ÁP DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 15489 VÀO QUẢN LÝ
2.1.1.8.Bước H: Đánh giá sau khi áp dụng hệ thống hồ sơ
Mục đích của bước H là đánh giá tính hiệu quả của hệ thống hồ sơ, đánh giá quá trình xây dựng hệ thống nhằm khắc phục những thiếu sót và thiết lập cách thức giám sát toàn bộ hệ thống. Bước H bao gồm:
- Phân tích xem hồ sơ có được tạo lập và tổ chức theo đúng mức độ cấp thiết của hoạt động tác nghiệp và có tính liên quan đến quá trình công việc hay không
- Phỏng vấn các nhà quản lý, nhân viên và những bên có liên quan khác - Tiến hành khảo sát
- Kiểm tra tài liệu được xây dựng trong giai đoạn trước của dự án phát triển hệ thống - Theo dõi và kiểm tra ngẫu nhiên các hoạt động
Bằng việc hoàn thành bước đầu việc xem xét sau khi áp dụng và bằng việc tiến hành kiểm tra định kỳ, cơ quan, tổ chức sẽ giữ được sự đảm bảo “lợi nhuận liên tục” trong các khoản đầu tư vào hệ thống hồ sơ. Một cách khách quan, điều này chứng minh rằng việc tạo lập và quản lý hồ sơ về hoạt động của tổ chức là hợp lý. Việc xem xét sau khi áp dụng sẽ giảm thiểu khả năng gặp rủi ro của tổ chức khi hệ thống sai l i và sẽ lường trước được những thay đội đáng kể trong các yêu cầu đối với hồ sơ và nhu cầu của tổ chức mà một giai đoạn phát triển mới cần phải có. Kết thúc bước H, cơ quan, tổ chức đã:
- Xây dựng và áp dụng phương pháp luận để đánh giá một cách khách quan hệ thống hồ sơ của mình
- Lập tài liệu về hiệu quả hoạt động của hệ thống và quá trình triển khai
- Lập và trình báo cáo tới lãnh đạo, nêu rõ các phát hiện và các khuyến nghị Vì các quá trình công việc và hệ thống hồ sơ không bao giờ ổn định, nên các bước từ bước C tới bước H phải được tiến hành theo chu kỳ thể hiện trên Hình 3.
Nhìn chung, việc thiết kế hệ thống hồ sơ điện tử có liên quan tới mô hình tính liên tục của taiflieeuj được đưa ra nhằm mục đích làm thay đổi quan điểm về hiện thực khách quan trong quản lý tài liệu. Nó là cơ sở để đưa ra những yêu cầu về sự liên kết giữa ba bên: nhà lưu trữ - nhà quản lý tài liệu - các chuyên gia công nghệ thông tin. Đối với các cơ quan lưu trữ, trong điều kiện hiện nay, không chỉ tiếp nhận và bảo quản các tài liệu hết giá trị hiện hành mà còn tham gia tích cực vào giai đoạn ban đầu của vòng chu chuyển tài liệu điện tử. Điều này đã được Hội đồng Lưu trữ Quốc tế ICA thông qua vào năm 1996 như sau: “Những người làm công tác lưu trữ cần phải hợp tác với những người lập ra tài liệu khi tiếp xúc với những khuôn dạng mới và với những công nghệ mới trong quản lý thông tin. Họ không chỉ
cần phải tiếp nhận những tài liệu đang tồn tại để bảo quản, mà còn phải đảm bảo rằng những hệ thống thông tin quản lý (hệ thống văn thư) và hệ thống lưu trữ phải bao gồm cả những thủ tục ban đầu để đảm bảo tính toàn vẹn của các tài liệu có giá trị”. ICA cũng khuyến nghị khi thiết kế các hệ thống thông tin đòi hỏi phải tính tới các yêu cầu của công việc lưu trữ, phải kiểm soát tỉ mỉ tài liệu (bao gồm cả tài liệu điện tử trong quá toàn bộ vòng đời của nó), phải xác định rõ vai trò của lưu trữ trong mối quan hệ với các nhà chuyên môn trong lĩnh vực công nghệ thông tin, các luật gia và các nhà chuyên môn khác quan tâm tới việc tạo lập và lưu giữ các chứng cớ dưới dạng tài liệu. ICA cũng nhấn mạnh rằng, để thực hiện chức năng của mình cả trong môi trường số, những người làm công tác lưu trữ cần phải nghiên cứu nhiều vấn đề liên quan tới quản lý hệ thống tài liệu, bởi vì vấn đề quản lý lưu trữ liên quan chặt chẽ tới việc thiết kế các hệ thống, tới việc áp dụng chính sách thông tin.
Như vậy, trong điều kiện hiện nay, các văn thư, lưu trữ hiện hành và các lưu trữ lịch sử cần xác định lại vai trò của mình trong việc tạo lập, quản lý và sử dụng tài liệu nói chung và tài liệu điện tử nói riêng theo quan niệm mới về mô hình quản lý tài liệu. Và chính sự đổi mới này sẽ là tiền đề đổi mới toàn diện quản lý công tác văn thư – lưu trữ Việt Nam theo xu hướng thiết lập văn thư điện tử và chính phủ điện tử trong thời gian tới.