ÁP DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 15489 VÀO QUẢN LÝ
2.1.1.6. Bước F: Thiết kế hệ thống hồ sơ
Trong bước này, các chiến lược và phương thức áp dụng đã chọn trong bước E được chuyển thành bản kể hoạch về hệ thống hồ sơ thỏa mãn các yêu cầu đã xác định và đã được lập thành văn bản trong bước C và khắc phục các thiếu sót trong quản lý hồ sơ của tổ chức được xác định trong bước D.
Bước F giống như những bước khác trong phương pháp luận này, chấp nhận một định nghĩa rộng về hệ thống bao gồm con người và các quá trình hoạt động cũng như công cụ và công nghệ. Vì vậy bước này bao gồm:
- Thiết kế các thay đổi đối với các hệ thống, các quá trình hoạt động và thực tiễn hiện hành.
- ng dụng hoặc liên kết các giải pháp công nghệ
- Xác định những lợi ích từ việc kết hợp các thay đổi này để cải tiến việc quản lý hồ sơ trong toàn bộ cơ quan.
Đôi khi, trên thực tế rất khó nhận ra điểm kết thúc việc xác định các chiến lược cho hệ thống hồ sơ (bước E) và khi nào thì việc thiết kế hệ thống nhằm liên kết các chiến lược này (bước F) bắt đầu. Tuy nhiên, cần tập trung vào các biện pháp cụ thể để đảm bảo rằng yêu cầu tạo lập và duy trì hồ sơ có tính khả thi, nhất quán và phối hợp trong quá trình thiết kế hệ thống.
Bước này liên quann đến các chuyên gia quản lý hồ sơ và các chuyên gia khác hợp tác với người sử dụng để đưa ra các quy định kỹ thuật thỏa mãn nhất các yêu cầu về hồ
sơ. Điều này đảm bảo rằng người sử dụng có được ý thức sở hữu hệ thống, am hiểu về hệ thống cũng như sử dụng theo đúng dự định.
Sản phẩm của bước F có thể bao gồm:
- Thiết kế kế hoạch dự án, nêu rõ nhiệm vụ, trách nhiệm và thời hạn - Báo cáo nêu chi tiết về kết quả xem xét thiết kế định kỳ
- Tài liệu về những thay đổi đối với các yêu cầu đã được người sử dụng và đại diện nhóm dự án thông qua
- Mô tả thiết kế:
- Nguyên tắc hoạt động của hệ thống - Quy định kỹ thuật của hệ thống
- Biểu đồ biểu diễn cấu trúc thành phần của hệ thống
- Các mô hình hệ thống khác nhau như các quá trình, dòng dữ liệu và các thực thể dữ liệu
- Quy định cụ thể để xây dựng hoặc đạt được các thành phần công nghệ như phần cứng và phần mềm
- Hồ sơ kế hoạch
- Kế hoạch chỉ ra cách thức liên kết thiết kế với hệ thống và các quá trình hiện hành - Kế hoạch đào tạo và thử nghiệm ban đầu
- Kế hoạch áp dụng hệ thống