Nghiên cứu ứng dụng công nghệ thông tin trong chỉnh lý tài liệu tại lưu trữ hiện hành

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN NGUYỄN PHÚ THÀNH NGHIÊN CỨU ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CHỈNH LÝ TÀI LIỆU TẠI LƯU TRỮ HIỆN HÀNH LUẬN VĂN THẠC SỸ KHOA HỌC Chuyên ngành: Lưu trữ Mã số: 60.32.24 Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS DƯƠNG VĂN KHẢM HÀ NỘI - 2008 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN NGUYỄN PHÚ THÀNH NGHIÊN CỨU ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CHỈNH LÝ TÀI LIỆU TẠI LƯU TRỮ HIỆN HÀNH LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC Chuyên ngành: Lưu trữ Mã số: 60.32.24 HÀ NỘI - 2008 MỤC LỤC DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT LỜI NÓI ĐẦU PHẦN MỞ ĐẦU Mục đích, ý nghĩa tính cấp thiết đề tài: Mục tiêu nhiệm vụ nghiên cứu: Đối tượng phạm vi nghiên cứu: Lịch sử nghiên cứu vấn đề: Nguồn tài liệu tham khảo: Phương pháp nghiên cứu: Những đóng góp luận văn: Bố cục luận văn: PHẦN NỘI DUNG Chƣơng CƠ SỞ CỦA VIỆC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CHỈNH LÝ TÀI LIỆU TẠI LƢU TRỮ HIỆN HÀNH 1.1 Cơ sở lý luận 1.2 Cơ sở thực tiễn 1.2.1 Nhu cầu giải pháp chỉnh lý tài liệu 1.2.2 Khả ứng dụng CNTT chỉnh lý tài liệu lưu trữ 1.3 Cơ sở pháp lý 1.4 Lợi ích ứng dụng CNTT chỉnh lý tài liệu Chƣơng YÊU CẦU VÀ QUY TRÌNH ỨNG DỤNG CNTT TRONG CHỈNH LÝ TÀI LIỆU TẠI LƢU TRỮ HIỆN HÀNH 2.1 Yêu cầu ứng dụng CNTT chỉnh lý tài liệu 2.2 Quy trình chỉnh lý tài liệu ứng dụng CNTT 2.3 Thử nghiệm ứng dụng CNTT chỉnh lý tài liệu lư hành Bộ KH&CN 2.3.1 Nội dung thử nghiệm 2.3.2 Các bước thử nghiệm 2.3.3 Kết thử nghiệm 2.3.4 Đánh giá kết thử nghiệm: Chƣơng NHỮNG ĐIỀU KIỆN ĐẢM BẢO CHO VIỆC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CHỈNH LÝ TÀI LIỆU T LƢU TRỮ HIỆN HÀNH 3.1 Thuận lợi khó khăn ứng dụng CNTT chỉnh lý 3.2 Những điều kiện đảm bảo cho việc ứng dụng CNTT tài liệu 3.2.1 Đảm bảo sở hạ tầng cho việc ứng dụng CNTT chỉnh lý tài liệu 88 3.2.2 Đảm bảo nguồn nhân lực cho việc ứng dụng CNTT chỉnh lý tài liệu 90 3.2.3 Đầu tư cho việc ứng dụng CNTT chỉnh lý tài liệu 90 3.3 Khuyến nghị: 91 3.3.1 Với quan quản lý nhà nước lưu trữ 91 3.3.2 Với quan quản lý Bộ, ngành 93 3.3.3 Với lưu trữ hành 94 PHẦN KẾT LUẬN 95 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO .97 PHỤ LỤC Quy trình chỉnh lý truyền thống Quy trình chỉnh lý tài liệu với trợ giúp máy tính 100 PHỤ LỤC So sánh lợi ích hai quy trình chỉnh lý tài liệu 101 DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT CNTT: Công nghệ thông tin CSDL: Cơ sở liệu HTML: HyperTextMarkup Language - Ngôn ngữ đánh dấu văn KH&CN: Khoa học Công nghệ LAN: Local Area Network - Mạng cục NCKH: Nghiên cứu khoa học VBQPPL: Văn quy phạm pháp luật LỜI NÓI ĐẦU Ngày 04/4/2001 Ủy ban thường vụ Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam thông qua Pháp lệnh lưu trữ quốc gia Điều Pháp lệnh khẳng định: “Tài liệu lưu trữ quốc gia tài liệu có giá trị trị, kinh tế, quốc phịng, an ninh, ngoại giao, văn hố, giáo dục, khoa học cơng nghệ hình thành thời kỳ lịch sử dân tộc Việt Nam, trình hoạt động quan nhà nước, tổ chức trị, tổ chức trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang nhân dân (sau gọi chung quan, tổ chức) nhân vật lịch sử, tiêu biểu phục vụ việc nghiên cứu lịch