8. BỐ CỤC CỦA LUẬN VĂN
1.3.1 Quản lý và hệ thống thông tin quản lý
1.3.1.1 Khái niệm quản lý và thông tin trong quản lý.
a. Quản lý.
Quản lý là một lĩnh vực hoạt động của trí tuệ, là một trong những công việc khó khăn, phức tạp nhất trong các lĩnh vực hoạt động của con người. Theo C.Mác “trong tất cả những công việc mà có nhiều người hợp tác với nhau thì mối liên hệ chung và sự thống nhất của quá trình tất phải biểu hiện ra ở trong một ý chí điều khiển và trong những chức năng không có quan hệ với những công việc bộ phận, mà quan hệ với toàn bộ hoạt động của công xưởng, cũng giống như trường hợp nhạc trưởng của một dàn nhạc vậy. Đó là một thứ lao động sản xuất có tính chất kết hợp”[3.587]. Theo quan điểm hệ thống, quản lý là sự tác động của chủ thể quản lý đến khách thể quản lý để tổ chức phối hợp hoạt động của con người trong các quá trình sản xuất – xã hội nhằm đạt được mục tiêu đã định. Theo GS. Đỗ Hoàng Toàn: “Quản lý là sự tác động có tổ chức, có hướng đích của chủ thể quản lý lên khách thể quản lý để đạt được mục tiêu chung” [37, 68]. Quá trình quản lý được thể hiện qua sơ đồ trên hình 1.2:
Công cụ
Chủ thể quản lý Khách thể
quản lý
Hình 1.2: Mô hình quản lý.
- Chủ thể quản lý có thể là một cá nhân, một nhóm hay một tổ chức.
- Công cụ quản lý là phương tiện của chủ thể quản lý tác động lên khách thể. Công cụ quản lý có thể là mệnh lệnh, quyết định, các văn bản luật, chính sách, chương trình, mục tiêu.
- Phương pháp có thể hiểu là cách thức tác động của chủ thể đến khách thể. Trong quản lý hiện đại, phương pháp quản lý được đúc kết từ nhiều lĩnh vực khác nhau của khoa học xã hội và khoa học hành vi.
Quá trình quản lý luôn nằm trong sự tương tác có hiệu chỉnh giữa hai ngôi: khách thể quản lý và chủ thể quản lý thông qua quá trình thông tin liên tục hai chiều giữa hai ngôi trên. Cơ sở cho việc ra quyết định quản lý là toàn bộ không gian thông tin bao gồm:
- Thông tin từ trên xuống (các chỉ thị, mệnh lệnh, pháp quy điều chỉnh)
- Thông tin từ dưới lên (thông tin phản ánh, hiện thực) - Thông tin từ môi trường vào.
Các nhà lãnh đạo khi thực hiện chức năng quản lý của mình đều cần tới các loại thông tin, do vậy về thực chất, hoạt động quản lý chính là quá trình tiếp nhận và xử lý thông tin – quá trình thông tin. Khi thông tin trở thành tri thức sẽ tạo điều kiện cho lãnh đạo ra quyết định chính xác, nhanh chóng và có hiệu quả hơn.
Có thể định nghĩa khái quát về quản lý như sau: “Quản lý là sự tác động có hướng đích của chủ thể quản lý đến đối tượng quản lý, bằng một hệ thống các giải pháp nhằm thay đổi trạng thái của đối tượng quản lý, đưa hệ thống tiếp cận mục tiêu cuối cùng, phục vụ cho lợi ích của con người” [32.15].
b. Thông tin trong quản lý.
Thông tin tồn tại và vận động trong không gian và thời gian nhờ các kênh và phương tiện riêng biệt. Thông tin có nhiều mức độ chất lượng khác nhau. Các số liệu, dữ kiện ban đầu thu thập được qua điều tra, khảo sát là các thông tin nguyên liệu, còn gọi là dữ liệu. Từ các dữ liệu đó, qua xử lý, phân tích, tổng hợp sẽ thu được những thông tin có giá trị cao hơn hay còn gọi là thông tin có giá trị gia tăng (value added information). Ở mức độ cao hơn nữa là các thông tin quyết định trong quản lý và lãnh đạo – kết qua xử lý của những nhà quản lý có năng lực và kinh nghiệm. Mức độ cao nhất là các thông tin chứa đựng trong các quy luật khoa học – kết quả của những công trình nghiên cứu, thử nghiệm của các nhà khoa học và chuyên môn và khi đó thông tin trở thành tri thức.
