Nghiên cứu ứng dụng công nghệ thông tin trong chỉnh lý tài liệu tại lưu trữ hiện hành

Nguyên nhân của tình trạng này là do việc lập hồ sơ công việc trong các bộ ngành chưa trở thành nề nếp, việc thực hiện các quy định của Nhà nước về công tác lập hồ sơ công việc chưa được

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

MỤC LỤC

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT 3

LỜI NÓI ĐẦU 4

PHẦN MỞ ĐẦU 8

1 Mục đích, ý nghĩa và tính cấp thiết của đề tài: 8

2 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu: 9

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu: 10

4 Lịch sử nghiên cứu vấn đề: 11

5 Nguồn tài liệu tham khảo: 13

6 Phương pháp nghiên cứu: 14

7 Những đóng góp của luận văn: 15

8 Bố cục của luận văn: 16

PHẦN NỘI DUNG 17

Chương 1 CƠ SỞ CỦA VIỆC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CHỈNH LÝ TÀI LIỆU TẠI LƯU TRỮ HIỆN HÀNH 17

1.1 Cơ sở lý luận 18

1.2 Cơ sở thực tiễn 21

1.2.1 Nhu cầu một giải pháp mới trong chỉnh lý tài liệu 21

1.2.2 Khả năng ứng dụng CNTT trong chỉnh lý tài liệu lưu trữ 26

1.3 Cơ sở pháp lý 40

1.4 Lợi ích khi ứng dụng CNTT trong chỉnh lý tài liệu 44

Chương 2 YÊU CẦU VÀ QUY TRÌNH ỨNG DỤNG CNTT TRONG CHỈNH LÝ TÀI LIỆU TẠI LƯU TRỮ HIỆN HÀNH 46

2.1 Yêu cầu khi ứng dụng CNTT trong chỉnh lý tài liệu 46

2.2 Quy trình chỉnh lý tài liệu khi ứng dụng CNTT 60

2.3 Thử nghiệm ứng dụng CNTT trong chỉnh lý tài liệu tại lưu trữ hiện hành Bộ KH&CN 65

2.3.1 Nội dung thử nghiệm 67

2.3.2 Các bước thử nghiệm 67

2.3.3 Kết quả thử nghiệm 80

2.3.4 Đánh giá về kết quả thử nghiệm: 80

Chương 3 NHỮNG ĐIỀU KIỆN ĐẢM BẢO CHO VIỆC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CHỈNH LÝ TÀI LIỆU TẠI LƯU TRỮ HIỆN HÀNH 85

3.1 Thuận lợi và khó khăn khi ứng dụng CNTT trong chỉnh lý tài liệu 85

3.2.1 Đảm bảo về cơ sở hạ tầng cho việc ứng dụng CNTT trong chỉnh

lý tài liệu 88

3.2.2 Đảm bảo về nguồn nhân lực cho việc ứng dụng CNTT trong chỉnh lý tài liệu 90

3.2.3 Đầu tư cho việc ứng dụng CNTT trong chỉnh lý tài liệu 90

3.3 Khuyến nghị: 91

3.3.1 Với cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ 91

3.3.2 Với cơ quan quản lý Bộ, ngành 93

3.3.3 Với các lưu trữ hiện hành 94

PHẦN KẾT LUẬN 95

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 97

PHỤ LỤC 1. Quy trình chỉnh lý truyền thống và Quy trình chỉnh lý tài liệu với sự trợ giúp của máy tính 100

PHỤ LỤC 2. So sánh lợi ích giữa hai quy trình chỉnh lý tài liệu 101

KH&CN: Khoa học và Công nghệ

LAN: Local Area Network - Mạng cục bộ

NCKH: Nghiên cứu khoa học

VBQPPL: Văn bản quy phạm pháp luật

LỜI NÓI ĐẦU

Ngày 04/4/2001 Ủy ban thường vụ Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam đã thông qua Pháp lệnh lưu trữ quốc gia Điều 1 của

Pháp lệnh đã khẳng định: “Tài liệu lưu trữ quốc gia là tài liệu có giá trị về chính trị, kinh tế, quốc phòng, an ninh, ngoại giao, văn hoá, giáo dục, khoa học và công nghệ được hình thành trong các thời kỳ lịch sử của dân tộc Việt Nam, trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang nhân dân (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức) và các nhân vật lịch sử, tiêu biểu phục vụ việc nghiên cứu lịch sử, khoa học và hoạt động thực tiễn ” [23]

Để có thể lưu trữ và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ quốc gia, hàng ngàn cán bộ lưu trữ trong cả nước đang nỗ lực thực hiện việc thu thập tài liệu đang sản sinh ra trong quá trình hoạt động của các cơ quan tổ chức, đặc biệt là những cán bộ lưu trữ trong hệ thống các cơ quan nhà nước và tiến hành chỉnh lý khối tài liệu thu thập nhằm lựa chọn những tài liệu có giá trị để đưa vào Phông lưu trữ quốc gia

Trong công cuộc cải cách hành chính hiện nay, công tác quản lý nhà nước về lưu trữ đang có những tiến bộ rõ rệt, hệ thống văn bản quy phạm pháp luật về lưu trữ đã tạo cơ sở pháp lý đưa hoạt động lưu trữ đi vào nề nếp đáp ứng ngày càng có hiệu quả công tác của các cơ quan, tổ chức, cũng như yêu cầu khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ của xã hội Tuy nhiên do hệ thống hành chính nhà nước còn chưa hoàn thiện vì vậy việc thực hiện đầy

đủ những quy định của Nhà nước về công tác lưu trữ trong đó có việc lập

hồ sơ công việc, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ còn nhiều yếu kém Sự yếu kém này đã dẫn đến việc nhiều hồ sơ tài liệu nộp vào lưu trữ là những tài liệu bó gói, chưa lập hồ sơ Với việc hiện đại hóa công tác văn phòng, khối lượng tài liệu bó gói không những không giảm mà còn có xu hướng ngày

càng tăng khiến cho kinh phí phục vụ công tác khôi phục tài liệu cũng tăng lên không ngừng, hàng năm mỗi cơ quan tổ chức nhà nước phải chi thêm hàng chục, thậm chí hàng trăm triệu đồng cho công tác chỉnh lý khối tài liệu này

Tuy nhiên đó chưa phải là vấn đề chính Vấn đề cần quan tâm đó là làm thế nào để lựa chọn được những tài liệu có giá trị để đưa vào lưu trữ theo tinh thần của Pháp lệnh lưu trữ quốc gia trong điều kiện tài liệu thu thập được đang ở dạng bó gói, không có hồ sơ Công tác chỉnh lý tài liệu hiện nay đều được thực hiện bởi các cán bộ lưu trữ ở các cơ quan, tổ chức nhưng khả năng của con người chỉ có hạn, việc lựa chọn được những tài liệu có giá trị, lập hồ sơ tài liệu (mà thực chất là khôi phục lại hồ sơ) đưa vào lưu trữ, loại bỏ những tài liệu trùng thừa hoặc không còn giá trị hoàn toàn phụ thuộc năng lực cán bộ chỉnh lý Điều này đã đưa đến một kết quả

là những tài liệu được giữ lại hoặc loại bỏ chưa đủ độ tin cậy theo đúng nghĩa của nó Trên thực tế chỉnh lý tài liệu đã xảy ra hiện tượng, một tài liệu có thể được giữ lại với thời hạn bảo quản “Tạm thời”, tuy nhiên nếu nó được đặt đúng trong một hồ sơ hoàn chỉnh nó sẽ làm tăng giá trị của hồ sơ

và của chính bản thân nó Chẳng hạn, trong khối tài liệu bó gói của Bộ

Khoa học và Công nghệ, tài liệu “Báo cáo tình hình hoạt động của các Văn phòng chương trình KHCN trọng điểm cấp nhà nước giai đoạn 2000- 2005”, nếu trong chỉnh lý, tài liệu này được xác định thời hạn bảo quản là

“Lâu dài” vì trong giai đoạn 2000-2005, các Văn phòng chương trình KHCN cấp nhà nước (gọi tắt là Văn phòng chương trình) trực thuộc các bộ, ngành quản lý các chương trình KHCN, nó thuộc phông lưu trữ của các bộ,

ngành đó Nhưng nếu tài liệu đó được đặt trong “Hồ sơ thành lập Văn phòng các chương trình KHCN trọng điểm cấp nhà nước giai đoạn 2006- 2010” thì nó phải được xác định thời hạn bảo quản là “Vĩnh viễn” vì Hồ sơ

này đánh dấu sự thay đổi quan trọng của cơ chế quản lý các Chương trình

KHCN trọng điểm cấp nhà nước, do vậy báo cáo trên cũng phải được xác định thời hạn bảo quản là “Vĩnh viễn”

Chỉnh lý tài liệu là một hoạt động nghiệp vụ phức tạp đối với các tổ chức lưu trữ đặc biệt là với lưu trữ hiện hành Với khối tài liệu rời lẻ, bó gói thì việc khôi phục hồ sơ trong quá trình chỉnh lý tài liệu càng trở nên khó khăn

Là một cán bộ đã trực tiếp làm công tác lưu trữ nhiều năm tại Bộ Khoa học và Công nghệ, thường xuyên phải đối mặt với những khó khăn này, vì vậy bản thân luôn nghiên cứu, tìm kiếm những giải pháp hỗ trợ công tác chỉnh lý tài liệu nhằm giảm nhẹ những khó khăn trong quá trình chỉnh lý và đáp ứng được những yêu cầu của công tác lưu trữ Một trong những giải pháp đó là việc nghiên cứu ứng dụng CNTT trong công tác chỉnh lý tài liệu tại lưu trữ hiện hành