sử, khoa học hoạt động thực tiễn ” [23] Để lưu trữ sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ quốc gia, hàng ngàn cán lưu trữ nước nỗ lực thực việc thu thập tài liệu sản sinh trình hoạt động quan tổ chức, đặc biệt cán lưu trữ hệ thống quan nhà nước tiến hành chỉnh lý khối tài liệu thu thập nhằm lựa chọn tài liệu có giá trị để đưa vào Phông lưu trữ quốc gia Trong công cải cách hành nay, cơng tác quản lý nhà nước lưu trữ có tiến rõ rệt, hệ thống văn quy phạm pháp luật lưu trữ tạo sở pháp lý đưa hoạt động lưu trữ vào nề nếp đáp ứng ngày có hiệu cơng tác quan, tổ chức, yêu cầu khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ xã hội Tuy nhiên hệ thống hành nhà nước cịn chưa hồn thiện việc thực đầy đủ quy định Nhà nước cơng tác lưu trữ có việc lập hồ sơ cơng việc, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ nhiều yếu Sự yếu dẫn đến việc nhiều hồ sơ tài liệu nộp vào lưu trữ tài liệu bó gói, chưa lập hồ sơ Với việc đại hóa cơng tác văn phịng, khối lượng tài liệu bó gói khơng khơng giảm mà cịn có xu hướng ngày tăng khiến cho kinh phí phục vụ cơng tác khôi phục tài liệu tăng lên không ngừng, hàng năm quan tổ chức nhà nước thêm hàng chục, chí hàng trăm triệu đồng cho công tác chỉnh lý khối tài liệu Tuy nhiên chưa phải vấn đề Vấn đề cần quan tâm làm để lựa chọn tài liệu có giá trị để đưa vào lưu trữ theo tinh thần Pháp lệnh lưu trữ quốc gia điều kiện tài liệu thu thập dạng bó gói, khơng có hồ sơ Công tác chỉnh lý tài liệu thực cán lưu trữ quan, tổ chức khả người có hạn, việc lựa chọn tài liệu có giá trị, lập hồ sơ tài liệu (mà thực chất khôi phục lại hồ sơ) đưa vào lưu trữ, loại bỏ tài liệu trùng thừa không cịn giá trị hồn tồn phụ thuộc lực cán chỉnh lý Điều đưa đến kết tài liệu giữ lại loại bỏ chưa đủ độ tin cậy theo nghĩa Trên thực tế chỉnh lý tài liệu xảy tượng, tài liệu giữ lại với thời hạn bảo quản “Tạm thời”, nhiên đặt hồ sơ hồn chỉnh làm tăng giá trị hồ sơ thân Chẳng hạn, khối tài liệu bó gói Bộ Khoa học Cơng nghệ, tài liệu “Báo cáo tình hình hoạt động Văn phịng chương trình KHCN trọng điểm cấp nhà nước giai đoạn 20002005”, chỉnh lý, tài liệu xác định thời hạn bảo quản “Lâu dài” giai đoạn 2000-2005, Văn phịng chương trình KHCN cấp nhà nước (gọi tắt Văn phịng chương trình) trực thuộc bộ, ngành quản lý chương trình KHCN, thuộc phơng lưu trữ bộ, ngành Nhưng tài liệu đặt “Hồ sơ thành lập Văn phịng chương trình KHCN trọng điểm cấp nhà nước giai đoạn 20062010” phải xác định thời hạn bảo quản “Vĩnh viễn” Hồ sơ đánh dấu thay đổi quan trọng chế quản lý Chương trình KHCN trọng điểm cấp nhà nước, báo cáo phải xác định thời hạn bảo quản “Vĩnh viễn” Chỉnh lý tài liệu hoạt động nghiệp vụ phức tạp tổ chức lưu trữ đặc biệt với lưu trữ hành Với khối tài liệu rời lẻ, bó gói việc khơi phục hồ sơ q trình chỉnh lý tài liệu trở nên khó khăn Là cán trực tiếp làm công tác lưu trữ nhiều năm Bộ Khoa học Công nghệ, thường xun phải đối mặt với khó khăn này, thân ln nghiên cứu, tìm kiếm giải pháp hỗ trợ công tác chỉnh lý tài liệu nhằm giảm nhẹ khó khăn q trình chỉnh lý đáp ứng yêu cầu công tác lưu trữ Một giải pháp việc nghiên cứu ứng dụng CNTT công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ hành Trong thực tế công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ Bộ Khoa học Công nghệ, số ứng dụng nhỏ lẻ sử dụng có