LỜI CẢM ƠN 2 BẢNG ĐỘNG TỪ VIẾT TẮT 3 PHẦN MỞ ĐẦU 6 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CÔNG TÁC PHÂN LOẠI, XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU CỦA SỞ XÂY DỰNG THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG 8 1.1. KHÁI NIỆM MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU CỦA CÔNG TÁC PHÂN LOẠI VÀ XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU 8 1.1.1. Về công tác phân loại tài liệu 8 1.1.2. Về công tác xác định giá trị tài liệu 9 1.2. NGUYÊN TẮC PHÂN LOẠI VÀ XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU 10 1.2.1. Nguyên tắc phân loại 10 1.2.2. Nguyên tắc xác định giá trị tài liệu 10 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC PHÂN LOẠI VÀ XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU SỞ XÂY DỰNG THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG 11 2.1. LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP 11 2.1.1. Lịch sử hình thành 11 2.1.2. Đội ngũ cán bộ công chức 12 2.1.3. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của đơn vị 13 2.1.4. cơ cấu tổ chức quản lý của Sở Xây Dựng TP Đà Nẵng tin của cán bộ công chức Văn phòng Sở Xây dựng 25 2.1.5. Cơ sở vật chất kỹ thật của Sở Xây Dựng 29 2.2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC PHÂN LOẠI VÀ XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU Ở SỞ XÂY DỰNG TP ĐÀ NẴNG 30 2.2.1. Công tác phân loại 30 2.2.2. Công tác xác định giá trị tài liệu 33 2.6. ĐÁNH GIÁ ƯU, NHƯỢC ĐIỂM VÀ NGUYÊN NHÂN TỒN TẠI VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ 36 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO CÔNG TÁC BẢO QUẢN VÀ XÁC ĐỊNH GÍA TRỊ TÀI LIỆU 40 3.1. CÁC GIẢI PHÁP 40 3.1.1. Về công tác phân loại 40 3.1.2. Về công tác xác định giá trị tài liệu 41 3.2. KIẾN NGHỊ 42 3.2.1. Đổi mới nhận thức về công tác lưu trữ tại Sở Xây Dựng hiện nay 42 3.2.2. Nâng cao nghiệp vụ chuyên môn của cán bộ lưu trữ 42 3.2.3 Tăng cường cơ sở vật chất phương tiện trang thiết bị trong công tác lưu trữ văn phòng 43 3.2.4. Tăng cường đôn đốc kiểm tra công tác lưu 43 KẾT LUẬN 45 PHỤ LỤC 46 TÀI LIỆU KHAM KHẢO 47
TRƯỜNG ĐẠI HỌC ĐƠNG Á KHOA QUẢN TRỊ KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP NGÀNH: QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Đề Tài: Một số giải pháp nâng cao hiệu công tác phân loại xác định giá trị tài liệu Sở Xây Dựng TP Đà Nẵng M À N SVTH: KBÔR H’DJƯN GVHD: NGUYỄN THỊ LỆ THỦY LỚP: QV15A1.1 CBHD: NGUYỄN ĐỨC LÂM Đà Nẵng, ngày tháng năm 2019 LỜI CẢM ƠN Sau bốn năm học tập trường Đại Học Đông Á, sinh vinh viên chúng em truyền dạy kiến thức chuyên môn quản lý hoạt động quản lý nhà nước đợt thực tập Sở Xây Dựng Thành Phố Đà Nẵng Tuy thời gian ngắn ngắn ngủi song có ý nghĩa chúng em hội để sinh viên chúng em tiếp cận thực tế quan Nhà nước Tại chúng em áp dụng lý luận vào thực tế, hội để em bổ sung kiến thức thực tế kỹ xử lý công việc hàng ngày Được giúp đỡ tận tình Cán Nguyễn Đức Lâm tịa tồn thể anh chị chun viên Sở Xây Dựng nói chung Đã tạo điều kiện cho em thực tập Sơ Xây Dựng TP Đà Nẵng Đợt thực tập em kết thúc với đề tài: “Công tác phân loại, xác định giá trị tài liệu Sở Xây Dựng TP Đà Nẵng” Qua đợt thực tập này, em cảm ơn giúp đỡ hướng dẫn cụ thể thầy cô, lãnh đạo trường Đại Học Đông Á khoa Quản Trị, Đặc biệt hướng dẫn tận tình cooTh.S Nguyễn Thị Lệ Thủy giáo viên hướng dẫn làm khóa luận tốt nghiệp Nhân dịp em xin phép cmar ơn giúp đỡ quan tâm Sở Xây Dựng cán hướng dẫn nghiệp vụ Sở để em hồn thành khóa luận tốt nghiệp Trong q trình thực tập hồn thành khóa luận tốt nghiệp khơng tránh khỏi sai sót Em mong nhận đóng góp ý kiến thầy giáo mơn Văn Phịng Sở Xây Dựng Tp Đà Nẵng để khóa luận tốt nghiệp em đặt kết tốt, đồng thời bổ sung cho em kiến thức bổ ích cho em trước trường Em xin chân thành cảm ơn! Đà Nẵng, ngày tháng năm 2019 Sinh viên thực tập Kbôr H’Djưn BẢNG ĐỘNG TỪ VIẾT TẮT STT 01 02 03 04 05 06 07 BẢNG TỪ VIẾT TẮT SXD TP XĐGTLLT THBQ GIẢI MÃ Sở Xây Dựng Thành Phố Xác định giá trị tài liệu lưu trữ Thời Hạn Bảo Quan PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Ngày với lên đất nước, phát triển nhanh mạnh kinh tế thị trường đời quan, tổ chức với quy mô lớn, nhỏ loại hình kinh doanh đa dạng phong phú Mỗi quan,tổ chức doanh nghiệp có cách tổ chức xếp máy hoạt động riêng cho phù hợp với tiến trình lên hội nhập quan, tổ chức quan nào, văn giấy tờ cầu nối quan trọng quan, tổ chức, tổ chức kinh tế, nhà nước với nhân dân, quan cấp với quan cấp dưới, quan cấp với cấp trên, cơng tác lưu trữ có vai trị lớn khơng thể thiếu đơn vị hành Bởi văn giấy tờ điều tập trung vào đầu mối phận Lưu Trữ để quản lý sử dụng có hiệu nói Lưu Trữ cánh tay đắc lực giúp cho lãnh đạo quan nắm tình hình hoạt động quan Làm tốt công tắc lưu trữ đảm bảo cung cấp đầy đủ, xác kịp thời định quản lý.trên sở ban lãnh đạo đưa sách đắn Để tìm hiểu rõ công tác lưu trữ, nắm bắt rõ thuận lợi khó khăn quan, trình thực tập sở Xây Dựng TP.Đà Nẵng em chọn đề tài “Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tắc phân loại, xác định giá trị tài liệu Lưu Trữ sở Xây Dựng-TP.Đà Nẵng’’ Mục đích nghiên cứu đề tài Đề tài khóa luận nghiên cứu nhằm đạt mục đích sau: Tìm hiểu vấn đề công tác phân loại, xác định giá trị tài liệu Lưu Trữ sở Xây Dựng- TP.Đà Nẵng Đề giải pháp công tác phân loại, xác định giá trị tài liệu Lưu Trữ sở Xây Dựng – TP.Đà Nẵng Nhiệm vụ nghiên cứu đề tài Tìm hiểu sở lý luận công tác phân loại, xác định giá trị tài liệu sở Xây Dựng- TP Đà Nẵng Nghiên cứu thực trạng phân loại, xác định giá trị tài liệu Lưu Trữ sở Xây Dựng – TP Đà Nẵng Đội tượng phạm vi nghiên cứu đề tài Sở Xây Dựng – TP Đà Nẵng, số 16 Trần Phú, Quận Hải Châu TP Đà Nẵng Đề tài chủ yếu tập trung vào công tác phân loại xác định giá trị lưu trữ Phương pháp nghiên cứu đề tài Tại khóa luận sử dụng số phương pháp nghiên cứu sau: - Phương pháp so sánh lý thuyết - Phương pháp quan sát - Phương pháp khảo sát Lịch sữ nghiên cứu đề tài Cơng tác Lưu Trữ khơng ngày có tầm quan trọng mà quan tâm nhiều triều đại phong kiến Việt Nam Trước hết phải kể đến PGS Nguyễn Văn Hàm với ‘‘ Tạp chí Văn Thư – Lưu trữ’’, số 3,1975 nói thu thập quản lý tốt loại tài liệu văn kiện chủ yếu tổ chức cơng đồn…Những cơng trình khoa học nguồn tài liệu q trình thực đề tài Ngồi cong tham khảo sách ‘‘Nghiệp vụ công tác Lưu trữ’’ NXB lao động xã Hội, 2001 Đóng góp đề tài Về mặt lý luận: thông qua báo cáo khoa học giúp hiểu biết them công tác Lưu Trữ Về mặt thực tiễn: vấn đề công tác phân loại, xác định giá trị tài liệu rút kinh nghiệm để làm tốt công tác phân loại, xác định giá trị tài liệu Kết cấu đề tài Chương 1: Cơ sở lý luận thực tiễn Sở Xây Dựng Thành Phố Đà Nẵng Chương 2: thực trạng công tác tài liệu phân loại xác định giá trị tài liệu Sở Xây Dựng Thành Phố Đà Nẵng Chương 3: Một số giải pháp nâng cao công tác phân loại, xác định giá trị tài liệu Sở xây Dựng Thành Phố Đà Nẵng CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CÔNG TÁC PHÂN LOẠI, XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU CỦA SỞ XÂY DỰNG THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG 1.1 Khái niệm mục đích, u cầu cơng tác phân loại xác định giá trị tài liệu 1.1.1 Về công tác phân loại tài liệu a) Khái niệm Phân loại tài liệu lưu trữ vào đặc trưng phổ biến tài liệu để phân chia chúng khối, nhóm, đơn vị chi tiết lớn, nhỏ khác nhằm mục đích quản lý sử dụng có hiệu tài liệu - Đặc trưng phân loại tài liệu; Đặc trưng thời kỳ lịch sử Đặc trưng ý nghĩa toàn quốc, ý nghĩa địa phương Đặc trưng lãnh thổ hành Đặc trưng nghành hoạt động Đặc trưng ngơn ngữ, kỹ thuật chế tác tài liệu Đặc trưng cấu tổ chức Đặc