8. BỐ CỤC CỦA LUẬN VĂN
3.2. CÁC BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ
CÔNG NGHỆ THÔNG TIN ĐỂ QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ.
Kinh nghiệm cho thấy trước khi xây dựng hệ thống thông tin cần phải tiến hành công tác nghiên cứu chính bản thân hệ thống trong một thể thống nhất của khách thể và chủ thể quản lý. Trước hết cần có cách tiếp cận hệ thống: phải nghiên cứu tổng thể, phân tách cẩn thận từng phần, cơ cấu của nó, những nhiệm vụ mà hệ thống đó có trách nhiệm phải giải quyết, vai trò chức năng của hệ thống đó trong hệ thống cấp cao hơn. Điều quan trọng là phải phân tách một cách rành mạch các chức năng giữa các bộ phận khác nhau của chủ thể quản lý và giữa các
nhân viên của chủ thể quản lý đó, thẩm quyền, quyền hạn và nghĩa vụ của hệ thống, xác định những lề lối làm việc của các bộ phận ấy, xác định rõ số lượng và loại thông tin cần thiết cho các bộ phận đó, các nguồn thông tin và chế độ định kỳ nhận tin. Chỉ có trên cơ sở kết quả nghiên cứu đó mới có thể quyết định, nên tự động hoá những khâu nào trong công tác thông tin và sử dụng những phương tiện nào cho mục đích ấy.
Đối với chương trình ứng dụng CNTT để quản lý văn bản trong HTTTQL của Bộ KH – CN, ngoài các biện pháp khắc phục hạn chế như chúng tôi đã nêu ở trên, để đảm bảo cho HTTTQL hoạt động có hiệu quả đòi hỏi chương trình ứng dụng CNTT cũng phải hoạt động có hiệu quả. Sau đây chúng tôi đề xuất một số các biện pháp nhằm nâng cao hơn nữa hiệu qủa ứng dụng CNTT để quản lý văn bản tại Bộ KH – CN nói riêng và của các cơ quan nhà nước khác nói chung như sau:
3.2.1 Xây dựng chương trình phần mềm tối ưu phục vụ hoạt động quản lý văn bản.
Chúng ta đều biết rằng ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản để hoàn thiện và góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của HTTTQL thực chất là việc phân tích các yếu tố đầu vào, các yêu cầu đầu ra, đối tượng quản lý của hệ thống để từ đó lựa chọn và xây dựng một phần mềm quản lý thích hợp đáp ứng được yêu cầu của hoạt động quản lý. Trong thực tế, hiện nay tại Bộ KH – CN, với phần mềm quản lý văn bản đã được xây dựng, về cơ bản đã đáp ứng được yêu cầu của hoạt động lãnh đạo, quản lý trong thời điểm hiện tại. Tuy nhiên, với sự phát triển ngày càng nhanh của xã hội, chỉ trong thời gian không lâu nữa, nếu không có sự đầu tư nâng cấp và mở rộng chương trình, phần mềm này sẽ sớm trở nên lạc hậu. Để giải quyết những tồn tại nêu trên, trên cơ sở những kết quả đạt được của chương trình phần mềm đã xây dựng, Bộ KH – CN cần tiếp tục đầu tư nghiên cứu và
hoàn chỉnh phần mềm theo hướng đơn giản và thuận tiện với người sử dụng, có tính mở và có khả năng liên kết với các phần mềm quản lý khác được xây dựng trong cơ quan Bộ. Phần mềm ứng dụng được hoàn chỉnh phải thoả mãn được một số yêu cầu sau:
- Phần mềm quản lý văn bản phải dễ sử dụng. Có thể coi đây là một trong những yêu cầu tiên quyết của phần mềm ứng dụng nói chung và phần mềm quản lý văn bản nói riêng. Dễ sử dụng là nhân tố giúp cho phầm mềm trở nên thân thiện với người dùng. Dễ sử dụng thể hiện ở giao diện màn hình đẹp, thực đơn thuận tiện, dấu nhắc rõ ràng, các thuật ngữ dễ hiểu. Điều này là cần thiết bởi người sử dụng phần mềm của hệ thống những là cán bộ làm việc ở nhiều vị trí khác nhau trong cơ quan Bộ, do đó trình độ khác nhau và khi sử dụng chương trình họ phải hiểu được các chức năng một cách thống nhất. Dễ sử dụng còn làm tăng khả năng và số lượng người khai thác, sử dụng chương trình phần mềm. Phần mềm dễ sử dụng còn phải đáp ứng được nhiều mức chọn lựa thực đơn và lệnh đáp ứng cho những người dùng có kinh nghiệm khác nhau. Yêu cầu về dễ sử dụng còn được hiểu là có tài liệu hướng dẫn sử dụng dễ đọc và rõ ràng, có sự trợ giúp trực tuyến (Help on line).
