Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản - một giải pháp để hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý của Bộ Khoa học và Công nghệ

Bộ Khoa học và Công nghệ Bộ KH – CN là cơ quan chuyên môn của Chính phủ có phạm vi quản lý nhà nước trên các mặt hoạt động khoa học và công nghệ, phát triển tiềm lực khoa học và công ngh

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

LÊ TUẤN HÙNG

ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN

LÝ VĂN BẢN-MỘT GIẢI PHÁP ĐỂ HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ CỦA BỘ KHOA HỌC

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN 1

MỞ ĐẦU 5

1 LÝ DO LỰA CHỌN ĐỀ TÀI 5

3 ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU 8

4 LỊCH SỬ NGHIÊN CỨU VẤN ĐỀ 9

5 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 12

6 NGUỒN TÀI LIỆU THAM KHẢO 12

7 NHỮNG ĐÓNG GÓP CỦA LUẬN VĂN 13

8 BỐ CỤC CỦA LUẬN VĂN 14

CHƯƠNG 1 VĂN BẢN QUẢN LÝ VÀ HỆ THỐNG THÔNG TIN 16

QUẢN LÝ CỦA BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ 16

1.1 GIỚI THIỆU VỀ BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ 16

1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển 16

1.1.2 Chức năng và nhiệm vụ 18

1.1.3 Cơ cấu tổ chức 22

1.1.4 Mối quan hệ của Bộ Khoa học và Công nghệ với các cơ quan nhà nước khác. 26

1.2 NGUỒN VĂN BẢN HÌNH THÀNH TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ 28

1.2.1 Văn bản đến 29

1.2.2 Văn bản đi 31

1.2.3 Văn bản lưu hành nội bộ 32

1.3 HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ CỦA BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ 33

1.3.1 Quản lý và hệ thống thông tin quản lý 33

1.3.2 Hoạt động quản lý văn bản trong hệ thống thông tin quản lý của Bộ Khoa học và Công nghệ 40

1.3.2.1 Quản lý văn bản đi 43

1.3.3.2 Quản lý văn bản đến 44

3

1.3.2.3 Quản lý văn bản lưu hành nội bộ 46

Tiểu kết chương 1 47

CHƯƠNG 2 TÌNH HÌNH ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ 48

2.1 MỤC TIÊU VÀ CÁC CHỨC NĂNG CỦA CHƯƠNG TRÌNH ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ 48

2.1.1 Mục tiêu ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản của Bộ Khoa học và Công nghệ 50

2.1.2 Các chức năng của chương trình ứng dụng công nghệ thông tin để quản lý văn bản tại Bộ Khoa học và Công nghệ 51

2.2 ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ 59

2.2.1 Quyền sử dụng chương trình của các chủ thể 59

2.2.2 Đăng ký văn bản đến 64

2.2.3 Đăng ký văn bản đi 71

2.2.4 Đăng ký văn bản nội bộ 79

2.2.5 Đăng ký và cấp quyền sử dụng văn bản 81

2.2.6 Chuyển giao văn bản và theo dõi xử lý văn bản 83

2.2.7 Lập hồ sơ công việc 88

2.2.8 Tìm kiếm văn bản 91

CHƯƠNG 3 NHỮNG NHẬN VÀ CÁC BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN ĐỂ QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ 99

3.1 NHỮNG NHẬN XÉT VỀ CHƯƠNG TRÌNH ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ 99

3.1.1 Những kết quả đạt được 99

3.1.2 Những tồn tại cần khắc phục 102

3.2 CÁC BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN ĐỂ QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ 107 3.2.1 Xây dựng chương trình phần mềm tối ưu phục vụ hoạt động quản lý văn bản. 108

3.2.2 Mở rộng phạm vi ứng dụng của chương trình ứng dụng quản lý văn bản.

110

3.2.3 Xây dựng các yêu cầu cụ thể đối với việc thực hiện các giao dịch hành chính qua mạng điện tử 113

3.2.4 Đào tạo và bồi dưỡng nhân lực 115

3.2.5 Đầu tư kinh phí 119

KẾT LUẬN 122

TÀI LIỆU THAM KHẢO 125

MỞ ĐẦU

1 LÝ DO LỰA CHỌN ĐỀ TÀI

Bộ Khoa học và Công nghệ (Bộ KH – CN) là cơ quan chuyên môn của Chính phủ có phạm vi quản lý nhà nước trên các mặt hoạt động khoa học và công nghệ, phát triển tiềm lực khoa học và công nghệ; tiêu chuẩn đo lường chất lượng sản phẩm, sở hữu trí tuệ, năng lượng nguyên tử, an toàn bức xạ và hạt nhân; quản lý nhà nước các dịch

vụ công trong lĩnh vực Bộ được giao quyền quản lý… Để đảm bảo cho hoạt động quản lý của cơ quan Bộ được thông suốt thì việc không ngừng hiện đại hóa và hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý (HTTTQL) của cơ quan Bộ là một yêu cầu cần được quan tâm thường xuyên Điều này đã được thể hiện khá rõ nét trong quá trình thực hiện đề án tin học hoá công tác quản lý hành chính nhà nước của Bộ KH – CN, theo tinh thần Chỉ thị 58 CT/TW ngày 17 tháng 10 năm 2000 của Bộ Chính trị về đẩy mạnh ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin (CNTT) trong sự nghiệp công nghiệp hoá và hiện đại hoá giai đoạn 2001 – 2005 và Quyết định số 112/2001/QĐ-TTg ngày 25 tháng 7 năm 2001 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Đề án tin học hoá quản lý hành chính nhà nước giai đoạn 2001 – 2005

Trong hệ thống thông tin (HTTT) phục vụ quản lý nhà nước của các bộ, nguồn thông tin văn bản luôn giữ một vai trò đặc biệt quan trọng Để quản lý nguồn văn bản này, cũng như các cơ quan nhà nước khác, Bộ KH - CN đã sử dụng các phương tiện truyền thống như các loại sổ đăng ký văn bản đi, sổ đăng ký văn bản đến Tuy nhiên, quản lý bằng các loại sổ đăng ký như vậy trong thời đại bùng nổ thông tin hiện nay đã không còn phù hợp và khiến cho cơ quan Bộ gặp không ít khó khăn trong việc khai thác và sử dụng văn bản Với sự phát triển mạnh

mẽ của CNTT đã mang đến những phương pháp và phương tiện mới,

hiện đại và rất hiệu quả để lưu trữ, tìm kiếm và xử lý thông tin, làm cho việc hiện đại hoá các quá trình quản lý hành chính trở thành hiện thực

Bộ KH – CN là một trong những cơ quan bộ đã sớm đầu tư nghiên cứu

và triển khai việc ứng dụng CNTT để quản lý văn bản trong công tác hành chính Có thể nói đó là một ưu điểm nhưng đồng thời cũng chính

là lý do mà đến nay phần mềm ứng dụng đó đã có nhiều điểm không còn phù hợp khi tham gia vào môi trường mạng Thêm nữa, công tác quản lý trong giai đoạn mới ngày càng đa dạng và phức tạp đòi hỏi việc cung cấp thông tin phải đáp ứng các yêu cầu cao hơn, các hình thức cung cấp thông tin phải đa dạng và phong phú hơn

Nghiên cứu một cách có hệ thống vấn đề ứng dụng CNTT trong công tác quản lý văn bản để từ đó hoàn thiện và nâng cao hiệu quả hoạt động của HTTTQL tại Bộ KH - CN là một nội dung khoa học có ý nghĩa thiết thực trong công cuộc cải cách hành chính, sẽ góp phần không nhỏ vào việc nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý của cơ quan

Bộ Xuất phát từ những lý do nêu trên, chúng tôi đã lựa chọn đề tài:

“ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VĂN

BẢN – MỘT GIẢI PHÁP ĐỂ HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ CỦA BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ” cho luận văn thạc

sỹ khoa học của mình

Đề tài này được nghiên cứu nhằm những mục đích sau:

- Khẳng định rằng ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản là một giải pháp quan trọng để hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý

Thật vậy, trong hoạt động của các cơ quan, HTTT giữ vai trò là cầu nối giữa hệ thống quản lý và hệ thống thực hiện các quyết định quản lý HTTT làm nhiệm vụ thu thập, phân tích, tổng hợp và cung cấp thông tin phục vụ công tác lãnh đạo, quản lý và được gọi là HTTTQL Trong các nguồn thông tin của HTTT được sử dụng để phục vụ công tác quản

lý thì nguồn thông tin văn bản luôn chiếm một số lượng lớn và giữ vai

3

trò quan trọng Có thể coi đây là nguồn nguyên liệu chính của hoạt động quản lý hành chính và là thành phần không thể thiếu của bất kỳ một HTTTQL nào Một HTTTQL gồm nhiều thành phần với nhiều phương pháp và phương tiện để quản lý các nguồn thông tin Hiện nay, với sự phát triển của khoa học và công nghệ, việc ứng dụng CNTT để

quản lý văn bản được coi là một giải pháp chính nhằm hoàn thiện

HTTTQL

- Xác định rõ mục tiêu của việc ứng dụng CNTT và yêu cầu về các chức năng của phần mềm ứng dụng trong công tác quản lý văn bản Để tiến hành ứng dụng CNTT vào một lĩnh vực hoạt động bất kỳ,

người ta cần phải xác định rõ mục tiêu của việc ứng dụng đó làm cái gì, nghĩa là phải trả lời được câu hỏi “ứng dụng CNTT làm cái gì?” Mục tiêu của việc ứng dụng CNTT trong công tác quản lý văn bản tại Bộ KH – CN là nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả hoạt động của HTTTQL, vì vậy, phải xác định những vấn đề nào của hoạt động quản

lý văn bản cần phải tin học hoá khi tham gia vào HTTTQL

- Đưa ra những biện pháp cơ bản nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng CNTT Bên cạnh mục tiêu và các vấn đề liên quan tới quản lý văn

bản cần được tin học hoá của Bộ KH – CN, đề tài đã phân tích và đề xuất các biện pháp nhằm nâng cao hơn nữa hiệu quả ứng dụng CNTT trong công tác quản lý văn bản tại Bộ KH – CN

2 MỤC TIÊU VÀ NHIỆM VỤ NGHIÊN CỨU

Trước những đòi hỏi về mặt lý luận và thực tiễn của việc ứng dụng CNTT trong công tác quản lý văn bản như một giải pháp để hoàn thiện HTTTQL của Bộ KH - CN, luận văn xác định những mục tiêu sau đây:

- Nghiên cứu các nguồn văn bản và hoạt động quản lý văn bản trong HTTTQL của Bộ KH – CN, qua đó chứng minh rằng ứng dụng

CNTT là một trong những giải pháp để hoàn thiện HTTTQL của Bộ

KH – CN nói riêng và của các cơ quan nhà nước nói chung

- Mô tả và phân tích các chức năng của phần mềm ứng dụng quản

lý văn bản trong HTTTQL Kết quả của quá trình phân tích đó được sử dụng để xác định sự cần thiết phải xây dựng các chức năng của chương trình nhằm đảm bảo cho việc quản lý văn bản có hiệu quả

- Đề xuất các biện pháp để nâng cao hiệu quả ứng dụng CNTT trong công tác quản lý văn bản tại Bộ KH – CN Những biện pháp được

đề xuất trong luận văn có thể được xem xét để nghiên cứu triển khai ứng dụng CNTT trong công tác quản lý văn bản không chỉ của Bộ KH –

CN mà còn của các cơ quan nhà nước khác

Để đạt được những mục tiêu nêu trên, luận văn có nhiệm vụ nghiên cứu những nội dung chính sau:

- Khảo sát hoạt động và phạm vi quản lý của Bộ KH - CN cũng như mối liên hệ của Bộ với các cơ quan Nhà nước khác

- Khảo sát nguồn văn bản hình thành tại Bộ KH – CN Khảo sát việc tiếp nhận, quản lý, chuyển giao và khả năng tìm kiếm, đảm bảo thông tin bằng văn bản trong HTTTQL của Bộ KH - CN

- Nghiên cứu việc ứng dụng CNTT trong công tác quản lý văn bản như một giải pháp để hoàn thiện HTTTQL của Bộ KH - CN

- Nghiên cứu, đề xuất các biện pháp nâng cao hiệu quả của việc ứng dụng CNTT trong hoạt động quản lý văn bản của Bộ KH – CN nói riêng và của các cơ quan Nhà nước nói chung

3 ĐỐI TƢỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU

Đối tượng nghiên cứu của luận văn chủ yếu tập trung các quy trình của công tác quản lý văn bản, bao gồm việc tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao, theo dõi xử lý và tìm kiếm văn bản; Văn bản được đề cập đến trong nội dung của luận văn này là các văn bản hành chính hiện

5

hành, chưa được giao nộp vào lưu trữ Trong hoạt động của Bộ KH -

CN, ngoài những văn bản quản lý nhà nước, còn sản sinh ra một khối lượng lớn các văn bản bản chuyên môn như đề tài, đề án, các văn bản hình thành trong quá trình xét, cấp đề tài, đề án… những văn bản này không phải là đối tượng nghiên cứu của luận văn; Vì nghiên cứu về ứng dụng CNTT trong công tác quản lý văn bản nên chương trình ứng dụng CNTT trong quản lý và điều hành qua mạng bằng văn bản của Bộ KH –

CN cũng là đối tượng nghiên cứu của luận văn

Phạm vi nghiên cứu của luận văn tập trung về các vấn đề như: nguồn văn bản hình thành trong hoạt động hành chính của Bộ KH – CN bao gồm các văn bản đi, văn bản đến và văn bản lưu hành nội bộ (riêng đối với loại văn bản mật, do cơ quan Bộ chưa áp dụng hình thức quản

lý bằng máy tính mà chỉ đăng ký bằng sổ theo phương pháp truyền thống nên trong luận văn này chúng tôi không đề cập đến); Chương trình phần mềm ứng dụng “quản lý và điều hành qua mạng bằng văn bản” trong HTTTQL của Bộ KH – CN

Luận văn không đi vào nghiên cứu về kỹ thuật và công nghệ của HTTTQL này

4 LỊCH SỬ NGHIÊN CỨU VẤN ĐỀ

Tại Việt Nam, việc xây dựng và hoàn thiện các HTTTQL là vấn

đề sớm được đặt ra và là mục tiêu hướng tới của nhiều cơ quan, tổ chức trong bộ máy nhà nước Trong hoạt động của các cơ quan nhà nước nói chung và các cơ quan quản lý hành chính nói riêng, nguồn thông tin văn bản giữ một vị trí quan trọng và hiện vẫn được coi là nguồn thông tin chủ yếu của hoạt động quản lý Để tạo cơ sở khoa học cho việc triển khai ứng dụng CNTT trong quản lý nguồn thông tin văn bản đi và văn bản đến tại các cơ quan, đã có một số công trình nghiên cứu mang tính

lý luận hoặc khái quát thực tiễn Cụ thể như: đề tài khoa học cấp ngành

của Cục Lưu trữ Nhà nước (nay là Cục Văn thư và Lưu trữ) về “nghiên cứu ứng dụng tin học trong việc phân loại, quản lý tài liệu từ văn thư vào lưu trữ” do Thạc sỹ Lê Văn Năng chủ trì Nội dung của đề tài đề

cập khá toàn diện đến hoạt động quản lý văn bản theo trình tự: đăng ký văn bản, theo dõi giải quyết văn bản, tìm kiếm văn bản, phần loại văn bản theo vấn đề, lập hồ sơ hiện hành và chuyển giao hồ sơ hiện hành cho lưu trữ Tuy nhiên, nội dung của đề tài chủ yếu mới tập trung vào việc giải quyết các vấn đề về mặt kỹ thuật tin học, và hoạt động theo chế độ cục bộ

Liên quan tới việc xây dựng hệ thống lý luận về ứng dụng CNTT

trong công tác văn thư và lưu trữ có cuốn sách “Tin học và đổi mới quản lý công tác văn thư – lưu trữ” của TS Dương Văn Khảm, do nhà

xuất bản Chính trị Quốc gia xuất bản tại Hà Nội, năm 1994 Nội dung của cuốn sách này chủ yếu đề cập đến vai trò của CNTT và việc ứng dụng CNTT trong công tác văn thư, lưu trữ mà quản lý văn bản là một nội dung nhỏ trong cuốn sách Nghiên cứu về ứng dụng CNTT trong công tác quản lý văn bản cũng đã nhận được rất nhiều sự quan tâm, điều này được thể hiện qua các bài viết đăng trên tạp chí Văn thư – Lưu trữ Việt Nam (trước đây là tạp chí Lưu trữ) như bài viết của tác giả

Kiều Mai: “Vài nét về ứng dụng công nghệ tin học vào việc Quản lý hồ sơ

vụ việc ở Văn phòng Chính phủ” hoặc bài viết của tác giả Diệu Mỹ: “Quản

lý quá trình xử lý văn bản hành chính bằng kỹ thuật tin học tại Văn phòng Chính phủ” Các khoá luận tốt nghiệp của sinh viên ngành Lưu trữ học và

Quản trị văn phòng (được bảo quản tại Phòng Tư liệu của Khoa) như

“Quản lý văn bản trong văn thư của một cơ quan” của sinh viên Phạm Thu Huyền, “Nội dung ứng dụng tin học để xây dựng cơ sở dữ liệu trong văn thư của một cơ quan” của sinh viên Nguyễn Thu Huyền, “Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại Bộ KH – CN” của sinh viên

Nguyễn Thị Út Trang… Đây là các đề tài mới mang tính thực khảo sát và bước đầu mô tả thực trạng công tác quản lý văn bản và ứng dụng CNTT để

7

quản lý văn bản Các đề tài này chưa xem xét hoạt động quản lý văn bản như là một phân hệ của tổng thể HTTTQL

Nghiên cứu về việc nâng cao hiệu quả hoạt động của HTTTQL cũng

có một số đề tài được thực hiện thông qua hình thức khoá luận tốt nghiệp hoặc luận án tiến sĩ Cụ thể là Khoá luận tốt nghiệp ngành Thông tin học và

Quản trị thông tin của sinh viên Trần Thị Thơm với đề tài: “Nghiên cứu hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý giáo dục của Bộ Giáo dục và Đào tạo” năm 2000; hoặc Luận án tiến sĩ Giáo dục học của NCS Vương Thanh Hương với đề tài: “Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của hệ thống thông tin quản lý giáo dục phổ thông” năm 2003 Các đề tài này để

lựa chọn môi trường quản lý giáo dục để nghiên cứu và tập trung chủ yếu vào tổng thể HTTTQL, việc ứng dụng CNTT chỉ là một trong số các giải pháp được quan tâm

Bên cạnh đó, trong thực tiễn hoạt động của các cơ quan Nhà nước, đặc biệt là các cơ quan Trung ương như Bộ KH - CN; Bộ Công nghiệp; Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn; Văn phòng Chính phủ, Văn phòng Quốc hội… cũng đã có những đề tài nghiên cứu về vấn đề này và đã đưa vào triển khai trong thực tiễn Tuy nhiên, các đề tài này mới chỉ tập trung vào việc lựa chọn phần mềm tin học nào cho phù hợp với việc quản lý văn bản tại bộ phận văn thư của cơ quan, mà chưa thực sự quan tâm đến việc phần mềm đó có đáp ứng được yêu cầu

là một phân hệ con trong tổng thể HTTTQL của cơ quan hay không Điều này đã dẫn đến một thực tế là trong giai đoạn hiện nay, khi mà Chính phủ đang chỉ đạo triển khai đề án tin học hoá quản lý hành chính Nhà nước giai đoạn 2001 – 2005 nhằm phục vụ cho mục tiêu cải cách hành chính, hướng đến chính phủ điện tử thì các chương trình này đã bộc lộ những hạn chế của mình như việc không thể tham gia trao đổi dữ liệu với các chương trình quản lý khác trong hệ thống mạng máy tính của cơ quan hay mạng máy tính của Chính phủ; không đáp ứng được

các yêu cầu cung cấp thông tin một cách nhanh chóng, chính xác và có chất lượng phục vụ cho hoạt động quản lý

Nghiên cứu việc ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản như một giải pháp quan trọng nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả hoạt động của HTTTQL của Bộ KH - CN là một vấn đề mang tính thời sự, một mặt sẽ góp phần nâng cao chất lượng và hiệu quả của hoạt động quản lý hành chính của Bộ KH – CN, mặt khác, góp phần vào việc khẳng định khả năng xây dựng nền hành chính nhà nước Việt Nam theo hướng điện

tử hoá

5 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

Luận văn sử dụng tổng hợp nhiều phương pháp nghiên cứu, trong

đó chủ yếu là các phương pháp duy vật biện chứng và duy vật lịch sử; phương pháp tiếp cận và phân tích hệ thống để thực hiện mục tiêu của luận văn

Trong quá trình triển khai nghiên cứu, luận văn đã áp dụng các phương pháp nghiên cứu cụ thể như:

- Nghiên cứu và khảo sát thực tế việc tiếp nhận, đăng ký, quản lý

và chuyển giao văn bản tại Văn phòng Bộ KH - CN

- Nghiên cứu và phân tích các tư liệu có liên quan đến nội dung của đề tài

- Nghiên cứu và phân tích các chức năng của phần mềm ứng dụng

“quản lý và điều hành qua mạng bằng văn bản” tại Bộ KH – CN

6 NGUỒN TÀI LIỆU THAM KHẢO

Trong quá trình nghiên cứu vấn đề, chúng tôi đã sử dụng nguồn tài liệu tham khảo sau:

- Các văn bản của Nhà nước về công tác văn thư; các văn bản do

Bộ KH - CN chỉ đạo, hướng dẫn về công tác quản lý văn thư nói chung

và quản lý văn bản đi, văn bản đến nói riêng

9

- Nguồn văn bản đi và văn bản đến tại Văn phòng Bộ KH - CN Thực tiễn hoạt động quản lý nguồn văn bản này và các yêu cầu của việc tiếp nhận, xử lý và cung cấp văn bản phục vụ cho hoạt động quản lý

- Các bài viết, các công trình nghiên cứu liên quan đến ứng dụng CNTT trong công tác quản lý văn bản; các bài viết liên quan tới HTTTQL đăng trên các tạp chí Văn thư – Lưu trữ, tạp chí Thông tin tư liệu

- Các sách về HTTTQL; các khoá luận tốt nghiệp cử nhân, các luận văn thạc sỹ; các luận án tiến sỹ liên quan tới ứng dụng CNTT và HTTT

- Chương trình ứng dụng CNTT trong “quản lý và điều hành bằng văn bản qua mạng” của Bộ KH - CN

- Các chương trình ứng dụng CNTT trong quản lý vă n bản của Bộ Công nghiệp; Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn; chương trình quản lý văn bản đi - đến ở văn thư và quản lý tài liệu lưu trữ được xây dựng trên Lotus Notes kết hợp với Visual Basic chạy trên mạng Windows NT của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước xây dựng

7 NHỮNG ĐÓNG GÓP CỦA LUẬN VĂN

Kết quả nghiên cứu của luận văn có những đóng góp cơ bản như sau:

Thứ nhất là luận văn đã khái quát được các nguồn văn bản hành chính hình thành trong hoạt động của cơ quan Bộ và thực trạng quản lý các nguồn văn bản đó Luận văn cũng đã có sự phân tích tổng quát về vai trò của CNTT và ứng dụng CNTT để quản lý văn bản như là một giải pháp cơ bản góp phần hoàn thiện HTTTQL của Bộ KH - CN nói riêng và các HTTTQL của các cơ quan Nhà nước nói chung

Thứ hai là luận văn cũng đã nghiên cứu và đề xuất được các biện pháp cần phải thực hiện để nâng cao hiệu quả của việc ứng dụng CNTT

trong quản lý văn bản, qua đó góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của HTTTQL tại Bộ KH – CN

8 BỐ CỤC CỦA LUẬN VĂN

Ngoài phần mở đầu và kết luận, luận văn được cấu trúc thành 3 chương

CHƯƠNG 1 VĂN BẢN QUẢN LÝ VÀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ CỦA BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ

Đây là chương mở đầu làm nhiệm vụ dẫn luận cho nội dung chính của đề tài là chương 2 Trong chương này chúng tôi trình bày những vấn đề liên quan đến chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức và mối quan hệ của Bộ KH – CN với các cơ quan nhà nước khác Làm rõ các nguồn văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan Bộ cần phải được quản lý tốt và các phương pháp quản lý văn bản trong HTTTQL của

CHƯƠNG 2 TÌNH HÌNH ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ

Trong chương này, luận văn đã trình bày và có sự phân tích về mục tiêu của việc ứng dụng CNTT trong công tác quản lý văn bản của

Bộ KH – CN Trên cơ sở mục tiêu đã được xác định, luận văn đã mô tả

CHƯƠNG 3 NHỮNG NHẬN XÉT VÀ CÁC BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN ĐỂ QUẢN

LÝ VĂN BẢN TẠI BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ

Sau khi nghiên cứu về tình hình ứng dụng CNTT trong công tác quản lý văn bản, tại chương 3, luận văn đi sâu vào phân tích những kết quả đã đạt được và những tồn tại cần khắc phục Luận văn cũng đã chỉ

ra nguyên nhân của những tồn tại và giải pháp để khắc phục những nguyên nhân đã nêu ra

Một phần cũng rất quan trọng mà luận văn đã thực hiện, đó là đề xuất các biện pháp nhằm tăng cường hơn nữa hiệu quả của việc ứng dụng CNTT trong công tác quản lý văn bản Một chương trình ứng dụng có hiệu quả phải là một chương trình tối ưu với các yêu cầu chặt chẽ Bên cạnh đó là nguồn lực con người, những người sử dụng và vận hành chương trình ứng dụng đó

CHƯƠNG 1 VĂN BẢN QUẢN LÝ VÀ HỆ THỐNG THÔNG TIN

QUẢN LÝ CỦA BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ

1.1 GIỚI THIỆU VỀ BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ

1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển

Ngày 29 tháng 4 năm 1958, tại kỳ họp thứ VIII, Quốc hội khoá I

đã ra Nghị quyết về việc thành lập Uỷ ban Khoa học Nhà nước Trên cơ

sở bản Nghị quyết này, Chủ tịch nước Việt Nam dân chủ Cộng hoà, đã ban hành Sắc lệnh số 016-SL ngày 4 tháng 3 năm 1959 thành lập Uỷ ban khoa học Nhà nước, tiền thân của Bộ KH - CN, để "giúp Chính phủ xây dựng và lãnh đạo công tác khoa học về mọi mặt, nhằm phục vụ sự nghiệp kiến thiết xã hội chủ nghĩa ở miền Bắc, góp phần nâng cao năng suất lao động, nâng cao đời sống vật chất và văn hoá của nhân dân, phục vụ sự nghiệp đấu tranh thống nhất nước nhà và sự nghiệp hoà bình, hữu nghị giữa các dân tộc" Ngày 04 tháng 4 năm 1962, Hội đồng Chính phủ đã ban hành Nghị định số 43 – CP quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức bộ máy của Uỷ ban Khoa học Nhà nước