trưng mặt hoạt động Ngoài đặc trưng trên, trình phân loại tài liệu ta cong phải vận dụng đặc trưng khác như: Vấn đề, tác giả, tên gọi, thời gian địa dư, quan giao dịch … b) Mục đích Việc phân loại tài liệu nhằm hướng tới hai mục đích bản: Một phân loại để tổ chức khoa học tài liệu phông lưu trữ Chúng ta biết tài liệu lưu trữ phơng lưu trữ có số lượng lớn (từ hàng chục đến trăm , hàng nghìn mét giá tài liệu) Mặt khác tài liệu thuộc Phông Lưu Trữ Quốc gia Việt Nam lại đực hình thành phạm vi Rộng lớn Vì vậy, tổ chức khoa học khối tài liệu cuốc gia cung tài liệu tưng quan Nhờ phân loại tài liệu, sẻ xác định mạng lưới trung tâm, kho lưu trữ để bảo quản tài liệu phạm vi toàn quốc , đông thời nhờ phân, tài liệu phông lưu trữ quan tổ chức thành khối, nhóm cách khoa học, tạo điều kiện cho việc tổ chức, xếp tài liệu thực tế Hai là, phân loại tài liệu nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra tìm khai thác, sử dụng tài liệu Nhờ phân loại khoa học tài liệu, quan lưu trữ xây dựng hệ thống cơng cụ tra tìm theo phơng, theo khối, nhóm tài liệu theo vấn đề Mặt khác, nhờ phân loại khoa học tài liệu, người khai thác thuận lợi việc tra tìm thơng tin tài liệu theo phơng, theo khối, nhóm tài liệu theo vấn đề mà họ quan tâm c) Yêu cầu Phân loại tài liệu cần đạt hai yêu cầu là: tính khoa học tính triệt để - Tính khoa học thể chỗ sau phân loại, tài liệu phông phải xếp cách khoa học, logic để dễ bảo quản, dễ tra tìm phản ánh nội dung thành phần tài liệu phông lưu trữ đồng thời làm bật chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức đặc điểm đơn vị hình thành phơng - Tính triệt để thể việc quan lưu trữ cần xây dựng phương án phân loại cho tài liệu phông phân chia mạch lạc theo cấp độ lớn, nhỏ nhóm, đảm bảo khơng có tài liệu thừa sau tài liệu phân loại theo phương án chọn 1.1.2 Về công tác xác định giá trị tài liệu a) Khái niệm Xác định giá trị tài liệu khâu nghiệp vụ quan trọng công tác lưu trữ Nhiệp vị đóng vai trị định số phận tài liệu nên yêu cầu đặt cơng tác phải xác, thận trọng Nếu khơng dẫn đến tình trạng tổn thất tài liệu phịng kho lưu trữ Mặt khác dẫn đến việc lựa chọn tài liệu khơng xác XĐGTTL dựa vào nguyên tắc, tiêu chuẩn phương pháp lưu trữ học để: - Quy định THBQ cho loại tài liệu hình thành trình hoạt động quan, tở chức, cá nhân theo giá trị chung mặt kinh tế, trị, khoa học, lịch sử … - Lựa chọn, bổ sung tài liệu có giá trị đưa vào bảo quản loại tài liệu hết giá trị để tiêu hủy b) Mục đích Giúp cho việc quản lý chặt chễ tài liệu lưu trữ Tạo điều kiện để bổ sung tài liệu hết giá trị vào phông lưu trữ, nhằm tối ưu hóa thành phần phơng lưu trữ Sở Xây Dựng, nâng cao hiệu phục vụ khai thác sử dung tài liệu lưu trữ Giải phong kho tàng, phương tiện bảo quản tài liệu Việc XĐGTTL tốt khắc phục tình trạng hủy tài liệu c) Yêu cầu XĐGTTL cơng việc khó, phức tạp có ý nghĩa định đến số phận phông lưu trữ Yêu cầu: người làm cơng tác lưu trữ phải có tinh thần trách nhiệm cao, thận trọng XĐGTTL, phải thực đày đủ quy định Nhà nước hướng dẫn nghiệp vụ XĐGTTL 1.2 Nguyên tắc phân loại xác định giá trị tài liệu 1.2.1 Nguyên tắc phân loại Phân loại tài liệu cần thực theo nguyên tắc định Để đảm bảo nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất, việc phân chia tài liệu phơng lưu trữ nói chung phơng lưu trữ SXD nói riêng cần đạo xuyên suốt lập trường quan điểm Đảng thống nghiệp vụ theo quy định Nhà nước Việc phân loại tài liệu phông lưu trữ quốc gia cần phản ánh lịch sử hình thành quốc gia cấu tổ chức máy nhà nước thời kỳ lịch sử Đối với phông lưu trữ quan, việc phân loại tài liệu đảm bảo không phân tán tài liệu phông tôn trọng nguyên tắc xuất sinh tài liệu, không phá vỡ mối quan hệ lịch sử tài liệu phông 10 XĐGTTL dựa nguyên tắc, tiêu chuẩn phương pháp lưu trữ học để: - Quy định THBQ cho loại TL