MỤC LỤCBẢNG CHỮ VIẾT TẮT1PHẦN MỞ ĐẦU21.Tính cấp thiết của đề tài22.Mục đích nghiên cứu33.Đối tượng nghiên cứu54.Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu55.Giới hạn phạm vi nghiên cứu66.Phương pháp nghiên cứu67.Đóng góp mới của đề tài68.Cấu trúc khóa luận7PHẦN NỘI DUNG9CHƯƠNG 1. CƠ SỞ XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ VĂN BẢN CỦA SỞ XÂY DỰNG THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG91.1. Nguồn văn bản hình thành trong hoạt động của Sở Xây dựng thành phố Đà Nẵng91.1.1. Văn bản đến91.1.2. Văn bản đi121.1.3. Văn bản lưu hành nội bộ121.2. Hệ thống thông tin quản lý của Sở Xây dựng thành phố Đà Nẵng131.2.1. Quản lý và hệ thống thông tin quản lý131.2.2. Hoạt động quản lý văn bản trong hệ thống thông tin quản lý của Sở Xây dựng thành phố Đà Nẵng.18CHƯƠNG 2. THỰC TIỄN ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI SỞ XÂY DỰNG THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG242.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Sở Xây dựng thành phố Đà Nẵng242.1.1. Lịch sử hình thành của Sở Xây dựng thành phố Đà Nẵng242.1.2. Đội ngũ cán bộ công chức252.1.3. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của đơn vị252.1.4. Cơ sở vật chất kỹ thật của Sở Xây dựng362.2. Thực tiễn ứng dụng Công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại Sở Xây dựng thành phố Đà Nẵng372.2.1. Ứng dụng phần mềm Quản lý văn bản và điều hành tại Sở Xây dựng thành phố Đà Nẵng372.2.2. Quản lý văn bản trên phần mềm Quản lý văn bản và điều hành382.2.3. Giao diện và cách truy cập phần mềm Quản lý văn bản và điều hành442.2.4. Khối chức năng quản lý văn bản của phần mềm47CHƯƠNG 3. NHỮNG NHẬN XÉT VÀ CÁC BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN ĐỂ QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI SỞ XÂY DỰNG THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG583.1. Những nhận xét về chương trình ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại Sở Xây dựng thành phố Đà Nẵng.583.1.1. Những kết quả đạt được.583.1.2. Những tồn tại cần khắc phục.603.2. Các biện pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin để quản lý văn bản tại sở xây dựng thành phố đà nẵng.643.2.1. Xây dựng phần mềm tối ưu phục vụ hoạt động quản lý văn bản.653.2.2. Mở rộng phạm vi ứng dụng của chương trình ứng dụng quản lý văn bản.673.2.3. Xây dựng các yêu cầu cụ thể đối với việc thực hiện các giao dịch hành chính qua mạng điện tử693.2.4. Đào tạo và bồi dưỡng nhân lực.693.2.5. Đầu tư kinh phí.72KẾT LUẬN74TÀI LIỆU THAM KHẢO77PHỤ LỤC I: SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA SỞ XÂY DỰNG THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG78PHỤ LỤC II: LƯU ĐỒ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN79PHỤ LỤC III: LƯU ĐỒ SOẠN THẢO KIỂM TRA THỂ THỨC, KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN80PHỤ LỤC IV: LƯU ĐỒ KÝ BAN HÀNH, ĐĂNG KÝ, PHÁT HÀNH VĂN BẢN81PHỤ LỤC V: THÔNG TIN ĐẦU VÀO CỦA DỮ LIỆU QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN82PHỤ LỤC VI: THÔNG TIN ĐẦU VÀO CỦA DỮ LIỆU QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI83PHỤ LỤC VII: BIÊN BẢN GHI NHẬN LỖI PHẦN MỀM84PHỤ LỤC VIII: BIÊN BẢN XỬ LÝ LỖI PHẦN MỀM85
SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC ĐÔNG Á HỌ VÀ TÊN SINH VIÊN: HÀ THỊ THẢO LỚP: OA16A1 KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG TÊN ĐỀ TÀI MỘT GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI SỞ XÂY DỰNG THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG Giảng viên hướng dẫn: ThS NGUYỄN THỊ THANH LINH Đà Nẵng, tháng năm 2020 BẢNG CHỮ VIẾT TẮT ST T 10 CHỮ VIẾT TẮT CNTT CBCCVC CSDL HTTT HTTTQL NLĐ QLVBĐH TT UBND VTLTNN GIẢI MÃ Công nghệ thông tin Cán công chức viên chức Cơ sở liệu Hệ thống thông tin Hệ thống thông tin quản lý Người lao động Quản lý văn điều hành Thông tin Uỷ ban nhân dân Văn thư lưu trữ nhà nước PHẦN MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Trải qua thời gian dài học tập nghiên cứu trường, chúng em nắm vững lý thuyết chuyên ngành Quản trị văn phòng, nhiên lý thuyết thơi chưa đủ làm thực tế quan khác nhiều so với học tập trường Để giúp cho chúng em có thêm kỹ anh chị làm nghề lâu năm dạy thêm kiến thức, Khoa Quản trị lập kế hoạch thực tập quan, đơn vị, tổ chức Là sinh viên theo học ngành Quản trị văn phịng khóa học 2016 – 2020 trường Đại học Đông Á với phương châm lý luận gắn liền với thực tiễn công tác đào tạo trường Với mục đích củng cố kiến thức giúp cho sinh viên có điều kiện cọ xát thực tế với công việc thuộc chuyên ngành học tập Trong đợt thực tập Sở Xây dựng thành phố Đà Nẵng với tiêu chí vận dụng kiến thức học trường vào thực tế, học hỏi thêm kiến thức trình quan đúc kết kinh nghiệm quý báu cơng việc Tuy cịn gặp nhiều khó khăn việc áp dụng kiến thức học vào thực tế song hướng dẫn tận tình anh chị cán quan giúp em có thêm kiến thức kinh nghiệm quý báu Từ em hồn thành Khóa luận cách đầy đủ Sở Xây dựng thành phố Đà Nẵng quan chuyên môn thuộc UBND thành phố Đà Nẵng, giúp UBND thành phố thực chức quản lý nhà nước lĩnh vực: xây dựng; kiến trúc, quy hoạch xây dựng; hạ tầng kỹ thuật đô thị, khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao (bao gồm: kết cấu hạ tầng giao thông thị; cấp nước, nước, xử lý nước thải, chiếu sáng, công viên xanh, nghĩa trang, chất thải rắn đô thị, khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao); phát triển đô thị; nhà công sở; kinh doanh bất động sản; vật liệu xây dựng; dịch vụ công lĩnh vực quản lý nhà nước Sở; thực số nhiệm vụ, quyền hạn khác theo phân cấp, uỷ quyền Uỷ ban nhân dân thành phố theo quy định pháp luật Để đảm bảo cho hoạt động quản lý quan Sở thơng suốt việc khơng ngừng đại hóa hồn thiện hệ thống thơng tin quản lý (HTTTQL) quan Sở yêu cầu cần quan tâm thường xuyên Điều thể rõ nét trình thực dự án DNG 6&7 “Xây dựng triển khai ứng dụng CNTT –TT cho quan quyền TP Đà Nẵng” theo Quyết định 8849/QĐ-UBND ngày 23 tháng 12 năm 2016 UBND thành phố Đà Nẵng quy chế quản lý, vận hành sử dụng phần mềm Quản lý văn điều hành địa bàn thành phố Đà Nẵng Trong hệ thống thông tin (HTTT) phục vụ quản lý nhà nước Sở, nguồn thông tin văn giữ vai trò đặc biệt quan trọng Để quản lý nguồn văn này, quan nhà nước khác, Sở Xây dựng thành phố Đà Nẵng sử dụng phương tiện truyền thống loại sổ đăng ký văn đi, sổ đăng ký văn đến Tuy nhiên, quản lý loại sổ đăng ký thời đại bùng nổ thông tin khơng cịn phù hợp khiến cho quan Sở gặp khơng khó khăn việc khai thác sử dụng văn Với phát triển mạnh mẽ CNTT mang đến phương pháp phương tiện mới, đại hiệu để lưu trữ, tìm kiếm xử lý thơng tin, làm cho việc đại hố q trình quản lý hành trở