- Phần mềm quản lý văn bản phải có khả năng tương thích với các phần mềm khác. Đây là một yêu cầu nhất thiết phải được quan tâm khi lựa chọn xây dựng chương trình ứng dụng bởi trong hệ thống thông tin quản lý, có rất nhiêu phân hệ con được xây dựng bởi nhiều chương trình phần mềm khác nhau mà chương trình phần mềm quản lý văn bản là một phân hệ con. Các phần mềm này kết nối và giao tiếp với nhau tạo thành một tổng thể hệ thống thông tin quản lý hoàn chỉnh. Vì lẽ đó mà giữa các phần mềm có sự không tương thích sẽ dẫn đến việc mỗi lần thay đổi hoặc bổ sung một phần mềm nào đó trong hệ thống sẽ phải thay đổi toàn bộ các phần mềm khác, điều này là không khả thi hoặc sẽ rất tốn kém. Trong tương lai không xa, khi mà nền hành chính được vận hành theo hướng điện tử hoá, khả năng
tương thích của các phần mềm ứng dụng sẽ là yếu tố tiên quyết để các nhà đầu tư lựa chọn và sử dụng. Khả năng tương thích còn bao gồm tương thích ngang và tương thích dọc. Tương thích ngang có nghĩa là tập hợp các phần mềm chạy trên một máy (phần cứng) có thể tương thích với nhau được. Tương thích dọc có nghĩa là phần mềm đó có thể sử dụng được ở nhiều máy (phần cứng) khác nhau.
- Phần mềm quản lý văn bản phải có khả năng mở rộng và nâng cấp nhằm đáp ứng yêu cầu của hoạt động quản lý. Theo thời gian, hoạt động quản lý của mỗi một cơ quan sẽ có sự thay đổi cho phù hợp với thực tiễn của sự phát triển, từ đó sẽ dẫn đến hình thức quản lý, phương pháp quản lý thay đổi, yêu cầu thông tin đáp ứng cho hoạt động quản lý cũng thay đổi theo và tất nhiên, chức năng của phần mềm quản lý văn bản cũng phải được mở rộng, được nâng cấp và thay đổi cho phù hợp.
3.2.2 Mở rộng phạm vi ứng dụng của chương trình ứng dụng quản lý văn bản.
Trong hoạt động quản lý nhà nước, lập hồ sơ công việc là một nội dung quan trọng không những có tác động trực tiếp đến hiệu quả công việc của cơ quan còn ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng và hoạt động của công tác lưu trữ. Thực tế hiện nay, lập hồ sơ công việc còn là một vấn đề chưa được thực hiện tại nhiều các cơ quan Nhà nước mà cơ quan Bộ KH – CN là một trong số đó, thực tế này xuất phát từ nhiều lý do, cả về khách quan và chủ quan. Ứng dụng CNTT trong công tác quản lý văn bản phần nào đã khắc phục được vấn đề trên. Tất cả các văn bản đi và đến được quản lý tại một CSDL. Việc sắp xếp, phân loại chúng sẽ dựa trên các tiêu chí được xây dựng theo yêu cầu của người sử dụng. Trong chương trình quản lý và điều hành qua mạng bằng văn bản tại cơ quan Bộ, lập hồ sơ công việc được thể hiện rõ nét nhất tại chức năng “Theo dõi hồi báo”. Tất cả các vấn đề có liên quan tới yếu tố bên ngoài
cơ quan Bộ sẽ được theo dõi bằng chức năng này. Tuy nhiên, nếu chỉ là những hồ sơ như vậy vẫn chưa đảm bảo đầy đủ vì kể cả những hoạt động phát sinh trong cơ quan Bộ cũng cần thiết phải được lập hồ sơ và những hồ sơ đó cũng rất quan trọng. Ví dụ như kế hoạch hàng năm và báo cáo thực hiện kế hoạch hàng năm của các đơn vị trong cơ quan Bộ; đầu tư, sửa chữa hoặc nâng cấp trụ sở làm việc của cơ quan Bộ… Điều này giải thích cho việc tại sao chức năng này chưa được sử dụng một cách phổ biến như làm một hình thức của lập hồ sơ hiện hành. Mở rộng phạm vi ứng dụng đối với chức năng lập hồ sơ hiện hành là một yêu cầu nhằm nâng cao hơn nữa khả năng sử dụng của chương trình. Mỗi một văn bản khi được cập nhật vào CSDL đều được quản lý theo các tiêu chí chung như tên loại văn bản, ngày tháng của văn bản, trích yếu nội dung văn bản… đây cũng là những tiêu chí cơ bản giúp cho việc lập hồ sơ điện tử được thực hiện một cách thuận lợi. Đặc điểm của các dữ liệu về văn bản được quản lý trong hệ thống là cấu trúc phân cấp, toàn bộ hệ thống văn bản quản lý hình thành trong cơ quan Bộ sẽ được phân chia thành các cấp độ khác nhau.