Như vậy, dữ liệu có thể hiểu là nguyên liệu gốc, là đầu vào của một hệ thống thông tin. Dữ liệu có các đặc tính như lưu giữ các sự kiện, mang tính bị động và được thu thập từ nhiều nguồn khác nhau. Trong khi đó thông tin có các đặc tính là cung cấp các sự kiện, mang tính hoạt động và được xử lý, biến đổi từ dữ liệu. Thông tin là kết quả được xử lý từ dữ liệu thông qua trí tuệ của con người và các phương tiện, công cụ hỗ trợ như máy vi tính. Quá trình xử lý dữ liệu thành thông tin có thể biểu diễn như trên hình 1.3:
Dữ liệu Quyết định Thông tin - Công cụ hỗ trợ - Trí tuệ con người Tri thức của người quản lý
Hình 1.3: Quá trình xử lý dữ liệu thành thông tin
Từ những vấn đề đã trình bày ở trên và xét trên góc độ công tác quản lý, người ta hiểu thông tin là những tri thức, tin tức được thu nhận, được hiểu và được đánh giá là có ích cho việc ra quyết định hay nói cách khác, thông tin quản lý là “thông tin mà có ít nhất một cán bộ quản lý cần hoặc có ý muốn dùng vào việc ra quyết định quản lý của mình” [23.14]. Để quản trị và khai thác có hiệu quả các thông tin trong các cơ quan quản lý, người ta xây dựng các hệ thống thông tin quản lý.
1.3.1.2 Hệ thống thông tin quản lý.
a. Hệ thống thông tin.
“Hệ thống thông tin là hệ thống sử dụng nguồn lực con người và công nghệ thông tin để tiếp nhận các nguồn dữ liệu như yếu tố đầu vào và xử lý chúng thành các sản phẩm thông tin là các yếu tố đầu ra trong một môi trường nhất định” [33.312]. Đây là khái niệm tiếp cận hệ thống thông tin theo phương thức hiện đại, khi công nghệ thông tin ngày càng tác động sâu sắc đến mọi mặt của đời sống xã hội và vai trò của công nghệ thông tin đã được khẳng định.
Các thành phần cơ bản của một hệ thống thông tin bao gồm:
Nguồn lực con người: bao gồm người sử dụng và các chuyên gia về hệ thống thông tin. Người sử dụng có thể là người làm nhiệm vụ cập nhật các nguồn dữ liệu đầu vào cho hệ thống, những khách hàng sử dụng các sản phẩm thông tin do hệ thống tạo ra. Các chuyên gia về hệ thống thông tin bao gồm các chuyên gia phân tích hệ thống, các lập
trình viên và các kỹ sư tin học. Đây là những người làm nhiệm vụ xây dựng và vận hành hệ thống thông tin.
Công nghệ thông tin: bao gồm các thiết bị và phương tiện kỹ thuật dùng để xử lý thông tin. Trong đó chủ yếu là máy tính điện tử, các thiết bị ngoại vi dùng để tiếp nhận dữ liệu vào, lưu trữ thông tin, xuất thông tin ra; các chương trình phần mềm giúp máy tính có thể quản lý tài nguyên của hệ thống, xử lý, lưu trữ và cung cấp thông tin và thực hiện các giao dịch với người sử dụng; mạng lưới viễn thông là m nhiệm vụ liên kết và chuyển tải thông tin của hệ thống và giữa các hệ thống với nhau. Có thể nói công nghệ thông tin là yếu tố quan trọng tạo nên giá trị của hệ thống thông tin.
Nguồn dữ liệu: Dữ liệu là từ được dùng để mô tả các thông tin sơ cấp, thông tin ban đầu của một tổ chức được thu thập, duy trì và phân tích để từ đó tạo ra những thông tin có giá trị gia tăng (Value added information). Hay nói cách khác, dữ liệu có thể được xem như những dấu hiệu ban đầu, những quan sát và ghi chép, những nội dung được truyền đạt trong một thời điểm mà chưa tác động tới hành vi. Có thể coi dữ liệu như là “vật liệu thô” của một hệ thống thông tin. Dữ liệu có thể xuất hiện dưới nhiều hình thức khác nhau như: văn bản, hình ảnh, âm thanh… Các nguồn dữ liệu của hệ thống thông tin sẽ được tổ chức thành các cơ sở dữ liệu; cơ sở mô hình; cơ sở tri thức.
b. Hệ thống thông tin quản lý.
“Hệ thống thông tin quản lý (Management Information Systems) là hệ thống được xây dựng nhằm mục đích cung cấp thông tin trợ giúp các nhà lãnh đạo, các nhà quản lý trong việc ra quyết định và quản lý công việc trong một tổ chức” [33.323]. Nhiệm vụ của hệ thống thông tin quản lý của Bộ KH – CN là cung cấp thông tin và hỗ trợ cho việc ra quyết định ở tất cả các cấp độ quản lý, từ quản lý chiến lược, quản lý
chiến thuật đến quản lý tác nghiệp trong lĩnh vực quản lý khoa học và công nghệ.