thành thực Thêm nữa, cơng tác quản lý giai đoạn ngày đa dạng phức tạp địi hỏi việc cung cấp thơng tin phải đáp ứng yêu cầu cao hơn, hình thức cung cấp thơng tin phải đa dạng phong phú Nghiên cứu cách có hệ thống vấn đề ứng dụng CNTT công tác quản lý văn để từ hồn thiện nâng cao hiệu hoạt động HTTTQL Sở Xây dựng thành phố Đà Nẵng nội dung khoa học có ý nghĩa thiết thực cơng cải cách hành chính, góp phần khơng nhỏ vào việc nâng cao hiệu hoạt động quản lý quan Sở Xuất phát từ lý nêu trên, em lựa chọn đề tài: “Một giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống thông tin công tác quản lý văn Sở Xây dựng thành phố Đà Nẵng” cho khóa luận tốt nghiệp Mục đích nghiên cứu Đề tài nghiên cứu nhằm mục đích sau: - Khẳng định ứng dụng CNTT quản lý văn giải pháp quan trọng để hồn thiện hệ thống thơng tin quản lý Thật vậy, hoạt động quan, HTTT giữ vai trò cầu nối hệ thống quản lý hệ thống thực định quản lý HTTT làm nhiệm vụ thu thập, phân tích, tổng hợp cung cấp thông tin phục vụ công tác lãnh đạo, quản lý gọi HTTTQL Trong nguồn thông tin HTTT sử dụng để phục vụ cơng tác quản lý nguồn thơng tin văn chiếm số lượng lớn giữ vai trị quan trọng Có thể coi nguồn nguyên liệu hoạt động quản lý hành thành phần khơng thể thiếu HTTTQL Một HTTTQL gồm nhiều thành phần với nhiều phương pháp phương tiện để quản lý nguồn thông tin Hiện nay, với phát triển khoa học công nghệ, việc ứng dụng CNTT để quản lý văn coi giải pháp nhằm hồn thiện HTTTQL - Xác định rõ mục tiêu việc ứng dụng CNTT yêu cầu chức phần mềm ứng dụng công tác quản lý văn Để tiến hành ứng dụng CNTT vào lĩnh vực hoạt động bất kỳ, người ta cần phải xác định rõ mục tiêu việc ứng dụng làm gì, nghĩa phải trả lời câu hỏi “ứng dụng CNTT làm gì?” Mục tiêu việc ứng dụng CNTT cơng tác quản lý văn Sở Xây dựng thành phố Đà Nẵng nhằm hoàn thiện nâng cao hiệu hoạt động HTTTQL, vậy, phải xác định vấn đề hoạt động quản lý văn cần phải tin học hoá tham gia vào HTTTQL - Đưa biện pháp nhằm nâng cao hiệu ứng dụng CNTT Bên cạnh mục tiêu vấn đề liên quan tới quản lý văn cần tin học hoá Sở Xây dựng thành phố Đà Nẵng, đề tài phân tích đề xuất biện pháp nhằm nâng cao hiệu ứng dụng CNTT công tác quản lý văn Sở Xây dựng thành phố Đà Nẵng Đối tượng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu khóa luận chủ yếu tập trung quy trình cơng tác quản lý văn bản, bao gồm việc tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao, theo dõi xử lý tìm kiếm văn bản; Văn đề cập đến nội dung khóa luận văn hành hành, chưa giao nộp vào lưu trữ Trong hoạt động Sở Xây dựng thành phố Đà Nẵng, văn quản lý nhà nước, sản sinh khối lượng lớn văn bản chuyên môn đề tài, đề án, văn hình thành trình xét, cấp đề tài, đề án… văn đối tượng nghiên cứu khóa luận; Vì nghiên cứu ứng dụng CNTT công tác quản lý văn nên phần mềm hệ thống Quản lý văn điều hành Sở Xây dựng thành phố Đà Nẵng đối tượng nghiên cứu khóa luận Mục tiêu nhiệm vụ nghiên cứu Trước đòi hỏi mặt lý luận thực tiễn việc ứng dụng CNTT công tác quản lý văn giải pháp để hoàn thiện HTTTQL Sở Xây dựng thành phố Đà Nẵng, khóa luận xác định mục tiêu sau đây: - Nghiên cứu nguồn văn hoạt động quản lý văn HTTTQL Sở Xây dựng thành phố Đà Nẵng, qua chứng minh ứng dụng CNTT giải pháp để hoàn thiện HTTTQL Sở Xây dựng thành phố Đà Nẵng nói riêng quan nhà nước nói chung - Mơ tả phân