Cấp 1: Theo tính chất của văn bản có: - Văn bản quy phạm pháp luật - Văn bản hành chính thông thường Cấp 2: Theo tên loại văn bản có:
- Luật - Pháp lệnh - Lệnh - Nghị quyết - Nghị định - Quyết định - Chỉ thị
- Thông tư - Kế hoạch - Báo cáo - Biên bản - Điều lệ - Tờ trình - Thông báo - Công văn - Quy chế
Cấp 3: Theo tên loại cơ quan ban hành văn bản có: - Quốc hội
- Uỷ ban thường vụ Quốc hội - Chủ tịch nước
- Chính phủ
- Thủ tướng Chính phủ - Bộ KH – CN.
- Các Bộ, Ngành và cơ quan Truong ương (có danh mục tên các cơ quan sẽ được tạo sẵn trong CSDL)
- Các cơ quan địa phương (danh mục tên các cơ quan sẽ được tạo sẵn trong CSDL)
- Các cơ quan trực thuộc Bộ KH – CN (danh mục tên các cơ quan sẽ được tạo sẵn trong CSDL)
- Các cơ quan khác
Dựa vào các yếu tố phân loại này cùng với việc xây dựng một bảng từ khoá chuẩn phản ánh chính xác nội dung chủ đề của các văn bản quản lý hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan Bộ, các lập trình viên sẽ làm nhiệm vụ liên kết chúng trong CSDL theo yêu cầu
của người sử dụng. Các văn bản có thể được lên kiết với nhau trong CSDL dưới một tiêu đề chung (tiêu đề hồ sơ) theo các tiêu chí cơ bản kết hợp với các tiêu chí khác nhau như: tên loại văn bản, cơ quan ban hành văn bản, nội dung của văn bản…. Để tạo thuận lợi cho công tác này, Văn phòng Bộ cần tiến hành nghiên cứu và xây dựng bảng Danh mục hồ sơ hàng năm cho cơ quan Bộ, bảng Danh mục này sẽ được cập nhật vào hệ thống và các cán bộ, chuyên viên sẽ lập hồ sơ theo các hồ sơ đã được mở trong hệ thống.
Ngoại trừ những hồ sơ không được phép công bố rộng rãi, quyền xem các hồ sơ này có thể được cho phép đối với tất cả các thành viên tham gia vào hệ thống này. Cần phải nhấn mạnh là chỉ cấp quyền xem hồ sơ mà không cấp quyền sửa chữa, thay đổi hồ sơ (quyền này giới hạn ở những người có thẩm quyền). Từ những hồ sơ hiện hành đã được lập, hệ thống cũng cần thiết phải có sự liên kết đối chương trình ứng dụng CNTT của bộ phận Lưu trữ qua hệ thống mạng nội bộ. Liên kết này cho phép bộ phận lưu trữ quản lý được cả những hồ sơ sẽ là nguồn nộp lưu vào lưu trữ. Sau khi những hồ sơ công việc hết thời hạn hiện hành, người sử dụng chỉ cần sử dụng chức năng chuyển lưu trữ, toàn bộ những hồ sơ đó sẽ được chuyển vào CSDL tài liệu lưu trữ. Cán bộ lưu trữ làm nhiệm vụ kiểm tra giữa hồ sơ thực được nộp vào và hồ sơ trên mạng điện tử, qua đó tránh mất mát, thất lạc tài liệu và tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ.