8. BỐ CỤC CỦA LUẬN VĂN
2.2.1Quyền sử dụng chương trình của các chủ thể
Như đã trình bày ở phần trên, trong hoạt động của cơ quan Bộ, tuỳ theo từng vị trí công tác mà cán bộ có chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn nhất định. Điều này được thể hiện thông qua việc phân quyền truy cập trong chương trình quản lý. Mỗi cán bộ có trách nhiệm đều được cung cấp quyền truy cập chương trình riêng với tên người sử dụng và mật khẩu để đăng nhập. Đây là chương trình chạy trên nền của trang Web, vì vậy muốn vào chương trình trước hết phải chạy trình duyệt (ví dụ Internet Explorer) sau đó màn hình hiển thị một hộp (box) như trên hình 2.3:
Trang chủ
http://vp.most.gov.vn/workflow/KehachVPB/KH2004/huongdanXDKH2004.htm http://vp.most.gov.vn/workflow/KehachVPB/KH2004/maubieu.htm
http://vp.most.gov.vn/workflow/KehachVPB/KH2004/tk2003 -kh2004.htm http://vp.most.gov.vn/workflow/KehachVPB/KH2004/tinhhinh2003.htm
http://vp.most.gov.vn/workflow/KehachVPB/nam2003/chitieu2003.htm http://vp.most.gov.vn/workflow/KehachVPB/KehoachBo2003.htm http://vp.most.gov.vn/workflow/KehachVPB/detai/dean2003.doc http://vp.most.gov.vn/workflow/de an 112/dean112-moi.pdf
http://vp.most.gov.vn/vanthu/
---Lien ket Websites---
Mọi chi tiết, xin liờn hệ
pctu@most.gov.vn
Hình 2.3: Giao diện mạng nội bộ
Trong các chức năng trên của mạng VP-net, "Hệ quản lý công việc qua mạng" chính là phần mềm quản lý văn bản của Bộ. Chỉ cần kích chuột vào nội dung này, máy tính sẽ tự động mở ra chương trình quản lý công văn trên máy:
Hệ thống
Làm việc với văn bản
o Công văn đến
o Công văn đi
o Văn bản dự thảo
o Quyết định
o Văn bản nội bộ
o Thiết lập in công văn
Theo dừi hồi bỏo
Xử lý cụng việc
o Theo dừi xử lý
o Xử lý cụng việc
Tiện ích văn phũng
Mời bạn gừ tờn và mật khẩu truy nhập ! éăng ký truy nhập hệ thống Ngƣời sử dụng: Mật khẩu: Ðang nh?p
Hình 2.4: Giao diện chương trình quản lý và điều hành qua mạng Chương trình xuất hiện với giao diện màn hình chia làm 2 nửa, nửa bên trái là thực đơn kiểu WEB, còn nửa bên phải là không gian làm việc của chương trình. Để đi tiếp, người sử dụng phải gõ tên và mật khẩu đã đăng ký của mình vào cửa tương ứng. Sau khi đăng nhập thành công vào chương trình, người sử dụng sẽ thấy xuất hiện với các nhóm chức năng lớn như:
- Hệ thống. Nhóm này bao gồm các nhóm con là: Đăng nhập; Đặt cấu hình; Sao lưu dữ liệu; Khôi phục dữ liệu; Thay đổi mật khẩu; Nhật ký sử dụng; Dọn dẹp dữ liệu; Phân quyền giao ban; Khoá hệ thống.
- Danh mục. Nhóm này bao gồm các nhóm con là: Cán bộ; Chức danh; Nhóm làm việc; Các tổ chức đối tác; Các đối tác cá nhân; Phâ n loại công văn đến; Phân loại công văn đi; Phân loại quyết định.
- Làm việc với văn bản. Nhóm này bao gồm các nhóm con là: Công văn đến; Công văn đi; Văn bản dự thảo; Quyết định; Văn bản nội bộ; Thiết lập in công văn; Điểm văn bản; Theo dõi hồi báo.
- Xử lý công việc. Nhóm này bao gồm các nhóm con là: Theo dõi xử lý; Xử lý công việc.
- Quản lý bản gốc. Nhóm này bao gồm các nhóm con là: Cho mượn; Thu hồi tài liệu; Lập danh sách người mượn quá hạn; Thống kê. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Tiện ích văn phòng. Nhóm này bao gồm các nhóm con là: Xem lịch; Đăng ký lịch; Lập lịch làm việc; Lập lịch trực; Danh bạ điện thoại
- Thông tin giao ban. -Trợ giúp. Nhóm này bao gồm nhóm con là Hướng dẫn sử dụng.