hiệu định Tuy nhiên thử nghiệm ban đầu, chưa có tính chun nghiệp cao Để ứng dụng CNTT cơng tác chỉnh lý lưu trữ hành, cần phải xây dựng toán tổng thể đáp ứng yêu cầu mặt lý luận sở khoa học để thiết kế phần mềm hỗ trợ công tác chỉnh lý Đó lý giúp tác giả lựa chọn vấn đề “Nghiên cứu ứng dụng CNTT chỉnh lý tài liệu lưu trữ hành” làm đề tài luận văn Thạc sỹ ngành Lưu trữ học Do thời gian khả nghiên cứu có hạn chế định, vấn đề dặt mang tính lý luận ban đầu nhằm đề xuất giải pháp cịn mẻ khơng tránh khỏi chủ quan người nghiên cứu Để hồn chỉnh đưa tốn hồn thiện, chắn vấn đề phải phân tích kỹ nghiên cứu Với mong muốn đó, xin chân thành cảm ơn ý kiến đóng góp quan, cá nhân đồng nghiệp luận văn Cuối cùng, xin bày tỏ biết ơn tới Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng trường Đại học Khoa học xã hội Nhân văn, Lãnh đạo Văn phịng, Phịng Lưu trữ Bộ Khoa học Cơng nghệ, Trung tâm Tin học Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước quan, tổ chức, đồng nghiệp Lớp Cao học Khoá 2004-2007 giúp đỡ tơi nhiều để hồn thành luận văn Và đặc biệt xin cảm ơn PGS TS Dương Văn Khảm, người thầy dành nhiều thời gian tâm huyết trực tiếp hướng dẫn suốt trình nghiên cứu hồn thiện luận văn Xin chân thành cảm ơn giảng viên Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phịng tận tình động viên góp ý cho nghiên cứu tơi Hà Nội, ngày 28 tháng 10 năm 2008 Nguyễn Phú Thành PHẦN MỞ ĐẦU Mục đích, ý nghĩa tính cấp thiết đề tài: Chỉnh lý tài liệu lưu trữ hành hoạt động nghiệp vụ thường xuyên cán lưu trữ Tuy nhiên, hoạt động nghiệp vụ ngày trở nên khó khăn khối lượng tài liệu nộp vào lưu trữ hàng năm ngày tăng, đặc biệt tài liệu rời lẻ chưa lập hồ sơ giao nộp vào lưu trữ hành dạng tài liệu bó gói Ngun nhân tình trạng việc lập hồ sơ công việc ngành chưa trở thành nề nếp, việc thực quy định Nhà nước công tác lập hồ sơ công việc chưa thực nghiêm túc cộng với trang bị phương tiện văn phòng ngày đại (máy tính, máy photocopy, máy fax…) khiến cho lượng tài liệu chuyển vào lưu trữ hành chưa lập hồ sơ tăng lên không ngừng, bao gồm tài liệu trùng thừa, giấy tờ tài liệu lưu trữ lẫn bó gói tài liệu chuyển vào lưu trữ Khối tài liệu bó gói lên tới hàng trăm mét giá năm Nếu không chỉnh lý kịp thời, tài liệu ngày nhiều, đến lúc chắn trở thành đống giấy lộn khôi phục lại Để giải khối tài liệu này, văn phòng Bộ, ngành phải đầu tư khơng kinh phí, năm chi hàng trăm triệu đồng cho công tác khôi phục hồ sơ chỉnh lý tài liệu Tuy nhiên, với tình trạng nộp lưu tài liệu đẩy cán lưu trữ, vốn người, với từ 1-5 cán lưu trữ Bộ, ngành đến mức tải: Bản thân cán lưu trữ vừa phải thực nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu lưu trữ vừa phải khôi phục lại hồ sơ công việc - việc mà phải thực khâu văn thư Việc khôi phục hồ sơ (lập hồ sơ công việc) từ khối tài liệu bó gói thường nhiều thời gian khơng tránh khỏi sai sót Diện tích dành cho lưu trữ Bộ chật hẹp, cán ít, chỉnh lý tài liệu theo phương pháp truyền thống thường khơng đủ diện tích cán lưu trữ phải có am hiểu cơng nghệ thơng tin cịn phía chun gia tin học cần phải có hiểu biết nghiệp vụ lưu trữ đặc biệt tính đặc thù cơng tác chỉnh lý tài liệu 3.2.2 Đảm bảo nguồn nhân lực cho việc ứng dụng CNTT chỉnh lý tài liệu - Cần tăng cường chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ cho đội ngũ cán lưu