Trong thực tế công tác chỉnh lý tài liệu tại lưu trữ Bộ Khoa học và Công nghệ, một số ứng dụng nhỏ lẻ đã được sử dụng và đã có những hiệu quả nhất định Tuy nhiên đó chỉ là những thử nghiệm ban đầu, chưa có tính chuyên nghiệp cao Để có thể ứng dụng CNTT trong công tác chỉnh lý tại các lưu trữ hiện hành, cần phải xây dựng một bài toán tổng thể đáp ứng các yêu cầu về mặt lý luận cũng như cơ sở khoa học để thiết kế một phần mềm

hỗ trợ công tác chỉnh lý Đó là những lý do giúp tác giả lựa chọn vấn đề

“Nghiên cứu ứng dụng CNTT trong chỉnh lý tài liệu tại lưu trữ hiện hành”

làm đề tài luận văn Thạc sỹ ngành Lưu trữ học

Do thời gian và khả năng nghiên cứu có những hạn chế nhất định, những vấn đề dặt ra còn mang tính lý luận ban đầu nhằm đề xuất một giải pháp còn hết sức mới mẻ vì vậy không tránh khỏi những chủ quan của người nghiên cứu Để hoàn chỉnh và đưa ra được một bài toán hoàn thiện, chắc chắn vấn đề này sẽ còn phải được phân tích kỹ hơn trong các nghiên cứu tiếp theo Với mong muốn đó, xin chân thành cảm ơn những ý kiến đóng góp của các cơ quan, cá nhân và các đồng nghiệp đối với luận văn

Cuối cùng, tôi xin bày tỏ sự biết ơn tới Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn, Lãnh đạo Văn phòng, Phòng Lưu trữ Bộ Khoa học và Công nghệ, Trung tâm Tin học Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước và các cơ quan, tổ chức, các đồng nghiệp trong Lớp Cao học Khoá 2004-2007 đã giúp đỡ tôi rất nhiều để hoàn thành luận văn này

Và đặc biệt xin cảm ơn PGS TS Dương Văn Khảm, người thầy đã dành rất nhiều thời gian và tâm huyết trực tiếp hướng dẫn tôi trong suốt quá trình nghiên cứu và hoàn thiện luận văn

Xin chân thành cảm ơn các giảng viên của Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng đã tận tình động viên và góp ý cho những nghiên cứu của tôi

Hà Nội, ngày 28 tháng 10 năm 2008

Nguyễn Phú Thành

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Mục đích, ý nghĩa và tính cấp thiết của đề tài:

Chỉnh lý tài liệu trong các lưu trữ hiện hành là một hoạt động nghiệp

vụ thường xuyên của cán bộ lưu trữ Tuy nhiên, hoạt động nghiệp vụ này ngày càng trở nên khó khăn hơn do khối lượng tài liệu nộp vào lưu trữ hàng năm ngày càng tăng, đặc biệt là những tài liệu rời lẻ chưa lập hồ sơ được giao nộp vào lưu trữ hiện hành dưới dạng tài liệu bó gói Nguyên nhân của tình trạng này là do việc lập hồ sơ công việc trong các bộ ngành chưa trở thành nề nếp, việc thực hiện các quy định của Nhà nước về công tác lập hồ sơ công việc chưa được thực hiện nghiêm túc cộng với sự trang

bị các phương tiện văn phòng ngày càng hiện đại (máy tính, máy photocopy, máy fax…) đã khiến cho lượng tài liệu chuyển vào lưu trữ hiện hành chưa được lập hồ sơ tăng lên không ngừng, trong đó bao gồm cả những tài liệu trùng thừa, những giấy tờ không phải tài liệu lưu trữ lẫn trong các bó gói tài liệu chuyển vào lưu trữ Khối tài liệu bó gói này lên tới hàng trăm mét giá mỗi năm Nếu không chỉnh lý kịp thời, tài liệu ngày càng nhiều, đến một lúc nào đó chắc chắn nó sẽ trở thành một đống giấy lộn không thể khôi phục lại được

Để giải quyết khối tài liệu này, văn phòng các Bộ, ngành đã phải đầu

tư không ít kinh phí, mỗi năm chi hàng trăm triệu đồng cho công tác khôi phục hồ sơ và chỉnh lý tài liệu Tuy nhiên, với tình trạng nộp lưu tài liệu như hiện nay vẫn đẩy các cán bộ lưu trữ, vốn đã ít người, với từ 1-5 cán bộ lưu trữ của các Bộ, ngành đến mức quá tải: Bản thân các cán bộ lưu trữ vừa phải thực hiện nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu lưu trữ vừa phải khôi phục lại hồ

sơ công việc - việc mà đáng lẽ phải được thực hiện ngay ở khâu văn thư

Việc khôi phục từng hồ sơ (lập hồ sơ công việc) từ những khối tài liệu bó gói này thường mất rất nhiều thời gian và không tránh khỏi những sai sót Diện tích dành cho lưu trữ ở các Bộ chật hẹp, cán bộ ít, do vậy

và thiếu cán bộ để tiến hành các thao tác nghiệp vụ Do tài liệu rời lẻ nhiều, việc dùng trí nhớ của cán bộ chỉnh lý để lựa chọn đưa các tài liệu rời lẻ về một hồ sơ và hệ thống hoá tài liệu trong chỉnh lý là hết sức khó khăn Một

hồ sơ có thể bị xé lẻ thành nhiều hồ sơ không hoàn chỉnh, tài liệu của một

hồ sơ có thể bị nằm trong nhiều mục lục khác nhau, khi cần khai thác sử dụng phải đồng thời tra tìm ở nhiều mục lục hồ sơ Về nguyên tắc, trong lưu trữ không chấp nhận sự xé lẻ đó, tuy nhiên nó vẫn đang diễn ra tại các lưu trữ hiện hành và thực tế vẫn phải chấp nhận

Ngoài ra, trong nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu, những vấn đề như: Đánh

số hồ sơ, biên mục tài liệu trong hồ sơ, viết tiêu đề lên bìa hồ sơ và quan trọng hơn là công tác quản lý hồ sơ và từng tài liệu trong hồ sơ luôn là vấn

đề khó khăn đối với các lưu trữ hiện hành

Trong điều kiện như trên, làm thế nào để chỉnh lý khối tài liệu đó trong một thời gian có hạn? Làm thế nào để cải thiện được tình trạng quá tải đối với cán bộ trong các lưu trữ hiện hành ? Và làm thế nào để chấm dứt tình trạng tài liệu nộp vào các lưu trữ hiện hành không được lập hồ sơ?

Với mong muốn tìm được giải pháp để giải quyết vấn đề trên, tác giả

đã chọn đề tài "Nghiên cứu ứng dụng công nghệ thông tin trong chỉnh lý tài liệu tại lưu trữ hiện hành" làm luận văn Thạc sỹ khoa học ngành Lưu

trữ học và Tư liệu học của mình

2 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu:

Trước những đòi hỏi về lý luận và thực tiễn của việc ứng dụng CNTT trong ngành lưu trữ nói chung và trong nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu rời lẻ, dạng bó gói nói riêng, nhằm giải quyết những vấn đề đã nêu, luận

văn hướng đến mục tiêu: Nghiên cứu khả năng và phương pháp tiếp cận với công nghệ thông tin từ quy trình chỉnh lý lài liệu truyền thống làm cơ

sở để có thể xây dựng, thiết kế một phần mềm chuyên dụng phục vụ công tác chỉnh lý tài liệu dạng rời lẻ tại các lưu trữ hiện hành

Để đạt được những mục tiêu trên, luận văn triển khai nghiên cứu một

số nội dung sau:

1 Nghiên cứu cơ sở lý luận, cơ sở thực tiễn và những quy định của pháp luật trong việc phát triển công nghệ thông tin ở Việt Nam để làm cơ

sở cho việc nghiên cứu ứng dụng CNTT trong chỉnh lý tài liệu lưu trữ

2 Nghiên cứu bài toán tìm tin trong khoa học thông tin để từ đó tiếp cận, đề xuất quy trình chỉnh lý tài liệu mới có sự hỗ trợ của máy tính và phần mềm máy tính

3 Nghiên cứu một trường hợp đã ứng dụng CNTT trong công tác khôi phục hồ sơ từ tài liệu bó gói để thấy tính khả thi khi đưa CNTT vào quy trình chỉnh lý tài liệu

4 Đề xuất những điều đảm bảo cho việc ứng dụng CNTT trong chỉnh lý tài liệu và những khuyến nghị với cơ quan quản lý các cấp nhằm phát triển ứng dụng CNTT này trong thực tế

3 Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu:

Đối tượng nghiên cứu của luận văn chủ yếu tập trung vào các quy trình nghiệp vụ trong chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ tại các lưu trữ hiện hành; Mối quan hệ giữa các tài liệu trong một hồ sơ, giữa các hồ sơ trong một phông lưu trữ; Bản chất của Công nghệ thông tin và thực tế ứng dụng CNTT trong chỉnh lý tài liệu tại lưu trữ hiện hành

Phạm vi nghiên cứu của luận văn tập trung vào việc phân tích cơ sở

để đưa công nghệ thông tin vào quy trình chỉnh lý tài liệu; Phân tích khả năng và phương pháp tiếp cận của CNTT với quy trình chỉnh lý Thông qua việc nghiên cứu thực trạng công tác thu thập và chỉnh lý tài liệu tại lưu trữ hiện hành trong hệ thống cơ quan cấp bộ, ngành để từ đó đề xuất quy trình chỉnh lý tài liệu dạng rời lẻ tại các lưu trữ hiện hành trong điều kiện có sự

hỗ trợ của máy tính, phân tích các yếu tố đầu vào (Input) và các yêu cầu thông tin đầu ra (Output) của quy trình chỉnh lý để các nhà chuyên môn về tin học xây dựng phần mềm ứng dụng vào quy trình chỉnh lý tài liệu Các

yêu cầu đầu ra của quy trình chỉnh lý mới này phù hợp với yêu cầu quản lý của ngành lưu trữ Luận văn không đi sâu vào nghiên cứu kỹ thuật lập trình

và các vấn đề kỹ thuật khác của CNTT

4 Lịch sử nghiên cứu vấn đề:

Nghiên cứu ngoài nước: Trước hết có thể thấy rằng, công tác lập hồ

sơ giai đoạn văn thư và nộp tài liệu vào lưu trữ của các cơ quan công quyền

ở các nước đang phát triển và các nước phát triển đã có nề nếp vì vậy không tồn tại trong lưu trữ (kể cả trong lưu trữ dạng “hiện hành” như ở Việt Nam) loại tài liệu dạng rời lẻ, bó gói Những khảo sát về công tác quản trị văn phòng trong đó có công tác văn thư, lưu trữ tại một số nước như: Trung Quốc, Singapore, Malaysia, Thailand, Ấn Độ, Hàn Quốc cũng cho thấy, việc ứng dụng CNTT chỉ sử dụng trong công tác phục chế tài liệu, quản lý hồ sơ lưu trữ, khai thác sử dụng tài liệu v.v… nhưng không thấy ứng dụng CNTT trong chỉnh lý tài liệu Vì vậy vấn đề nghiên cứu để ứng dụng CNTT trong chỉnh lý tài liệu, đặc biệt là tài liệu dạng rời lẻ, bó gói trong các lưu trữ hiện hành ở các nước đã khảo sát là chưa có

