8. BỐ CỤC CỦA LUẬN VĂN
2.1.2.Các chức năng của chương trình ứng dụng công nghệ thông tin để quản lý văn
thông tin để quản lý văn bản tại Bộ Khoa học và Công nghệ.
a. Quản lý các chủ thể tham gia sử dụng chương trình.
Các chủ thể được hiểu là những người tham gia vào quy trình giải quyết văn bản tại Bộ KH - CN có sự trợ giúp của công nghệ thông tin. Việc xác định các chủ thể này là hết sức cần thiết nhằm đảm bảo tính trật tự và xác định trách nhiệm của các chủ thể khi tham gia vào quá trình thông tin tự động.
Lãnh đạo Bộ Văn phòng Bộ Các cơ quan ngoài
Tại cơ quan Bộ KH - CN, khi xem xét và phân tích các tương tác với văn bản thấy nổi bật 2 loại chủ thể, đó là:
- Loại chủ thể cá nhân hay đại diện:
+ Chủ thể cá nhân: Mỗi cán bộ trong cơ quan Bộ nếu được cấp quyền làm việc với chương trình quản lý văn bản đi - đến đều được coi là một chủ thể cá nhân.
+ Chủ thể đại diện: Là cán bộ lãnh đạo (Vụ trưởng, Vụ phó, Trưởng, phó các phòng, ban)
- Loại chủ thể Nhóm: có thể là một nhóm Phòng, một Vụ hay một nhóm làm việc… Giả thiết rằng nếu có văn bản gửi cho nhóm thì phần mềm ứng dụng này tự động nhân bản cho đủ số lượng người trong nhóm và gửi đến các thành viên của nhóm.
Cùng với việc xác định các chủ thể làm việc với chương trình ứng dụng, việc xác định quyền hạn và nghĩa vụ của các chủ thể này cũng là điều cần thiết. Trên cơ sở chức năng và nhiệm vụ cũng như quyền hạn của mỗi một vị trí công tác mà các chủ thể sử dụng chương trình có những quyền khác nhau đối với văn bản. Cụ thể là:
- Quyền chuyên viên: Các chuyên viên có trách nhiệm xử lý các vụ việc có liên quan theo yêu cầu của công việc có thể đề xuất các vụ việc, dự thảo văn bản gửi đi hay lưu hành nội bộ, xem nội dung các văn bản lưu trữ mà chuyên viên đó được cấp, huỷ bỏ các tài liệu riêng, có thể sử dụng các công cụ hỗ trợ như soạn thảo văn bản, đăng ký và xem lịch làm việc, xem danh bạ điện thoại….
- Quyền quản trị văn thư: Quyền này thuộc về Chánh hoặc Phó Chánh Văn phòng hoặc cao hơn là các Bộ trưởng, Thứ trưởng trong cơ quan Bộ. Ngoài quyền của các chuyên viên như đã phân tích ở trên, những chức danh có quyền này toàn quyền về mặt nghiệp vụ liên quan đến văn bản như: ghi nhận văn bản; loại văn bản ra khỏi hệ thống; duyệt nội dung
văn bản; phân luồng văn bản đến; cấp quyền đọc văn bản cho những người sử dụng; cấp quyền sử dụng cho nhân viên; phân nhóm làm việc…
- Quyền ghi nhận văn bản: Quyền này được hiểu là việc đăng ký văn bản vào hệ thống. Ngoài quyền chuyên viên ra thì cán bộ văn thư được cấp quyền này, kể cả ghi nhận nội dung của văn bản.
- Quyền quản trị tài liệu gốc (thuật ngữ này được hiểu là bản chính của tài liệu và là những tài liệu hiện hành, chưa đến hạn hoặc chưa được nộp vào lưu trữ): Những cán bộ được giao quyền này có trách nhiệm quản lý bản gốc của tài liệu tại các đơn vị thông qua việc: cho mượn, thu hồi, thống kê (theo quy định), kể cả việc kiểm soát tình trạng mượn quá hạn.
Quyền quản trị tài liệu gốc được thực hiện ở hai cấp:
+ Cấp Bộ: Tất cả những bản gốc của tài liệu được lưu trữ tại Văn phòng Bộ sẽ do cán bộ văn thư có trách nhiệm quản lý.
+ Cấp đơn vị: Tài liệu được lưu giữ tại các đơn vị chức năng sẽ do cán bộ được giao trách nhiệm làm công tác văn thư tại các đơn vị đó quản lý.
- Quyền quản trị kỹ thuật: Quyền này được giao cho các chuyên viên về CNTT nhằm đảm bảo kỹ thuật và chương trình cho hệ thống hoạt động ổn định trong môi trường tin học.
b. Tích hợp được với CSDL văn bản quy phạm pháp luật (dạng toàn văn) của Bộ KH - CN và CSDL văn bản quy phạm pháp luật của Văn phòng Chính phủ.
Văn bản quy phạm pháp luật là nguồn thông tin quan trọng đòi hỏi phải được quản lý chặt chẽ và cung cấp kịp thời trong hệ thống thông tin quản lý tại Bộ KH - CN. Hiện nay, trên hệ thống máy chủ của Bộ KH - CN đã có CSDL văn bản quy phạm pháp luật của nhà nước do Văn phòng Chính phủ quản lý và cung cấp thông qua hệ thống mạng của Chính
phủ – CPnet và CSDL văn bản quy phạm pháp luật của Bộ. Phần mềm quản lý văn bản được thiết kế phải tích hợp được với các CSDL này.
c. Quản lý văn bản đi - đến và các văn bản nội bộ.
Đây là một trong những chức năng chính của chương trình. Phần mềm được xây dựng phải có khả năng:
- Đăng ký và quản lý các văn bản đi - đến và văn bản lưu hành nội bộ để khi cần có thể tìm kiếm dễ dàng theo nhiều tiêu chí khác nhau thuận tiện cho việc khai thác của người dùng tin như: thời gian của văn bản, trích yếu nội dung văn bản, từ khoá…
- Có thể chuyển văn bản qua đường E-mail
- Có thể lập luồng xử lý dựa theo các văn bản đến và văn bản dự thảo.
- Có thể nhóm các bản đi - đến vào các vụ việc (một hình thức của lập hồ sơ) để theo dõi hồi đáp.
Dựa vào hình 2.2, có thể nhận thấy hoạt động xử lý văn bản đi - đến và văn bản lưu hành nội bộ của cơ quan Bộ như sau:
- Khi có công văn gửi từ các đối tác bên ngoài tới, nhân viên văn thư làm nhiệm vụ tiếp nhận sau đó đăng ký vào sổ và gửi tới lãnh đạo Văn phòng để xin ý kiến xử lý. Lãnh đạo Văn phòng xử lý sơ bộ, cho ý kiến chuyển giao văn bản và gửi trả văn thư. Cán bộ văn thư làm nhiệm vụ phân loại văn bản theo ý kiến giải quyết của lãnh đạo Văn phòng và phân luồng xử lý sau đó gửi văn bản đến các đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm giải quyết.
- Đối với các văn bản được gửi đi bao giờ cũng do chuyên viên trong cơ quan Bộ có trách nhiệm soạn thảo. Sau đó, văn bản sẽ được đưa ra thảo luận, lấy ý kiến để hoàn chỉnh. Sau khi được các bộ phận chức năng xem (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
xét và được lãnh đạo Bộ ký duyệt, nhân viên văn thư sẽ làm nhiệm vụ đăng ký vào sổ, lưu bản chính trước khi gửi đi.
- Quản lý các văn bản nội bộ theo chu trình: bộ phận chức năng có trách nhiệm khởi thảo, thảo luận, lấy ý kiến và công bố cho các đối tượng có liên quan.
Văn thư
Đối tác ngoài - Lưu trữ
VB đến VB đi TL lưu trữ Chánh, Phó Văn phòng Các Vụ chức năng Các cá nhân có trách nhiệm Lãnh đạo Bộ văn bản đến để xử lý văn bản trình các ý kiến xử lý Trình để phân loại và xin ý kiến xử lý Các văn bản trình duyệt, các thông báo,
các báo cáo Ra các quyết định
Chuyển văn thư để đánh máy, nhân bản, lưu trữ và gửi đi trả văn bản mư ợn văn bản Trình duyệt VB và ý kiến xử lý Các yêu cầu xử lý Gửi đăng ký và lưu trữ
Hình 2.2: Sơ đồ chuyển giao và xử lý văn bản tại VP Bộ KH - CN Như vậy có thể thấy rằng hoạt động ra quyết định của lãnh đạo Bộ luôn luôn phải dựa vào hoạt động của quá trình xử lý văn bản. Điều này có nghĩa rằng một hệ xử lý văn thư phải mang ý nghĩa của một hệ điều hành. Sơ đồ vận động, xử lý văn bản tại Văn phòng Bộ KH – CN được trình bày trên hình 2.2
d. Kiểm soát tiến độ và kết quả xử lý vụ việc nội bộ thông qua luồng xử lý của chương trình ứng dụng.
Hoạt động của chức năng này cho phép nhắc việc đến từng cán bộ có trách nhiệm của hệ thống khi họ được giao việc mà chưa xử lý.
Dự kiến của chương trình phần mềm này có 3 kiểu tổ chức lấy ý kiến hoặc thông báo (khi một cá nhân có vấn đề cần xử lý có thể viết thành văn bản, gửi tới cho những người khác để thông báo hoặc lấy ý kiến tham khảo). Cụ thể như sau:
- Kiểu song song: văn bản gửi đến đồng thời nhiều người. Cùng một lúc mọi người đều tiếp nhận thông báo hoặc xử lý và phản hồi ý kiến độc lập không phải chờ nhau.
- Kiểu tuần tự: Việc xử lý nội dung văn bản phải tuân theo một trình tự nhất định, người có trách nhiệm xử lý trước cho ý kiến trước rồi mới đến người sau.
- Kiểu hỗn hợp: Kiểu này bao gồm cả hai dạng song song và tuần tự đã nêu ở trên.
Nói cách khác, chương trình phải tạo được 3 bước trong luồng xử lý (luồng xử lý ở đây là chỉ hoạt động quản lý và điều hành bằng văn bản tại cơ quan Bộ).
- Tạo luồng xử lý: Muốn thông báo hay thu thập ý kiến của người khác về một văn bản soạn thảo nhất định, cần thiết kế đường đi của văn bản đó trong luồng xử lý. Mỗi nút của luồng xử lý được gán cho một cá nhân có trách nhiệm với yêu cầu cụ thể về nội dung xử lý và thời gian hoàn thành.
- Theo dõi xử lý: Người tạo luồng xử lý chỉ cần nhìn trên sơ đồ là nắm được tiến độ xử lý. Ai chưa xử lý, trên sơ đồ sẽ hiện màu đỏ, ai đang xử lý sẽ hiện màu vàng và ai xử lý xong sẽ hiện màu xanh.
- Xử lý: một người có nhiệm vụ xử lý sẽ được hệ thống nhắc việc ngay khi bật máy tính bằng biểu tượng “cần xử lý”. Bấm vào biểu tượng, các yêu cầu xử lý xuất hiện. Người có nhiệm vụ thực hiện xử lý. Khi xử lý xong, các yêu cầu xử lý đó biến mất. Trong trường hợp người có trách nhiệm xử lý cần có những người khác tham gia thì phần mềm sẽ cho phép tạo luồng con nhằm trợ giúp người đó chọn đối tác xử lý cùng.
Phần mềm được thiết kế cũng cần thiết phải có công cụ tổng hợp ý kiến, tức là các ý kiến được tập hợp lại thành một tài liệu. Người có trách nhiệm tập hợp sẽ đọc được tất cả các ý kiến đó.
e. Kiểm soát công việc có yếu tố bên ngoài tham gia – Theo dõi hồi báo.
Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, có những công việc đòi hỏi cơ quan Bộ phải kết hợp với các đối tác bên ngoài. Đối với các công việc như vậy thông thường sẽ rất khó kiểm soát cụ thể tiến độ thực hiện. Trước đây, việc kiểm soát này chỉ có thể thực hiện được qua những văn bản trao đổi với bên ngoài có liên quan đến công việc (bao gồm cả công văn đi và công văn đến) - đây chính là việc theo dõi hồi báo. CNTT có thể cung cấp giải pháp cho vấn đề này qua việc: cán bộ thừa hành công việc mỗi khi nhận hoặc gửi một văn bản (liên quan đến công việc đó) đi chỉ cần đánh dấu. Cán bộ quản lý muốn theo dõi công việc nào chỉ cần chọn mục chỉ công việc đó, trên màn hình sẽ xuất hiện 2 cột: cột văn bản đi liên quan đến công
việc đó và cột văn bản đến liên quan đến công việc đó. Các văn bản này sẽ được sắp xếp theo trình tự thời gian để người có trách nhiệm giải quyết dễ dàng theo dõi tiến trình của công việc. Thực chất của chức năng này chính là lập hồ sơ công việc.
g. Quản lý bản gốc.
Quản lý văn bản là trách nhiệm của tất cả những cá nhân trong cơ quan khi tham gia vào công việc có liên quan đến văn bản. Tuy nhiên, trách nhiệm quản lý văn bản cũng được giao cho các chủ thể lãnh đạo. Những cán bộ văn thư sử dụng văn bản để không những hỗ trợ cho quá trình ra quyết định và điều hành công việc thông qua văn bản mà còn phải quản lý được bản gốc của văn bản. Phần mềm ứng dụng này cũng cho phép họ quản lý văn bản gốc thông qua mạng máy tính. Khi cần tìm bản gốc, phần mềm này sẽ cung cấp cho họ thông tin về văn bản đó đang ở đâu hoặc ai đang mượn.
h. Những chức năng hỗ trợ.
Chương trình ứng dụng để quản lý và điều hành qua mạng bằng văn bản còn có thể cung cấp thêm các chức năng hỗ trợ như:
- Hỗ trợ lịch công tác và danh bạ điện thoại: cho phép các cá nhân hoặc đơn vị, từ máy tính của mình trong mạng có thể đăng ký làm việc với các thông tin về thời gian, địa điểm, nội dung, thành phần và yêu cầu chuẩn bị. Văn phòng căn cứ vào đó có thể xếp lịch cho hoạt động đã được đăng ký này. Ngoài ra, phần mềm này còn cho phép người sử dụng là thành viên có thể tra tìm số điện thoại cần thiết một cách nhanh chóng.
- Tích hợp với Internet và Intranet: Chức năng này cho phép trao đối dữ liệu thông qua E-mail. Khi làm việc với bất kỳ một văn bản nào đều có thể gửi văn bản qua E-mail. Có một Webmail để nhận thư điện tử từ Internet hay Intranet với nút phụ trợ, chỉ cần bấm vào đó để đăng ký một E- mail thành một văn bản đến. Có bảng tin trên trang chủ (trang chủ WEB)
để công bố văn bản nội bộ: mỗi khi tạo một văn bản nội bộ trong chế độ công khai thì đều nhìn thấy ngay văn bản đó trong bản tin mà không phải đăng nhập vào hệ thống. Ngoài ra, giúp cho cán bộ có thể trao đổi và tìm kiếm và cập nhật thông tin trong một kho thông tin khổng lồ của thế giới.
- Một số chức năng khác liên quan đến sao lưu dữ liệu; bảo mật hệ thống; ghi nhật ký làm việc để trong trường hợp cần thiết có thể xác định nguyên nhân và quy trách nhiệm khi xảy ra sự cố; dọn dẹp bộ nhớ, tự động xoá các dữ liệu không cần thiết hoặc quá thời hạn… (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});