO 15489 vào quản lý tài liệu lưu trữ điện tử thì việc đồng tình, nhất trí và sự phối hợp, hợp tác chặt chẽ giữa các cơ quan lưu trữ cũng như giữa cơ quan lưu trữ và các cơ quan hành chính nhà nước, các tổ chức, đoàn thể và doanh nghiệp khác là yếu tố then chốt. Bên cạnh đó, sự định hướng của luật pháp, sự đầu tư về nhân lực và vật lực… sẽ góp phần đảm bảo tính khả thi của việc áp dụng ISO vào công tác lưu trữ nước nhà.
KẾT LUẬN
Ngày nay, tài liệu điện tử dã và đang trở thành loại hình tài liệu đặc biệt được sử dụng như là một công cụ h trợ đắc lực cho hoạt động quản lý tại rất nhiều cơ quan, tổ chức. Đây là một trong những lý do khiến tài liệu điện tử đang ngày càng giành được sự quan tâm từ phía các nhà khoa học.
Nghiên cứu về áp dụng tiêu chuẩn quốc tế vào quản lý tài liệu điện tử sẽ giúp chuẩn hóa và nâng cao hiệu quả hoạt động của các cơ quan, tổ chức; phát huy giá trị của loại hình tài liệu lưu trữ mới - tài liệu lưu trữ điện tử. Có một cái nhìn đúng đắn về tài liệu điện tử, đồng thời làm tốt công tác quản lý loại hình tài liệu lưu trữ điện tử không chỉ góp phần tối
ưu hoá thành phần Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam mà còn góp phần vào sự nghiệp bảo tồn di sản văn hoá dân tộc, di sản văn hoá nhân loại trong thời đại mới.
Có thể tổng kết những nội dung chính đã được tác giả phản ánh trong luận văn như sau:
Thứ nhất, luận văn đã có những đóng góp nhất định về mặt lý thuyết liên quan tới tài liệu điện tử và công tác quản lý tài liệu điện tử dựa trên các quy định của tiêu chuẩn quốc tế ISO 15489.
Thứ hai, qua nghiên cứu kỹ lưỡng tiêu chuẩn ISO 15489, qua sự khảo sát kinh nghiệm một số nước trên thế giới, qua sự đánh giá trung thực thực trạng quản lý tài liệu điện tử tại các lưu trữ lịch sử ở Việt Nam hiện nay, luận văn đã phân tích điều kiện và tính khả thi của việc áp dụng ISO, đồng thời đề xuất những nội dung có thể áp dụng được của bộ tiêu chuẩn vào công tác quản lý tài liệu điện tử tại Việt Nam, mà cụ thể là: xây dựng quy trình nghiệp vụ lưu trữ điện tử và quy trình quản lý lưu trữ điện tử tại các Lưu trữ lịch sử.
Thứ ba, trên cơ sở những nghiên cứu này, luận văn đã đề xuất những giải pháp nhằm đảm bảo những nội dung trên có khả năng được tiến hành trong thực tiễn lưu trữ ở Việt Nam hiện nay, góp phần chuẩn hóa công tác lưu trữ loại hình tài liệu đặc biệt này ngay từ đầu. Chúng tôi hi vọng rằng, với những lập luận được thể hiện trong đề tài và những kiến nghị mà chúng tôi đã đưa ra thì tình hình nghiên cứu cũng như công tác lưu trữ tài liệu điện tử sẽ ngày càng hoàn thiện và sớm bắt kịp nhịp độ phát triển chung của khu vực và thế giới về lĩnh vực này./.