Hiện nay ở nước ta có 04 Trung tâm Lưu trữ Quốc gia: I, II, III và IV.
Đó là các đơn vị sự nghiệp trực thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được pháp định cụ thể, rõ ràng.
Hiện nay, các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia đã xây dựng hệ thống mạng LAN kết nối giữa phòng Tin học và công cụ tra cứu với phòng Tổ chức sử dụng, Ban giám đốc, một số bộ phận khác có liên quan; tại Trung tâm Tin học đã có đường leased line tốc độ 256 Kb/s với các hệ thống firewall:
- Firewall thứ nhất (Internet Firewall) thực hiện bảo vệ hệ thống mạng LAN. Firewall này cũng thực hiện kiểm soát truy nhập vào ra hệ thống mạng thông qua gateway internet.
- Firewall thứ hai (Internal Firewall) dùng bảo vệ trong nội bộ hệ thống mạng. Internal firewall chia hệ thống LAN thành hai phần: public LAN dùng cho người dùng LAN thông thường và Internal LAN là vùng chứa các máy chủ và dữ liệu quan trọng. Với việc sử dụng Internal Firewall, thiết kế tăng được khả năng bảo vệ các dữ liệu quan trọng khỏi sự tấn công hoặc phá hoại vô tình của người dùng trong mạng LAN.
Về hệ thống lưu trữ, các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia cùng sử dụng tủ đĩa lưu trữ Reo1000 kết nối trực tiếp với các máy chủ database để lưu trữ dữ liệu. M i tủ đĩa có khả năng lưu trữ lớn và có thể mở rộng dung lượng lưu trữ theo yêu cầu sử dụng.
Bên cạnh việc dùng tủ đĩa cứng làm thiết bị lưu trữ chính, tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia và Trung tâm Tin học cũng đã sử dụng tape storage để backup các dữ liệu với dung lượng lớn. Các dữ liệu lưu trên tape có nhược điểm là tốc độ truy cập chậm hơn so với trên ổ đĩa cứng nhưng bù lại, có thể lưu trữ được dung lượng lớn dữ liệu với chi phí rẻ, cho phép bảo quản lâu dài. Ngoài các giải pháp lưu trữ nói trên, giải pháp lưu trữ khác phổ biến ở Việt Nam là thực hiện lưu trữ trên các đĩa CD, DVD cũng được lựa chọn tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia.
Về hệ thống server, m i trung tâm lưu trữ Quốc gia đã có ít nhất một database server dùng lưu trữ dữ liệu và ít nhất một application server cho các chương trình ứng dụng.
Trên cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin được trang bị như vậy, các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia đã tiến hành số hóa tài liệu lưu trữ và lưu trữ những CSDL những tài liệu được số hóa đó. Các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia có thể phục vụ nhu cầu khai thác sử dụng tại phòng đọc. Thủ tục cho phép đọc, in thông tin cấp 1, thông tin cấp 2 tài liệu lưu trữ đã số hoá được quản lý như thủ tục cho phép đọc, sao chụp tài liệu lưu trữ chưa được số hoá… Tuy nhiên, đây chỉ là một phần nhỏ trong công tác “lưu trữ điện tử”, bởi lẽ quá trình liên thông tiếp nhận văn bản, tài liệu điện tử từ giai đoạn văn thư đến giai đoạn lưu trữ cũng như từ các lưu trữ cơ quan, đơn vị đến các lưu trữ lịch sử vẫn chưa được thiết lập, nên các tài liệu điện tử có giá trị được hình thành và giải quyết chỉ trong môi trường mạng chưa hề được đưa vào lưu trữ lịch sử. Những tài liệu điện tử vẫn tồn tại song song với tài liệu giấy, và được các doanh nghệp, cơ quan, tổ chức chủ động lưu giữ tại các hệ thống lưu trữ điện tử riêng của họ.
Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin, số hóa tài liệu và lưu trữ tài liệu số được các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia tiến hành cụ thể như sau:
* Tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I
Để bảo vệ, bảo quản an toàn và phát huy giá trị tài liệu Châu bản, Mộc bản, năm 1993 Cục Lưu trữ Nhà nước( nay là Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước) đã lập và trình Thủ tướng Chính phủ cho phép thực hiện Đề án cấp cứu Châu bản, Mộc bản. một trong những nội dung chính của Đề án này là xây dựng hệ thống thông tin quản lý, tra tìm tài liệu Châu bản, Mộc bản. Việc thực hiện nội dung này của Đề án tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia vào năm 1996 đánh dấu sự khởi đầu của việc số hóa tài liệu lưu trữ ở Việt Nam. Mục đích củ việc số hóa này là nhằm nâng cao khả năng tiếp cận thông tin tài liệu và bảo vệ, bảo quản an toàn bản gốc tài liệu Châu bản, Mộc bản đang ngày càng xuống cấp.
Do nhiều nguyên nhân như trang thiết bị kỹ thuật, trình độ chuyên môn về tin học của đội ngũ cán bộ còn hạn chế nên ban đầu Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã hợp tác với Trung tâm Công nghệ thông tin du lịch thuộc Tổng cục Du lịch Việt Nam và Bộ Khoa học công nghệ - Môi trường tiến hành thử nghiệm việc số hóa tìa liệu Châu bản. Khi kết quả thử nghiệm thành công, các TTLTQG đã tiếp nhận công nghệ và tự tổ chức triển khai thực hiện việc số hóa tài liệu Châu bản, Mộc bản. Kết quả cụ thể như sau:
Đến hết năm 2001, TTLTQG I đã số hóa được trên 360.000 trang tài liệu Châu bản; 1,2 triệu trang tài liệu của các phông Châu bản triều Nguyễn, Địa bạ triều Nguyễn, Nha huyện Thọ Xương, Nha Kinh lược Bắc Kỳ, Toàn quyền Đông Dương; 100.000 trang tài liệu của một số phông lưu trữ theo Đề án Bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia trong năm 2011...
Việc số hóa tài liệu Châu bản được thực hiện bằng các loại máy quét tĩnh (Flatbed scanner) và sử dụng hai dạng phần mềm: phần mềm quét ảnh đi kèm với phần mềm xử lý hình ảnh Adobe Photoshop. Việc ghi dữ liệu được thực hiện như sau: dữ liệu ảnh số hóa (thông tin cấp 1) được ghép nối với CSDL (thông tin cấp 2) và ghi sang CD-Rom (2 bản). M i CD-ROM tương ứng với một tập tài liệu Châu bản. Hiện nay, ngoài việc ghi trên CD- ROM, dữ liệu số hóa tài liệu Châu bản còn được ghi sang băng từ và lưu trữ trong máy chủ. Tài liệu Châu bản được tổ chức lưu trữ trên CD-ROM theo từng tập Châu bản, thao hai cấp độ: Thông tin cấp 1 (toàn văn tài liệu được số hóa và lưu trữ dưới dạng jpeg) và Thông tin cấp 2 (thông tin mô tả về nội dung và địa chỉ lưu trữ của tài liệu Châu bản)
Năm 2002, TTLTQG I tiến hành tích hợp các dữ liệu ghi trên các đĩa CD-ROM thành một tập hợp dữ liệu chung cho toàn bộ khối tài liệu Châu bản. Chương trình quản lý tài liệu Châu bản sử dụng phần mềm quản lý CSDL MySQL server and client. Chương trình này được truy cập bằng trình duyệt Web như Internet Explorer và gồm 03 chức năng: chuyển đổi dữ liệu, quản trị hệ thống và tra cứu.
* Tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II
Tính đến thời điểm này, TTLTQG II đã và đang từng bước ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư và lưu trữ. Điều này thể hiện ở các kết quả như:
- Kiểm tra các CSDL thông tin cấp 2 các phông đã chỉnh lý và CSDL cấp 1 của tài liệu Ghi âm và Mộc bản;
- Backup dữ liệu đảm bảo an toàn cho CSDL; - Kiểm tra bản lưu dự phòng các CSDL;
- Kiểm tra, sửa chữa, bảo trì hệ thống mạng Lan đảm bảo hoạt động thông suốt
Tuy vậy, đáng chú ý nhất là việc số hóa tài liệu Mộc bản tại Trung tâm II. Năm 1960, toàn bộ mộc bản (gồm 34.555 tấm) được chính quyền Việt Nam Cộng hòa chuyển từ Huế về Chi nhánh Văn khố Đà Lạt. Năm 1975, Cục Lưu trữ Nhà nước tiếp quản khối Mộc bản và giao cho TTLTQG II tại thành phố Hồ Chí Minh trực tiếp quản lý đến năm 2006.(Từ tháng 10/2006, Mộc bản được giao cho TTLTQG IV quản lý trực tiếp).