hình thành trình hoạt động cq, tổ chức, cá nhân theo giá trị chúng mặt k.tế, trị, khoa học, lịch sử… - Lựa chọn, bổ sung TL có giá trị đưa vào bảo quản loại TL hết giá trị để tiêu huỷ Xác định giá trị tài liệu lựa chọn tài liệu có giá trị định thời hạn bảo quản cho chúng Tuy nhiên, trình xác định giá trị tài liệu thường có tác động ý kiến chủ quan người làm công tác xác định giá trị tài liệu Vì vậy, chỉnh lý tài liệu thường có nhiều người tham gia cần có hướng dẫn xác định giá trị tài liệu để đảm bảo tính thống Xác định giá trị tài liệu khâu nghiệp vụ quan trọng quy trình nghiệp vụ lưu trữ Thực tốt việc tạo điều kiện thuận lợi cho việc thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ Loại bỏ tài liệu hết giá trị, tài liệu trùng thừa, lựa chọn tài liệu có giá trị để đưa vào bảo quản Hiện nay, cán quan chưa xác định rõ nguyên tắc, phương pháp tiêu chuẩn để vận dụng trình xác định giá trị tài liệu giai đoạn cụ thể Việc loại hủy tài liệu hết giá trị chưa thực theo quy định, tài liệu cịn bó gói để lộn xộn cặp hồ sơ Nhìn chung cơng tác xác định giá trị tài liệu Sở Xây Dựng TP Đà Nẵng tiến hành nghiệp vụ Tuy nhiên, việc xác định giá trị cho hồ sơ chưa có thời hạn cụ thể, dừng lại mức: Vĩnh viễn, lâu dài tạm thời Trong dó, việc bảo quản với thời hạn lâu dài chưa quy định năm cho hồ sơ, tạm thời năm loại bỏ hồ sơ có thời hạn bảo quản tạm thời Trong ba nguyên tắc, chín tiêu chuẩn theo luật lưu trữ quy định để quan hoạt động quan có vận dụng “ngun tắc toàn diện tổng hợp” áp dụng tiêu chuẩn là: Tiêu chuẩn ý nghĩa quan đơn vị hình thành phơng Tiêu chuẩn thời gian địa điểm hình thành tài liệu 34 Tiêu chuẩn mức độ hồn chỉnh chất lượng phông lưu trữ Về ngyên tắc Nguyên tác tổng hợp toàn diện Nguyên tác đòi hỏi xem xết giá trị tài liệu phải xem xết cách tổng quát Vì thực tế thấy nội dung hình thức tài có ý nghĩa lĩnh vực định, trái lại ý nghĩa tài liệu phong phú đa dạng Nên xem xết giá trị tài liệu phải có quan điểm tồn diện tổng hợp, tài liệu khơng có gá trị lĩnh vực lại có giá trị cao lĩnh vực khác phải đặt tài liệu mối quan hệ qua lại với thấy hết giá trị chúng Về tiêu chuẩn Tiêu chuẩn ý nghĩa quan, đơn vị hình thành phơng Cơ quan đơn vị hình thành phơng hình thành khối tài liệu Khi vân dụng tiêu chuẩn giá trị tài liệu xem xét vị trí quan thành phơng lưu trữ, quan hình thành phơng cao phơng lưu trữ quan cao nhiêu Ví dụ: phơng lưu trữ sở xây dựng thành phố Đà Nẵng (từ năm 2011 đến năm 2016) Tiêu chuẩn thời gian địa điểm hình thành tài liệu Thời gian tài liệu Thời gian ghi chép tài liệu để xem xết giá thị tài liệu Tài liệu phân hai loại: Thời gian hình thành tài liệu thời gian nói đến tài liệu.nhiều trường hợp hai loại thời gian thống với có trường hợp hai loại thời gian khác Chẳng hạn tài liệu đươc chép lại, tường trình việc xãy Khi vận dụng tiêu chuẩn xem xét kỹ mốc thời gian hình thành tài liệu tài liệu hình thành thời điểm diễn kiện quan trọng tài liệu có giá trị cao Liên quan đến thời gian tài liệu việc quy định mốc thời gian cấm tiêu hủy tài liệu theo định số 168/HĐBT Địa điểm tài liệu 35 Địa điểm nơi hình thành tài liệu Những tài liệu hình thành địa điểm xảy kiện quan trọng tài liêu có giá trị cao Ví dụ: Tiêu chuẩn mức độ hành chỉnh chất lượng phông lưu trữ Theo tiêu chuẩn này, XĐGTTL gặp phơng lưu trữ có nhiều tài liệu bị mác tài liệu có giá trị thấp cần giữ lại để góp phần làm sáng tỏ lịch sử hoạt động quan hình thành phơng Bảng thời Hạn bảo quản tài liệu - Tại Văn phòng quan: Quyết định số 88/QĐ-SXD ngày 03/8/2009 + có ban hành, thơng kê đầy đủ hồ sơ, tài liệu hình thành vào bẳng thời hạn bảo quản tài liệu xác định xác, cụ thể thời hạn bảo quản cho thừng hồ sơ, phù hợp với thời hạn bảo quản tài liệu chung hình thành hoạt động quan Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản tài liệu