Tuỳ theo quyền truy cập đã được phân định, người sử dụng có thể tiếp tục làm việc với các chức năng của chương trình. Muốn thực hiện chức năng nào, người sử dụng phải chọn nhóm tương ứng và lựa chọn các chức năng con. Cửa sổ bên phải là nơi để người sử dụng có thể làm việc với các chức năng đã chọn. Ví dụ người sử dụng muốn làm việc với công văn đến thì có thể lựa chọn chức năng “Công văn đến” với màn hình hiển thị có dạng trên hình 2.5
CễNG VĂN éẾN
Ký hi?u Từ ngày éến ngày
Từ khoỏ trớch yếu
thờm s?a Xúa Xem quy?n Đăng ký vụ việc t?o lu?ng xử lý tỡm ki?m In email í kiến XL
Số
đến Số, ký hi?u ngày đến trớch yếu éon vị XL
2785 2463/VPCP-
KG 19/05/2004
Xem xét cho ý kiến về đề xu?t sử dụng hoỏ chất ch?a chỏy đa năng ĐT-HP
Thứ trƣởng bựi Mạnh Hải
Hình 2.5: Giao diện quản lý công văn đến
Việc phân quyền này cho phép người sử dụng có thể thực hiện hoặc không thực hiện được các thao tác đối với chương trình. Ví dụ như nếu là chuyên viên thường thì chỉ được tra cứu và đọc những văn bản mà có quyền đọc. Còn nếu là chuyên viên văn thư, người sử dụng có thể cập nhật văn bản bằng việc sử dụng nút chức năng “Thêm”; trong quá trình cập nhật văn bản, nếu xảy ra sai xót thì có thể sửa lại
nội dung bằng chức năng “Sửa” hoặc “Xoá” nội dung văn bản đã cập nhật. Đối với các loại văn bản khác cũng tương tự. Người sử dụng chọn loại văn bản mình muốn tương tác như là “Công văn đi” hoặc “Quyết định” (Hình 2.5, 2.6, 2.7)
CÔNG VĂN éi
lo?i CV ngày Từ ngày Đến
trớch yếu
Ký hi?u khúa Từ
thờm s?a Xúa Xem
quy?n Đăng ký vụ việc tỡm ki?m In g?i E-Mail
Số, ký hi?u ngày ký trớch yếu 1138/BKHCN- KHTC 19/05/200 4 Dự toỏn ngo?i tệ doàn đi ucrain a
Hình 2.6: Giao diện quản lý công văn đi CÔNG VĂN QUYẾT é?nh
lo?i qé Từ ngày Đến ngày trớch yếu Ký hi?u Từ khúa
thờm s?a Xúa Xem quy?n Đăng ký vụ việc t?o lu?ng xử lý tỡm
Số, ký hi?u ngày ký trớch yếu
736/qé-
BKHCN 20/05/2004 Cử 02 cán bộ đi công tác t?i CHLB Đức
735/QĐ- (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
BKHCN 20/05/2004
Cử Ô. Nguyễn Chiến Thành đi công tác tại Tây Ban Nha
Hình 2.7: Giao diện quản lý quyết định
Việc quy định quyền truy cập của các đối tượng cán bộ khác nhau trong chương trình như vậy đã góp phần đảm bảo sự chính xác, độ tin cậy cũng như tính bảo mật của thông tin đã được cập nhật. Mặt khác, với số lượng rất lớn cán bộ truy cập hàng ngày vào chương trình thì việc có sự phân quyền truy cập mới đảm bảo cho dòng thông tin luân chuyển không bị “tắc”, tránh tình trạng mất mát thông tin hoặc thông tin bị thay đổi tuỳ tiện.
Trong hệ thống, quyền truy cập chương trình ứng với từng loại đối tượng được thể hiện ngay trên màn hình của máy tính. Chẳng hạn, các chuyên viên sẽ không thấy nhóm chức năng Danh mục hoặc ngay cả trong nhóm chức năng đó, người sử dụng cũng chỉ nhìn thấy một số chức năng con mà thôi. Ví dụ như chức năng làm việc với công văn đến, chuyên viên chỉ có thể xem nội dung công văn đã công bố mà không thể sửa hoặc đăng ký công văn được.