Mộc bản được in dập ra giấy dó. M i mặt khắc tấm Mộc bản được in dập thành một tờ và được sắp xếp, đánh số tờ theo từng quyển của từng bộ sách. Sau khi kết thúc Đề án, TTLTQG II đã số hóa được khoảng 55.000 tờ bản dập Mộc bản. Dữ liệu số hóa tài liệu Mộc bản tuy cũng ghi trên CD-ROM nhưng trên CD-ROM, Mộc bản chỉ lưu ảnh số bản dập Mộc bản (thông tin cấp 1). Mặt khác, do dung lượng của CD-ROM có hạn nên dữ liệu số hóa của một quyển sách có thể được lưu ở nhiều CD-ROM. Hiện toàn bộ dữ liệu số hóa bản dập Mộc bản được ghi trên 184 CD-ROM, sao lưu thành 03 bản.
Chương trình phần mềm quản lý và tra tìm thông tin bản dập Mộc bản được xây dựng từ năm 2000 được viết bằng ngôn ngữ Delphi, phần mềm quản lý CSDL Access với các chức năng chính là: cập nhật và lưu trữ dữ liệu; tra cứu thông tin cấp 2 xuyên suốt toàn bộ khối mộc bản theo các tiêu chí như: tác giả, tác phẩm, thời gian, chủ đề, ngôn ngữ…; báo cáo dữ liệu tìm được và in tài liệu gốc từ file ảnh số; bảo mật thông tin (chỉ những người đã đăng ký tài khoản và được cấp phép mới được truy nhập và khai thác CSDL).
Qua tìm hiểu, chúng tôi được biết TTLTQG II đã số hóa 55.000 tờ bản dập của Mộc bản (theo Đề án cấp cứu tài liệu Mộc bản); 600.000 trang tài liệu của một số phông lưu trữ theo Đề án Bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia; ngoài ra còn số hóa khối tài liệu ghi âm vào năm 2001, số hóa khối tài liệu đĩa hát vào năm 2009…
* Tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III
TTLTQG III đã đạt được nhiều thành quả trong việc ứng dụng tin học và xây dựng công cụ tra cứu. Điều này thể hiện ở các mặt:
Trước hết, Trung tâm đã hoàn thiện CSDL và mục lục các phông thu về năm 2009 với tổng số là 29.379 biểu ghi, trong đó bao gồm:
- Phông Quốc hội: 3.050 biểu ghi
- Phông Chủ tịch nước: 13.468 biểu ghi - Phông Bộ Tài chính: 2.075 biểu ghi - Phông Bộ Thương mại: 3.200 biểu ghi - Phông Bộ Văn hóa: 1.789 biểu ghi - Phông Tồng cục Du lịch: 95 biểu ghi
- Phông Tổng công ty Thuốc lá: 283 biểu ghi - Phông Ủy ban Dân tộc Miền núi: 1.180 biểu ghi - Phông Tòa án Nân dân Tối cao: 599 biểu ghi - Phông Trung tâm hội nghị Quốc gia: 159 biểu ghi
- Phông Bộ Khoa học Công nghệ (Chương trình KC 06): 1.013 biểu ghi - Phông Bộ Giao thông Vận tải: 2.450 biểu ghi
Bên cạnh đó, Trung tâm cũng xây dựng và triển khai đưa thông tin, chương trình phần mềm tra cứu tự động “hồ sơ, kỷ vật cán bộ đi B” lên website của cục Văn thư và Lưu trữ nhà
nước; Scan, in 2.651 trang tài liệu phục vụ độc giả và các cuộc trưng bày, triển lãm; Xây dựng phần mềm cung cấp thông tin cho độc giả chạy trên máy cảm ứng.