trữ chuyên nghiệp đồng thời có kế hoạch để cán học tập, nâng cao trình độ công nghệ thông tin đảm bảo cho việc sử dụng ứng dụng công nghệ thông tin chỉnh lý nhưmột hoạt động nghiệp vụ lưu trữ - Cán chỉnh lý máy tính phải người am hiểu nghiệp vụ lưu trữ đồng thời phải biết sử dụng thành thạo máy tính, biết sử dụng máy tính cơng cụ nghiệp vụ chỉnh lý Ngoài việc trực tiếp chỉnh lý tài liệu máy tính, cán lưu trữ cịn phải biết cách tổ chức cơng việc cho đợt chỉnh lý Quy trình chỉnh lý tài liệu máy tính có khác biệt với quy trình chỉnh lý tài liệu theo phương pháp truyền thống vậy, cán chỉnh lý phải đào tạo để nắm vững quy trình để đảm bảo tổ chức tốt đợt chỉnh lý - Trong chương trình đào tạo cấp, cần bổ sung phương pháp chỉnh lý tài liệu máy tính phần mềm máy tính để sinh viên trường tiếp cận với phương pháp chỉnh lý nguồn nhân lực bổ sung cho lưu trữ hành việc góp phần giải khối tài liệu bó gói tồn đọng lưu trữ hành Phương pháp chỉnh lý phải nội dung chương trình đào tạo cán lưu trữ nằm nội dung ứng dụng cơng nghệ thơng tin chương trình đào tạo cán lưu trữ 3.2.3 Đầu tƣ cho việc ứng dụng CNTT chỉnh lý tài liệu Việc ứng dụng CNTT chỉnh lý tài liệu mục đích khơng nhằm giảm bớt kinh phí chi cho cơng tác chỉnh lý tài liệu mà nhằm mục 90 đích tăng nhanh tốc độ chỉnh lý tài liệu bó gói lưu trữ hành, giúp cho lưu trữ hành giải khó khăn cơng tác chỉnh lý tài liệu Vì vậy, dù có ứng dụng CNTT chỉnh lý quan cần dành khoản kinh phí đầu tư cho lưu trữ hành có việc đầu tư cho cơng tác chỉnh lý tài liệu Thực tế lưu trữ hành cho thấy, lưu trữ hành trang bị máy vi tính nhiên, máy tính chủ yếu để phục vụ cơng tác soạn thảo văn bản, lập mục lục hồ sơ mà chưa sử dụng nhiều với vai trị cơng cụ hỗ trợ cho công tác chỉnh lý tài liệu Mặt khác, kế hoạch phát triển công nghệ thông tin Bộ, ngành, việc nghiên cứu ứng dụng công nghệ thơng tin lưu trữ cịn bị xem nhẹ Vì ứng dụng CNTT vào cơng tác chỉnh lý tài liệu cần phải xem xét để đầu tư cho lưu trữ máy móc, thiết bị tốt để thực nhiệm vụ lưu trữ hành có nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu lưu trữ 3.3 Khuyến nghị: Để ứng dụng CNTT công tác chỉnh lý tài liệu, luận văn xin có số khuyến nghị sau: 3.3.1 Với quan quản lý nhà nƣớc lƣu trữ Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước với vai trò quan quản lý nhà nước cao nghiệp vụ lưu trữ phải quy định quy chuẩn kỹ thuật cho việc ứng dụng công nghệ thông tin chỉnh lý tài liệu như: Chuẩn liệu CSDL; chuẩn ngôn ngữ sử dụng giao diện hình phần mềm chỉnh lý; ngơn ngữ chuyên ngành v.v… Đảm bảo nguyên tắc liệu đầu vào tối thiểu thông tin đầu tối đa, không dẫn đến lưu trữ hành thực cách khác nhau, thiếu thống nghiệp vụ hệ thống lưu trữ Việc ứng dụng CNTT phải triển khai thống lưu trữ hành phạm vi nước 91 Hiện tại, Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước có Trung tâm nghiên cứu khoa học Trung tâm tin học, điều kiện thuận lợi cho công tác xây dựng phần mềm chuyên dụng dùng chung cho việc chỉnh lý tài liệu lưu trữ hành Hơn hết chuyên gia hai Trung tâm người am hiểu công tác lưu trữ nói chung am hiểu nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu nói riêng Hai quan đảm bảo việc thiết kế phần mềm chỉnh lý phù hợp với yêu cầu ngành lưu trữ Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước nên giao nhiệm vụ nghiên