tích chức phần mềm ứng dụng quản lý văn HTTTQL Kết q trình phân tích sử dụng để xác định cần thiết phải xây dựng chức chương trình nhằm đảm bảo cho việc quản lý văn có hiệu - Đề xuất biện pháp để nâng cao hiệu ứng dụng CNTT công tác quản lý văn Sở Xây dựng thành phố Đà Nẵng Những biện pháp đề xuất khóa luận xem xét để nghiên cứu triển khai ứng dụng CNTT công tác quản lý văn không Sở Xây dựng thành phố Đà Nẵng mà quan nhà nước khác Để đạt mục tiêu nêu trên, khóa luận có nhiệm vụ nghiên cứu nội dung sau: - Khảo sát hoạt động phạm vi quản lý Sở Xây dựng thành phố Đà Nẵng mối liên hệ Bộ với quan Nhà nước khác - Khảo sát nguồn văn hình thành Sở Xây dựng thành phố Đà Nẵng Khảo sát việc tiếp nhận, quản lý, chuyển giao khả tìm kiếm, đảm bảo thông tin văn HTTTQL Sở Xây dựng thành phố Đà Nẵng - Nghiên cứu việc ứng dụng CNTT công tác quản lý văn giải pháp để hoàn thiện HTTTQL Sở Xây dựng thành phố Đà Nẵng - Nghiên cứu, đề xuất biện pháp nâng cao hiệu việc ứng dụng CNTT hoạt động quản lý văn Sở Xây dựng thành phố Đà Nẵng nói riêng quan Nhà nước nói chung Giới hạn phạm vi nghiên cứu Phạm vi nghiên cứu khóa luận tập trung vấn đề như: nguồn văn hình thành hoạt động hành Sở Xây dựng thành phố Đà Nẵng bao gồm văn đi, văn đến văn lưu hành nội bộ; quy trình quản lý văn bản; chương trình phần mềm ứng dụng “Hệ thống quản lý văn điều hành” HTTTQL Sở Xây dựng thành phố Đà Nẵng Khóa luận khơng vào nghiên cứu kỹ thuật công nghệ HTTTQL Thời gian nghiên cứu hai tháng (từ ngày tháng tới ngày tháng năm 2020) Phương pháp nghiên cứu Khóa luận sử dụng tổng hợp nhiều phương pháp nghiên cứu, chủ yếu phương pháp vật biện chứng vật lịch sử; phương pháp tiếp cận phân tích hệ thống để thực mục tiêu khóa luận Trong q trình triển khai nghiên cứu, khóa luận áp dụng phương pháp nghiên cứu cụ thể như: - Nghiên cứu khảo sát thực tế việc tiếp nhận, đăng ký, quản lý chuyển giao văn Văn phòng Sở Xây dựng thành phố Đà Nẵng - Nghiên cứu phân tích tư liệu có liên quan đến nội dung đề tài - Nghiên cứu phân tích chức phần mềm ứng dụng “quản lý điều hành qua mạng văn bản” Sở Xây dựng thành phố Đà Nẵng Đóng góp đề tài Kết nghiên cứu khóa luận có đóng góp sau: Thứ khóa luận khái quát nguồn văn hành hình thành hoạt động quan Sở thực trạng quản lý nguồn văn Khóa luận có phân tích tổng qt vai trị CNTT ứng dụng CNTT để quản lý văn giải pháp góp phần hồn thiện HTTTQL Sở Xây dựng thành phố Đà Nẵng nói riêng HTTTQL quan Nhà nước nói chung Thứ hai khóa luận nghiên cứu đề xuất biện pháp cần phải thực để nâng cao hiệu việc ứng dụng CNTT quản lý văn bản, qua góp phần nâng cao hiệu hoạt động HTTTQL Sở Xây dựng thành phố Đà Nẵng Cấu trúc khóa luận Ngồi phần mở đầu kết luận, khóa luận cấu trúc thành chương Chương Cơ sở xây dựng hệ thống thông tin quản lý văn Sở Xây dựng thành phố Đà Nẵng Chương Tình hình ứng dụng cơng nghệ thơng tin quản lý văn Sở Xây dựng thành phố Đà Nẵng Chuơng Những nhận xét biện pháp nâng cao hiệu ứng dụng công nghệ thông tin để quản lý văn Sở Xây dựng thành phố Đà Nẵng Em xin chân thành cảm ơn đến Ban giám hiệu, quý thầy cô nhà trường tạo môi trường học tập tốt Em xin bày tỏ lịng cảm ơn tới ThS Nguyễn Thị Thanh Linh, bước hướng dẫn giúp đỡ em q trình thực tập hồn thiện khóa luận tốt nghiệp Bên cạnh đó, em xin chân thành cảm ơn đến Lãnh đạo Sở Xây dựng thành phố Đà Nẵng