8. BỐ CỤC CỦA LUẬN VĂN
2.2.7 Lập hồ sơ công việc
Lập hồ sơ công việc là một trong những vấn đề quan trọng nhằm nâng cao hiệu quả công việc. Trách nhiệm lập hồ sơ công việc thuộc về mỗi cá nhân khi được giao thực hiện công việc đó. Tuy nhiên, cho đến nay hầu hết các cơ quan đều chưa làm tốt vấn đề này. Ứng dụng CNTT là một giải pháp hỗ trợ công việc lập hồ sơ một cách có hiệu quả nhất bởi mỗi một văn bản đi hay đến đều liên quan tới một công việc nào đó và được đăng ký vào hệ thống. Trên cơ sở những thông tin được cập nhật vào CSDL, hệ thống sẽ tự động phân loại và kết nối các thông tin có liên quan tới một vấn đề nào đó với nhau theo các tham số mà người sử dụng đưa vào. Trong hệ thống thông tin đã được tin học hoá của Bộ KH - CN, việc lập hồ sơ này được gọi là “Theo dõi hồi báo”. Điều này xuất phát từ quan niệm như đã đề cập ở trên, bất cứ một văn bản nào phát sinh từ cơ quan Bộ hoặc do đối tác
bên ngoài gửi đến cơ quan Bộ đều liên quan tới một công việc nào đó. Công việc đó được giải quyết hay chưa được xác định dựa vào những văn bản trả lời hay còn gọi là “hồi báo” của cơ quan Bộ hoặc của đối tác. Giao diện “Theo dõi hồi báo” được thể hiện trên hình 2.18 như sau:
THEO DếI HỒI BÁO
Thờm Xúa Sửa Ghi nhận Bỏ qua Tỡm kiếm Theo dừi
Mó vụ việc 01 Người tạo Mai Anh
Tờn vụ việc Ve van de Ngày tạo 03/03/2004
Theo dừi vụ việc cỏ nhõn Theo dừi tất cả cỏc vụ việc DANH SÁCH VỤ VIỆC
Mó Tờn Ngày tạo
01 Ve van de STE-NET 03/03/2004
Hình 2.18: Màn hình chức năng theo dõi hồi báo Giao diện trên bao gồm 2 vùng làm việc:
1. Vùng cập nhật và tìm kiếm vụ việc:
- Bao gồm các chức năng: Thêm; Xoá; Sửa; Ghi nhận; Bỏ qua; Tìm kiếm; Theo dõi.
- Các trường thông tin như: Mã vụ việc; Tên vụ việc; Người tạo; Ngày tạo.
2. Vùng hiển thị các vụ việc, bao gồm: Mã (vụ việc); Tên (vụ việc); Ngày tạo.
Có hai chế độ được xây dựng để theo dõi hồi báo, đó là theo dõi vụ việc do chính người sử dụng tạo ra được gọi là theo dõi vụ việc cá nhân và theo dõi tất cả các vụ việc.
Trên quan điểm phát sinh vụ việc là phát sinh văn bản, vì vậy, để bắt đầu cho một vụ việc phải xử lý, người sử dụng chỉ cần sử dụng chức năng Thêm, sau đó điền các thông tin liên quan tới vụ việc đó (các thông tin này sẽ bắt đầu cho một hồ sơ được lập)
Các đặc trưng của văn bản thường được sử dụng để lập hồ sơ là: đặc trưng cơ quan giao dịch; đặc trưng tên loại văn bản; đặc trưng vấn đề….
Chương trình ứng dụng cho phép lập hồ sơ công việc trên cơ sở các công văn đi - đến được đăng ký vào hệ thống tại bộ phận văn thư. Ví dụ muốn đưa một văn bản đến vào hồ sơ công việc, các bước tiến hành như sau: Ban đầu, công văn đến được đăng ký vào CSDL, từ CSDL đó, các chuyên viên phụ trách công việc có liên quan đến nội dung văn bản mở chức năng “đăng ký vào vụ việc” được hiển thị tại phần đăng ký công văn đến. Khi đó chương trình sẽ hiển thị toàn bộ các vụ việc có liên quan tới nhiệm vụ của chuyên viên đang thực hiện hoặc đang theo dõi. Muốn đưa văn bản đến vào vụ việc nào (trên máy tính), chuyên viên đó chỉ việc đánh dấu vào ô trống ở phía trước của vụ việc và sử dụng chức năng “Đăng ký vụ việc“, lập tức văn bản đến sẽ được đính vào vụ việc đã được đánh dấu. Cũng tương tự như tất cả các chức năng lớn khác của chương trình, chức năng theo dõi hồi báo này cũng cung cấp một phương tiện tìm kiếm rất hiệu quả. Khi có quá nhiều vụ việc được hiển thị, người sử dụng có thể dùng chức năng tìm kiếm để lọc các vụ việc có thể liên quan tới nội dung văn bản theo các tham số định sẵn, khi đó hệ thống sẽ giúp người sử dụng khoanh vùng những vụ việc có liên quan. Đối với các công văn đi, quy trình lập hồ sơ cũng tương tự như vậy.
Ngoài chức năng lập hồ sơ như đã trình bày, chương trình còn cho phép người sử dụng có thể xem nội dung của hồ sơ đã được lập bằng chức năng theo dõi. Trên cơ sở danh sách tên các hồ sơ (vụ việc) được hiển thị ở vùng hiển thị các vụ việc, muốn xem hồ sơ nào, người sử dụng chỉ cần chọn hồ sơ đó bằng cách đánh dấu vào dòng hiển thị và sử dụng chức năng theo dõi để xem xét. Khi sử dụng chức năng này,
chia làm 2 nửa, bên trái là danh sách các công văn đi và bên phải là danh sách các công văn đến thuộc về hồ sơ đó. Hai danh sách công văn này đều hiển thị đầy đủ những thông tin cơ bản về công văn như: Mã (số và ký hiệu); tên (trích yếu nội dung); Ngày ký (văn bản); Người ký (văn bản). Muốn xem nội dung cụ thể nội dung của văn bản nào, người sử dụng chỉ cần chọn văn bản đó và nội dung văn bản đó sẽ hiển thị tuỳ theo bản chất của văn bản đó được lưu trữ là tài liệu kiểu gì (word, excel…) mà hệ thống sẽ gọi phần mềm đó hỗ trợ để người sử dụng đọc được văn bản. Trên cơ sở danh sách các công văn đi và đến hiển thị trong nội dung của hồ sơ, người sử dụng sẽ biết được tình hình và nội dung giải quyết công việc cụ thể.