Nghiên cứu trong nước: Trong thời đại của CNTT, việc ứng dụng

CNTT trong hoạt động của các ngành, các cấp là xu thế tất yếu Hiện nay, một số ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ đã và đang được triển khai Những ứng dụng có thể kể đến là:

- Bộ phần mềm Giải pháp quản lý Hồ sơ Lưu trữ eFile: Đây là một

sản phẩm của công ty tin học Tinh Vân được trao giải Sao Khuê trong lĩnh vực Phần mềm phục vụ công tác hành chính nhà nước, đoàn thể năm 2006 eFile là giải pháp phần mềm nhằm tin học hóa một cách tổng thể hoạt động quản lý hồ sơ lưu trữ, phục vụ cho các trung tâm lưu trữ nhà nước, các trung tâm lưu trữ địa phương, các lưu trữ hiện hành: quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ Giải pháp gồm nhiều phân hệ tương ứng với các khâu công việc chính của một cơ quan lưu trữ bao gồm thu thập, bảo quản, lưu thông, tra

dụng tài liệu lưu trữ do Cục Văn thư và Lưu trữ ban hành Tuy nhiên giải pháp phần mềm này chưa hướng tới hỗ trợ nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu dạng

sơ và chuyển giao vào lưu trữ hiện hành Đề tài cũng chưa đề cập đến việc khôi phục hồ sơ từ những tài liệu rời lẻ, giải quyết khối tài liệu tích đống tại các cơ quan

- Hiện nay, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã nghiên cứu, xây

dựng và triển khai ứng dụng phần mềm Quản lý tài liệu lưu trữ trên công

nghệ Web-base, phần mềm có khả năng quản lý số lượng lớn tài liệu với nhiều mức thông tin, phục vụ khai thác sử dụng trên mạng nhanh chóng, thuận lợi Phần mềm ứng dụng này tập trung vào các yếu tố: Tra cứu tài liệu theo nhiều tiêu chí, nhiều mức thông tin (mức hồ sơ hay mức từng văn bản); In ấn tài liệu theo nhiều cách, tuỳ chọn cột dữ liệu in theo yêu cầu của người sử dụng; Quản lý thẻ đọc, quản lý độc giả khai thác tài liệu, mượn trả tài liệu, sao chụp tài liệu, quản lý truy cập (số người truy cập, thời gian truy cập, các chức năng hệ thống đã truy cập, ); Quản lý thông tin tài liệu theo từng phông, từng hồ sơ, từng văn bản và toàn văn của văn bản (kể cả văn bản scan và văn bản Word, Excell, Text ); Hỗ trợ quản lý tài liệu theo khung phân loại thông tin với khung phân loại thông tin thống nhất do Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hành Tuy nhiên, phần mềm này cũng chưa hướng tới giải quyết những khâu nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu như đề tài đặt ra

- Ngoài ra, trong các luận văn tốt nghiệp của sinh viên Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng cũng có một số luận văn đề cập đến vấn đề ứng

dụng CNTT trong chỉnh lý tài liệu bó gói, trong đó đáng chú ý là luận văn tốt nghiệp của sinh viên Nguyễn Trọng Cường, K41 (năm 2001) đã đề cập đến vấn đề này Tuy nhiên luận văn mới dừng lại ở mức độ mô tả một số giao diện màn hình của phần mềm lập và khôi phục hồ sơ đang được nghiên cứu và thử nghiệm tại lưu trữ Bộ KH&CN, chưa đưa ra được một bài toán hoàn chỉnh để có thể xây dựng một phần mềm chuyên dụng phục

vụ công tác chỉnh lý tài liệu dạng bó gói

Nghiên cứu của bản thân:

Trước những khó khăn trong việc khôi phục hồ sơ từ những tài liệu

bó gói trong quá trình chỉnh lý tài liệu, tác giả đã chọn hướng sử dụng những thành tựu của CNTT làm giải pháp hỗ trợ cho công tác chỉnh lý Việc ứng dụng CNTT trong công tác khôi phục hồ sơ từ tài liệu rời lẻ, dạng

bó gói bắt đầu từ việc ứng dụng một số chức năng của Winword như chức năng Sort, Find tại lưu trữ Bộ Khoa học và Công nghệ Nhưng những chức năng này chỉ có thể hỗ trợ nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu ở khối tài liệu nhỏ, không đáp ứng được những yêu cầu của nghiệp vụ lưu trữ đối với những khối tài liệu lớn (từ 50 mét giá tài liệu trở lên) và nó chỉ đáp ứng được yêu cầu khôi phục hồ sơ từ tài liệu bó gói chứ chưa thực sự trở thành một công

cụ để chỉnh lý tài liệu Từ thực tế, tác giả đã cùng một số chuyên gia tin học nghiên cứu, xây dựng một phần mềm đơn giản để khôi phục hồ sơ từ tài liệu bó gói và đã được ứng dụng tại lưu trữ Bộ khoa học và Công nghệ Tuy nhiên kết quả tìm tòi nghiên cứu mới chỉ dừng lại ở mặt thực tiễn, nó góp phần giải quyết được một số khâu trong quy trình chỉnh lý, tính logic chưa cao, chưa hoàn thiện và mới mang tính thử nghiệm ban đầu

5 Nguồn tài liệu tham khảo:

Việc nghiên cứu ứng dụng CNTT trong chỉnh lý tài liệu là một vấn

đề mới Nguồn tài liệu về vấn đề này còn hết sức hạn chế Tuy nhiên, trong quá trình nghiên cứu, tác giả đã dựa vào các nguồn tài liệu sau:

- Các văn bản của Đảng và Nhà nước về đường lối phát triển công nghệ thông tin ở nước ta, về công tác văn thư, lưu trữ trong thời kỳ công nghiệp hóa hiện đại hóa đất nước

- Tài liệu về tin học văn phòng, về tổ chức hệ thống thông tin

- Các phần mềm ứng dụng trong công tác lưu trữ hiện có

- Nghị định của Chính phủ quy định chức năng nhiệm vụ của các Bộ

- Các Báo cáo tổng kết công tác lưu trữ của Bộ Khoa học và Công nghệ; Các báo cáo của Bộ Khoa học và Công nghệ trong công tác ứng dụng CNTT trong quản lý giai đoạn 1997-2007, báo cáo tổng kết của dự án thử nghiệm ứng dụng mã nguồn mở trong quản lý tài liệu điện tử

- Các bài viết về khoa học thông tin; một số khoá luận tốt nghiệp, luận văn thạc sỹ hiện lưu giữ tại phòng tư liệu Khoa lưu trữ học và Quản trị văn phòng liên quan đến việc ứng dụng CNTT trong công tác văn thư lưu trữ

6 Phương pháp nghiên cứu:

Luận văn sử dụng tổng hợp các phương pháp nghiên cứu khác nhau trên cơ sở phương pháp luận của chủ nghĩa duy vật biện chứng, duy vật lịch sử Những phương pháp đó là: Khảo sát, nghiên cứu thực tiễn công tác thu thập và chỉnh lý tài liệu tại lưu trữ hiện hành của Bộ Khoa học và Công nghệ, phương pháp tiếp cận, phân tích hệ thống và phương pháp phân loại

để thực hiện mục tiêu của luận văn

Trong quá trình triển khai, luận văn sẽ áp dụng các phương pháp nghiên cứu trên cho các đối tượng sau:

- Phân tích mối liên hệ giữa các tài liệu trong một hồ sơ; giữa các hồ

sơ trong phông làm cơ sở khoa học cho việc ứng dụng CNTT trong chỉnh

lý tài liệu

- Phân tích tổng hợp các yêu cầu cần thiết trong quy trình chỉnh lý tài liệu dạng rời lẻ

- Hệ thống hoá và mô hình hoá các tiêu chí thông tin trong dữ liệu đầu vào và thông tin đầu ra của quy trình chỉnh lý làm cơ sở cho việc xây dựng phần mềm ứng dụng cho các khối tài liệu bó gói khác nhau

- Phân loại tài liệu làm cơ sở cho việc hình thành cấu trúc khung phân loại tài liệu mẫu

- Nghiên cứu, phân tích và khảo sát thực trạng việc thu thập, chỉnh lý tài liệu dạng bó gói và những ứng dụng CNTT của Bộ Khoa học và Công nghệ trong khôi phục hồ sơ từ những tài liệu rời lẻ làm cơ sở thực tiễn khẳng định tính khả thi của việc ứng dụng CNTT trong chỉnh lý

7 Những đóng góp của luận văn:

Luận văn trình bày một cách có hệ thống cơ sở lý luận, các phương pháp, quy trình và yêu cầu của việc ứng dụng CNTT trong nghiệp vụ chỉnh

lý tài liệu lưu trữ Kết quả của luận văn là việc chứng minh khả năng ứng dụng công nghệ thông tin trong quy trình chỉnh lý tài liệu - Quy trình mà theo cách làm truyền thống chỉ thực hiện bằng phương pháp thủ công bởi chính các cán bộ lưu trữ Với khả năng và phương pháp tiếp cận công nghệ thông tin thông qua bản chất của máy tính và bài toán tìm tin trong khoa học thông tin, luận văn đã đưa ra được bài toán cho nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu Quá trình giải bài toán này với sự trợ giúp của máy tính và phần mềm máy tính chính là thực hiện quy trình chỉnh lý tài liệu Hay nói cách khác