Căn cứ vào những biến đổi quan trọng về tình hình và nhiệm vụ cách mạng cũng như về chức năng, nhiệm vụ và tổ chức của Bộ, có thể chia quá trình phát triển tổ chức và hoạt động của Bộ thành 5 thời kỳ như sau:

1 Thời kỳ 1958-1965: Thời kỳ UBKHNN thực hiện chức năng

quản lý và nghiên cứu khoa học và kỹ thuật (bao gồm cả khoa học tự nhiên, khoa học kỹ thuật và khoa học xã hội) trong hoàn cảnh đất nước vừa xây dựng CNXH ở miền Bắc vừa đấu tranh thống nhất nước nhà

2 Thời kỳ 1966-1975: Thời kỳ UBKHKTNN thực hiện chức

năng quản lý và nghiên cứu khoa học và kỹ thuật (chỉ bao gồm khoa học tự nhiên và khoa học kỹ thuật) trong hoàn cảnh đất nước vừa xây

13

dựng CNXH ở miền Bắc vừa chiến đấu chống Mỹ bảo vệ miền Bắc, giải phóng miền Nam

3 Thời kỳ 1976-1985: Thời kỳ UBKHKTNN thực hiện chức

năng quản lý khoa học và kỹ thuật (chỉ bao gồm khoa học tự nhiên và khoa học kỹ thuật) trong phạm vi cả nước và trong hoàn cảnh cả nước vừa xây dựng CNXH vừa phải đối phó với 2 cuộc chiến tranh biên giới, tình hình kinh tế và đời sống sau chiến tranh rất khó khăn

4 Thời kỳ 1986-1992: Thời kỳ UBKHKTNN (năm 1990 đổi tên

là Uỷ ban Khoa học Nhà nước) thực hiện chức năng quản lý khoa học

và kỹ thuật (bao gồm cả khoa học tự nhiên, khoa học kỹ thuật và khoa học xã hội) trong hoàn cảnh cả nước bước đầu tiến hành công cuộc đổi mới toàn diện, phát triển kinh tế theo cơ chế thị trường, có sự quản lý của Nhà nước và theo định hướng XHCN

5 Thời kỳ 1993 - 2003: Căn cứ vào Nghị quyết của Quốc hội

khoá IX kỳ họp thứ nhất ngày 30 tháng 9 năm 1992, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 22/NĐ-CP ngày 20 tháng 5 năm 1993 quy định về nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Khoa học – Công nghệ

và Môi trường Thời kỳ này, Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về khoa học, công nghệ và môi trường, đồng thời có nhiệm vụ tổ chức, quản lý một số cơ sở nghiên cứu triển khai và một số cơ sở sản xuất, kinh doanh trực thuộc, trong hoàn cảnh cả nước đẩy mạnh phát triển kinh tế, xã hội theo đường lối đổi mới toàn diện, đẩy mạnh công nghiệp hoá, hiện đại hoá Tuy nhiên, theo yêu cầu của công cuộc cải cách hành chính và nhằm đáp ứng những yêu cầu của thực tiễn, tại kỳ họp thứ I, Quốc hội khoá XI đã quyết định tách chức năng quản lý nhà nước về Môi trường của Bộ Khoa học – Công nghệ và Môi trường để thành lập Bộ Tài nguyên Môi trường Ngày 19 tháng 5 năm 2003, Chính phủ đã ban hành Nghị định

số 54/2003/NĐ-CP quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ KH - CN

1.1.2 Chức năng và nhiệm vụ

Tại Nghị định số 54/2003/NĐ-CP, Bộ KH - CN được xác định là

cơ quan của Chính phủ thực hiện chức năng quản lý nhà nước về hoạt động khoa học và công nghệ, phát triển tiềm lực khoa học và công nghệ; tiêu chuẩn đo lường chất lượng sản phẩm, sở hữu trí tuệ, năng lượng nguyên tử, an toàn bức xạ và hạt nhân; quản lý nhà nước các dịch

vụ công trong lĩnh vực thuộc Bộ quản lý; thực hiện đại diện chủ sở hữu phần vốn của Nhà nước tại doanh nghiệp có vốn nhà nước thuộc Bộ quản lý theo quy định của pháp luật

Bộ KH - CN có trách nhiệm thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể sau đây:

- Xây dựng và trình Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ các dự án luật, pháp lệnh và các văn bản quy phạm pháp luật khác, chiến lược, quy hoạch phát triển, kế hoạch dài hạn, năm năm và hàng năm về các lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ;

- Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra và chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, chiến lược, quy hoạch, kế hoạch thuộc lĩnh vực quản lý của Bộ sau khi được phê duyệt và các văn bản quy phạm pháp luật khác thuộc phạm vi quản lý của Bộ; tuyên truyền, giáo dục, phổ biến các văn bản quy phạm pháp luật về các lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ;

- Ban hành theo thẩm quyền các quyết định, chỉ thị, thông tư và các văn bản khác thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ;

- Về lĩnh vực hoạt động khoa học và công nghệ, Bộ có những nhiệm vụ cơ bản như sau:

15

Xây dựng và trình Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ các đề án về phương hướng nghiên cứu khoa học và phát triển công nghệ, chuyển giao công nghệ, phát triển thị trường khoa học và công nghệ, thúc đẩy việc hình thành các ngành, lĩnh vực kinh tế - kỹ thuật trên cơ sở công nghệ mới và công nghệ cao;

Chủ trì, phối hợp với các bộ, ngành và địa phương xây dựng và trình Chính phủ đề án về quy hoạch mạng lưới các tổ chức nghiên cứu khoa học và phát triển công nghệ trong phạm vi cả nước Xây dựng và trình Thủ tướng Chính phủ về điều kiện thành lập và cơ chế hoạt động của các doanh nghiệp khoa học và công nghệ theo quy định của pháp luật, cơ chế đầu tư phát triển khoa học và công nghệ, biện pháp thực hiện chính sách xã hội hoá hoạt động khoa học và công nghệ, các nhiệm vụ khoa học và công nghệ trọng điểm của Nhà nước, sử dụng, phát triển nhân lực khoa học và công nghệ;

Phối hợp với Bộ Tài chính, Bộ Kế hoạch và Đầu tư xây dựng và trình Chính phủ dự toán ngân sách hàng năm cho lĩnh vực khoa học và công nghệ phù hợp với sự phát triển kinh tế - xã hội và đặc thù riêng của hoạt động khoa học và công nghệ theo quy định của Luật Ngân sách Nhà nước;

Quy định việc đánh giá, nghiệm thu, ứng dụng và công bố kết quả nghiên cứu khoa học và phát triển công nghệ;

Quy định cụ thể điều kiện thành lập đối với từng loại hình tổ chức nghiên cứu và phát triển, tổ chức dịch vụ khoa học và công nghệ Thống nhất quản lý việc đăng ký hoạt động đối với các tổ chức nghiên cứu và phát triển, các tổ chức dịch vụ khoa học và công nghệ theo quy định của pháp luật;

Chỉ đạo và hướng dẫn hoạt động của các quỹ phát triển khoa học

và công nghệ Quốc gia theo quy định của Chính phủ;

Tổ chức thẩm định, giám định nhà nước về công nghệ đối với các

dự án đầu tư nhóm A, các chương trình phát triển kinh tế- xã hội; thống nhất quản lý hoạt động đánh giá, thẩm định, giám định, tư vấn và chuyển giao công nghệ;

Chỉ đạo và tổ chức thực hiện công tác thống kê, thông tin khoa học và công nghệ;

Làm nhiệm vụ thường trực Hội đồng Chính sách khoa học và công nghệ Quốc gia; Hội đồng giải thưởng Hồ Chí Minh và giải thưởng Nhà nước về khoa học và công nghệ

- Về lĩnh vực tiêu chuẩn - đo lường chất lượng sản phẩm, Bộ có những nhiệm vụ cơ bản sau:

Thống nhất quản lý nhà nước hệ thống tiêu chuẩn của Việt Nam theo quy định của pháp luật; hướng dẫn việc áp dụng tiêu chuẩn quốc tế

và tiêu chuẩn nước ngoài ở Việt Nam;

Thống nhất quản lý nhà nước hệ thống chuẩn đo lường, chứng nhận mẫu chuẩn, quy định phép đo, phương pháp đo và phê duyệt mẫu phương tiện đo; tổ chức việc kiểm định phương tiện đo, công nhận khả năng kiểm định, uỷ quyền kiểm định nhà nước;

Thống nhất quản lý nhà nước về chất lượng sản phẩm, quy định nguyên tắc, điều kiện, tiêu chí của các tổ chức công nhận và chứng nhận chất lượng, tổ chức việc công nhận và chứng nhận chất lượng; chủ trì và phối hợp với các bộ, ngành có liên quan ký kết và thực hiện các thoả thuận, điều ước quốc tế về việc thừa nhận lẫn nhau trong hoạt động công nhận và chứng nhận chất lượng sản phẩm;

- Về lĩnh vực sở hữu trí tuệ (không bao gồm quyền tác giả về văn học, nghệ thuật và nhãn hiệu hàng hoá), Bộ có những nhiệm vụ cơ bản sau:

17

Tổ chức thực hiện xác lập quyền sở hữu trí tuệ Thực hiện các biện pháp bảo vệ quyền lợi hợp pháp của Nhà nước, tổ chức, cá nhân trong lĩnh vực sở hữu trí tuệ;

Quy định và chỉ đạo hoạt động của hệ thống tổ chức quản lý hoạt động sở hữu trí tuệ; chỉ đạo về nghiệp vụ sở hữu trí tuệ đối với các ngành, địa phương, doanh nghiệp và cơ sở;

- Về lĩnh vực năng lượng nguyên tử, an toàn bức xạ và hạt nhân,

Bộ có những nhiệm vụ cơ bản sau::

Thực hiện các nhiệm vụ nghiên cứu về năng lượng nguyên tử và công nghệ hạt nhân;

Chỉ đạo, kiểm tra và tổ chức khai báo, đăng ký, cấp giấy phép về

an toàn hạt nhân và an toàn bức xạ;

Thống nhất và chịu trách nhiệm quản lý về chất thải phóng xạ và quan trắc môi trường phóng xạ; kiểm soát và xử lý sự cố bức xạ;

- Quản lý và tổ chức việc thực hiện các dự án đầu tư thuộc Bộ theo quy định của pháp luật về đầu tư và xây dựng;

- Hướng dẫn, kiểm tra các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Uỷ ban nhân dân địa phương về việc thực hiện chủ trương, chính sách, quy định của pháp luật và chuyên môn, nghiệp vụ trong lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ;

- Thực hiện hợp tác quốc tế trong lĩnh vực quản lý nhà nước của

Bộ theo quy định của pháp luật;

- Tổ chức và chỉ đạo thực hiện kế hoạch nghiên cứu khoa học, ứng dụng tiến Bộ KH - CN tại các đơn vị thuộc Bộ quản lý;

- Xây dựng và trình Chính phủ ban hành cơ chế, chính sách khuyến khích phát triển dịch vụ công trong các lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ; quyết định các chủ trương, biện pháp cụ thể và chỉ đạo việc thực hiện cơ chế hoạt động của các tổ chức dịch vụ công theo quy

định của pháp luật; quản lý và chỉ đạo hoạt động đối với các tổ chức sự nghiệp, dịch vụ công thuộc Bộ;

- Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể về đại diện chủ sở hữu phần vốn của nhà nước tại doanh nghiệp có vốn của nhà nước thuộc Bộ quản lý theo quy định của pháp luật;

- Quản lý nhà nước đối với các hoạt động của hội và tổ chức phi Chính phủ trong lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ theo quy định của pháp luật;

- Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo, chống tham nhũng, tiêu cực và xử lý các vi phạm pháp luật trong các lĩnh vực quản

lý nhà nước của Bộ;

- Quyết định và chỉ đạo thực hiện chương trình cải cách hành chính của Bộ theo mục tiêu và nội dung chương trình cải cách hành chính nhà nước đã được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt;

- Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, chỉ đạo thực hiện chế độ tiền lương và các chế độ, chính sách đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật đối với cán bộ, công chức, viên chức nhà nước thuộc phạm vi quản lý của Bộ, xây dựng và quy định tiêu chuẩn nghiệp vụ, đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ đối với cán bộ, công chức, viên chức trong các lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ;

- Quản lý tài chính, tài sản được giao và tổ chức thực hiện ngân sách được phân bổ theo quy định của pháp luật

19

nhân văn, khoa học tự nhiên và các khoa học về biển, tài nguyên, môi trường

2 Vụ Khoa học và Công nghệ các ngành kinh tế-kỹ thuật: Giúp

Bộ trưởng thực hiện chức năng quản lý nhà nước về hoạt động nghiên cứu khoa học và phát triển công nghệ các ngành thuộc lĩnh vực: cơ khí, luyện kim, điện, điện tử, hoá chất, công nghiệp hàng tiêu dùng và thực phẩm, năng lượng, dầu khí, bưu chính viễn thông, thương mại – du lịch, vật liệu, xây dựng, giao thông, thuỷ lợi, kiến trúc, quy hoạch đô thị – nông thôn, trồng trọt, chăn nuôi, thú y, lâm nghiệp, thuỷ sản, bảo quản

và chế biến nông – lâm – thuỷ sản, y học, địa chính

3 Vụ Đánh giá, thẩm định và Giám định công nghệ: Giúp Bộ trưởng thực hiện chức năng thống nhất quản lý nhà nước các hoạt động đánh giá, thẩm định, giám định công nghệ, chuyển giao công nghệ và tư vấn về các lĩnh vực này

4 Vụ Công nghệ cao: Giúp Bộ trưởng thực hiện chức năng quản

lý nhà nước về hoạt động nghiên cứu khoa học, ứng dụng và phát triển các công nghệ cao thuộc các lĩnh vực: CNTT và truyền thông; công nghệ sinh học; công nghệ tự động hoá; công nghệ vật liệu mới; công nghệ năng lượng mới; công nghệ không gian

5 Vụ Kế hoạch-Tài chính: Giúp Bộ trưởng thực hiện chức năng quản lý công tác kế hoạch đối với hoạt động khoa học, công nghệ và quản lý tài chính về khoa học, công nghệ trong phạm vi cả nước; quản

lý tài chính, kế toán của Bộ

6 Vụ Hợp tác quốc tế: Giúp Bộ trưởng thực hiện chức năng quản

lý các hoạt động về quan hệ quốc tế trong các lĩnh vực nghiên cứu khoa học, phát triển công nghệ trong phạm vi cả nước

7 Vụ Pháp chế: Giúp Bộ trưởng thực hiện việc quản lý nhà nước bằng pháp luật trong lĩnh vực khoa học và công nghệ; tổ chức thực hiện

công tác xây dựng pháp luật, thẩm định, rà soát, hệ thống hoá văn bản quy phạm pháp luật, phổ biến, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật trong lĩnh vực khoa học và công nghệ

8 Vụ Tổ chức - Cán bộ: Thực hiện chức năng giúp Bộ trưởng quản lý hệ thống cơ quan nghiên cứu khoa học, phát triển công nghệ; hệ thống cơ quan quản lý khoa học, công nghệ và quản lý công tác phát triển nhân lực khoa học, công nghệ; công tác tổ chức và cán bộ của Bộ nhằm đảm bảo sự chỉ đạo thống nhất, tập trung trong điều hành của Bộ trưởng, đáp ứng các yêu cầu của nhiệm vụ chính trị và tổ chức của Bộ

9 Thanh tra: Thực hiện chức năng thanh tra chuyên ngành về khoa học và công nghệ trong phạm vi quản lý nhà nước của Bộ KH - CN; thanh tra Nhà nước đối với các tổ chức, cá nhân thuộc quyền quản

lý trực tiếp của Bộ trưởng; chỉ đạo và quản lý công tác thanh tra đối với các tổ chức thuộc Bộ

10 Văn phòng: Giúp Bộ trưởng điều hoà, phối hợp các hoạt động của Bộ để bảo đảm sự chỉ đạo, điều hành của Bộ trưởng được toàn diện, kịp thời nhằm đáp ứng các yêu cầu nhiệm vụ chính trị của Bộ; quản lý tài chính, tài sản của đơn vị tài chính cấp III Văn phòng Bộ; giúp Bộ trưởng quản lý trực tiếp một số mặt công tác khác như: kế hoạch hoạt động khoa học và công nghệ của nội bộ Bộ, văn thư – lưu trữ, chuẩn bị đầu tư và xây dựng, sửa chữa lớn – xây dựng nhỏ, tuyên truyền, tự vệ, phòng chống lụt bão, phòng cháy, chữa cháy, lao động công ích

b) Các cơ quan được giao trách nhiệm quản lý nhà nước về một

số lĩnh vực thuộc Bộ

1 Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng: Có trách nhiệm giúp Bộ trưởng thống nhất quản lý về tiêu chuẩn hoá, đo lường, chất lượng của các sản phẩm và hàng hoá trong cả nước

21

2 Cục Sở hữu trí tuệ Thực hiện chức năng quản lý Nhà nước đối với hoạt động sáng kiến và sở hữu trí tuệ và phục vụ các hoạt động nghiên cứu, ứng dụng phát triển khoa học và công nghệ

