DSpace at VNU: Nghiên cứu ứng dụng công nghệ thông tin trong chỉnh lý tài liệu tại lưu trữ hiện hành

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN NGUYỄN PHÚ THÀNH NGHIÊN CỨU ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CHỈNH LÝ TÀI LIỆU TẠI LƢU TRỮ HIỆN HÀNH LUẬN VĂN THẠC SỸ KHOA HỌC Chuyên ngành: Lƣu trữ Mã số: 60.32.24 Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: PGS.TS DƢƠNG VĂN KHẢM HÀ NỘI - 2008 MỤC LỤC DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT LỜI NÓI ĐẦU PHẦN MỞ ĐẦU Mục đích, ý nghĩa tính cấp thiết đề tài: Mục tiêu nhiệm vụ nghiên cứu: 10 Đối tượng phạm vi nghiên cứu: 11 Lịch sử nghiên cứu vấn đề: 12 Nguồn tài liệu tham khảo: 14 Phương pháp nghiên cứu: 15 Những đóng góp luận văn: 16 Bố cục luận văn: 17 PHẦN NỘI DUNG Error! Bookmark not defined Chƣơng CƠ SỞ CỦA VIỆC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CHỈNH LÝ TÀI LIỆU TẠI LƢU TRỮ HIỆN HÀNH Error! Bookmark 1.1 Cơ sở lý luận Error! Bookmark not defined 1.2 Cơ sở thực tiễn .Error! Bookmark not defined 1.2.1 Nhu cầu giải pháp chỉnh lý tài liệuError! Bookmark not defined 1.2.2 Khả ứng dụng CNTT chỉnh lý tài liệu lưu trữError! Bookmark not de 1.3 Cơ sở pháp lý .Error! Bookmark not defined 1.4 Lợi ích ứng dụng CNTT chỉnh lý tài liệuError! Bookmark not defined Chƣơng YÊU CẦU VÀ QUY TRÌNH ỨNG DỤNG CNTT TRONG CHỈNH LÝ TÀI LIỆU TẠI LƢU TRỮ HIỆN HÀNH.Error! Bookmark not def 2.1 Yêu cầu ứng dụng CNTT chỉnh lý tài liệuError! Bookmark not defined 2.2 Quy trình chỉnh lý tài liệu ứng dụng CNTTError! Bookmark not defined 2.3 Thử nghiệm ứng dụng CNTT chỉnh lý tài liệu lưu trữ hành Bộ KH&CN .Error! Bookmark not defined 2.3.1 Nội dung thử nghiệm Error! Bookmark not defined 2.3.2 Các bước thử nghiệm .Error! Bookmark not defined 2.3.3 Kết thử nghiệm Error! Bookmark not defined 2.3.4 Đánh giá kết thử nghiệm: Error! Bookmark not defined Chƣơng NHỮNG ĐIỀU KIỆN ĐẢM BẢO CHO VIỆC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CHỈNH LÝ TÀI LIỆU TẠI LƢU TRỮ HIỆN HÀNH .Error! Bookmark not defined 3.1 Thuận lợi khó khăn ứng dụng CNTT chỉnh lý tài liệuError! Bookmark 3.2 Những điều kiện đảm bảo cho việc ứng dụng CNTT chỉnh lý tài liệu Error! Bookmark not defined 3.2.1 Đảm bảo sở hạ tầng cho việc ứng dụng CNTT chỉnh lý tài liệu .Error! Bookmark not defined 3.2.2 Đảm bảo nguồn nhân lực cho việc ứng dụng CNTT chỉnh lý tài liệu Error! Bookmark not defined 3.2.3 Đầu tư cho việc ứng dụng CNTT chỉnh lý tài liệuError! Bookmark not def 3.3 Khuyến nghị: .Error! Bookmark not defined 3.3.1 Với quan quản lý nhà nước lưu trữError! Bookmark not defined 3.3.2 Với quan quản lý Bộ, ngành Error! Bookmark not defined 3.3.3 Với lưu trữ hành Error! Bookmark not defined PHẦN KẾT LUẬN Error! Bookmark not defined DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 18 PHỤ LỤC Quy trình chỉnh lý truyền thống Quy trình chỉnh lý tài liệu với trợ giúp máy tính Error! Bookmark not defined PHỤ LỤC So sánh lợi ích hai quy trình chỉnh lý tài liệuError! Bookmark not def DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT CNTT: Công nghệ thông tin CSDL: Cơ sở liệu HTML: HyperTextMarkup Language - Ngôn ngữ đánh dấu văn KH&CN: Khoa học Công nghệ LAN: Local Area Network - Mạng cục NCKH: Nghiên cứu khoa học VBQPPL: Văn quy phạm pháp luật LỜI NÓI ĐẦU Ngày 04/4/2001 Ủy ban thường vụ Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam thông qua Pháp lệnh lưu trữ quốc gia Điều Pháp lệnh khẳng định: “Tài liệu lưu trữ quốc gia tài liệu có giá trị trị, kinh tế, quốc phòng, an ninh, ngoại giao, văn hố, giáo dục, khoa học cơng nghệ hình thành thời kỳ lịch sử dân tộc Việt Nam, trình hoạt động quan nhà nước, tổ chức trị, tổ chức trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang nhân dân (sau gọi chung quan, tổ chức) nhân vật lịch sử, tiêu biểu phục vụ việc nghiên cứu lịch sử, khoa học hoạt động thực tiễn ” [23] Để lưu trữ sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ quốc gia, hàng ngàn cán lưu trữ nước nỗ lực thực việc thu thập tài liệu sản sinh trình hoạt động quan tổ chức, đặc biệt cán lưu trữ hệ thống quan nhà nước tiến hành chỉnh lý khối tài liệu thu thập nhằm lựa chọn tài liệu có giá trị để đưa vào Phơng lưu trữ quốc gia Trong cơng cải cách hành nay, công tác quản lý nhà nước lưu trữ có tiến rõ rệt, hệ thống văn quy phạm pháp luật lưu trữ tạo sở pháp lý đưa hoạt động lưu trữ vào nề nếp đáp ứng ngày có hiệu công tác quan, tổ chức, yêu cầu khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ xã hội Tuy nhiên hệ thống hành nhà nước chưa hồn thiện việc thực đầy đủ quy định Nhà nước cơng tác lưu trữ có việc lập hồ sơ công việc, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ nhiều yếu Sự yếu dẫn đến việc nhiều hồ sơ tài liệu nộp vào lưu trữ tài liệu bó gói, chưa lập hồ sơ Với việc đại hóa cơng tác văn phòng, khối lượng tài liệu bó gói khơng khơng giảm mà có xu hướng ngày tăng khiến cho kinh phí phục vụ cơng tác khơi phục tài liệu tăng lên không ngừng, hàng năm quan tổ chức nhà nước thêm hàng chục, chí hàng trăm triệu đồng cho cơng tác chỉnh lý khối tài liệu Tuy nhiên chưa phải vấn đề Vấn đề cần quan tâm làm để lựa chọn tài liệu có giá trị để đưa vào lưu trữ theo tinh thần Pháp lệnh lưu trữ quốc gia điều kiện tài liệu thu thập dạng bó gói, khơng có hồ sơ Cơng tác chỉnh lý tài liệu thực cán lưu trữ quan, tổ chức khả người có hạn, việc lựa chọn tài liệu có giá trị, lập hồ sơ tài liệu (mà thực chất khôi phục lại hồ sơ) đưa vào lưu trữ, loại bỏ tài liệu trùng thừa khơng giá trị hồn tồn phụ thuộc lực cán chỉnh lý Điều đưa đến kết tài liệu giữ lại loại bỏ chưa đủ độ tin cậy theo nghĩa Trên thực tế chỉnh lý tài liệu xảy tượng, tài liệu giữ lại với thời hạn bảo quản “Tạm thời”, nhiên đặt hồ sơ hồn chỉnh làm tăng giá trị hồ sơ thân Chẳng hạn, khối tài liệu bó gói Bộ Khoa học Công nghệ, tài liệu “Báo cáo tình hình hoạt động Văn phòng chương trình KHCN trọng điểm cấp nhà nước giai đoạn 20002005”, chỉnh lý, tài liệu xác định thời hạn bảo quản “Lâu dài” giai đoạn 2000-2005, Văn phòng chương trình KHCN cấp nhà nước (gọi tắt Văn phòng chương trình) trực thuộc bộ, ngành quản lý chương trình KHCN, thuộc phơng lưu trữ bộ, ngành Nhưng tài liệu đặt “Hồ sơ thành lập Văn phòng chương trình KHCN trọng điểm cấp nhà nước giai đoạn 20062010” phải xác định thời hạn bảo quản “Vĩnh viễn” Hồ sơ đánh dấu thay đổi quan trọng chế quản lý Chương trình KHCN trọng điểm cấp nhà nước, báo cáo phải xác định thời hạn bảo quản “Vĩnh viễn” Chỉnh lý tài liệu hoạt động nghiệp vụ phức tạp tổ chức lưu trữ đặc biệt với lưu trữ hành Với khối tài liệu rời lẻ, bó gói việc khơi phục hồ sơ trình chỉnh lý tài liệu trở nên khó khăn Là cán trực tiếp làm công tác lưu trữ nhiều năm Bộ Khoa học Công nghệ, thường xuyên phải đối mặt với khó khăn này, thân ln nghiên cứu, tìm kiếm giải pháp hỗ trợ cơng tác chỉnh lý tài liệu nhằm giảm nhẹ khó khăn trình chỉnh lý đáp ứng yêu cầu công tác lưu trữ Một giải pháp việc nghiên cứu ứng dụng CNTT công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ hành Trong thực tế công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ Bộ Khoa học Công nghệ, số ứng dụng nhỏ lẻ sử dụng có hiệu định Tuy nhiên thử nghiệm ban đầu, chưa có tính chuyên nghiệp cao Để ứng dụng CNTT công tác chỉnh lý lưu trữ hành, cần phải xây dựng toán tổng thể đáp ứng yêu cầu mặt lý luận sở khoa học để thiết kế phần mềm hỗ trợ cơng tác chỉnh lý Đó lý giúp tác giả lựa chọn vấn đề “Nghiên cứu ứng dụng CNTT chỉnh lý tài liệu lưu trữ hành” làm đề tài luận văn Thạc sỹ ngành Lưu trữ học Do thời gian khả nghiên cứu có hạn chế định, vấn đề dặt mang tính lý luận ban đầu nhằm đề xuất giải pháp mẻ khơng tránh khỏi chủ quan người nghiên cứu Để hoàn chỉnh đưa tốn hồn thiện, chắn vấn đề phải phân tích kỹ nghiên cứu Với mong muốn đó, xin chân thành cảm ơn ý kiến đóng góp quan, cá nhân đồng nghiệp luận văn Cuối cùng, xin bày tỏ biết ơn tới Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng trường Đại học Khoa học xã hội Nhân văn, Lãnh đạo Văn phòng, Phòng Lưu trữ Bộ Khoa học Công nghệ, Trung tâm Tin học Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước quan, tổ chức, đồng nghiệp Lớp Cao học Khoá 2004-2007 giúp đỡ tơi nhiều để hồn thành luận văn Và đặc biệt xin cảm ơn PGS TS Dương Văn Khảm, người thầy dành nhiều thời gian tâm huyết trực tiếp hướng dẫn suốt q trình nghiên cứu hồn thiện luận văn Xin chân thành cảm ơn giảng viên Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng tận tình động viên góp ý cho nghiên cứu Hà Nội, ngày 28 tháng 10 năm 2008 Nguyễn Phú Thành PHẦN MỞ ĐẦU Mục đích, ý nghĩa tính cấp thiết đề tài: Chỉnh lý tài liệu lưu trữ hành hoạt động nghiệp vụ thường xuyên cán lưu trữ Tuy nhiên, hoạt động nghiệp vụ ngày trở nên khó khăn khối lượng tài liệu nộp vào lưu trữ hàng năm ngày tăng, đặc biệt tài liệu rời lẻ chưa lập hồ sơ giao nộp vào lưu trữ hành dạng tài liệu bó gói Ngun nhân tình trạng việc lập hồ sơ công việc ngành chưa trở thành nề nếp, việc thực quy định Nhà nước công tác lập hồ sơ công việc chưa thực nghiêm túc cộng với trang bị phương tiện văn phòng ngày đại (máy tính, máy photocopy, máy fax…) khiến cho lượng tài liệu chuyển vào lưu trữ hành chưa lập hồ sơ tăng lên khơng ngừng, bao gồm tài liệu trùng thừa, giấy tờ tài liệu lưu trữ lẫn bó gói tài liệu chuyển vào lưu trữ Khối tài liệu bó gói lên tới hàng trăm mét giá năm Nếu không chỉnh lý kịp thời, tài liệu ngày nhiều, đến lúc chắn trở thành đống giấy lộn khôi phục lại Để giải khối tài liệu này, văn phòng Bộ, ngành phải đầu tư khơng kinh phí, năm chi hàng trăm triệu đồng cho công tác khôi phục hồ sơ chỉnh lý tài liệu Tuy nhiên, với tình trạng nộp lưu tài liệu đẩy cán lưu trữ, vốn người, với từ 1-5 cán lưu trữ Bộ, ngành đến mức tải: Bản thân cán lưu trữ vừa phải thực nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu lưu trữ vừa phải khôi phục lại hồ sơ công việc - việc mà phải thực khâu văn thư Việc khôi phục hồ sơ (lập hồ sơ công việc) từ khối tài liệu bó gói thường nhiều thời gian khơng tránh khỏi sai sót Diện tích dành cho lưu trữ Bộ chật hẹp, cán ít, chỉnh lý tài liệu theo phương pháp truyền thống thường khơng đủ diện tích thiếu cán để tiến hành thao tác nghiệp vụ Do tài liệu rời lẻ nhiều, việc dùng trí nhớ cán chỉnh lý để lựa chọn đưa tài liệu rời lẻ hồ sơ hệ thống hoá tài liệu chỉnh lý khó khăn Một hồ sơ bị xé lẻ thành nhiều hồ sơ khơng hồn chỉnh, tài liệu hồ sơ bị nằm nhiều mục lục khác nhau, cần khai thác sử dụng phải đồng thời tra tìm nhiều mục lục hồ sơ Về nguyên tắc, lưu trữ không chấp nhận xé lẻ đó, nhiên diễn lưu trữ hành thực tế phải chấp nhận Ngoài ra, nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu, vấn đề như: Đánh số hồ sơ, biên mục tài liệu hồ sơ, viết tiêu đề lên bìa hồ sơ quan trọng công tác quản lý hồ sơ tài liệu hồ sơ ln vấn đề khó khăn lưu trữ hành Trong điều kiện trên, làm để chỉnh lý khối tài liệu thời gian có hạn? Làm để cải thiện tình trạng tải cán lưu trữ hành ? Và làm để chấm dứt tình trạng tài liệu nộp vào lưu trữ hành không lập hồ sơ? Với mong muốn tìm giải pháp để giải vấn đề trên, tác giả chọn đề tài "Nghiên cứu ứng dụng công nghệ thông tin chỉnh lý tài liệu lưu trữ hành" làm luận văn Thạc sỹ khoa học ngành Lưu trữ học Tư liệu học Mục tiêu nhiệm vụ nghiên cứu: Trước đòi hỏi lý luận thực tiễn việc ứng dụng CNTT ngành lưu trữ nói chung nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu rời lẻ, dạng bó gói nói riêng, nhằm giải vấn đề nêu, luận văn hướng đến mục tiêu: Nghiên cứu khả phương pháp tiếp cận với công nghệ thông tin từ quy trình chỉnh lý lài liệu truyền thống làm sở để xây dựng, thiết kế phần mềm chuyên dụng phục vụ công tác chỉnh lý tài liệu dạng rời lẻ lưu trữ hành Để đạt mục tiêu trên, luận văn triển khai nghiên cứu số nội dung sau: Nghiên cứu sở lý luận, sở thực tiễn quy định pháp luật việc phát triển công nghệ thông tin Việt Nam để làm sở cho việc nghiên cứu ứng dụng CNTT chỉnh lý tài liệu lưu trữ Nghiên cứu toán tìm tin khoa học thơng tin để từ tiếp cận, đề xuất quy trình chỉnh lý tài liệu có hỗ trợ máy tính phần mềm máy tính Nghiên cứu trường hợp ứng dụng CNTT công tác khôi phục hồ sơ từ tài liệu bó gói để thấy tính khả thi đưa CNTT vào quy trình chỉnh lý tài liệu Đề xuất điều đảm bảo cho việc ứng dụng CNTT chỉnh lý tài liệu khuyến nghị với quan quản lý cấp nhằm phát triển ứng dụng CNTT thực tế Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu: Đối tượng nghiên cứu luận văn chủ yếu tập trung vào quy trình nghiệp vụ chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ lưu trữ hành; Mối quan hệ tài liệu hồ sơ, hồ sơ phông lưu trữ; Bản chất Công nghệ thông tin thực tế ứng dụng CNTT chỉnh lý tài liệu lưu trữ hành Phạm vi nghiên cứu luận văn tập trung vào việc phân tích sở để đưa cơng nghệ thơng tin vào quy trình chỉnh lý tài liệu; Phân tích khả phương pháp tiếp cận CNTT với quy trình chỉnh lý Thơng qua việc nghiên cứu thực trạng công tác thu thập chỉnh lý tài liệu lưu trữ hành hệ thống quan cấp bộ, ngành để từ đề xuất quy trình chỉnh lý tài liệu dạng rời lẻ lưu trữ hành điều kiện có hỗ trợ máy tính, phân tích yếu tố đầu vào (Input) yêu cầu thông tin đầu (Output) quy trình chỉnh lý để nhà chuyên môn tin học xây dựng phần mềm ứng dụng vào quy trình chỉnh lý tài liệu Các yêu cầu đầu quy trình chỉnh lý phù hợp với yêu cầu quản lý ngành lưu trữ Luận văn không sâu vào nghiên cứu kỹ thuật lập trình vấn đề kỹ thuật khác CNTT Lịch sử nghiên cứu vấn đề: Nghiên cứu ngồi nƣớc: Trước hết thấy rằng, cơng tác lập hồ sơ giai đoạn văn thư nộp tài liệu vào lưu trữ quan công quyền nước phát triển nước phát triển có nề nếp khơng tồn lưu trữ (kể lưu trữ dạng “hiện hành” Việt Nam) loại tài liệu dạng rời lẻ, bó gói Những khảo sát cơng tác quản trị văn phòng có cơng tác văn thư, lưu trữ số nước như: Trung Quốc, Singapore, Malaysia, Thailand, Ấn Độ, Hàn Quốc cho thấy, việc ứng dụng CNTT sử dụng công tác phục chế tài liệu, quản lý hồ sơ lưu trữ, khai thác sử dụng tài liệu v.v… không thấy ứng dụng CNTT chỉnh lý tài liệu Vì vấn đề nghiên cứu để ứng dụng CNTT chỉnh lý tài liệu, đặc biệt tài liệu dạng rời lẻ, bó gói lưu trữ hành nước khảo sát chưa có Nghiên cứu nƣớc: Trong thời đại CNTT, việc ứng dụng CNTT hoạt động ngành, cấp xu tất yếu Hiện nay, số ứng dụng CNTT công tác lưu trữ triển khai Những ứng dụng kể đến là: - Bộ phần mềm Giải pháp quản lý Hồ sơ Lưu trữ eFile: Đây sản phẩm công ty tin học Tinh Vân trao giải Sao Khuê lĩnh vực Phần mềm phục vụ cơng tác hành nhà nước, đoàn thể năm 2006 eFile giải pháp phần mềm nhằm tin học hóa cách tổng thể hoạt động quản lý hồ sơ lưu trữ, phục vụ cho trung tâm lưu trữ nhà nước, trung tâm lưu trữ địa phương, lưu trữ hành: quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ Giải pháp gồm nhiều phân hệ tương ứng với khâu công việc quan lưu trữ bao gồm thu thập, bảo quản, lưu thông, tra cứu, báo cáo thống kê eFile tuân thủ quy trình quản lý khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Cục Văn thư Lưu trữ ban hành Tuy nhiên giải pháp phần mềm chưa hướng tới hỗ trợ nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu dạng bó gói - Đề tài "Nghiên cứu ứng dụng tin học việc phân loại, quản lý tài liệu từ văn thư vào lưu trữ" Cục Văn thư Lưu trữ thực năm 1999 Đây đề tài nghiên cứu khoa học Trung tâm nghiên cứu khoa học lưu trữ thực Sản phẩm đề tài phần mềm dùng mạng LAN để quản lý tài liệu từ hình thành lập hồ sơ chuyển giao vào lưu trữ hành Đề tài chưa đề cập đến việc khôi phục hồ sơ từ tài liệu rời lẻ, giải khối tài liệu tích đống quan - Hiện nay, Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước nghiên cứu, xây dựng triển khai ứng dụng phần mềm Quản lý tài liệu lưu trữ công nghệ Web-base, phần mềm có khả quản lý số lượng lớn tài liệu với nhiều mức thông tin, phục vụ khai thác sử dụng mạng nhanh chóng, thuận lợi Phần mềm ứng dụng tập trung vào yếu tố: Tra cứu tài liệu theo nhiều tiêu chí, nhiều mức thơng tin (mức hồ sơ hay mức văn bản); In ấn tài liệu theo nhiều cách, tuỳ chọn cột liệu in theo yêu cầu người sử dụng; Quản lý thẻ đọc, quản lý độc giả khai thác tài liệu, mượn trả tài liệu, chụp tài liệu, quản lý truy cập (số người truy cập, thời gian truy cập, chức hệ thống truy cập, ); Quản lý thông tin tài liệu theo phông, hồ sơ, văn toàn văn văn (kể văn scan văn Word, Excell, Text ); Hỗ trợ quản lý tài liệu theo khung phân loại thông tin với khung phân loại thông tin thống Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước ban hành Tuy nhiên, phần mềm chưa hướng tới giải khâu nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu đề tài đặt - Ngoài ra, luận văn tốt nghiệp sinh viên Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng có số luận văn đề cập đến vấn đề ứng dụng CNTT chỉnh lý tài liệu bó gói, đáng ý luận văn tốt nghiệp sinh viên Nguyễn Trọng Cường, K41 (năm 2001) đề cập đến vấn đề Tuy nhiên luận văn dừng lại mức độ mơ tả số giao diện hình phần mềm lập khôi phục hồ sơ nghiên cứu thử nghiệm lưu trữ Bộ KH&CN, chưa đưa tốn hồn chỉnh để xây dựng phần mềm chuyên dụng phục vụ cơng tác chỉnh lý tài liệu dạng bó gói Nghiên cứu thân: Trước khó khăn việc khơi phục hồ sơ từ tài liệu bó gói trình chỉnh lý tài liệu, tác giả chọn hướng sử dụng thành tựu CNTT làm giải pháp hỗ trợ cho công tác chỉnh lý Việc ứng dụng CNTT công tác khôi phục hồ sơ từ tài liệu rời lẻ, dạng bó gói việc ứng dụng số chức Winword chức Sort, Find lưu trữ Bộ Khoa học Công nghệ Nhưng chức hỗ trợ nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu khối tài liệu nhỏ, không đáp ứng yêu cầu nghiệp vụ lưu trữ khối tài liệu lớn (từ 50 mét giá tài liệu trở lên) đáp ứng yêu cầu khơi phục hồ sơ từ tài liệu bó gói chưa thực trở thành công cụ để chỉnh lý tài liệu Từ thực tế, tác giả số chuyên gia tin học nghiên cứu, xây dựng phần mềm đơn giản để khôi phục hồ sơ từ tài liệu bó gói ứng dụng lưu trữ Bộ khoa học Công nghệ Tuy nhiên kết tìm tòi nghiên cứu dừng lại mặt thực tiễn, góp phần giải số khâu quy trình chỉnh lý, tính logic chưa cao, chưa hồn thiện mang tính thử nghiệm ban đầu Nguồn tài liệu tham khảo: Việc nghiên cứu ứng dụng CNTT chỉnh lý tài liệu vấn đề Nguồn tài liệu vấn đề hạn chế Tuy nhiên, trình nghiên cứu, tác giả dựa vào nguồn tài liệu sau: - Các văn Đảng Nhà nước đường lối phát triển công nghệ thông tin nước ta, công tác văn thư, lưu trữ thời kỳ cơng nghiệp hóa đại hóa đất nước - Tài liệu tin học văn phòng, tổ chức hệ thống thơng tin - Các phần mềm ứng dụng công tác lưu trữ có - Nghị định Chính phủ quy định chức nhiệm vụ Bộ - Các Báo cáo tổng kết công tác lưu trữ Bộ Khoa học Công nghệ; Các báo cáo Bộ Khoa học Công nghệ công tác ứng dụng CNTT quản lý giai đoạn 1997-2007, báo cáo tổng kết dự án thử nghiệm ứng dụng mã nguồn mở quản lý tài liệu điện tử - Các viết khoa học thơng tin; số khố luận tốt nghiệp, luận văn thạc sỹ lưu giữ phòng tư liệu Khoa lưu trữ học Quản trị văn phòng liên quan đến việc ứng dụng CNTT công tác văn thư lưu trữ Phƣơng pháp nghiên cứu: Luận văn sử dụng tổng hợp phương pháp nghiên cứu khác sở phương pháp luận chủ nghĩa vật biện chứng, vật lịch sử Những phương pháp là: Khảo sát, nghiên cứu thực tiễn công tác thu thập chỉnh lý tài liệu lưu trữ hành Bộ Khoa học Cơng nghệ, phương pháp tiếp cận, phân tích hệ thống phương pháp phân loại để thực mục tiêu luận văn Trong trình triển khai, luận văn áp dụng phương pháp nghiên cứu cho đối tượng sau: - Phân tích mối liên hệ tài liệu hồ sơ; hồ sơ phông làm sở khoa học cho việc ứng dụng CNTT chỉnh lý tài liệu - Phân tích tổng hợp yêu cầu cần thiết quy trình chỉnh lý tài liệu dạng rời lẻ - Hệ thống hố mơ hình hố tiêu chí thơng tin liệu đầu vào thơng tin đầu quy trình chỉnh lý làm sở cho việc xây dựng phần mềm ứng dụng cho khối tài liệu bó gói khác - Phân loại tài liệu làm sở cho việc hình thành cấu trúc khung phân loại tài liệu mẫu - Nghiên cứu, phân tích khảo sát thực trạng việc thu thập, chỉnh lý tài liệu dạng bó gói ứng dụng CNTT Bộ Khoa học Công nghệ khôi phục hồ sơ từ tài liệu rời lẻ làm sở thực tiễn khẳng định tính khả thi việc ứng dụng CNTT chỉnh lý Những đóng góp luận văn: Luận văn trình bày cách có hệ thống sở lý luận, phương pháp, quy trình yêu cầu việc ứng dụng CNTT nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu lưu trữ Kết luận văn việc chứng minh khả ứng dụng công nghệ thông tin quy trình chỉnh lý tài liệu - Quy trình mà theo cách làm truyền thống thực phương pháp thủ cơng cán lưu trữ Với khả phương pháp tiếp cận công nghệ thơng tin thơng qua chất máy tính tốn tìm tin khoa học thơng tin, luận văn đưa toán cho nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu Q trình giải tốn với trợ giúp máy tính phần mềm máy tính thực quy trình chỉnh lý tài liệu Hay nói cách khác việc ứng dụng CNTT chỉnh lý tài liệu, chuyên gia lưu trữ đưa chuẩn liệu đầu vào (đặt giả thiết cho toán chỉnh lý) yêu cầu thông tin đầu (Sản phẩm sau chỉnh lý), chuyên gia tin học xây dựng phần mềm ứng dụng cho khối tài liệu khác với vai trò công cụ giúp cho nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu dạng bó gói quan nhanh chóng hiệu (giải toán chỉnh lý) Kết cuối cùng, luận văn đưa quy trình chỉnh lý tài liệu ứng dụng cơng nghệ thông tin chỉnh lý tài liệu lưu trữ dạng bó gói 8 Bố cục luận văn: Nội dung luận văn trình bày ba chương: Chương 1: Cơ sở việc ứng dụng CNTT chỉnh lý tài liệu lưu trữ hành Trong chương này, luận văn trình bày sở lý luận, sở thực tiễn sở pháp lý việc nghiên cứu từ nêu bật lợi ích việc ứng dụng CNTT công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ hành Chương 2: Yêu cầu quy trình ứng dụng CNTT chỉnh lý tài liệu lưu trữ Ứng dụng CNTT chỉnh lý tài liệu phương pháp cần có yêu cầu việc ứng dụng CNTT chỉnh lý để đảm bảo kết sau chỉnh lý phải đáp ứng yêu cầu ngành lưu trữ Cùng với việc đề xuất quy trình chỉnh lý tài liệu có hỗ trợ máy tính phần mềm máy tính, luận văn đưa kết thử nghiệm ứng dụng CNTT lập khôi phục hồ sơ lưu trữ hành Bộ KH&CN - Một khâu quan trọng quy trình chỉnh tài liệu - để khẳng định tính khả thi phương pháp chỉnh lý Chương 3: Những điều kiện đảm bảo cho việc ứng dụng CNTT chỉnh lý tài liệu lưu trữ hành Nôi dụng chương phân tích thuận lợi, khó khăn ứng dụng CNTT chỉnh lý tài liệu Từ thuận lợi khó khăn đề xuất yếu tố đảm bảo cho việc ứng dụng CNTT thực tế chỉnh lý tài liệu lưu trữ hành Cũng chương 3, luận văn đề xuất khuyến nghị với quan quản lý cấp triển khai ứng dụng CNTT thực tế DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Báo cáo kết dự án thử nghiệm: “Ứng dụng phần mềm nguồn mở hệ thống quản lý tài liệu điện tử - eDMS” Dự án hợp tác Bộ KH&CN Tập đoàn NEC Nhật Bản 2007 Báo cáo tổng kết cơng tác lưu trữ hàng năm (2001 - 2007) Phòng Lưu trữ Bộ Khoa học Công nghệ 2007 Báo cáo tổng kết công tác ứng dụng CNTT quản lý Trung tâm tin học Bộ Khoa học Công nghệ 2006 Biến sáng tạo thành thực Vietnamnet 11 - TTVN 2002 http://www.vnn.vn/cntt/xalo/2002/ 2007 Chỉ thị số 05/2007/TTg-CT Thủ tướng Chính phủ việc tăng cường bảo vệ phát huy giá trị tài liệu lưu trữ Website www.archives.gov.vn/cac_van_ban_quy_pham Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm: Lý luận thực tiễn công tác lưu trữ NXB Đại học Giáo dục chuyên nghiệp 1990 Giáo trình Tin học văn phòng Internet Website www.diendandaihoc.com Đỗ Thị Huấn: Tổ chức khoa học tài liệu Ban Kinh tế trung ương Đảng cộng sản Việt Nam Luận văn Thạc sỹ Tư liệu Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng, ĐH KHXH&NV – LA 01 1997 Lê Tuấn Hùng: Ứng dụng CNTT quản lý văn – giải pháp để hồn thiện hệ thống thơng tin quản lý Bộ Khoa học Công nghệ Luận văn Thạc sỹ Tư liệu Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng, ĐH KHXH&NV – LA 30 2004 10 Nguyễn Hữu Hùng: Các hệ thống thông tin Viện Thông tin KHKT Trung ương 1974 11 Nguyễn Hữu Hùng: Hoạt động thông tin quản lý khoa học đại Tập san Thông tin học, 1978, số 1, trang 13-20 12 Nguyễn Hữu Hùng: Thông tin từ lý luận tới thực tiễn NXB Văn hố - Thơng tin 2005 13 Kỷ yếu Hội nghị thu thập tài liệu lưu trữ Trung tâm Lưu trữ quốc gia III Tư liệu Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng, ĐH KHXH&NV - TV 260 14 Kỷ yếu Hội nghị: “Tăng cường công tác ứng dụng CNTT quản lý” Trung tâm tin học Bộ Khoa học Công nghệ 2006 15 Dương Văn Khảm: Những vấn đề việc xây dựng hệ thống thông tin tự động tài liệu lưu trữ quốc gia Đề tài mã số 48A-02- 04 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước 1989 16 Dương Văn Khảm: Mơ hình phủ điện tử - Sự thách thức lớn ngành lưu trữ http://my.opera.com 2007 17 Nguyễn Thị Minh: Ứng dụng CNTT vào công tác lưu trữ Trung tâm lưu trữ tỉnh Thanh Hố Khóa luận tốt nghiệp Tư liệu Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng, ĐH KHXH&NV - LV 92 2002 18 Ths Lê Văn Năng: “Báo cáo kết đề tài: Nghiên cứu ứng dụng tin học việc phân loại, quản lý tài liệu từ văn thư vào lưu trữ” Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước 1999 19 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ cơng tác văn thư Cơng báo Văn phòng Chính phủ 2004 20 Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Pháp lệnh lưu trữ quốc gia Cơng báo Văn phòng Chính phủ 2004 21 Nghị 49/CP ngày 04/08/1993 Chính phủ phát triển công nghệ thông tin nước ta năm 90 Website http://72.14.235.132/search?q=cache:UdBqJpG1ifQJ:vbqppl4.moj.g ov.vn/law/vi/1991_to_2000/1993/199308/199308040001+%22Ngh %E1%BB%8B+quy%E1%BA%BFt+49/CP%22&hl=vi&ct=clnk&c d=1&gl=vn 22 Nghị Đại hội Đảng lần thứ VII, VIII NXB Chính trị quốc gia, Hà Nội, 1999 23 Pháp lệnh lưu trữ quốc gia Công tác văn thư lưu trữ NXB Văn hóa - Thơng tin 2006 24 PGS.TS Vũ Thị Phụng: Chuẩn hóa quy trình quản lý xử lý công văn đến Báo cáo Hội thảo khoa học “Ứng dụng phần mềm nguồn mở hệ thống quản lý tài liệu điện tử - eDMS” Hà Nội Bộ Khoa học Công nghệ 2007 25 Quyết định số 321/QĐ-VTLTNN ngày 22/8/2005 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước việc ban hành Quy trình chỉnh lý tài liệu Website http://www.archives.gov.vn 26 Từ điển Bách khoa toàn thư mở Wikipedia Website http://vi.wikipedia.org/wiki/Wikipedia 27 Cam Anh Tuấn: Nghiên cứu xây dựng hệ thống thông tin TLLT phục vụ hoạt động quản lý Luận văn thạc sĩ Tư liệu Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng, ĐH KHXH&NV – LA 29 2004 28 Phạm Thị Bích Thảo: Ứng dụng CNTT cơng tác văn thư UBND thành phố Hà Nội Khóa luận tốt nghiệp Tư liệu Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng, ĐH KHXH&NV – LV 253 2007 29 Nguyễn Thị Xuân Thuỷ: Tổ chức khoa học tài liệu phơng Lưu trữ Bộ Văn hố - Thơng tin giai đoạn 1992-2007 Khóa luận tốt nghiệp Tư liệu Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng, Đậi học Khoa học Xã hội Nhân văn – LV 296 2008 30 Nguyễn Thị Út Trang: Ứng dụng CNTT công tác văn thư Bộ Khoa học Công nghệ Khóa luận tốt nghiệp Tư liệu Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng, ĐH KHXH&NV – LV 157 2004  ... việc ứng dụng CNTT sử dụng công tác phục chế tài liệu, quản lý hồ sơ lưu trữ, khai thác sử dụng tài liệu v.v… không thấy ứng dụng CNTT chỉnh lý tài liệu Vì vấn đề nghiên cứu để ứng dụng CNTT chỉnh. .. trình ứng dụng CNTT chỉnh lý tài liệu lưu trữ Ứng dụng CNTT chỉnh lý tài liệu phương pháp cần có yêu cầu việc ứng dụng CNTT chỉnh lý để đảm bảo kết sau chỉnh lý phải đáp ứng yêu cầu ngành lưu trữ. .. trình chỉnh lý tài liệu ứng dụng công nghệ thông tin chỉnh lý tài liệu lưu trữ dạng bó gói 8 Bố cục luận văn: Nội dung luận văn trình bày ba chương: Chương 1: Cơ sở việc ứng dụng CNTT chỉnh lý tài