8. BỐ CỤC CỦA LUẬN VĂN
1.3.2 Hoạt động quản lý văn bản trong hệ thống thông tin quản lý của Bộ Khoa
quản lý của Bộ Khoa học và Công nghệ .
Để phục vụ cho hoạt động quản lý, Bộ KH - CN cần nhiều loại thông tin từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó bao gồm:
- Các quy định của Đảng và Chính phủ có liên quan đến lĩnh vực khoa học, công nghệ, tiêu chuẩn, đo lường, chất lượng, sở hữu trí tuệ và các văn bản khác có liên quan đến chức năng quản lý của Bộ.
- Các chiến lược, quy hoạch phát triển, chương trình, kế hoạch dài hạn, năm năm và hàng năm về các lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ;
- Tình hình triển khai và thực hiện các quyết định quản lý của Bộ trong thực tiễn (thông qua hoạt động của các cơ quan cấp dưới)
- Những phản ánh, yêu cầu, nguyện vọng của cấp dưới, của công dân về những vấn đề thuộc phạm vi quản lý của Bộ
- Tình hình chính trị, kinh tế, văn hoá xã hội trong nước và quốc tế có liên quan đến lĩnh vực khoa học, công nghệ, tiêu chuẩn, đo lường, chất lượng… mà Bộ đang quản lý.
Để có được những thông tin trên, hệ thống thông tin của Bộ phải thu nhận từ các nguồn sau:
- Các văn bản mang tính định hướng về chủ trương, chính sách của Đảng; các văn bản pháp luật có hiệu lực của Quốc Hội và Chính phủ ban hành.
- Các thông tin, số liệu đã được tổng hợp từ các báo cáo của các đơn vị cấp dưới hoặc từ các bộ phận chuyên môn hoặc qua theo dõi, khảo sát, kiểm tra từ thực tế.
- Các thông tin từ các phương tiện thông tin đại chúng như: báo chí, đài phát thanh, truyền hình
- Các thông tin do các cơ quan và cá nhân phản ánh trực tiếp hoặc gián tiếp qua văn bản, qua điện thoại, qua trao đổi, qua đơn thư phản ánh hoặc khiếu nại, tố cáo…
Như vậy, thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý của Bộ KH - CN rất phong phú và đa dạng và những thông tin này được hình thành
từ nhiều nguồn khác nhau và được cung cấp bằng nhiều hình thức khác nhau. Tuy nhiên, cho đến nay, trong hoạt động quản lý của các cơ quan Nhà nước nói chung và Bộ KH - CN nói riêng, văn bản vẫn luôn được coi là hình thức thông tin phổ biến nhất và có giá trị pháp lý cao nhất. Có thể khẳng định rằng, hầu hết mọi hoạt động điều hành của lãnh đạo Bộ đều thông qua và bằng hình thức văn bản.
Để quản lý tốt nguồn văn bản này, trên cơ sở những quy định của nhà nước về công tác văn thư và công tác lưu trữ, Bộ đã xây dựng và ban hành bản Quy chế về công tác văn thư và lưu trữ kèm theo Quyết định số 2140/1999/QĐ-BKHCNMT ngày 10 tháng 12 năm 1999 của Bộ trưởng. Nội dung của văn bản này quy định rất chặt chẽ đối với việc quản lý văn bản như tiếp nhận văn bản đến, đăng ký và chuyển giao văn bản đi (điều 5); Lập hồ sơ hiện hành (điều 6); giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ (điều 10).
Quản lý văn bản trong hệ thống thông tin quản lý bao gồm các công việc như đăng ký văn bản, chuyển giao văn bản và theo dõi việc xử lý văn bản, lập hồ sơ hiện hành, tìm kiếm văn bản và cung cấp văn bản theo yêu cầu. Văn bản sau khi hết giá trị hiện hành sẽ được đưa vào bộ phận lưu trữ, khi đó hoạt động quản lý văn bản lại chuyển sang một hình thức khác. Quản lý văn bản giữ vai trò quan trọng hoạt động của các cơ quan nói chung và trong hoạt động của hệ thống thông tin nói riêng. Nếu văn bản được quản lý tốt sẽ góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của HTTTQL bởi đây là nguồn thông tin không thể thiếu tạo cơ sở cho sự tồn tại của hệ thống. Thông tin văn bản được sử dụng như là nguồn dữ liệu của HTTT, hệ thống sử dụng nguồn thông tin đó để phân tích, sắp xếp, biến đổi theo yêu cầu của hoạt động quản lý và cung cấp kết quả (thông tin) hỗ trợ cho việc ra quyết định quản lý. Sản phẩm
thông tin đầu ra trong các HTTTQL cũng thường được biểu diễn dưới hình thức là văn bản.
Các phương pháp thường được sử dụng để quản lý văn bản bao gồm việc: đăng ký văn bản vào sổ hoặc vào CSDL của máy tính thông qua các thiết bị ngoại vi; chuyển giao văn bản đến nơi có trách nhiệm giải quyết theo quy định của nhà nước và của cơ quan; theo dõi việc giải quyết văn bản; giải quyết văn bản; lập hồ sơ hiện hành.