8. BỐ CỤC CỦA LUẬN VĂN
2.2.6Chuyển giao văn bản và theo dõi xử lý văn bản
Một trong số những ưu điểm của chương trình quản lý văn bản là tất cả các văn bản đi – văn bản đến hay văn bản lưu hành nội bộ, khi đã được đăng ký vào CSDL thì đều hiện thị trên giao diện màn hình của các máy trạm tại các đơn vị và cá nhân có trách nhiệm theo dõi, xử lý (tất nhiên là chỉ những đơn vị hoặc cá nhân nào đã được cấp quyền xử lý hoặc quyền đọc văn bản thì mới có thể nhìn thấy văn bản trên máy
của mình). Điều đó có nghĩa là các văn bản đã được chuyển giao một cách nhanh chóng và chính xác thông qua mạng nội bộ của cơ quan. Tuy nhiên, mong muốn của người quản lý là, làm thế nào để theo dõi và giám sát có hiệu quả toàn bộ quá trình xử lý văn bản đó, bao gồm: phân quyền xử lý, mời tham gia xử lý văn bản, tiếp thu ý kiến đóng góp về văn bản đó trên hệ thống mạng. Chương trình quản lý và điều hành qua mạng bằng văn bản cho phép người sử dụng có thể theo dõi được văn bản đi và đến cơ quan, quản lý được chu trình xử lý văn bản bao gồm việc tiếp nhận ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo Bộ về việc giải quyết văn bản, tiếp nhận các ý kiến của các chuyên viên về việc xử lý văn bản.
Thông thường, hoạt động xử lý văn bản của các cơ quan nói chung và của Bộ KH - CN nói riêng diễn ra theo những tình huống sau:
- Lãnh đạo cơ quan hoặc chuyên viên phải xử lý văn bản mà nhận thấy rằng nội dung văn bản này cần sự tham gia của một số người, hoặc lãnh đạo cơ quan nhận thấy rằng phải giao cho các chuyên viên xử lý và theo dõi quá trình xử lý văn bản đó. Khi đó, hệ thống thông tin này cung cấp chức năng tạo luồng xử lý văn bản. Luồng xử lý là một tình huống quản lý hành chính rất thường gặp trong hoạt động của các cơ quan.
- Người sử dụng được giao trách nhiệm soạn thảo văn bản và văn bản này phải lấy ý kiến của một số người hoặc phải trình lãnh đạo duyệt. Khi đó hệ thống thông tin cũng cung cấp chức năng tạo luồng xử lý văn bản.
- Người sử dụng là người được giao quyền xử lý văn bản, tuy nhiên, để giải quyết vấn đề này, người sử dụng phải yêu cầu các thành viên khác trong hệ thống mạng xem xét và cho ý kiến, sau đó người sử dụng tổng hợp ý kiến và trình lên lãnh đạo thông qua luồng xử lý. Trong trường hợp này, người sử dụng lấy ý kiến của các thành viên khác là đã tạo ra một luồng xử lý con để phục vụ cho luồng xử lý chính.
- Người sử dụng có trách nhiệm giải quyết công việc nào đó thuộc về chức năng, nhiệm vụ của mình. Để giải quyết công việc đó, người sử dụng cần trao đổi với những người khác, khi đó người sử dụng cũng có thể dùng “Luồng xử lý” để ghi ý kiến của mình và gửi đến những cá nhân hoặc đơn vị có liên quan là thành viên của hệ thống.
Trên cơ sở mô hình vận động văn bản của hoạt động quản lý, chương trình ứng dụng của hệ thống nhằm vào thực hiện 2 chức năng chính trong xử lý văn bản tại Bộ KH - CN là theo dõi xử lý công việc và xử lý công việc.
- Chức năng Theo dõi xử lý công việc: Chức năng này giúp
người sử dụng nhìn thấy tất cả những “luồng xử lý văn bản” để đọc kết quả xử lý và kiểm soát tiến độ xử lý. “Luồng xử lý văn bản” hay gọi tắt là “Luồng xử lý” được thực hiện với việc kèm theo chức năng theo dõi xử lý công việc bao gồm các yếu tố thông tin sau:
1. Trích yếu: Tóm tắt ý chính của công việc cần xử lý hoặc trích yếu nội dung của văn bản cần xử lý
Độ dài trường: không giới hạn
2. Từ ngày (ngày tạo); là ngày văn bản được tạo nên hoặc được đưa vào luồng xử lý (có thể hiểu là ngày văn bản hoặc công việc bắt đầu được phải được xử lý)
Độ dài trường cố định: 10 ký tự
3. Đến ngày (ngày tạo): là ngày văn bản hoặc nội dung công việc phải được xử lý xong và cập nhật vào hệ thống.
Độ dài trường cố định: 10 ký tự
4. Tạo luồng xử lý: Đây là nút chức năng của chương trình. Sau khi nội dung công việc hoặc văn bản đã được đưa vào hệ thống, người sử dụng nhấn vào nút “Tạo luồng xử lý” để liên kết đến người cùng phối hợp giải quyết và đặt các yêu cầu giải quyết.
Sau khi nhấn vào nút tạo luồng xử lý, hệ thống sẽ hiển thị một danh sách các trường thông tin con và người sử dụng phải điền các yêu cầu của mình vào đó. Các yêu cầu đó bao gồm các cửa dữ liệu sau:
- Người xử lý: ở trường thông tin này, người sử dụng phải điền tên người xử lý nội dung công việc hoặc văn bản này (đương nhiên, người đó phải là thành viên của hệ thống và được quyền xử lý văn bản hoặc công việc này). Có thể điền tên trực tiếp hoặc lựa chọn theo danh sách tên người định sẵn trong hệ thống.
- Nhóm xử lý: chức năng của trường thông tin này cũng tương tự như trường thông tin người xử lý. Thay bằng việc xử lý theo cá nhân thì người sử dụng yêu cầu xử lý văn bản này theo nhóm.
- Thời hạn xử lý: Đây là thời hạn mà công việc phải hoàn thành. Hệ thống đã tự mặc định thời hạn là sau 7 ngày kể từ ngày công việc hoặc văn bản đó được đưa vào chương trình xử lý. Trường hợp người sử dụng có quyền thay đổi thời hạn xử lý này thì phài nhập thời hạn cần thiết.
- Kiểu xử lý: đòi hỏi người sử dụng phải lựa chọn 1 trong 2 khả năng, đó là “Thông báo” và ”Xem và và cho ý kiến”. Chương trình sẽ xác nhận 2 kiểu xử lý này như sau: Nếu là “Thông báo” thì người xử lý chỉ cần mở nội dung công việc hoặc văn bản ra xem thì được coi như đã xử lý xong; Nếu là “Xem và cho ý kiến” thì người xử lý buộc phải xem và cho ý kiến sau đó xác nhận là đã xong thì chương trình mới chấp nhận là công việc được giải quyết xong.
- Yêu cầu xử lý: đây là trường thông tin cho phép người sử dụng biên soạn các yêu cầu xử lý cụ thể. Ví dụ: “Lập danh sách những cán bộ đủ tiêu chuẩn lên lương.”
- Theo nhóm: Chức năng này được sử dụng trong trường hợp đối
tượng phải xử lý công việc hoặc văn bản là một nhóm. Có thể là một phòng chức năng; các thành viên của một dự án; lãnh đạo các vụ…. Khi
đó người sử dụng chỉ việc đánh dấu vào chức năng này, nội dung văn bản hoặc công việc sẽ được chuyển đến đúng đối tượng.
5. Theo dõi: Người sử dụng có thể dùng nút này để theo dõi tiến trình giải quyết nội dung công việc hoặc văn bản đã đưa vào luồng xử lý. Như đã trình bày ở phần trên về kiểm soát tiến độ và xử lý công việc, theo dõi xử lý tích hợp các kiểu xử lý như kiểu song song, kiểu tuần tự và kiểu hỗn hợp.
Khi sử dụng chức năng này, màn hình hiển thị sẽ xuất hiện một danh sách các công việc đã được tạo lập với nội dung và ngày tạo. Người sử dụng có thể nhìn vào bảng chỉ thị màu để xác định mức độ hoàn thành công việc. Màu đỏ là công việc chưa hoàn thành
THEO DếI XỬ Lí CễNG VIỆC Trớch yếu Từ ngày (Ngày tạo) éến ngày (Ngày tạo) Tạo luồng xử lý Ngu?n van b?n t? t?o
Theo dõi Xoá Tìm kiếm Làm tươi DANH SÁCH DềNG CễNG VIỆC éà TẠO
Chủ đề Ngày tạo (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Góp ý Dự thảo Nghị định Chính phủ - Sáng kiến cải tiến kỹ
thuật hợp lý hoá sản xuất 26/04/2004 10:17:0
KHCN 23/04/2004 11:40
Hình 2.16: Màn hình theo dõi xử lý công việc
6. Xoá: Chức năng này cho phép người sử dụng xoá yêu cầu xử lý khỏi hệ thống. Chỉ có duy nhất người tạo ra luồng xử lý mới được quyền xoá luồng xử lý.
7. Tìm kiếm. Chức năng này cho phép người sử dụng có thể tìm kiếm những luồng xử lý đã được tạo lập để theo dõi. Mặt khác, chức năng này cũng cho phép người sử dụng có thể lọc những công việc mà mình quan tâm theo các tham số mà người sử dụng quan tâm.
Màn hình thể hiện chức năng theo dõi xử lý công việc được trình bày trên hình 2.15.
- Chức năng Xử lý công việc: Chức năng này cho phép người sử dụng nhìn thấy tất cả các luồng xử lý do người khác lập nên và mình phải xử lý. Dựa vào yêu cầu xử lý của luồng xử lý, người sử dụng phải xứ lý văn bản theo đúng yêu cầu về mặt nội dung công việc và thời gian hoàn thành.
XỬ Lí CễNG VIỆC
Trớch yếu Làm tươi
Ngày tạo Từ ngày éến ngày Tìm kiếm
Danh sỏch cụng việc cần xử lý Danh sỏch tất cả cỏc cụng việc CễNG VIỆC CẦN XỬ Lí
Chủ đề Ngày tạo
Trang: 0/0
Hình 2.17: Màn hình xử lý công việc