3 Cục kiểm soát và An toàn bức xạ, hạt nhân: Giúp Bộ trưởng thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về an toàn bức xạ và hạt nhân

4 Ban Quản lý Khu Công nghệ cao Hoà Lạc

c) Các tổ chức sự nghiệp thuộc Bộ

1 Viện Chiến lược và Chính sách Khoa học và Công nghệ;

2 Viện Năng lượng nguyên tử Việt Nam;

3 Viện Ứng dụng công nghệ;

4 Trung tâm Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia;

5 Trường Nghiệp vụ quản lý Khoa học và Công nghệ;

6 Trung tâm Tin học;

7 Báo Khoa học và Phát triển;

8 Tạp chí Hoạt động Khoa học;

9 Tạp chí Tia sáng

d) các đơn vị sản xuất, kinh doanh thuộc Bộ

1 Nhà xuất bản Khoa học kỹ thuật

2 Công ty Công nghệ và phát triển

3 Công ty Sở hữu công nghiệp INVESTIP

4 Công ty Ứng dụng tiến bộ khoa học và kỹ thuật – MITEC

5 Công ty Cổ phần phát triển đầu tư công nghệ FPT

6 Công ty Công nghệ, điện tử, cơ khí và môi trường EMECO

7 Công ty Xuất nhập khẩu công nghệ mới – NACENIMEX

và các cơ quan chức năng khác, mặt khác, Bộ cũng là cơ quan có trách nhiệm quản lý và hướng dẫn các Bộ, ngành và các cơ quan nhà nước thực hiện các hoạt động khoa học và công nghệ theo đúng những quy định của nhà nước

23

Cũng như tất cả các cơ quan trong bộ máy Nhà nước khác, Bộ

KH - CN chịu sự giám sát chặt chẽ của Quốc hội trong việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao theo đúng chủ trương, đường lối, quy hoạch, kế hoạch của Quốc hội Trong quá trình hoạt động, Bộ KH - CN phải chấp hành đầy đủ các quy định của Hiến pháp, luật, nghị quyết của Quốc hội; pháp lệnh, nghị quyết của Uỷ ban thường vụ Quốc hội

Về trách nhiệm quản lý nhà nước, Bộ KH - CN là cơ quan có trách nhiệm chỉ đạo và quản lý thống nhất hoạt động khoa học và công nghệ của các cơ quan trong bộ máy nhà nước Đồng thời cũng là cơ quan chịu sự chỉ đạo và quản lý của các Bộ, ngành và các cơ quan nhà nước ở trung ương khác về các lĩnh vực do những cơ quan này quản lý Trong quá trình hoạt động, Bộ phải thực hiện những nhiệm vụ do Chính phủ giao và thực hiện chế độ báo cáo với Chính phủ

Đối với các Sở KH - CN của UBND các tỉnh và thành phố trực thuộc Trung ương và các Vụ Khoa học – Kỹ thuật của các Bộ, Tổng cục, Bộ thực hiện nhiệm vụ quản lý thống nhất về mặt nghiệp vụ Trong hoạt động của các Sở KH - CN, các Vụ Khoa học – Kỹ thuật của các

Bộ, Tổng cục luôn phải có sự chỉ đạo, hướng dẫn của Bộ KH - CN , đồng thời các cơ quan, đơn vị này phải thực hiện chế độ báo cáo công tác đối với Bộ trưởng và xin ý kiến chỉ đạo đối với những vấn đề quan trọng

Các đơn vị trực thuộc được Bộ giao trách nhiệm thực hiện các nhiệm vụ riêng luôn phải tuân thủ theo chủ trương, kế hoạch và sự chỉ đạo của Bộ, phải thường xuyên báo cáo tình hình công tác và xin ý kiến chỉ đạo của Bộ trưởng đối với những vấn đề phát sinh ngoài chức năng, nhiệm vụ được Bộ trưởng giao

Trong hoạt động của tất cả các cơ quan, đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp khác khi phát sinh các vấn đề có liên quan đến khoa học và công

nghệ phải báo cáo với Bộ KH - CN và được sự cho phép, hướng dẫn và chỉ đạo của Bộ thì mới được thực hiện

1.2 NGUỒN VĂN BẢN HÌNH THÀNH TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ

Một trong những phương tiện thực hiện chức năng quản lý Nhà nước là các văn bản quản lý Hàng ngày, Bộ KH - CN tiếp nhận cũng như sản sinh ra một khối lượng rất lớn các văn bản quản lý, có thể chia thành 3 loại như sau: Văn bản đi, văn bản đến và văn bản lưu hành nội

bộ

Văn bản do cơ quan Bộ nhận được từ các nơi khác gửi đến được gọi tắt là công văn “đến” Văn bản do cơ quan Bộ gửi cho nơi khác, được đăng ký tại bộ phận văn thư của Bộ được gọi tắt là công văn “đi” Tất cả các công văn “đến” và công văn “đi” của Bộ đều phải đăng ký thống nhất ở bộ phận văn thư thuộc Phòng Hành chính Văn phòng Bộ Văn phòng chỉ trình lãnh đạo Bộ những công văn đã đăng ký và chịu trách nhiệm với những công văn “đi” và “đến” đã đăng ký tại bộ phận văn thư

Ngoài ra, để phục vụ cho mục đích quản lý, Văn phòng cũng như

cơ quan Bộ phải ban hành những văn bản mang tính chất hướng dẫn, chỉ đạo về mặt nghiệp vụ, thông báo ý kiến của lãnh đạo Bộ, thông báo công việc đối với những phòng hoặc các đơn vị trực thuộc hoặc để báo cáo, đề nghị lên lãnh đạo Bộ hoặc để trao đổi công việc với các đơn vị khác trong Bộ theo đúng chức năng, nhiệm vụ được lãnh đạo Bộ giao Hoạt động này đã hình thành nên một nguồn văn bản được lưu hành trong nội bộ Bộ

- Văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên, bao gồm những văn

bản liên quan tới quản lý Nhà nước nói chung và những văn bản liên quan trực tiếp tới lĩnh vực do Bộ phụ trách Cụ thể như:

+ Luật của Quốc hội VD: Luật tổ chức Chính phủ; Luật tổ chức Quốc hội; Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật; Luật dân sự; Luật Khoa học và công nghệ.…

+ Pháp lệnh của Uỷ ban thường vụ Quốc hội VD: Pháp lệnh cán

bộ công chức; Pháp lệnh khiếu nại, tố cáo; Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia; Pháp lệnh An toàn và Kiểm soát bức xạ; Pháp lệnh Bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng; Pháp lệnh Chất lượng hàng hoá…

+ Nghị định, nghị quyết của Chính phủ; Quyết định, chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ

+ Ngoài những văn bản quy phạm pháp luật nêu trên, cơ quan Bộ cũng nhận được các văn bản hành chính thông thường khác của Quốc hội, Uỷ ban thường vụ Quốc hội; văn bản của các cơ quan khác thuộc Quốc hội gửi tới như văn bản của Văn phòng Quốc hội; văn bản của các đoàn đại biểu Quốc hội thuộc các tỉnh, thành phố; các văn bản hành

chính thông thường khác của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Văn phòng Chính phủ…

- Văn bản của các cơ quan ngang cấp như các Bộ, ngành và các

cơ quan trung ương khác Cụ thể như:

+ Các quyết định, chỉ thị, thông tư của Bộ trưởng và Thủ trưởng

cơ quan ngang Bộ; Các văn bản liên tịch… những văn bản này phản ánh rõ nét mối quan hệ của Bộ với các cơ quan nhà nước khác thông qua các vấn đề như: chỉ đạo thực hiện, báo cáo tình hình, đề nghị phối hợp giải quyết công việc, giải quyết công việc, thông báo…

- Văn bản của các cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ như Văn phòng

Bộ, các Tổng cục, Viện… Những văn bản này được hình thành trong quá trình các cơ quan, đơn vị đó thực hiện các nhiệm vụ được Bộ giao Những văn bản đó bao gồm các loại như quyết định, tờ trình, công văn hành chính, kế hoạch, báo cáo, thông báo… nội dung chủ yếu là để báo cáo kế hoạch, báo cáo tình hình công tác, báo cáo về tiến độ thực hiện công việc được giao, xin ý kiến chỉ đạo, xin kinh phí triển khai kế hoạch, xin điều chỉnh kế hoạch…

- Văn bản của các cơ quan quản lý hành chính nhà nước ở địa phương, các Sở KH - CN tại các tỉnh và thành phố trực thuộc Trung ương Mặc dù các Sở KH - CN là cơ quan chuyên môn của UBND các

tỉnh và thành phố trực thuộc Trung ương nhưng vẫn phải chịu sự chỉ đạo về mặt nghiệp vụ của Bộ KH - CN Chính vì điều đó, trong quá trình hoạt động, các Sở này phải thường xuyên báo cáo về các mặt hoạt động nghiệp vụ của mình với Bộ KH - CN Bên cạnh văn bản của các

Sở KH - CN, Bộ còn nhận được các văn bản của UBND các tỉnh và thành phố trực thuộc Trung ương Nội dung chủ yếu của các văn bản này là báo cáo tình hình thực hiện công tác quản lý của địa phương về lĩnh vực do Bộ phụ trách; báo cáo tình hình thực hiện các dự án; đề

27

nghị nghiệm thu dự án, xin ý kiến thẩm định, ý kiến chỉ đạo giải quyết

và hướng dẫn các lĩnh vực chuyên môn thuộc phạm vi quản lý của Bộ… Hình thức văn bản này rất đa dạng, bao gồm các quyết định, chỉ thị, báo cáo, công văn, tờ trình, kế hoạch…

- Văn bản của các Tổng công ty, công ty, Trường Đại học, Trung tâm, Tổng Cục, Cục, Viện, các tổ chức khác… và các cá nhân gửi đến

Nội dung của các văn bản này chủ yếu tập trung vào việc xin thẩm định các dự án đầu tư; xin cấp văn bằng thẩm xét chất lượng; xin nhập khẩu máy móc, thiết bị, phụ tùng; đề nghị giải thích, hướng dẫn về các lĩnh vực hoạt động do Bộ quản lý; khiếu nại, tố cáo… Hình thức của các văn bản này cũng khá đa dạng, bao gồm các quyết định, tờ trình, công văn hành chính, báo cáo, kế hoạch…

1.2.2 Văn bản đi

Để thực hiện chức năng và nhiệm vụ quản lý nhà nước trong lĩnh vực khoa học và công nghệ, Bộ KH - CN được quyền sử dụng các loại văn bản quản lý Theo quy định của pháp luật, Bộ trưởng Bộ KH - CN

có thẩm quyền ban hành các loại văn bản quy phạm pháp luật sau: quyết định, chỉ thị và thông tư

Những văn bản này được sử dụng vào những mục đích như:

- Quy định, quyết định các chủ trương, chính sách, thể lệ, biện pháp thực hiện các mặt công tác, các vấn đề về tổ chức - cán bộ; ban hành, truyền đạt các chủ trương, chính sách, các biện pháp về quản lý, chỉ đạo, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các mặt công tác đối với các

cơ quan, đơn vị cấp dưới

- Giải thích, hướng dẫn thi hành văn bản của các cơ quan nhà nước cấp trên, hướng dẫn các cơ quan, đơn vị, tổ chức cấp dưới và các

cơ quan khác thực hiện những quy định về quản lý ngành, lĩnh vực do

Bộ phụ trách

Ngoài những văn bản quy phạm pháp luật được ban hành theo thẩm quyền, để phục vụ hoạt động quản lý của mình, Bộ KH - CN còn

sử dụng các loại văn bản hành chính thông thường khác như: công văn hành chính, kế hoạch, điều lệ, quy chế, tờ trình, báo cáo, thông báo

Nội dung của các văn bản này tập trung chủ yếu vào việc xây dựng các kế hoạch hoạt động của Bộ liên quan tới quản lý khoa học và công nghệ; quyết định các vấn đề liên quan tới tổ chức – cán bộ, đề ra các đường lối phát triển ngành và kế hoạch thực hiện, báo cáo công tác của ngành với các cơ quan quản lý cấp trên, các cơ quan làm nhiệm vụ giám sát, các cơ quan, đơn vị hữu quan…

Quy trình ban hành văn bản này như sau: Văn bản có nội dung liên quan tới đơn vị nào thì đơn vị đó chịu trách nhiệm chủ trì soạn thảo Văn bản được dự thảo xong sẽ được đưa ra lấy ý kiến của những người có trách nhiệm và chỉnh sửa Văn bản đã soạn thảo xong sẽ được lãnh đạo đơn vị xem xét và chuyển cho Văn phòng kiểm tra về mặt thể thức, sau đó sẽ chuyển cho lãnh đạo Bộ ký ban hành

Đối với văn bản quy phạm pháp luật, quy trình ban hành tuân theo những quy định của nhà nước

1.2.3 Văn bản lưu hành nội bộ

Bên cạnh nguồn tư liệu văn bản đi và đến, để đảm bảo cho hoạt động quản lý được thông suốt, trong hệ thống văn bản của cơ quan Bộ phát sinh một nguồn văn bản nữa được gọi là văn bản lưu hành nội bộ Văn bản lưu hành nội bộ bao gồm một số loại sau: quyết định của Văn phòng, công văn hành chính, báo cáo, thông báo, nội quy, quy c hế, tờ trình Nguồn văn bản này được hình thành trong nội bộ cơ quan Bộ, từ Văn phòng Bộ hoặc các Vụ chức năng và không ban hành ra bên ngoài

Quy trình ban hành loại văn bản này cũng tương tự như đối với văn bản đi nhưng thay vì ban hành ra ngoài, văn bản này sẽ được công

29

bố trong nội bộ cơ quan Bộ hoặc gửi cho các đơn vị trong Bộ mà không qua bộ phận văn thư của Bộ để đăng ký và lấy dấu

Loại văn bản này được sử dụng vào các mục đích như thông báo

ý kiến trong nội bộ, đề nghị phối hợp xử lý công việc Đơn vị ban hành văn bản sẽ làm nhiệm vụ giữ bản lưu của văn bản

1.3 HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ CỦA BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ

1.3.1 Quản lý và hệ thống thông tin quản lý

1.3.1.1 Khái niệm quản lý và thông tin trong quản lý

của chủ thể quản lý đến khách thể quản lý để tổ chức phối hợp hoạt động của con người trong các quá trình sản xuất – xã hội nhằm đạt

được mục tiêu đã định Theo GS Đỗ Hoàng Toàn: “Quản lý là sự tác động có tổ chức, có hướng đích của chủ thể quản lý lên khách thể quản

lý để đạt được mục tiêu chung” [37, 68] Quá trình quản lý được thể

hiện qua sơ đồ trên hình 1.2:

Công cụ

quản lý

Mục tiêu

- Phương pháp có thể hiểu là cách thức tác động của chủ thể đến khách thể Trong quản lý hiện đại, phương pháp quản lý được đúc kết

từ nhiều lĩnh vực khác nhau của khoa học xã hội và khoa học hành vi

Quá trình quản lý luôn nằm trong sự tương tác có hiệu chỉnh giữa hai ngôi: khách thể quản lý và chủ thể quản lý thông qua quá trình thông tin liên tục hai chiều giữa hai ngôi trên Cơ sở cho việc ra quyết định quản lý là toàn bộ không gian thông tin bao gồm:

- Thông tin từ trên xuống (các chỉ thị, mệnh lệnh, pháp quy điều chỉnh)

- Thông tin từ dưới lên (thông tin phản ánh, hiện thực)

- Thông tin từ môi trường vào

Các nhà lãnh đạo khi thực hiện chức năng quản lý của mình đều cần tới các loại thông tin, do vậy về thực chất, hoạt động quản lý chính

là quá trình tiếp nhận và xử lý thông tin – quá trình thông tin Khi thông tin trở thành tri thức sẽ tạo điều kiện cho lãnh đạo ra quyết định chính xác, nhanh chóng và có hiệu quả hơn

Phương pháp

31

Có thể định nghĩa khái quát về quản lý như sau: “Quản lý là sự tác động có hướng đích của chủ thể quản lý đến đối tượng quản lý, bằng một hệ thống các giải pháp nhằm thay đổi trạng thái của đối tượng quản lý, đưa hệ thống tiếp cận mục tiêu cuối cùng, phục vụ cho lợi ích của con người” [32.15]

b Thông tin trong quản lý

Thông tin tồn tại và vận động trong không gian và thời gian nhờ các kênh và phương tiện riêng biệt Thông tin có nhiều mức độ chất lượng khác nhau Các số liệu, dữ kiện ban đầu thu thập được qua điều tra, khảo sát là các thông tin nguyên liệu, còn gọi là dữ liệu Từ các dữ liệu đó, qua xử lý, phân tích, tổng hợp sẽ thu được những thông tin có giá trị cao hơn hay còn gọi là thông tin có giá trị gia tăng (value added information) Ở mức độ cao hơn nữa là các thông tin quyết định trong quản lý và lãnh đạo – kết qua xử lý của những nhà quản lý có năng lực

và kinh nghiệm Mức độ cao nhất là các thông tin chứa đựng trong các quy luật khoa học – kết quả của những công trình nghiên cứu, thử nghiệm của các nhà khoa học và chuyên môn và khi đó thông tin trở thành tri thức