đó chính là việc ứng dụng CNTT trong chỉnh lý tài liệu, trong đó các chuyên gia lưu trữ sẽ đưa ra những chuẩn dữ liệu đầu vào (đặt giả thiết cho bài toán chỉnh lý) và yêu cầu thông tin đầu ra (Sản phẩm sau chỉnh lý), còn các chuyên gia tin học sẽ xây dựng một phần mềm ứng dụng cho các khối tài liệu khác nhau với vai trò là một công cụ mới giúp cho nghiệp vụ chỉnh

lý tài liệu dạng bó gói của các cơ quan nhanh chóng và hiệu quả hơn (giải quyết bài toán chỉnh lý) Kết quả cuối cùng, luận văn đưa ra một quy trình chỉnh lý tài liệu mới khi ứng dụng công nghệ thông tin trong chỉnh lý tài

8 Bố cục của luận văn:

Nội dung chính của luận văn được trình bày trong ba chương:

Chương 1: Cơ sở của việc ứng dụng CNTT trong chỉnh lý tài liệu tại lưu trữ hiện hành Trong chương này, luận văn trình bày cơ sở lý luận, cơ

sở thực tiễn và cơ sở pháp lý của việc nghiên cứu từ đó nêu bật được lợi ích của việc ứng dụng CNTT trong công tác chỉnh lý tài liệu tại lưu trữ hiện hành

Chương 2: Yêu cầu và quy trình ứng dụng CNTT trong chỉnh lý tài liệu lưu trữ Ứng dụng CNTT trong chỉnh lý tài liệu là một phương pháp

mới vì vậy cần có những yêu cầu đối với việc ứng dụng CNTT trong chỉnh

lý để đảm bảo kết quả sau chỉnh lý phải đáp ứng các yêu cầu của ngành lưu trữ Cùng với việc đề xuất một quy trình chỉnh lý tài liệu mới có sự hỗ trợ của máy tính và phần mềm máy tính, luận văn cũng đưa kết quả thử nghiệm ứng dụng CNTT trong lập và khôi phục hồ sơ tại lưu trữ hiện hành

Bộ KH&CN - Một khâu quan trọng trong quy trình chỉnh tài liệu - để khẳng định tính khả thi của phương pháp chỉnh lý này

Chương 3: Những điều kiện đảm bảo cho việc ứng dụng CNTT trong chỉnh lý tài liệu tại lưu trữ hiện hành Nôi dụng chương 3 là những phân

tích thuận lợi, khó khăn khi ứng dụng CNTT trong chỉnh lý tài liệu Từ những thuận lợi khó khăn này sẽ đề xuất những yếu tố đảm bảo cho việc ứng dụng CNTT trong thực tế chỉnh lý tài liệu tại các lưu trữ hiện hành Cũng trong chương 3, luận văn đề xuất những khuyến nghị với cơ quan quản lý các cấp khi triển khai ứng dụng CNTT trong thực tế

ra chỉnh lý

Với khối tài liệu thu thập hàng năm tại các lưu trữ hiện hành, chỉnh

lý tài liệu nhằm mục đích tổ chức sắp xếp hồ sơ, tài liệu của khối tài liệu đưa ra chỉnh lý một cách khoa học tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý, bảo quản và khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ Trong quá trình chỉnh lý sẽ loại ra những giấy tờ không phải tài liệu hoặc các tài liệu đã hết giá trị để tiêu huỷ, qua đó góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng kho tàng và trang thiết bị, phương tiện bảo quản

Việc tổ chức các đợt chỉnh lý tài liệu, đặc biệt là tài liệu dạng bó gói phải đảm bảo nguyên tắc là khi phân loại, chỉnh sửa hoàn thiện, khôi phục hoặc lập mới hồ sơ phải tôn trọng sự hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải quyết công việc Tài liệu sau khi chỉnh lý phải phản ánh được các hoạt động của cơ quan, tổ chức hình thành tài liệu, mối liên hệ logic và lịch

sử của tài liệu

Bản chất của công tác chỉnh lý tài liệu như vậy, nhưng cho đến nay hầu hết các hoạt động nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu mà các cán bộ lưu trữ

thao tác nghiệp vụ như: phân loại, hệ thống hóa tài liệu, khôi phục, biên mục hồ sơ đều thực hiện bằng tay và bằng trí nhớ của các cán bộ lưu trữ Điều này đã gây áp lực lớn cho các cán bộ lưu trữ khi thực hiện nhiệm vụ của mình và làm cho quá trình chỉnh lý tài liệu theo nghiệp vụ lưu trữ bị chậm lại Một hậu quả tất yếu xảy ra đó là việc khối lượng tài liệu chưa được chỉnh lý ngày càng tăng đặc biệt là khối tài liệu dạng bó gói đang hình thành ngày càng nhiều trong các lưu trữ hiện hành

Trong xu thế đưa nhanh các ứng dụng CNTT vào trong đời sống kinh tế xã hội, việc nghiên ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ nói chung và trong nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu nói riêng cũng cần được tính đến như một giải pháp nhằm giảm nhẹ áp lực cho các lưu trữ hiện hành

Việc đặt ra một nhiệm vụ nghiên cứu ứng dụng CNTT vào quy trình chỉnh lý tài liệu dựa vào các cơ sở sau đây:

1.1 Cơ sở lý luận

Ngành lưu trữ có hệ thống tổ chức từ trung ương là Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đến các trung tâm lưu trữ nhà nước các tỉnh, thành phố, các lưu trữ hiện hành của các bộ, ngành, các cơ quan, đơn vị tổ chức trong đời sống kinh tế xã hội Lưu trữ là một ngành khoa học Ngành lưu trữ có đội ngũ cán bộ chuyên ngành, có hệ thống lý luận về khoa học lưu trữ và có

hệ thống các cơ sở đào tạo cán bộ làm công tác lưu trữ Đối tượng của khoa học lưu trữ chính là các tài liệu được lựa chọn để đưa vào kho lưu trữ các cấp

Chỉnh lý tài liệu là một nghiệp vụ cơ bản và quan trọng trong công tác lưu trữ, là tổng hợp của nhiều hoạt động nghiệp vụ lưu trữ khác như bổ sung, phân loại tài liệu, khôi phục và hoàn chỉnh hồ sơ từ những tài liệu rời

lẻ, xác định giá trị tài liệu, hệ thống hóa, xây dựng hệ thống công cụ tra cứu v.v… Mỗi quy trình nghiệp vụ đó lại có những đặc thù riêng vì vậy, chỉnh lý tài liệu là một công việc phức tạp trong hoạt động lưu trữ và là một hoạt động nghiệp vụ có tính khoa học cao

Với khối tài liệu rời lẻ (còn được gọi là tài liệu bó gói), việc lập hồ

sơ và khôi phục lại hồ sơ là một công việc khó khăn và mất nhiều công sức trong chuỗi công việc liên tiếp của quy trình chỉnh lý tài liệu, chỉ khi đã lập được hồ sơ dù đó là tài liệu bó gói hay hồ sơ đã được lập ở giai đoạn văn thư thì các bước còn lại của quy trình chỉnh lý mới thực hiện được

Với những tài liệu rời lẻ, dạng bó gói thì mỗi tài liệu chứa đựng một lượng thông tin nhất định Trong số những tài liệu khác nhau sẽ có một số tài liệu (riêng lẻ) tuy chứa đựng các thông tin khác nhau nhưng cùng có liên quan đến một đối tượng, một việc, một sự việc Nếu được sắp xếp theo

“một phương pháp hay một nguyên tắc nhất định” thì chúng sẽ tạo thành một hồ sơ công việc Chẳng hạn, tài liệu trong hồ sơ phê duyệt đề tài:

“Nghiên cứu thiết kế và công nghệ chế tạo tàu khách chạy biển cỡ lớn (>300 khách), tốc độ cao" Khi còn là tài liệu rời lẻ mỗi tài liệu chứa một

loại thông tin khác nhau: Biên bản họp hội đồng thẩm định mang thông tin

về việc tư vấn cho cấp có thẩm quyền cân nhắc việc có cho triển khai đề tài hay không; Quyết định phê duyệt mang thông tin về việc cho phép triển khai đề tài; Thuyết minh đề tài mang thông tin về các nội dung nghiên cứu, báo cáo khảo sát mang thông tin về kết quả khảo sát thực tế Tuy nhiên tất cả những tài liệu này đều liên quan đến việc nghiên cứu thiết kế và công nghệ chế tạo tàu khách chạy biển cỡ lớn Khi những tài liệu rời lẻ này được tập hợp lại và sắp xếp theo một nguyên tắc nhất định (chẳng hạn theo tiến

trình giải quyết công việc) thì nó sẽ trở thành Hồ sơ: “Nghiên cứu thiết kế

và công nghệ chế tạo tàu khách chạy biển cỡ lớn (>300 khách), tốc độ cao” thuộc Chương trình KC-06-02 Và như vậy, các tài liệu có trong một

hồ sơ được liên kết với nhau bởi cùng chứa đựng thông tin phản ánh các khía cạnh khác nhau về một đối tượng, một việc hoặc một sự việc cụ thể trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức

Nếu xét về đơn vị hồ sơ (hay đơn vị bảo quản) trong một phông lưu

sự việc của một cơ quan, tổ chức và nó phản ánh một khía cạnh nhất định chức năng nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức đó Ví dụ: đối với phông lưu trữ

Bộ Khoa học và Công nghệ, Hồ sơ “Dự án xây dựng Nghị định 115/2005/ NĐ-CP của Chính phủ về Quy định cơ chế tự chủ, tự chịu trách nhiệm của

tổ chức KH&CN công lập” mang thông tin về sự thay đổi cơ chế quản lý

của Nhà nước đối với các tổ chức KH&CN công lập, tháo gỡ những ràng buộc để tạo điều kiện cho các tổ chức KH&CN chủ động hơn trong hoạt động KH&CN Hồ sơ này phản ánh nhiệm vụ xây dựng văn bản QPPL quản lý lĩnh vực KH&CN của Bộ Khoa học và Công nghệ Hoặc như Hồ

sơ “Nghiên cứu, thiết kế chế tạo các thiết bị để cơ giới hóa và tự động hóa dây truyền sản xuất gạch nung liên tục kiểu đứng” mang thông tin về việc

hỗ trợ doanh nghiệp nghiên cứu khoa học và đổi mới công nghệ Hồ sơ này phản ánh chức năng quản lý KH&CN trong lĩnh vực xây dựng… Mỗi một

hồ sơ mang thông tin phản ánh một khía cạnh trong chức năng, nhiệm vụ của Bộ Khoa học và Công nghệ trong một thời điểm lịch sử cụ thể Và như vậy, toàn bộ hồ sơ trong phông lưu trữ khi được tổ chức theo một phương

án phân loại khoa học thì hệ thống hồ sơ này sẽ phản ánh sự hình thành và phát triển, phản ánh chức năng nhiệm vụ của Bộ Khoa học và Công nghệ Mối liên hệ, liên kết giữa các hồ sơ để tạo thành một phông lưu trữ cũng chính là những thông tin chứa đựng trong từng hồ sơ và phản ánh chức năng nhiệm vụ của một cơ quan, tổ chức - đơn vị hình thành phông

Đối với loại tài liệu đã được lập hồ sơ ở giai đoạn văn thư (còn gọi là

Hồ sơ công việc hoặc Hồ sơ hiện hành), chỉnh lý tài liệu chính là việc thông qua các thông tin mà một hồ sơ phản ánh, cán bộ lưu trữ lựa chọn sắp xếp chúng theo một nguyên tắc và phương án nhất định nhằm bảo quản an toàn, lâu dài tài liệu và phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu cho những mục đích chính đáng của xã hội Với loại tài liệu ở dạng chưa được lập hồ sơ, thì nhiệm vụ của cán bộ lưu trữ là khôi phục lại những hồ sơ công việc như vốn có của nó trong giai đoạn văn thư Công việc khôi phục hồ sơ cũng là

việc thông qua những thông tin chứa đựng trong tài liệu để lựa chọn những tài liệu cùng phản ánh về một đối tượng, một việc hoặc một sự việc đưa chúng về với nhau trong một hồ sơ

Như vậy dù tài liệu đã được lập hay chưa được lập hồ sơ thì công việc chỉnh lý cũng là việc thông qua xử lý thông tin mà hồ sơ hoặc tài liệu phản ánh để lựa chọn, sắp xếp chúng theo một tiêu chí và một phương án nhất định Chuỗi công việc liên tiếp nhằm đưa hồ sơ tài liệu đến mục đích cuối cùng - đảm bảo sự an toàn lâu dài và phục vụ tốt nhất công tác khai thác và sử dụng - chính là quy trình chỉnh lý tài liệu

Dưới góc độ của công nghệ thông tin, nếu nhìn nhận về bản chất của công tác chỉnh lý tài liệu như trên thì ứng dụng CNTT trong chỉnh lý tài liệu có thể được hiểu là việc sử dụng máy tính và phần mềm máy tính để chuyển đổi, lưu trữ, xử lý thông tin chứa trong từng tài liệu, từng hồ sơ nói riêng và trong cả một phông lưu trữ nói chung nhằm tổ chức khai thác và

sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ Với những thông tin có sẵn trong bản thân tài liệu dù đã được lập hồ sơ hay chưa thì, về mặt lý thuyết, ngành lưu trữ vẫn có thể sử dụng máy tính và phần mềm máy tính để can thiệp vào quá trình xử lý khối tài liệu đem ra chỉnh lý, quá trình mà theo cách làm truyền thống phải thực hiện bằng tay và bằng trí tuệ của những cán bộ chỉnh lý Thông qua kết quả xử lý bằng máy tính và phần mềm máy tính, cán bộ lưu trữ dễ dàng hơn khi lựa chọn, tổ chức tài liệu theo đúng yêu cầu của ngành lưu trữ Đây chính là cơ sở khoa học của việc ứng dụng CNTT trong quy trình chỉnh lý tài liệu

1.2 Cơ sở thực tiễn 1.2.1 Nhu cầu một giải pháp mới trong chỉnh lý tài liệu

Qua kết quả kiểm tra chéo công tác văn thư lưu trữ giữa các Bộ, ngành do Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước tổ chức có thể thấy rằng, công tác chỉnh lý tài liệu phụ thuộc rất nhiều vào công tác thu thập tài liệu và

bị động trong việc thu thập tài liệu: Các đơn vị giao cái gì thì thu cái đó, lưu trữ hiện hành không có danh mục hồ sơ để chủ động trong công tác thu thập tài liệu vì vậy tài liệu thu nộp vào lưu trữ chủ yếu là tài liệu bó gói rời

lẻ Đây là một tình trạng phổ biến đáng báo động cho công tác thu thập tài liệu và chỉnh lý tài liệu tại lưu trữ hiện hành các Bộ, ngành

Một thực tế có thể thấy rõ qua công tác thu thập hồ sơ ở lưu trữ hiện hành các Bộ, ngành đó là khối lượng tài liệu chưa được lập hồ sơ ở giai đoạn văn thư, đang trong tình trạng bó gói, rời lẻ ngày càng tăng Điều này

đã gây áp lực cho các lưu trữ hiện hành khi phải dành phần lớn thời gian, kinh phí cho công tác chỉnh lý (tài liệu bó gói) mà vẫn không thể giải quyết hết được khối tài liệu tồn đọng ngày càng tăng Đây là một tình trạng chung của lưu trữ hiện hành các bộ ngành

Trong những năm gần đây, một số Văn phòng cơ quan cấp Bộ tiến hành áp dụng hệ thống quản lý chất lượng trong công tác hành chính (ISO 1900-2001) như Bộ Công Thương (Bộ Công nghiệp trước đây), Bộ Y tế nhằm chuẩn hoá công tác hành chính trong các cơ quan quản lý nhà nước trong đó có công tác lập hồ sơ công việc Tuy nhiên do việc thực hiện các quy định trong quy trình ISO còn mới mẻ và còn nhiều khiếm khuyết vì vậy tài liệu bó gói vẫn tiếp tục được sản sinh ra, và như vậy lưu trữ hiện hành vẫn tiếp tục phải thu nhận như một thực tế không thể khác được

Do việc thu thập tài liệu như trên, công tác chỉnh lý đã gặp không ít khó khăn Từ việc khảo sát tài liệu ban đầu đến phân loại tài liệu, hệ thống hoá hồ sơ, loại bỏ tài liệu trùng thừa đều gặp phải những trở ngại khó có thể tránh được Chẳng hạn, với việc khảo sát khối tài liệu bó gói, cho dù công việc được thực hiện hết sức kỹ càng, cẩn thận cán bộ lưu trữ cũng rất khó để nhớ hết được những tài liệu nào thuộc khối tài liệu nào, hoặc tài liệu nào trùng với tài liệu nào.v.v Thực tế cho thấy, với khối tài liệu dưới 100 mét giá, nếu thực hiện theo cách làm truyền thống, việc phân loại tài liệu trong chỉnh lý còn có thể thực hiện được tương đối dễ dàng nhưng nếu với khối tài liệu bó gói hàng trăm mét giá thì việc phân loại tài liệu, khôi phục

hồ sơ là vấn đề nan giải Việc hồ sơ bị trùng lặp trong quá trình chỉnh lý, một hồ sơ bị lập làm 2 lần hoặc một hồ sơ có thể bị xé lẻ thành nhiều hồ sơ

là khả năng rất dễ xảy ra Ngoài ra còn nhiều khó khăn khác trong quá trình

chỉnh lý như hệ thống hóa hồ sơ, xác định giá trị tài liệu làm cho quá trình chỉnh lý một khối tài liệu bó gói thường kéo dài, thiếu chính xác

Bên cạnh những khó khăn khi thực hiện nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu, diện tích, không gian dành cho công tác chỉnh lý tại các lưu trữ hiện hành thường quá chật hẹp, nơi chỉnh lý vừa là kho lưu trữ vừa là nơi tiến hành các hoạt động nghiệp vụ chỉnh lý Điều này càng làm cho công tác chỉnh lý tài liệu thêm khó khăn hơn Đây cũng là một khó khăn từ thực tế cần phải

có giải pháp để khắc phục: hoặc là tăng diện tích làm việc cho lưu trữ hiện hành, hoặc là tìm một giải pháp mới có thể đáp ứng được những yêu cầu của công tác lưu trữ

Những vướng mắc, khó khăn này là những yếu tố khách quan nảy sinh trong quá trình chỉnh lý khối tài liệu bó gói tại các lưu trữ hiện hành, đôi khi con người không kiểm soát được Và đây chính là lý do từ yêu cầu của thực tiễn phải tìm một giải pháp mới cho công tác chỉnh lý tài liệu - Ứng dụng CNTT vào trong quy trình chỉnh lý Vấn đề là ở chỗ đưa CNTT vào quy trình chỉnh lý tài liệu như thế nào, đưa vào phần nào trong quy trình này

Không gian, diện tích dành cho chỉnh lý chật hẹp:

Vừa là kho lưu trữ, vừa là nơi thu tài liệu và vừa là nơi chỉnh lý

Bên cạnh thực trạng thu thập và chỉnh lý tài liệu như trên, chỉnh lý tài liệu là một hoạt động nghiệp vụ đặc thù của công tác lưu trữ Công việc chỉnh lý tài liệu không giống như việc sắp xếp, phân loại các loại sách trong thư viện, nó cũng không giống như việc sắp xếp, phân loại thông tin trong các trung tâm thông tin Tính đặc thù của công tác chỉnh lý được quy định trước hết bởi chính giá trị của tài liệu: giá trị về thông tin, giá trị về vật chế tác, giá trị về ý nghĩa nội dung hoặc giá trị bởi những bút tích được lưu lại trên tài liệu… Ngoài ra tính đặc thù của công tác chỉnh lý tài liệu còn được quy định bởi sự hoàn thiện của khối tài liệu mang ra chỉnh lý Mỗi một tài liệu nếu để rời lẻ thì có thể nó không có giá trị nhưng khi đặt nó trong một hồ sơ cụ thể thì nó lại là một tài liệu rất có giá trị