Hệ thống thông tin quản lý bao gồm các CSDL, các luồng thông tin, các phương tiện kỹ thuật và được kết định với nhau theo các chức năng để thực hiện mục tiêu chung. Để cung cấp đầy đủ thông tin để các nhà quản lý sử dụng trong quá trình ra quyết định và điều hành hoạt động của một tổ chức, HTTTQL thực hiện các chức năng của HTTT, gồm:
Chức năng nhập dữ liệu: Hệ thống thông tin cho phép người sử dụng có thể cập nhập dữ liệu từ bên ngoài vào hệ thống thông qua các thiết bị ngoại vi để tạo CSDL và xử lý. Các dữ liệu sau khi thu thập phải được xử lý và nhập vào máy tính của hệ thống thông tin theo những biểu mẫu đã được định ra từ trước. Các nguyên tắc, các cách thức, các quy ước và các thủ tục nhập dữ liệu phải được hướng dẫn một cách cụ thể, chi tiết. Điều này thực sự cần thiết bởi quá trình xử lý thông tin tự động hoá của máy tính nói chung và các máy tính nằm trong hệ thống thông tin nói riêng chỉ có thể làm việc với những quy chuẩn đã được định ra từ trước.
Chức năng xử lý dữ liệu: Việc biến đổi các dữ liệu đầu vào thành các thông tin đầu ra phù hợp với yêu cầu của người sử dụng là bài toán đặt ra cho hệ thống thông tin. Bài toán này đã được các chuyên gia phân tích hệ thống, các kỹ sư lập trình máy tính phối hợp giải quyết bằng một hoặc một tập hợp các phần mềm chuyên dụng. Dữ liệu sau khi được nhập vào máy tính sẽ được xử lý bằng hàng loạt các thao tác như tính toán, so sánh, sắp xếp theo thứ tự, phân loại, tóm tắt, phân tích…. để biến đổi thành những thông tin hữu dụng.
Chức năng cung cấp thông tin: Mục đích của hệ thống thông tin là cung cấp các sản phẩm thông tin có chất lượng đến người sử dụng
phù hợp với yêu cầu đặt ra. Các sản phẩm thông tin này có thể được biểu diễn dưới dạng các bản báo cáo, các biểu mẫu, các danh sách, các đồ thị, các hình ảnh hoặc/và âm thanh… Các sản phẩm này có thể hiển thị trên màn hình hoặc in ra trên giấy.
Chức năng lưu trữ dữ liệu và thông tin: Lưu trữ là một hoạt động cơ bản của hệ thống thông tin, trong đó các dữ liệu và thông tin đã được xử lý sẽ được giữ lại theo một cách tổ chức nào đó như dưới dạng các trường, các biểu ghi, các tệp hoặc các CSDL để sử dụng sau này.
Chức năng kiểm tra các hoạt động của hệ thống: Hệ thống thông tin phải tạo ra các thông tin phản hồi về các quá trình vào, ra, xử lý và lưu trữ dữ liệu để có thể đánh giá và điều chỉnh hiệu quả hoạt động của hệ thống.
Trong bất kỳ một tổ chức hành chính nào cũng có thể xác định được ba hệ thống cơ bản: hệ thống điều khiển, hệ thống thực hiện và hệ thống thông tin. Hệ thống điều khiển làm nhiệm vụ ra quyết định. Hệ thống thực hiện làm nhiệm vụ thực hiện các quyết định của hệ thống điều khiển. Hệ thống thông tin thực hiện sự liên hệ giữa hai hệ thống trên, bảo đảm cho tổ chức hoạt động đạt được các mục tiêu đã đặt ra. Như vậy hệ thống thông tin là một yếu tố quan trọng cấu thành của một tổ chức, có nhiệm vụ hỗ trợ cho việc ra các quyết định và giúp nhà quản lý thực hiện các chức năng của quản lý. Hệ thống thông tin cung cấp các thông tin và dữ liệu cần thiết giúp nhà quản lý lập kế hoạch, tổ chức bố trí nhân sự với nguồn lực con người đã có và huy động các nguồn lực khác (nếu cần thiết) nhằm đạt được mục tiêu đặt ra, thực hiện các chức năng chỉ đạo và kiểm tra các hoạt động của tổ chức. Mối quan hệ của ba hệ thống trên được minh hoạ như trên hình 1.4
Hệ thống điều khiển (Quản lý)
Hình 1.4: Các hệ thống trong một cơ quan.
Hệ thống thông tin quản lý phải đáp ứng các yêu cầu sau:
+ Thiết kế phải phù hợp với mục tiêu của tổ chức, đảm bảo phục vụ tốt các nhiệm vụ của tổ chức.
+ Phải được xây dựng dựa trên các kỹ thuật và công nghệ hiện đại nhất về xử lý và trao đổi thông tin. Có khả năng nâng cấp, thay đổi cho phù hợp với sự phát triển của thực tiễn.
+ Phải đạt mục đích là hỗ trợ tốt nhất cho việc ra quyết định bằng cách cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời, chính xác và có chất lượng.