cứu thiết kế phần mềm chỉnh lý tài liệu dùng chung cho hai trung tâm Vấn đề quan trọng phải nghiên cứu để tổ chức chuẩn hoá liệu đầu vào cho đưa vào sử dụng, người dùng điều chỉnh để phù hợp với đặc điểm khối tài liệu đem chỉnh lý phù hợp với khối tài liệu khác quan sản sinh tài liệu Việc tồn tài liệu bó gói, rời lẻ lưu trữ hành hậu hành chưa hồn chỉnh, chưa đại Nếu công tác lập hồ sơ công việc giai đoạn văn thư cán công chức thực theo quy định nhà nước, chắn không tồn lưu trữ hành tài liệu bó gói, rời lẻ Chỉnh lý tài liệu dạng bó gói sử dụng máy tính giải pháp tình hành cịn chưa hồn chỉnh Về lâu dài, tồn tài khối tài liệu dạng bó gói, tài liệu mang chỉnh lý phải tài liệu lập hồ sơ, việc chỉnh lý tài liệu phải gắn với hệ thống quản lý văn đến CNTT Vì vậy, luận văn khuyến nghị với Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước có kế hoạch đưa nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu phần quy trình quản lý văn ứng dụng CNTT quy trình quản lý văn Điều phải pháp quy hoá để tất quan, tổ chức phải thực hiện, tránh tình trạng tài liệu thu nộp lưu trữ tài liệu bó gói, rời lẻ 92 3.3.2 Với quan quản lý Bộ, ngành Theo quy định Nghị định 111/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004 Chính phủ Quy định chi tiết thi hành số điều Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia, quan Bộ, ngành phải quản lý thống chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ quan, tổ chức trực thuộc, Bộ, ngành cần có kế hoạch triển khai việc xây dựng tiêu chí cho liệu đầu vào yêu cầu thông tin đầu CSDL phù hợp với đặc điểm khối tài liệu quan, làm sở để thống phần mềm dùng chung cho quan đơn vị trực thuộc Những tiêu chí đầu vào yêu cầu thông tin đầu sở để chuyên gia tin học thiết kế phần mềm ứng dụng phù hợp với công việc chỉnh lý tài liệu Cùng với đại hố cơng tác văn phòng, với trang bị ngày đại thiết bị văn phòng, tài liệu trùng thừa, giấy tờ tài liệu lưu trữ ngày nhiều điều dẫn đến khối tài liệu bó gói nộp vào lưu trữ hành ngày lớn gây khó khăn cho lưu trữ hành: Cán lưu trữ ít, diện tích dành cho lưu trữ hành nhỏ hẹp, yêu cầu giải toả khối tài liệu cấp bách… Với tình trạng này, cho dù có đưa CNTT vào quy trình chỉnh lý tài liệu khó đáp ứng yêu cầu ngành lưu trữ Vì vậy, bên cạnh việc nghiên cứu ứng dụng CNTT chỉnh lý tài liêu, Bộ, ngành quan trực tiếp sản sinh tài liệu cần có quan tâm thiết thực tới cơng tác văn thư lưu trữ Cần có quy chế có tính khả thi cao nhằm đưa công tác văn thư lưu trữ vào nề nếp, cán chuyên viên phải lập hồ sơ công việc thực thi cơng vụ, đặc biệt phải có quy định nhằm chấm dứt tình trạng tài liệu nộp vào lưu trữ tài liệu dạng bó gói, khơng có hồ sơ Với khối tài liệu bó gói tồn tại, cần có đầu tư kinh phí thoả đáng, khuyến khích lưu trữ hành nghiên cứu, ứng 93 dụng CNTT vào công tác lưu trữ nhằm nhanh chóng giải tỏa khối tài liệu bó gói tồn đọng lưu trữ hành Bên cạch việc đầu tư sở hạ tầng cho công tác lưu trữ, Bộ, ngành nên quan tâm tới lợi ích vật chất tinh thần cho cán trực tiếp làm công tác lưu trữ, tạo động lực cho cán lưu trữ ứng dụng công nghệ thông tin công tác lưu trữ nói chung chỉnh lý tài liệu nói riêng 3.3.3 Với lƣu trữ hành Ứng dụng phương pháp chỉnh lý tài liệu bước thay đổi quy trình chỉnh lý tài liệu so với phương pháp chỉnh lý truyển thống Nó giúp cho công tác chỉnh lý công tác quản lý tài liệu tốt địi hỏi cán lưu trữ nhiều cơng sức hơn, địi hỏi cán lưu trữ việc vững vàng chuyên mơn phải có hiểu biết cơng nghệ thơng tin Chính vậy, cán lưu trữ lưu trữ hành phải tự nghiên cứu nâng cao trình độ nghiệp vụ trình độ tin học để đáp ứng yêu cầu công tác lưu trữ Để giúp Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước xây dựng, thiết kế phần mềm chỉnh lý dùng chung cho toàn ngành, lưu trữ hành cần chủ động nghiên cứu đề xuất tiêu chí đầu vào u cầu thơng tin đầu phù hợp với khối tài liệu quan Trên sở Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước tổng hợp để xây dựng phần mềm chỉnh lý hoàn chỉnh đáp ứng yêu cầu công tác chỉnh lý tài liệu dùng chung cho toàn ngành 94 KẾT LUẬN CNTT ngày phát triển với tốc độ cao Những nghiên cứu ứng dụng CNTT đời sống kinh tế - xã hội ngày rộng rãi đem lại hiệu lớn Đó xu tất yếu Trên sở khoa học sở pháp lý việc nghiên cứu ứng dụng công nghệ thông tin chỉnh lý tài liệu lưu trữ hành thấy quy trình chỉnh lý tài liệu máy tính phần mềm máy tính khả thi Phương pháp để chỉnh lý tài liệu dạng gói bước tin học hóa quy trình chỉnh lý tài liệu - Một công việc mà theo cách làm truyền thống thực phương pháp thủ cơng Quy trình chỉnh lý tài liệu có hỗ trợ máy tính có khác biệt với quy trình chỉnh lý theo phương pháp truyền thống Với quy trình này, số khâu nghiệp vụ quy trình chỉnh lý truyền thống rút gọn (Phụ lục 1) Theo phương pháp chỉnh lý truyền thống, quy trình chỉnh lý chia thành 12 bước (hay cơng đoạn) Từ bước đến bước 11 công đoạn phức tạp quy trình chỉnh lý truyền thống, địi hỏi nhiều cơng sức dễ xảy nhầm lẫn, thiếu sót Tuy nhiên quy trình chỉnh lý mới, công đoạn thực máy tính với độ xác cao Chỉ đến công đoạn phương pháp chỉnh lý mới, cán chỉnh lý phải sử dụng đến lao động thủ công để nhặt đưa tài liệu vào bìa hồ sơ Ngồi ra, phương pháp chỉnh lý tài liệu có hỗ trợ máy tính cịn mang lại lợi ích nhiều mặt (Phụ lục 2) cho công tác lưu trữ lưu trữ hành Kết ứng dụng CNTT khôi phục hồn thiện hồ sơ từ khối tài liệu bó gói lưu trữ hành Bộ KH&CN, thử nghiệm ban đầu cho khâu quy trình chỉnh lý - Khôi phục hồ sơ từ tài liệu bó gói - sở thực tiễn để khẳng định khả thiết kế phần mềm hồn chỉnh cho cơng tác chỉnh lý tài liệu tương lai 95 Ứng dụng CNTT giải pháp cho hoạt động chỉnh lý tài liệu Nếu phối hợp chặt chẽ chuyên gia CNTT chuyên gia lưu trữ từ khâu thiết kế, có nghiên cứu sâu chắn máy tính phần mềm máy tính trở thành công cụ chỉnh lý tài liệu phổ biến cho lưu trữ hành, góp phần giải tỏa nhanh khối tài liệu bó gói sản sinh hoạt động quan tổ chức Và quan trọng trở thành phần mềm dùng chung góp phần thống nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu toàn ngành lưu trữ Do cách tổ chức liệu đầu vào CSDL thông tin tài liệu thiết kế phần mềm phải tính đến việc quản lý đến văn hồ sơ làm việc hệ thống mạng LAN, tương lai, ngồi việc sử dụng cho cơng tác chỉnh lý tài liệu bó gói, phần mềm cịn thực số nhiệm vụ sau đây: - Quản lý văn đến từ hình thành giao nộp vào lưu trữ Nhà nước Trong thiết kế phần mềm ứng dụng thừa hưởng kết đề tài Đề tài nghiên cứu khoa học "Nghiên cứu ứng dụng tin học việc phân loại, quản lý tài liệu từ văn thư vào lưu trữ" Thạc sỹ Lê Văn Năng, Giám đốc trung tâm tin học Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước chủ trì năm 1999 - Lưu trữ hành quản lý số lượng hồ sơ cán chuyên viên quan để chủ động cơng tác thu nộp tài liệu chỉnh lý tài liệu góp phần giảm thiểu tiến tới chấm dứt hẳn tình trạng nộp tài liệu vào lưu trữ dạng bó gói - Có thể ghép phần mềm chỉnh lý tài liệu vào chức tác nghiệp phần mềm “Quản lý xử lý công văn đến” mà nhiều quan thiết kế, xây dựng Nếu làm việc bước ngoặt quan trọng để kết nối công tác văn thư công tác lưu trữ: Tài liệu giai đoạn văn thư liên thông với tài liệu lưu trữ lưu trữ hành 96 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Báo cáo kết dự án thử nghiệm: “Ứng dụng phần mềm nguồn mở hệ thống quản lý tài liệu điện tử - eDMS” Dự án hợp tác Bộ KH&CN Tập đoàn NEC Nhật Bản 2007 Báo cáo tổng kết công tác lưu trữ hàng năm (2001 - 2007) Phòng Lưu trữ Bộ Khoa học Công nghệ 2007 Báo cáo tổng kết công tác ứng dụng CNTT quản lý Trung tâm tin học Bộ Khoa học Công nghệ 2006 Biến sáng tạo thành thực Vietnamnet 11 - TTVN 2002 http://www.vnn.vn/cntt/xalo/2002/ 2007 Chỉ thị số 05/2007/TTg-CT Thủ tướng Chính phủ việc tăng cường bảo vệ phát huy giá trị tài liệu lưu trữ Website www.archives.gov.vn/cac_van_ban_quy_pham Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm: Lý luận thực tiễn công tác lưu trữ NXB Đại học Giáo dục chuyên nghiệp 1990 Giáo trình Tin học văn phịng Internet Website www.diendandaihoc.com Đỗ Thị Huấn: Tổ chức khoa học tài liệu Ban Kinh tế trung ương Đảng cộng sản Việt Nam Luận văn Thạc sỹ Tư liệu Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng, ĐH KHXH&NV – LA 01 1997 Lê Tuấn Hùng: Ứng dụng CNTT quản lý văn – giải pháp để hồn thiện hệ thống thơng tin quản lý Bộ Khoa học Công nghệ Luận văn Thạc sỹ Tư liệu Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng, ĐH KHXH&NV – LA 30 2004 10 Nguyễn Hữu Hùng: Các hệ thống thông tin Viện Thông tin KHKT Trung ương 1974 97 11 Nguyễn Hữu Hùng: Hoạt động thông tin quản lý khoa học đại Tập san Thông tin học, 1978, số 1, trang 13-20 12 Nguyễn Hữu Hùng: Thông tin từ lý luận tới thực tiễn NXB Văn hố - Thơng tin 2005 13 Kỷ yếu Hội nghị thu thập tài liệu lưu trữ Trung tâm Lưu trữ quốc gia III Tư liệu Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng, ĐH KHXH&NV - TV 260 14 Kỷ yếu Hội nghị: “Tăng cường công tác ứng dụng CNTT quản lý” Trung tâm tin học Bộ Khoa học Công nghệ 2006 15 Dương Văn Khảm: Những vấn đề việc xây dựng hệ thống thông tin tự động tài liệu lưu trữ quốc gia Đề tài mã số 48A-02- 04 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước 1989 16 Dương Văn Khảm: Mơ hình phủ điện tử - Sự thách thức lớn ngành lưu trữ http://my.opera.com 2007 17 Nguyễn Thị Minh: Ứng dụng CNTT vào công tác lưu trữ Trung tâm lưu trữ tỉnh Thanh Hoá Khóa luận tốt nghiệp Tư liệu Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng, ĐH KHXH&NV - LV 92 2002 18 Ths Lê Văn Năng: “Báo cáo kết đề tài: Nghiên cứu ứng dụng tin học việc phân loại, quản lý tài liệu từ văn thư vào lưu trữ” Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước 1999 19 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ cơng tác văn thư Cơng báo Văn phịng Chính phủ 2004 20 Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Pháp lệnh lưu trữ quốc gia Công báo Văn phịng Chính phủ 2004 21 Nghị 49/CP ngày 04/08/1993 Chính phủ phát triển cơng nghệ thông tin nước ta năm 90 Website