tiếp nhận em vào quan, tất anh chị cán quan tận tình giúp đỡ, nhắc nhở, động viên, góp ý kiến, tạo điều kiện để em hoàn thành tốt đợt thực tập báo cáo Đà Nẵng, ngày16 tháng năm 2020 Sinh viên thực Hà Thị Thảo PHẦN NỘI DUNG Chương CƠ SỞ XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ VĂN BẢN CỦA SỞ XÂY DỰNG THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG 1.1 Nguồn văn hình thành hoạt động Sở Xây dựng thành phố Đà Nẵng Một phương tiện thực chức quản lý Nhà nước văn quản lý Hàng ngày, Sở Xây dựng thành phố Đà Nẵng tiếp nhận sản sinh khối lượng lớn văn quản lý, chia thành loại sau: Văn đi, văn đến văn lưu hành nội Văn quan Sở nhận từ nơi khác gửi đến gọi tắt công văn “đến” Văn quan Sở gửi cho nơi khác, đăng ký Bộ phận văn thư Sở gọi tắt công văn “đi” Tất công văn “đến” công văn “đi” Sở phải đăng ký thống phận văn thư thuộc Phịng Hành Văn phịng Sở Văn phịng trình lãnh đạo Sở cơng văn đăng ký chịu trách nhiệm với công văn “đi” “đến” đăng ký phận văn thư Ngồi ra, để phục vụ cho mục đích quản lý, Văn phòng quan Sở phải ban hành văn mang tính chất hướng dẫn, đạo mặt nghiệp vụ, thông báo ý kiến lãnh đạo Sở, thông báo công việc phòng đơn vị trực thuộc để báo cáo, đề nghị lên lãnh đạo Sở để trao đổi công việc với đơn vị khác Sở theo chức năng, nhiệm vụ lãnh đạo Sở giao Hoạt động hình thành nên nguồn văn lưu hành nội Sở Dưới xem xét dòng văn 78 Khóa luận mơ tả phân tích cách chi tiết chức chương trình ứng dụng như: quyền sử dụng chương trình; quản lý văn đến; theo dõi cơng việc lập hồ sơ hành; tra tìm văn bản… hoạt động thường xuyên HTTTQL Sở Xây dựng thành phố Đà Nẵng nói riêng quan, tổ chức nói chung Khóa luận phân tích ưu điểm, nhược điểm chương trình ứng dụng khó khăn thuận lợi việc triển khai ứng dụng CNTT công tác quản lý văn Sở Xây dựng thành phố Đà Nẵng Bên cạnh đó, khóa luận đưa biện pháp nhằm đẩy mạnh hồn thiện chương trình ứng dụng CNTT quản lý văn Sở Xây dựng thành phố Đà Nẵng Từ kết đạt nêu trên, khóa luận góp phần luận chứng sở khoa học việc ứng dụng CNTT công tác quản lý văn hành Sở Xây dựng thành phố Đà Nẵng Việc xây dựng tiếp tục phát triển HTTTQL vấn đề nhiều quan tổ chức quan tâm Một HTTT hoạt động tốt góp phần cung cấp thơng tin xác, kịp thời, an toàn phục vụ cho hoạt động ban hành định quản lý nhà quản lý Mặt khác, HTTTQL hoạt động tốt giúp cho đối tượng bị quản lý tiếp nhận định quản lý kịp thời để triển khai thực Bên cạnh đó, hệ thống thơng tin quản lý giúp cho việc đối tượng bị quản lý cung cấp thơng tin phản hồi kịp thời để nhà quản lý nghiên cứu điều chỉnh định quản lý cho phù hợp với thực tiễn Để đạt mục tiêu đó, quan tổ chức nói chung Sở Xây dựng thành phố Đà Nẵng nói riêng lựa chọn phương án tối ưu nhất, việc ứng dụng CNTT để xây dựng HTTTQL mà khâu việc ứng dụng CNTT để quản lý tốt nguồn văn 79 Với vấn đề trình bày khóa luận, em hi vọng đưa nhìn rõ nét HTTTQL vai trị CNTT việc hồn thiện nâng cao hiệu hoạt động HTTTQL Có thể nói quan, tổ chức nào, nguồn tài liệu văn ln giữ vai trị quan trọng HTTTQL quan, tổ chức Để góp phần nâng cao hiệu hoạt động HTTTQL việc phải nâng cao hiệu hoạt động quản lý văn Muốn vậy, nay, CNTT giải pháp tốt để quan, tổ chức xây dựng hoàn chỉnh HTTTQL 80 TÀI LIỆU THAM KHẢO Hướng dẫn số 822/HĐ-VTLTNN ngày 26 tháng năm 2015 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước việc quản lý văn đi, văn đến lập hồ sơ môi trường mạng; Nghị định số 34/2016/NĐ-CP ngày 14 tháng năm 2016 Chính phủ quy định chi tiết số điều biện pháp thi hành Luật ban hành văn quy phạm pháp luật; Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 Chính phủ việc Quy định chi tiết thi hành số điều Luật Lưu trữ; Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 03 năm 2020 Chính phủ cơng tác văn thư; Quyết định số 8849/QĐ-UBND ngày 23 tháng 12 năm 2016 UBND thành phố Đà Nẵng việc ban hành quy chế quản lý, vận hành sử dụng phần mềm Quản lý văn điều hành địa bàn thành phố Đà Nẵng; Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12 tháng năm 2018 Thủ tướng Chính phủ việc gửi, nhận văn điện tử quan hệ thống hành nhà nước; Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 Bộ Nội vụ quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử công tác văn thư, chức hệ thống quản lý tài liệu điện tử trình xử lý cơng việc quan, tổ chức; Thông tư số 41/2017/TT-BTTTT ngày 19 tháng 12 năm 2017 Bộ trưởng Bộ Thông tin Truyền thông quy định sử dụng chữ ký số cho văn điện tử quan nhà nước; Thông tư số 10/2016/TT-BTTTT ngày 01 tháng năm 2016 Bộ trưởng Bộ Thông tin Truyền thông việc ban hành “quy chuẩn kỹ thuật quốc gia cấu trúc mã định danh định dạng liệu gói tin phục vụ kết nối hệ thống quản lý văn điều hành”; 10 Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý văn điều hành (dành cho chuyên viên) 81 Phụ lục I: Sơ đồ cấu tổ chức Sở Xây dựng thành phố Đà Nẵng 82 Phụ lục II: Lưu đồ quản lý văn đến 83 Phụ lục III: Lưu đồ soạn thảo kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn 84 Phụ lục IV: Lưu đồ ký ban hành, đăng ký, phát hành văn 85 Phụ lục V: Thông tin đầu vào liệu quản lý văn đến STT Trường thông tin Tên Kiểu liệu Độ dài (viết tắt tiếng Anh) Mã định danh văn DocCode String 25 Mã hồ sơ FileCode String 40 Mã định danh quan, tổ chức lập danh mục hồ sơ Organld String 13 2.2 Năm hình thành hồ sơ FileCatalog Number 2.3 Số ký hiệu hồ sơ FileNotation String 20 2.1 Số thứ tự văn hồ sơ DocOrdinal Number Tên loại văn TypeName String 100 Số văn CodeNumber String 11 Ký hiệu văn CodeNotation String 30 Ngày, tháng, năm văn IssuedDate Date 10 Tên quan, tổ chức ban hành văn OrganName String 200 Trích yếu nội dung Subject String 500 10 Ngơn ngữ Language String 30 11 Số trang văn PageAmount Number 12 Ghi Description String 500 13 Ngày, tháng, năm đến ArrivalDate Date 10 14 Số đến ArrivalNumber Number 10 15 Chức vụ, họ tên người ký Signerlnfo 15.1 Chức vụ người ký văn Position String 100 15.2 Họ tên người ký văn FullName String 50 16 Mức độ khẩn Priority Number 17 Đơn vị người nhận ToPlaces String 18 Ý kiến phân phối, đạo, trạng TraceHeaderList thái xử lý văn 19 Thời hạn giải DueDate 1000 LongText Date 10 86 Phụ lục VI: Thông tin đầu vào liệu quản lý văn STT Tên Độ Kiểu liệu (viết tắt tiếng Anh) dài Trường thông tin Mã định danh văn DocCode Mã hồ sơ FileCode 2.1 Mã định danh quan, tổ chức Organld lập danh mục hồ sơ String 25 String 13 2.2 Năm hình thành hồ sơ FileCatalog Number 2.3 Số ký hiệu hồ sơ FileNotation String 20 3 Số thứ tự văn hồ sơ DocOrdinal Number Tên loại văn TypeName String 100 Số văn CodeNumber String 11 Ký hiệu văn CodeNotation String 30 Ngày, tháng, năm văn IssuedDate Date 10 Tên quan, tổ chức ban hành văn OrganName String 200 Trích yếu nội dung Subject String 500 10 Ngơn ngữ Language String 30 11 Số trang văn PageAmount Number 12 Ghi Description String 500 13 Chức vụ, họ tên người ký Signerlnfo 13.1 Chức vụ người ký văn Position String 100 13.2 Họ tên người ký văn FullName String 50 Mã định danh quan, tổ chức OrganId nhận văn String 13 14.2 Tên quan, tổ chức nhận văn OrganName String 200 14 Nơi nhận 14.1 To 15 Mức độ khẩn Priority Number 16 Số lượng phát hành IssuedAmount Number 17 Hạn trả lời văn DueDate Date Phụ lục VII: Biên ghi nhận lỗi phần mềm TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN 10 CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM 87 TÊN CƠ QUAN Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số: …/BBGNL-QLVBĐH Đà Nẵng, ngày … tháng … năm … BIÊN BẢN Ghi nhận lỗi Phần mềm Quản lý văn điều hành Kính gửi: Sở Thơng tin Truyền thông Hôm nay, ngày …/…/……., Phần mềm QLVBĐH xảy lỗi sau: 1.Người sử dụng/Phòng ………………………………… ban cơng tác: Vai trị sử dụng □ Lãnh đạo quan □ Văn thư □ Chuyên viên □ Lãnh đạo phòng/ban □ Một cửa □ Quản trị hệ thống Thời điểm xảy lỗi: ………………………………………………… Chức có xuất lỗi □ Quản lý VB đến □ Liên thông VB □ Quản lý công việc □ Lập hồ sơ công việc □ Báo cáo, thống kê □ Quản lý phát hành VB đi□ Thông báo nội □ Tìm kiếm VB □ Quản trị Khác: …………………………………………………………………… Mơ tả chi tiết …………………………………………………………………………… Chú ý: Vui lịng gửi kèm hình ảnh chụp lại giao diện phần mềm lúc xảy lỗi Kiến nghị, đề xuất …………………………………………………………………………… Quản trị Phần mềm QLVBĐH (Ký ghi rõ họ tên) Người sử dụng (Ký ghi rõ họ tên) 88 Phụ lục VIII: Biên xử lý lỗi phần mềm TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN TÊN CƠ QUAN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Số: …/BBGNL-QLVBĐH Độc lập - Tự - Hạnh phúc Đà Nẵng, ngày … tháng … năm … BIÊN BẢN Xử lý lỗi Phần mềm Quản lý văn điều hành Kính gửi: Sở Thơng tin Truyền thơng Hơm nay, ngày Phần mềm QLVBĐH hiệu chỉnh lỗi nội dung Biên số /BBGNL-QLVBĐH ngày /…/….: Nguyên nhân xảy lỗi …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… Giải pháp xử lý …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… Kết xử lý □ Hoàn thành □ Chưa hoàn thành, chi tiết: …………………………………………… …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… Đại diện Sở TT&TT (Ký ghi rõ họ tên Quản trị Phần mềm QLVBĐH (Ký ghi rõ họ tên) 89 MỤC LỤC BẢNG CHỮ VIẾT TẮT .1 PHẦN MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài 2 Mục đích nghiên cứu .3 Đối tượng nghiên cứu Mục tiêu nhiệm vụ nghiên cứu 5 Giới hạn phạm vi nghiên cứu 6 Phương pháp nghiên cứu Đóng góp đề tài Cấu trúc khóa luận PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG CƠ SỞ XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ VĂN BẢN CỦA SỞ XÂY DỰNG THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG .9 1.1 Nguồn văn hình thành hoạt động Sở Xây dựng thành phố Đà Nẵng 1.1.1 Văn đến 1.1.2 Văn 12 1.1.3 Văn lưu hành nội .12 1.2 Hệ thống thông tin quản lý Sở Xây dựng thành phố Đà Nẵng 13 1.2.1 Quản lý hệ thống thông tin quản lý 13 1.2.2 Hoạt động quản lý văn hệ thống thông tin quản lý Sở Xây dựng thành phố Đà Nẵng .18 CHƯƠNG THỰC TIỄN ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI SỞ XÂY DỰNG THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG 24 2.1 Lịch sử hình thành phát triển Sở Xây dựng thành phố Đà Nẵng 24 2.1.1 Lịch sử hình thành Sở Xây dựng thành phố Đà Nẵng 24 2.1.2 Đội ngũ cán công chức 25 2.1.3 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ quyền hạn đơn vị 25 90 2.1.4 Cơ sở vật chất kỹ thật Sở Xây dựng .36 2.2 Thực tiễn ứng dụng Công nghệ thông tin quản lý văn Sở Xây dựng thành phố Đà Nẵng 37 2.2.1 Ứng dụng phần mềm Quản lý văn điều hành Sở Xây dựng thành phố Đà Nẵng 37 2.2.2 Quản lý văn phần mềm Quản lý văn điều hành 38 2.2.3 Giao diện cách truy cập phần mềm Quản lý văn điều hành .44 2.2.4 Khối chức quản lý văn phần mềm 47 CHƯƠNG NHỮNG NHẬN XÉT VÀ CÁC BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN ĐỂ QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI SỞ XÂY DỰNG THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG 58 3.1 Những nhận xét chương trình ứng dụng cơng nghệ thơng tin quản lý văn Sở Xây dựng thành phố Đà Nẵng .58 3.1.1 Những kết đạt 58 3.1.2 Những tồn cần khắc phục .60 3.2 Các biện pháp nâng cao hiệu ứng dụng công nghệ thông tin để quản lý văn sở xây dựng thành phố đà nẵng 64 3.2.1 Xây dựng phần mềm tối ưu phục vụ hoạt động quản lý văn 65 3.2.2 Mở rộng phạm vi ứng dụng chương trình ứng dụng quản lý văn 67 3.2.3 Xây dựng yêu cầu cụ thể việc thực giao dịch hành qua mạng điện tử 69 3.2.4 Đào tạo bồi dưỡng nhân lực 69 3.2.5 Đầu tư kinh phí 72 KẾT LUẬN 74 TÀI LIỆU THAM KHẢO 77 PHỤ LỤC I: SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA SỞ XÂY DỰNG THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG 78 PHỤ LỤC II: LƯU ĐỒ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN .79 PHỤ LỤC III: LƯU ĐỒ SOẠN THẢO KIỂM TRA THỂ THỨC, KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN .80 91 PHỤ LỤC IV: LƯU ĐỒ KÝ BAN HÀNH, ĐĂNG KÝ, PHÁT HÀNH VĂN BẢN 81 PHỤ LỤC V: THÔNG TIN ĐẦU VÀO CỦA DỮ LIỆU QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN 82 PHỤ LỤC VI: THÔNG TIN ĐẦU VÀO CỦA DỮ LIỆU QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI 83 PHỤ LỤC VII: BIÊN BẢN GHI NHẬN LỖI PHẦN MỀM 84 PHỤ LỤC VIII: BIÊN BẢN XỬ LÝ LỖI PHẦN MỀM 85 92 MỤC LỤC HÌNH ẢNH Hình 1: Giao diện hệ thống 45 Hình 2: Giao diện đăng nhập hệ thống 45 Hình 3: Giao diện trang chủ 47 Hình 4: Xem, tìm kiếm văn đến .48 Hình 5: Chi tiết văn đến 49 Hình 6: Chuyển xử lý văn đến 50 Hình 7:Xem dòng luân chuyển văn đến 51 Hình 8: Chuyển tiếp văn đến 51 Hình 9: Xem thơng tin bút phê 52 Hình 10: Xem văn từ văn đến 52 Hình 11: Thêm văn đến vào HSCV 53 Hình 12: Xem, tìm kiếm văn 53 Hình 13: Chi tiết văn 54 Hình 14: Xem dịng ln chuyển văn 54 Hình 15: Chuyển tiếp văn 55 Hình 16: Xem thơng tin File đính kèm 55 Hình 17: Xem văn đến 56 Hình 18: Xem danh sách gửi liên thông 56 Hình 19: Thêm văn HSCV 57 ... Đóng góp đề tài Kết nghiên cứu khóa luận có đóng góp sau: Thứ khóa luận khái quát nguồn văn hành hình thành hoạt động quan Sở thực trạng quản lý nguồn văn Khóa luận có phân tích tổng quát vai... nhà trường tạo môi trường học tập tốt Em xin bày tỏ lòng cảm ơn tới cô ThS Nguyễn Thị Thanh Linh, bước hướng dẫn giúp đỡ em trình thực tập hồn thi? ??n khóa luận tốt nghiệp Bên cạnh đó, em xin chân... phần nâng cao hiệu hoạt động HTTTQL Sở Xây dựng thành phố Đà Nẵng Cấu trúc khóa luận Ngồi phần mở đầu kết luận, khóa luận cấu trúc thành chương Chương Cơ sở xây dựng hệ thống thông tin quản lý