chuyên nghành trưởng quản lý chuyên nghành quy định + Có ban hành không xác định cụ thể thể thời hạn bảo quản hồ sơ không thống kê đầy đủ hồ sơ, tài liệu hình thành hoạt động quan vào thời hạn tài liệu X; (liệt kê vài hồ sơ…) + Không ban hành - Đối với đơn vị trực thuộc + 100% đơn vị trực thuộc ban hành, thống kê đầy đủ hồ sơ, tài liệu hình thành vào bảng thời hạn bảo quản tài liệu xác định thời hạn bảo quản xho thừng hô sơ + 100% đơn vị trực thuộc ban hành không không thống kê đầy đủ hồ sơ, tài liệu hình thành vào bẳng thời hạn bảo quản tài liệu không xác cụ thể định thời hạn bảo quản cho hô sơ cịn đơn vị trực thuộc khơng ban hành (tên đơn vị không ban hành ban hành thiếu, liệt kê vài hồ sơ …) + khơng có đơn vị ban hành 36 2.6 Đánh giá ưu, nhược điểm nguyên nhân tồn công tác lưu trữ * Ưu điểm: Sở Xây dựng đơn vị trọng đến công tác Lưu trữ tài liệu, hầu hết tài liệu hàng năm Sở chỉnh lý cách khoa học để đưa vào kho Lưu trữ + Trước hết cần phải khẳng định phịng văn hóa Thơng tin quận Hải Châu thành công việc tổ chức công tác lưu trữ Xây dựng hệ thống làm việc chuyên nghiệp có hiệu cao, tiếp thu thực nghiêm túc quy định quan, lưu trữ nhà nước đặt Đội ngũ cán cơng tác có nhiều kinh nghiệm tham gia tập huấn lớp huấn luyện nghiệp vụ, trình tự công tác lưu trữ logic, phù hợp với thực tế nắm bắt quy chế nhanh chóng Đảm bảo công tác lưu trữ diễn cách thuận lợi + Nhận thức vai trị vị trí, tầm quan trọng công tác Lưu trữ Lãnh đạo Sở Xây Dựng thành phố Đà Nẵng có bước chuyển biến rõ rệt Việc củng cố, kiện tồn tổ chức làm cơng tác lưu trữ Phòng dược tổ chức thống vào hoạt động có nề nếp + Lưu trữ Sở Xây Dựng thành phố Đà Nẵng thực tốt công tác lưu trữ từ khâu thu thập, bổ sung đến tổ chức, sử dụng tài liệu phục vụ tốt cho hoạt động Sở Xây Dựng từ thành tới Việc bổ sung tài liệu ngày phong phú có nhiều tài liệu có giá trị liên quan + Phân loại tài liệu quan theo trình tự thời gian, theo số văn bản, theo tác giả văn bản, theo nội dung văn bản, theo tên văn nghị định, nghị quyết, định, công văn,… điều giúp cán dễ dàng tìm kiếm sử dụng tài liệu + Cách bố trí phịng làm việc tủ chứa tài liệu có tính khoa học, tài liệu xếp tủ gọn gàng, ngăn nắp, phù hợp phong thủy phịng, có dãy cửa sổ lớn hướng phía đơng nam thuận tiện cho ánh sáng làm việc, mùa hè mát, mùa đơng lại ấm, phịng có quạt gió hệ thống điện, hệ thống phòng cháy chữa cháy đảm bảo quy định 37 + Do có quan tâm mức, kịp thời lãnh đạo quan Sở Xây Dựng cố gắng phát huy tinh thần trách nhiệm hoàn thành tốt công việc, nhiệm vụ cán thuộc phòng ban đặc biệt đội ngũ cán Sở Xây Dựng cơng tác lưu trữ + Nhìn chung công tác lưu trữ Sở Xây Dựng quan tâm mức thực cách nghiêm túc, quy định pháp luật Trong thời gian gần đây, Sở Xây Dựng tham mưu ban hành nhiều văn công tác văn thư lưu trữ đạt hiệu định * Nhược điểm: Có số tài liệu năm cũ chưa chỉnh lý phân loại hết Tài liệu chưa phân loại + Kho lưu trữ quan lưu trữ nơi Tịa nhà Hành tầng 12 số 51A Lý Tự Trọng tầng 3, với việc phân chia kho lưu trữ gặp nhiều khó khăn việc cơng tác tra tìm lưu trữ hồ sơ người cơng tác lưu trữ 38 + Kho lưu trữ số 51A Lý Tự Trọng tầng chưa khai thác sử dụng hiệu quả, tài liệu rời ẩm mốc hư hỏng trầm trọng + Về việc thu thập tài liệu hạn chế, việc đầu tư thời gian kinh phí cho cơng tác lưu trữ chưa nhiều, trang thiết bị cịn thiếu khơng phù hợp với tầm quan trọng việc bảo quản, lưu trữ tài liệu, chưa có chương trình quản lý văn tài liệu lưu trữ Nên dẫn đến việc quản lý tra tìm tài liệu hồ sơ cịn gặp nhiều khó khăn + Sự thiếu nguồn lực sở vật chất, cán chuyên trách, cán cán bộ, công chức, kiêm cơng tác lưu trữ với cơng việc khác nên chất lượng công việc không đảm bảo + Chưa có cán chun làm cơng tác lưu trữ, nên tình trạng cơng việc cần giải hàng năm cịn chậm tiến độ, cơng tác lưu trữ cán làm cịn thiếu sót, khơng thực trình tự quy định lưu trữ nhà nước * Nguyên nhân tồn công tác Lưu trữ Sở xây dựng: Do chưa có cán chun trách cơng tác Lưu trữ nên việc thu thập tài liệu hàng năm khó khan Bên cạnh đó, tài liệu phát sinh năm nhiều kinh phí hạn chế khơng thể đảm bảo chỉnh lý hết đầy đủ tài liệu có Sở Thứ 1, cán phịng lưu trữ phải kiêm q nhiều cơng việc lúc, tiếp nhận hồ sơ phịng ban khác khơng lập hồ sơ hành mà phải đến phòng lưu trữ cán chun viên phịng lưu trữ làm, nên tình trạng cơng việc giải năm chậm tiến độ Thứ 2, trang thiết bị kho đủ số lượng chất lượng số thiết bị cũ, đầy đủ diện tích kho lại hẹp so với tiêu chuẩn nên khó chứa hết tài liệu vài năm tới Vị trí kho đặt tầng cuối hành lang nơi thoáng mát yên tĩnh tốt cho việc nghiên cứu bảo quản tài liệu lại bố trí xa so với cầu thang Nên xảy hỏa hoạn việc di rời tài liệu khỏi phịng lưu trữ gặp khơng khó khăn Điều gây nhiều bất lợi cho việc bảo quản tài liệu lưu trữ 39 Thứ 3, đội ngũ nhân viên lưu trữ cịn thiếu nên cơng tác lưu trữ cịn gặp nhiều vướng mắc, nhân viên nữ nhiều đẹp lại nhân viên nam nên cơng việc cần tới sức lực đảm đương Thứ 4, nhận thức tầm quan trọng tài liệu lưu trữ nên Sở Xây Dựng có trang bị tốt cho việc lưu trữ sở vật chất địa điểm kho lư trữ Thứ 5, bên cạnh cịn số mặt hạn chế nên công tác lưu trữ Sở Xây Dựng cịn có nhiều điều bất cập Ngun nhân chủ yếu đội ngũ cán công nhân viên làm cơng tác lưu trữ cịn thiếu Thứ 6, ngồi trình độ tiếp cận áp dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ cịn chưa phát huy hết vai trị vào cơng việc Nhìn chung cơng tác Lưu trữ Sở Xây Dựng nhiều hạn chế thiếu sót nên cịn cần nhiều quan tâm lãnh đạo Sở cần có biện pháp cụ thể để nâng cao hiệu công việc khắc phục khó khăn tồn nêu 40 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO CƠNG TÁC BẢO QUẢN VÀ XÁC ĐỊNH GÍA TRỊ TÀI LIỆU 3.1 Các giải pháp 3.1.1 Về công tác phân loại Để đảm bảo tốt công tác phân loại hồ sơ Sở Xây dựng cần phải đảm bảo tốt công tác lập hồ sơ xử lý công việc chuyên viên Sở Căn vào hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ, tiến hành phân chia tài liệu thành nhóm theo trình tự sau: Bước 1: Phân chia tài liệu thành nhóm bản; Bước 2: Phân chia tài liệu nhóm thành nhóm lớn; Bước 3: Phân chia tài liệu nhóm lớn thành nhóm vừa; Bước 4: Phân chia tài liệu nhóm vừa thành nhóm nhỏ… Trong q trình phâ chia tài liệu thành nhóm, phát thấy chính, gốc văn tài liệu có giá trị thuộc phơng khác phải để riêng lập thành danh mục để bổ sung cho phơng Thực việc phân loại tài liệu chỉnh lý phơng có khối tài liệu lớn thường cần diệt tích định Vì vậy, trước tiến hành phân loại người phụ trách chỉnh lý cần ý đến không gian làm việc để đảm bảo đưa tài liệu phân loại Đẩy mạnh trình thu thập tài liệu vào kho để tiến hành phân loại; Đảm bảo nguyên tắc phân loại tài liệu cần phải xuyên suốt trình phân loại; Việc phân loại tài liệu đảm bảo không phân tán tài liệu phông; Đội ngũ cán cần trau dồi kinh nghiệm, nắm bắt hết tất công tác cách chặt chẽ; Đưa văn ban hành công tác phân loại tài liệu riêng cho Sở mình; Tra tìm tài liệu cịn thiếu xót để đưa vào kho lưu trữ; Sở Xây Dựng cần ban hành văn hướng dẫn phân loại tài liệu 3.1.2 Về công tác xác định giá trị tài liệu Cần kiểm tra thực việc xác định giá trị tài liệu từ đưa văn quy định chung cho Sở Xây Dựng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu; Bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu phải biên soạn chi tiết, cụ thể phông tài liệu chỉnh lý lần đầu; lần sau cần sửa đổi, bổ sung cho phù hợp với tình hình thực tế khối tài liệu đưa chỉnh lý 41 Căn để biên soạn hướng dẫn xác định giá trị tài liệu: - Các nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu; - Các quy định pháp luật có liên quan đến thời hạn bảo quản tài liệu; - Các bảng thời hạn bảo quản tài liệu (nếu có); - Các hướng dẫn thành phần hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ lịch sử; - Danh mục hồ sơ quan, đơn vị hình thành phơng (nếu có); - Bản lịch sử đơn vị hình thành phơng lịch sử phơng; - Ngoài cần tham khảo ý kiến cán bộ, công chức, viên chức quan, đặc biệt cán chuyên môn giải công việc Kế hoạch chỉnh lý văn hướng dẫn nghiệp vụ phải người có thẩm quyền phê duyệt người có trách nhiệm thơng qua bổ sung hồn thiện q trình thực để phù hợp với thực tế tài liệu Bởi lẽ văn biên soạn trước chỉnh lý tiếp xúc trực tiếp với tài liệu Cần xác định giá trị tài liệu hợp lý, từ tài liệu giá trị cao đến tài liệu giá trị thấp để xác định thời hạn bảo quản cho hợp lý; Cần xác định rõ nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn để vận dụng vào xác định tài liệu cho giai đoạn cụ thể; Những tài liệu hết giá trị Sở cần phải tiêu hủy, giảm bớt diện tích kho lưu trữ, phịng ban; Cán cần nắm rõ mục đích, yêu cầu nội dung công tác xác định giá trị tài liệu, vận dụng việc xác định giá trị tài liệu thực tế hoạt động quan Và tham mưu cho lãnh đạo công tác xác định giá trị tài liệu Sở Xây Dựng cần ban hành văn hướng dẫn xác định giá trị tài liệu 3.2 Kiến nghị 3.2.1 Đổi nhận thức công tác lưu trữ Sở Xây Dựng Xã hội phát triển ln vận động khơng ngừng, mà người cần phải thay đổi để theo kịp với thời đại khơng muốn trở nên lỗi thời tụt hậu so với người khác Chính điều cần phải đổi nhận thức đội ngủ cán nhân viên công tác lưu trữ để tiến tới cải cách hành đất nước 42 Muốn vậy, cần phải thường xuyên đào tạo cán lưu trữ tư tưởng tiến bộ, cần phải khảng định cơng việc vừa mang tính khoa học vừa có logic, địi hỏi người cán lưu trữ phải có tố chất niềm say me công việc không cần qua lớp học làm công việc cũng có đặc trưng riêng Nếu ta khơng tìm hiểu nghiên cứu kỹ lưỡng khơng thể tìm thấy điểm hay thú vị công việc mà ta làm Từ lý lể ta Khẳng định rằng, muốn đổi nhận thức công tác lưu trữ cần coi trọng tới chất lượng đào tạo bồi dưỡng chuyên môn, nhà nước cần phải có nhiều sách để đạo nên cán lưu trữ giỏi tương lai 3.2.2 Nâng cao nghiệp vụ chuyên môn cán lưu trữ Công tác vô quan trọng Điểm qua vai trị tài liệu lưu trữ, khơng có vai trị quan trọng việc cải cách hành chính, việc nâng cao đời sống xà hội mà quan hay doanh nghiệp tài liệu lưu trữ có vai trị vơ quan trọng phát triển quan Bên cạnh đó, cần phải nâng cao hiểu biết kiến thức CNTT cách cử nhân viên học thêm ứng dụng công nghệ thông tin công tác đồng thời tạo điều kiện cho họ tìm tịi học hỏi mới, khuyến khích sáng tạo cơng việc để ứng dụng sữ dụng thành thạo công nghệ mới, phục vụ tốt cho công việc thời đại mới, tránh lạc hậu lúng túng triển khai thực Nhanh nhạy nắm bắt thơng tin để cung cấp cách nhanh xác, kịp thời để tránh trường hợp thông tin cung cấp khơng cịn phù hợp với thực tiển 43 3.2.3 Tăng cường sở vật chất phương tiện trang thiết bị cơng tác lưu trữ văn phịng Nhìn chung điều kiện sở vật chất văn phòng Sở Xây Dựng TP Đà Nẵng đầy đủ chất lượng chất lượng số chưa đáp ứng tiêu chuẩn cơng tác lưu trữ Vì để nâng cao công tác này, cần đầu tư số trang thiết bị máy scan đồ A0, máy hút ẩm để đảm bảo việc lưu trữ tốt Cần trọng tới biện pháp chống ẩm mốc, cháy nổ có biện pháp ngăn chặn phá hoại côn trùng gây hại cho tài liệu Cơ quan nên mua thêm số thuốc trừ mối mọt số côn trùng gián, chuột để bảo quản tài liệu cách tốt Trong tương lai kho lưu trữ không đáp ứng nhu cầu lưu trữ cảu thực tế, càn phải có phương hướng cụ thể để bố trí cho phù hợp, vừa tiết kiệm diện tích vừa có điều kiện tốt cho cơng tác lưu trữ Thực tế cho thấy, diện tích kho hẹp so với tiêu chuẩn, lãnh đạo cần cung cấp thêm kinh phí để mỡ rộng diện tích kho để trách trường hợp tình trạng hư hại tài liệu phần lớn tài liệu tài liệu có giá trị 3.2.4 Tăng cường đơn đốc kiểm tra công tác lưu Lãnh đạo quan cân quan tâm, sát tình hình hoạt động cơng tác lưu trữ để động viên kịp thời đội ngủ cán cơng nhân viên, khơng mà cịn nâng cao hiệu công việc, tránh tình trạng trì trệ máy hoạt động Phát sai sót kịp thời để nhác nhở, khắc phục tránh gây hiệu nghiêm trọng hay xảy hậu sẻ quy trách nhiệm,kiên xữ lý hành vi mác phải nhiều lần theo quy định Nha nươc Thường xuyên đôn đốc, kiểm tra cơng tác lưu trữ phát sáng kiến cách làm hay cán bộ, nhân viên để kịp thời động viên, khên thưởng giúp họ hang say với cơng việc Đồng thời giải thích cho người hiểu tơn trọng quy định cơng tác lưu trữ, tạo tình cảm tốt đẹp cấp với cấp Cần có kiểm tra định kỳ hay đột xuất để nắm rõ tất tài liệu nằm kho 44 45 KẾT LUẬN Qua thời gian thực tập Sở Xây Dựng TP Đà Nẵng nản thân em nhận thấy thật thú vị tham gia nội dung chuyên môn công tác lưu trữ Được làm nhân viên trực tiếp vào nghiệp vụ lưu trữ thật giúp em bổ sung nhiều kiến thức học thực tế làm việc bên thời gian tới Những kiến thức học trường lý thuyết khơng thực tế em nghĩ khơng thể hình dung cụ thể hóa học Được tiếp xúc với thực tế với môi trường thật giúp em thêm kinh nghiệm hiểu sâu chuyên ngành Một quan muốn hoạt động tốt cần có nhà lãnh đạo tốt, biết quan tâm tới nhân viên đặc biệt phải coi trọng cơng tác quản trị văn phịng nói chung cơng tác lưu trữ nói riêng Sở Cán văn thư đào tạo tốt có trình độ chun mơn cao, có tinh thần tự giác cao, yêu nghề…, đảm bảo công tác lưu trữ hiệu Trên tồn em thu thập từ thực tế thực tập Sở Xây Dựng TP Đà Nẵng Trong trình thực tập khơng tránh sai trái thiếu xót Vì mong người tham khảo có đóng góp để báo cáo em hoàn chỉnh Xin chân thành cảm ơn./ 46 PHỤ LỤC Sơ đồ tổ chức máy quan văn phòng quan SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC SỞ XÂY DỰNG ĐÀ NẴNG LÃNH ĐẠO SỞ CƠ QUAN SỞ CÁC ĐƠN VỊ TRỰC THUỘC VIỆN QUY HOẠCH XÂY VĂN PHÒNG DỰNG ĐÃ NẴNG PHÒNG TRUNG TÂM TƯ VẤN PHÁT TRIỂN ĐÔ THỊ KỸ THUẬT XÂY DỰNG ĐÀ NẴNG PHỊNG CẤP PHÉP CƠNG TY QUẢN LÝ VẬN PHÒNG QUẢN LÝ HÀNH ĐIỆN CHẾU SÁNG HẠ TẦNG KỸ THUẬT CƠNG TY CƠNG VIÊN – PHỊNG QUY CÂY XANH ĐÀ NẴNG HOẠCH KIẾN TRÚC CÔNG TY QUẢN LÝ NHÀ PHÒNG QUẢN LÝ ĐÀ NẴNG NHÀ VÀ THỊ TRƯỜNG CÔNG TY QUẢN LÝ NHÀ BẤT ĐỘNG SẢN CHUNG CƯ ĐÀ NẴNG PHÒNG KINH TẾ CHI CỤC GIÁM ĐỊNH VÀ VẬT LIỆU XÂY XÂY DỰNG ĐÀ NẴNG PHÒNG QUẢN LÝ TRUNG TÂM KIỂM ĐỊNH CHẤT LƯỢNG XÂY DỰNG THANH TRA SỞ 47 ĐÀ NẴNG TÀI LIỆU KHAM KHẢO http://www.sxd.danang.gov.vn/ Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 Thông tư số 13/2011/TT-BNV ngày 24/10/2011 Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản tài liệu hình thành hoạt động UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương Công văn số 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19/12/2006 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước v/v hướng dẫn tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007 Bộ Nội vụ hướng dẫn kho lưu trữ chuyên dụng Quyết định số 74/QĐ-KHKT ngày 04/8/1997 Cục Lưu trữ Nhà nước v/v ban hành tiêu chuẩn ngành “Cặp đựng tài liệu” Thông tư số 02/2006/TT/BXD ngày 17/5/2006 Bộ Xây dựng hướng dẫn lưu trữ hồ sơ thiết kế, vẽ hồn cơng cơng trình xây dựng Thơng tư số 15/2001/TT-BNV ngày 11/11/2011 Bộ Nội vụ quy định định mức kinh tế - kỹ thuật vệ sinh kho bảo quản tài liệu lưu trữ vệ sinh tài liệu lưu trữ giấy Thông tư số 12/2010/TT-BNV ngày 26/11/2010 Bộ Nội vụ hướng dẫn phương pháp xác định đơn giá chỉnh lý tải liệu giấy Quyết định số 72/QĐ-KHKT ngày 02/3/1997 Cục Lưu trữ Nhà nước v/v ban hành tiêu chuẩn ngành “Mục lục hồ sơ” 10 Thông tư số 03/2010/TT-BNV ngày 29/4/2010 Bộ Nội cụ quy định định mức kinh tế - kỹ thuật chỉnh lý tài liệu giấy 11 Công văn số 5825/TCHQ-TXNK ngày 30/9/2010 Tổng cục Hải quan v/v sửa đổi Quyết định số 5270/QĐ-BTC ngày 30/12/2005 Bộ Tài Quy định thời hạn bảo quản hồ sơ 48