http://72.14.235.132/search?q=cache:UdBqJpG1ifQJ:vbqppl4.moj.g ov.vn/law/vi/1991_to_2000/1993/199308/199308040001+%22Ngh 98 %E1%BB%8B+quy%E1%BA%BFt+49/CP%22&hl=vi&ct=clnk&c d=1&gl=vn 22 Nghị Đại hội Đảng lần thứ VII, VIII NXB Chính trị quốc gia, Hà Nội, 1999 23 Pháp lệnh lưu trữ quốc gia Cơng tác văn thư lưu trữ NXB Văn hóa - Thơng tin 2006 24 PGS.TS Vũ Thị Phụng: Chuẩn hóa quy trình quản lý xử lý cơng văn đến Báo cáo Hội thảo khoa học “Ứng dụng phần mềm nguồn mở hệ thống quản lý tài liệu điện tử - eDMS” Hà Nội Bộ Khoa học Công nghệ 2007 25 Quyết định số 321/QĐ-VTLTNN ngày 22/8/2005 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước việc ban hành Quy trình chỉnh lý tài liệu Website http://www.archives.gov.vn 26 Từ điển Bách khoa toàn thư mở Wikipedia Website http://vi.wikipedia.org/wiki/Wikipedia 27 Cam Anh Tuấn: Nghiên cứu xây dựng hệ thống thông tin TLLT phục vụ hoạt động quản lý Luận văn thạc sĩ Tư liệu Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng, ĐH KHXH&NV – LA 29 2004 28 Phạm Thị Bích Thảo: Ứng dụng CNTT cơng tác văn thư UBND thành phố Hà Nội Khóa luận tốt nghiệp Tư liệu Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng, ĐH KHXH&NV – LV 253 2007 29 Nguyễn Thị Xuân Thuỷ: Tổ chức khoa học tài liệu phông Lưu trữ Bộ Văn hố - Thơng tin giai đoạn 1992-2007 Khóa luận tốt nghiệp Tư liệu Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng, Đậi học Khoa học Xã hội Nhân văn – LV 296 2008 30 Nguyễn Thị Út Trang: Ứng dụng CNTT công tác văn thư Bộ Khoa học Cơng nghệ Khóa luận tốt nghiệp Tư liệu Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng, ĐH KHXH&NV – LV 157 2004 99 PHỤ LỤC PHỤ LỤC Quy trình chỉnh lý truyền thống Quy trình chỉnh lý tài liệu với trợ giúp máy tính Quy trình chỉnh lý tài liệu theo cách truyền thống (4) Biên mục phiếu tin (5) Kiểm tra việc lập HS Biên mục phiếu tin (6) Hệ thống hoá Phiếu tin, HS (9) Nhập phiếu tin vào máy tính (8) Đưa tài liệu vào bìa HS (7) Đánh số thức cho HS (4) Chỉnh lý tài liệu theo phần mềm ứng dụng (5) In bìa, nhặt tài liệu đưa vào bìa HS (6) Đánh số thức cho HS (9) Tổng kết chỉnh lý (8) Sắp xếp, thống kê tài liệu loại (7) In mục lục HS công cụ tra cứu khác 100 Quy trình chỉnh lý tài liệu với sợ trợ giúp máy tính: PHỤ LỤC So sánh lợi ích hai quy trình chỉnh lý tài liệu Khối lƣợng tài liệu: 100 mét Số lƣợng cán tham gia chỉnh lý: 10 người Nội dung Kinh phí chỉnh lý Thời gian hồn thành chỉnh lý Diện tích dành cho chỉnh lý Trong số 10 cán tham gia chỉnh lý có Khả khai thác sử dụng Khả xảy sai sót chỉnh lý: nhảy số, lập hồ sơ trùng, hồ sơ bị tách làm nhiều hồ sơ Khả liên thông tài liệu đợt chỉnh lý Khả lập báo cáo thống kê theo yêu cầu ngành 101 ... ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CHỈNH LÝ TÀI LIỆU TẠI LƢU TRỮ HIỆN HÀNH Chỉnh lý tài liệu hoạt động nghiệp vụ thường xuyên lưu trữ hành Bản chất chỉnh lý tài liệu việc tổ chức lại tài liệu. .. tác lưu trữ nói riêng có cơng tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ 45 Chƣơng YÊU CẦU VÀ QUY TRÌNH ỨNG DỤNG CNTT TRONG CHỈNH LÝ TÀI LIỆU TẠI LƢU TRỮ HIỆN HÀNH Ứng dụng CNTT công tác chỉnh lý tài liệu. .. thực nghiên cứu ứng dụng CNTT vào quy trình chỉnh lý tài liệu lưu trữ hành luận văn đặt 43 1.4 Lợi ích ứng dụng CNTT chỉnh lý tài liệu Từ phân tích thấy, việc nghiên cứu ứng dụng CNTT chỉnh lý tài