Với một số ngành liên quan đến công tác quản lý thông tin thì việc sắp xếp, phân loại thông tin không phụ thuộc vào khối lượng thông tin, không phụ thuộc vào giá trị thông tin chứa trong tài liệu mà nó phụ thuộc vào tính đa dạng của các loại thông tin, nó tùy thuộc vào những yêu cầu tìm kiếm thông tin Trong khi đó việc xác định giá trị tài liệu, phân loại, sắp xếp tài liệu trong chỉnh lý phụ thuộc nhiều vào sự đầy đủ, hoàn thiện của khối tài liệu đưa ra chỉnh lý Mục đích cuối cùng của công việc chỉnh lý là nhằm tổ chức khoa học tài liệu để nó phản ánh trung thực quá trình hình thành và phát triển, phản ánh chức năng nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức đã hình thành ra tài liệu vì vậy khi tiến hành chỉnh lý, cán bộ lưu trữ phải khảo sát khối tài liệu để biết trước được sự thiếu đủ của tài liệu đem ra chỉnh lý

để có kế hoạch thu thập, bổ sung tài liệu trước khi tiến hành chỉnh lý

Chính vì tính đặc thù này nên khi tiến hành ứng dụng CNTT trong công tác chỉnh lý đòi hỏi phải có một phần mềm chuyên dụng riêng đáp ứng tối đa các yêu cầu của ngành lưu trữ nói chung và của công tác chỉnh

lý tài liệu nói riêng

1.2.2 Khả năng ứng dụng CNTT trong chỉnh lý tài liệu lưu trữ

Theo cách hiểu chung nhất, công nghệ thông tin (tiếng Anh:

Information Technology, viết tắt là IT) là ngành sử dụng máy tính và phần

mềm máy tính để chuyển đổi, lưu trữ, bảo vệ, xử lý, truyền, và thu thập thông tin

Theo quan điểm chính thống của Nhà nước thì " Công nghệ thông tin

là tập hợp các phương pháp khoa học, các phương tiện và công cụ kĩ thuật hiện đại - chủ yếu là kĩ thuật máy tính và viễn thông - nhằm tổ chức khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin rất phong phú

và tiềm năng trong mọi lĩnh vực hoạt động của con người và xã hội” [21]

Ngày nay, CNTT được ứng dụng trong nhiều lĩnh vực, nhiều ngành nghề Tuy nhiên để ứng dụng CNTT trong một lĩnh vực cụ thể cần phải có

sự nghiên cứu, hiểu biết về lĩnh vực đó và trên cơ sở khả năng đáp ứng của CNTT, người dùng sẽ thiết kế, xây dựng những phần mềm phù hợp với các yêu cầu mà ngành, lĩnh vực đó cần ứng dụng

Trong công tác văn phòng, máy tính và các phần mềm máy tính đã được sử dụng cho nhiều công việc khác nhau: Quản lý cán bộ, soạn thảo văn bản, tính toán các con số v.v…

Ở Việt Nam, từ đầu những năm 90 của thế kỷ trước, máy tính và phần mềm máy tính bắt đầu trở thành những công cụ không thể thiếu trong hoạt động của công tác văn phòng ở các cơ quan, tổ chức, đặc biệt là bộ phần mềm Microsoft Office trong đó có phần mềm soạn thảo văn bản Winword

Phần mềm Winword có rất nhiều điểm nổi bật như: Cung cấp đầy đủ các kỹ năng soạn thảo và định dạng văn bản đa dạng, dễ sử dụng, khả năng

đồ hoạ mạnh, có thể kết xuất, nhập dữ liệu dưới nhiều loại định dạng khác nhau, có khả năng chuyển đổi dữ liệu giữa Word với các phần mềm khác trong bộ Microsoft Office v.v Một số chức năng trong Winword có khả năng sử dụng hỗ trợ cho công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ Nghiên cứu sử

dụng các chức năng này có thể là những gợi ý cho việc thiết kế một phần mềm chuyên dụng hỗ trợ công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ

Chức năng tìm kiếm (Find):

Một văn bản được soạn thảo trên winword, khi muốn tìm một từ hay một mẫu ký tự nào đó trong văn bản, sử dụng chức năng Find, máy tính sẽ

tự động chỉ cho người dùng lần lượt vị trí của từ, mẫu ký tự cần tìm một cách nhanh chóng Cách tra tìm này là một gợi ý cho cách khôi phục hồ sơ

từ khối tài liệu bó gói, lộn xộn - một công việc đòi hỏi rất tỉ mỷ và tốn nhiều công sức đối với cán bộ lưu trữ

Giả sử tất cả những tài liệu bó gói này được “gán” một số tự nhiên

theo thứ tự từ 1 đến n để cố định vị trí của tài liệu trong khối tài liệu bó gói

Lập một bảng thống kê khối tài liệu này trên một trang Word theo số thứ tự

đã gán từ trước cùng với một số tiêu chí khác như: Trích yếu nội dung, tên tác giả tài liệu, thời gian của tài liệu v.v… Sử dụng chức năng Find sẵn có trong Winword ta có thể dễ dàng tìm và lấy ra được những tài liệu (dựa vào

số thứ tự đã gán) cùng phản ánh về một vấn đề, một việc hay một sự việc Nói cách khác có thể dễ dàng lựa chọn và đưa những tài liệu thích hợp về cùng một hồ sơ

Chức năng sắp xếp, phân loại (Sort):

Đây là chức năng lựa chọn, sắp xếp, phân loại các đoạn văn bản dạng text, dạng số hay dạng ngày tháng hoặc các đoạn văn bản được đưa vào trong các bảng, biểu (Table) khi làm việc trên Winword Trong bảng biểu, các đối tượng có thể được sắp xếp theo thứ tự tăng hoặc giảm dần theo các dạng: thời gian (date), text hay số thứ tự Chức năng này cũng gợi ý cho những người làm lưu trữ trong việc đưa những văn bản rời lẻ về cùng một

hồ sơ (khôi phục hồ sơ)

Chẳng hạn, với mỗi tài liệu rời lẻ, ta gán cho một số tự nhiên nhằm

cố định vị trí của nó trong đống tài liệu bó gói sau đó ta nhập các thông tin

(Theo số thứ tự đã gán cho mỗi tài liệu), trích yếu, thời gian tài liệu, tác

giả tài liệu

Sử dụng chức năng Sort có thể dễ dàng lựa chọn để đưa những tài liệu trong khối tài liệu bó gói về một hồ sơ, đồng thời cũng dễ dàng loại ra những tài liệu trùng thừa (điều mà nếu lựa chọn bằng phương pháp thủ công khó có thể thực hiện được chính xác)

Cách tổ chức cây thƣ mục trong Windows Explorer:

Cách tổ chức cây thư mục này giúp người dùng tổ chức các file và thư mục theo dạng hình cây tương đối uyển chuyển Cách tổ chức này có thể gợi ý cho cán bộ lưu trữ khi xây dựng khung phân loại tài liệu

Phân loại tài liệu tức là phân chia chúng thành các nhóm nhằm tổ chức khoa học và sử dụng có hiệu quả những tài liệu đó đồng thời xác định những khối tài liệu có giá trị khác nhau để có những chế độ bảo quản thích hợp Xây dựng phương án phân loại là xác định các đặc trưng cần vận dụng

để phân chia tài liệu thành các nhóm cơ bản và nhóm lớn, tiếp đó từ nhóm

cơ bản và nhóm lớn lại chia thành các nhóm nhỏ hơn cho tới đơn vị bảo quản Vận dụng cách quản lý file và thư mục trong Windows Explorer, dựa vào chức năng nhiệm vụ của cơ quan có thể hình thành một khung phân loại tài liệu cho toàn phông lưu trữ Chẳng hạn, với phông lưu trữ Bộ Khoa học và Công nghệ, khung phân loại tài liệu có thể được xây dựng theo hình cây như sau:

1 Công tác xây dựng và hoàn thiện pháp luật khoa học và công nghệ

1.1.1 Các dự án luật trình Chính phủ, Quốc hội ban hành

1.1.2 Hồ sơ xây dựng các VBQPPL do Bộ ban hành

1.1.3 Hồ sơ thẩm định các văn bản pháp luật liên quan đến quản lý KH&CN

1.1.4 ………

2 Công tác Quản lý Chương trình/Đề tài KH&CN cấp nhà nước

2.1.1 Xây dựng danh mục các chương trình/đề tài

2.1.2 Công tác tuyển chọn

2.1.3 Hồ sơ thẩm định và phê duyệt đề tài/dự án

2.1.4

3 Công tác Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng

3.1.1 Công tác Tiêu chuẩn

3.1.2 Công tác Đo lường

Tùy theo các lĩnh vực, có thể mở rộng cây thư mục phân loại tài liệu

để đáp ứng công tác quản lý và chỉnh lý tài liệu Với việc xây dựng trước một khung phân loại tài liệu như trên trong quá trình chỉnh lý, hồ sơ tài liệu thuộc lĩnh vực nào sẽ được đưa về khối tài liệu thuộc lĩnh vực đó

Như vậy, với những chức năng sẵn có của bộ phần mềm Microsoft Office như đã trình bày ở trên, cán bộ lưu trữ có thể sử dụng như một công

cụ trong nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu dạng bó gói, đặc biệt là trong công tác khôi phục hồ sơ từ những tài liệu rời lẻ

Trên thực tế, Lưu trữ Bộ Khoa học và Công nghệ đã nghiên cứu ứng dụng thử nghiệm các chức năng này trong chỉnh lý khối tài liệu tài liệu bó gói của Công Đoàn Bộ Khoa học và Công nghệ với khoảng 15 mét tài liệu

và đã khôi phục chính xác hầu hết số hồ sơ có trong khối tài liệu (589 hồ

sơ) Kết quả thử nghiệm các chức năng của Winword trong việc khôi phục

hồ sơ từ khối tài liệu bó gói của Công đoàn Bộ cho thấy một số vấn đề sau:

a) Ưu điểm

- Việc lập một bảng thống kê chi tiết về từng tài liệu không đòi hỏi cần đến những cán bộ lưu trữ có trình độ cao Việc này có thể sử dụng nhiều lao động có trình độ thấp hơn (tốt nghiệp PTHH hoặc trung, sơ cấp văn thư lưu trữ) Đây là một giải pháp tốt trong điều kiện số lượng cán bộ lưu trữ chuyên nghiệp tại các lưu trữ hiện hành là quá ít Cán bộ lưu trữ có nghiệp vụ chỉ tập trung cho việc khôi phục hồ sơ trên máy tính

- Tránh được những sai sót trong quá trình chỉnh lý như: Để sót tài liệu, một hồ sơ bị chia thành nhiều đơn vị bảo quản, nhảy số, trùng thừa văn bản trong hồ sơ

- Diện tích dành cho công tác chỉnh lý không cần nhiều Cụ thể là tài liệu sau khi khảo sát sơ bộ, cán bộ chỉnh lý ghi các thông tin tài liệu vào phiếu tin sau đó đánh số thứ tự và bó lại theo thứ tự đã gán cho tài liệu Chỉ khi có nghi ngờ về tính chính xác của các thông tin trên phiếu tin cán bộ chỉnh lý mới trực tiếp xem xét đến tài liệu

b) Hạn chế:

- Hạn chế lớn nhất khi khôi phục hồ sơ bằng các chức năng có sẵn của Word là tốc độ xử lý Do chức năng lựa chọn, sắp xếp phân loại của phần mềm Microsoft chỉ là một trong những chức năng hỗ trợ cho công tác soạn thảo văn bản, không phải là phần mềm chuyên dụng chỉnh lý tài liệu

vì vậy khi số lượng tài liệu lớn, tốc độ của máy tính sẽ trở nên chậm chạp không đáp ứng được yêu cầu của công tác chỉnh lý Thực tế cho thấy, nếu bảng thống kê dài 30 trang với khoảng 5000 tài liệu, máy tính thường không thực hiện được các lệnh của người dùng, máy thường xuyên bị treo

- Dữ liệu đầu vào có liên quan chặt chẽ đến những thông tin của hồ

sơ như tiêu đề hồ sơ, thời gian tài liệu, bảng kê tài liệu trong hồ sơ Tuy

cuối cùng chỉ là việc đưa những tài liệu có liên quan với nhau về cùng một

hồ sơ mà không được sử dụng cho những phần việc khác có liên quan đến công tác chỉnh lý tài liệu và chưa có tác dụng cho công tác quản lý tài liệu sau chỉnh lý

Như vậy, những chức năng sẵn có của bộ phần mềm Microsoft Office (Winword, Excell, Powerpoint) - một công cụ CNTT khá thân thiện với những cán bộ văn phòng nói chung và với cán bộ lưu trữ nói riêng - cán

bộ lưu trữ có thể sử dụng như những công cụ hữu hiệu hỗ trợ cho công tác chỉnh lý tài liệu tại các lưu trữ hiện hành Tuy nhiên nếu chỉ sử dụng các chức năng sẵn có trong các phần mềm tin học văn phòng hiện thời là chưa đáp ứng được các yêu cầu đặt ra Để giải quyết được vấn đề này cần phải xây dựng được một phần mềm chuyên dụng đáp ứng được tối đa những yêu cầu của nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu, đặc biệt là tài liệu dạng bó gói

Khả năng ứng dụng CNTT trong chỉnh lý tài liệu:

Trước hết cần phải thống nhất rằng, ứng dụng CNTT trong công tác chỉnh lý không có nghĩa là máy tính có thể làm thay con người, không có nghĩa là máy tính đóng vai trò như một robot để thực hiện các thao tác nghiệp vụ như một cán bộ lưu trữ mà nó giúp cho cán bộ lưu trữ thực hiện những thao tác nghiệp vụ nhanh hơn, chính xác hơn thông qua việc phân tích các dữ liệu đầu vào, hiển thị ra màn hình những thông tin cần thiết cho công tác chỉnh lý tài liệu Chẳng hạn trong việc khôi phục hồ sơ từ những tài liệu bó gói, với một phần mềm chuyên dụng, nếu đầu vào (Input) là những thông tin tài liệu (thông tin cấp 2), máy tính và phần mềm máy tính

sẽ xử lý, lựa chọn và hiển thị cho biết chính xác vị trí các tài liệu đang ở vị trí nào trong đống tài liệu bó gói Dựa vào kết quả hiển thị trên màn hình, cán bộ chỉnh lý sẽ dễ dàng lựa chọn tài liệu đó để đưa về cùng một hồ sơ Điều này thật có giá trị so với việc cán bộ chỉnh lý phải khảo sát, ghi nhớ

và tìm kiếm khi phân loại, khôi phục hồ sơ từ khối tài liệu bó gói

Máy tính (còn gọi là máy vi tính) là những thiết bị dùng để tính toán hay kiểm soát các hoạt động mà có thể biểu diễn dưới dạng số hay quy luật lôgic Máy tính được lắp ghép bởi các thành phần có thể thực hiện các chức năng đơn giản đã định nghĩa trước Quá trình tác động lẫn nhau của các thành phần này tạo cho máy tính một khả năng xử lý thông tin Nếu được thiết lập chính xác (thông thường bởi các chương trình máy tính) máy tính

có thể mô phỏng lại một số khía cạnh của một vấn đề hay của một hệ thống Trong trường hợp này khi được cung cấp một bộ dữ liệu thích hợp (dữ liệu đầu vào - Input) nó có thể tự động giải quyết vấn đề hay dự đoán trước sự thay đổi của hệ thống Máy tính cũng có thể trực tiếp mô hình hóa các công việc cần được giải quyết, trong khả năng của nó các công việc đó

sẽ được mô phỏng giống hoặc gần giống nhất với những công việc đang được triển khai trong thực tế

Máy tính có thể làm được những gì và không thể làm được gì trong quy trình chỉnh lý tài liệu bó gói? Cần phải hiểu rõ điều này để có thể đặt ra những yêu cầu phù hợp cho các chuyên gia CNTT xây dựng phần mềm hỗ trợ cho công tác chỉnh lý tài liệu

Máy tính là một loại công cụ xử lý các thông tin định lượng có thể

đo, đếm được (Đơn vị tính là byte, bit) và cho ta các thông tin định lượng nhưng khó có thể nhận biết về mặt định tính, như giá trị, lợi ích [9]

. Trong quy trình chỉnh lý tài liệu, không phải tất cả các khâu nghiệp vụ đều có thể biểu diễn dưới dạng thông tin định lượng mà có những khâu nghiệp vụ chỉ

có thể biểu diễn bằng những thông tin định tính Vì vậy sử dụng máy tính cho công tác chỉnh lý tài liệu phải có sự kết hợp giữa việc xử lý thông tin của máy tính (thông tin định lượng) và những kết quả nghiên cứu và phân tích của cán bộ chỉnh lý (thông tin định tính) Để nói về điều này Tiến sỹ Bạch Hưng Khang, nguyên Viện trưởng Viện toán học Việt Nam cho rằng

''tranh luận về trí tuệ của máy tính và con người đã có từ rất lâu, nhưng để

đánh giá tính sáng tạo thì có lẽ máy tính không thể làm được vì chính con người sáng tạo ra máy tính''.[4]

Trở lại vấn đề xử lý thông tin định lượng của máy tính, khi một vấn

đề đã được lượng hoá bằng các chữ, các số hoặc các ký tự cụ thể và được đưa vào máy tính thì máy tính sẽ tính toán theo một chương trình nhất định (chương trình phần mềm) do con người tạo ra Khi máy tính kết thúc tính toán một vấn đề, kết quả tính toán được hiển thị cho người sử dụng thấy thông qua thiết bị xuất như: bóng đèn, màn hình, máy in, Về ý tưởng cơ bản, máy tính chỉ là một cái máy, nó không thể "suy nghĩ" hay "hiểu" những gì nó hiển thị Máy tính chỉ đơn giản thi hành các tìm kiếm cơ khí trên các bảng màu và đường thẳng đã lập trình trước, rồi sau đó nó được chuyển đổi thành các mẫu tùy ý của ánh sáng bởi thiết bị đầu ra Chỉ có bộ não của con người nhận thức được các mẫu này tạo thành các chữ hay số

và gắn ý nghĩa cho chúng

Chỉnh lý tài liệu là một chuỗi các công việc nhằm tổ chức lại tài liệu theo một phương án phân loại khoa học, là việc tiến hành chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ; xác định giá trị, hệ thống hoá hồ sơ, tài liệu và xây dựng các công cụ tra cứu đối với phông hoặc khối tài liệu đưa

ra chỉnh lý Khi ứng dụng CNTT trong chỉnh lý tài liệu đòi hỏi phải xác định được trong quy trình đó những phần việc có thể biểu diễn bằng những thông tin định tính và những phần việc có thể biểu diễn bằng những thông tin định lượng

Những nội dung định tính trong quy trình chỉnh lý tài liệu:

a) Xác định giá trị tài liệu: Xác định giá trị tài liệu là việc nghiên cứu để quy định thời hạn cần bảo quản cho từng loại tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan và lựa chọn để đưa vào bảo quản, lưu trữ những tài liệu có giá trị về các mặt chính trị, kinh tế, xã hội, khoa học và văn hoá…, đồng thời loại ra những tài liệu ít có giá trị hoặc thực sự hết ý nghĩa thực tiễn Mục đích cơ bản của việc xác định giá trị tài liệu là để quy

định thời hạn cần thiết phải bảo quản cho mỗi loại tài liệu Công tác xác định giá trị tài liệu có ý nghĩa quyết định đối với số phận của tài liệu và có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng, nội dung và thành phần tài liệu của phông lưu trữ Việc xác định giá trị tài liệu không chính xác sẽ làm mất đi những tài liệu có giá trị và không loại ra được những tài liệu hết giá trị để tiêu hủy Để xác định chính xác giá trị của tài liệu lưu trữ thì cán bộ làm công tác xác định giá trị tài liệu phải được trang bị những kiến thức nghiệp

vụ vững vàng, phải nghiên cứu sâu sắc, toàn diện các tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan đồng thời phải có những hiểu biết cần thiết liên quan đến nội dung tài liệu được xác định giá trị Hay nói cách khác việc xác định giá trị tài liệu là kết quả tổng hợp tri thức thuộc nhiều lĩnh vực của bản thân cán bộ làm công tác xác định giá trị tài liệu Và do vậy những quyết định về thời hạn bảo quản đối với mỗi loại hồ sơ tài liệu lưu trữ trong quá trình chỉnh lý là kết quả từ những thông tin định tính

Trong sự phát triển của CNTT, không ít người đã chủ quan cho rằng máy tính có thể xử lý được mọi thông tin kể cả những thông tin định tính bằng cách cố gắng lượng hoá những thông tin định tính để làm cơ sở cho dữ liệu đầu vào của phần mềm ứng dụng Thử hình dung việc xác định giá trị tài liệu với việc lượng hoá các thông tin đầu vào: Chẳng hạn, với tài liệu A nếu thỏa mãn điều kiện a, b, c thì tài liệu sẽ có thời hạn bảo quản

là “Vĩnh viễn”; nếu thỏa mãn điều kiện a’ b’ c’; thì có thời hạn bảo quản

là “Có thời hạn” (5, 10, 20 năm ) Trên thực tế việc gán cho mỗi tài liệu những tiêu chí như vậy để định ra giá trị của tài liệu là rất khó, có thể nói là không thể thực hiện được vì giá trị của tài liệu phụ thuộc vào rất nhiều yếu

tố có tính định tính như: ý nghĩa nội dung, vật liệu chế tác, yếu tố lịch sử của tài liệu – những yếu tố mà máy tính không thể “nhận thức” và tự thực hiện được Nếu chỉ gán cho mỗi tài liệu một số tiêu chí nhất định, kết quả

có thể sẽ dẫn đến sự không chính xác khi máy tính đưa ra kết quả cuối

tài liệu chính xác cho một tài liệu thì dữ liệu đầu vào cung cấp cho máy tính rất phức tạp Trong khi đó với một cán bộ lưu trữ bình thường thì việc xác định giá trị cho tài liệu này lại là đơn giản bởi bản thân cán bộ chỉnh lý

đã được trang bị những tri thức (thông qua đào tạo, kinh nghiệm công tác

và trình độ văn hoá xã hội) để có thể xác định được giá trị của tài liệu đó

Cũng lưu ý rằng, máy tính ngày nay có thể thực hiện được hàng tỷ phép tính trong một giây Giới tin học đang cố gắng tạo nên các “đặc điểm con người” cho máy tính để giao tiếp giữa Người - Máy trở nên thân thiện

và tự nhiên hơn Điều đó có nghĩa là dù với thế hệ máy tính thông minh thì

máy tính cũng chỉ được mô phỏng cho giống con người chứ không thể thay thế con người trong việc xử lý các thông tin định tính

Chính với những đặc điểm như trên mà việc xác định giá trị tài liệu mang tính định tính cao, nó phụ thuộc vào trình độ và sự hiểu biết của cán

bộ chỉnh lý và trên thực tế nó còn phụ thuộc vào linh cảm nghề nghiệp của cán bộ lưu trữ Những vấn đề này máy tính không thể giải quyết được

b) Lựa chọn phương án phân loại: Phương án phân loại là bản dự

kiến phân loại tài liệu do cán bộ chỉnh lý lập ra trên cơ sở nghiên cứu chức năng nhiệm vụ của đơn vị hình thành phông và kết quả khảo sát khối tài liệu đem ra chỉnh lý Chọn phương án phân loại tức là xác định các đặc trưng cần vận dụng để phân chia tài liệu trong phông thành các nhóm lớn

để từ đó tiếp tục phân chia tài liệu thành các nhóm nhỏ hơn

Như trên đã trình bày, máy tính đơn giản chỉ là một cái máy, nó không thể hiểu được những gì nó hiển thị trên màn hình và vì vậy nó cũng không thể hiểu chức năng nhiệm vụ của đơn vị hình thành phông và kết quả khảo sát tài liệu để tự động chọn một phương án phân loại và dự kiến phân loại tài liệu Việc chọn phương án phân loại như thế nào phải do chính con người, những cán bộ chỉnh lý quyết định Chỉ khi đã lựa chọn được phương

án phân loại phù hợp với khối tài liệu đưa ra chỉnh lý, phù hợp với phông lưu trữ hiện hành, cán bộ chỉnh lý mới có thể tiến hành chỉnh lý tài liệu

Với lý do này, việc lựa chọn phương án phân loại cũng mang tính định tính cao

Những nội dung định lƣợng trong quy trình chỉnh lý tài liệu:

Loại trừ việc xác định giá trị tài liệu và lựa chọn phương án phân loại mang tính định tính như trên, hầu hết các khâu nghiệp vụ còn lại của quy trình chỉnh lý đều có thể lượng hoá dưới dạng các ký tự, chữ số để làm dữ liệu đầu vào của phần mềm máy tính Chẳng hạn:

- Phân loại tài liệu: Phân loại tài liệu là căn cứ vào các đặc trưng

chung (tức là các điểm giống nhau) của tài liệu để phân chia chúng thành các nhóm nhằm tổ chức khoa học và sử dụng có hiệu quả những tài liệu

đó[16]

Phân loại tài liệu còn nhằm mục đích xác định được những khối tài liệu có giá trị khác nhau để từ đó có những chế độ bảo quản thích hợp với từng khối tài liệu Theo phương án phân loại, dựa vào những đặc trưng riêng, tài liệu được phân chia thành các nhóm, sắp xếp trật tự các nhóm và các đơn vị bảo quản trong từng nhóm nhỏ nhất, nhằm sử dụng thuận lợi và

có hiệu quả phông lưu trữ đó Mục đích cuối cùng của việc phân loại tài liệu phông lưu trữ là mỗi hồ sơ, đơn vị bảo quản được xác định một địa chỉ

cố định để đáp ứng việc bảo quản, quản lý và phục vụ các yêu cầu khai thác kịp thời, chuẩn xác

Việc trực tiếp di chuyển từng tài liệu từ chỗ này sang chỗ kia thì máy tính không thể thực hiện được, nhưng với một khung phân loại hoàn chỉnh

đã được xác định trước trên cơ sở chức năng nhiệm vụ của đơn vị hình thành phông, sau đó gán cho mỗi tài liệu một mã số theo phương án phân loại, khi đó máy tính có thể tính toán và hiển thị được ra màn hình những thông tin cần thiết cho công tác chỉnh lý mà không cần phải nghiên cứu trực tiếp tài liệu nếu có một phần mềm thích hợp Và khi đã có một khung phân loại chi tiết hiển thị trên màn hình thì việc đưa một tài liệu đã được

mã hoá vào trong một ô trong khung phân loại theo một lập trình định sẵn

bản pháp luật về quản lý KH&CN, mã số 01, là một trong những khối tài liệu thuộc khung phân loại tài liệu của Bộ Khoa học và Công nghệ Khung phân loại này đã được cài đặt trước trong phần mềm chỉnh lý tài liệu trên máy tính Qua khảo sát tài liệu trước chỉnh lý, mỗi tài liệu đã được gán một

số thứ tự biểu thị vị trí của nó trong khối tài liệu bó gói (đã được lượng hoá) Khi chỉnh lý tài liệu trên máy tính, những tài liệu liên quan đến công tác xây dựng văn bản pháp luật về quản lý KH&CN thì cán bộ chỉnh lý sẽ đưa nó vào khối tài liệu mã số 01 Và đương nhiên, trên máy tính, tất cả những tài liệu có gắn mã số 01 đều thuộc khối tài liệu xây dựng văn bản pháp luật về quản lý KH&CN Điều này có nghĩa là, trên thực tế những tài liệu tuy có số thứ tự khác nhau trong khối tài liệu bó gói nhưng trên máy tính đã được phân loại về cùng một khối tài liệu trong khung phân loại

- Hệ thống hoá hồ sơ: Hệ thống hóa hồ sơ là công việc sắp xếp hồ sơ

theo các nhóm nhỏ trong mỗi nhóm vừa, các nhóm vừa trong mỗi nhóm lớn

và các nhóm lớn trong phông theo phương án phân loại và theo một hệ thống nhất định Mục đích của việc hệ thống hoá hồ sơ là để tài liệu lưu trữ phản ánh rõ ràng, đầy đủ chức năng nhiệm vụ của đơn vị hình thành phông trong từng giai đoạn lịch sử, phản ánh được toàn diện quá trình hoạt động của đơn vị hình thành phông trong các giai đoạn lịch sử đó Hơn nữa hệ thống hóa hồ sơ tài liệu còn nhằm mục đích giúp cho cán bộ lưu trữ quản lý tốt hồ sơ tài liệu trong phông lưu trữ

Việc hệ thống hóa hồ sơ dựa trên những thông tin về hồ sơ: theo số thứ tự hồ sơ, theo vần chữ cái, theo tên loại hồ sơ có nghĩa là dựa vào những tiêu chí đã được lượng hoá để đưa hồ sơ vào một hệ thống đã được định sẵn Với một chương trình phần mềm máy tính, thông tin đầu vào là những tiêu chí định sẵn, máy tính dễ dàng tính toán để hiển thị ra màn hình một hệ thống hồ sơ theo đúng yêu cầu của người chỉnh lý

Việc xây dựng trước một khung phân loại theo dạng hình cây đối với một phông lưu trữ thực chất đã là một hình thức hệ thống hoá theo chủ ý