Ngoài ra, TTLTQG III còn bảo đảm ổn định mạng LAN trong phạm vi Trung tâm; quản trị CSDL được tốt để phục vụ độc giả khai thác tài liệu; thường xuyên theo dõi, bảo dưỡng, suy tu và sửa chữa các thiết bị công nghệ thông tin của các đơn vị trong Trung tâm, bảo đảm việc kết nối, lưu thông, trao đổi dữ liệu…
Về tình hình số hóa tài liệu, TTLTQG III đã số hóa hơn 50.000 trang tài liệu phông Phủ thủ tướng vào năm 2005; đang tiến hành số hóa 600.000 trang tài liệu một số phông tài liệu theo Đề án Bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc trong năm 2011…
* Tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia IV
Tuy mới được thành lập 5 năm, song TTLTQG IV cũng đã đạt được những kết quả tích cực trong công tác tin học và công cụ tra cứu như:
- Lập danh mục, sắp xếp và quản lý tài liệu ảnh của cơ quan; - Kiểm tra CSDL tài liệu Mộc bản: 55.324 ảnh;
- Lắp đặt hệ thống máy tính, mạng LAN cho lớp tập huấn sử dụng phần mềm quản lý và khai thác tài liệu do Cục tổ chức
- Kiểm tra, theo dõi và khắc phục những sự cố với hệ thống máy tính và mạng LAN tại Trung tâm.
* Tại Trung tâm Bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia
Trung tâm Bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia là tổ chức sự nghiệp thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, có chức năng bảo hiểm tài liệu lưu trữ của các Trung tâm Lưu trữ quốc gia và của các cơ quan, tổ chức lưu trữ, cá nhân khác có nhu cầu. Một số nhiệm vụ chính của Trung tâm bảo hiểm đó là:
- Hướng dẫn, kiểm tra các Trung tâm Lưu trữ quốc gia trong việc lập bản sao bảo hiểm theo đúng tiêu chuẩn quy trình nghiệp vụ kỹ thuật và quy định khác của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
- Tổ chức tiếp nhận lưu trữ bản sao bảo hiểm, bản sao sử dụng các loại hình tài liệu của các cơ quan, tổ chức lưu trữ khác có nhu cầu.
- Bảo quản bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ an toàn và theo đúng tiêu chuẩn kỹ thuật. - Hiện đại hóa công tác bảo hiểm; nghiên cứu, ứng dụng các tiến bộ về khoa học và công nghệ mới, phù hợp trong công tác bảo hiểm tài liệu lưu trữ; chuyển giao kỹ thuật, thực hiện dịch vụ công về bảo hiểm tài liệu lưu trữ cho các cá nhân, cơ quan, tổ chức có yêu cầu.
Tính đến nay, Trung tâm đã tiến hành số hóa được các phông tài liệu như sau: - Tài liệu phông Phủ Thủ tướng: hơn 200.000 trang tài liệu.
- Tài liệu phông Ủy ban Kháng chiến Hành chính Nam bộ: hơn 43.000 trang tài liệu. - Tài liệu Hệ thống Công trình tải điện 500KV Bắc Nam: hơn 100.000 trang tài liệu.
- Tài liệu phông Bộ Nội vụ: chưa hỏi được số lượng bao nhiêu
- Tài liệu phông Ủy ban Kháng chiến Hành chính Miền nam Trung bộ: chưa hỏi được số liệu bao nhiêu
- Tài liệu phông Bộ Nông lâm: hơn 170.000 trang tài liệu - Tài liệu phông Quốc hội: hơn 32.000 trang tài liệu - Năm 2011: 600.000 trang tài liệu
Nhìn chung, tuy các TTLTQG đã đạt được những kết quả tích cực trong lĩnh vực ứng dụng công nghệ thông tin, song không có nghĩa là công tác lưu trữ tài liệu điện tử đã được định hình. Điểm khả quan nhất trong việc “lưu trữ điện tử” mà các Trung tâm gây dựng được, tính đến thời điểm này, đó là việc xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu (cấp 1 và cấp 2) và số hóa tài liệu Châu bản, Mộc bản và tài liệu của một số phông lưu trữ. Các tài liệu điện tử này được lưu giữ và bảo quản tại những phòng kho, hệ thống lưu giữ chuyên dụng. Việc số hóa tài liệu này chứng tỏ lưu trữ Việt Nam đã bước đầu nắm bắt và làm chủ công nghệ mới ứng dụng trong lưu trữ, tạo động lực cho việc số hóa TLLT và xây dựng CSDL TLLT nói chung. Song, chặng đường tiến tới xây dựng và hoàn thiện lưu trữ điện tử còn rất dài và cũng là thách thức đặt ra cho công tác lưu trữ ở Việt Nam hiện nay.