Như vậy, dữ liệu có thể hiểu là nguyên liệu gốc, là đầu vào của một hệ thống thông tin Dữ liệu có các đặc tính như lưu giữ các sự kiện, mang tính bị động và được thu thập từ nhiều nguồn khác nhau Trong khi đó thông tin có các đặc tính là cung cấp các sự kiện, mang tính hoạt động và được xử lý, biến đổi từ dữ liệu Thông tin là kết quả được xử lý

từ dữ liệu thông qua trí tuệ của con người và các phương tiện, công cụ

hỗ trợ như máy vi tính Quá trình xử lý dữ liệu thành thông tin có thể biểu diễn như trên hình 1.3:

Dữ liệu

Quyết định Thông tin

- Công cụ

hỗ trợ

- Trí tuệ con người

Tri thức của người quản lý

Hình 1.3: Quá trình xử lý dữ liệu thành thông tin

Từ những vấn đề đã trình bày ở trên và xét trên góc độ công tác quản lý, người ta hiểu thông tin là những tri thức, tin tức được thu nhận, được hiểu và được đánh giá là có ích cho việc ra quyết định hay

nói cách khác, thông tin quản lý là “thông tin mà có ít nhất một cán bộ quản lý cần hoặc có ý muốn dùng vào việc ra quyết định quản lý của mình” [23.14] Để quản trị và khai thác có hiệu quả các thông tin trong

các cơ quan quản lý, người ta xây dựng các hệ thống thông tin quản lý

1.3.1.2 Hệ thống thông tin quản lý

Các thành phần cơ bản của một hệ thống thông tin bao gồm:

Nguồn lực con người: bao gồm người sử dụng và các chuyên gia

về hệ thống thông tin Người sử dụng có thể là người làm nhiệm vụ cập nhật các nguồn dữ liệu đầu vào cho hệ thống, những khách hàng sử dụng các sản phẩm thông tin do hệ thống tạo ra Các chuyên gia về hệ thống thông tin bao gồm các chuyên gia phân tích hệ thống, các lập

33

trình viên và các kỹ sư tin học Đây là những người làm nhiệm vụ xây dựng và vận hành hệ thống thông tin

Công nghệ thông tin: bao gồm các thiết bị và phương tiện kỹ

thuật dùng để xử lý thông tin Trong đó chủ yếu là máy tính điện tử, các thiết bị ngoại vi dùng để tiếp nhận dữ liệu vào, lưu trữ thông tin, xuất thông tin ra; các chương trình phần mềm giúp máy tính có thể quản lý tài nguyên của hệ thống, xử lý, lưu trữ và cung cấp thông tin và thực hiện các giao dịch với người sử dụng; mạng lưới viễn thông là m nhiệm

vụ liên kết và chuyển tải thông tin của hệ thống và giữa các hệ thống với nhau Có thể nói công nghệ thông tin là yếu tố quan trọng tạo nên giá trị của hệ thống thông tin

Nguồn dữ liệu: Dữ liệu là từ được dùng để mô tả các thông tin sơ

cấp, thông tin ban đầu của một tổ chức được thu thập, duy trì và phân tích để từ đó tạo ra những thông tin có giá trị gia tăng (Value added information) Hay nói cách khác, dữ liệu có thể được xem như những dấu hiệu ban đầu, những quan sát và ghi chép, những nội dung được truyền đạt trong một thời điểm mà chưa tác động tới hành vi Có thể coi

dữ liệu như là “vật liệu thô” của một hệ thống thông tin Dữ liệu có thể xuất hiện dưới nhiều hình thức khác nhau như: văn bản, hình ảnh, âm thanh… Các nguồn dữ liệu của hệ thống thông tin sẽ được tổ chức thành các cơ sở dữ liệu; cơ sở mô hình; cơ sở tri thức

b Hệ thống thông tin quản lý

“Hệ thống thông tin quản lý (Management Information Systems)

là hệ thống được xây dựng nhằm mục đích cung cấp thông tin trợ giúp các nhà lãnh đạo, các nhà quản lý trong việc ra quyết định và quản lý công việc trong một tổ chức” [33.323] Nhiệm vụ của hệ thống thông

tin quản lý của Bộ KH – CN là cung cấp thông tin và hỗ trợ cho việc ra quyết định ở tất cả các cấp độ quản lý, từ quản lý chiến lược, quản lý

chiến thuật đến quản lý tác nghiệp trong lĩnh vực quản lý khoa học và công nghệ

Hệ thống thông tin quản lý bao gồm các CSDL, các luồng thông tin, các phương tiện kỹ thuật và được kết định với nhau theo các chức năng để thực hiện mục tiêu chung Để cung cấp đầy đủ thông tin để các nhà quản lý sử dụng trong quá trình ra quyết định và điều hành hoạt động của một tổ chức, HTTTQL thực hiện các chức năng của HTTT, gồm:

Chức năng nhập dữ liệu: Hệ thống thông tin cho phép người sử

dụng có thể cập nhập dữ liệu từ bên ngoài vào hệ thống thông qua các thiết bị ngoại vi để tạo CSDL và xử lý Các dữ liệu sau khi thu thập phải được xử lý và nhập vào máy tính của hệ thống thông tin theo những biểu mẫu đã được định ra từ trước Các nguyên tắc, các cách thức, các quy ước và các thủ tục nhập dữ liệu phải được hướng dẫn một cách cụ thể, chi tiết Điều này thực sự cần thiết bởi quá trình xử lý thông tin tự động hoá của máy tính nói chung và các máy tính nằm trong hệ thống thông tin nói riêng chỉ có thể làm việc với những quy chuẩn đã được định ra từ trước

Chức năng xử lý dữ liệu: Việc biến đổi các dữ liệu đầu vào

thành các thông tin đầu ra phù hợp với yêu cầu của người sử dụng là bài toán đặt ra cho hệ thống thông tin Bài toán này đã được các chuyên gia phân tích hệ thống, các kỹ sư lập trình máy tính phối hợp giải quyết bằng một hoặc một tập hợp các phần mềm chuyên dụng Dữ liệu sau khi được nhập vào máy tính sẽ được xử lý bằng hàng loạt các thao tác như tính toán, so sánh, sắp xếp theo thứ tự, phân loại, tóm tắt, phân tích… để biến đổi thành những thông tin hữu dụng

Chức năng cung cấp thông tin: Mục đích của hệ thống thông tin

là cung cấp các sản phẩm thông tin có chất lượng đến người sử dụng

Chức năng lưu trữ dữ liệu và thông tin: Lưu trữ là một hoạt

động cơ bản của hệ thống thông tin, trong đó các dữ liệu và thông tin đã được xử lý sẽ được giữ lại theo một cách tổ chức nào đó như dưới dạng các trường, các biểu ghi, các tệp hoặc các CSDL để sử dụng sau này

Chức năng kiểm tra các hoạt động của hệ thống: Hệ thống

thông tin phải tạo ra các thông tin phản hồi về các quá trình vào, ra, xử

lý và lưu trữ dữ liệu để có thể đánh giá và điều chỉnh hiệu quả hoạt động của hệ thống

Trong bất kỳ một tổ chức hành chính nào cũng có thể xác định được ba hệ thống cơ bản: hệ thống điều khiển, hệ thống thực hiện và hệ thống thông tin Hệ thống điều khiển làm nhiệm vụ ra quyết định Hệ thống thực hiện làm nhiệm vụ thực hiện các quyết định của hệ thống điều khiển Hệ thống thông tin thực hiện sự liên hệ giữa hai hệ thống trên, bảo đảm cho tổ chức hoạt động đạt được các mục tiêu đã đặt ra Như vậy hệ thống thông tin là một yếu tố quan trọng cấu thành của một

tổ chức, có nhiệm vụ hỗ trợ cho việc ra các quyết định và giúp nhà quản lý thực hiện các chức năng của quản lý Hệ thống thông tin cung cấp các thông tin và dữ liệu cần thiết giúp nhà quản lý lập kế hoạch, tổ chức bố trí nhân sự với nguồn lực con người đã có và huy động các nguồn lực khác (nếu cần thiết) nhằm đạt được mục tiêu đặt ra, thực hiện các chức năng chỉ đạo và kiểm tra các hoạt động của tổ chức Mối quan

hệ của ba hệ thống trên được minh hoạ như trên hình 1.4

Hệ thống điều khiển (Quản lý)

Hình 1.4: Các hệ thống trong một cơ quan

Hệ thống thông tin quản lý phải đáp ứng các yêu cầu sau:

+ Thiết kế phải phù hợp với mục tiêu của tổ chức, đảm bảo phục

vụ tốt các nhiệm vụ của tổ chức

+ Phải được xây dựng dựa trên các kỹ thuật và công nghệ hiện đại nhất về xử lý và trao đổi thông tin Có khả năng nâng cấp, thay đổi cho phù hợp với sự phát triển của thực tiễn

+ Phải đạt mục đích là hỗ trợ tốt nhất cho việc ra quyết định bằng cách cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời, chính xác và có chất lượng

1.3.2 Hoạt động quản lý văn bản trong hệ thống thông tin quản lý của Bộ Khoa học và Công nghệ

Để phục vụ cho hoạt động quản lý, Bộ KH - CN cần nhiều loại thông tin từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó bao gồm: